REPUBLICA DE COLOMBIA I

MINISTERIO DE CULTURA

DECRETO NMERO

DE 2013

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nacin de naturaleza documental archivstica y se dictan otras disposiciones EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA, En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las que le confieren el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, y

CONSIDERANDO: Que la Ley 1185 de 2008 modific integralmente el Ttulo II de la Ley 397 de 1997 relativo al Patrimonio Cultural de la Nacin, estableci el Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nacin y fij un Rgimen Especial de Proteccin y estmulo para los bienes de dicho Patrimonio, que por sus especiales condiciones o representatividad hayan sido o sean declarados como Bienes de Inters Cultural. Que la Ley 1185 de 2008, modificatoria de manera integral del Ttulo II de la Ley 397 de 1997, estableci que el Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nacin tiene incidencia en todos los niveles territoriales y est bajo la coordinacin general del Ministerio de Cultura, el cual tiene la facultad de fijar lineamientos tcnicos y administrativos, a los que deben sujetarse las entidades y personas que integran dicho sistema, hacindose necesario que el Gobierno Nacional reglamente la mencionada legislacin y fije los parmetros generales para la actuacin de esa Cartera. Que el artculo 75 del Decreto 763 de 2009 Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 814 de 2003 y 397 de 1997 modificada por medio de la Ley 1185 de 2008, en lo correspondiente al Patrimonio Cultural de la Nacin de naturaleza material , deleg en el Ministerio de Cultura la responsabilidad de reglamentar todos los aspectos relacionados con el tratamiento de los archivos en su carcter de Patrimonio Cultural de la Nacin, incluidas las declaratorias como Bienes de Inters Cultural y la aplicacin del Rgimen Especial de Proteccin. Que el desarrollo creciente que se ha venido presentando en materia de patrimonio documental en el pas, respecto a la proteccin de los archivos pblicos y privados que pueden revestir inters histrico para la Nacin, de conformidad con los artculos 39, 40, 41, 44 y 45 de la Ley 594 de 2000, obliga a revisar algunos aspectos reglamentados en el Decreto 763 de 2009 sobre los requisitos que deben acreditarse para la declaratoria de los archivos como Bienes de Inters Cultural, que dada su naturaleza, son concebidos como bienes muebles. Que el Estado es propietario de los archivos pblicos, los cuales, de conformidad con lo establecido en el artculo 14 de la Ley 594 de 2000, son inalienables.

DECRETO NUMERO_________________DE_________________HOJA No.___________

Que los archivos que integran el Sistema Nacional de Archivos cumplen una funcin de preservacin y divulgacin cultural fundamental en todo el territorio nacional. Que el artculo 5 de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artculo 8 de la Ley 397 de 1997, establece en el inciso segundo del literal a) que al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado le corresponde la declaratoria de los Bienes de Inters Cultural en lo de su competencia. Que el artculo 2 de la Ley 1185 de 2008, modificatorio del artculo 5 de la Ley 397 de 1997 establece, en concordancia con el artculo 4 del Decreto 763 de 2009, que el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, hace parte de las entidades pblicas que conforman el Sistema Nacional de Patrimonio Cultural de la Nacin. Que de acuerdo con el numeral 3 del artculo 4 del Decreto 763 de 2009, el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado es competente, respecto de los bienes muebles de carcter archivstico, para elaborar y administrar la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Inters Cultural; definir cules de los bienes incluidos en la Lista requieren un Plan Especial de Manejo y Proteccin PEMP- y aprobar los mismos; efectuar las declaratorias y revocatorias de los BIC archivsticos; actuar como instancia competente en lo relacionado con la aplicacin del Rgimen Especial de Proteccin de BIC archivsticos; autorizar las intervenciones en BIC archivsticos, as como su exportacin temporal; y aplicar o coordinar, segn el caso, el rgimen precautelar y sancionatorio cuando sea procedente. Que es necesario mantener una articulacin eficaz entre las instancias del Sistema Nacional de Archivos y los procedimientos para la Declaratoria de BIC de naturaleza archivstica, garantizando que el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, como entidad encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica de la Nacin, tenga la competencia exclusiva para efectuar la declaratoria de BIC de carcter archivstico, dadas las implicaciones que este tipo de bienes, sean de carcter territorial o nacional, pueden revestir para la Nacin. Que para efectos de expedir las reglamentaciones tcnicas relativas a la declaratoria de BIC de los bienes de carcter archivstico, as como para los criterios de valoracin de los mismos y la aplicacin especfica del Rgimen Especial de Proteccin de estos; de manera coordinada, el Ministerio de Cultura y el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, han evidenciado la necesidad de facultar a este ltimo para expedir las normas de carcter general que sean necesarias en lo de su competencia. Que dada la aplicabilidad general del Decreto 763 de 2009, se requiere de un instrumento especfico que defina las competencias y la organizacin sistmica de la normatividad aplicable a los bienes muebles de carcter archivstico, en atencin a las especiales caractersticas de este tipo de bienes. Que se requiere aclarar la calidad de BIC de archivos pblicos que pueden encontrarse en manos de entidades o personas privadas, as como la necesidad de establecer Planes Especiales de Manejo y Proteccin para los mismos. En mrito de lo expuesto,

DECRETO NUMERO_________________DE_________________HOJA No.___________

DECRETA: Disposiciones Generales ARTCULO 1. Objeto. El presente Decreto reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en lo pertinente al Patrimonio Cultural de la Nacin de naturaleza documental archivstica y tiene por objeto establecer las condiciones especiales para la declaratoria de los bienes muebles de carcter archivstico como Bienes de Inters Cultural. ARTCULO 2. mbito de aplicacin. El presente Decreto aplica para todos los bienes de naturaleza archivstica, de conformidad con la Ley 594 de 2000, sin perjuicio de los derechos relacionados con el patrimonio cultural inmaterial que repose en aquellos.

TTULO I Declaratoria de bienes archivsticos como Bienes de Inters Cultural (BIC) ARTCULO 3. Competencia. De conformidad con lo dispuesto por el artculo 8 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artculo 5 de la Ley 1185 de 2008, y en concordancia con el numeral 3 del artculo 4 del Decreto 763 de 2009, al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, le compete con exclusividad y en todo el territorio nacional, efectuar las declaratorias de Bienes de Inters Cultural, en adelante BIC, respecto de los bienes muebles de carcter archivstico que as lo ameriten. Los bienes archivsticos as declarados, sern objeto del Rgimen Especial de Proteccin fijado en la referida Ley. La declaratoria puede recaer sobre un archivo en particular, una pluralidad de archivos, un documento, o un conjunto de documentos de archivo; con independencia de su soporte material y de la calidad de su propietario, que bien puede ser pblico o privado. Pargrafo 1. En el caso de los archivos pblicos, no se podr declarar BIC ningn bien archivstico mientras se encuentre clasificado como de gestin en los trminos del artculo 23 de la Ley 594 de 2000. Pargrafo 2. En el caso de archivos pblicos que sean susceptibles de ser declarados como BIC y se encuentren bajo la custodia de instituciones o personas de carcter privado, stas debern proponerlos como BIC. Una vez incluido el bien en la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Inters Cultural, y si el Archivo General de la Nacin determina que ste requiere un Plan Especial de Manejo y Proteccin, a quien lo custodie le corresponder formular el respectivo Plan Especial de Manejo y Proteccin. Esta disposicin se llevar a cabo dentro de un plazo de dos (2) aos a partir de la entrada en vigencia del presente Decreto, o en su defecto, dichos archivos de inters pblico, debern ser entregados al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado o al respectivo Archivo General del orden territorial, para su manejo y proteccin.

DECRETO NUMERO_________________DE_________________HOJA No.___________

Pargrafo 3. La competencia del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado para efectuar declaratorias de Bienes de Inters Cultural, recae nicamente sobre bienes muebles de carcter archivstico, de modo tal que la facultad descrita en este artculo, no comprende la de declarar como BIC, otro tipo de bienes, ya sean muebles o inmuebles, como edificios u otros que sean o hagan parte del mobiliario, infraestructura, o sede de un archivo, institucin o persona que los administre o sea su propietario. Tal declaratoria corresponde a las dems entidades contempladas en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, y en el Decreto 763 de 2009 o en las normas que los modifiquen o sustituyan. ARTCULO 4. Procedimiento. El procedimiento para la declaratoria de Bienes de Inters Cultural respecto de los bienes muebles de carcter archivstico se har de conformidad con lo dispuesto por el artculo 8 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artculo 5 de la Ley 1185 de 2008. En todo caso, la Declaratoria se har previo concepto favorable por parte del Consejo Nacional de Patrimonio Cultural y con sujecin a los procedimientos legales establecidos y desarrollados en este Decreto y en las normas especiales que para el efecto expida el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado sobre la materia. ARTCULO 5. Condiciones tcnicas. Corresponde al Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, la funcin de reglamentar las condiciones tcnicas especiales de los bienes muebles de carcter archivstico y documental, susceptibles de ser declarados como BIC, respecto a: a) Procedimientos archivsticos; b) Criterios de valoracin; c) Contenido de la declaratoria de bienes muebles de carcter archivstico como Bienes de Inters Cultural; d) Rgimen Especial de Proteccin; e) Condiciones especficas para la formulacin de los Planes Especiales de Manejo y Proteccin; f) Intervencin; g) Exportacin temporal, h) Contratos con terceros que afecten estos bienes cuando son de propiedad de entidades pblicas, ARTCULO 6. Declaratoria de fondos documentales del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado como BIC. En estricto cumplimiento de lo establecido en el literal b) artculo 4 de la Ley 397 de 1997, modificado por el del artculo 1 de la Ley 1185 de 2008, los fondos documentales - entendidos como los archivos y documentos de archivo, incorporados y recibidos por el Archivo General de la Nacin, as como todos aquellos que siendo procedentes de archivos pblicos se incorporen a los fondos de dicha entidad para conservacin total -, se consideran como BIC y en consecuencia, estn sujetos al Rgimen Especial de Proteccin legalmente establecido y no requieren una nueva declaratoria. Lo anterior con ocasin de su declaratoria como Monumento Nacional mediante el Decreto 289 de 1975.

DECRETO NUMERO_________________DE_________________HOJA No.___________

Pargrafo. La declaratoria de que trata este artculo no aplica para bienes archivsticos privados que sean recibidos por el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, mediante donacin u otras modalidades. Como consecuencia, para ser considerados como BIC, los archivos privados debern ser previamente declarados como tal de acuerdo con los procedimientos legales y reglamentarios descritos en este Decreto y las normas que para el efecto expida el Archivo General de la Nacin. ARTCULO 7. Coordinacin con los Consejos Territoriales de Archivo. La declaratoria como Bien de Inters Cultural de los archivos pblicos o privados que se encuentren en los mbitos de competencia de los Consejos Territoriales de Archivos, efectuada por parte del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, se realizar previo concepto favorable del respectivo Consejo Territorial de Archivos. Dicho concepto deber evaluar el cumplimiento de los requisitos que establezcan la Ley, los decretos que la reglamentan, y la norma especial desarrollada por el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado para la declaratoria de Bien de Inters Cultural, de conformidad con el presente Decreto. El respectivo Consejo Territorial de Archivos, bajo la vigilancia del Archivo General de la Nacin, verificar la implementacin de los Planes Especiales de Manejo y Proteccin de los BIC del territorio de su competencia. Pargrafo. Sin perjuicio de las dems normas aplicables en la materia, las prohibiciones sealadas en el artculo 41 de la Ley 594 de 2000, con relacin a los traslados fuera del territorio nacional, a la exportacin o sustraccin ilegal y a la transferencia - a ttulo oneroso o gratuito - de la propiedad, posesin o tenencia, le sern aplicables a los Archivos Departamentales, Distritales, Municipales y de las entidades territoriales especiales que tengan declaratoria como Bien de Inters Cultural. ARTCULO 8. Iniciativa para la declaratoria. La iniciativa para la declaratoria de un bien archivstico como BIC surge de quien para el efecto se denomina interesado, que puede ser cualquier particular, el propietario de archivos o documentos privados, una entidad estatal, un archivo o una instancia del Sistema Nacional de Archivos, entendidas por tales, los Comits Tcnicos, los Archivos Departamentales, Distritales, Municipales o de las entidades territoriales especiales, y los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos. De igual forma, la iniciativa puede surgir, de manera oficiosa, del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado. En cualquier caso, la solicitud de declaratoria deber formularse ante el Archivo General de la Nacin, con la observancia de los requisitos que ste establezca de conformidad con el artculo 4 de este Decreto. Si la solicitud se dirige ante una entidad diferente, dicha entidad deber darle traslado al Archivo General de la Nacin. ARTCULO 9. Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Inters Cultural -LICBIC-. De acuerdo con la Ley 1185 de 2008 y el artculo 8 del Decreto 763 de 2009, la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Inters Cultural -LICBIC-, constituye un instrumento de registro de informacin en el que deben incluirse los datos de cualquier bien susceptible de ser declarado como BIC. La inclusin de un bien archivstico en la LICBIC constituye el primer paso en el proceso de su declaratoria como BIC.

DECRETO NUMERO_________________DE_________________HOJA No.___________

El Archivo General de la Nacin conformar y administrar la Lista Indicativa de Candidatos a Bienes de Inters Cultural para los bienes muebles de carcter archivstico, sin cuya existencia no podr efectuarse ninguna declaratoria de Bienes de Inters Cultural de carcter Archivstico. ARTCULO 10. Inclusin de bienes archivsticos en la LICBIC. La inclusin de un bien archivstico en la LICBIC que administra el Archivo General de la Nacin, es el resultado de la evaluacin preliminar del bien archivstico, por parte dicha entidad, respecto del cumplimiento de los criterios de valoracin para declarar Bienes de Inters Cultural contenidos en el artculo 6 del Decreto 763 de 2009 y en las normas que para el efecto desarrolle el Archivo General de la Nacin. Cuando el proceso de declaratoria se d como consecuencia de la solicitud por parte de quien para el efecto se denomina interesado, adems de los criterios de valoracin previamente referenciados, se evaluar el cumplimiento pleno de los requisitos formales aplicables. El no cumplimiento de tales requisitos formales, entre los que se encuentran la falta de competencia de la instancia ante la que se formula la solicitud y la necesidad de complementar los requisitos, dar lugar a la aplicacin de las disposiciones previstas en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique o sustituya. En virtud de lo anterior, hasta antes de que el bien archivstico entre en la LICBIC, la falta de competencia, las peticiones, pruebas, solicitudes de requisitos adicionales o cualquier otro paso o gestin dentro de la actuacin administrativa, se regir por lo establecido en dicho cdigo. La inclusin de un bien archivstico en la LICBIC se llevar a cabo mediante acto administrativo motivado, previa verificacin del cumplimiento de los requisitos previstos para el efecto. Las decisiones adoptadas por el Archivo General de la Nacin se le notificarn o comunicarn al solicitante en la forma prevista en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique o sustituya. La decisin de incluir o no un bien archivstico a la LICBIC ser objeto de los recursos consagrados en el Captulo VI del Ttulo III de la Parte Primera del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011. Pargrafo: En atencin a que la declaratoria de un bien como BIC es un acto complejo, la inclusin de un bien archivstico en la LICBIC no garantiza per se, su posterior declaratoria como BIC. ARTCULO 11. Inspeccin, vigilancia y control. En concordancia con lo dispuesto en el artculo 32 de la Ley 594 de 2000, el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado podr de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento, visitas de inspeccin a los archivos declarados BIC con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, la Ley 594 de 2000, el Decreto 763 de 2009, el presente Decreto y dems normas reglamentarias que se expidan para el efecto.

DECRETO NUMERO_________________DE_________________HOJA No.___________

TTULO II Disposiciones Finales ARTCULO 12. El Artculo 15 del Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012 quedar as: Artculo 15. Conformacin del Comit Interno de Archivo. El Comit Interno de Archivo de que trata el artculo 14 del presente Decreto, podr estar conformado en las entidades territoriales de la siguiente forma: 1. Un representante del Alcalde, Gobernador o Director de la entidad. 2. El Secretario General o quien haga sus veces, segn la estructura administrativa de la entidad. 3. El jefe, coordinador o funcionario responsable del Archivo de la entidad, quien actuar como secretario tcnico. 4. El jefe de la Oficina Jurdica o quien haga sus veces; 5. El jefe de la Oficina de Planeacin o quien haga sus veces; 6. El jefe, coordinador o responsable del rea de Sistemas o de Tecnologas de la Informacin o quien haga sus veces. 7. Se podr invitar, con voz pero sin voto a expertos y funcionarios que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comit. Pargrafo 1. Cuando no sea posible conformar el Comit Interno de Archivo con los miembros sealados en el presente artculo, la Entidad podr conformarlo con otros funcionarios de acuerdo con su propia estructura administrativa, mediante acto administrativo motivado del cual se deber remitir copia al Archivo General de la Nacin; en todo caso, el Comit no podr conformarse con menos de tres (3) funcionarios de la respectiva entidad. Pargrafo 2. En ningn caso la conformacin del Comit Interno de Archivo que trata este artculo implicar la ampliacin de la planta de personal. ARTCULO 13. Vigencia y derogatorias. El presente Decreto rige a partir de su expedicin, modifica el artculo 15 del Decreto 2578 de 2012 y el artculo 43 y deroga el artculo 75 del Decreto 763 del 2009 y las dems disposiciones que le sean contrarias.

COMUNQUESE Y CMPLASE

Dado en Bogot D. C,

LA MINISTRA DE CULTURA,