Petrleos Mexicanos

Directorio Institucional de Proveedores y Contratistas www.dipc.pemex.com

Manual de Usuario para Proveedores y Contratistas Nacionales

SEPTIEMBRE 2013

Directorio Institucional de Proveedores y Contratistas (DIPC)

INDICE

1. 2. 3.

DEFINICIONES ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 ESTRUCTURA DEL PORTAL. ------------------------------------------------------------------------------ 5 PROCEDIMIENTO PARA REGISTRARSE. ------------------------------------------------------------ 7
3.1 MECANISMO DE PREGUNTA Y RESPUESTA SECRETA PARA AUTORESTABLECIMIENTO DE CONTRASEA ----------------------------------------------------------- 10 3.2 INFORMACIN PBLICA O CONFIDENCIAL. --------------------------------------------------------- 11 3.3 DATOS GENERALES ------------------------------------------------------------------------------------- 12 3.4 REPRESENTANTE ----------------------------------------------------------------------------------------- 14 3.5 ACCIONISTAS (slo personas morales) ----------------------------------------------------------- 16 3.6 DOCUMENTACIN LEGAL (slo personas morales). ----------------------------------------- 18 3.7 PRODUCTOS Y SERVICIOS ---------------------------------------------------------------------------- 20

3.7.1 3.7.2 3.8.1 3.8.2 3.8.3 3.8.4

3.9 3.10

REGISTRO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PARA PROVEEDORES. ----- 20 REGISTRO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PARA CONTRATISTAS. ----- 22 DOCUMENTACIN PERSONAS MORALES------------------------------------------- 23 DOCUMENTACIN PERSONAS FSICAS ---------------------------------------------- 24 NOMENCLATURA DE LOS ARCHIVOS ------------------------------------------------- 24 PROCEDIMIENTO PARA LA CARGA DE ARCHIVOS ----------------------------- 25

3.8 CARGAR ARCHIVOS.------------------------------------------------------------------------------------------ 23

SOLICITUD DE REVISIN DE SU REGISTRO ----------------------------------------------------- 28 NOTIFICACIONES. ----------------------------------------------------------------------------------------- 29

3.11 4.

NUMERO DE PROVEEDOR O CONTRATISTA. ----------------------------------------- 30

CAMBIO DE ESTATUS PROVEEDOR DE PROSPECTO A OPERANTE ---------------- 31

4.1 4.2 INFORMACIN FINANCIERA--------------------------------------------------------------------------- 31 EXPERIENCIA. ---------------------------------------------------------------------------------------------- 33

4.2.1 PROCEDIMIENTO PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA DE LOS PROVEEDORES. ----------------------------------------------------------------------------------------------- 34 4.2.2 PROCEDIMIENTO PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA DE LOS CONSTRATISTAS. --------------------------------------------------------------------------------------------- 39
4.3 4.4 4.5 CARGA DE DOCUMENTOS. ---------------------------------------------------------------------------- 43 SOLICITUD DE VALIDACIN DE SU REGISTRO. ------------------------------------------------ 44 COMPROBANTE DE REGISTRO. --------------------------------------------------------------------- 45 CONSULTA O EDICIN DEL REGISTRO ----------------------------------------------------------- 47 RESTABLECIMIENTO DE USUARIO Y CONTRASEA.---------------------------------------- 49 CAMBIO DE CONTRASEA ---------------------------------------------------------------------------- 50 CAMBIO DE PROVEEDOR A CONTRATISTA Y VICEVERSA -------------------------------- 50 SOLICITUD DE BAJA DE REGISTRO ---------------------------------------------------------------- 51

5.

USUARIO REGISTRADO. ----------------------------------------------------------------------------------- 47

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

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INTRODUCCCIN

El Directorio Institucional de Proveedores y Contratistas (DIPC) es el banco de datos que integra la informacin de las empresas que actualmente ya son proveedoras y/o contratistas de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios como las que aspiran a serlo. Todas las empresas interesadas en pertenecer al DIPC, podrn incluirse o actualizar sus datos a travs de la herramienta informtica que Petrleos Mexicanos ha diseado para tal efecto. El registro o actualizacin de datos se hace a travs de internet en el portal www.pemex.com, en la seccin de Proveedores y suministros, en el apartado de Proveedores y Suministros, despus dar clic en Atencin a Proveedores y Contratistas y finalmente en el icono de Aplicacin de Registro. Es importante sealar que el trmite es totalmente gratuito y la informacin es de uso exclusivo para Petrleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios, la cual se encuentra protegida mediante un usuario y contrasea que son creados por el propio proveedor o contratista al momento de registrase por primera vez. A los proveedores y contratistas que registren a sus empresas en el DIPC, podrn obtener un comprobante que acredita su registro en el mismo, una vez que completen toda la informacin que el manual indica. Sin embargo, vale la pena aclarar que dicho comprobante no implica ningn compromiso de contratacin o adquisicin por parte de cualquiera de las empresas de Petrleos Mexicanos. Con el objeto de simplificar los trmites, Petrleos Mexicanos informa a las personas fsicas y morales, que lo manifestado y capturado por el proveedor y/o contratista se considera como cierto y expresado de buena fe, por lo que el registro se realizar exclusivamente va Internet. Es por ello que se elimin el otorgamiento de las llamadas Cdulas y Credenciales de Proveedor. Conforme al artculo 53 fraccin V de la Ley de Petrleos Mexicanos, 50 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico, 51 de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas, y 12 de las Disposiciones Administrativas de Contratacin, los empleados al servicios de PEMEX no debern entablar relaciones comerciales con la Institucin, as como las personas fsicas y morales que se encuentren en los supuestos antes referidos En un esfuerzo por mejorar la atencin que se brinda a los proveedores y contratistas que forman o desean formar parte del DIPC, se ha venido desarrollando una serie de cambios a la aplicacin, a fin de agilizar y simplificar los procesos de registro y consulta. Por lo anterior, el presente manual tiene como finalidad apoyar al usuario en el manejo de la herramienta y orientarlo en el procedimiento de registro para que logre concluirlo satisfactoriamente.

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1. DEFINICIONES

PEMEX: Petrleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios

Petrleos Mexicanos: Organismo Pblico Descentralizado con fines productivos, personalidad jurdica y patrimonio propios, con domicilio en el Distrito Federal que tiene por objeto llevar a cabo la exploracin y la explotacin estratgica del petrleo, dems hidrocarburos y la petroqumica bsica, as como ejercer la conduccin central y direccin estratgica de la Industria Petrolera.

Organismos Subsidiarios: Pemex Exploracin y Produccin, Pemex Gas y Petroqumica Bsica, Pemex Refinacin y Pemex Petroqumica

DIPC: Directorio Institucional de Proveedores y Contratistas

RFC: Registro Federal de Contribuyentes

Contratista: Persona fsica o moral que es contratada por PEMEX para la construccin, instalacin o prestacin de un servicio que implique mejoras o adiciones a los activos de PEMEX. Estas acciones pueden representar la totalidad de los trabajos o bien una parte de los mismos, divididos de acuerdo con su especialidad, subespecialidad y tipo de obra. Adems el contratista es responsable del suministro de los materiales, el equipo y la mano de obra que se utilicen.

Proveedor: Persona fsica o moral que abastece, suministra o provee un producto o servicio

Prospecto: Requisitos mnimos que se solicita a las personas fsicas y morales que desean registrarse en el DIPC, a fin de que las reas compradoras, contratantes y usuarias puedan visualizar su oferta de productos y servicios

Operante: Proveedor o Contratista inscrito en el DIPC que cuenta con informacin financiera, de experiencia y certificaciones en su registro, a fin de que las reas compradoras, contratantes y usuarias, tengan mayor visibilidad de sus capacidades y fortalezas en materia comercial y financiera.

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2. ESTRUCTURA DEL PORTAL. El portal del DIPC se encuentra constituido por dos secciones primordiales: ) La primera es para aquellas personas fsicas o morales que desean registrarse en el DIPC. ) La segunda para los usuarios registrados que requieren consultar o editar su informacin.

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El registro se divide en determinadas pestaas dependiendo del estatus del proveedor y de la personalidad jurdica que se trate, las cuales deben ser llenadas en su totalidad por el proveedor o contratista. Para las personas morales su registro se compone: Prospecto: 5 pestaas ms la seccin Cargar Archivos.

Operante: 7 pestaas ms la seccin Cargar Archivos.

Para las personas fsicas su registro se compone: Prospecto: 3 pestaas ms la seccin Cargar Archivos.

Operante: 5 pestaas ms la seccin Cargar Archivos.

Todos los registros de nueva creacin tendrn el estatus de PROSPECTO, por lo que deber llenarse la informacin de carcter general en su registro como son: datos de contacto, representantes, informacin legal y productos/servicios ofertados, as como cargar los documentos solicitados para este perfil, que son: Acta Constitutiva o Identificacin Oficial (dependiendo su personalidad jurdica), comprobante de domicilio reciente y Cdula de Identificacin Fiscal, entre otros. Dicha informacin permitir a las reas de PEMEX contactarlo en cualquier momento; cuando exista inters de alguna rea de PEMEX, sta podr solicitar que su registro pase al estatus de OPERANTE, a fin de que incorpore informacin de carcter financiero, de experiencia y de certificaciones, lo que les permitir contar con mayores elementos de su empresa o persona.

Si transcurridos 30 das de que su registro cambi a estatus de OPERANTE ste no es completado satisfactoriamente, al trmino de ese plazo, su registro quedar nuevamente como PROSPECTO, siempre y cuando no haya eliminado informacin indispensable para dicho estatus.

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3. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRARSE. Para registrar a una persona fsica o moral en el DIPC debe ingresar al portal www.pemex.com, en la seccin de Proveedores y suministros, en el apartado de Atencin a Proveedores y Contratistas y en el icono de Aplicacin de Registro. Es importante que antes de iniciar su registro lea detenidamente el presente manual de usuario y verifique que tiene disponible toda la informacin y documentacin necesaria, ya que varios de los documentos debern digitalizarse e incorporarse al registro. Contar con 30 das naturales a partir de la fecha en que inicio el registro para completarlo, de lo contrario el sistema lo borrar de manera automtica de la base de datos. Al ingresar al portal del Directorio de clic en la seccin Registro e inicie con la captura de informacin, para lo cual es necesario: Seleccionar en el apartado situacin actual: 1) La opcin de Proveedor o Contratista 2) El tipo de Personalidad Jurdica, Fsica o Moral, segn sea el caso. 3) Para las personas morales es indispensable elegir la forma de constitucin del catlogo disponible que se despliega al dar clic en el botn, si la forma legal de su empresa no se encuentra en la lista, deber seleccionar Otro no Especificado y capturar la correspondiente en el espacio en blanco ubicado del lado derecho; las personas fsicas debern dejar este campo sin definir.

Capturar en el apartado Datos generales su Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y dar clic en el botn Oprima para Continuar, esto habilitar el apartado Identificacin.

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Si al dar clic en el botn Oprima para Continuar aparece la pantalla abajo sealada, significa que ese RFC ya existe en la base de datos del sistema, por lo que deber contactar a la mesa de ayuda del DIPC a travs de los nmeros de atencion para solicitar el restablecimiento del usuario y contrasea a fin de poder ingresar al registro.

En el apartado Identificacin es necesario que ingrese su Razn Social o nombre completo (dependiendo de su personalidad jurdica).

Una vez habilitados los siguientes campos, captur los datos del domicilio fiscal: calle, nmero, colonia, cdigo postal, ciudad, Entidad Federativa, e-mail y nmero telefnico con su respectiva lada (es indispensable que registre un nmero telefnico Tipo Oficina).

En el apartado Nombre de usuario y contrasea deber asignar una clave de acceso que consiste en un usuario (con 8 caracteres compuesto de letras y nmeros) y una nueva contrasea es

obligatorio que cumplir con las siguientes condiciones:

a. b. c. d. e. Debe contar con 8 caracteres Debe tener al menos una letra Debe tener al menos una mayscula Debe tener al menos un nmero Debe tener un carcter especial [caracteres no permitidos son: < > - ; % & ') ( +"]

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Finalmente oprima el botn Registrar.

Si existe algn campo obligatorio aun sin llenar, al dar clic en el botn el sistema emitir una indica que el campo es ventana de aviso con los campos en blanco, el asterisco en color rojo obligatorio y no permitir continuar con la captura de datos si ste no ha sido llenado Asimismo, si al dar clic aparece la siguiente pantalla, significa que la clave de usuario capturada ya existe en el sistema, por lo que deber asignar otro nombre de usuario.

(*)

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3.1 MECANISMO DE PREGUNTA Y RESPUESTA SECRETA PARA AUTORESTABLECIMIENTO DE CONTRASEA Una vez guardada su informacin, le aparecer la siguiente pantalla en la cual debe seleccionar una pregunta secreta prediseada por el sistema, la cual le permite restablecer la contrasea de acceso por Usted mismo. nicamente deber seleccionar 1 pregunta y escribir su respuesta. Es importante que guarde dicha informacin en un lugar seguro y de fcil identificacin para Usted, ya que en caso de bloqueo o extravo de su contrasea de acceso, podr recuperarla mediante este mecanismo.

Despus de seleccionar la pregunta de las opciones disponibles y de proporcionar su respuesta, d clic en el botn Enviar, el sistema le confirmar que la informacin ha sido guardada, y nuevamente deber dar clic en el botn Aceptar.

Se mostrar de nuevo la pantalla con la pregunta secreta, oprima el botn Salir.

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3.2 INFORMACIN PBLICA O CONFIDENCIAL. El sistema le arrojar la siguiente pantalla con la Declaracin de Confidencialidad, despus de haber ledo el contenido del mensaje deber: 1) Capturar el nombre del representante legal. 2) Elegir si desea que su informacin sea de carcter Pblica o Confidencial. 3) Dar clic en el botn Enviar para dirigirse a la seccin de pestaas de su registro y proceder al llenado de su informacin.

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3.3 DATOS GENERALES En esta pestaa se almacena la informacin de carcter general que incluye los datos que servirn como medio de contacto entre PEMEX y el proveedor o contratista: 1) El campo CURP nicamente deber ser llenado si se registr como Persona Fsica. 2) En el campo Organismo, tanto las personas fsicas como las morales, debe marcar aquellos organismos con los que ha mantenido relaciones de negocio o desea establecer relaciones comerciales. 3) En el campo Giros, seleccione aquellas opciones que permitan conocer la actividad comercial que realiza, dependiendo de las casillas que seleccione en este apartado sern las opciones en el giro para la pestaa Productos y Servicios (pestaa que tendr que registrar posteriormente), por lo que deber existir congruencia entre ambas. 4) En el apartado Domicilio, es obligatorio capturar el domicilio fiscal y clasificarlo como tal en la opcin TIPO DIRECCIN para que el sistema le permita continuar con la siguiente pestaa. Puede registrar varios domicilios (si cuenta con sucursales) pero slo 1 deber llevar la opcin de fiscal.

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Una vez llenados todos los campos de la pestaa, deber oprimir el botn CONTINUAR, automticamente se activar la siguiente pestaa de informacin. Si existen campos obligatorios vacos, stos son marcados con asterisco rojo (*) y la siguiente pestaa no se activar sino hasta que sean llenados correctamente, este procedimiento aplica para todas pestaas subsecuentes.

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3.4 REPRESENTANTE Para capturar informacin en la pestaa de Representante d clic en la liga Agregar Representante, se desplegar los campos que deber llenar con los datos correspondientes.

En caso de ser persona moral ingrese los datos de su(s) representante(s) especificando el Tipo de Poder asignado. Es fundamental capturar los datos de la persona que funge como Representante Legal, independientemente de los otros representantes con distintos poderes (Actos Administrativos, Pleitos y Cobranzas, Poderes y Contratos, etc.); as mismo deber adjuntar dicho poder en la seccin Cargar Archivos. Se sugiere que entre los representantes se incluya a la persona que funge como contacto comercial con Petrleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios.

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Las personas fsicas pueden no tener un representante legal, si ese es su caso escriba sus propios datos y en Tipo de poder seleccione la opcin CARTA PODER SIMPLE; al hacerlo el sistema automticamente deshabilitar los campos: Testimonio, Nombre Notario, No. Notario, Lugar y Fecha.

En ambos casos, una vez capturada la informacin oprima el botn Guardar, se habilitar el botn Continuar al que deber dar nuevamente clic para continuar con la siguiente pestaa. Para las personas morales la siguiente pestaa es la de Accionista y para las personas fsicas es la de Productos y servicios (si se registr como persona fsica pasar a la pgina 20).

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3.5 ACCIONISTAS (slo personas morales) Para capturar los datos de los accionistas de clic en Agregar Accionista.

Una vez que se desplieguen los campos los deber llenar de la siguiente forma:

1) Primero indique si el accionista es Persona Fsica o Persona Moral. 2) El espacio Nombre y Razn Social se activarn segn corresponda al tipo de personalidad jurdica del accionista. 3) Es requisito obligatorio el RFC del accionista. En caso de que alguno de sus accionistas sea extranjero, y no cuente con este dato, favor de contactar al personal de mesa de ayuda del DIPC para que lo asesore. 4) Capture el porcentaje de participacin del accionista, el sistema permite la captura en decimales.

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Finalmente d clic en el botn Agregar.

El sistema no le permitir pasar a la siguiente pestaa si la sumatoria de los porcentajes de participacin es diferente al 100%. Para toda Sociedad Annima establecida bajo Ley Mexicana, de acuerdo con el artculo 69 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, deben existir al menos 2 accionistas. Al finalizar el registro de la totalidad de accionistas, d clic en el botn Continuar para que el sistema despliegue la siguiente pestaa.

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3.6 DOCUMENTACIN LEGAL (slo personas morales).

Posterior a la pestaa de Accionistas, se habilitar Documentacin Legal, en ella los proveedores y/o contratistas deben capturar la informacin del Acta Constitutiva y sus subsecuentes modificaciones (entre las cuales se mencionan de manera enunciativa ms no limitativa: cambio de objeto social, modificacin de la razn social, cambio en el capital social, cambio en el Rgimen de Capital, etc.), conforme a lo establecido en el Registro Pblico de la Propiedad y el Comercio.

Esta pestaa se encuentra ligada a la seccin Cargar Archivos, por lo que es preciso resaltar que debe existir congruencia entre ambas, es decir, por cada modificacin al acta que registre en esta pestaa deber existir un archivo con el Tipo de documento Modificacin al acta en la seccin Cargar Archivos. Por ejemplo si registra dos modificaciones al acta deber haber dos archivos con tipo de documento Modificacin al acta en la seccin Cargar Archivos, de lo contrario el sistema clasificar su registro como incompleto. Para capturar el Documento Legal deber dar clic en Agregar Acta.

Se mostrarn los campos que deber llenar como se indica a continuacin: Primero seleccione el Tipo Acta correspondiente al documento que registrar. Capture los campos: No. Acta, Nombre Notario, No. Notario, Lugar y Fecha correspondientes, (Lugar Apostilla y Fecha Apostilla son exclusivamente para empresas extranjeras). Posteriormente de clic en el botn Agregar.

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El sistema guardar la informacin y activar el botn Continuar, al cual debe dar clic para que se muestre la siguiente pestaa de informacin.

Si no existe un documento registrado como Acta constitutiva no se activar la siguiente pestaa hasta dicho Tipo de acta sea registrada.

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3.7 PRODUCTOS Y SERVICIOS La finalidad de esta pestaa es mostrar a las reas compradoras y usuarias de PEMEX los productos, servicios u obras que ofrecen las personas fsicas o morales registradas en el DIPC, a fin de brindarles mayores posibilidades de fuentes de suministro y abastecimiento.

3.7.1

REGISTRO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PARA PROVEEDORES.

Para registrar sus productos o servicios en la pestaa, los proveedores debern seguir el siguiente procedimiento: D clic en Agregar Producto. Esto permitir habilitar los campos de criterios de bsqueda.

Ubquese en el campo Descripcin y coloque una palabra genrica en singular relacionada con el producto que desea ofrecer. Ejemplo: Software. D clic en Buscar, el sistema arrojar un listado con los productos del catlogo de PEMEX que contengan la palabra antes indicada.

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Seleccione del listado la clave del producto que detalle con mayor precisin el que desea ofrecer. El sistema llenar automticamente los campos de Clave y Descripcin y activar los siguientes: o En Marca indique la que corresponda a su producto, (en caso de ofrecer un servicio, escriba: No aplica) En Porcentaje de Integracin Nacional capture el porcentaje de mano de obra y materia prima Nacional que interviene en la elaboracin o fabricacin del producto o servicio. Indique el giro por cada producto.

Oprima el botn Agregar

El Sistema guardar la informacin, misma que se reflejar en la parte inferior de la ventana.

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3.7.2 REGISTRO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS PARA CONTRATISTAS.

En esta pestaa los Contratistas deben seleccionar la Especialidad, Sub-especialidad y Tipo de Obra y dar clic en el botn Agregar, el sistema guardar la informacin que podr ser visualizada en la parte inferior de la pantalla.

El listado de la pestaa podr ser actualizado si as lo desea.

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3.8 CARGAR ARCHIVOS. Para asegurar la calidad de la informacin proporcionada a Petrleos Mexicanos a travs del Directorio Institucional de Proveedores y Contratistas (DIPC), es necesario incorporar al mismo algunos documentos e imgenes a fin de que su registro quede completo en el sistema y pueda seguir perteneciendo de forma activa a la base de datos institucional de fuentes de suministro y contratacin de PEMEX. Toda la documentacin deber ser digitalizada en formato PDF, TIF, TIFF, JPG o XPS, en formato de salida blanco y negro, misma que debe ser cargada en la seccin denominada Cargar Archivos, ubicada en el men de la parte izquierda. Asimismo es recomendable que se escanee en 150 200 pulgadas por pgina a fin de reducir el tamao de los archivos, cada uno de stos no deber exceder de 1Mb.

3.8.1

DOCUMENTACIN PERSONAS MORALES Acta constitutiva de la empresa, con su respectivo sello o Boleta de inscripcin en el Registro Pblico de Comercio. Modificaciones al acta que impliquen aumentos o disminuciones de capital, aumento o disminuciones de los accionistas, escisiones o fusiones, cambio de objeto social. Poder del representante legal, en caso de que la asignacin de poderes se encuentre dentro del acta constitutiva, deber cargarla nuevamente seleccionando el Tipo de documento PODERES. Cdula de Identificacin Fiscal emitida por el SAT. Comprobante de domicilio, que deber corresponder con el fiscal y ser de un servicio que se preste de manera fsica en las instalaciones (predial, agua, telfono fijo, luz, gas, etc.).No se aceptan comprobantes de telefona celular ni estados de cuenta bancarios. Imagen 1: Imagen de la fachada principal de su negocio o empresa, en el cual se deber apreciar si se trata de un edificio, casa habitacin, local comercial, nave industrial, etc.

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Imagen 2: Imagen de la planta productiva de su empresa o negocio donde se aprecie la maquinaria con las cual procesa o transforma sus productos. En caso de no ser fabricante deber ser la imagen de los insumos, bienes, artculos o equipo que utiliza en la realizacin de su actividad comercial. Imagen 3: Imagen del almacn y/o bodega respectiva en la cual se muestre el inventario de sus productos. Imagen 4: Imagen del producto terminado que fabrica y/ o comercializa segn sea el caso.

3.8.2

DOCUMENTACIN PERSONAS FSICAS Credencial de elector, pasaporte vigente o cdula profesional. Cdula de Identificacin Fiscal emitida por el SAT. Comprobante de domicilio, que deber corresponder con el fiscal y ser de un servicio que se preste de manera fsica en las instalaciones (predial, agua, telfono fijo, luz, gas, etc.).No se aceptan comprobantes de telefona celular Imagen 1: Imagen de la fachada principal de su negocio o empresa, en el cual se deber apreciar si se trata de un edificio, casa habitacin, local comercial, nave industrial, etc. Imagen 2: Imagen de la planta productiva de su empresa o negocio donde se aprecie la maquinaria con las cual procesa o transforma sus productos. En caso de no ser fabricante deber ser la imagen de los insumos, bienes, artculos o equipo que utiliza en la realizacin de su actividad comercial. Imagen 3: Imagen del almacn y/o bodega respectiva en la cual se muestre el inventario de sus productos. Imagen 4: Imagen del producto terminado que fabrica y/ o comercializa segn sea el caso.

3.8.3

NOMENCLATURA DE LOS ARCHIVOS

Es importante que por cada documento solicitado cargue un slo archivo en el sistema, en el caso de las modificaciones al acta deber cargar un archivo por cada modificacin. Los archivos de la documentacin legal debern crearse bajo la siguiente nomenclatura: el RFC de la persona fsica o moral y el documento al que se refiere, con guiones bajos entre palabras y/o RFC. Ejemplo: COR080731X22_Acta_Const En el caso de las modificaciones al acta constitutiva, la nomenclatura de estas adicionalmente deber contener la fecha en la que esta se realiz. Ejemplo: COR080731X22_Mod_Acta_12-03-2008 La nomenclatura de las imgenes ser la siguiente: el nmero de la imagen que se trate seguida por un guion bajo y el RFC de la persona fsica o moral. Ejemplo: Imagen1_PPP981215EH7

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3.8.4 PROCEDIMIENTO PARA LA CARGA DE ARCHIVOS

El procedimiento para cargar los archivos en el sistema del DIPC es el siguiente: Seleccione del catlogo el tipo de documento que desea ingresar, es importante que al realizar este paso cuide seleccionar del campo Tipo de Documento la opcin correspondiente al archivo a cargar.

Ingrese la vigencia de los documentos de acuerdo a los siguientes criterios: o o o o o Acta Constitutiva (dependiendo de la duracin segn la propia acta). Comprobante de domicilio (de un ao posterior a la fecha de emisin). Pasaporte (personas fsicas), dependiendo de la vigencia indicada en el documento. Estados Financieros (el 31 de diciembre del ao posterior al ejercicio que se trate). Declaracin de Impuestos (el 31 de marzo del ao posterior a la fecha en que se presenta la declaracin)

Los otros archivos que no se sealan en la lista anterior no requieren de vigencia, por lo que en el campo Fecha de Vigencia no es necesario ingresar informacin alguna.

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A continuacin oprima el botn Examinar, el cual lo dirigir a la ventana donde tiene que seleccionar la ruta donde est guardado su archivo.

Una vez localizado el archivo, seleccinelo y oprima el botn de Abrir.

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Finalmente compruebe que en la seccin ruta del documento aparezca el del archivo seleccionado y presione el botn de Guardar.

Se podr verificar en la pantalla que el documento se ingres de manera correcta al aparecer listado en la parte inferior.

La capacidad mxima de esta seccin es de 10 Mb, por lo que la suma del total de los archivos guardados no debe de sobrepasar dicha la cantidad. El sistema mantendr siempre visible el peso total de los archivos cargados.

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3.9 SOLICITUD DE REVISIN DE SU REGISTRO

Una vez que haya concluido con el llenado de las pestaas y cargado todos los documentos requeridos, deber regresar a las pestaas y posicionarse en la de Productos y servicios, para lo cual debe dar clic a la opcin Datos Generales ubicada en el men izquierdo.

Para dar aviso a la mesa de ayuda del DIPC que ha culminado con el llenado de su registro y que desea que su informacin sea verificada debe dar clic al botn REVISIN DE DOCUMENTOS. Una vez hecho lo anterior, la mesa del DIPC iniciar con la revisin de los campos y documentos digitalizados de su registro, este proceso se llevar a cabo aproximadamente en 3 das hbiles.

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3.10 NOTIFICACIONES. Cuando el personal de apoyo de la mesa de ayuda del DIPC revise su registro, le llegar un correo a la direccin electrnica que ingres en la pestaa datos generales, sealndole que su registro est completo, o bien, con las observaciones a atender para lograrlo. Mayor detalle de estas observaciones las encontrar dentro de la herramienta. Una vez que ingrese al registro de su empresa, a travs del usuario y password que gener, en la parte inferior del sistema encontrar una caja de texto que dice NOTIFICACIONES, stas se refieren a las observaciones existentes, mismas que deber atender a fin de completar satisfactoriamente el proceso de registro. Estas notificaciones se actualizan 72 horas despus de que Usted haya oprimido el botn REVISIN DE DOCUMENTOS. En caso de no atender lo sealado en el apartado de notificaciones y si por los campos y documentos ingresados en su registro, no cumple con los mnimos necesarios para alcanzar el estatus de PROSPECTO, ste ser borrado del sistema de forma automtica a los 30 das despus de haber recibido la ltima notificacin.

Es responsabilidad del proveedor o contratista solicitar la revisin de su registro mediante el uso del botn REVISION DE DOCUMENTOS, el personal del DIPC no se hace responsable de omitir la revisin en caso de no realizarse este paso (consultar pgina 29).

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3.11 NUMERO DE PROVEEDOR O CONTRATISTA. Una vez que su registro es revisado en su totalidad por la mesa de ayuda del DIPC y de no existir ms observaciones bajo los criterios establecidos en el presente manual, se inhabilitarn las opciones editar y eliminar por lo que slo podr agregar datos, esto con la finalidad de que dicha informacin no sea alterada.

Asimismo, usted recibir un correo informndole que su registro est completo, para el estatus de PROSPECTO, en el cual se le indicar el nmero de proveedor/contratista con el que queda registrado en el DIPC. En caso de que requiera modificar su registro, deber contactar a la mesa de ayuda del DIPC para solicitar el desbloqueo de su informacin.

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4. CAMBIO DE ESTATUS PROVEEDOR DE PROSPECTO A OPERANTE Para que un proveedor o contratista pase a estatus Operante, es necesario que haya concluido satisfactoriamente su registro de prospecto. Una vez realizado el cambio anterior usted tendr 30 das naturales para completar su registro de estatus operante, de lo contrario el sistema automticamente lo regresar al estatus anterior. El Estatus Proveedor operante incluye a las pestaas de Informacin financiera y Experiencia, as como la carga adicional de documentacin fiscal y financiera.

4.1 INFORMACIN FINANCIERA Esta pestaa se compone de 3 apartados: Informacin Bancaria, Informacin Empresarial e Informacin Financiera:

En el apartado Informacin Bancaria deber proporcionar el nombre de su banco y la CLABE (Clave Bancaria Estandarizada a 18 dgitos).

En Informacin Empresarial es necesario: a) Seleccionar la cmara a la que pertenece y el nmero de socio, en caso de no ser miembro de alguna, seleccione la opcin SIN CMARA y deje el campo No. de socio en blanco. b) Seleccionar la actividad econmica que desarrolla. c) Proporcionar la direccin de su pgina WEB, en caso de no contar con ella deber dejar el campo en blanco. d) Elegir de las opciones del catlogo el tipo de empresa (el sistema le permitir ver un recuadro con los criterios para determinar el tamao de la empresa, es obligatorio indicarlo).

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Los datos capturados en el apartado Informacin Financiera, debern coincidir con los estados financieros que presente; en caso de no haber tenido monto de ventas con PEMEX omita esta opcin. El objeto social no debe de exceder de 230 caracteres (incluyendo espacios) y debe de corresponder con lo establecido en el acta constitutiva.

Al terminar la captura de informacin de clic en Actualizar. El Sistema le indicar que el registro se ha guardado satisfactoriamente.

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4.2 EXPERIENCIA. Esta es la ltima pestaa, en ella usted deber registrar la informacin que acredite que cuentan con experiencia en el bien o servicio ofertado. Antes de iniciar con el llenado de esta pestaa es importante que tenga disponible los siguientes documentos: a) Para proveedores que hayan tenido un contrato de bienes o servicios con PEMEX, debern adjuntar la Cartula del contrato; adicionalmente a esto si se registr como contratista deber cargar tambin el acta finiquito del mismo. b) Para contratos con iniciativa privada u otras entidades gubernamentales diferentes a PEMEX, deber cargar el documento completo que acredite la asignacin de un contrato de suministro de bienes y/o servicios y el finiquito del mismo, en donde se aprecie el monto, la entidad contratante y contratista, la vigencia, la fecha de trmino o la situacin actual del contrato. c) Para ambas situaciones tambin es permitido el ingreso de Facturas que acrediten la venta del producto y/o servicio correspondiente. d) En caso de que cuente con ellos, ingresar Certificados de calidad (normas ISO), o de normas tcnicas, normas oficiales mexicanas, normas mexicanas, normas internacionales, etc. que le apliquen a productos, servicios o procesos.

Toda la documentacin deber ser digitalizada en formato PDF, TIF, TIFF, JPG o XPS, en formato de salida blanco y negro, as como escanearla con una resolucin de 150 a 200 pulgadas por pgina a fin de reducir el tamao de los archivos.

La capacidad mxima de carga en la pestaa de experiencia es de 2Mb, por todos los contratos o facturas que vaya a ingresar.

La nomenclatura de los contratos o facturas se conformar por la palabra experiencia ms un guion bajo y el RFC de la persona fsica o moral, otro guion bajo y un dgito ms que diferencie cada contrato, comenzando con el nmero 1 para el ms reciente.

Ejemplo: Experiencia_PPP981215EH7_1

La nomenclatura de los certificados se conformar por la palabra calidad ms un guion bajo y el RFC de la persona fsica o moral, otro un guion bajo y un dgito ms que diferencie cada certificado con que cuente. Ejemplo: Calidad_PPP981215EH7_1

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4.2.1 PROCEDIMIENTO PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA DE LOS PROVEEDORES.

Los proveedores debern llenar la pestaa Experiencia de la siguiente forma: Seleccione un producto o un servicio correspondiente al contrato a cargar, slo podr seleccionar opciones de los tems que previamente haya registrado en la pestaa productos y servicios.

El sistema habilitar el siguiente apartado, en donde debe capturar la capacidad instalada (que se refiere a las unidades de produccin en un tiempo determinado o bien las horas a ejecutar en la realizacin de un servicio) y seleccionar de entre las opciones disponibles la unidad de medida correspondiente, en caso de no existir la opcin que describa su unidad de medida, elija otro y capture el datos correspondiente en el campo Especifique ubicado en la parte derecha del apartado.

De clic en el botn Agregar. Se activarn los siguientes campos.

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Posteriormente deber registrar el nombre o razn social del cliente con el que celebr el contrato: a) Si el contrato fue celebrado con PEMEX: Seleccione el organismo subsidiario correspondiente (PEP, PPQ, PGPB, PREF) y en el caso del Corporativo el rea con la que haya celebrado el contrato. De clic en Agregar. b) Si el contrato fue realizado con un cliente externo a PEMEX (cualquier persona moral o fsica del sector pblico o bien del sector privado) indique su Razn Social y de clic en Agregar.

Para ingresar los datos del contrato: 1) D clic en Nuevo Contrato, el sistema desplegar los campos correspondientes. 2) Capture los datos que se le solicitan: No. Contrato, Cliente, Fecha de Firma, Monto, Procedimiento de Contratacin (en el caso del sector privado la opcin es OTRO), Vigencia en das naturales y Comentarios (si el contrato finiquit en tiempo, si tuvo alguna pena o demora, etc.). SI Usted no cuenta con algn contrato, deber entonces ingresar los datos de una factura pagada en donde se incluya el bien o servicio a ofertar, y sustituir los campos: por ejemplo, donde dice nmero de contrato, ingresar el nmero de la factura, en lugar de fecha del contrato, ingresar la fecha de la factura, y as sucesivamente. 3) Adicionalmente a lo asentado en los campos, deber cargar a la aplicacin mediante la opcin Examinar los documentos digitalizados que acrediten la informacin proporcionada. El sistema lo dirigir a la ventana donde debe seleccionar la ruta donde est guardado su archivo.

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4) Despus de haber localizado el documento, seleccinelo y d clic en Abrir.

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5) Finalmente verifique que la ruta hacia el archivo aparezca en la ventana Cartula de Contratos y oprima en el botn Guardar, el sistema reflejar la informacin y documento cargado en la parte inferior de la pantalla.

El apartado Certificaciones con que cuenta se refiere a aquellos certificados de calidad, sustentabilidad o tcnicos con los que cuente su empresa para los procesos o productos que maneje (ejemplo, certificados ISO, EMA, NOM, etc.) Para registrar un certificado de clic en Nueva Certificacin y capture los datos relativos a sus certificados. Indique el Tipo de Certificado, seale la entidad que lo emiti, el nmero de certificado, el alcance y la vigencia del mismo.

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Para cargar el documento correspondiente al certificado capturado oprima el botn Examinar e indique la ruta del documento a ingresar.

Despus de haber localizado el documento, seleccinelo y oprima el botn Abrir.

Finalmente verifique que en la ventana Documentos certificado aparezca la ruta del archivo seleccionado y d clic en el botn Guardar. El sistema guardar la informacin y la mantendr disponible en la parte inferior de la pestaa.

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4.2.2 PROCEDIMIENTO PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA DE LOS CONSTRATISTAS.

En esta pestaa debern registrarse los contratos que el contratista haya celebrada en los ltimos tres aos. El procedimiento para el llenado de la pestaa es el siguiente: Seleccione el nmero rojo (que corresponde a la clave de la especialidad), y d clic en Agregar Contrato.

El sistema desplegar los campos que deber llenar de acuerdo a la informacin del contrato correspondiente al tipo de obra al que hubiese ingresado: 1) Indique si el contrato fue o es Externo o con PEMEX. 2) Si el contrato es con PEMEX indique Organismo y rea Contratante, de lo contrario contine con el paso 3. 3) Escriba el No. de Contrato. 4) Indique la Fecha de Firma del Contrato y el Tipo de Contrato (Puede ser Mixto; esto es la combinacin de Precio Alzado y Precios Unitarios; o bien por Precio Alzado; esto es el pago total por la obra terminada; Precio Unitario que es la suma de todos los cargos directos e indirectos correspondientes al concepto de trabajo, el cargo por la utilidad del contratista y aquellos cargos adicionales estipulados contractualmente.) 5) Seleccione la divisa y capture el Monto del Contrato (puede capturar hasta dos tipos de divisa y monto) 6) Indique el Nombre del Contrato, Plazo de Ejecucin (en das naturales) y el Procedimiento de Contratacin (deber seleccionar para sector pblico: Adjudicacin Directa, Invitacin a cuando menos tres, Licitacin Pblica Internacional o Licitacin Pblica Nacional; sector privado: Otro) 7) Seale el plazo de ejecucin del contrato; Fecha de Inicio Original y Fecha de Terminacin Original. 8) Indique la situacin actual del contrato (en Ejecucin, Finiquitado o Rescindido) y si procede indique la pena y dems datos relativos. 9) En el apartado Responsable del Proceso de Contratacin deber capturar nombre completo, Telfono de Oficina, Extensin y Clave Lada, Empresa (en el caso de los contratos externos, indique la razn social con la que realiz el contrato), Cargo o puesto del Responsable, E-mail del Contratante.

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Una vez llenado todos los campos deber dar clic en el botn Agregar.

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El sistema guardar la informacin y lo remitir a la pantalla inicial de la pestaa, donde de nueva cuenta deber seleccionar la clave de la Especialidad del tipo obra de la cual registro los datos del contrato. Hecho lo anterior aparecer en la parte inferior de la ventana los contratos registrados correspondientes a esa obra, de los cuales deber dar clic al nmero de contrato del cual cargar el archivo digitalizado.

Se mostrar la informacin previamente capturada. Para cargar el contrato ubquese en la parte inferior de la pantalla y oprima el botn Examinar, el sistema lo dirigir a la ventana donde tiene que seleccionar la ruta donde est guardado su archivo.

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Una vez localizado el documento, seleccinelo y oprima el botn de Abrir.

Finalmente revise que aparezca el archivo seleccionado en la venta Ruta del Documento y de clic en el botn de Guardar.

En la pantalla se podr verificar que el documento se ingres de manera correcta al aparecer listado en la parte inferior.

En caso de tener Certificados de calidad, sustentabilidad o tcnicos con los que cuente su empresa para los procesos o productos que maneje (ejemplo, certificados ISO), deber cargarlos en la seccin Cargar Archivos con el Tipo de Documento CONTRATISTAS CERTIFICADOS CALIDAD U OTROS

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4.3 CARGA DE DOCUMENTOS. El procedimiento para la carga de documentos, as como la nomenclatura que deber asignar a cada uno de ellos es la misma que en el estatus prospecto (consultar pginas 24-27). No deber eliminar ninguno de los archivos que ya se encuentran cargados en el sistema. La documentacin adicional que deber cargar sea persona fsica o moral es la siguiente: ltima declaracin de impuestos del ejercicio fiscal anterior al ao calendario vigente, con su respectivo acuse de recibo. (Vigencia, 31 de marzo del ao posterior a la fecha en que se presenta la declaracin) Estados Financieros (Balance General y Estado resultados firmados por el contador y el representante legal) del ltimo periodo fiscal. En caso de caer en los supuestos del artculo 32-A del Cdigo Fiscal de la federacin, stos debern ser dictaminados. (Vigencia, 31 de diciembre del ao posterior al ejercicio que se trate). Contratos de patente, licenciamientos o distribucin (si aplica); as como Certificados de calidad, sustentabilidad o tcnicos con los que cuente su empresa para los procesos o productos que maneje. (La vigencia solo aplica para certificados, ingresar la que seala el documento)

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4.4 SOLICITUD DE VALIDACIN DE SU REGISTRO. Una vez que concluya con la captura de la informacin y la carga de toda la documentacin deber oprimir el botn Revisin de documentos ubicado en la parte superior de la pestaa Experiencia, a fin de que su registro sea revisado por la mesa de ayuda. En el caso del estatus de OPERANTE, si en un plazo de 30 das no ha alcanzado los requisitos mnimos tanto en campos como documentos, el sistema lo regresar al estatus de PROSPECTO.

La revisin de su registro se llevar acabo aproximadamente en los 3 das hbiles posteriores a la fecha en que dio clic al el botn Revisar documentos, finalizada la revisin usted recibir un correo notificndole que el registro est completo, o bien con las observaciones que el personal de la mesa de ayuda del DIPC encontr respecto a su registro. Usted contar con 30 das naturales a partir de la fecha en que recibi el correo para revisar y atender las notificaciones, de lo contrario su registro pasar de nuevo a estatus prospecto.

Es importante recalcar que toda vez que usted atienda las observaciones realizadas por la mesa de ayuda deber oprimir de nuevo el botn Revisin de documentos, a fin de que su registro sea validado nuevamente y evitar perder el estatus de operante. Es responsabilidad de usted solicitar la revisin de su registro mediante dicho botn, el DIPC no se hace responsable de omitir la revisin en caso de no realizarse este paso. Una vez que su registro es revisado y aceptado en su totalidad por la mesa de ayuda del DIPC, bajo los criterios establecidos en el presente manual, se inhabilitarn de las pestaas de su registro las opciones editar y eliminar por lo que slo podr agregar datos, esto con la finalidad de que dicha informacin no sea alterada. Asimismo, usted recibir un correo informndole que su registro est completo.

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4.5 COMPROBANTE DE REGISTRO. Al concluir la captura de todos los datos deber acceder a la opcin Generar Solicitud que se encuentra ubicada en la parte superior de las pestaas (como se muestra en la imagen).

Para imprimir el documento es necesario contar con el programa Acrobat Reader 7.0 o superior (http://www.adobe.com/es/products/reader/); y tambin que est desactivado el bloqueador de elementos emergentes de su navegador de internet.

Es importante que cada ao actualice la declaracin anual de impuestos y los estados financieros, as como los nuevos datos en caso de haber registrado cambios adicionales como pudieran ser modificacin de razn social, nuevo representante legal, aumento en su capital social, cambio de domicilio fiscal, etc., para lo cual deber incorporar el documento que avale dicho cambio.

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5. USUARIO REGISTRADO. Esta opcin permite consultar o editar la informacin de su registro en el sistema, para lo cual es necesario ingresar al portal del DIPC: www.pemex.com, en la seccin de Proveedores y suministros, en el apartado de Atencin a Proveedores y Contratistas y en el icono de Aplicacin de Registro. 5.1 CONSULTA O EDICIN DEL REGISTRO Para visualizar las pantallas que componen su registro y editar la informacin contenida en ellas, deber posicionarse en la seccin Acceso a usuarios. 1) Ingresar su usuario, 2) Capturar su clave y 3) Oprimir el botn Entrar.

El sistema le mostrar todas las pestaas que componen su registro; sin embargo, en todas ellas existe informacin guardada que no es visible, para desplegarla deber dar clic en la clave (nmero rojo) ubicada a la derecha de cada campo, se mostrarn los datos concernientes a cada uno y junto con ellos la opcin Editar, que permitir modificar la informacin.

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Para guardar los cambios realizados bastar con dar clic en el botn Actualizar.

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5.2 RESTABLECIMIENTO DE USUARIO Y CONTRASEA.

En caso de que de extraviar o no recordar las claves de acceso al DIPC, podr restablecer su contrasea siguiendo los siguientes pasos:

En el campo Usuario proporcione su nombre de usuario y oprima el vnculo Restablece Contrasea.

A continuacin, elija la pregunta que seleccion para el restablecimiento de contrasea y capture la respuesta correspondiente. Oprima el botn de Enviar.

1) El sistema mostrar una nueva pantalla, en donde deber proporcionar y confirmar su nueva contrasea, es obligatorio que cumplir con las siguientes condiciones:
Debe contar con 8 caracteres Debe tener al menos una letra Debe tener al menos una mayscula Debe tener al menos un nmero Debe tener un carcter especial [caracteres no permitidos son: < > - ; % & ') ( +"]

Finalmente presione el botn de Registrar para que los cambios queden guardados.

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5.3 CAMBIO DE CONTRASEA Con la finalidad de brindar mayor seguridad a la informacin que un Proveedor o Contratista registrado en el directorio, se ha incorporado una utilera de cambio de contrasea de cuenta de acceso. Para realizar este cambio deber ingresar a la aplicacin, del mismo modo que ingresara para una actualizacin y en el men de la izquierda, seleccione la opcin Cambiar Contrasea, en la pantalla que se despliega: 1) Ingrese la nueva contrasea. 2) Confirme la nueva contrasea. Es obligatorio que cumplir con las siguientes condiciones:
Debe contar con 8 caracteres Debe tener al menos una letra Debe tener al menos una mayscula Debe tener al menos un nmero Debe tener un carcter especial [caracteres no permitidos son: < > - ; % & ') ( +"]

3) D clic en Registrar

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Esto lo llevar de vuelta a la pantalla de datos generales, donde puede actualizar datos o salir.

5.4 CAMBIO DE PROVEEDOR A CONTRATISTA Y VICEVERSA En lo que se refiere a la presentacin de productos y/o servicios y la experiencia que se tenga sobre los mismos, es diferente la forma en que se ingresan para un proveedor o contratista. Si Usted seleccion una personalidad incorrecta, es importante sealar, que el cambio de proveedor a contratista, o viceversa; solamente puede realizarse por nica vez durante la vida de su registro, as mismo al hacer el cambio, se perder la informacin guardada en las pestaas de productos y servicios y experiencia. Para solicitar el cambio de proveedor a contratista o viceversa deber enviar un correo electrnico a dipco@pemex.com, en el cual indique RFC, Razn Social y que solicita el cambio de proveedor a contratista o viceversa, as mismo deber mencionar que est enterado de que el cambio puede efectuarse una sola vez, la mesa de ayuda proceder a realizar el cambio y le confirmar el cambio mediante un correo electrnico.

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5.5 SOLICITUD DE BAJA DE REGISTRO Si el proveedor o contratista ya no desea formar parte del Directorio Institucional de Proveedores y Contratistas de PEMEX deber ingresar a su registro y seguir los siguientes pasos: De clic en Solicitar Baja. El sistema le arrojar un texto que le explica que la Baja de su Registro ser permanente: 1) Seleccione la opcin Autoriz. 2) Confirme con el botn Acepto Baja.

Al momento su solicitud de Baja estar en proceso y finalmente el sistema atender su peticin.

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