MANUAL DEL USUARIO BACK- SAP

CAPACITACION USUARIO FINAL

CREAR PROVEEDORES (COMPRAS)

VERSION 2 - 2012

ICONOS Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un icono de alerta, para que el lector o usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.

Icono

Significado Precaucin Ejemplo Nota Recomendacin Sintaxis

CREAR BIENES Y SERVICIOS (VENTAS Y COMPRAS)

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1. AOBJETIVO DEL PROCESO El proceso de administracin del catlogo de proveedores o acreedores define las actividades necesarias para la creacin y actualizacin de los proveedores o acreedores requeridos en la organizacin por diferentes usuarios solicitantes. Abarca: Crear proveedor /acreedor - Actualizar proveedor/acreedor. 2. DIAGRAMA DE FLUJO
Administrar catlogo de proveedores Crear
Solicitante Administrador Aprobador

Inicio 01 Generar y enviar solicitud creacin proveedor/ acreedor 02 Recibir solicitud de creacin proveedor/ acreedor

Si

Proveedor Existe? 03 No

Notificar existencia del proveedor / acreedor

A Recibir Notificacin existencia 04

Informacion completa? Si

No Fin 05 Solicitar Completar informacion 06 Completar y enviar informacion

Si Aprueba?

No

08 Enviar Notificacin de rechazo con justificacin

07 Recibir nueva informacin

1 A

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Administrar catlogo de proveedores - Crear

Solicitante Administrador Aprobador

09 Recibir Notificacin de rechazo con justificacin

10 Recibir Notificacin de rechazo con justificacin 2

11 Crear el proveedor/ acreedor

Crear Proveedor -> MK01

12

Notificar cdigo de acreedor/proveedor creado

13 Recibir notificacin de creacin

Fin

3. RESULTADO ESPERADO Se crea y/o se actualizan proveedores en SAP, de acuerdo a la informacin registrada en la solicitud.

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Descripcin Proceso: Nombre Transaccin: Ruta:

Creacin de Proveedores MK01

Modulo: MM

Men SAP -> Logstica -> Gestin de Materiales -> Compras -> Datos Maestros -> Proveedor -> Compras -> MK01

Resumen y Descripcin de la Transaccin La transaccin MK01, permite crear el registro de proveedores, los cuales sern usados para la creacin de pedidos de compra de bienes y servicios.

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Fase 1: Crear Proveedor (Acceso) Nota: Los campos sin mensaje se dejan en blanco puesto que no son obligatorios y para esta vista no son necesarios.

Denomina la organizacin de compras en la cual se utilizar el Proveedor (Bienes o Servicios).

Es una caracterstica clasificadora dentro del registro de proveedores. Para los proveedores de MM las opciones disponibles son: P100 Proveedores Nacionales, P101 Proveedores del exterior y P109 Particulares.

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Fase 2: Acreedor Crear: Direccin

La Informacin a registrar en esta vista, tiene que ver con los datos bsicos del proveedor; no obstante, se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones en ciertos campos: Tratamiento: Determina el tratamiento a darle a la empresa o persona. (Empresa, Seor, Seora). Nombre: Se digita el nombre de la empresa segn aparezca en el RUT. Para las personas naturales se deben diligenciar dos lneas adicionales en el campo de nombre. En una lnea: Nombre completo y en otra lnea: Apellidos, separados por una coma. Esta informacin es importante para el reporte de medios magnticos a la DIAN. Concepto bsq.1/2: En el Campo 1 digitar el Nombre del proveedor (puede ser el nombre abreviado, ejemplo: Colombiana de Extrusin = Extrucol) y en el campo 2 digitar el NIT del proveedor (personas jurdicas NIT con dgito de verificacin; personas naturales NIT sin dgito de verificacin). Calle/Numero: Registrar la direccin igual a como aparece en el RUT (segn nomenclatura de la DIAN). Cdigo Postal/Poblacin: El cdigo postal no es obligatorio pero la poblacin s. Se selecciona de la lista la ciudad del proveedor que aparece registrada en el RUT y automticamente el sistema trae los datos de pas y regin asociados a la ciudad escogida. E-mail: Se registra el correo contacto del proveedor. Para el caso de los proveedores que tienen ms de una sucursal en el pas y atienden a cada LDC desde una ciudad diferente, se debe dar click en el cono para que active la pantalla donde se deben digitar los diferentes correos de contacto que tiene el proveedor en cada sucursal. En la columna Direccin de correo electrnico se digita el correo y en la columna Comentarios el cdigo de la sociedad correspondiente. Este dato es bsico para que el proveedor pueda recibir va mail los documentos de MM (peticiones de oferta y Pedidos de Compra).

Forma comn.std: Se refiere a la forma en que nos vamos a comunicar con el proveedor. Por defecto trae INT Correo electrnico. Comentarios: Campo de libre utilizacin.

Fase 4: Acreedor Crear: Control Nota: Los campos sin mensaje se dejan en blanco puesto que no son obligatorios y para esta vista no son necesarios.

Se registra el NIT con dgito de verificacin o la identificacin del proveedor. Seleccionar el tipo de identificacin; si es NIT (31) si es Cdula (13). Se indica el tipo de persona: Jurdica (empresas) o Natural (personas) Se marca cuando el proveedor es persona natural. Indica si el proveedor est sujeto a IVA. El CIIU que tenga el proveedor en el RUT

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Fase 5: Acreedor Crear: Pagos

La informacin de esta vista corresponde a los datos del banco a donde se le deben efectuar los pagos al proveedor. Se obtienen del formulario diligenciado por ellos para la creacin de los mismos en el maestro de proveedores. Los campos a diligenciar son los que se estn dentro de la lnea roja: Pas: Seleccionar el pas correspondiente. (Colombia). Para proveedores nacionales es CO

Clave banco: Seleccionar de la lista que muestra el sistema el cdigo correspondiente al banco indicado por el proveedor. Cuenta bancaria: Digitar el nmero de la cuenta del proveedor. Titular de la cuenta: Se digita el nombre del proveedor. CC: Cdigo que identifica si se trata de una cuenta corriente (01) o de ahorro (02).

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Fase 6: Acreedor Crear: Persona de contacto

En esta vista se crea los contactos que tiene el proveedor con la organizacin; como se puede observar, se pueden registrar varios, como por ejemplo: Contador, Tesorero, Transportador, etc.

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Fase 7: Crear: Datos de Compras Nota: Los campos sin mensaje se dejan en blanco puesto que no son obligatorios y para esta vista no son necesarios.

Moneda de pedido: Moneda en la cual se negocio con el proveedor. Condicin de Pago: No. de das para pago al proveedor. Gr.Esquema proveedor: Dejar en blanco para proveedores nacionales y digitar 01 para proveedores del exterior. Verific.fact.base EM: Se debe dejar marcado para indicar que toda mercanca entregada por este proveedor debe llevar entrada.

AutoFactura.devol: Esta marca nos indica que se puede hacer devolucin al proveedor.

Verific.fact.rel serv: Se debe dejar marcado para indicar que todo servicio terminado debe llevar entrada.

Fase 8: Crear: Func.interlocutor Nota: Esta vista no se diligencia a menos, que el proveedor creado utilice una persona intermedia para generarnos la venta. Como todos los proveedores son directos, el sistema asigna el vendedor por defecto que es el mismo proveedor. (No Diligenciar)

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