Combinar correspondencia con Microsoft Office 2003

Supongamos que tenemos que comunicar a todos los antiguos alumnos de un centro
educativo que hemos preparado una reunión para dentro de unos días y que deben
comunicarnos su asistencia. También contamos ya con todos sus nombres y direcciones
en una base de datos.

Primeramente escribimos con Microsoft Word la carta que les vamos a enviar.
Seguidamente situamos el cursor del ratón en el punto donde queremos insertar las
direcciones de los antiguos alumnos.

A continuación pulsamos sobre el menú

Herramientas, seleccionamos la opción Cartas
y correspondencia. Seguidamente pulsamos
sobre la opción Combinar Correspondencia...

Se abre el panel Combinar correspondencia y

seguimos los pasos del asistente. Pulsamos
sobre el texto Siguiente: Inicie el documento.

En la siguiente pantalla nos pregunta si vamos

a utilizar el documento actual o si vamos a
abrir otro documento. En nuestro caso lo
dejamos seleccionado y pulsamos sobre el
texto Siguiente: Seleccione los destinatarios.

En la siguiente ventana, pulsamos sobre el

texto Examinar… para poder localizar la base
de datos que contiene las direcciones de los
antiguos alumnos.
 Una vez que hemos seleccionado la base de
datos pulsamos sobre el texto Siguiente:
Escriba la carta.

En la siguiente ventana, pulsamos sobre el

texto Bloque de direcciones… para insertar los
campos que se van a visualizar en la carta.

En la nueva ventana, Insertar bloque de

direcciones, pulsamos sobre el botón Asignar
campos…

A continuación, en la nueva ventana Asignar

campos seleccionamos el campo que va a
contener el tipo de información requerida. Una
vez que hemos asignado todos los campos
necesarios, pulsamos sobre el botón Aceptar y
a continuación volvemos a pulsar en el botón
Aceptar de la ventana Insertar bloque de
direcciones. Podemos observar como en la
carta, donde se encontraba situado el cursor
del ratón se ha insertado el «Bloque de
dirección». Este bloque de dirección cambiará
en cada carta por el valor de los campos que
hemos asignado en la ventana Asignar
campos.

A continuación pulsamos sobre el texto Siguiente: Vista previa de las cartas.

En esta ventana podemos ver como el Bloque
de dirección ha cambiado por el valor de los
campos que hemos seleccionado. Antes de
completar la combinación, podemos ir
visualizando uno a uno los destinatarios de la
carta e incluso excluir alguno de ellos si es el
caso.

A continuación pulsamos sobre el texto

Siguiente: Complete la combinación.

En esta ventana podemos Imprimir, mandando

las cartas creadas a la impresora seleccionada.
Se imprimirán tantos documentos como
registros tuviera la base de datos o podemos
Editar cartas individuales, y el programa crea u