Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Pmigdl Conf 03 2010
Pmigdl Conf 03 2010
Cronograma de Conferencia
Horario
7:00 7:15 (10 Mins.) 7:15 7:45 (30 Mins) 7:45 8:00 (15 Mins) 8:00 8:30 (30 Mins) 8:30 8:45 (15 Mins) 8:45 8:50 (5 Min) 8:50 9:00
Tema
Saludo Intro Captulo Presentacin del conferencista Material conferencia Parte I Break Networking Material conferencia Parte II Preguntar y respuestas Entrega de reconocimiento Smart Session PMI
Presentador
VP Membresia Beatriz Marin Conferencista Juan M Islas ALL Conferencista ALL Representante de PMI Miembro del PMI
Lmina 2
Mensaje
El registro constante y sistematico de los hechos relevantes de una organizacin nos permitirn observar la evolucin y transformaciones de la organizacin en el tiempo. Estos registros toman valor especial mientras mas periodos se tengan reportados, pues nos permitirn conformar metricas y estadisticas que nos darn herramientas para hacer pronosticos y simulaciones ante diferentes escenarios posibles de la organizacin en el futuro como un solido soporte en nuestra busqueda de acertividad en los procesos de toma de decisiones. En esta platica resaltaremos la importancia del uso adecuado de mediciones, mtricas y estadisticas durante el ciclo de vida del un proyecto, sirviendo estos registros como un instrumento efectivo de comunicacin y seguimiento entre todos los participantes del proyecto.
Lmina 3
Presentaci n
Porque usar informacin cuantitativa del Proyecto. Tipo de metricas podemos usar. Acciones que podemos tomar. Que NO debemos hacer.
Medicin
Mtrica
Estadistica
Facilitan una mejor comunicacin entre participantes del proyecto. Proveen una retroalimentacin constructiva mediante hechos irrefutables. Proveen registros e indicadores para la mejora de procesos y avances del proyecto.
R Pueden
R R
Facilitan vender el valor de las soluciones en Terminos Negocio. Permiten enfocarse mas objetivamente a los factores clave de solucin de problemas
Inhibidores
R
Algunos participantes son renuentes a registrar las metricas porque piensan que es un registro de sus deficiencias, y pudieran ser usados en su contra en un futuro. Otros piensan que ellos no necesitan de registros sistematicos para saber cuando el proyecto esta en problemas. Otros dicen que no tienen tiempo para registrar las mtricas.
Tipos de Mtricas
La Interaccin entre procesos se da por los Resultados de Salida de unos procesos, que se convierten en Entradas de otros procesos. La mayora de las veces, la Interaccin se da a travs de Mtricas.
Initiating Processes
Planning Processes
Executing Processes
Fase de Inicio
Durante el Proceso de Justificacion del Proyecto, las Mtricas de Comparacin nos dan elementos para un mejor acercamiento a los Intereses de la Organizacin.
Las Mtricas de Comparacin nos permiten argumentar en terminos de negocio con gerentes y ejecutivos sobre el valor que nuestro proyecto aportar a las Estrategias, Objetivos y Metas de la Organizacin.
Mtricas de Comparaci n
Internas
Desempeo
Utilidad / Inversin Recursos / Ventas Costo / Beneficio Costo / Calidad Tiempo / Costo Valor Agregado
Productivity
Mtricas de Comparaci n
Con el Entorno
Mercado
Competencia
Plan de Comunicaci n
Todos los participantes deben conocer con anticipacin a la ejecucin las Mtricas que habrn de usarse durante el proyecto, estas deben definirse desde la Planeacin de la Comunicacin.
Definir Definir
que eventos deben ser registrados y reportados. las Unidades de Medicin Estandares y Limites de Desempeo
Fase de Planeaci n
Durante los Procesos de Planeacin, las Mtricas de Prediccin sirven para elaborar las estimaciones de recursos y esfuerzo asi como establecer estandares y rangos de tolerancia. Permiten determinar criterios de declaracin de emergencia del proyecto y planes de contingencia.
Mtricas de Prediccin
El anlisis Causa-Efecto de las mediciones del proyecto nos permite visualizar los efectos de algunas acciones ante posibles escenarios futuros para medir el esfuerzo necesario de realizar las actividades que requiere el Proyecto, y as tomar las decisiones oportunamente.
16
Fase de Ejecuci n
Durante los procesos de Ejecucin, llevan a cabo las acciones planeadas en el Plan Maestro del Proyecto, en estos momentos se reportan las mediciones que sirven para calcular las Mtricas de Seguimiento y presentar los Reportes de Avance. Los informes de desempeo dan informacion sobre el desempeo del proyecto en lo relativo al alcance, tiempo, costos, recursos humanos, calidad y riesgos.
Mdiciones
Recursos Utilizados
Gente
Resultados
Mdiciones
Mediciones Internas
Ejecutado
En el Periodo
Acumulado
En el Ao Periodos Anteriores
Historico
Promedio Mnimo Mximo Acumulado Desviacion Estandar Correlacin con otras Variables Dependencia con otras Variables
Fase de Control
Los Procesos de Monitoreo y Control son aquellos requeridos para dar seguimiento y controlar el avance y desarrollo del proyecto a fin de cumplir con los objetivos de acuerdo al Plan. Dar seguimiento implica revisar las Mtricas de Seguimiento relativas al desempeo delProyecto y analizar las desviaciones respecto a los limites establecidos. Regular el avance significa tomar decisiones sobre posibles cambios a los planes, estandares y/o procedimientos de ejecucion, o bien emitir de recomendaciones de acciones preventivas. El Valor Agregado generado por el proyecto al momento de analisis es la Mtrica mas usada .
Mtricas de Seguimiento
q q q q q
Trabajo Presupuestado
Costo Real
Variaci n en Calendario
Variaci n en Costo
Trabajo Realizado
Cuanto Trabajo debe estar completado hoy ? Cuanto Trabajo es realmente hecho hoy? Cuanto hemos gastado por el trabajo hecho?
Baseline Cost of Work Scheduled Baseline Cost of Work Performed Actual Cost of Work Performed
BCWS
Caso 1
BCWP
ACWP
ETC
Trabajo Presupuestado
EAC
Costo Real
Trabajo Realizado
Cual es el Presupuesto del costo total Hoy, cuanto se estima el Costo al Terminar Cual es el estimado para terminar
BAC EAC
Caso 1
ETC
BAC
Cost Variance CV
BCWS=PV
ETC
Caso 2
AVANZADO Y EN PRESUPUESTO
EN TIEMPO Y EN PRESUPUESTO
EN RETRASO Y EN PRESUPUESTO
AVANZADO Y EN SOBRECOSTO
EN TIEMPO Y EN SOBRECOSTO
EN RETRASO Y
EN SOBRECOSTO
25
Personal Experto
Instalaciones
Materia Prima
+ +
Personal Novato
+
Costo
+
Limitacion en Costo
Tiempo
Trabajo Rechazado
Fase de Cierre
Durante los Procesos de Cierre, se destaca la importancia del registro de las Lecciones Aprendidas y Recomendaciones y que se emiten en base a las experiencias durante la vida del proyecto.
Estas sugerencias deben registrarse con la finalidad de ser considerarlas para los proyectos futuros en lo relativo a actualizar estandares de desempeo, modificacion de procesos de ejecucion y estimacion, y/o limites de tolerancia al riesgo.
Internal Design
EJECUCIN Construction CONTROL CIERRE
Implementation
Analisis de la Operacin
Ejecucin Procesos
Reporte Desempeo
Anlisis Desviaciones
Toma Decisiones
Proyeccin Final
Creacin Estadisticas
Anlisis Estadistico
Proyeccion al Final
Estimaciones
Lecciones Aprendidas
Estandares Limites
Analisis de Requerimentos
Estimaciones
29
RIESGO
COSTO
TIEMPO
CALIDAD ENTREGABLES
SATISFACCION CLIENTE
IMPACTO PROYECTO
PROBASBILIDAD OCURRENCIA
5 5 1 4 3 2
2 5 2 1 3 3
3 5 1 1 3 3
1 5 2 1 3 3
11 20 6 7 12 11
4 1 2 5 4 3
44 20 12 35 48 33
RIESGO-N
Impacto
5 Muy Alta 4 Alta 3 Modeerada 2 Baja 1 Muy Baja
Probabilidad
5 Muy Probable
RIESGO
COSTO
Pondera $
TIEMPO
Pondera t
CALIDAD ENTREGABLES
Pondera Qty
IMPACTO PROYECTO
PROBABILIDAD OCURRENCIA
5 5 1 4 3 2
2 5 2 1 3 3
3 5 1 1 3 3
1 5 2 1 3 3
4 1 2 5 4 3
RIESGO-N
Impacto
5 Muy Alta 4 Alta 3 Modeerada 2 Baja 1 Muy Baja
Probabilidad
5 Muy Probable
Evaluaci n de Proyectos
Criterio de Calificacin Permanencia Retorno de la Inversion Reduccion de Costos Incremento en la Calidad Reduccion de Riesgos Servicio al Cliente Efectividad de la Organizaci Organizacin Creaci Creaci n de Nuevos Mercados Otros TOTAL Valor 10% 20% 25% 15% 10% 5% 5% 5% 5% 100% Proy-1 Proy-2 Proy-3
Calificacin Puntos
Excelente Muy Bueno Medio Malo 3 2.5 1 0.5
Evaluaci n de Proveedores
Criterio de Calificacin Calidad en el Producto. Disponiblidad de Apoyo T Tcnico. Penetraci Penetraci n en el Mercado. Costo de Adquisici Adquisicin Costo de Mantenimiento Referencias Clientes Garant Garant as Otros Servicios TOTAL
Calificacin Puntos
Excelente Muy Bueno Medio Malo 3 2.5 1 0.5
Criterio de Calificacin Mejor Estado de Salud Desarrollo Profesional Acercamiento a mi Familia Estabilidad Economica Desarrollo Espiritual Desarrollo Economico Bienestar Fisico Otros TOTAL
Valor Proy-1 Proy-2 Proy-3 25% 25% 10% 15% 15% 3% 5% 2% 100% 0.0 0.0 0.0
Calificacin Puntos
Excelente Muy Bueno Medio Malo 3 2.5 1 0.5
OPERATIVO
Alto Detallado Especializado Alto Instante Limitado Corto Plazo
GERENCIAL
Medio Agregado Comparativo Redondeada Periodo Medio Mediano Plazo Tacticas Bajo
DIRECCION
Resumido Diverso Aproximada Tendencia Amplio Largo Plazo Estrategias
35
Diseo de Metricas
Mtrica
YES
NO
Contribuye a Controlar ?
YES
NO
Diseo de Mtricas
Administracin del Proyecto
Resultados reportados por diferentes personas y proyectos deben ser consistentes.
Manejo de la Calidad
Las acciones para obtener las mediciones del proyecto no deben implicar mucho esfuerzpo, aunque estas acciones esten o no contempladas dentro del proceso. Manejo de Cambios Cambios al Alcance no afectan las mediciones, los cambios deben ser considerados en el anlisis de Mtricas.
Estimaciones
Las Estimaciones siempre estan asociadas a una evaluacin de riesgo, mientras mejor sea la informacin, mejor sern las Estimaciones.
Productividad
Para disponer de Mediciones Comparables, deben usarse las mismas Mtricas sin importar la tecnologia usada para porducir los entregables.
Diseo de Mtricas
Independientes Para lograr mediciones comparables debes usar las mismas metricas, no importa la tecnologia que se use para producir los entregables.
Simples
Las acciones para obtener las mediciones no necesitan demasiado esfuerzo, tanto cuando estas acciones estan incluidas o no en el proceso.
Especifica
Una medici n debe estar basada en requerimientos predefinidos.
Consistentes
Los Resultados reportados por diferentes personas y proyectos deben ser consistentes.
Diseo de Mtricas
TIPS o Usa Mtricas para entender el estado de tu Proyecto, elige SOLO aquellas que te lleven a tomar decisiones. Distingue lo que puedes y lo que no puedes medir de tu proyecto, y elige SOLO las mtricas que usars. Determina que puedes medir y controlar dentro de tu proceso, entonces integra las mtricas dentro del proceso.
Diseo de Mtricas
TIPS o Anticipate al futuro, determina el numero de periodos que necesitas para disponer de estadsticas confiables. Mientras mas oportuna sea la implementacin de los registros de mtricas, se dispondr de estadisticas mas confiables y un mayor retorno de la inversion.
Diseo de Mtricas
AGUAS !!!! Todo es medible, necesitas distinguir las mtricas correctas PARA TU PROYECTO, elige SOLO aquellas que te lleven a tomar decisiones. MALAS MEDICIONES te llevan a conclusiones erroneas, por tanto a malas decisiones y malas acciones correctivas. MTRICAS INADECUADAS pueden esconder problemas de tu proyecto. NUNCA uses mtricas para medir individuos, usa las mtricas con un sentido positivo y de mejora.
CONCLUSIONES
Lmina 43