Tecnologas de la Informacin 1 de Bachillerato

Ricardo Rodrguez Garca

UNIDAD DIDCTICA
Bases de datos. Access

1.- Actividades a desarrollar

Actividad Qu es una base de datos? Desarrollo de una base de datos Anlisis de las necesidades Creacin de una base de datos nueva Creacin de una nueva tabla Importacin de tablas existentes Establecer relaciones entre tablas Trabajar con datos: introduccin y edicin de registros Creacin de consultas Creacin de formularios Informes

Nivel dificultad 2 sobre 10 3 sobre 10 3 sobre 10 3 sobre 10 5 sobre 10 6 sobre 10 7 sobre 10 4 sobre 10 6 sobre 10 6 sobre 10 6 sobre 10

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2.- Qu es una base de datos? Una base de datos es un conjunto de informacin relacionada, agrupada como un todo. Un ejemplo tpico de base de datos sera una agenda telefnica, en la que introducimos por cada persona su nombre, apellidos, direccin y telfono. Si tuviera que representar la informacin contenida en la agenda pensara en una tabla. 2.1.- Qu es una base de datos para Access? Para Access una base de datos est formada por las tablas que contienen los datos, as como los objetos relacionados: consultas, formularios, informes, macros y mdulos. La propia tabla tambin es un objeto. En Access un objeto es todo lo que puede poseer un nombre. 2.2.- Tablas de datos relacionales Access es un sistema de gestin de bases de datos relacionales. Las tablas relacionales estn formadas por filas, denominadas registros, y por columnas, denominadas campos. La interseccin de una fila y de una columna se llama dato o elemento de la tabla. En la mayora de los casos una nica tabla no satisface todos nuestros problemas y ser necesario utilizar ms de una. A la hora de disear las tablas, es decir, definir los campos que a va contener, hay que evitar la duplicidad de la informacin.
Campos

Registro

Dato

Todo este conjunto de informacin se denomina tabla. Por tanto se puede definir una tabla como un bloque compacto de informacin homognea. Una base de datos relacional permite establecer y gestionar relaciones complejas entre los datos de distintas tablas al mismo tiempo, a travs del contenido de un campo comn. 3.- Desarrollo de nuestra base de datos Para ayudar a ilustrar los conceptos claves en la creacin de una aplicacin con Access, dedicaremos el presente captulo a disear una aplicacin de ejemplo, se trata de la base de datos necesaria para poder llevar a cabo las actividades propias de un video club: registro de clientes y pelculas, control de devolucin de pelculas, impresin de listados, etc.

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3.1.- Anlisis de las necesidades El primer paso para conseguir un diseo eficiente es definir claramente las necesidades de informacin y objetivos. En el funcionamiento normal de un video club podemos definir los siguientes requisitos: Dar de alta a nuevos clientes y pelculas. Cuando una pelcula es prestada, se deber tomar nota de la misma, del cliente que la toma y de la fecha en que se lleva a cabo el prstamo. Cuando una pelcula es entregada por el cliente deberemos comprobar que se realiza en la fecha correcta, adems indicaremos que dicha pelcula se encuentra disponible. Deberemos tener constancia en cada momento de aquellas pelculas se encuentran disponibles y de aquellas que se hallan prestadas. Debe existir la posibilidad de disponer de listados completos de pelculas, clientes, pelculas prestadas en cada momento, pelculas prestadas a un determinado cliente, etc. Desarrollo de diversos tipos de informes: nmero de veces que ha sido prestada una determinada pelcula, lista de clientes que posee una pelcula prestada y que no la han entregado en la fecha correcta, etc. En nuestro caso, y para satisfacer los requisitos anteriores disearemos una base de datos que deber poseer tres tablas: Un registro de clientes, que posee una serie de datos relevantes de cada uno de los clientes dados de alta en el video club: cdigo de cliente, nombre, apellidos, direccin, poblacin, telfono y D.N.I. Un catlogo de las pelculas a disposicin en el video club que relacione los siguientes datos: Cdigo de pelcula, ttulo y seccin. Una listado de prstamos que contenga aquellas pelculas que han sido prestadas, y que adems nos permita determinar el cliente que ha tomado la pelcula, la fecha de salida de la misma y si sta ha sido ya devuelta o no. 3.2.- Creacin de una base de datos nueva Para crear la nueva base de datos Video Club.mdb que posteriormente contenga las tablas necesarias, sigue los siguientes pasos: 1.- Abre la aplicacin Microsoft Access. 2.- En el inicio, aparece una ventana que nos permite indicar si vamos a crear una base de datos nueva o abrir una ya existente. Marca la opcin Base de datos de Access en blanco y haz clic en el botn Aceptar.

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3.- A continuacin se solicita un nombre para la nueva base de datos. Indica en el apartado Guardar en:, la carpeta en la que deseas guardar la base de datos y escribe Video Club.mdb en el apartado Nombre de archivo: 4.- Haz clic sobre el botn Crear. 5.- Se mostrar en pantalla la ventana Base de datos que permite crear y gestionar cada uno de los objetos que posea nuestra base de datos. 3.3.- Creacin de una nueva tabla En primer lugar crearemos la tabla en la que posteriormente se introducirn los datos de los clientes dados de alta. 1.- En la ventana Video Club : Base de datos, haz doble clic en la opcin Crear una tabla en vista Diseo. 2.- Access presenta la ventana de diseo de tablas, que posee dos secciones: Superior: posee tres columnas donde se ha de introducir los nombres de los campos, los tipos de datos y descripciones opcionales. Inferior: donde seleccionar diversas propiedades de los campos. 3.- Haz clic en la primera lnea de la columna Nombre del campo y escribe Codigo. 4.- Abre la lista desplegable Tipo de datos y selecciona Autonumrico. 5.- En el apartado Descripcin introduce el texto: Cdigo de cada cliente. Este ltimo paso es opcional.

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6.- Con los tres pasos anteriores acabas de definir el primer campo de la tabla de Clientes. 7.- En la segunda lnea introduce los siguientes datos, correspondientes al campo Nombre: Nombre del campo: Nombre Tipo de datos: Texto 8.- Establece los siguientes valores en los correspondientes apartados situados en la parte inferior de la ventana: Tamao del campo: 30. (Establecemos un tamao de 30 caracteres para introducir datos en el campo Nombre). Requerido: S. (Indicamos que este campo no puede quedar vaco, es decir, siempre debe poseer un dato). Permitir longitud cero: No. (No es posible introducir un nombre que posea cero caracteres). 9.- Sigue los pasos anteriores para crear el resto de campos de la tabla con los siguientes datos: Nombre del campo Tipo de datos Tamao del campo Requerido Permitir longitud cero Apellidos Texto 50 No S Direccion Texto 50 No S Poblacion Texto 50 S No Telefono Texto 15 No S DNI Texto 15 No S

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10.- Una vez introducidos todos los campos de la tabla de clientes, cerramos la ventana Tabla1 : Tabla. Aparecer un mensaje que nos preguntar si deseamos guardar los cambios de diseo en la Tabla 1. Haz clic en el botn S. 11.- Aparece la ventana Guardar como, escribe Clientes como nombre de la tabla que acabas de crear y haz clic en el botn Aceptar. 12.- Por ltimo, responde S a la pregunta de si deseas crear una clave principal para la tabla. Acabas de crear la primera tabla de la base de datos. 3.4.- Importacin de tablas existentes Para completar la base de datos necesitamos crear dos tablas ms: peliculas y prestamos. Pero en este caso sern importadas de otra base de datos en la que ya fueron creadas. 1.- Abre el men Archivo, selecciona el apartado Obtener datos externos y marca la opcin Importar... 2.- Busca y selecciona, en la ventana Importar, el archivo Video Club Aux.mdb y haz clic en el botn Aceptar. 3.- Surge la ventana Importar Objetos. Selecciona las lneas Pedidos y Prestamos. 4.- Haz clic en el botn Aceptar. 5.- Comprueba que se acaban de aadir dos nuevas tablas a nuestra base de datos. 3.5.- Introduccin de datos en una tabla 1.- Haz doble clic en la tabla Clientes. Se abrir la ventana que nos permite introducir datos en dicha tabla. 2.- En primer lugar cambiaremos el ancho de las columnas correspondientes a cada campo. Para ello sita el puntero del ratn el borde derecho de aquella columna, cuyo ancho desees cambiar. Cuando el ratn adquiera de la forma de doble flecha arrastra el puntero hasta conseguir el nuevo ancho. Establece, por tanto, un ancho adecuado para cada uno de los campos en funcin del tamao de los datos a almacenar por cada uno de ellos.

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3.- Introduce en la primera lnea los datos correspondientes al primer cliente, por ejemplo, tus propios datos personales. Recuerda que el campo Codigo es rellenado automticamente por Access, al ser de tipo Autonumrico.

4.- De esta forma acabas de introducir el primer registro o ficha de cliente en la tabla Clientes. 5.- Continua si lo deseas introduciendo nuevos datos de muestras en la fila dos y sucesivas. 6.- Una vez introducidos los datos de muestra cierra la ventana Clientes : Tabla. 7.- Aparecer una ventana preguntndonos si deseamos guardar los cambios en el diseo de la tabla. Haz clic en el botn S. 4.- Establecer relaciones entre tablas Cuando creamos una relacin, estamos indicando a Access cmo los registros de una tabla se relacionan con los registros de otra. Por ejemplo, las tablas Clientes y Prestamos se encuentran relacionadas debido a que ambas posee los campo comunes Codigo y CodigoCliente, que permiten a una tabla referirse a la otra. Al abrir la tabla Prestamos se puede observar que cada registro posee un cdigo de cliente que deber coincidir con alguno de los existentes en la tabla Clientes. Es decir, que en este caso pueden existir clientes que no hayan realizado prstamos, pero no pueden existir prstamos realizados por clientes que no existen en la base de datos. Adems, un mismo cliente puede poseer varios registros de prstamos de pelcula. Esta relacin se denomina de uno a muchos. 1.- Abre el men Herramientas y selecciona la opcin Relaciones... 2.- Surge la ventana Mostrar tabla. Selecciona las tres tablas que aparecen (recuerda, utiliza la tecla Control) y haz clic en los botones Agregar y Cerrar sucesivamente. 3.- Observa que acabas de insertar las tres tablas en la ventana Relaciones. 4.- Arrastra el campo Codigo de la tabla Clientes hasta el campo CodigoCliente de la tabla Prestamos. 5.- Aparece la ventana Modificar relaciones.

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6.- Marca las opciones: Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada los campos relaciones y Eliminar en cascada los registros relacionados. 7.- Haz clic en el botn Tipo de combinacin. 8.- En la ventana Propiedades de la Combinacin, selecciona el tipo de relacin, es este caso la segunda opcin. 9.- Haz clic en el botn Aceptar. 10.- Haz clic en el botn Crear de la ventana Modificar relaciones.

11.- Repite los pasos anteriores para establecer el mismo tipo de relacin entre los campos Cdigo de la tabla Pelculas y el campo CodigoPelicula de la tabla Prestamos. 12.- Cierra la ventana Relaciones y abre las tablas Clientes y Pelculas y observa los cambios ocurridos. 5.- Trabajar con los datos 5.1.- Introducir datos en la tabla Despus de haber diseado una tabla, estamos en condiciones de introducir datos en ella, pero siempre en el modo vista Hoja de datos. Recuerda que en los campos de tipo Autonumrico no se puede introducir informacin. Para pasar al siguiente campo, pulse, la tecla Tab. 1.- En la ventana Base de datos selecciona el objeto Tablas. 2.- Haz doble clic sobre la tabla Pelculas, para mostrar la vista Hoja de datos que nos permite introducir informacin en dicha tabla. 3.- En la columna de la izquierda aparece el punto de insercin: la barra vertical intermitente, que indica que Access preparado para recibir datos. 4.- En la parte inferior aparece informacin sobre el nmero de registros de la tabal y cul es el registro activo.

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5.- Introduce en la tabla, a modo de prueba, algunas pelculas.

El cuadro gris situado en la parte izquierda del primer campo de cada registro se denomina selector de registro. A medida que se aaden nuevos datos o se modifican los existentes en el selector de registros, pueden aparecer los siguientes iconos: Punta de flecha, . Indica que es el registro activo.

Lpiz, . Indica que est introduciendo o editando la informacin en un campo del registro activo. Para pasar al siguiente campo, pulsa la tecla Tab. Asterisco, . Indica que Access ha aadido un registro en blanco al final de la tabla.

Los registros quedan almacenados al mover el selector de registro con las teclas de movimiento arriba o abajo. Tambin al ejecutar Archivo Cerrar o Archivo Guardar. 5.2.- Cancelar una entrada Si no has guardado los cambios en el registro actual (el lpiz aparece en el selector de registro), puede deshacer todos los cambios realizados en el campo actual, al pulsar la tecla Esc o al ejecutar Edicin Deshacer Escribir o al hacer clic en el botn Deshacer campo/registro activo, , de la barra de herramientas. 5.3.- Aadir registros al final de la tabla 1.- Desde la vista Hoja de datos de la tabla ejecuta Edicin Nuevo registro o haz clic en el botn de la ventana de la tabla de datos. El punto de insercin se sita en un registro en blanco al final de la tabla. 2.- Escribe la informacin deseada. 3.- Mueve el puntero de insercin a otro registro para guardar el nuevo registro. 5.4.- Copiar campos 1.- En la vista Hoja de datos de la tabla selecciona el campo o campos contiguos que deseas copiar. 2.- Haz clic en el botn Copiar de la barra de herramientas. 3.- A continuacin, sita el punto de insercin en el campo donde deseas copiar. Si deseas copiar ms de un campo, seleccinalos. 4.- Haz clic en el botn Pegar de la barra de herramientas. 5.5.- Copiar registros 1.- En la vista Hoja de datos de la tabla selecciona el registro cuyo contenido deseas copiar. 2.- Haz clic en el botn Copiar de la barra de herramientas.

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3.- Ejecuta Edicin Pegar datos agregados. Access copia el registro al final de la tabla. 5.6.- Borrar un registro 1.- En la vista Hoja de datos de la tabla selecciona el registro deseado. 2.- Haz clic en el botn Eliminar registro pueden recuperar. 6.- Creacin de consultas Una consulta es un objeto fundamental de la base de datos que permite elaborar preguntas sobre la informacin almacenada en su base de datos. Se emplearn las consultas para seleccionar los datos especficos que despus podrn ser presentados en los formularios o impresos mediante informes. Aunque puede parecer obvio, es importante mencionar que las consultas representan el mecanismo de interaccin ms sobresaliente que se puede tener con la base de datos. 6.1.- Descripcin de la ventana Consulta La ventana Consulta presenta un cierto nmero de caractersticas y herramientas que puedes utilizar para construir potentes consultas, de manera rpida y fcil. , de la barra de herramientas. Los registros borrados no se

Tablas incluidas en la consulta

Campos seleccionados

Opciones de orden

Cuadrcula QBE Criterios de seleccin

Para crear una consulta en Access, emplearemos la cuadrcula grfica QBE (Query-By-Example). Access permite definir consultas arrastrando y colocando los campos de las tablas desde una lista hasta la cuadrcula QBE. Solo se ha de proporcionar entonces el texto, los nmeros y las expresiones que han de cumplirse cuando se seleccionan los registros, en otras palabras, proporcionar un ejemplo de los datos que se estn buscando. 6.2.- Creacin de una consulta mediante la cuadrcula QBE Se trata de crear una consulta sobre la tabla de Prestamos, de manera que solamente se muestren aquellas lneas de registros en los que la pelcula no haya sido devuelta.

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1.- En la ventana Base de datos, haz clic sobre el apartado Consultas. 2.- Haz clic sobre la lnea Crear una consulta en vista Diseo. 3.- A continuacin aparece una ventana que permite aadir las tablas necesarias en la consulta. En este caso haz clic sobre la tabla Prestamos y pulsa los botones Agregar y Cerrar, sucesivamente. 4.- Surge la ventana Consulta1 en la que se pueden observar dos secciones: La parte superior, donde se encuentran los listados de los campos de cada una de las tablas que se han agregado a la consulta. La parte inferior, que contiene la cuadrcula QBE, un lugar donde puedes introducir nombres de campos y varios criterios vlidos para la consulta. 5.- Arrastra el campo CodigoPelicula desde la parte superior de la ventana de consulta, hasta el apartado Campo de la primera columna de la cuadrcula QBE. 6.- Repite el paso anterior con los campos: CodigoCliente, FechaSalida y Devolucion y sitalos en las columnas 2, 3 y 4 respectivamente. 7.- Acabas de aadir aquellos campos que sern mostrados en la consulta, nicamente queda por establecer el criterio o criterios de la misma. 8.- Dentro de la cuadrcula QBE, haz clic en la casilla de interseccin de la fila Criterios: con la columna en la que has introducido el campo Devolucion. Escribe el criterio No, de esta forma la consulta mostrar nicamente aquellos registros cuyo valor en el campo Devolucion sea No. 9.- Adems, se puede indicar el orden en el que sern mostrados los registros. Veamos como establecer que los registros resultado de la consulta se
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muestren ordenados por fecha de salida. 10.- Haz clic en la casilla de interseccin de la fila Orden: con la columna en la que se ha incluido el campo FechaSalida. 11.- La casilla seleccionada se transforma en una lista desplegable. Abre dicha lista y selecciona la opcin Ascendente. 12.- Cierra la ventana Consulta1 y contesta S a la pregunta de si deseamos guardar los cambios para la consulta. 13.- En la ventana Guardar como, escribe Pelculas sin devolucin para asignar un nombre a la nueva consulta. 14.- Por ltimo haz clic en el botn Aceptar. 15.- Abre la nueva consulta creada y comprueba los resultados. 7.- Creacin de formularios La mayora de las aplicaciones de Access emplea los formularios para la presentacin de los datos de la base de datos y para introducir los nuevos datos en la misma. Los formularios de Access son como las fichas de papel que se utilizaran en un sistema manual de archivo de registros. 7.1.- Crear un formulario con el asistente Utilizaremos el Asistente de creacin de formularios para crear una ventana que nos permita visualizar y editar los datos de los clientes existentes, as como dar de alta a nuevos clientes. 1.- En la ventana Base de datos, haz clic en el objeto Formularios. A continuacin haz clic en el botn Nuevo. 2.- Haz clic en la opcin Asistente para formularios. 3.- Abre la lista desplegable y selecciona la tabla de datos Clientes, que en este caso va a servir de base para crear el formulario. 4.- Haz clic en el botn Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo del Asistente. 5.- Se muestra dos listas, entre las cuales podemos intercambiar campos: Campos disponibles, que muestra todos aquellos que pueden ser aadidos al formulario Campos seleccionados, en la que aparecen los campos que realmente sern incluidos en el formulario.

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6.- Para aadir todos los campos disponibles a nuestro formulario, haz clic en el botn haber aadido los campos uno a uno utilizando el botn .

. Podramos

7.- Para eliminar algn campo de la caja Campos Seleccionados, en primer lugar deberemos seleccionar el mismo y despus pulsar el botn . Para eliminar todos los campos seleccionados, haremos clic en el botn . 8.- A continuacin, haz clic en el botn Siguiente.

9.- En el siguiente paso, el Asistente solicita el tipo de distribucin que deseamos para nuestro formulario. Selecciona la opcin Justificado. 10.- Haz clic en el botn Siguiente. 11.- En el penltimo paso podemos establecer un estilo de presentacin de los datos. Selecciona la opcin Expedicin y haz clic en el botn Siguiente. 12.- Y por ltimo asignaremos un nombre al formulario. Escribe Base de datos Clientes en el apartado Qu ttulo desea aplicar al formulario? 13.- Haz clic en el botn Finalizar y observa los resultados obtenidos.

En el formulario recin creado, aparecen el nombre de los campos que hemos seleccionado y los datos correspondientes al primer registro de la tabla Clientes. Pero adems, han surgido en la parte inferior un conjunto de botones que nos permite movernos por cada uno de las fichas de clientes.

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Comprueba el modo en el que podemos ver y editar los datos de una determinada ficha, as como la introduccin de nuevos clientes.

8.- Informes Un informe es un objeto diseado para ser impreso en papel, con la informacin extrado o calculada a partir de los datos almacenados en las bases de datos, por ejemplo: crear etiquetas de correo o imprimir las compras realizadas por un cliente. 8.1.- Crear un informe bsico Los autoinformes utilizan las opciones por omisin y son los ms fciles de usar. Para crear un informe con un Asistente de este tipo, procederemos del siguiente modo: 1.- En la ventana Base de datos, haz clic en el objeto Informes. A continuacin haz clic en el botn Nuevo. 2.- A continuacin, en la ventana Nuevo Informe, marca la lnea Autoinforme: en tablas. Abre la lista desplegable y selecciona la tabla Pelculas. 3.- Haz clic en el botn Aceptar. Access muestra el resultado del informe. 4.- Abre el men Archivo, la opcin Guardar como... nos permitir asignar un nombre al informe recin creado, por ejemplo, Listado de pelculas. 8.2.- Establecer los mrgenes y el tamao del papel 1.- Abre el informe que acabas de crear. 2.- Ejecuta Archivo, Configurar pgina. 3.- Haz clic en la ficha Mrgenes. Establece los mrgenes que desees. 4.- Haz clic en la ficha Pgina. Establece el tamao del papel, la orientacin y la impresora. 5.- Haz clic en la ficha Columnas. Indica el nmero de columnas y su diseo y cmo desea que se realice la impresin. 6.- Por ltimo, haz clic en el botn Aceptar. Access guarda en el informe la configuracin indicada, por lo que no ser necesario definirlas de nuevo a no ser que se desee modificar alguna de ellas.

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8.3.- Imprimir un informe 1.- En la ventana Base de datos selecciona el informe o haz doble clic para abrirlo. 2.- Haz clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas. 8.4.- El Asistente para Informes Se detallan a continuacin los pasos a seguir para elaborar un informe que permita obtener un listado de los clientes dados de alta en el Video Club, ordenados por poblacin. 1.- En la ventana Base de datos, haz clic en el objeto Informes. A continuacin, haz clic en el botn Nuevo. 2.- Marca la lnea Asistente para Informes. 3.- Abre la lista desplegable y selecciona la tabla Clientes. 4.- Haz clic en el botn Aceptar. 5.- De no haber elegido la tabla base en el paso anterior, puede volver hacerlo en la ventana Asistente para Informes, mediante la lista desplegable Tablas/Consultas. 6.- Traslada los campos: Cdigo, Nombre, Apellidos, Direccin y Poblacin, desde la lista Campos disponibles, empleando el botn , hasta la caja Campos seleccionados. 7.- A continuacin, haz clic en el botn Siguiente. 8.- Para poder emitir un listado de clientes agrupados por su lugar de residencia, necesitamos establecer un nivel de agrupamiento. 9.- Selecciona el campo Poblacin en la lista de . campos y haz clic en el botn 10.- Haz clic en el botn Siguiente. 11.- A continuacin, indicaremos los campos por los que se desea que aparezca ordenado el informe.

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12.- Selecciona el campo Apellidos en la primera lista desplegable. 13.- Selecciona el campo Nombre en la segunda lista desplegable. 14.- Haz clic en el botn Finalizar. 15.- En el siguiente paso se debe establecer la distribucin del informe.

16.- En el apartado Distribucin, marca la opcin Alinear a la izquierda 1. 17.- En el apartado Orientacin, haz clic en el tipo de orientacin Horizontal. 18.- Activa el botn de verificacin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina. 19.- Haz clic en el botn Siguiente. 20.- A continuacin, estableceremos un estilo para nuestro informe. 21.- Selecciona la opcin Casual y haz clic en el botn Siguiente. 22.- El ltimo paso es dar un nombre al informe, por ejemplo Listado de Clientes. 23.- Haz clic en el botn Finalizar y observa el informe obtenido.

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