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Jornadas
Experiencias en el Control de
Programas Sociales en el marco de la
Red Federal de Control Pblico
San Miguel de Tucumn, 23 y 24 de agosto de 2010
El Informe de Auditora
Cont. Walter Miner
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Contenido del programa
Objetivos de los informes de auditora
Principios bsicos de redaccin
Sugerencias sobre el estilo de redaccin
Defectos que deben evitarse en la redaccin
Estructura de los informes
Otros aspectos a tener en cuenta para la
confeccin del informe
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1. Objetivos de los informes
GENERALES

Informar: dar a conocer lo importante (positivo
y negativo), con una comprensin fcil y
rpida
Persuadir: convencer acerca de los hallazgos
detectados y las recomendaciones propuestas
Obtener resultados: habilidad para promover
accin, es decir obtener el compromiso de
implantar las recomendaciones, para reducir
riesgos y prevenir problemas
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1. Objetivos de los informes
ESPECFICOS

Con respecto a cada hallazgo, debemos
preguntarnos:

- qu necesita saber mi destinatario?
- porqu? para qu? cundo? cmo?....
necesita esa informacin
- hay algo que creo necesario comunicar y a
mi destinatario no le interesa?
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2. Principios bsicos de redaccin
a. Precisin

b. Sntesis

c. Simplicidad

d. Correccin gramatical
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2.a. Precisin

Motivos de Imprecisin

a. Utilizacin de palabras o expresiones imprecisas
b. Empleo de trminos desconocidos para el
destinatario
c. Uso de palabras fuera de su significado real
d. Construccin sintctica incorrecta o dudosa
e. Prrafos extensos o imprecisos
f. Uso indebido de los signos de puntuacin
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Utilizacin de palabras o
expresiones imprecisas
Ejemplo:
El control interno vigente es deficiente por la
carencia de verificaciones cruzadas.

- Cules verificaciones?
- Qu importancia tienen?
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Empleo de trminos
desconocidos para el destinatario
Ejemplo:

La renuncia del empleado responsable de la
tarea y la inexistencia de un back-up
adecuado, dificulta seriamente el know-how
del sistema.
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Uso de palabras fuera de su
significado real
Ejemplo:

Dicho funcionario demostr ser muy
meticuloso en su gestin.
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Prrafos extensos o imprecisos
Ejemplo:

Un incremento en los precios, originado en
una mejora en la calidad de los artculos,
determinar una reaccin del mercado
consumidor.

- Reaccin favorable o negativa?
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Uso indebido de los signos de
puntuacin
Todo hombre que te busca va a pedirte algo: el
rico aburrido, la amenidad de tu conversacin;
el pobre, tu dinero.

Todo hombre que te busca va a pedirte: algo,
el rico aburrido; la amenidad de tu
conversacin, el pobre; tu dinero.

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2.b. Sntesis
Las oraciones y prrafos cortos son preferibles
a) acortan la comunicacin entre el escritor y el
lector
b) reducen el riesgo gramatical
Utilizando solamente oraciones cortas, el estilo
resulta cortado, pobre y montono.
Usando nicamente oraciones largas, la lectura
sera confusa y fatigante.
Una buena tcnica es combinarlas unas con
otras, en forma equilibrada.
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2.c. Simplicidad
Significa escribir en forma fcil y llana, no
rebuscada, sin recurrir a palabras o expresiones
complicadas o simplemente llamativas.
El estilo ms apropiado es el conocido como
coloquial, es decir el utilizado en una
conversacin formal ante superiores
jerrquicos, funcionarios desconocidos o en una
exposicin pblica
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2.d. Correccin gramatical
Significa utilizar las palabras y formas
gramaticales correctas.
Esta habilidad se adquiere a travs de la
educacin formal recibida as como los
estudios o esfuerzos personales.
Ms all de eso, ante la duda estn los
recursos del diccionario o la posibilidad de
repasar las estructuras gramaticales.
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3. Sugerencias sobre el estilo de
redaccin
a. Ordenamiento
b. Las palabras
c. Las oraciones
d. Nexos gramaticales
e. Los prrafos
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3.a. Ordenamiento
Elegir un esquema o diseo adecuado y
mantenerlo

Organizar los prrafos, manteniendo una
debida secuencia en las ideas expresadas

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3.b. Las palabras
Asegurarse de su significado
Omitir palabras innecesarias
Elegir trminos claros y sencillos
Evitar la jerga tcnica innecesaria
No utilizar frases de tipo clis
Utilizar palabras concretas
Evitar las frases rebuscadas
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3.c. Las oraciones
Premisas
Preferir las proposiciones cortas
Evitar las frases incidentales, es decir aquellas
que se intercalan para aclarar. De emplearlas,
ubicarlas preferentemente entre comas, antes
que entre parntesis o guiones
Emplear los adjetivos con cuidado
Controlar la correcta ubicacin de los signos de
puntuacin
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3.c. Las oraciones
Premisas
Colocar el nfasis en la primera o ltima
parte de la oracin
Descartar el uso de signos de exclamacin o
interrogacin
Agrupar las expresiones de igual sentido
Evitar el empleo de oraciones negativas
innecesarias, de expresiones ambiguas y de
frases vacilantes o sin vigor
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3.d. Nexos gramaticales o conectores
Son las palabras que sirven para conectar
dos oraciones o prrafos, indicando la
relacin entre los mismos y permitiendo
una organizacin coherente y una
cohesin sintctica del texto
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Nexos gramaticales: causa
Por esta razn
Porque
Por lo antedicho
Por lo que antecede
Como
Puesto que
Debido a
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Nexos gramaticales: consecuencia
Por lo tanto
Por lo antes dicho
Por consiguiente
Consecuentemente
Por lo expuesto
En atencin a lo expuesto
En consecuencia
Dado que
De acuerdo con
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3.e. Los prrafos
Pautas

Construir prrafos utilizando oraciones
separadas por punto y seguido
Incluir en la primer oracin la idea principal
Utilizar nexos gramaticales a partir de la 2
oracin de un prrafo y del 2 prrafo de un
texto
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4. Defectos que deben evitarse en
la redaccin

Exageracin

Uso de palabras emocionales

Indefinicin
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Exageracin
Ejemplo:
Cualquier aumento en los lapsos de entrega de
nuestros productos provocara un irreparable y
alarmante perjuicio al organismo, con el
consiguiente deterioro de la imagen local,
regional y nacional del ente.
Cualquier aumento en los lapsos de entrega de
nuestros productos provocara un perjuicio al
organismo, con el consiguiente deterioro de su
imagen.
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Uso de palabras emocionales
En vista de los repetidos actos de deslealtad
comercial en que ha incurrido maliciosamente el
mencionado agente, que hasta el presente
haba recibido todo tipo de consideracin y
atento servicio por parte de nuestro organismo,
el suscripto considera ineludible proceder a
imponer una sancin correctiva al causante,
eliminndolo de nuestro registro de proveedores
y procediendo a dar a conocer a la cmara
respectiva la decisin tomada.
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Indefinicin
De todo lo expuesto, el suscripto se permite
informar a esa superioridad que, en caso de
considerarlo conveniente y econmico,
podra procederse a contratar los servicios
del citado proveedor o de quien se resuelva
en definitiva (texto indefinido).
De lo expuesto, el suscripto informa que
pueden contratarse los servicios del citado
proveedor (texto definido).
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5. Estndares de calidad del
informe
Directo
Sucinto
Apropiado
Persuasivo
Constructivo
Orientado a resultados
Atractivo
Oportuno
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Estndares
Directo: incluir
- las conclusiones al principio
- los puntos principales en primer lugar
- la idea principal al comienzo
Sucinto:
- detalle limitado
- seleccionar los tems de mayor importancia
- incluir los datos de respaldo en forma sumaria
- utilizar un estilo conciso
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Estndares
Apropiado:
- considerar los intereses de los destinatarios
- seleccionar el tono de escritura adecuado
Persuasivo:
- respaldar las conclusiones en forma
terminante
- incluir el efecto real o potencial (riesgo) de las
observaciones
- cuantificar el impacto
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Estndares
Constructivo:
- balancear lo positivo y lo negativo
- incluir las causas de los problemas (no
solamente los sntomas)
- de corresponder, destacar las acciones
gerenciales encaradas
Orientado a resultados:
- incluir recomendaciones especficas y
mensurables
- proponer soluciones prcticas y orientadas a la
accin
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Estndares
Atractivo:
- incluir un informe ejecutivo para la direccin
- utilizar un formato profesional
- emplear secciones breves y claramente
identificables
Oportuno:
- presentacin inmediata
- de ser aplicable, anticipar un informe parcial
- definir estndares de tiempo y respetarlos
estrictamente
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6. Cmo atraer la atencin del
destinatario?
Considerar el rol del destinatario
Fijar la conclusin directamente
Disear aperturas para guiar al lector
Escribir concretamente y en forma descriptiva
Elegir la informacin de mayor inters para el
lector
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Considerar el rol del destinatario
Muchas veces, el auditor redacta su informe sin
pensar que no ser ledo por otro auditor.
Para obtener un producto de calidad, debemos
ponernos en los zapatos del lector,
considerando el inters el destinatario.
La lgica investigativa del auditor es distinta de
la lgica informativa que necesita el lector.
Menor nfasis en el alcance y mayor en el
efecto y la recomendacin
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Considerar el rol del destinatario
1. Quin leer el informe?
2. Cul es su responsabilidad respecto de la
materia examinada?
3. Qu autoridad tiene para tomar decisiones
acerca de los temas informados?
4. Cul es su conocimiento respecto de la
materia examinada?
5. Necesita informacin detallada o resumida?
6. En qu aspectos se debe poner nfasis y
cules pueden soslayarse?
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Fijar la conclusin directamente
El informe ms eficiente es aquel que contesta
el objetivo de la auditora en su primer prrafo.
- evitar las introducciones innecesarias.
- limitar la cantidad de informacin de soporte y
la descripcin de procedimientos
Para ello, deberamos preguntarnos:
El lector entender los trminos utilizados?
Qu explicacin necesita el lector?
Cunta informacin quiere?
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Disear aperturas para guiar al lector
Es posible guiar al lector utilizando subttulos,
diferentes tipos de letras y otros recursos
para destacar lo ms importante.
Las oraciones de apertura, tanto en la
conclusin como en cada observacin,
pueden guiar al lector expresando los puntos
ms importantes.
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Escribir concretamente y en forma
descriptiva
Evitar frases que no aportan informacin:

- Durante nuestra revisin de los registros de
solicitudes, se comprob que los procedimientos
utilizados necesitan mejorarse.
- Los registros de asistencia no son controlados
adecuadamente.
- Existe alguna debilidad en la documentacin
de prstamos.
- La documentacin de las operaciones necesita
mejoras
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Elegir la informacin de mayor
inters para el lector
Para definir el tipo de informacin a incluir en
el informe, es conveniente responder a las
siguientes preguntas:
- Cun significativo es el hallazgo?
- Cmo es la reaccin del lector? (receptivo o
reticente)
- A quin se quiere lograr atencin? (nivel
poltico o nivel gerencial)
- Cmo describira al lector a quien se quiere
influir? (sensitivo o duro)
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7. Pautas para aumentar el potencial
del informe
(para obtener resultados)
Describir y cuantificar las observaciones
Mostrar el efecto desde el punto de vista
de la autoridad superior
Utilizar un estilo que reduzca las
objeciones
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7.1. Describir y cuantificar las
observaciones
Incluir evidencia objetiva
Evitar la exageracin o indefinicin de los
hechos
Incluir las causas, independientemente de los
sntomas
Cuantificar la magnitud del problema
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7.1. Ejemplos de cuantificacin
Nmero o porcentaje de tems con excepciones
- basados en muestras
- basados en el total del universo
Valor monetario de los tems con excepciones
- valor en pesos
- porcentaje sobre el total del universo ($ / $)
Nmero o valor monetario de la variable
- diario
- mensual
Comparacin de los resultados con un estndar
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7.2. Mostrar Efectos (reales o potenciales)
y Beneficios
Problema: falta de base en una contratacin
Efecto Real o Potencial: sobreprecio
Beneficios: ahorro de dinero
Problema: falta de especificaciones tcnicas o
pedidos de cotizacin
Efecto Real o Potencial: sobreprecio, colusin
de intereses, baja calidad de los bienes
Beneficios: precio ms bajo (a igual calidad) o
mejor calidad (por igual precio).
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7.3. Utilizar un estilo que reduzca las
objeciones
Mostrar equilibrio y diplomacia, aceptando que
existen otros puntos de vista o atenuantes.
Ejemplos:
1. Mientras algunas solicitudes requerirn ms de
60 das para su procesamiento, un 75% se
pueden resolver en 15 das
2. Se necesitar un incremento temporal del
personal para superar el atraso, pero luego la
dotacin puede volver a la cantidad actual.
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8. Pautas para redactar una
conclusin efectiva
Contestar el objetivo de la auditora
Elegir la informacin de soporte ms
concreta
Utilizar un tono apropiado y consistente
Balancear lo positivo y lo negativo
Ofrecer perspectiva
Incluir la respuesta de la Direccin
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8.1. Contestar el objetivo de la auditora
La conclusin debe responder el objetivo de la
auditora en forma directa.
Una buena conclusin es la que contesta el
objetivo de la auditora en su primer prrafo
Cuando la auditora incluya mltiples objetivos,
la conclusin debe referirse a cada uno de ellos.
En estos casos, la conclusin puede ser dividida
en secciones. Por ejemplo, se puede escribir un
prrafo para cada uno de los objetivos de la
auditora.
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8.2. Elegir la informacin de soporte
ms concreta
De la opinin general sobre el objetivo de la
auditora, se debe pasar a la informacin de
soporte que la sustenta.
La opinin debe estar respaldada en hechos,
ejemplos o comparaciones que la sustenten.
En la informacin de soporte se debe:
- utilizar un lenguaje claro
- evitar los trminos ambiguos o generalistas
- evitar el exceso de calificativos.
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8.3. Utilizar un tono apropiado y
consistente
Los resultados de nuestra revisin indican que
la condicin en que se desarrollan las
operaciones son buenas. No obstante,
detectamos que algunas reas necesitan
atencin. Es necesario intensificar el esfuerzo
para reconciliar algunas cuentas. En el proceso
de pagos se debe implantar un control
automatizado y el control de supervisin debe
mejorarse. Adems, las cuentas en suspenso
necesitan atencin.
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8.4. Balancear lo positivo y lo negativo
Si para responder al objetivo de la auditora se
obtienen algunos resultados positivos y otros
negativos, se debe distribuir su incidencia en
forma balanceada al escribir la conclusin.
Muchas veces, se sobrecarga un lado de la
conclusin, dndole poco espacio al otro.
Las ideas ms importantes deben ocupar
lugares destacados dentro del informe. En la
conclusin, la idea a enfatizar debe colocarse en
el primer prrafo.
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8.5. Ofrecer perspectiva
Los resultados de la auditora sern difciles de
interpretar, si no estn contextualizados y slo
consisten en una lista de problemas.
Se puede brindar perspectiva describiendo el
efecto global de los principales hallazgos,
incluyendo comparaciones significativas o
identificando posibles causas.
Puede compararse la gestin respecto de la
ltima auditora, comentar las acciones
tomadas sobre las recomendaciones anteriores,
etc.
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8.6. Incluir la respuesta de la Direccin
Adems de la opinin del auditado, incluida
en cada uno de los hallazgos, es conveniente
exponer dentro de un prrafo final de la
conclusin, la opinin que la Direccin tiene
sobre la misma y su propuesta al respecto.
La conviccin y accin correctiva de la
Direccin brindarn beneficio a la organizacin.
Por ello, el cierre para la conclusin de un
informe de auditora que mira hacia adelante
debera incluir dicha informacin.
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9. Elementos para ganar tiempo en la
emisin del informe
Sin aumentar la carga de los papeles de
trabajo, se puede utilizar un modelo de
formulario donde se vayan registrando cada
una de las informaciones necesarias para
la redaccin del informe:
- debilidad observada
- causa
- efecto (perjuicio real o potencial -> riesgo)
- recomendacin o sugerencia
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10. Uso de tablas, grficos y anexos
Se requieren dos reglas de carcter general:

El texto escrito debe poder leerse
independientemente de las tablas, grficos y
anexos
Cada tabla o grfico presentar una sola idea,
con el objeto de permitir una rpida y clara
comprensin de su contenido e importancia
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11. Revisin final
En la medida que los tiempos de emisin lo
permitan, se aconseja dejar pasar un tiempo
despus de haber terminado la redaccin del
informe, para revisarlo.
Al releerlo, se lo confrontar una vez ms con
nuestra comprensin y se tendr una idea ms
aproximada al punto de vista del destinatario.
Con esta revisin, se tendr una visin ms
objetiva de la redaccin que permitir efectuar
los retoques necesarios.
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Jornadas
Experiencias en el Control de
Programas Sociales en el marco de la
Red Federal de Control Pblico
San Miguel de Tucumn, 23 y 24 de agosto de 2010
El Informe de Auditora
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