Me propongo realizar reformas legales tendientes a reducir la excesiva

regulacin y la existencia de complejos trmites, procedimientos

y estructuras, que propician la corrupcin, obstaculizan el
desarrollo de negocios lcitos y desalientan al ciudadano
para cumplir con sus obligaciones.

Lic. Miguel Alemn Velazco
Gobernador de Veracruz





Lic. Miguel Alemn Velazco
Gobernador Constitucional del Estado

C.P. Ricardo Garca Guzmn
Contralor General del Estado



C.P. Jess Ricao Escobar
Director General de Control y
Evaluacin


Lic. Ma. Evelia Lpez Maldonado
Directora General de
Responsabilidades y Situacin
Patrimonial


Lic. Jenaro del Angel Amador
Director de Asuntos Jurdicos




C.P. Jos Gmez Durn
Director General de Auditora
Gubernamental


Lic. Flor Alicia Zamora Pozos
Directora General de Desarrollo
Administrativo



C.P. Lorenzo A. Portilla Vsquez
Director General de Administracin y
Finanzas


L.A.E. Juan Carlos Zamudio Hermida
Jefe de la Unidad de Planeacin









Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


INDICE
Presentacin 1
Generalidades de los Manuales Administrativos 3
Clasificacin de Manuales 3
Objetivos 4
Etapas para la Elaboracin de Manuales 4
Manual de Organizacin 11
Contenido del Manual de Organizacin 11
Descripcin del Contenido 12
Manual de Procedimientos 17
Contenido del Manual de Procedimientos 17
Descripcin de Procedimientos 18
Diagrama de Flujo 21
Anexos 27
Anexo I Cuestionario 29
Anexo II Manual de Organizacin 33
Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Especficas 41
Anexo IV Manual de Procedimientos 43
Anexo V Simbologa para la Elaboracin de Diagramas 45
Anexo VI Diagramacin 49

Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


1
P R E S E N T A C I O N
En el contexto del Programa Veracruzano de Desarrollo
Administrativo 1999-2004, y en cumplimiento a las atribuciones que la Ley
Orgnica del Poder Ejecutivo le seala, la Contralora General emite esta
Metodologa para la elaboracin de Manuales Administrativos, como un
apoyo al esfuerzo que las Dependencias y Entidades realizan para contar
con estos importantes documentos normativos, los cuales puntualizan el
qu, quin, cmo y para qu de las actividades, con las que se da
cumplimiento a la misin y a los objetivos institucionales.
Adems de su naturaleza reguladora, al establecer un orden en las
estructuras y en el desempeo de la funcin pblica, los Manuales de
Organizacin y Procedimientos son elementos valiosos para el
reclutamiento, seleccin y promocin del personal y para la instauracin del
Servicio Civil de Carrera; son herramientas para la deteccin de reas de
oportunidad y el perfeccionamiento del quehacer gubernamental; puntos de
referencia que orientan a los servidores pblicos y permiten a los directivos
detectar desviaciones y omisiones en el desempeo de sus
responsabilidades, e instrumentos tiles en la realizacin de tareas de
evaluacin y fiscalizacin.
Este documento es producto de la investigacin bibliogrfica y de la
experiencia en los cursos de Metodologa para la elaboracin de manuales;
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


2
contiene los elementos bsicos como son etapas, estructura y contenido,
simbologa y esquemas de diagramacin de actividades, as como
propuestas de formatos, entre otros.
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


3
GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el
funcionamiento de la institucin, a travs de la especificacin de bases
jurdicas, atribuciones, estructuras, objetivos, polticas, determinacin de
campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones,
actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra
informacin amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin
embargo no son duplicados de los instrumentos legislativos o legales, tales
como leyes, decretos, reglamentos, etc.

CLASIFICACION DE MANUALES
Los manuales administrativos reflejan en general la organizacin de la
Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser:
Manual de Organizacin.
Manual de Procedimientos.
Manual de Historia de la Organizacin.
Manual de Polticas.
Manual de Contenido Mltiple.
Manual de Trmites, etc.


Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


4
OBJETIVOS
Dependiendo del tipo de Manual, los objetivos pueden ser:
Presentar una visin en conjunto de la institucin.
Precisar las funciones que se han encomendado a cada rea, a fin de
deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar
omisiones.
Coadyuvar a la correcta ejecucin de las labores encomendadas al
personal y propiciar uniformidad en el trabajo.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.
Orientar al personal de nuevo ingreso.

La elaboracin o actualizacin de los Manuales Administrativos requiere de
la aplicacin de una metodologa que permita obtener informacin completa
y oportuna para presentarla con la mayor exactitud posible, evitando crear
confusin en la interpretacin del contenido.

ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES
Para la elaboracin o actualizacin del manual administrativo de una
Dependenica o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:

Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


5
1. Planeacin del Trabajo
2. Aplicacin de Tcnicas de Investigacin
3. Anlisis de la Informacin
4. Estructuracin
5. Validacin de la Informacin
6. Autorizacin del Manual
7. Distribucin

1.- Planeacin del trabajo
Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de
personas que elaborarn el Manual, de las cuales se nombrar un
Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar
el contenido y la presentacin de la informacin.
Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y
actividades que se realizan en las reas a trabajar, para definir la estrategia
general de levantamiento de informacin, a travs de fuentes ms
representativas como son:
Los documentos jurdicos y administrativos de la institucin, que
son base para la realizacin de las funciones de la Dependencia o
Entidad.
Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


6
Los Manuales Administrativos existentes.
Los directivos y empleados, por el conocimiento de las
actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la
documentacin existente.

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un
Programa de Trabajo para establecer en orden cronolgico, las actividades
necesarias para la elaboracin de los Manuales Administrativos de la
Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integracin del equipo de
trabajo hasta la aprobacin y distribucin del Manual.

2.- Aplicacin de Tcnicas de Investigacin
Simultneamente a la elaboracin del Programa de Trabajo, se establecern
y disearn las tcnicas de investigacin a utilizarse, ya sean documentales
o de campo.
Investigacin documental.- Consiste en recopilar documentos para la
seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados
con los aspectos que se integrarn en los Manuales Administrativos, estos
pueden ser: bases jurdico-administrativas, reglamentos, decretos, leyes,
manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos
aquellos que contengan informacin relevante para el estudio.
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


7
Observacin.- Es la percepcin reflexiva de la realizacin de actividades,
con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la
investigacin documental.
Cuestionarios.- La aplicacin de esta tcnica se desarrolla a travs de
preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito
al centro de trabajo. Este medio de captacin de informacin permite
ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisin de la misma
depender del diseo y la presentacin del cuestionario, as como de la
disposicin del personal al que se aplica (Anexo I).
Entrevistas.- Consiste en obtener informacin verbal del personal que
realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona
informacin completa, debido a la interaccin que se da con el personal
entrevistado, permitiendo la percepcin de actitudes.
Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del
entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten
la comprensin. Para que esta tcnica se desarrolle con xito es conveniente
observar lo siguiente:
Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas.
Tener claro el objetivo de la entrevista.
Concertar previamente cita con el servidor pblico.
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


8
Escuchar con atencin y objetividad para evitar el desvo del
enfoque de la entrevista.
Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender
completamente las actividades que desarrolla el personal o
esclarecer toda duda.

3.- Anlisis de la Informacin
En el anlisis de la informacin obtenida, se debe realizar un examen
minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran,
para lo cual es necesario establecer la secuencia:
Conocer el hecho o situacin.
Describir ese hecho o situacin.
Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.
Examinarlos crticamente.
Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente
establecidos.
Precisar las relaciones entre cada elemento.

Para facilitar el anlisis de la informacin podemos apoyarnos con los
cuestionamientos siguientes:

Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


9
Qu trabajo se hace? Para qu se hace?
Quin lo hace? Cmo se hace?
Con qu se hace? Cundo se hace?

Para obtener la informacin que dar la pauta para formular el Manual, es
necesario que despus de obtener las respuestas claras y precisas a las
preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la
pregunta por qu?

Una vez obtenidos los resultados del anlisis de la informacin se puede
continuar con las etapas de:
ESTRUCTURACION.- En esta etapa se debe establecer el diseo y la
presentacin que se utilizar para la elaboracin de los Manuales
Administrativos.

VALIDACION DE LA INFORMACION.- Es necesario que la validacin
la lleven a cabo los responsables de las reas a las que corresponden los
Manuales, con la finalidad de que la informacin que se presenta en ellos,
sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las
reas.

Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


10
AUTORIZACION DEL MANUAL.- Una vez llevada a cabo la
validacin, debemos darle la formalidad al documento solicitando la
autorizacin del titular de la Dependencia o del rea a la que corresponda el
documento.

DISTRIBUCION.- Obtenida la autorizacin se procede a la distribucin en
las reas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y
haga uso de esta herramienta administrativa.
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


11
MANUAL DE ORGANIZACION
El manual de organizacin es un documento normativo que permite conocer
la estructura orgnica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de
ella, al estar integrado por antecedentes, marco jurdico, atribuciones,
funciones y responsabilidades, relaciones de coordinacin, organigramas,
etc. Adems, define concretamente las funciones y atribuciones
encomendadas a cada una de las reas que integran la institucin.
Los Manuales de Organizacin por el alcance de su informacin se
clasifican en:
Manual General de Organizacin.- Refleja toda la estructura
orgnica de la Dependencia o Entidad, apartir de la descripcin del
primer nivel.
Manual Especfico de Organizacin.- Comprende las funciones y
responsabilidades de un rea en especial, de acuerdo a la divisin
administrativa que se tenga en la Dependencia o Entidad, por
ejemplo: Subsecretara, Direccin, Subdireccin, Departamento, etc.

CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACION
La informacin que contendr el Manual de Organizacin depender de lo
que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo
pueden considerarse los siguientes puntos:
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


12
Portada.
Indice.
Presentacin.
Antecedentes de la Dependencia o Entidad.
Marco Jurdico.
Atribuciones de la Dependencia.
Estructura Orgnica.
Descripcin de Puestos.
Directorio.
Firmas de Autorizacin.

DESCRIPCIN DEL CONTENIDO (Anexo II).
Portada:
Es la primera plana del Manual y puede contener los siguientes datos:
Nombre de la Dependencia o Entidad y logotipo.
Ttulo y alcance del documento.
Area responsable de su elaboracin.
Lugar y fecha de elaboracin.
Indice o contenido:
Incluye la relacin de los captulos que conforman el Manual aplicndose lo
siguiente:
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


13
Dar una referencia numrica o alfanumrica a cada concepto.
Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos
incluidos.
Enunciar cada captulo con sus secciones, temas y nmeros de
pgina.
Presentacin:
Es el texto que encabeza el Manual y puede contener lo siguiente:
Importancia de contar con un Manual.
Metodologa utilizada en el desarrollo del trabajo.
Contenido del documento y una breve descripcin o propsitos
bsicos que se pretenden alcanzar.
Antecedentes:
Comprende una breve descripcin del origen de la Dependencia o Entidad,
del Decreto o Ley que le dio origen y del proceso de su desarrollo hasta la
actualidad.
Marco Jurdico:
Es una relacin de los ordenamientos o disposiciones jurdicas, de los que se
derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad; es importante que se
mencionen las fechas de publicacin o vigencia y se presente de acuerdo a
un orden como es:

Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


14
Constitucin.
Tratados.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Estatal.
Leyes.
Cdigos.
Reglamentos.
Convenios.
Acuerdos.
Atribuciones:
Se describen de manera completa y textual las facultades otorgadas a la
Dependencia o Entidad incluidas en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo o
en el Regalmento Interior.
Estructura Orgnica:
Es la representacin grfica de la Dependencia o Entidad, que muestra de
manera general los puestos o reas que la integran y establece los niveles
jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y
asesora.
Descripcin de puestos o funciones:
Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos
en la estructura orgnica, que le permiten a la institucin cumplir con sus
atribuciones legales.
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


15
Las funciones incluidas en un Manual de Organizacin debern denotar
actividades de direccin, programacin, operacin, supervisin, asesora,
etc., todas sern presentadas inicialmente en verbo infinitivo(Anexo III),
describindolas brevemente.

Ejemplo:
Disear y difundir las bases para la determinacin, implantacin y
evaluacin de las acciones del Programa Estatal de Desarrollo
Administrativo en las Dependencias y Entidades Pblicas Estatales.
Asesorar en la elaboracin de estudios y en el establecimiento de
acciones orientadas a eficientar las funciones de los servidores
pblicos.

La descripcin del puesto se integra con los siguientes elementos:
Identificacin.- Indica el nombre del puesto y su tramo de control.
Descripcin General.- Describe brevemente las funciones
generales que se realizan en el puesto para el logro de los
objetivos.
Ubicacin en la estructura organizacional.- Presenta un
organigrama que incluya el puesto inmediato superior y los
puestos subordinados, remarcando aquel que se describe.
Descripcin de funciones.- Enuncia concretamente las funciones
que corresponden al puesto.
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


16
Niveles de coordinacin.- Seala la relacin que existe entre un
puesto con las reas internas de la Dependencia, o en su caso, con
organismos externos a la misma.

Ejemplo de coordinacin interna:
CON: El Director General de Auditora Gubernamental.
PARA: Recibir instrucciones, proporcionar informacin y coordinar
actividades.
Ejemplo de coordinacin externa:
CON: Las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica
Estatal.
PARA: Solicitar y recibir informacin, as como coordinar
actividades.
Directorio:
Relacin de los principales funcionarios que componen la estructura de la
Dependencia, Subsecretara, Direccin, etc.
Firmas de Autorizacin:
Representa la formalizacin del Manual y comprende las firmas del titular o
del jefe del rea a la que corresponde el Manual y de la que lo realiz.

Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


17
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos es un documento que describe en forma
lgica, sistemtica y detallada las actividades del rea de acuerdo a sus
atribuciones para la ejecucin eficiente de las mismas, sealando
generalmente quin, cmo, cundo dnde y para qu han de realizarse.
Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su informacin se
clasifican en:
Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripcin de los
procedimientos de toda la Dependencia o Entidad.
Manual Especfico de Procedimientos.- Comprende las actividades a
realizarse en un rea en especial de la Dependencia o Entidad, por
ejemplo: Subsecretara, Direccin, Subdireccin, Departamento, etc.

CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La informacin que contendr el Manual de Procedimientos depender de lo
que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo,
pueden considerarse los siguientes puntos:
Portada
Indice
Presentacin
Estructura Orgnica
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


18
Simbologa
Descripcin de Procedimientos
Diagramas de Flujo
Firmas de Autorizacin

El contenido del Manual de Procedimientos vara de acuerdo al objetivo de
la Dependencia y es muy similar al de organizacin, por lo que slo se
definir la descripcin de procedimientos y los diagramas de flujo (Anexo
IV).

DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS:
Es la presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una
de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu
consiste, cundo, cmo, dnde, con qu y en cunto tiempo se hacen;
sealando los responsables de llevarlo a cabo.
Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo
comprende varias reas, debe anotarse la que tiene a su cargo cada
operacin.



Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


19
El procedimiento se presenta mediante:
Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo y se le dar de
acuerdo con la funcin o actividad que se describa.
Objetivo.- Expresa claramente los resultados que se buscan obtener
al realizar las actividades y operaciones que integran el
procedimiento.
Normas.- Es la descripcin de las reglas especficas a las que se
sujeta la realizacin de una actividad o procedimiento.
Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el
procedimiento (anual, mensual, semanal, diario, eventual, etc.).
Descripcin narrativa.- Es la explicacin escrita, en forma lgica y
secuencial, de cada una de las actividades u operaciones a realizar
dentro de un procedimiento, expresa el orden en que se desempea
el trabajo y seala quines son los responsables de su ejecucin.

Para su redaccin y presentacin:
Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del
singular en tiempo presente (entrega, recibe, revisa).
Ejemplo: Recibe del Area de Registro y Control de la Nmina, la
Nmina en un tanto, los Cheques, la Factura del centro de trabajo
en dos tantos y la Factura de entrega en original y copia;
procediendo a verificar que la cantidad indicada en la Nmina
coincida en los cuatro documentos.
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


20

Cuando se redacten actividades referidas a opciones, se utilizarn
trminos como si, cuando, en caso, etctera.

Ejemplo:
En caso de no coincidir:
Se levanta Acta administrativa en original y dos copias,
especificando las inconsistencias en el conteo y se recaba la firma
de los titulares de la Unidad Administrativa

La redaccin de cada actividad ser clara, precisa y responder a las
preguntas: Quin lo hace?, qu hace?, cmo y con qu se realiza
la actividad?
Se indicar la periodicidad con que se realizan las actividades.
Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotar su
nombre, se har referencia a la trayectoria de su trmite y al nmero
de copias.
El procedimiento se presenta en tres columnas, la primera seala al
responsable de su ejecucin, la segunda el nmero de actividad y la
tercera la actividad a desarrollar (Anexo IV).


DIAGRAMA DE FLUJO
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


21
Es la representacin grfica de un procedimiento, el cual refleja el
desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de la ejecucin.
Para su diseo y redaccin:
Se utiliza una simbologa especial (Anexo V).
Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a
derecha, desde la parte superior de la hoja. Se indican los
responsables de ejecutar las actividades, as como su secuencia a
travs de flechas.
Cada diagrama tendr un encabezado con el nombre del
procedimiento.
Las actividades se expresarn en forma breve y precisa, e iniciarn
con un verbo en tiempo presente, conjugando en tercera persona del
singular (recibe, archiva, turna, etc.).

Notas para el diseo de los diagramas de flujo:
En cuanto a dibujo (Anexo VI):
Es conveniente no mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas
de entrada y salida.


Ejemplo:
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
Incorrecto Correcto



22

















Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos
smbolos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto


ELABORA Y
TURNA
O
RECIBE Y
ANALIZA
OFICIO DE
NOTIFICACION
ELABORA Y
TURNA
O
RECIBE Y
ANALIZA
OFICIO DE
NOTIFICACION






Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de
salida.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto



Las lneas de unin se deben representar mediante lneas rectas; en caso
necesario se utilizan ngulos rectos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto






Para efectos de presentacin, es recomendable que los smbolos tengan
tamao uniforme, salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna
situacin especial.



23
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
Ejemplo:
Incorrecto Correcto






En cuanto a su contenido y/o uso:
La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada
mediante frases breves y sencillas, para facilitar su comprensin.

Ejemplo: Recibe y analiza el Oficio de Notificacin en original y
determina su procedencia.

RECIBE Y
ANALIZA
OFICIO DE
NOTIFICACION
O




Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que
identificar con la letra o y las copias mendiante dgitos 1, 2, 3,


24
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
etctera. Es recomendable hacer esta anotacin en el extremo inferior
derecho del smbolo.
Ejemplo:


FACTURA


O-2

NOMINA
OFICION DE
NOTIFICA-
CION O-1 O
El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o numrico,
pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida.
Ejemplo:
Conector de entrada Conector de salida




25



1
o
RECIBE Y
ANALIZA
OFICIO DE
NOTIFICACION
1
o
RECIBE Y
ENVIA
OFICIO DE
NOTIFICACION
Es aconsejable que el contenido del conector de pgina donde contina
el diagrama sea numrico, y a su vez, el smbolo que indica la
procedencia contenga el nmero de pgina de donde proviene.
Ejemplo:

2

Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


26
El contenido del Manual de Organizacin depende de la amplitud y alcance
del mismo, y puede integrarse con los elementos antes mencionados en este
material.



Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


27







A N E X O S
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
ANEXO I CUESTIONARIO
1.- Nombre_______________________________________________________________
2.- Nivel Mximo de estudios (especifique)______________________________________
3.- Nombre del puesto que desempea__________________________________________
4.- Antigedad en el puesto___________________________________________________
5.- Qu otros puestos ha desempeado en esta Dependencia?
Nombre del puesto: Tiempo en el puesto:
__________________________________ ______________________________
__________________________________ ______________________________
6.- Nombre del rea de adscripcin_____________________________________________
7.- Nombre y puesto del Jefe inmediato_________________________________________
8.- Nombre y puesto de sus subordinados inmediatos:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9.- Cul es el objetivo de su puesto?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10.- Describa en forma resumida las funciones principales que realiza en su puesto:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
11.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de stas:
Qu actividades realiza? Para qu?













29
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
12.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual,
etc.
Qu actividades realiza? Para qu?


30















13.- Describa las relaciones de coordinacin que requiere el puesto con otras reas de su
Departamento y otras reas de la Contralora.

CON PARA














14.- Describa las relaciones de coordinacin con otras Dependencias o Entidades
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
CON PARA















15.- Especifique la informacin documental (reportes, listados, resmenes, etc.) que
elabora en su trabajo

LO ENVA A (DEPTO.
OFNA. ETC.)
OBJETIVO DEL
ENVIO
OBJETIVO DE SU
ELABORACION
NO. DE
COPIAS DOCUMENTO
















16.- Especifique la informacin documental (reportes, listado, resmenes, etc.) que recibe
en su trabajo


31
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos

LO TURNA A: CON OBJETO DE
RECIBE DE
DEPTO. OFNA.,
NO. DE
COPIAS
DOCUMENTO

















17.- Sugerencias y comentarios:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________


32
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
ANEXO II MANUAL DE ORGANIZACION
PORTADA

GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ









Manual General de Organizacin


Contralora General del Estado











Xalapa,Ver. Agosto de 1999





























33
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
INDICE O CONTENIDO

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

INDICE

Presentacin..................................................................................I
Antecedentes................................................................................II
Marco Jurdico............................................................................III
Atribuciones...............................................................................IV
Estructura Orgnica.....................................................................V
Descripcin de Puestos.................................................................1
Directorio....................................................................................89
Firmas de Autorizacin..............................................................90



































34
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
PRESENTACION

llos.
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
PRESENTACION

La disposicin y contenido de los apartados que integran este
documento, tienen como propsito resolver las necesidades de
consulta, difusin y apoyo a las actividades de las reas, por lo
cual se hace referencia sinttica de cada uno de e
Antecedentes: describe las modificaciones de la estructura de la
Dependencia a travs de las diferentes administraciones
gubernamentales.
Organigrama General: cumple con lo estipulado en el Reglamento
interior de la Dependencia, en donde se indican las reas bsicas
para el ejercicio de las funciones que le competen.
Marco Jurdico: enuncia los documentos que fundamentan y
norman las atribuciones y responsabilidades, as como la creacin
de las reas bsicas de la Dependencia.
Atribuciones: con fundamento en la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo del Estado de Veracruz...



































35
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
ANTECEDENTES

dad...
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

ANTECEDENTES

En la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado, publicada en
la gaceta oficial del 17 de agosto de 1985, se contemplan funciones
y atribuciones de la Contralora asignadas a una Unidad
Administrativa que funcion a nivel de Direccin General,
dependiendo directamente del Gobernador del Estado o por
Acuerdo de l, de la entonces Secretara de Gobierno, segn los
artculos 7 y 9 de la mencionada Ley. En trminos generales, las
facultades que la Ley de 1985 otorg a la Direccin General de la
Contralora, difiere poco de las de hoy vigentes para la Contralora
General del Estado.
A partir de 1993, la Contralora General del Estado, adopta la
filosofa de un control ejecutivo regido por tres principios
generales y dos criterios fundamentales. Los principios son la
prevencin, la selectividad y la participacin social, los criterios
son la corresponsabilidad y la integri


































36
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
MARCO JURIDICO

e.
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

MARCO JURIDICO

La funcin primordial y las bases de la organizacin y
funcionamiento de la Contralora General del Estado se encuentran
contempladas en los artculos 2, 10, 11, 41A; 41B de la Ley
Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz.

Sin embargo hay Leyes, Cdigos, Reglamentos, Decretos,
Lineamientos y Convenios que fundamentan y norman la vida
institucional de cada una de las reas de la estructura bsica de
organizacin conforme lo marca el Reglamento de la Contralora.
Constitucin Poltica del Estado de Veracruz-Llave.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos para
el Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llav

Ley de Obras Pblicas para el Estado Libre...


































37
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
ESTRUCTURA ORGANICA


CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
ORGANIGRAMA GENERAL



































38
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
DESCRIPCION DE FUNCIONES


CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

Identificacin

Nombre del Puesto:

Jefe Inmediato:

Subordinados
Inmediatos:
Suplencia en caso
de ausencia temporal:

Funcin General Estructura General






Funciones

Comprobar la confiabilidad de la informacin financiera que elaboran las Dependencias y Entidades
de la Administracin Pblica.

Proponer en coordinacin con la Direccin General de Desarrollo Administrativo, las acciones
necesarias que permitan eficientar el logro de los objetivos de las Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica.







ELABORO: AUTORIZO: FECHA:






























39
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
ANEXO III
VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR FUNCIONES ESPECIFICAS
Acreditar Conservar Emplazar Intervenir Publicar
Actualizar Consolidar Entablar Investigar Realizar
Adecuar Contratar Enterar Jerarquizar Recabar
Administrar Contribuir Enviar Manejar Recibir
Analizar Controlar Establecer Mantener Recopilar
Aplicar Convocar Estimar Marcar Registrar
Apoyar Cuantificar Estudiar Notificar Regular
Asegurar Definir Expedir Observar Rehabilitar
Asignar Depurar Fijar Obtener Remitir
Atender Desahogar Fincar Operar Rendir
Autorizar Desarrollar Fomentar Opinar Representar
Canalizar Designar Formular Orientar Requerir
Capacitar Detectar Fundamentar Otorgar Resolver
Captar Determinar Generar Participar Reunir
Capturar Diagnosticar Gestionar Planear Revisar
Certificar Dictaminar Globalizar Practicar Sancionar
Clasificar Dictar Grabar Preparar Seleccionar
Coadyuvar Difundir Hacer Prestar Sistematizar
Codificar Disear Identificar Prever Solicitar
Colaborar Disponer Impartir Procesar Sugerir
Compatibilizar Distribuir Implantar Producir Suministrar
Compilar Divulgar Informar Programar Tramitar
Comprobar Documentar Inscribir Promover Turnar
Comunicar Efectuar Inspeccionar Proponer Validar
Concentrar Ejecutar Instruir Proporcionar Valorar
Conciliar Ejercer Instrumentar Proteger Verificar
Conducir Elaborar Integrar Proveer Vigilar
Conformar Emitir Interpretar Proyectar Vincular


41
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


42



VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES

DIRECCIONES SUBDIRECCIONES DEPARTAMENTOS
Planear Organizar Organizar
Organizar Integrar Integrar
Dirigir Dirigir Operar
Controlar Controlar Programar
Autorizar Supervisar Informar
Evaluar Desarrollar Proponer
Definir Formular Sistematizar
Establecer Instrumentar Participar


Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
ANEXO IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO

Nombre: Emisin de Nmina.


Objetivo: Procesar y verificar la informacin de percepciones para la emisin de la
nmina.

Frecuencia:Quincenal.

NORMAS

El sistema de registro y emisin de nmina comprender al personal de base,
interino, confianza, de contrato por tiempo y obra determinada.
El Area de Caja deber entregar al Area de Registro y Control de Nmina las
Formas Valoradas ordenadas progresivamente, as como el Vale de Formas
Valoradas, el cual detallar el nmero inicial y final de folio.
El Oficio de Solicitud de Formas Valoradas deber firmarlo el Titular de la
Subdireccin de Recursos Humanos.










ELABORO: REVISO: AUTORIZO:














43
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
DESCRIPCION NARRATIVA

2
1A
1 Recibe del Area de Registro y Control de la Nmina, la
Nmina en un tanto, los Cheques, la Factura del
centro de trabajo dos tantos y la Factura de entrega
en original y copia; procediendo a verificar que la
cantidad indicada en la Nmina coincida en los cuatro
documentos.

Coincide la informacin?

En caso de no coincidir:

Levanta Acta Administrativa en original y dos copias,
especificando las inconsistencias en el conteo y se
recaba la firma de los titulares de la Unidad
Administrativa

Contina con la actividad No. 2

En caso de coincidir:

Sella la Factura de entrega en copia, la devuelve al
Area de Registro y Control de Nmina, resguarda en
la caja de seguridad los Cheques, la Nmina y
archiva de manera cronolgica temporal, la Factura
de entrega original y la Factura por centro de
trabajo en dos tantos.

Pasa tiempo.

DESCRIPCION ACTIVIDAD

AREA




























CAJA















44
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos
ANEXO V
SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACION DE DIAGRAMAS DE
FLUJO


Terminal
Indica el inicio del procedimiento y el final de mismo.



Operacin
Representa la ejecucin de una actividad operativa o acciones a
realizar con excepcin de decisiones o alternativas.



Decisin y/o alternativa
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios
caminos o alternativas (preguntas o verificacin de condiciones).




Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se
genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse
anotando en el interior del smbolo la clave o nombre
correspondiente; as como el nmero de copias.




Archivo definitivo
Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa
generalmente combinado con el smbolo Documento y se le
pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones:
A Alfabtico
N Numrico
C Cronolgico





Archivo Provisional
Indica que el documento se guarda en forma eventual o
provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo
permanente.




45
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos



Conector
Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de
flujo con otra parte lejana del mismo.




Conector de pgina
Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la
que contina el diagrama de flujo.




Direccin de flujo o Lneas de unin
Conecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse
las distintas operaciones.








Preparacin
Indica conexin del procedimiento con otro del mismo sistema;
especificando en su interior el nombre del mismo.




Pasa el tiempo
Representa una interrupcin del proceso.






Sistema Informtico
Indica el uso de un sistema informtico en el procedimiento.





Efectivo o Cheque
Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del
procedimiento




Aclaracin


46
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos



Se utiliza para hacer una aclaracin correspondiente a una
actividad del procedimiento.







Disquete
Representa la accin de respaldar la informacin generada en el
procedimiento en una unidad magntica.


47
Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


49
ANEXO VI DIAGRAMACION

INICIO
AREA DE
REGISTRO Y
CONTRO DE L
NOMINA

RECIBE
Y
VERIFICA
NOMINA
T




CHEQUES

ENTR GA
FACTURA DE
E
O-1

FACTURA 2T
DE CENTRO
TRABAJO

COINCIDE
LA INFOR ACION M
?
LEVANTA,
RECABA FIRMA
Y TURNA
NO

TITULAR DEL
AREA
ADMINISTRATIVA
AREA DE REGISTR O
Y CONTROL DE LA
NOMINA

ACTA
ADMINISTRATIVA
O

SI

1
SELLA,
DEVUELVE
Y RESGUARD A
FACTURA E D
ENTREGA


2


C

AREA DE REGISTRO
Y CONTROL DE LA
NOMINA

1

CAJA DE
SEGURIDAD

CHEQUES
NOMINA

FA TURA C
DE
ENTREGA
2T
FACTURA
POR CENTRO
DE TR.
O


C



Metodologa para la elaboracin de
manuales administrativos


50









Contralora General del Estado
Carrillo Puerto N 20
P r i m e r P i s o
Z o n a C e n t r o
X a l a p a, V e r.
Tel. 12-07-06







El tiraje es de 300 ejemplares