INSTITUTO TECNOLOGICO DE TIJUANA

Materia: Temas Selectos de Calidad

Tema: Circulos de Calidad
Profesor: Emilio Borquez
Alumno: Renteria Garcia Cesar Horacio
Semestre: 5to.
Carrera: Ing. Qumica
No Control 08211492















Tijuana B.C. Mxico 26 de Septiembre de 2010
Crculos de calidad

Se trata de una prctica o tcnica utilizada en la gestin de organizaciones en la
que un grupo voluntario de trabajadores, se rene para buscar soluciones a
problemas detectados en sus respectivas reas de desempeo laboral, o para
mejorar algn aspecto que caracteriza su puesto de trabajo.

Las conclusiones y resultados de estos grupos, son elevadas a las personas con
responsabilidad y capacidad de decisin sobre su implantacin, quienes las analizan y
estudian, decidiendo su aprobacin y dotndolas de recursos para llevarlas a cabo.
Estos equipos de trabajo, originariamente llamados Crculos de Control de Calidad
fueron introducidos en los aos sesenta por Kaoru Ishikawa, quien fue uno de los
primeros en utilizarlos, y desde entonces, han representado un elemento fundamental
de participacin de los trabajadores en las empresas que han implantado sistemas de
mejora continua.

Esta filosofa de trabajo, implantada en sus orgenes en empresas de cultura oriental no
ha sido no tan extendida, ni efectiva en organizaciones de corte ms occidental. No
obstante, realizando las adaptaciones y las modificaciones oportunas a la realidad de
cada empresa, esta prctica puede ofrecer mucho valor a la gestin de la mejora de
cualquier tipo de organizacin.

La situacin ideal de esta buena prctica es la que permite su generacin de forma
espontnea y por iniciativa de los propios componentes de los equipos, aunque para
llegar a esta situacin, la organizacin debe seguir una metodologa de implantacin
que se oriente a este fin.

Por lo tanto, se hace imprescindible que se cuente previamente con una cultura de
gestin especialmente enfocada al trabajo autnomo, puesto que la confianza
depositada en los trabajadores como responsables de la mejora de los procesos que
integran sus reas de trabajo es muy alta.

De esta manera, los crculos de calidad, como ocurre con otras herramientas que
integran buenas prcticas relacionadas con la mejora continua, no pueden
desarrollarse sin un estilo de direccin participativo, comunicativo, basado en un
liderazgo de corte situacional y en un entorno de delegacin total de funciones a ciertos
empleados (lo que hoy en da se conoce como empowerment en el mbito
empresarial).

Por esta razn, se trata de una tcnica muy utilizada por las organizaciones que
poseen un enfoque hacia la Gestin por Procesos, puesto que una de las
caractersticas que debe poseer este enfoque es que algunos trabajadores, se hacen
responsables (dueos o propietarios) de determinados procesos que lleva a cabo la
organizacin, y su labor consiste en supervisar su correcto funcionamiento, y
mejorarlos permanentemente de manera autnoma.

Beneficios
El principal beneficio, como se ha descrito con anterioridad, es el de la solucin de los
problemas detectados o el de la mejora de algn rea funcional que en la mayor parte
de las ocasiones repercute positivamente sobre los puestos de trabajo de los propios
integrantes.
Adems, cuando se implantan de manera adecuada, representan una buena
herramienta para aumentar la concientizacin, sensibilizacin, integracin y
comunicacin de los recursos humanos de la empresa.
Tambin fomentan la formacin continua a travs del intercambio de conocimiento que
se genera en las reuniones de trabajo desarrolladas y la motivacin extrnseca de los
trabajadores, puesto que el equipo se siente partcipe del proceso de gestin al
observar que sus propuestas son recogidas, analizadas y posteriormente implantadas
por los responsables de la empresa.
Por esta razn es importante, sea cual sea el resultado de los crculos, que las
propuestas que se generen sean bien recibidas y agradecidas por la organizacin, y en
los casos en los que se estime oportuno, reconocidas pblicamente o incluso
incentivadas de alguna manera.
Los responsables, debern en todos los casos estudiarlas en profundidad realizando un
esfuerzo por su implantacin. En caso de no ser as, debern justificar suficientemente
las razones que impiden su despliegue, de manera que los miembros del equipo lo
entiendan a la perfeccin.
Se consigue as, distanciarse de las prcticas tayloristas del pasado, propiciando que
todo el equipo humano de la organizacin pueda aportar sus ideas y experiencias en
beneficio del objetivo comn.

Fases para su implantacin
Las fases para la implantacin de crculos de calidad pueden, al menos, cubrir las
siguientes etapas:

1. Concienciacin y convencimiento de la direccin. La direccin debe conocer a la
perfeccin sus posibilidades y beneficios. Debe confiar y estar convencida de su
implantacin. Adems debe ejercer permanentemente un liderazgo situacional, como
impulsores y mantenedores del buen funcionamiento de los crculos. Sin esta
condicin, todos los esfuerzos sern intiles.

2. Diseo de una hoja de ruta para desarrollar el proceso de implantacin. Se debe
elaborar un plan para la implementacin de esta tcnica que garantice su efectividad,
teniendo como objetivo el que estos grupos lleguen a generarse espontneamente y de
manera autnoma. Esta hoja de ruta puede integrar las fases siguientes.

3. Formacin de la estructura organizativa de apoyo. Los crculos deben contar con una
estructura organizativa de apoyo, independiente de la estructura de la organizacin, e
inmersa en su rea o departamento de calidad, la cual presta asesora metodolgica,
define los medios fsicos y humanos, planifica y ejecuta la formacin de los facilitadores
y realiza asimismo el seguimiento e impacto de la implantacin de las acciones, al
menos en las primeras fases.

4. Diseo de la metodologa a aplicar y los sistema de organizacin. Existen numerosos
mtodos de funcionamiento de los crculos de calidad, lo que es evidente es que, para
su buen funcionamiento, se tienen que definir una serie de normas y condiciones que
sern trasmitidas a toda la organizacin.

5. Seleccin y formacin de facilitadores. Los facilitadores son personas con
experiencia y prestigio en la empresa, cuya labor en este campo es la de guiar a los
crculos durante sus primeros pasos, hasta que el conocimiento de la cultura de gestin
participativa sea la adecuada.

Deben ser perfectos conocedores de los procedimientos de desarrollo, de las
herramientas de trabajo en equipo, y del manejo de grupos a travs de reuniones. A
medida que el enfoque de la gestin participativa mediante crculos de calidad se
asienta en la organizacin, el papel del facilitador deja de ser imprescindible.

6. Declaracin institucional. Como ya se ha comentado, el compromiso de la direccin
en la implantacin de los crculos de calidad, resulta imprescindible para el xito de los
mismos. Este apoyo, adems, debe ser visible por toda la organizacin. En este
sentido, es necesario realizar una declaracin institucional mediante los canales de
comunicacin establecidos, para garantizar que la informacin es conocida por todos.

7. Seleccin de temas prioritarios. Uno de los errores comunes en la implantacin de
un nuevo modelo de gestin es pretender abarcar demasiado al principio. Por lo tanto,
en una primera etapa, se eligen temas prioritarios, o pequeas reas de la compaa,
en donde empezar a aplicar la metodologa. Estas reas deben ser elegidas
atendiendo a criterios de facilidad, es decir, aquellas en donde las posibilidades de
xito son ms evidentes. Los temas y reas ms complicados seran objeto de
posteriores etapas, cuando la organizacin alcance la suficiente experiencia. Los
criterios para la seleccin de los temas a tratar en las primeras etapas, pueden estar
relacionados con la urgencia y la importancia de problemas o mejoras detectadas por
otras reas.

8. Lanzamiento de los primeros programas. Definida la metodologa que regir las
reuniones, realizada la declaracin institucional, formados a los facilitadores que
participarn en el proceso y seleccionadas las reas con las que se va a comenzar, se
convocar a los primeros crculos, con carcter voluntario. Siempre se tendr en cuenta
que lo importante en estas primeras experiencias es el obtener xitos, por lo que se
comenzar con temas que puedan resultar atractivos y de inters para los trabajadores.
Si se realiza el lanzamiento de los primeros programas y no se obtiene participacin, se
dejar pasar algn tiempo y se repetir el lanzamiento modificando los temas
propuestos.
Funcionamiento de los crculos
Se recomienda que en los crculos participen entre 4 y 8 personas, aunque este
nmero puede variarse levemente en determinadas situaciones.

En los casos en los que existan ms personas interesadas en participar en las primeras
fases, se podrn realizar reuniones diferentes con los mismos temas de debate y
anlisis. Se recomienda que a estas reuniones no asistan los responsables de los
equipos de trabajo para no coartar la participacin de sus integrantes.

Como se ha mencionado con anterioridad, al principio, deber existir un facilitador del
proceso que oriente y gue al grupo, fomentando la participacin de sus integrantes y
mediando en situaciones de conflicto. En ningn caso ejercer algn efecto moderador
sobre las conclusiones o acuerdos propuestos por el grupo. Este facilitador no tiene la
responsabilidad de valorar ni aconsejar en ningn momento las propuestas derivadas
del trabajo del equipo. Adems, deber nombrarse entre los asistentes a un
coordinador o portavoz que sea el encargado de trasladar los resultados del crculo a
los responsables de la organizacin para que acten en consecuencia.

Este portavoz elabora un informe que recoja los temas planteados y la descripcin
exhaustiva (objetivos, acciones, plazos, recursos, etc) sobre las acciones de mejora
propuestas y su posterior implantacin. Es conveniente que la estructura de este
informe, sea facilitada por la organizacin incluyendo los campos que estime
oportunos. Este documento no estar firmado por ningn individuo, puesto que es el
resultado del grupo de trabajo.

Una vez aprobados los planes de accin de los primeros crculos de calidad, y
mediante la lnea principal de ejecucin, se repite el ciclo, seleccionando nuevos temas
o reas de la organizacin para la formacin de otros crculos de calidad.

La periodicidad y participacin de las personas que integran las distintas reas
funcionales, ser diferente en cada caso, en relacin con la magnitud de la
organizacin, su estructura funcional, el rea de negocio en el que se desarrolla, o
incluso la cultura o experiencia que se posea en este sentido.

Se recomienda convocar un crculo de calidad por departamento o rea, como mnimo
cada ejercicio natural. No existiendo un mximo para el caso de los crculos que se
generan de forma espontnea. En los casos en los que los crculos se generen de
forma espontnea, este hecho, deber ser comunicado al rea de direccin junto con el
tema principal a tratar quien autorizar y facilitar el desarrollo de la experiencia.

Implantacin de acciones y seguimiento
Una vez elaborado el informe, se entregar al responsable del rea relacionada con la
temtica tratada para que lo estudie y decida, en caso de tener poder de decisin,
sobre las acciones de mejora planteadas. De no ser este el caso, lo elevar a la
Direccin General.

Las propuestas son analizadas y aprobadas con agilidad e implantadas de manera
inmediata valorando de esta manera el esfuerzo realizado, y potenciando la creacin
de ms grupos de similares caractersticas.

De cualquier modo, la implantacin de las acciones, suele corresponder a la direccin
funcional del rea en la que se forma el crculo, quien ser responsable de comunicar
al propio crculo las decisiones finales, nombrar responsables o asignar los recursos
necesarios para acometerlas a travs de un plan de mejoras.

Una vez implantadas las acciones, y pasado un tiempo prudencial, se comprueba si los
resultados de las acciones llevadas a cabo es el esperado, y en caso de no ser as, se
planifican acciones correctoras para conseguir los objetivos que se perseguan a travs
de un segundo plan si es necesario (este asunto estar en funcin de la complejidad de
las acciones propuestas y del impacto que se genere en la organizacin).

En entidades maduras desde el punto de vista organizacional, estas ltimas fases de
implantacin y seguimiento se pueden delegar totalmente al propio crculo de calidad
(recomendable).

Temas a tratar en los crculos de calidad
Para conseguir la mxima eficacia, deben centrarse de forma concreta en la razn de
ser de su creacin: la propuesta constructiva de aspectos que estn dentro del mbito
de trabajo de sus integrantes, evitando trabajar sobre temas que estn fuera de sus
competencias o incluso de su rea funcional.

Los temas a tratar deben ser conocidos y afectar a todos los participantes, de manera
que las acciones resultantes puedan repercutir directa o indirectamente sobre ellos,
producindose as, un aumento de la confianza del equipo, en contra de la frustracin
que pueda producir la propuesta de acciones casi imposibles de implantar.

Los posibles temas derivados de la formacin de estos grupos pueden ser diversos.
Algunos ejemplos se describen a continuacin:
- Aumentar la coordinacin y la comunicacin entre departamentos
clientes/proveedores.
- Mejorar la calidad del producto o del servicio ofrecido entendiendo por calidad la que
satisface las necesidades y expectativas del cliente.
- Buscar ahorros a travs de la reduccin de costes innecesarios.
- Reducir la burocracia que no aade valor a los procesos.
- Mejorar la atencin al cliente en procesos como el de comunicacin o atencin de
quejas o sugerencias.
- Reducir plazos (de entrega de las salidas de los procesos, de ejecucin de acciones o
tareas, de espera del cliente, etc) simplificando los procesos o incluso proponiendo
su modificacin.
- Aumentar la comodidad, la higiene, la limpieza y la seguridad en el trabajo, mejorando
as la calidad de vida del trabajador a travs del mbito laboral.

Temas que no deben tratarse en los crculos de calidad
Los componentes de los crculos de calidad, deben ser generadores de soluciones de
forma constructiva y nunca deben suponer un canal para expresar el malestar o
descontento con ciertos asuntos. Su naturaleza es precisamente la contraria, mejorar la
situacin en los puestos de trabajo.

A modo de ejemplo, se citan algunos temas que no deben ser objeto de mejora ni
solucin de problemas en los crculos de calidad, a pesar del atractivo que presentan
en cualquier grupo de la organizacin:
-Reivindicaciones y temas relacionados con las condiciones laborales.
-Las quejas y crticas a los responsables o lderes de la organizacin.
-Las estrategias y polticas generales de la organizacin.
-Los nombramientos, ascensos, suspensiones o despidos.
-La valoracin del desempeo de otros profesionales que pertenecen a distintas reas
funcionales.