NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 19011 (PRIMERA ACTULIZACION) 2012-02-22 Pgina 17-27

Existen factores que pueden causar y determinar la necesidad de realizar cambios, modificar el programa de auditoria, entre los factores encontramos el nivel de eficacia que se encuentra en un nivel de gestin, los cambios que se presenten en el sistema de gestin del cliente, el auditado, los cambios en la normatividad, los requisitos que pueden ser legales y contractuales y cambios de proveedores.

La persona encargada y responsable de la gestin del programa de auditoria debe revisar, verificar el programa de auditoria para poder evaluar el cumplimiento de los objetivos. Cuando se hace revisin del programa se encuentran cosas las cuales pueden ser positivas o negativas, las dos situaciones deben ayudar de entrada al proceso de mejora del programa.

Los factores positivos se deben usar para poder seguir realizando un buen trabajo y llevar un buen proceso, los factores negativos indican que se debe trabajar incansablemente en los problemas encontrados hasta lograr buenos resultados los cuales son necesarios para llevar un trabajo de auditoria con calidad; cuando se hace la revisin de un programa de auditoria se deben tener en cuenta los resultados que presente el programa y las tendencias de los seguimientos, la conformidad que se de en los programas de auditoria, la evolucin que surja en el proceso, los registros del programa de auditoria, temas de confidencialidad y seguridad de la informacin referente al programa de auditoria. El responsable de la gestin en el programa de auditoria debe revisar la implementacin global del programa de auditoria, se deben buscar las mejoras, realizar los cambios y modificaciones pertinentes si el programa lo necesita supervisar el rendimiento

profesional de los auditores, informar a la alta direccin los resultados que se obtuvieron de la revisin del programa de auditoria.

Al revisar la realizacin de una auditoria vemos que el captulo nos gua y nos indica todo lo relacionado a la preparacin y realizacin de actividades de auditoria, temas que son importantes y necesarios para un programa de auditoria, el grado de aplicacin de las disposiciones del captulo depender de lo que la auditoria especfica quiera lograr.

En el inicio de la auditoria encontramos que inicia teniendo claro y estableciendo una serie de generalidades se establece la comunicacin con la persona encargada de atender y responder a la auditoria y hacer la determinacin de la viabilidad de la auditoria.

En la preparacin de las actividades de auditoria se debe realizar la verificacin revisin de los documentos en la preparacin de la auditoria, en la auditoria que se realice el plan de auditoria es fundamental, en l se deben establecer las tareas que sern asignadas al equipo de auditores y tambin preparar todos los documentos que se necesitan para hacer el trabajo de auditoria.

Cuando se realizan las actividades de auditoria se estudiaran las generalidades en todo lo que se refiere a las actividades pertinentes que se realizan en auditoria, se revisan documentos durante la auditoria debe surgir y darse un buen dialogo se asignaran funciones de los guas y los observadores, la informacin que se adquiera se debe organizar y revisar se buscaran hallazgos de auditoria al haber realizado todas las actividades de auditoria se dar la conclusin de la auditoria, se procede al cierre y se da por terminada la reunin. Despus de hacer la reunin y haber desarrollado las actividades correspondientes se realizan informes los cuales se deben preparar muy bien y poder distribuirlos a las oficinas y personal

correspondiente, despus de seguir todos estos pasos se da por finalizada la auditoria. Las actividades de seguimiento se realizan si se especifica y se deja claro esto en el plan de auditoria.

En el inicio de la auditoria encontramos que siempre que se realiza una auditoria se escoge y se asigna un auditor el cual ser el encargado de revisar todo el trabajo que la empresa en su momento debe presentar; para hacer una auditoria son necesarios los pasos que anteriormente se mencionaron pero dependiendo de la persona que responder a la auditoria, procesos, situaciones de auditoras, estos casos pueden diferir.

La comunicacin inicial con la persona que se va a auditar puede ser informal o formal y debe ser realizada por el auditor encargado de realizar la auditoria, con esta comunicacin se quieren lograr muchas cosas como lo son establecer una adecuada comunicacin con las personas que respondern a la auditoria, se coordinara y se establecer el carcter para realizar este tipo de reunin, es importante dar la informacin de los objetivos de la auditoria, alcance, mtodos y la conformacin del equipo auditor. Hacen parte documentos y registros pertinentes los cuales deben ser presentados por el auditado, de lo que se encuentre se analizaran y se aprobaran muchas cosas y se revisaran las correcciones pertinentes; todo lo que el auditado muestre debe estar plasmado como la norma lo requiere y lo exige. La confidencialidad de todo lo que se encuentre es algo que deben de acordar el auditor y el auditado.

En la determinacin de la viabilidad de la auditoria se debe analizar y establecer la viabilidad de la auditoria con el fin de establecer unos objetivos justificables y alcanzables por parte de la auditoria; existen factores que ayudaran a realizar esta viabilidad como lo son la informacin que se tenga para planificar y poder ejecutar

la auditoria, la colaboracin que tenga el auditado, el tempo y los recursos adecuados para llevar a cabo la auditoria.

En la preparacin de las actividades de la auditoria se realiza revisin de documentos pertinentes al sistema de gestin que el auditado tenga. En esta informacin se organizaran las actividades de auditoria y los documentos que son necesarios para poder cumplir con todo lo que la norma exige a travs de la auditoria.

PLAN DE AUDITORIA

El lder de auditoria debe realizar un plan de auditoria el cual debe estar basado en todo lo que se encuentre al hacer la supervisin y revisin de los procesos de las empresas que visite, el auditor debe ser consiente del alcance que se quiere lograr con este plan, por lo tanto, debe darle manejo y solucin a todas las cosas negativas que encuentre y las que ms adelante se puedan presentar; debe fijarse de todos los detalles los cuales ayudaran a tener claridad de los objetivos que se quieren lograr.

La asignacin de funciones de todos los que hacen parte del equipo de auditores es algo importante en este proceso, se deben hacer reuniones entre todos los integrantes del equipo auditor para revisar las funciones y analizar si se hacen cambios en las asignaciones. El plan de auditoria lo puede revisar el cliente de la auditoria, se presenta a la persona que respondi a la auditoria (auditado).

En la preparacin de los documentos de trabajo los integrantes del equipo auditor deben revisar la informacin relacionada con las tareas, las cuales quedaran asignadas para cada integrante del equipo de auditores, luego deben preparar los documentos de trabajo los cuales deben tener una lista de verificacin, planes de

muestreo, formularios para hacer el registro de la informacin. Es importante analizar la manera como se manejan los registros de la informacin.

En la figura dos del documento correspondiente a la pgina 17 a la 27 vemos la secuencia de las actividades tpicas de auditoras (reunin de apertura, realizacin de la revisin de la documentacin, comunicacin durante la auditoria, comunicacin durante la auditoria, asignacin de funciones y responsabilidades de las guas y los observadores, recopilacin y verificacin de la informacin, generacin de hallazgos de la auditoria, preparacin de las conclusiones de la auditoria, realizacin de la reunin de cierre) nuevamente se aclara que estas pueden cambiar de acuerdo a las circunstancias que se presenten en auditoria.

NIVEL DE MEDIDA

En matemticas el nivel de medida es una clasificacin que logra describir la naturaleza de la informacin contenida dentro de los nmeros que se asignan a los objetos dentro de una variable.

ESCALAS DE MEDICION: Ayudan a organizar datos en un orden

jerrquico. Se pueden clasificar teniendo en cuenta una degradacin de las caractersticas de las variables, brinda informacin referente a la clasificacin de variables.

NIVELES DE CLASIFICACION: Stevens 1946 defini la medicin como la

asignacin de numerales a objetos o sucesos siguiendo ciertas reglas, creo un mtodo que hace posible clasificar los resultados de las mediciones a lo que llamo niveles de medicin que es una escala que permite evaluar una variable en funcin de las caractersticas que tienen las escalas.

En la estadstica descriptiva las variables se clasifican en:

NOMINAL (tambin categrica o discreta): Se centra ms en lo

cualitativo que en lo cuantitativo, las variables sern cualitativas. En esta medida se le asignan nombres o etiquetas a los objetos, esto se hace despus de haber hecho la evaluacin pertinente, esta variable se caracteriza por etiquetar y nombrar.

ORDINAL: Hace descripcin de variables a lo largo de un continuo a travs

de cual se pueden ordenar los valores, aqu se establecen las siguientes relaciones: mayor que, menor que, igual que, esta medida nombra y ordena a la informacin.

MEDIDA DE INTERVALO O INTERVALAR (continua): Aqu las variables

nombran, ordenan y presentan igualdad de magnitud.

MEDIDA DE RAZON O RACIONAL (continua): Tiene variables con

intervalos iguales, establecen orden, presentan intervalos iguales, en esta medida el cero tiene un significado, su presencia indica ausencia de la caracterstica.