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4.1 INTRODUCCIN A LOS CONCEPTOS DE BASE DE DATOS Cuando hablamos de base de datos nos estamos refiriendo a un lugar donde se almacena cualquier tipo de informacin que de alguna forma estn relacionadas y organizadas. Para que entienda esto, imaginase cualquier empresa, como por ejemplo, un banco o una universidad. Ambas son empresas con propsitos muy diferentes pero tienen una necesidad en comn y es almacenar y recuperar la informacin recolectada. Por un lado un banco requiere almacenar los datos de sus clientes, las transacciones realizadas por los clientes, los datos de sus empleados, etc. Por otro lado, una universidad tiene la necesidad de almacenar los datos de sus estudiantes, las calificaciones, las facturas de pagos, etc. Esto nos da a entender que existe un lugar donde toda empresa almacena y recupera la informacin. Este lugar recibe el nombre de base de datos. Una aplicacin profesional debe ser capaz de obtener informacin (permitir que el usuario introduzca algn tipo de datos), procesar informacin (transformar la informacin introducida), almacenar informacin (mantener la informacin en un dispositivo de almacenamiento), leer informacin almacenada (permitir que el usuario consulte los datos almacenados) y mostrar los resultados (presentar por pantalla u otro dispositivo de salida la informacin requerida). Estas caractersticas son las que un sistema de informacin computarizado debe ser capaz de realizar para que sea realmente profesional y potente. Pero para lograr que una aplicacin cumpla con esos requerimientos es necesario utilizar sistemas de bases de datos y no archivos convencionales como hemos estado viendo hasta ahora. La informacin en una base de datos esta organizada y relacionada, esto facilita en gran manera las operaciones de consultas y almacenamiento. Adems, una base de datos no depende de la aplicacin, sino que utilizaremos sistemas de gestin de base de datos (SGBD) para crear y modificar la estructura de la base de datos. Si usted no tiene conocimientos amplio de la importancia y beneficios de una base de datos, no se preocupe porque en este capitulo hablaremos lo necesario acerca de esta para que este ms o menos relacionados con los conceptos bsicos concernientes a estas. 4 8.1.1 Definicin de base de datos Una base de datos consiste en un conjunto de datos relacionados y organizados lgicamente en un dispositivo de almacenamiento (archivero, disco duro, cintas magnticas, discos pticos, etc). En nuestro caso estamos hablando de bases de datos computarizadas donde el principal dispositivo de almacenamiento ser el disco duro. - 4.1.2 Elementos de una base de datos Una base de datos esta compuesta por los siguientes elementos: dato, campo, registro, tabla y archivo. Un dato es la parte esencial de la informacin, es decir, la informacin que llega a la base de datos. Los datos pueden ser de distintos tipos como: texto, numrico, alfanumrico, lgico, memo, etc. Un campo es la unidad ms pequea de datos. Estos los representan las columnas de las tablas. Registro es un conjunto de campos o atributos relacionados entre s. Representan las filas de las tablas. Tabla: Es el lugar donde la base de datos organiza la informacin. Esta esa compuesta por filas(registros) y columnas (campos). Archivo: es un conjunto de registros relacionados.

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- 4.1.3 Estructura de una base de datos Explicamos anteriormente que una base de datos esta compuesta por datos, campos, registros, tabla y archivo. Todos estos elementos se encuentran unidos lgicamente en un elemento grafico llamado tabla, tal y como se muestra en la siguiente figura: Base De datos: VENTAS Tabla: CLIENTES Nombre Jos Pedro Carlos Apellido Prez Rodrguez Bucarelly Direccin Calle Terminal #5 Urb. Alma Rosa #2 Av. Charles de Gaulle Telfono 809-598-1252 809-563-5985 809-596-5485 Celular 809-598-5631 809-563-5485 829-458-5695

Los campos de la tabla estn representados por las columnas, que en este caso son cinco Nombre, Apellido, Direccin, Telfono y Celular. Los registros estn compuestos por el nombre, apellido, direccin, telfono y celular de cada persona. La tabla anterior esta compuesta por tres registros. Los datos son la mnima informacin que contiene cada campo, por ejemplo, Jos es un dato, Prez es otro dato, etc. La combinacin de todos los datos o campos de una fila de la tabla se le llama registro. El archivo esta representado por el nombre de la base de datos, que en este caso es VENTAS. Este archivo contiene una tabla cuyo nombre es CLIENTES. La tabla que hemos puesto de ejemplo contiene informacin personal acerca de los clientes de una empresa. - 4.1.4 Sistema de Gestin de Base de datos (SGBD) Un Sistema Gestor de base de datos (SGBD) es un conjunto de programas que permiten crear y mantener una Base de datos, asegurando su integridad, confidencialidad y seguridad. Este sistema debe permitir lo siguiente: a) Definir una base de datos: especificar tipos, estructuras y restricciones de datos. b) Construir la base de datos: guardar los datos en algn medio controlado por el mismo SGBD c) Manipular la base de datos: realizar consultas, actualizarla, generar informes. Entre los principales SGBD tenemos: Microsoft Access, SQL Server, Oracle y MySQL. En este libro utilizaremos Microsoft Access para crear nuestras bases de datos, debido a que es uno de lo ms sencillo y el ms econmico. Es importante que tenga un poco de conocimiento en el manejo de Access para que tenga una mejor visin de las aplicaciones que se realicen en este captulo. - 4.1.5 Administrador de base de datos (ABD) Es la persona o equipo de personas profesionales responsables del control y manejo del sistema de base de datos, generalmente tiene(n) experiencia en DBMS, diseo de bases de datos, sistemas operativos, comunicacin de datos, hardware y programacin. Entre las principales responsabilidades que desempea un ABD tenemos: repuperabilidad (capacidad para recuperar datos perdidos en la base de datos, integridad (verificar ayudar a la verificacin en la integridad de datos), seguridad (definir y/o implementar controles de acceso a los datos), disponibilidad (los usuarios autorizados tengan acceso a los datos cuando lo necesiten para atender a las necesidades del negocio) y desempeo (asegurarse del mximo desempeo incluso con las limitaciones).

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- 4.1.6 Diseador de base de datos (DBD) Es la persona encargada del diseo de la base de datos. El diseador de bases de datos se encarga de identificar los datos que se almacenarn en la base de datos y elegir las estructuras apropiadas para la misma. Esta tarea suele realizarse antes de que se implemente y se llene de datos la base de datos, aunque muchas veces un diseador debe trabajar sobre la misma cuando ya esta en funcionamiento. El/los diseadote(s) de base de datos se encargan de determinar los requerimientos de los usuarios que usarn la base de datos. A partir de estos requerimientos, disearn y crearn la base de datos. 4.2 CREACIN DE UNA BASE DE DATOS Crear una base de datos es realmente un proceso creativo. Se requiere de una buena planeacin antes de crear la base de datos. Si en un principio no se identifican realmente los datos que se almacenarn en la base de datos podran enfrentarse a muchos problemas en el futuro despus de haber creado la aplicacin. Uno de estos inconvenientes es, que la base de datos no esta almacenando realmente los datos requeridos por la empresa y al momento de generar una consulta no existe la forma de obtenerla, debido a que usted no previ el almacenamiento de un dato importante. Por ejemplo, si usted diseo una aplicacin para una tienda que permite registrar todos los productos que llegan al almacn, entre los cuales el sistema solitita al usuario los siguientes datos del artculo: cdigo del artculo, descripcin, precio unitario y cantidad entrante. Despus que la empresa a utilizado el sistema por alrededor de dos meses el gerente de almacn requiere un reporte de todos los artculos de la tienda por proveedor. Como su sistema no solicito del usuario el nombre del proveedor al momento de registrarlo no es posible obtener una consulta de este tipo. Por tal razn, su sistema no seria realmente eficiente. Antes de disear una base de datos tenga bien en cuenta que todos los datos requeridos se estn almacenando en la base de datos. Para disear una base de datos realmente consistente siga los siguientes pasos: 1.- Seleccione adecuadamente el SGBD que utilizar para crear la base de datos. El SGBD depender del tipo de aplicacin. Una empresa pequea como un colegio, un instituto, un almacn, una distribuidora, entre otras, no requieren de una base de datos tan potente. Podr utilizar un SGBD como Microsoft Access para almacenar los datos de dicha empresa. Adems, de que el costo de licencia para este sistema es muy bajo. Para empresas que requieren almacenar enormes cantidades de datos tendr que utilizar SGBD ms potentes como SQL Server y Oracle. Ejemplos de estas empresas seran un banco o una universidad. 2.- Identifique cuidadosamente los datos que sern almacenados en la base de datos. Antes de disear una base de datos debe tener bien claro cuales son los campos requeridos para cada tabla para satisfacer las necesidades del sistema. 3.- Haga un boceto del diseo de la base de datos. Es recomendable escribir en hoja de papel la estructura que tendr la base de datos, esto es los tipos de datos, campos, relaciones, restricciones, etc. 4.- Utilice el SGBD crear la base de datos. Despus de haber hecho el boceto de su base de datos, utilice el SGBD seleccionado para crear la base de datos. 5.- Identifique la fuente de alimentacin de la base de datos. Despus de haber diseado la base de datos es necesario introducir, modificar y actualizar los datos en ella mediante algn medio, esto puede ser desde el propio SGBD o desde una aplicacin externa.

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