End user course

Nuxeo 5
Nuxeo Enterprise Platform: Manual de Usuario
ndice
1. Introduccn
1.1. Sobre a Pataforma Nuxeo
1.2. Sobre Nuxeo Enterprse
1.3. Sobre esta gua de Evauacn
2. Nuxeo Enterprse
3. Creacn de Contendo
3.1. Crear un domno
3.2. Crear un Espaco de Traba|o
3.3. Crear un documento
4. Gestn de Contendos
4.1. Modfcando un documento
4.2. Creando reacones entre documentos
4.3. Ad|untar fcheros a documentos
4.4. Modfcacn de Metadatos
4.5. Comentaros
4.6. Suscrpcones
4.7. Copar y pegar contendos
4.8. Lsta de traba|o
4.9. Bsquedas
5. Vadacn de Contendo
5.1. Remtr un documento a un Fu|o de Traba|o de Aprobacn
5.2 Aprobar un documento
6. Pubcacn de contendo
6.1. Remtr a documento para su pubcacn
6.2. Aprobar una remsn de pubcacn
7. Contro de prvegos
8. Concusn
A. Soporte comerca
A.1. Sobre Nosotros
A.2. Informacn de Contacto
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Captulo 1. Introduccin
1.1. Sobre a pataforma Nuxeo
1.2. Sobre Nuxeo Enterprse
1.3. Sobre esta gua de Evauacn
Est a punto de probar a confguracn por defecto de Nuxeo Enterprse, una
apcacn de gestn de documentos basada en a pataforma ECM de Nuxeo.
E propsto de este documento es ncare en e uso de sstema y conocer toda su
funconadad.
1.1. o!re la plataforma Nuxeo
Nuxeo es una pataforma para a Gestn de Contendo Empresara (Enterprse
Content Management, ECM) muy competa, robusta y extensbe basada en |ava y
desarroada por Nuxeo y por una comundad de contrbuyentes ba|o una cenca
Open Source . Est dseado para permtr a construccn y e funconamento de una
ampa gama de apcacones dentro de mbto de apcacn ECM, sguendo muy de
cerca as necesdades de as empresas desde e servdor a escrtoro.
Las apcacones se desarroan sobre a pataforma Nuxeo medante a composcn y
extensn de componentes: Todos os componentes de Nuxeo proveen servcos que
pueden confgurarse sn tener que escrbr nngn cdgo, y pueden contrbur a otros
componentes con e uso de puntos de extensn. La creacn de apcacones
vertcaes sobre Nuxeo EP es muy fc: so tene que eegr os servcos que desea
utzar, confgurar y crear as extensones vertcaes que neceste.
1.". o!re Nuxeo Enterprise Platform
Nuxeo Enterprse es a parte de servdor de a pataforma Nuxeo.
A nstaara, permte reazar as sguentes funcones de gestn de documentos:
-Creacn de contendo en espacos de traba|o;
-Versonado;
-Audtora;
-Gestn de derechos (permsos) de os usuaros;
-Contendo y presentacn de vadacn, utzando os pantas de
documentacn, tambn conocdo como seccones;
-Prevsuazacn de documentos;
-Edcn onne de documentos;
-etc
Nuxeo tambn ntegra caracterstcas avanzadas y orgnaes como:
-Domnos, un nuevo nve por encma de espacos de traba|o y seccones, que
hace posbe que a organzacn de su nstanca sea sempre a ms precsa y
adaptada a sus necesdades;
-Reacones entre os documentos;
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-Cco de Vda y Fu|os de traba|o asocados a os documentos;
-Personazacn grfca utzando temas.
1.#. o!re este Manual de Usuario
E propsto de este Manua de Usuaro es presentar e funconamento goba de
Nuxeo Enterprse para que pueda utzaro y sacar e mxmo provecho en su uso
daro.
La creacn de contendo (de traba|o, documentos);
Gestn de contendos;
Vadacn de contendos;
La gestn de derechos;
Gestn de temas.
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Captulo ". Nuxeo Enterprise
Nuxeo Enterprse est dsponbe en http://www.nuxeo.org/sectons/downoads/.
Nuxeo Enterprise requiere Java 5 Java Runtime Environment (JRE) o Software
Development Kit (SDK), disponible en ttp!""#ava$sun$%om"$
Captulo #. Creacin de contenido
3.1. Creando un domno
3.2. Creando un workspace
3.3. Creando un documento
Nuxeo EP est organzada en domnos, que pueden utzarse como un nve
organzatvo ms dentro de a pataforma. Estn compuestos por espacos de traba|o,
pantas y seccones, en as que puede crear y gestonar sus documentos.
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#.1. Creando un dominio
1. Cckee en e cono hasta que egue a a pgna "Domnos" (Domans en
Ings) de a pataforma.
2. Cckee en e botn Crear un nuevo domno (Create a new doman button).
3. Reene e formuaro.
4. Cckee e botn Crear (Create).
En a pantaa aparece un mensa|e de confrmacn |unto con e contendo de
domno de contendo . Seccones (Sectons), pantas (tempates) y espacos
de traba|o (workspaces) se crean automtcamente en e domno.
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#.". Creando un Espacio de tra!a$o %&or'space(.
1. En e domno, haga cc en Espacos de Traba|o (Workspaces) para entrar en a
raz de traba|o.
2. Cckee en e botn Crear un nuevo Espaco de traba|o.
3. Reene e formuaro de creacn.
4. Cuando termne, cckee en Crear (Create).
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Se muestra e Contendo de a pestaa de traba|o.
#.#. Creando un documento
1. En un espaco de traba|o, haga cc en e botn Nuevo documento.
2. En os tpos de contendo de a pgna, haga cc en un tpo de contendo. En
este caso, creamos un archvo.
3. Reene e formuaro de creacn.
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4. Cuando haya termnado, haga cc en e botn Crear.
Se muestra a pestaa Resumen de documento.
Nuxeo Enterprise in%lu&e %ara%ter'sti%as de Drag & Drop$$
(ara ello s)lo tiene que instalar la extensi)n %orrespondiente a su nave*ador,
disponible en la p+*ina de a%%eso$ ,ue*o, s)lo tiene que arrastrar sus do%umentos
desde el es%ritorio & soltarlos en un espa%io de traba#o$ ,a apli%a%i)n se subir+
autom+ti%amente$
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#.).Crear * utili+ar una plantilla %,emplate(
Mostrar a creacn y utzacn de pantas para reutzar estructuras de contendo.
Captulo ). -estin de Contenidos
4.1.Modfcando un documento
4.2. Creando reacones entre documentos
4.3. Ad|untar fcheros a documentos
4.4. Modfcacn de Metadatos
4.5. Comentaros
4.6. Suscrpcones
4.7. Copar y pegar contendos
4.8. Lsta de traba|o
4.9. Bsquedas
).1. Modificando un documento
1. En e Espaco de traba|o, haga cck en e nombre de documento para abrro.
2. Haga cck en a pestaa modfcar.
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3. Modfque as propedades de documento. En este caso, cambamos a
descrpcn de documento.
4. Indque s queree actuazar a versn de documento.
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5. Cuando termne, haga cck en e botn "Guardar" (Save).
Se muestra a pestaa Sumaro de documento.
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).". Creando relaciones entre documentos
1. Cckee e nombre de documento para abrro.
2. Cckee en a pestaa Reacones (Reatons).
3. Cckee en aadr una nueva reacn.
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4. Reene e formuaro de creacn de una reacn.
Conse$o
Cckee en e botn de Bsqueda para buscar un documento en
Nuxeo Enterprse.
5. Cuando termne, cckee en e botn Aadr (Add).
La nueva reacn se muestra en a pestaa de reacones, en a parte de a
pgna de reacones saentes.
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).#. .d$untar fic/eros a documentos
Se puede ad|untar un fchero a un documento utzando a pestaa Fcheros (Fes)
destnada para este uso.
).). Modificacin de Metadatos
La pestaa Metadatos (Metadata) permte ntroducr metadatos de forma manua
asocados a documento.
).5. Comentarios
Cada documento posee adems una pestaa comentaros con un funconamento
smar a de un foro, para reazar comentaros asocados a documento.
).0. uscripciones
Es posbe gestonar os contendos a os que quero suscrbrme (tanto a modfcacn
de contendo como de workfow) utzando a pestaa Ms Suscrpcones (My
Subscrptons).
Adems, os admnstradores podrn gestonar as suscrpcones de otros usuaros o
grupos utzando a pestaa Gestonar Suscrpcones (Manage Subscrptons).
).1. Copiar * pe2ar contenidos
Es posbe copar y pegar contendo en a pataforma, utzando os botones
destnados para eo (deba|o de contendo).
Tambn es posbe cortar y pegar un contendo utzando su cono y arrastrndoo a
rbo de navegacn.
).3. 4ista de ,ra!a$o
Exste una sta de traba|o ndvdua con a que utzar contendo y reazar accones
sobre como exportar a .ZIP (comprmdo), acceso drecto o traba|ar sobre varos
fcheros.
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).5. 67s8uedas
En a parte superor derecha de a herramenta exste un buscador que permte
reazar bsquedas sobre todos os documentos (ncuyendo su contendo).
Adems, exste una opcn |unto a buscador que permte reazar bsquedas
avanzadas, utzando metadatos, ntervaos de fechas de creacn y/o modfcacn
etc.
Captulo 5. 9alidacin de Contenido
5.1. Presentando un documento a un fu|o de traba|o de aprobacn
5.2. Aprobando un documento
Los documentos de Nuxeo Enterprse tenen un cco de vda compuesto por os
sguentes estados:
proyecto,
vdo,
obsoeto,
borrado,
E estado de cco de vda determna as accones que estn dsponbes en e
documento. Por e|empo, a pubcacn puede estar dsponbe ncamente para os
documentos aprobados.
Por defecto, un documento puede ser pubcado en cuaquer momento, pero Nuxeo
permte personazar esta funconadad segn os requstos de un Workfow concreto.
Para cambar e estado de cco de vda de un documento, tendr que reazar
accones especfcas, por e|empo presentar e documento a un fu|o de traba|o. Hay
tres fu|os de traba|o dferentes :
fu|o de traba|o paraeo,
fu|o de traba|o en sere,
fu|o de traba|o de aprobacn,
So e fu|o de traba|o de aprobacn e permtr e estado de cco de vda de un
documento.
5.1. Presentando un documento a un flu$o de tra!a$o de
apro!acin
La presentacn de un documento a un fu|o de traba|o est formado por dos pasos:
1. defncn de as propedades de fu|o de traba|o,
2. decaracn de os usuaros que partcpan en e fu|o de traba|o.
Para crear un fu|o de traba|o de aprobacn:
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1. Cckee en e nombre de documento para abrro.
2. Cckee en a pestaa de fu|o de traba|o.
3. Reene e formuaro de propedades de fu|o de traba|o.
4. Cuando termne, haga cc en e botn Inco.
Ahora debe agregar os revsores de fu|o de traba|o.
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5. Reene en e formuaro de decaracn para aadr un revsor y haga cc en e
botn Aadr.
E usuaro se aade a a ho|a de ruta de fu|o de traba|o.
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6. Repta e paso 5 tantas veces como usted neceste para decarar a todos os
revsores.
7. Cuando termne, haga cc en e botn Incar de fu|o de traba|o.
8. Los partcpantes de fu|o de traba|o pueden ahora aprobar e documento
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5.". .pro!ando un documento
Cuando se presenta un documento a un fu|o de traba|o, se pueden asgnar usuaros y
dares una drectva destnada a vadar e documento. Los documentos que os
usuaros deben revsar fguran en su cuadro de mandos (dashboard). Cuando todos os
usuaros hayan aprobado e documento, e fu|o de traba|o queda automtcamente
rescnddo y e documento automtcamente obtene e estado de sada de cco de
vda defndo en su creacn.
Para aprobar un documento:
1. Cckee en e enace Pane de contro (Dashboard) en a esquna superor
derecha para abrr e Pane de Contro.
2. En su Panel de control, haga cck en e nombre de documento para abrro.
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Legar a a pestaa de Workfow.
3. Escrba un comentaro y cckee en e enace de aprobacn.
E sguente revsor pasa a ser e "revsor actua" y debe aprobar e documento.
Cuando todos os usuaros hayan aprobado e documento, e fu|o de traba|o queda
automtcamente fnazado y e documento automtcamente obtene e estado que
defn cuando empez e fu|o de traba|o.
E Panel de Control permte tener de un vstazo una dea genera de estado de a
documentacn en a pataforma ECM para un usuaro dado.
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Captulo 0. Pu!licacin de Contenido
6.1. Remtendo un contendo a pubcacn
6.2. Aprobando a remsn de un documento
Cuando os documentos estn stos para su dstrbucn, debe pubcaros en
seccones. Las seccones son espacos dedcados a mantener e contendo dsponbe
para un pbco ms ampo.
La pubcacn se remte para su aprobacn. Para poder envar un documento a
pubcacn, debe tener derechos de escrtura en e espaco de traba|o y ectura de
derechos en a seccn seecconada. Para aprobar o rechazar os documentos en
espera, debe tener derechos de gestonar todo o de escrtura en a seccn.
0.1. :emitiendo un contenido a pu!licacin
Para envar un documento a pubcacn en una seccn:
1. En e espaco de traba|o, haga cc en e nombre de documento para abrro.
". Cckee en a pestaa Pubcar (Pubsh).
1. Seeccone a seccn en a que desea pubcar e documento y haga cc en e
botn Pubsh.
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E nmero de versn de documento se muestra a a derecha de nombre de a
seccn, para ndcar a versn actua.
E documento an no est dsponbe para os usuaros con derechos de ectura
en a seccn.
0.". .pro!ando la remisin de un documento
Para aprobar un documento que ha sdo sometdo a pubcacn en una seccn:
1. Haga cck en e enace de acceso a Pane de Contro (Dashboard) en a
esquna superor derecha de a pgna.
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2. Haga cck en e nombre de documento para abrro.
E documento pendente se abre en a seccn.
3. Escrba un comentaro y haga cc en e botn Pubcar (Pubsh).
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E documento es pubcado.
E documento est ahora dsponbe para todos os usuaros que tenen
derechos de ectura en a seccn.
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Captulo 1. Control de Pri;ile2ios
Los derechos de acceso estn estabecdos para un domno o espaco, y son
heredados por sus espacos "h|os" (subcarpetas). La pestaa de derechos de acceso
e permte dar o negar derechos a os usuaros de sto. Se puede personazar de este
modo e acceso a contendo y hacero ms precso.
1. En un espaco de traba|o, haga cc en a pestaa derechos de acceso (Access
Rghts) para gestonar os derechos de acceso.
2. En a parte de a pantaa de Aadr una nueva norma de segurdad (Add a new
securty rue), busque y seeccone e usuaro a que desea dar acceso y os
derechos que desea dare. En este caso, damos a |ohn Doe (|doe) derechos para
escrbr sobre e contendo de espaco de traba|o.
En el desple*able -.%%i)n- (.%tion) sele%%ione la %asilla le permite %on%eder o
dene*ar el dere%o sele%%ionado$
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3. Cuando haya termnado, haga cc en e botn Aadr permso.
E usuaro y sus derechos se muestran en a zona de Derechos ocaes (Loca
Rghts) de a pestaa.
En este caso, e usuaro |ohn Doe smpemente tene derechos de escrtura en e
Espaco de Traba|o "Documentacn de usuaro" (User documentaton), puede ver as
pestaas correspondentes a sus derechos: no se vsuaza a pestaa "derechos de
acceso" (Access rghts), pero puede crear documentos.
Tambn se pueden gestonar usuaros y grupos de forma muy senca utzando a
opcn stuada en a parte superor derecha, |unto a Buscador y e Pane de Contro.
Esta opcn estar vsbe so para os admnstradores y otros usuaros con
prvegos de este tpo.
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Captulo 3. Conclusin
Nuxeo es una pataforma de ECM que e permte crear, procesar, compartr y
recuperar documentos. En esta gua se presentan sus prncpaes caracterstcas, de
modo que usted puede descubrr y evauar Nuxeo para su empresa u organzacn.
Exste una sta de correo dedcada a Nuxeo. Puede suscrbrse aqu. No dude en
darnos su feedback!
Para obtener ms nformacn acerca de Nuxeo, pngase en contacto con nosotros en
yerbabuena@yerbabuena.es.
.p<ndice .. oporte Comercial
..1. o!re Nosotros
Yerbabuena Software ofrece soporte comerca a sus centes, que ncuye soporte
correctvo y funcona de sus proyectos de ECM.
La empresa reaza un proyecto Eureka (europeo) |unto con Nuxeo, denomnado Nuxeo
2010, que pretende aumentar as caracterstcas funconaes de Nuxeo dontndoe de
prestacones nnovadoras como a Gestn de Contendos Semntca, Acceso medante
Dspostvos Mves (PDAs, Smartphones) o a ntegracn con funconadad OCR.
Yerbabuena Software nace como un proyecto Spn-Off de a Unversdad de Maga,
dentro de a Escuea Tcnca Superor de Ingenera Informtca.
..". Informacin de contacto
..".1. -eneral
Web: www.yerbabuena.es
E-ma: yerbabuena@yerbabuena.es
..".". Madrid
Avd. de Fepe II n15, Panta 1 28009 Madrd 902 995 246
..".#.M=la2a
C/Ivan Pvov n8, 2 Panta, Ofcna 3 902 995 246
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