Gua de Auditora

2010
www.auditool.org
Red de Conocimientos en Auditora y Control Interno
10/12/2010
Gua para identificar riesgos en el Proceso
de nmina (Compensacin a Empleados)

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Identificacin de riesgos en el proceso de nmina
Dentro del proceso de planeacin de la auditora, el auditor identifica las transacciones
significativas.
Teniendo en cuenta la NIA 315, identificacin y evaluacin de los riesgos de error material
mediante el entendimiento de la entidad y sus entorno, en la fase 3 de nuestra
metodologa, el auditor debe entrar a determinar los riesgos de los procesos que
administran las transacciones significativas, enfocando su esfuerzo a determinar aquellos
riesgos que amenazan los siguientes objetivos definidos por COSO:
Objetivo 1: Preparacin y publicacin de informacin financiera confiable
Objetivo 2: Cumplimiento con las leyes y normas aplicables.

Determinados los riesgos que amenazan estos 2 objetivos en el proceso que administra la
transaccin significativa y teniendo en cuenta la NIA 330, Respuestas del auditor a los
Riesgos Evaluados, el auditor debe entrar a identificar los controles relevantes que
mitigan los riesgos y a evaluar el diseo, la implementacin y efectividad de estos
controles. (Ver Gua de Auditora Fase 3)

Relacin de las aseveraciones con los riesgos en el proceso de nmina

Las aseveraciones le ayudan a comprender al auditor los riesgos que se pueden
materializar partiendo de la base que las aseveraciones son las declaraciones que un
tercero interesado en una compaa esperara encontrar en los estados financieros.

Teniendo en cuenta lo anterior, el auditor debe esperar que la informacin financiara
cumpla con las siguientes aseveraciones dentro de un proceso de nmina para cumplir
con los objetivos 1 y 2 definidos pos COSO.

Aseveraciones en un proceso de nmina

Integridad: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso
de nmina han sido registradas en los estados financieros.

Existencia: Las cuentas relacionadas con el proceso de nmina existen a una fecha
determinada

Exactitud: Todas las transacciones que afectan las cuentas relacionadas con el proceso
de nmina han sido registradas apropiadamente (fechas, conceptos, cantidades, valores)

Presentacin y revelacin: Todas las transacciones que afectan las cuentas
relacionadas con el proceso de nmina han sido clasificadas en las cuentas
correspondientes y se han revelado los temas relevantes del proceso de nmina y sus
cuentas relacionadas, de acuerdo con las polticas contables y el marco legal vigente.








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Aseveraciones en las cuentas relacionadas de un Proceso de nmina
(Compensacin a empleados)

Cuentas relacionadas Integridad Existencia Exactitud Presentacin
y revelacin
Gastos y costos de personal

X X X X
Obligaciones laborales X X X X
Aportes de nmina X X X X
Impuestos por pagar (Retenciones
a los empleados)

X X X X
Retenciones y aporte de nmina X X X X
Pasivos estimados y provisiones
laborales
X X X X
























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Pasos para identificar riesgos y controles en un Proceso de nmina (Compensacin
a empleados)

Recordemos que para auditar los procesos de la Compaa debemos realizar las
siguientes actividades:

1. Entendimiento del proceso

2. Identificacin de los riesgos y controles del proceso

3. Seleccin de los controles relevantes a los que se les realizarn las
pruebas

4. Evaluacin de los controles (Diseo)

5. Diseo de las pruebas de auditora relativas a la eficacia operativa de
controles

En este proceso identificaremos los riesgos y controles en el proceso de nmina,
(Compensacin a empleados).


1) Entendimiento del proceso de nmina (Compensacin a empleados).


El primer paso es entender el proceso desde el inicio de la preparacin de la nmina
hasta su registro en los estados financieros. Para esto el auditor debe documentar de
forma concreta y clara su entendimiento del proceso.

2) Identificacin de riesgos y controles

Con base en el entendimiento del proceso se identifican los riesgos que
amenacen la integridad, existencia, exactitud, presentacin y revelacin de las
cifras.

Antes de empezar a revisar cada actividad debemos concluir si el proceso cuenta con
una adecuada segregacin de funciones. Recordemos que la funcin de la segregacin
de funciones es la de asegurar que un individuo no pueda llevar a cabo todas las fases
de una operacin/transaccin, desde su autorizacin, pasando por la custodia de activos
y el mantenimiento de los registros maestros necesarios. Lo anterior, debido a que en los
casos en donde no existe una adecuada segregacin de funciones es probable que los
controles implementados no sean confiables.

Ejemplo:

La persona que prepara la nmina tiene a su cargo la custodia del disponible y puede
realizar pagos a empleados que no existen.

Si en la evaluacin de la segregacin de funciones concluimos que no con confiamos
en esta, el auditor puede tomar la decisin de tomar un enfoque sustantivo, por lo tanto
no realizar pruebas a los controles.





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Si estamos tranquilos con la segregacin de funciones podemos pasar al siguiente
paso que es dividir el proceso de nmina en actividades en donde se pueden generar
los riesgos.

Estas actividades son:

Vinculacin de empleados
Liquidacin y pago de la nmina
Contabilizacin de la nmina
En cada una de estas actividades procedemos a identificar riesgos y controles que los
mitiguen. Seleccionando aquellos controles que cumplan con las siguientes
caractersticas:

Los ms eficientes de probar

Los que mitigan ms nmero de riesgos.
Los que cubren un mayor nmero de aseveraciones
Si se trata de un cliente recurrente se debe tener en cuenta la evaluacin de los
aos anteriores.

A continuacin mostramos un ejemplo de cmo podemos identificar riesgos y controles
de una forma sencilla mediante la utilizacin una matriz de riesgos y controles.

Los ejemplos aqu enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones, simplemente
queremos que sirvan de gua para facilitar la identificacin de riegos y controles por
parte del auditor.

En la seccin Control Interno / Buenas Prcticas, encuentras listas de chequeo que te
pueden ayudar a identificar oportunidades de mejora en los procesos de la Compaa.

Control 1:
Control 2:
Control 3:
Control 4:



















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Riesgo

Control 1 Control 2 Control 3 Control 4

Vinculacin



Vincular
funcionarios que
no son
autorizados por
un nivel
adecuado



X


Vincular
funcionarios que
no cumplen con
los requisitos
establecidos por
la organizacin o
con
documentacin
incompleta





X





Registrar en la
nmina
funcionarios
inexistentes



X




Registrar y/o
modificar
informacin de
los funcionarios
no autorizada



X





Divulgacin de
informacin
confidencial de
los funcionarios
por accesos no
restringido a los
archivos de
nmina




X











Modificacin de
los parmetros de
nmina.




X




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Riesgo

Control 1 Control 2 Control 3 Control 4
Inadecuada
parametrizacin
de los
porcentajes de
descuento y/o
aportes
(salud, pensin,
impuestos,
prstamos)




X




Liquidacin y
pago


Novedades para
la preparacin de
la nmina
inexactas, no
existentes o no
integras




X

Que no se
registren las
novedades de la
nmina de forma
integra y exacta



X


Modificaciones a
los salarios no
autorizados



X




Pagos a
funcionarios
retirados o
inexistentes



X








Pagos de
beneficios no
autorizados o
pagados por un
monto
inadecuado



X


Realizacin de
los pagos de
nmina por
personal no
autorizado




X


8


Riesgo

Control 1 Control 2 Control 3 Control 4

Modificaciones en
la nmina luego
de ser girada.



X




Liquidacin y
pago inadecuado
de contratos
laborales


X


Contabilizacin

Que no se
registren los
rubros de la
nmina de forma
integra en los
estados
financieros




X
Que se registren
gastos y pasivos
de personal que
no existe



X
Que los rubros de
la nmina no se
registren en las
cuentas
respectivas.



X
Que las
provisiones de
nmina no se
registren de
forma integra,
exacta y existente



X
Que no se
realicen las
revelaciones de
acuerdo con los
principios de
contabilidad
generalmente
aceptados




X