Manual de Excel Avanzado

MS EXCEL 2007
GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C.
AV. JUAREZ N100 PRIMER PISO COL. CENTRO
DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06010
TEL. 4196!!"#!! $$$.%&'()*+,'-../(.(0
1-36
CONTENIDO
PAG.
1.T'1-'2 +3 D'4/2........................................................................................................ ........!
1.1Introduccin.................................................................................................... .............3-4
1.2Crear una Tabla........................................................................................................... ....4
1.3Modificar los Datos de una Tabla........................................................................... ...5-6
1.4Modificar la Estructura de una Tabla............................................ ...........................6-7
1.5Estilo de una Tabla............................................................................... ..........................7
1.6rdenar una Tabla de Datos........................................................................ ..............7-!
1.7"iltrar una Tabla............................................................................... .........................!-1#
1.!"unciones de $ases de Datos.................................................. ...............................1#-14
1.%Crear un resu&en de Datos.................................................................................... 14-15
1.1#Criterios de "iltrado........................................................................ ......................15-16
".T'1-'2 D,*5(,.'2............................................................................ ..............................16
2.1Crear una tabla din'&ica.......................................................... .............................17-1!
2.2()licar "iltros a una tabla din'&ica................................................... ..................1!-1%
2.3btener *ro&edios de una tabla din'&ica........................................... ....................1%
2.4+raficos con tablas din'&icas.......................................................................... ......1%-2#
!.C'6'.436724,.'2 '&'*8'+'2 +3 E0.3-................................................... .........................."0
3.1"or&as de Ca&biar un "or&ato....................................................................... .....21-22
3.2Definir "or&atos *ersonali,ados................................................. .........................22-24
3.3"or&ato Condicional................................................................ ..............................24-27
3.4-a .alidacin de Datos............................................................................... ............27-2!
3.5Enla,ar / Consolidar 0o1as............................................................................... ......2!-3#
3.6E2cel e Internet........................................................................................................ .3#-31
4.M'.6/2............................................................................................... .........................!19!"
4.1Introduccin........................................................................................... .......................32
4.2Crear una &acro auto&'tica&ente........................................................ ...............32-33
4.3E1ecutar una &acro......................................................................................... .........33-34
4.4Crear una &acro &anual&ente......................................................... ....................34-35
4.5+uardar un arc0i3o con &acros....................................................... .....................35-36
2-36
1.Tablas de Datos
MANEJAR FILTROS EN EXCEL 2003 ES DIFERENTE A EXCEL 2007, LA
SI!IENTE IMAEN M!ESTRA EL ACCESO EN LA A"LICACI#N DE ESTA
$ERRAMIENTA DE EXTRACCION DE DATOS.
1.1I%t&od'(()*%
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la ue la !ri"era fila
contiene las cabeceras de las colu"nas #los no"bres de los ca"!os$, % las de"&s filas contienen los
datos al"acenados. Es co"o una tabla de base de datos, de 'ec'o ta"bi(n se deno"inan listas de base
de datos. )ada fila es un registro de entrada, !or tanto !odre"os co"!oner co"o "&xi"o una lista con
2** ca"!os % 6**3* registros.
+as tablas son "u% ,tiles !orue ade"&s de al"acenar infor"aci-n, inclu%en una serie de o!eraciones
ue !er"iten analizar % ad"inistrar esos datos de for"a "u% c-"oda.
Entre las o!eraciones "&s interesantes ue !ode"os realizar con las listas tene"os.
- /rdenar la los registros.
- 0iltrar el contenido de la tabla !or alg,n criterio.
- Utilizar f-r"ulas !ara la lista a1adiendo alg,n ti!o de filtrado.
- )rear un resu"en de los datos.
- A!licar for"atos a todos los datos.
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+as tablas de datos, %a se usaban en 2ersiones anteriores de Excel, !ero bajo el t(r"ino +istas de datos.
3ncluso encontrar&s, ue en algunos cuadros de di&logo, se refire a las tablas co"o listas.
A !artir de a'ora nos referire"os a este ti!o de tablas.
1.2C&ea& '%a tabla
Para crear una lista tene"os ue seguir los siguientes !asos.
- 4eleccionar el rango de celdas #con datos o 2ac5as$ ue uere"os incluir en la lista.
- 4eleccionar del 6abla en la !esta1a 3nsertar.
A!arecer& a continuaci-n el cuadro de di&logo )rear tabla .
4i nos 'e"os saltado el !aso de seleccionar !re2ia"ente las celdas, lo !ode"os 'acer a'ora.
- 4i en el rango seleccionado 'e"os incluido la fila de cabeceras #reco"endado$,
acti2are"os la casilla de 2erificaci-n +a lista tiene encabezados.
- Al final 'acer clic en Ace!tar.
Al cerrarse el cuadro de di&logo, !ode"os 2er ue en la banda de o!ciones a!arece la !esta1a 7ise1o,
corres!ondiente a las 8erra"ientas de tabla.
9-36
: en la 'oja de c&lculo a!arece en rango seleccionado con el for"ato !ro!io de la tabla.
1.3Mod)+)(a& los datos de '%a tabla
Para "odificar o introducir nue2os datos en la tabla !ode"os teclear directa"ente los nue2os 2alores
sobre la ella, o bien !ode"os utilizar un for"ulario de datos. Esta segunda o!ci-n 2iene "u% bien
sobre todo si la lista es "u% grande.
;ea"os un eje"!lo, tene"os la siguiente lista con infor"aci-n de nuestros a"ig<s.
Un for"ulario de datos es un cuadro de di&logo ue !er"ite al usuario escribir o "ostrar con facilidad
una fila entera de datos #un registro$.

Para abrir el for"ulario de datos, tene"os ue
!osicionarnos en la lista !ara ue est( acti2a, % !ulsar
en el icono 0or"ulario .
)o"o esta o!ci-n no est& directa"ente dis!onible en
la )inta de o!ciones, !ode"os a1adirla a la =arra de
acceso r&!ido, de la for"a ue %a 2i"os. Pulsando el
*-36
=ot-n /ffice > /!ciones de Excel > Personalizar, % Agregar el icono 0or"ulario..., en la secci-n de
)o"andos ue no est&n en la cinta de o!ciones.
Al crear el for"ulario, dis!one"os de siguientes botones.
?ue2o. 4ir2e !ara introducir un nue2o registro.
Eli"inar. Eli"inar el registro ue est& acti2o.
@estaurar. 7es'ace los ca"bios efectuados.
=uscar anterior. 4e des!laza al registro anterior.
=uscar siguiente. 4e des!laza al siguiente registro.
)riterios. 4ir2e !ara a!licar un filtro de b,sueda.
)errar. )ierra el for"ulario.
Para ca"biar los datos de un registro, !ri"ero nos !osiciona"os sobre el registro, luego rectifica"os
los datos ue uera"os #!ara des!lazarnos !or los ca"!os !ode"os utilizar las teclas de tabulaci-n$, si
nos 'e"os eui2ocado % no uere"os guardar los ca"bios 'ace"os clic en el bot-n @estaurar, si
uere"os guardar los ca"bios !ulsa"os la tecla 3ntro.
Para crear un nue2o registro, 'ace"os clic en el bot-n ?ue2o, Excel se !osicionar& en un registro
2ac5o, s-lo nos uedar& rellenarlo % !ulsar 3ntro o @estaurar !ara ace!tar o cancelar res!ecti2a"ente.
7es!u(s de ace!tar Excel se !osiciona en un nue2o registro en blanco !or si uere"os insertar 2arios
registros, una 2ez agregados los registros, 'acer clic en )errar.
Para buscar un registro % !osicionarnos en (l !ode"os utilizar los botones =uscar anterior % =uscar
siguiente o ir directa"ente a un registro concreto introduciendo un criterio de b,sueda. Pulsa"os en el
bot-n )riterios con lo cual !asa"os al for"ulario !ara introducir el criterio de b,sueda, es si"ilar al
for"ulario de datos !ero enci"a de la colu"na de botones a!arece la !alabra )riterios.
Por eje"!lo, si busca"os un registro con el 2alor Ana en el ca"!o ?o"bre, escribi"os Ana en
?o"bre % !ulsa"os el bot-n =uscar 4iguiente, Excel 2uel2e al for"ulario de datos % nos !osiciona en
el registro de no"bre Ana.
1.,Mod)+)(a& la est&'(t'&a de la tabla
6-36
Pulsando en el icono )a"biar ta"a1o de la tabla, !ode"os seleccionar
un nue2o rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos
deben !er"anecer en la "is"a !osici-n, as5 ue s-lo !odre"os
au"entar % dis"inuir filas.
Pode"os "odificar directa"ente el rango de filas % colu"nas,
estirando o encogiendo la tabla desde su esuina inferior derec'a.
)uando necesite"os a1adir una fila al final de la tabla !ara continuar introduciendo datos, s-lo
tendre"os ue !ulsar la tecla TA- desde la ,lti"a celda % a!arecera una fila nue2a.
4i necesita"os insertar filas % colu"nas entre las filas existentes de la tabla, nos !osicionare"os en la
!ri"era celda ue uere"os des!lazar % elegire"os la
o!ci-n corres!ondiente desde el "en, 3nsertar, en la
!esta1a de 3nicio o en el "en, contextual de la tabla.
Para eli"inar filas o colu"nas, debere"os !osicionarnos sobre una celda, % elegire"os 0ilas o
)olu"nas de la tabla en el "en, Eli"inar, dis!onible en la !esta1a de
3nicio % en el "en, contextual de la tabla.
4eleccionando una celda, fila o colu"na, % !ulsando la tecla 4UP@, eli"ina"os los datos
seleccionados, !ero no la estructura de la tabla.
Para eli"inar la tabla co"!leta, selecciona"os toda la tabla % !ulsa"os S!"R. 4i desea"os eli"inar
la estructura d ela tabla, !ero conser2ar los datos en la 'oja, entonces !ulsa"os en
la !esta1a de 7ise1o de la tabla.
1..Est)lo de la Tabla
Una for"a f&cil de dar una co"binaci-n de colores a la tabla ue resulte elegante, es
escogiendo uno de los estilos !redefinidos, dis!onibles en la !esta1a 7ise1o de la
tabla.
En /!ciones de estilo de la tabla,
!ode"os "arcar o des"arcar otros
as!ectos, co"o ue las colu"nas o
filas a!arezcan re"arcadas con bandas, o se "uestre un
resaltado es!ecial en la !ri"era o ,lti"a colu"na.
+as bandas % resaltados de!ender&n del estilo de la tabla.
Por lo de"&s, a cada celda se le !odr&n a!licar los colores de fuente % fondo, fondo condicional, etc.
ue a cualuier celda de la 'oja de c&lculo.
A-36
En est& tabla, se 'a ca"biado el estilo, % se 'an "arcado las o!ciones Pri"era % Blti"a colu"na.
1./O&de%a& '%a Tabla de Datos
A la 'ora de ordenar una tabla, Excel !uede 'acerlo de for"a si"!le, es decir, ordenar !or un ,nico
ca"!o u ordenar la lista !or diferentes ca"!os a la 2ez.
Para 'acer una ordenaci-n si"!le, !or eje"!lo ordenar la lista anterior !or el !ri"er a!ellido, debe"os
!osicionarnos en la colu"na del !ri"er a!ellido, des!u(s !ode"os acceder a la !esta1a 7atos % !ulsar
sobre /rdenar... % escoger el criterio de ordenaci-n o bien !ulsar sobre uno de los botones de
la secci-n /rdenar % filtrar !ara ue la ordenaci-n sea ascendente o descendente res!ecti2a"ente.
Estos botones ta"bi(n est&n dis!onibles al des!legar la lista ue a!arece !ulsando la !esta1a junto al
encabezado de la colu"na.
Para ordenar la lista !or "&s de un criterio de ordenaci-n, !or eje"!lo ordenar la lista !or
el !ri"er a!ellido "&s la fec'a de naci"iento, en la !esta1a 7atos, !ulsa"os sobre
/rdenar... nos a!arece el cuadro de di&logo /rdenar donde !ode"os seleccionar los
ca"!os !or los ue uere"os ordenar #!ulsando Agregar ?i2el !ara a1adir un ca"!o$, si
ordena"os seg,n el 2alor de la celda, o !or su color o icono #en /rdenar 4eg,n$, % el
)riterio de ordenaci-n, donde elegi"os si el orden es alfab(tico #A a C o C a A$ o sigue el
orden de una +ista !ersonalizada. Por eje"!lo, si en la colu"na de la tabla se guardan los no"bres de
d5as de la se"ana o "eses, la ordenaci-n alfab(tica no ser5a correcta, % !ode"os escoger una lista
donde se guarden los 2alores !osibles, ordenados de la for"a ue crea"os con2eniente, % as5 el criterio
de ordenaci-n seguir& el "is"o !atr-n.
4eleccionando un ni2el, % !ulsando las flec'as 'acia arriba o 'acia abajo, au"enta"os o dis"inui"os
la !rioridad de ordenaci-n de este ni2el. +os datos se ordenar&n, !ri"ero, !or el !ri"er ni2el de la lista,
% sucesi2a"ente !or los de"&s ni2eles en orden descendente.
D-36
En la !arte su!erior derec'a tene"os un bot-n /!ciones..., este bot-n sir2e !ara abrir el cuadro
/!ciones de ordenaci-n d-nde !odre"os es!ecificar "&s o!ciones en el criterio de la ordenaci-n.
1.7F)lt&a& '%a Tabla
0iltrar el contenido de la tabla
0iltrar una lista no es ni "&s ni "enos ue de todos los registros al"acenados en la tabla, seleccionar
auellos ue se corres!ondan con alg,n criterio fijado !or nosotros.
Excel nos ofrece dos for"as de filtrar una lista.
- Utilizando el 0iltro #autofiltro$.
- Utilizando filtros a2anzados.

Utilizar el 0iltro.
Para utilizar el 0iltro nos ser2i"os de las listas des!legables asociadas a las cabeceras de ca"!os
#!ode"os "ostrar u ocultar el autofiltro en la !esta1a 7atos"arcando o des"arcando el bot-n 0iltro$.
4i !ulsa"os, !or eje"!lo, sobre la flec'a del ca"!o 1er
A!ellido, nos a!arece un "en, des!legable co"o este, donde
nos ofrece una serie de o!ciones !ara realizar el filtro.
Por eje"!lo, si s-lo "arca"os Eoreno, Excel filtrar& todos
los registros ue tengan Eoreno en el 1er a!ellido % las de"&s
filas Fdesa!arecer&nF de la lista.
/tra o!ci-n, es usar los 0iltros de texto, donde se des!liegan
una serie de o!ciones.

G-36
En cualuier o!ci-n, accede"os a una 2entana donde !ode"os elegir dos condiciones de filtro de
texto, % exigir ue se cu"!la una condici-n o las dos. Excel e2aluar& la condici-n elegida con el texto
ue escriba"os, % si se cu"!le, "ostrar& la fila. Usare"os el car&cter H !ara deter"inar ue en esa
!osici-n 'abr& un car&cter, sea cual sea, % el asterisco I !ara indicar ue !uede 'aber o no un gru!o de
caracteres.
En el eje"!lo de la i"agen, solo se "ostrar&n los registros cu%o 1er A!ellido tenga una o en el segundo
car&cter % no contenga la letra z.
Para indicarnos ue 'a% un filtro acti2o, la flec'a de la lista des!legable ca"bia de icono.
Para uitar el filtro, 2ol2e"os a des!legar la lista % elegi"os la o!ci-n #4eleccionar 6odo$,
rea!arecer&n todos los registros de la lista. 6a"bi(n !ode"os uitar el filtro !ulsando en =orrar filtro
en la !esta1a 7atos.

Utilizar 0iltros a2anzados.
4i uere"os filtrar los registros de la lista !or una condici-n
"&s co"!leja, utilizare"os el cuadro de di&logo 0iltro
a2anzado. Pre2ia"ente debere"os tener en la 'oja de
c&lculo, unas filas donde indicare"os los criterios del
filtrado.
Para abrir el cuadro de di&logo 0iltro a2anzado, !ulsare"os
en en la secci-n /rdenar % filtrar.
@ango de la lista. Au5 es!ecifica"os los registros de la
lista a los ue uere"os a!licar el filtro.
@ango de criterios. Au5 selecciona"os la fila donde se
encuentran los criterios de filtrado #la zona de criterios$.
6a"bi(n !ode"os o!tar !or guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la o!ci-n
)o!iar a otro lugar, en este caso rellenare"os el ca"!o )o!iar a. con el rango de celdas ue recibir&n
el resultado del filtrado.
4i "arca"os la casilla 4-lo registros ,nicos, las re!eticiones de registros #filas con exacta"ente los
"is"os 2alores$ desa!arecer&n.
Para 2ol2er a 2isualizar todos los registros de la lista, acceder al "en, 7atos - 0iltro - Eostrar todo.
1J-36
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