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2 3GestionProyectos
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NDICE
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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin
1.
1.1. Definicin de proyecto 1.2. Gestin de proyectos 1.2.1. Definicin y conceptos generales
Qu es un Proyecto?
Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme a requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costes y recursos.
Definicin segn ISO 10006 Gestin de la calidad. Directrices para la calidad en la gestin de proyectos
Gestin de Proyectos
CONTROLAR PRESUPUESTOS? GESTIONAR MATERIALES? CONSEGUIR PERSONAS? CREAR CRONOGRAMAS?
Planificacin, organizacin, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivacin de todos aquellos que estn involucrados en l para alcanzar los objetivos del proyecto.
Gestin de Proyectos
PMI: Es la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del proyecto, equilibrando: Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad Las necesidades o requisitos identificados Los intereses de las partes implicadas
COSTE Requisitos
CALIDAD
Objetivo
ALCANCE
Gestin de riesgos
TIEMPO
4,5 4
ed ia s
ic io
in
inicio
fa se s
fases medias
fin
final
Tiempo
al
Fase de ejecucin
Fase de seguimiento y revisin Difusin y comunicacin
NDICE
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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin
D.1
CASO : Ruta de compras Antecedentes Los estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga pequea en lo que respecta a la alimentacin, fundamentalmente causada por motivos laborales. Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares.
Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco histrico-turstico y mejorar as la oferta comercial y de servicios.
NDICE
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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin
3. La gestin de proyectos
Sec. 1: Diseo del proyecto 1.1 Anlisis de los requisitos del proyecto 1.2 Definicin del alcance 1.3 Definicin de los objetivos 1.4 Identificacin y segregacin de tareas 1.5 Gestin de riesgos
REQUISITOS DE LA JUNTA
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con xito. Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con las caractersticas y funciones especificadas. Procesos Lugar Participantes
Para garantizar el xito del proyecto los objetivos deben ser: Specific * especfico: definicin Measurable Assignable * medible: control * asignable: responsabilidades
Time related
Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al mximo la gestin y minimizar los interfaces del equipo de trabajo. Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las tareas del Proyecto. Actividades: Sencillas Descomposicin detallada para evitar el desperdicio de recursos Completas: gestin autnoma Asignadas a un responsable nico Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
Paquetes de trabajo
INFORMACIN, CONSENSO
PRUEBA PILOTO
EJECUCIN
SEGUIMIENTO Y CIERRE
DIFUSIN
3.1.5. El riesgo
A qu llamamos riesgo?
Cualquier contingencia que puede ocurrir, que provoque que el resultado real de una actividad se desve significativamente del resultado esperado.
E.mail: me he dado cuenta de que cada vez que resolvemos un problema, creamos dos ms. Desde ahora queda prohibido resolver problemas.
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Herramientas: Cuantificar riesgos Matrices de priorizacin. rbol de decisin Check list DAFO
OBJETIVO PROY. Coste Tiempo Plazos I MUY BAJO ---------I BAJO < 5% < 5% < 5% I MEDIO 5 10 % 5 10 % 5 10 % I ALTO 10 20 % 10 20 % 10 20 % I MUY ALTO > 20 % > 20 % > 20 %
Hay que tener previsto como reaccionar ante una situacin de riesgo El control y prevencin de los riesgos consiste en: Descripcin del riesgo y objetivos afectados Definir Acciones (Plan de accin) -Preventivas (para evitar que suceda) -Correctivas (para subsanar lo sucedido)
3. La gestin de proyectos
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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin
3. La gestin de proyectos
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo 2.1 Equipo de trabajo e identificacin de responsables 2.2 Reuniones de trabajo
2.3 Conflictos
Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razn de su trabajo, unidas por un fin comn, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo. Implica que los participantes basen sus relaciones en, la confianza, la identificacin con los objetivos de la asociacin, una metodologa activa para resolver los problemas de una manera creativa.
Planificacin del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades del proyecto.
El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperacin (divisin del trabajo, adaptacin de las ideas individuales, adopcin de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la satisfaccin de los individuos.
Todo ello orientado a los objetivos.
Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de informacin. Cuando se convoca una reunin debemos garantizar que sta va a ser til y dinmica. Reuniones eficaces: Reuniones no muy largas Llegar con los temas preparados Ceirse al orden del da Puntualidad Talante adecuado
Qu es un conflicto?
Un problema, una cuestin o materia de discusin, una situacin desgraciada y de difcil salida. Oposicin de intereses opiniones o valores entre dos o ms partes cuya satisfaccin simultnea resulta incompatible. Si una persona gana, la otra pierde y viceversa Objetivo: WIN to WIN Los conflictos son inevitables y adems son un indicador de buena salud dentro de una organizacin. El conflicto bien resuelto permite la evolucin de las personas Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto.
Cmo reaccionar ante una situacin de conflicto Habilidades para resolver conflictos Enfrentar el conflicto Escuchar Ofrecer alternativas Negociar las soluciones No amenazar Ser asertivos
Si la solucin del problema no es posible, la nica satisfaccin para los implicados ser el haber manejado la situacin de forma que no se haya deteriorado su relacin.
3. La gestin de proyectos
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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin
Planificacin requerida para asegurar la conclusin del proyecto en los plazos previstos: Definicin de actividades Secuenciacin de las actividades: identificar y definir las interrelaciones.
Estimacin de la duracin
Desarrollo del cronograma Control del cronograma
Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado respecto a la planificacin y por debajo del presupuesto, No est mal para la primera hora!!!!
1er paso: El Responsable estima la duracin de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible. 2 paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
TIEMPO DE EJECUCIN
Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto;
Planificar las adquisiciones: qu, cundo Bsqueda y seleccin de proveedores Comparativa de proveedores y servicios Contratos y gestin de la relacin con el proveedor Evaluacin del servicio prestado
3. La gestin de proyectos
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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin
3. La gestin de proyectos
Procesos requeridos para asegurar la terminacin del Proyecto dentro del Presupuesto aprobado.
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Elaboracin Presupuesto del + reserva de gestin = coste 3.4.3. del proyecto presupuesto objetivo del Proyecto
COSTES FINANCIEROS COSTES DIRECTOS O INDIRECTOS COSTES SUBVENIONABLES O NO SUBVENCIONABLES PROVISIONES CONTINGENCIAS Y PRESUP. DE PROYECTO COSTE OBJETIVO PROYECTO COSTE FINAL PROYECTO PROVISIONES CONTINGENCIAS RIESGOS
CRONOGRAMA
Presupuesto interno : dedicacin del personal Presupuesto externo : servicios externos contratados
FASE 1
COSTES TEORICOS COSTES REALES DESVIACIN
FASE 2
FASE 3
TOTAL
3.4.5. Financiacin
1. 2.
3. 4. 5. 6.
Presupuesto propio Financiacin regional 2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo 2.1.1 Direccin General de Comercio y Artesana 2.1.2 Direccin General de Industria y de PYMES Innoempresa: - hasta 17 de Noviembre, max 50% - Identificacin, desarrollo y utilizacin de servicios avanzados compartido Financiacin nacional Financiacin europea Esponsors Financiacin bancaria
3. La gestin de proyectos
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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin
3. La gestin de proyectos
El control de cambios debe: Asegurar que los cambios sean beneficiosos Detectar los factores que ocasionan los cambios Determinar cundo se produce un cambio Gestionar los cambios reales cundo ocurren
En los costes
En los riesgos
Buscar los por qu de las variaciones tanto positivas como negativas El control de cambios se identifica en: Los estados de revisin de los formatos del proyecto
El cierre del proyecto tiene como objeto principal: Analizar econmicamente el resultado del Proyecto
Contiene: informacin necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario, las razones.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones son mnimas.
Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado) Alarma!: la superacin de los objetivos no se suele lograr salvo que Estimacin en el presupuesto inicial excesivamente conservadora Se exijan sobre-esfuerzos al personal Ahorro en materiales, equipos, etc.
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3. La gestin de proyectos
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INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO GESTIN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseo del proyecto Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiacin Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusin y comunicacin
Procesos requeridos para asegurar la generacin oportuna y apropiada, la difusin, recopilacin, archivo, etc. de la informacin del proyecto: Planificacin de las comunicaciones: QUIN necesita la informacin QU tipo de informacin CUNDO la va a necesitar CMO le ser enviada Distribucin difusin: en el momento preciso!
COMUNICACIN EFICAZ
Mensaje
Canal de comunicacin
Cdigo
Canales de comunicacin: Trpticos, carteles, audiovisuales, anuncios radiofnicos, elementos fsicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.
Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicacin: 1. 2. 3. 4. La periodicidad de la comunicacin El filtrado de la informacin El lenguaje La indefinicin de los objetivos de la comunicacin
alaguna@veaqualitas.com lartola@veaqualitas.com