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PROCEDIMIENTO PAGO DE NMINAS

CDIGO
P-2130-025
VERSIN
03
VICERRECTORA ADMINISTRATIVA - DEPARTAMENTO FINANCIERO
ELABOR
Patricia Elena Fernndez
Hincapi
Comit de Calidad
APROB
Fabin de Jess Espinosa
Cano
REVIS
Julio Csar Garca Castrilln
FECHA
29-AGO-2013
FECHA
26-SEP-2013
FECHA
28-SEP-2013


1. DEFINICIN

Es el procedimiento ejecutado por la Seccin de Tesorera para realizar el pago de
nminas de la Universidad.

Este procedimiento aplica para el pago de nminas recibidas de Gestin del
Talento Humano-Proceso de Nmina por concepto de nmina general,
pensionados, servicios, ctedra, prestaciones de ctedra, servicios personales,
instructores deportivos y pasantas y de Vicerrectora de Docencia la nmina de
monitores.

2. CONTENIDO

PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIN
01 DEPARTAMENTO
FINANCIERO-
SECCION TESORERA/
Auxiliar Administrativo 3

PROCESO
Administracin Financiera

UBICACIN


Recibe las relaciones y los soportes de las
nminas de Talento Humano y de
Vicerrectora de Docencia y procede as:

a) Realiza el Cuadro resumen en Excel.
b) Pasa el resumen al Profesional 3 o a la
Jefe para que se coordinen los recursos
para su pago y se informe la entidad
bancaria por la cual se realizar el pago.
Ver Procedimiento de Traslado entre
Cuentas Bancarias, (P-2130-010).
c) Una vez definida la entidad por la cual
se pagar, se captura el archivo plano
desde SIPE y se sube a la Gerencia
electrnica del banco correspondiente
para programar su pago y se pasa a la
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PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIN
Jefe o a Profesional 3 para su
aprobacin.
d) Se elabora cuadro en Excel por centro
de costo, concepto de deduccin y valor,
que se anexa al formato de Remisin de
recaudos o consignaciones a Tesorera
(F-2130-014). Se pasa al cajero para la
elaboracin del comprobante de ingreso
e) Se separan los listados de terceros y se
entregan personalmente a las entidades
externas.
f) Para las dependencias beneficiarias de
la Universidad se envan los listados
con el comprobante de ingreso por
correo interno
02 DEPARTAMENTO
FINANCIERO-
SECCION TESORERA/
Profesional 3 o
Jefe de Tesorera

PROCESO
Administracin Financiera

UBICACIN

Recepcin de los documentos de las
nminas para pago.

a) Recibe del Auxiliar 3 los soportes de la
nmina, revisa y aprueba los pagos.
b) Pasa al Temporal Asistencial 6 para
pago en el sistema.

03 DEPARTAMENTO
FINANCIERO-
SECCION TESORERA/
Auxiliar Administrativo 3

PROCESO
Administracin Financiera

UBICACIN

Al da siguiente en las horas de la tarde se
consulta el archivo para conocer el log del
pago, es decir los pagos que salieron
aprobados y rechazados.

3A) Si no hay rechazos termina el proceso
de pago de nmina.

3B) Si hay rechazos, procede as:

a) Imprime el Log de Pagos (Listado
de registros rechazados).
b) Registra en un libro auxiliar que
se lleva, los rechazos donde
aparece el tipo de la nmina,
nombre , cdula y valor
c) Se le informa por cualquier medio
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PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIN
a la dependencia responsable la
relacin de los pagos no
aprobados para su verificacin.

04 DEPARTAMENTO
FINANCIERO-
SECCION TESORERA/
Auxiliar Administrativo 3

PROCESO
Administracin Financiera

UBICACIN

Cuando la dependencia ha enviado las
correcciones se procede as:

a) Se hace el pago manualmente por el
banco inicial.
b) Se relaciona en el libro de control la
fecha de pago y la firma de quien
autoriza el pago

05 DEPARTAMENTO
FINANCIERO-
SECCION TESORERA/
Auxiliar Administrativo 3

PROCESO
Administracin Financiera

UBICACIN

Mensualmente para el pago de los
conceptos que tienen que ver con las AFC
se recibe de Talento Humano las planillas y
se procede as:

a) Diligencian las planillas con los datos
que cada entidad exige, se elabora los
cheques, se firman, sellan y se mandan
fsicamente con el mensajero.
b) Algunas entidades solicitan que se les
haga transferencia bancaria. Una vez lo
anterior, enva un correo electrnico
informndoles el pago.

06 DEPARTAMENTO
FINANCIERO-
SECCION TESORERA/
Auxiliar Administrativo 3

PROCESO
Administracin Financiera

UBICACIN

Mensualmente se tramita el pago de las
Libranzas:

a) Recibe de Desarrollo del Talento
Humano los listados del concepto 580
Libranzas.
b) Elabora oficio a la entidad bancaria
solicitando debitar la cuenta autorizada,
por el valor de las libranzas de cada una
de las nminas.
c) Recibe constancia de recibido y se
archiva en la carpeta correspondiente.



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3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver Listado de Documentos de Referencia (h-2100-001)
Procedimiento de Traslado entre Cuentas Bancarias, (P-2130-010).


4. REGISTROS


CDIGO
FORMATO
NOMBRE
RESPONSABLE DE
DILIGENCIAR
LUGAR DE
ARCHIVO
CLASIFICACIN
TIEMPO DE
ARCHIVO
DISPOSICIN
F-2100-001
Comprobante
de Tesorera
Auxiliar
Administrativo 3
Archivo
Seccin
Contabilidad
No aplica No aplica No aplica
No aplica
Libro de
rechazos
Auxiliar
Administrativo 3
Archivo
Tesorera
Nominas Indefinido No aplica
No aplica
Cuadro
resumen de
nomina
Auxiliar
Administrativo 3
Modulo
Auxiliar
Administrativ
o 3 G
Fecha Indefinido No aplica
No aplica
Carta para
A.F.C
Auxiliar
Administrativo 3
Modulo
Auxiliar
Administrativ
o 3 G
en la
Carpeta
Bancos

Cronolgico Indefinido No aplica
F2130-014
Remisin de
recaudos o
consignaciones
a tesorera
Auxiliar
Administrativo 3
proceso nmina
Archivo
Seccin
Contabilidad
Cronolgico
3 aos Microfilmacin
F-2100-001
Formato
Comprobante
de Tesorera
Auxiliar administrativo
3 Ingresos
Archivo
Seccin
Contabilidad
Cronolgico
3 aos Microfilmacin


5. NOTA DE CAMBIO

Con relacin a la versin 02:

Se actualizan todos los pasos.


6. ANEXOS

No Aplica