OFICINA NACIONAL DE NORMALIZACIN MINISTERIO DE CIENCIA, TECNOLOGA Y MEDIO AMBIENTE

GUA
PARA LA

IMPLEMENTACIN
DE LA

NC-ISO 14001

La Habana, 2000-01-15

Introduccin El xito alcanzado mundialmente por la serie de normas ISO 9000 sobre Sistemas
de Gestin de la Calidad dio lugar a la creacin de la serie de normas internacionales ISO 14000 que abarca los Sistemas de Gestin Ambiental (SGA) y las herramientas asociadas a la gestin ambiental. Eventualmente la serie de normas ISO 14000 consta actualmente de unos 20 documentos, no concluidos an en su totalidad, entre los que figuran los relacionados con la evaluacin de los SGA, el anlisis del ciclo de vida de los productos y el etiquetado ambiental. Estas normas sern evaluadas peridicamente, previndose la primera revisin de la ISO 14001 a partir del ao 2000, hacindola coincidir con la prxima revisin de la ISO 9001/9002. En Cuba, el Comit Tcnico de Normalizacin sobre Gestin Ambiental (NC/CTN 3), ha venido trabajando en los ltimos aos en la adopcin de las normas de la serie ISO 14000 como Normas Cubanas. De estas ya hay 6 publicadas que fueron aprobadas en 1998, encontrndose otras en proceso y que sern concluidas entre 1999-2001. Para encauzar los trabajos de implementacin de las Normas NC-ISO 14000 este propio Comit Tcnico elabor la Estrategia para la Implementacin de las Normas ISO 14000, sobre la base de la cual se est trabajando siguiendo un plan de accin, en el que se contempla, entre otras tareas, la elaboracin de la presente Gua para la Implementacin de la NC-ISO 14001 que ponemos a disposicin de todos los interesados en la aplicacin de este importante documento normativo. La NC-ISO 14001, Sistemas de Gestin Ambiental. Especificacin y directrices para su uso, fue una de las primeras normas de la serie NC-ISO 14000 en ser concluida. Proporciona una estructura total para la gestin ambiental en cualquier organizacin y la integra a su sistema de gestin global. La NC-ISO 14001 es una norma de requisitos. Contiene un conjunto de requerimientos para definir la operacin de los SGA. Puesto que dichos requisitos son flexibles y expresados de forma general para que puedan ser aplicados a cualquier tipo y tamao de organizacin, la NC-ISO 14001 no puede proporcionar una gua especfica para un sector dado. Por esta norma se certifican los SGA. Por su parte la NC-ISO 14004 es la norma acompaante de la NC-ISO 14001. Proporciona una gua e ilustraciones sobre qu hacer y cmo hacerlo para aquellas organizaciones que implementen el sistema de gestin especificado en la NC-ISO 14001. La NC-ISO 14004 sigue la misma estructura y respeta los mismos principios que la NC-ISO 14001. De modo que muchas organizaciones utilizan la NC-ISO 14004 para entender mejor e implementar los requisitos generales que aborda la NC-ISO 14001.

Para cumplir con la norma NC-ISO 14001 tienen que implementarse los requisitos que ella contiene en su seccin 4. Los requisitos del sistema NC-ISO 14001 estn basados en la estructura de gestin: planificar, implantar, verificar y revisar, de modo que las fases de verificacin y revisin dan paso a una nueva fase de planificacin y a su vez a la implementacin de los cambios o implantacin. Los aspectos ambientales constituyen uno de los conceptos bsicos de la NC-ISO 14001. Ellos no se restringen solamente a los de carcter humano, por lo que es necesario que las organizaciones que implementen un sistema de este tipo tengan presente que sus operaciones deben ser tratadas en el contexto de todas las especies y todas las consecuencias ambientales. El Anexo A de la NC-ISO 14001 contiene una gua adicional sobre cmo implementar el SGA especificado en la norma. Dado que esas observaciones tienen slo ese carcter, no son apropiadas para su inclusin en la seccin de requisitos del texto principal de la norma. Esa informacin est destinada slo para ser usada por las organizaciones que implementan el sistema y no puede ser utilizada como un conjunto de requisitos por un organismo de certificacin al evaluar el SGA. Cmo se vincula la NC-ISO 14001 con la NC-ISO 9001 o NC-ISO 9002 ? La NCISO 14001 comparte con la NC-ISO 9001/9002 muchos principios comunes a los sistemas de gestin. Por ello, la organizacin puede y debe desarrollar el SGA NCISO 14001 sobre los elementos de cualquier sistema existente, lo cual ayudara significativamente a la evolucin de este proceso. Algunos de estos elementos comunes del sistema son: la capacitacin, el control de procesos crticos, el control de documentos, los registros, las auditoras internas (y las vas para corregir los problemas identificados), y las revisiones por la direccin. En este sentido, es conveniente alertar a las organizaciones que de existir algn problema en el sistema NC-ISO 9001/9002, tales como los referidos a la documentacin o a la falta de compromiso, no utilicen estas partes en su sistema NC-ISO 14001 sin antes corregir tales deficiencias. La experiencia en la implementacin de programas ISO 14001 indica que esta es significativamente ms larga para un proyecto ISO 14001 que para un proyecto ISO 9001 o ISO 9002. Ello se debe a que muchas de las organizaciones que incursionan en ISO 14001 parten usualmente desde un punto mucho ms bajo en su experiencia con los SGA que cuando comienzan un proyecto ISO 9001 o ISO 9002. No es inusual para un proyecto ISO 14001 tomar el 50 % ms de tiempo que para un proyecto ISO 9001 si la organizacin no tiene experiencia previa con sistemas certificados, pero tampoco tan largo como un proyecto ISO 9001 si ya se tiene un sistema ISO 9001 o ISO 9002 implantado satisfactoriamente. En todo caso no es posible fijar escalas de tiempo realistas para este proceso.

En la presente Gua, los cuadros encabezados por NORMA NC- ISO 14001 contienen los requisitos de esta norma, los de trazos interrumpidos recogen ejemplos, tomados en su mayora de estudios de casos reales y los restantes destacan acciones claves que deben ser acometidas por la organizacin.

Cmo implementar la norma NC-ISO14001 No

existe un proceso oficial de implementacin de esta norma. No obstante, los pasos tpicos que podra dar una organizacin para implementar un SGA NC-ISO 14001 pudieran resumirse del siguiente modo, atendiendo al ciclo de gestin referido en la Introduccin de esta Gua. Planificacin 1. Evaluar el sistema existente contra los requisitos de la NC-ISO 14001 para determinar su estado actual e identificar las deficiencias. 2. Establecer una metodologa para identificar y evaluar todos los aspectos ambientales e impactos ambientales de los productos, procesos o servicios de la organizacin. 3. Desarrollar o revisar la poltica ambiental. Hay que asegurarse de que la poltica ambiental es aplicable en la organizacin y de que est vinculada a los objetivos de mejoramiento del SGA que se persiguen. 4. Definir de forma realista los objetivos y metas alcanzables, as como los planes para la implementacin y mejoramiento. Los objetivos y metas emanan de la poltica ambiental. Establecer la lnea base a partir de la cual debe medirse el mejoramiento del SGA. Implementacin 1. Ejecutar los programas elaborados para cumplir los objetivos y metas de la organizacin. Este es un proyecto tpico de gestin e incluir la asignacin de los recursos y el apoyo necesarios que requiera el programa de mejoramiento. 2. Analizar los sistemas de gestin existentes, por ej: sobre capacitacin, comunicacin, documentacin, control de documentos, etc., para determinar cmo la organizacin cumplir los requisitos de la NC-ISO 14001. Evaluar las necesidades de capacitacin de la organizacin. 3. Formalizar el SGA mediante documentacin, capacitacin, educacin, etc.

4. Decidir si la organizacin hace alguna declaracin pblica sobre los impactos ambientales significativos y registrar cul es dicha decisin. 5. Cumplir con los requisitos legales, polticas, procedimientos, cdigos, etc. 6. Responder las comunicaciones de las principales partes interesadas. No obstante, la organizacin no puede simplemente ser reactiva a las principales partes interesadas. Como establece la NC-ISO 14001, la organizacin tomar en cuenta los puntos de vista de esas partes interesadas en su programa de mejoramiento. Verificacin 1. Monitorear el mejoramiento y su cumplimiento con los requisitos legales. 2. Conducir auditoras internas del SGA. Programar estas sobre la base de los riesgos ambientales que estn presentes. Revisin 1. Llevar a cabo acciones correctivas y preventivas basadas en el monitoreo y en las auditoras del SGA, adems de cualquier otro informe de fallas que la organizacin pueda tener. 2. Revisar la poltica, los objetivos, los programas y los sistemas tantas veces como sea necesario, para asegurar que se mantiene la eficacia del SGA.

Cmo comenzar La implementacin de la NC-ISO 14001 es un proceso cuyo primer paso es:
Obtener el compromiso de la ms alta direccin de la organizacin para mejorar la gestin ambiental de sus actividades, productos o servicios.
Conseguir este compromiso es fundamental para asegurar el xito del Sistema de Gestin Ambiental (SGA). En rigor y segn lo demuestra ampliamente la experiencia prctica, dicho xito depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la organizacin, pero especialmente de su ms alta direccin.

Los beneficios potenciales de una gestin ambiental efectiva para la organizacin pueden ayudarla a incrementar las ventas, a reducir los costos y a obtener ventajas competitivas. Estos beneficios potenciales pueden utilizarse en la bsqueda y concrecin de tales compromisos y es posible agruparlos del siguiente modo: Legislacin La legislacin ambiental cubana se ha venido perfeccionando e incrementando en los ltimos aos. As ha ocurrido igualmente en el resto del mundo. Un enfoque proactivo en este sentido por parte de la organizacin reduce los riesgos de prcticas ilegales y sus consecuentes multas y dems contravenciones. Reduccin de los costos Una buena gestin ambiental de la organizacin puede identificar oportunidades para la reduccin de los costos, por ejemplo, a travs de medidas dirigidas al incremento de la eficiencia energtica y la minimizacin de los residuos. Exigencias de los clientes Para incrementar los negocios de una organizacin no es conveniente arriesgar su reputacin o adquirir responsabilidades legales como resultado de un pobre desempeo ambiental por parte de sus suministradores. Inversiones y seguros El incremento de las inversiones en la organizacin se dificultara al asegurar stas contra riesgos debidos a un insuficiente desempeo ambiental. Los bancos y compaas de seguros incrementan cada vez ms los requisitos ambientales en las auditoras a realizar y/o exigen sistemas de gestin implantados como una condicin para las inversiones. Oportunidades en el mercado Un buen desempeo ambiental de la organizacin puede ser un factor clave en la bsqueda de una posicin competitiva en el mercado. Imagen corporativa Un adecuado registro ambiental que demuestre mejoras sostenidas por parte de la organizacin puede mejorar la imagen corporativa y crear mejores relaciones con las partes interesadas (clientes, autoridades ambientales, juristas, empleados, inversionistas, la poblacin y otros). Una imagen adversa ante la opinin pblica sobre el desempeo ambiental de la organizacin puede ser muy daina.

Es muy importante asimismo para la organizacin que, como una de sus decisiones primarias, se proceda a:

Designar la persona que tendr a su cargo la implementacin.

Es recomendable en esta fase inicial de comienzo que la organizacin establezca contactos con los expertos pertinentes de la Oficina Nacional de Normalizacin, 6

del Ministerio de Ciencia, Tecnologa y Medio Ambiente, y del Comit Tcnico de Normalizacin de Gestin Ambiental, a los efectos de intercambiar experiencias y, eventualmente, segn se dispone en la Estrategia para la Implementacin de las Normas NC-ISO 14000, aclarar los procedimientos a utilizar y los aspectos de contenido que sean necesarios en las Normas Cubanas NC-ISO 14001, NC-ISO 14004 y otros documentos. Estas acciones, ejecutadas oportunamente por parte del personal competente de la organizacin coadyuvaran a:

Conocer, entender e interpretar adecuadamente los requisitos de la NC- ISO 14001.

Ello resulta indispensable para poder acometer eficazmente el proceso de implementacin y evitara tropiezos y prdidas de tiempo y recursos innecesarios. Una vez satisfechas estas condiciones de partida destacadas anteriormente, es necesario conocer la situacin ambiental actual de la organizacin. Es por ello que en este sentido la norma NC-ISO 14004 en su apartado 4.1.3 se refiere a la Revisin ambiental inicial y recomienda algunas tcnicas para su realizacin. Esta Gua ampla y adapta a nuestro contexto nacional estas recomendaciones. Cul es la importancia de acometer este trabajo con el mayor rigor y calidad posibles en esta primera fase? Ello se debe a que la Revisin ambiental inicial permite conocer los impactos ambientales de la organizacin, informacin que resulta bsica para el posterior establecimiento y fundamentacin de su poltica ambiental, documento que desempear el papel ms importante en todo el proceso de implementacin de la NC-ISO 14001. Se trata de que la organizacin establezca la lnea base o situacin de partida, o sea, desde dnde comenzar. A partir de esta lnea base la organizacin puede desarrollar su Sistema de Gestin Ambiental (SGA). Este sistema constituye un conjunto integral de prcticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y de poltica de la organizacin de una forma efectiva y consistente. Ntese que la NC-ISO 14001 en su versin actual no comprende la revisin inicial como una de sus partes esenciales, dado que aquellas organizaciones que ya operen un SGA, no tienen necesidad de acometerla. Sin embargo, es necesario:

Conocer los requisitos ambientales que debe cumplir la organizacin, particularmente los fijados en la legislacin ambiental vigente.
7

Revisin ambiental inicial La revisin ambiental inicial, segn establece la NC-ISO 14004,
siguientes aspectos:

puede abarcar los

Identificacin de los requisitos legislativos y regulatorios. Identificacin de los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios, para determinar cules tienen, o pueden tener, impactos ambientales significativos y responsabilidades. Evaluacin del desempeo comparado con los criterios internos pertinentes, normas externas, reglamentaciones, cdigos de prctica y conjuntos de principios y directrices. Consideracin de procedimientos y prcticas de gestin ambiental existentes. Identificacin de polticas y procedimientos existentes referidos a compras y actividades contratadas. Retroalimentacin, a partir de la investigacin, de incidentes previos de no conformidad. Oportunidades de ventajas competitivas. Puntos de vista de las partes interesadas. Funciones o actividades de otros sistemas organizativos que puedan facilitar o dificultar el desempeo ambiental.

El propsito de la revisin inicial es determinar las relaciones e interacciones de la organizacin con el medio ambiente y proporcionar una base de datos ambientales a partir de los cuales puedan medirse las mejoras ambientales futuras. Este proceso de revisin, como se recoge en el Manual 10 para el Desarrollo, de la ISO, puede resumirse en los seis aspectos siguientes, los cuales deben acometerse en este orden: 1. Decidir cundo es necesaria una revisin inicial. Siempre que la informacin ambiental existente en la organizacin no est actualizada, no sea la necesaria a los efectos de implementar un SGA, o no sea la suficiente para cumplir los requisitos de la NC-ISO 14001, habr que realizar la revisin ambiental inicial.

2.

Determinar el alcance de la revisin inicial. Este aspecto consiste en decidir los lmites tanto fsicos, como organizativos y funcionales que abarcar la revisin, dado que sta puede comprender, por ejemplo, una empresa completa, uno o ms talleres, un laboratorio, etc. Igualmente debe incluirse aqu una evaluacin de los impactos ambientales que son objeto del control directo de la organizacin, as como de aquellos sobre los que puede ejercerse una influencia, por ejemplo, a travs de la cadena de suministro o por medio de actividades subcontratadas.

3.

Preparacin para la revisin inicial. Una buena preparacin de la revisin inicial es esencial para el desarrollo eficiente de este proceso. Es recomendable para ello seguir un conjunto de pasos, entre los que pueden destacarse resumidamente los siguientes: Considerar los mtodos de obtencin de informacin, tales como cuestionarios, listas de control de auditoras, entrevistas, inspecciones directas y mediciones, benchmarking (tanto interno como externo), entre otros. Revisar las fuentes de informacin disponibles. Revisar la idoneidad del equipo que realizar la revisin. Determinar si es necesario contar con asesora externa para guiar la revisin o si se requiere entrenar al personal que la ejecutar para garantizar que ste posea los conocimientos y habilidades necesarias. Definir el plan de trabajo correspondiente. Fijar las reuniones necesarias. Comunicar las razones de la revisin inicial y los hallazgos que esta vaya originando, como retroalimentacin al equipo de revisin y al resto de la organizacin que corresponda.

4.

Obtencin de la informacin y datos. Una vez cumplidos los pasos anteriores se debe proceder a obtener las informaciones y datos sobre los siguientes aspectos: desempeo ambiental de la organizacin, incluyendo facilidades o barreras para mejorar el desempeo ambiental, por ejemplo, disponibilidades de tcnicas de producciones limpias o uso de materiales o productos peligrosos;

examen de todas las prcticas y procedimientos de gestin ambiental existentes, tales como minimizacin de residuos, iniciativas de reciclaje u otros; evaluacin de retroalimentaciones producto de investigaciones de incidentes anteriores o no cumplimiento de la legislacin u otras regulaciones ambientales; aspectos ambientales de las actividades, productos o servicios de la organizacin; significacin de los impactos ambientales asociados; requisitos legales y regulatorios que debe cumplir la organizacin. Consideraciones generales.

5.

Con el objetivo de alcanzar los objetivos de la revisin inicial, debe prestarse atencin a los siguientes aspectos: diseo, uso, manipulacin y disposicin de productos; operaciones normales y anormales; situaciones de puesta en marcha y paradas; situaciones de emergencia potenciales (incluyendo los aspectos ambientales de los planes de emergencia, como por ejemplo, disposicin de agua para extincin de incendios); pasado, presente y futuro probable de las actividades, productos y servicios; oportunidades de ventajas competitivas; estimados de recursos requeridos para desarrollar, implementar y mantener el SGA; puntos de vista de las partes interesadas; e impactos ambientales de inversiones, obtencin y contratacin de polticas y procedimientos. Informe sobre el proceso de revisin inicial. Con independencia del alcance de la revisin, el informe resultante de este proceso debe contener: Introduccin Contexto de la revisin

6.

10

Alcance de la revisin Aspectos y objetivos Metodologas empleadas Fuentes de informacin Suposiciones y limitaciones del estudio Sumario de los hallazgos Identificacin de las acciones Recursos requeridos Conclusiones y recomendaciones

Finalmente es conveniente aadir aqu algunas consideraciones de orden prctico y organizativo, as como informaciones que resultarn de utilidad para las organizaciones que acometan este proceso de revisin ambiental inicial. Resulta fundamental en esta primera etapa:

Conocer y mantener archivada toda la legislacin ambiental relacionada con las actividades de la organizacin.
Este es un trabajo minucioso y se recomienda que sea realizado por especialistas. Si la organizacin posee una persona responsable de la actividad jurdica o una unidad organizativa encargada de este frente de trabajo, es muy importante que el o los juristas que la integran conozcan dicha legislacin. En aquellos casos en que no se disponga en la organizacin de estas posibilidades, resulta conveniente contratar una consultora jurdica con el objetivo de ayudar en la localizacin y ordenamiento de la legislacin ambiental, as como analizar, en coordinacin con el personal tcnico correspondiente, la aplicabilidad de la misma por parte de la organizacin. Es aconsejable asimismo durante este proceso establecer las consultas que se requieran con las Unidades de Medio Ambiente (UMA) en los territorios, las Direcciones Jurdica (DJ) y de Poltica Ambiental (DPA), as como con los Centros de Informacin, Gestin y Educacin Ambiental (CIGEA) y de Inspeccin y Control Ambiental (CICA) de la Agencia de Medio Ambiente (AMA), pertenecientes todos al Ministerio de Ciencia, Tecnologa y Medio Ambiente. En el caso de las Normas Cubanas Obligatorias lo indicado es hacer las bsquedas y consultas pertinentes en el Centro de Informacin del Instituto de Investigaciones en Normalizacin (ININ) de la Oficina Nacional de Normalizacin (ONN).

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Inicialmente es importante recuperar toda la documentacin relacionada con la obtencin de licencias ambientales concedidas o en fase de tramitacin. Es conveniente igualmente tener localizada y ordenada la correspondencia entre la organizacin y los rganos de gestin y poltica ambiental antes referidos. Con el objetivo de facilitar esta tarea, en el Anexo A se ofrece una relacin de la legislacin ambiental vigente en Cuba hasta el momento de la publicacin de la presente Gua y en el Anexo B una lista con los datos referidos a las entidades en las que podra obtenerse informacin sobre este tema. Al hacer la identificacin de los aspectos ambientales hay que tener presente la diferencia existente entre Aspecto ambiental e Impacto ambiental, cuyas definiciones aparecen en los apartados 3.3 y 3.4 de la NC-ISO 14001. Aunque ms adelante se muestran otros ejemplos que contribuyen a ilustrar dicha diferencia, sta se observa en el siguiente caso, tomado de la NC-ISO 14004: ACTIVIDAD Manipulacin de materiales peligrosos ASPECTO Posibles derrames accidentales IMPACTO Contaminacin de suelos o aguas

La evaluacin del desempeo contemplada dentro de la revisin ambiental inicial se refiere al anlisis que debe hacerse comparando los indicadores del desempeo ambiental de la organizacin con los requisitos correspondientes establecidos tanto internamente como en documentos normativos externos y en otras regulaciones. Para ello el trabajo puede organizarse a travs de la formacin de grupos de trabajo especializados por rea de actividad, contactos con las partes interesadas, consultas con rganos externos especializados o de otra forma. Es recomendable tambin en esta fase preparar, al menos de forma preliminar una relacin o lista de verificacin que permita determinar dnde se encuentran las posibilidades de mejoramiento del desempeo ambiental de la organizacin, aspecto importante en el diseo o remodelacin del Sistema de Gestin Ambiental de la organizacin.

Definicin de la poltica ambiental En el cuadro siguiente se presentan los primeros requisitos contemplados en la
NC-ISO 14001:

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NORMA NC-ISO 14001:

4. Requisitos del sistema de gestin ambiental 4.1 Requisitos generales La organizacin establecer y mantendr un sistema de gestin ambiental cuyos requisitos se describen en este captulo. 4.2 Poltica ambiental La ms alta direccin definir la poltica ambiental de la organizacin y asegurar que la misma: a) sea apropiada para la naturaleza, la escala y los impactos ambientales de sus actividades, productos o servicios; b) incluya un compromiso para el mejoramiento continuo y la prevencin de la contaminacin; c) incluya un compromiso de cumplir con la legislacin y reglamentacin ambiental pertinentes y con otros requisitos a los que se adhiera la organizacin; d) provea el marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales; e) sea documentada, implantada, mantenida y comunicada a todo el personal; f) est disponible para el pblico.

Para poder definir o disear la poltica ambiental, debe partirse de los resultados de la revisin ambiental inicial y en consecuencia:

Conocer, al menos de forma general, los impactos ambientales que causa la organizacin.
Una poltica ambiental bien fundamentada debe apoyarse adems en resultados de encuestas, entrevistas y otras formas de obtencin de informacin entre los clientes, la poblacin, las autoridades ambientales y otras partes interesadas acerca de las actividades de la organizacin y de sus efectos ambientales. El texto de la poltica ambiental no debe ser innecesariamente extenso. Muchas de las polticas conocidas actualmente en corporaciones y empresas de alto prestigio por su desempeo ambiental ocupan desde un prrafo hasta un par de pginas a lo sumo. A continuacin se muestran ejemplos, algunos de ellos adaptados a los efectos de su inclusin en la presente Gua.

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EJEMPLO 1
(*)

Declaracin de Poltica Ambiental Nuestra Poltica Ambiental es aplicable a todas las unidades de produccin y servicios de la Empresa RAFI S.A. ubicadas en Ciudad de La Habana y es de conocimiento de todos sus trabajadores. Nos comprometemos a desarrollar las actividades de la Empresa observando los siguientes principios: Mejorar continuamente nuestro desempeo ambiental, reduciendo al mximo posible las emisiones en las operaciones de produccin y servicio. Cumplir rigurosamente los requisitos ambientales que nos son aplicables. de las regulaciones

Mantener informados a nuestros clientes sobre la marcha del desempeo ambiental de la Empresa. Promover el ahorro de energa y el consumo de agua en todos nuestros talleres. Reducir en lo posible los impactos ambientales de nuestros productos durante su produccin, uso y disposicin. Fijar y revisar anualmente nuestros objetivos y metas ambientales de modo que den respuesta a la presente Poltica y ponerlos a disposicin de todas las partes interesadas.
N. Prez Gerente General Ambiental RAFI. S.A. B. Daz Director 1999-07-01

(*) Adaptado de la Gua Implementacin de la Norma NTC ISO 14001, ICONTEC, Colombia

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EJEMPLO 2
(*)

Poltica Ambiental
Nuestro compromiso es conducir a la Empresa dentro del concepto de desarrollo sostenible, apoyados en los siguientes principios:

Reconocimiento de la gestin ambiental como una de nuestras prioridades. Promocin del desarrollo del ser humano para que acte de forma ambientalmente responsable. Perfeccionamiento de los procesos, productos y servicios, buscando la mejora continua del desempeo ambiental y la prevencin de la contaminacin. Cumplimiento de la legislacin relativa al medio ambiente. Disposicin al dilogo con las partes interesadas sobre nuestras actividades e impactos ambientales

Nuestro Sistema de Gestin Ambiental abarca todas las etapas de produccin de calzado. Nuestros objetivos y metas ambientales son actualizados anualmente y publicados en el Boletn Oficial de la Empresa, estando disponible para todas las partes interesadas en el Departamento de Relaciones Pblicas.
H. Gonzlez Director General M. Rodrguez Vice-Director Calidad y Medio Ambiente

(*) Adaptado del Manual de Implantao ISO 14001, CNI, Brasil.

EJEMPLO 3
(*)

Declaracin de Poltica Ambiental

Nuestra corporacin reconoce sus responsabilidades respecto a la preservacin del Medio Ambiente y su Direccin se compromete a minimizar el impacto ambiental de sus operaciones, productos y servicios, para evitar efectos adversos sobre sus empleados, clientes, contratistas, la Comunidad y el Medio Ambiente. Principios
1. Cumplir con toda la legislacin y normativa ambiental aplicable. 2. Considerar a la gestin ambiental como una de las principales prioridades empresariales. 3. Prevenir o minimizar emisiones y descargas nocivas, al aire, agua o suelo.

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EJEMPLO 3 (cont.)
(*)

Declaracin de Poltica Ambiental

4. Reducir, dentro de lo posible, la generacin de residuos, reciclando todo cuanto sea razonable y asegurando un manejo responsable de los residuos peligrosos. 5. Operar las instalaciones haciendo un uso racional de la energa. 6. Controlar permanentemente el desempeo programas de mejoras ambientales continuas. ambiental y establecer

7. Evaluar los impactos y riesgos ambientales en nuevos proyectos e inversiones. 8. Desarrollar programas ambientales. de prevencin y control de emergencias

9. Capacitar y motivar al personal respecto del cuidado del medio Ambiente. 10. Evaluar, peridicamente, el desempeo ambiental de las empresas y el cumplimiento de la Poltica y los Objetivos Ambientales.

(*) Revisin cero

Tomado de Prez Companc Informe Ambiental 1998.

EJEMPLO 4
(*)

Poltica Ambiental de DNRA

DNRA trabajar para asegurar que el personal sea usado apropiada y eficientemente con vistas a minimizar los impactos ambientales y los recursos de consumo. En este sentido, el ferrocarril puede hacer una contribucin considerable para resolver uno de los mayores problemas del sector de transporte: no incrementar nunca el dao ambiental. Conjuntamente con otros actores en el sector de transporte y la sociedad en general, DNRA buscar nuevas vas para alcanzar la movilidad sostenible. DNRA trabajar para asegurar que los ferrocarriles mantengan y exploten su posicin como el mayor amigo ambiental del transporte. DNRA desea ser vista como una organizacin que lder en el campo en los asuntos ambientales, porque el reto de los ferrocarriles en el futuro es la posibilidad de proporcionar una forma de transporte que sea tanto competitiva como ambientalmente sana. DNRA ve como su deber impulsar a los operadores de ferrocarril de Dinamarca a incorporar la conciencia ambiental en sus operaciones. La

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EJEMPLO 4 (cont.)
(*)

Poltica Ambiental de DNRA

propia organizacin proporcionar las rutas que son operadas y ampliadas teniendo en mente la naturaleza y el medio ambiente. DNRA evaluar las consecuencias ambientales de todos los servicios que oferta y recibe, integrando los aspectos ambientales a sus operaciones como un todo. Este es el por qu la DNRA est involucrando a sus clientes, a las autoridades y al pblico en general en un dilogo activo sobre los aspectos ambientales. (*) DNRA: Danish National Railway Agency.
Tomado de DRAFT ISO TR 14032.2

El siguiente es un ejemplo de Poltica integrada que abarca los tres campos de Seguridad, Salud y Medio Ambiente: EJEMPLO 5
(*)

Poltica de Seguridad, Salud y Medio Ambiente de UTC

UTC no estar satisfecha hasta que sus puestos de trabajo estn asegurados contra peligros, sus empleados libres de riesgos, sus productos y servicios sean seguros y sus compromisos y registros en la proteccin del medio ambiente natural sean nicos. Compromisos Eliminar todos los riesgos laborales haciendo los lugares de trabajo libres de peligros y acciones inseguras. Reducir los contaminantes en los procesos productivos a los niveles ms bajos alcanzables. Conservar los recursos naturales en el diseo, produccin, uso y disposicin de productos y prestacin de servicios. Establecer normas de seguridad y proteccin ambiental que cumplan con las leyes locales y externas, cuando sea necesario, para alcanzar las metas de esta poltica. Mantener a los jefes de operacin responsabilizados por la seguridad y el desempeo ambiental y promover el liderazgo y los recursos requeridos. Exigir a todos los empleados el cumplimiento de estas normas. Apoyo Cuantificar las metas de seguridad y ambientales, medir regularmente

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EJEMPLO 5 (cont.)
(*)

Poltica de Seguridad, Salud y Medio Ambiente de UTC

el progreso e informar al Consejo de Directores de UTC, empleados y comunidades; y responder a las sugerencias y necesidades de otros. Desarrollar tecnologas y mtodos para garantizar puestos de trabajo seguros mundialmente y proteger el medio ambiente, y promulgar estos fuera de UTC. Priorizar las consideraciones de seguridad y ambientales en el desarrollo de nuevos productos y decisiones de inversin, y en nuestros negocios con contratistas y suministradores. (*) UTC: United Technologies Corporation. Tomado de ISO/TC 207/SC4 N283.

En el ya referido Manual 10 para el Desarrollo, de la ISO, aparece un enfoque de sentido comn para disear la poltica ambiental, denominado principio de las 5 A (Attitude, Accuracy, Adequate resources, Awareness, Action), que se ha considerado conveniente extractar aqu, para que las organizaciones cubanas lo tomen en cuenta: Actitud: establecer una poltica efectiva, dondequiera que la actividad de la organizacin necesite de una actitud ambiental positiva. Involucrar a los jefes de lnea en la definicin de la poltica y asegurar que ellos entienden tanto la poltica como sus implicaciones para la organizacin, son tareas esenciales. Es vital asegurar que el jefe ejecutivo firme la versin final. Precisin: los objetivos y metas deben ser fijados de un modo abierto y honesto. Los implicados en la poltica, tanto clientes como empleados necesitarn ver que lo establecido por sta es realista para la organizacin. Recursos adecuados: la implementacin de la poltica requiere recursos adecuados, cuya asignacin depender de las prioridades que deben fijarse. Conciencia: deben asegurarse las lneas de comunicacin apropiadas, tanto internas como externas, de modo que se puedan obtener las sugerencias pertinentes. Una importancia particular posee la comunicacin con las autoridades ambientales y la comunidad local. Accin: la poltica deber reflejar cmo ser monitoreada, auditada y ejercida. Una vez elaborada la Poltica Ambiental de la organizacin cumpliendo los requisitos antes expuestos y dada a conocer a todos los interesados (trabajadores, clientes, socios y dems partes interesadas) puede pasarse a la fase de PLANIFICACIN.

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Identificacin bientales La

de los aspectos am-

definicin y anlisis de los aspectos ambientales significativos de una organizacin poseen una importancia de primer orden, dado que junto con la identificacin de los requisitos legales y de otra ndole, constituyen la base decisiva sobre la cual se debe implementar el SGA. Los problemas que no se detecten en esta etapa, pueden poner en peligro los efectos deseados del SGA, ya que quedaran fuera de cualquier anlisis posterior y consecuentemente fuera del alcance del SGA que se proyecta.

Debe aclararse que muchas organizaciones acometen una revisin completa de sus aspectos ambientales y sus impactos ambientales asociados durante el proceso de revisin inicial, mientras que otras slo lo hacen en dicho proceso de una forma preliminar, con vistas a hacer posteriormente una evaluacin ms completa. Como puede verse en el siguiente cuadro la NC-ISO 14001 no especifica una metodologa de evaluacin, pero el mtodo debe ser suficientemente completo y balanceado: NORMA NC-ISO 14001: 4.3 Planificacin 4.3.1 Aspectos ambientales
La organizacin establecer y mantendr uno o ms procedimientos para identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios que pueda controlar y sobre los que se pueda esperar que tenga influencia, para determinar aquellos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente. Tambin asegurar que se consideren los aspectos relacionados con tales impactos significativos al fijar sus objetivos ambientales. La organizacin conservar esta informacin actualizada.

Al establecer el procedimiento para identificar los aspectos ambientales y los impactos ambientales de los productos, procesos y servicios la organizacin, debe:

Tener presente que la relacin aspecto impacto es de causa efecto. Los aspectos ambientales son las causas y los impactos ambientales son los efectos.

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Otros ejemplos que ilustran esta relacin son los siguientes: ASPECTOS AMBIENTALES Emisiones al aire Descargas de aguas residuales Aplicacin de herbicidas Mantenimiento de refrigeradores IMPACTOS AMBIENTALES Contaminacin atmosfrica Contaminacin del agua Contaminacin del suelo y las aguas subterrneas Agotamiento de la capa de ozono

Para la determinacin de los aspectos e impactos ambientales deben considerarse las actividades normales de operacin, las actividades anormales, tales como las paradas generales por mantenimiento y las condiciones de emergencias potenciales. En el Anexo A de la NC-ISO 14001 se sugiere considerar, cuando sea apropiado, los siguientes aspectos: a) b) c) d) e) f) emisiones al aire; descargas al agua; gestin de residuos; contaminacin de suelos; consumo de materias primas y recursos naturales; otros temas ambientales locales y de la comunidad.

Esta relacin no es obligatoria ni exhaustiva, corresponde a cada organizacin definir y valorar sus aspectos e impactos ambientales. Es importante:

Definir los lmites del sistema, tomando en cuenta la localizacin de las actividades, los productos o servicios propios de la organizacin y el rea de influencia de sus impactos ambientales.
Al hacer esta determinacin de los lmites del SGA, es necesario prestar una especial atencin a lo relacionado con la dispersin de las actividades. Por ejemplo, talleres ubicados fuera del rea propia de produccin o servicio, depsitos o tanques de almacenamiento situados en los alrededores de la planta de produccin, instalaciones arrendadas o compartidas con otras organizaciones, etc. En este ltimo caso, si se efectan exigencias a terceros, stas deben incluirse dentro del alcance del SGA.

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Resulta conveniente tener a mano al realizar la identificacin y anlisis de los aspectos e impactos ambientales, entre otros, los siguientes documentos: Informes de monitoreos ambientales. Balances de materias primas y energa. Planos de los procesos de la organizacin. Reclamaciones de los clientes. Opiniones de sectores o partes interesadas. Resultados de inspecciones ambientales. Resultados de investigaciones de impactos ambientales.

Asimismo puede utilizarse un plano de las instalaciones de la organizacin como ayuda para identificar los puntos en los cuales se est impactando al medio ambiente. Se sugiere tambin promover discusiones en grupos, donde estn representados varios sectores de la organizacin y en la medida de las posibilidades, involucrar a las partes interesadas de la comunidad (por ejemplo, representantes de los Consejos de la Administracin Municipal y/o Provincial), autoridades ambientales (por ejemplo, funcionarios de las UMA), representantes de las Universidades, etc. Durante sus sesiones de trabajo, estos grupos pueden orientarse por un flujograma que en general debe contemplar los cuatro pasos que conforman este proceso, segn la NC-ISO 14001, a saber: Paso 1: Se selecciona una actividad, producto o servicio. Paso 2: Se identifican los aspectos ambientales de la actividad, producto o servicio. Paso 3: Se identifican los impactos ambientales. Paso 4: Se evala la significacin de los impactos. Un mtodo que suele emplearse con frecuencia es asignar valores numricos a los aspectos e impactos ambientales con el objetivo de organizarlos de manera sistemtica y en forma de matrices para cada una de las condiciones normales, anormales y de emergencia. De este modo, pueden considerarse en una primera etapa tres criterios de seleccin: la amplitud, la intensidad y la probabilidad de ocurrencia del impacto. As, por ejemplo, la amplitud reflejara su extensin (puntual, local o global), la intensidad representara el grado del impacto negativo al medio ambiente, que podra ser alto, medio o bajo; y la probabilidad estimada (alta, media o baja) de ocurrencia del efecto sobre el medio ambiente. De esta forma se asignan los valores: 1 (nivel bajo), 2 (nivel medio) y 3 (nivel alto) conforme a la tabla que se ilustra a continuacin. La suma de estos valores de amplitud e intensidad (o probabilidad para el caso de riesgo ambiental) tiene un valor nominal que vara entre 2 y 6, lo cual da el nivel de importancia o grado de calificacin del efecto.

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1 1 Importancia 2 3 2 2 3 2 4

Intensidad 2 3 4 5

3 4 5 6

A su vez este nivel de importancia del aspecto o impacto ambiental puede clasificarse, por ejemplo, como despreciable (2), moderado (entre 3 y 4), crtico (entre 5 y 6) y no aplicable. Tambin podra elaborarse una matriz para establecer la relacin aspecto-impacto, al definir el nivel de significacin o importancia (baja, media o alta) de donde puede resultar un esquema para la valoracin ambiental de las reas de actividad de la organizacin, como se muestra en el ejemplo siguiente:
AREAS RECURSOS DE ACTIVIDAD Materia Agua Energa
Desarrollo Suministros Elaboracin de metales Produccin 2 mecnica Tratamiento 1 superficial Ensamblaje 1 Almacena1 miento Venta y distribucin Mantenimien1 to Servicios 1 1: Importancia baja Prima 2 1 2 2 1 2 2 2 1 1 2 1 2 2 3 2 2

EMISIONES
Aire 2 1 3 3 3 3 2 3 Agua 2 1 2 2 3 2 2 1 3 Suelo Ruido Residuos 2 2 2 1 2 1 1 2 3 1 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 2 3 2 2 1 2 2 2

Materiales Accipeligro- dentes sos

3 1 2 2 3 3 2 2 2 2

1 1 2 2 3 2 1 1 2 1

2 2 2 2 1 2: Importancia media 3: Importancia alta

Adaptado de la Gua Implementacin de la Norma NTC ISO 14001, ICONTEC, Colombia

El ordenamiento anterior le permite a la organizacin:

Determinar cules son las reas que se deben tomar en consideracin y qu se debe evaluar detalladamente en cada una de ellas.
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Los niveles de importancia podran calificarse en este caso del siguiente modo:
NIVEL DE IMPORTANCIA VALOR DEL POTENCIAL DE PARMETRO RIESGO No existe o se presenta en pequea Ninguno cantidad Existe por debajo del valor lmite y en Medio cantidades moderadas Existe por encima o en la zona del valor lmite en grandes Alto cantidades IMPACTOS AMBIENTALES No Limitados EXIGENCIAS DE LAS PARTES INTERESADAS No se manifiestan Son reconocibles Se manifiestan

BAJA 1 MEDIA 2 ALTA 3

Importantes

En el anlisis de los aspectos ambientales que tienen o pueden tener impactos significativos hay que tomar en consideracin que este proceso no es un fin en s mismo, sino que se debe:

Concretar sistemticamente, al final de cada paso dentro del anlisis de los aspectos ambientales, la accin que se va a tomar y la prioridad para su ejecucin.

As, de las 10 reas de actividad indicadas en el ejemplo anterior, puede observarse por simple inspeccin que la de tratamiento superficial es la que genera el mayor impacto ambiental, ya que la suma de los puntos a ella asociada es la mayor. Esto significa que debe prestrsele el mximo de atencin al conjunto de acciones que debern desarrollarse en esta rea de actividad, con el fin de mitigar dicho impacto. Tales acciones pudieran vincularse, en este caso especfico, por ejemplo, con medidas para el mejoramiento en la composicin de los productos qumicos empleados, revisin de los mtodos de control de los pasos que componen este proceso, mejoramiento del aprovechamiento de calor, revisin de las instrucciones de trabajo y otras. En la prctica, lo ms frecuente es encontrar que para cada rea de actividad de la organizacin existen varios aspectos ambientales y uno o ms impactos respectivos asociados, tal como se muestra en el siguiente ejemplo, tomado de una industria de hierro y acero:

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IMPACTO Consumo de agua con baja circulacin. 2) Gas natural Consumo de recursos naturales. Efecto invernadero Proceso de reduccin del (CO2). mineral de hierro 3) Flujo de descarga Flujo con contenido de slidos en suspensin 4) Movimiento de material Partculas de material en la atmsfera. 1) Generacin de energa Consumo de recursos natuelctrica rales. 2) Reutilizacin de chatarra Recuperacin de chatarra como proceso de reciclaje. Hornos de arco elctrico Procesos de fundicin con- 3) Emisiones y residuos Generacin de residuos tinua slidos. 4) Agua de enfriamiento Consumo de agua con baja circulacin.

ACTIVIDAD

ASPECTO ASOCIADO 1) Agua de enfriamiento

En aras de la sencillez, en los ejemplos hasta ahora citados se han tomado slo tres niveles de significacin o importancia para los impactos ambientales. No obstante, en ocasiones esta clasificacin convencional suele hacerse ms amplia atendiendo a la probabilidad de ocurrencia del impacto, la probabilidad de deteccin del mismo y la severidad o intensidad de su consecuencia. De este manera se incrementa la precisin en la determinacin de los impactos significativos. Un ejemplo de este tipo de clasificacin es el siguiente, donde se fijan 6 niveles:
Probabilidad de ocurrencia Criterio Muy alta Alta Moderada Baja Muy baja Ninguna Valor 5 4 3 2 1 0 Probabilidad de deteccin Criterio Segura Muy alta Alta Moderada Baja Muy baja Valor 0 1 2 3 4 5 Severidad de la consecuencia Criterio Valor Ninguna 0 Menor 2 Baja 4 Moderada 6 Alta 8 Muy alta 10

En cualquiera de los procedimientos utilizados la fijacin del nivel de significacin de los impactos puede estar determinado por un conjunto de factores que la organizacin debe tener presente. Estos factores son:

Legislacin y requisitos regulatorios aplicables. Percepcin del pblico. Cdigos de prcticas industriales. Conocimiento cientfico del impacto. Escala del impacto.

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Sensibilidad del medio ambiente local. Espectativas de las partes interesadas. Contribuciones relativas al impacto total. Aspectos de la salud. Tipo de recurso consumido. Implicaciones financieras.

Como puede observarse del texto de la NC-ISO 14004 la evaluacin de la significacin de los impactos ambientales se facilita si se consideran factores de este tipo, que en dicha norma aparecen agrupados en Preocupaciones ambientales y Preocupaciones comerciales. Una vez concluida la evaluacin de la significacin de los aspectos e impactos ambientales de la organizacin, puede iniciarse el siguiente paso.

Identificacin de los legales y de otro tipo

otro tipo, el cual expresa:

requisitos

El apartado 4.3.2 de la NC-ISO 14001 es el referido a los requisitos legales y de

NORMA NC-ISO 14001: 4.3.2 Requisitos legales y de otro tipo
La organizacin establecer y mantendr un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales y de otro tipo que ella suscriba, que sean aplicables a los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios.

Este aspecto de los requisitos legales, ya haba sido abordado anteriormente en la presente Gua, en cada uno de los captulos precedentes, por lo que la organizacin deber iniciar este paso hacia la implementacin de la NC-ISO 14001, con los elementos que le permitirn desarrollarlo con xito; como por ejemplo, conocer y mantener archivada toda la legislacin ambiental relacionada con las actividades de la organizacin, accin contemplada dentro de la revisin inicial. Esta nueva fase va ms all: La organizacin debe ser capaz de:

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Demostrar que estn implantados los procedimientos para identificar y tener acceso a toda la legislacin y dems regulaciones (particularmente la ambiental) aplicable a los aspectos ambientales de las actividades, productos y servicios de la organizacin.

Es conveniente puntualizar que en el Anexo A de la NC-ISO 14001 se dan ejemplos de lo que debe interpretarse por otros requisitos (cdigos de prcticas industriales, acuerdos con autoridades pblicas, directrices no regulatorias). Por otra parte, en la NC-ISO 14004 se ilustran las diversas formas que pueden tener estos requisitos legales, as como las fuentes que pueden utilizarse para identificarlos. Sobre esto ltimo puede utilizarse el Anexo B de esta Gua. Teniendo en cuenta estas caractersticas que igualmente estn presentes de forma general en la legislacin ambiental cubana (Anexo A), es necesario prestar una especial atencin a este punto por parte de la organizacin. Hay que tener presente que la relacin de documentos legales que aparecen en el Anexo A, como bien all se aclara, no es exhaustiva; slo comprende la legislacin ambiental que se encontraba vigente y registrada en la Gaceta Oficial al concluir la elaboracin de la presente Gua. Adems, actualmente se desarrolla un amplio plan legislativo con vistas a implementar eficazmente la Ley No. 81 Del Medio Ambiente aprobada en julio de 1997, por lo que la organizacin debe mantenerse al tanto de su evolucin. Si a la organizacin se le han concedido licencias, permisos u otras autorizaciones ambientales por parte de las autoridades cubanas correspondientes (dependencias del CITMA, del Ministerio de Salud Pblica (MINSAP), del Ministerio de la Agricultura (MINAGRI), del Instituto Nacional de Recursos Hidrulicos (INRH) u otras), los compromisos as adquiridos son de obligatorio cumplimiento y estarn dentro del primer orden de prioridad con respecto a este requisito de la NC-ISO 14001. Si se trata, por ejemplo, de una empresa subordinada a otra entidad, como un ministerio o corporacin, la cual ha contrado determinados compromisos ambientales, dicha empresa deber tambin considerar los que les sean aplicables. Estos factores obligan a las organizaciones cubanas a:

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Mantener un exhaustivo control y actualizacin de toda la documentacin jurdica ambiental, incluyendo las Normas Cubanas Obligatorias que conciernen a las actividades, productos o servicios de la organizacin.

En tal sentido la organizacin elaborar un registro sobre toda la legislacin ambiental que le es aplicable, as como una lista de control que contenga los requisitos que la misma debe cumplir y demostrar que los cumple ante las autoridades ambientales. Esta lista debe estar disponible para consulta rpida por parte de todo el que la necesite en la organizacin y debe hacer referencia al procedimiento (puede ser ms de uno) documentado que permite identificar y tener acceso a esa informacin. Entre las personas de la organizacin que necesitan tener acceso a la informacin legal pueden estar incluidas aquellas que tienen responsabilidades en las reas de informacin, operaciones, investigacin y desarrollo, relaciones pblicas, manipulacin y disposicin de residuos, entre otras. No deben pasarse por alto que en Cuba existe una Estrategia Ambiental Nacional como expresin de la poltica ambiental cubana, en la cual se plasman sus proyecciones y directrices principales, y en base a la cual se elaboran las correspondientes Estrategias Ambientales Ramales o Sectoriales, en las cuales las organizaciones pueden tener compromisos ambientales que cumplir y que no deben obviarse en este anlisis. Es conveniente igualmente prestar atencin al apartado 4.2.4 de la NC-ISO 14004, referido a los criterios de desempeo internos utilizables en el caso de que las normas externas no satisfagan las necesidades de la organizacin, o cuando directamente no existan, dado el estado de desarrollo, perfeccionamiento y completamiento en que se encuentran las normativas ambientales cubanas. Se recomienda hacer uso de una base de datos computarizada y de softwares apropiados que permitan organizar con eficiencia el proceso de identificacin, bsqueda y acceso de la legislacin ambiental y de otro tipo, as como de los requisitos ambientales que dentro de ella conciernen a las actividades, productos o servicios de la organizacin.

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Esta etapa concluye con la identificacin de los requisitos legales y de otro tipo que se aplican a la organizacin, y su comunicacin a todas las personas que corresponda dentro de la misma. Bajo estas condiciones puede pasarse a la prxima fase.

Establecimiento de los objetivos y metas ambientales Los objetivos y metas ambientales son objeto del apartado 4.3.3 de la NC-ISO
14001, el cual establece: NORMA NC-ISO 14001: 4.3.3 Objetivos y metas
La organizacin establecer y mantendr los objetivos y metas ambientales documentados, en cada funcin y nivel pertinentes en la organizacin. Cuando establezca y revise sus objetivos, cada organizacin considerar los requisitos legales y de otro tipo, sus aspectos ambientales significativos, sus opciones tecnolgicas y sus requisitos financieros, operativos y comerciales, as como los puntos de vista de las partes interesadas. Los objetivos y metas sern compatibles con la poltica ambiental, incluido el compromiso de prevencin de la contaminacin.

La organizacin llega a esta fase del proceso con una poltica ambiental bien definida, con un adecuado dominio de sus aspectos e impactos ambientales significativos y con un conocimiento claro de los requisitos legales y de otro tipo que le competen. Resulta ahora necesario:

Establecer los objetivos y metas ambientales para implementar la poltica ambiental de la organizacin.

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Para ello hay que tener presente que los objetivos son metas globales del desempeo ambiental identificadas en la poltica ambiental y al establecerlos deben tomarse en consideracin los impactos ambientales significativos y los requisitos legales determinados. Las metas ambientales se establecern para alcanzar los objetivos, y debern ser especficas, medibles y cumplibles para un perodo dado de tiempo. A su vez a las metas pueden estar asociados los indicadores de desempeo ambiental. La NC-ISO 14004 presenta ejemplos de compromisos que pueden formar parte de objetivos ambientales, as como de indicadores mediante los cuales se puede medir su progreso. Se presentan a continuacin varios ejemplos que ilustran la relacin polticaobjetivo-meta-indicador.

EJEMPLO 6 Poltica Objetivo Meta Indicador

Poltica: Operar las instalaciones haciendo un uso racional de la energa (tomado del EJEMPLO 3). Objetivo: Minimizar el uso de la energa en las plantas de produccin. Reducir en un 8 % el consumo de electricidad en el taller de tratamiento trmico durante 1998 con respecto al ao anterior.

Meta:

Indicador: Consumo de electricidad (kW-h) por tonelada (t) de produccin.

Ntese como, tanto en este como en los ejemplos siguientes, existe una estrecha y coherente relacin entre lo expresado en la poltica ambiental de la organizacin y el objetivo trazado. A partir de dicho objetivo se ha fijado una meta ambiental especifica, cuantificada y medible a travs de un indicador concreto que en este caso es el consumo de electricidad en kW-h por tonelada de produccin.

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EJEMPLO 7 Poltica Objetivo Meta Indicador

Poltica: Perfeccionamiento de los procesos, productos y servicios, buscando la mejora continua del desempeo ambiental y la prevencin de la contaminacin (tomado del EJEMPLO 2). Objetivo: Reducir gradualmente las emisiones de dixido de carbono (CO2) en el proceso de coccin. Meta: Instalar la primera cmara recuperadora de gases en el proceso de coccin y ponerla en marcha antes de septiembre de 1998. Indicador: Cantidad de CO2 emitido (dm3) por unidad de masa producida (t).

EJEMPLO 8 Poltica Objetivo Meta Indicador

Poltica: Disposicin al dilogo con las partes interesadas sobre nuestras actividades e impactos ambientales (tomado del EJEMPLO 2). Objetivo: Asegurar el dilogo con las partes interesadas sobre el desempeo ambiental de la compaa, con vistas a reducir sus quejas y exigencias. Meta: Eliminar las quejas de la comunidad local sobre el desempeo ambiental de la compaa al concluir 1998. Indicador: Nmero de quejas de la comunidad local sobre el desempeo ambiental de la compaa.

Sucede que en ocasiones para cumplir uno de los compromisos de la poltica ambiental se requiere formular varios objetivos, igualmente puede ocurrir en el caso de las metas respecto a los objetivos, as como los indicadores con relacin a las metas.

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Para un estudio ms detallado sobre los indicadores ambientales puede consultarse la norma ISO 14031, la cual se encuentra en proceso de adopcin como Norma Cubana. Los objetivos y metas ambientales pueden abarcar la organizacin en su totalidad o enmarcarse en un mbito ms estrecho de la misma, como ilustran los ejemplos 8 y 7 anteriores, respectivamente. Adems, la organizacin deber:

Revisar y actualizar peridicamente los objetivos y metas ambientales, a la luz de las revisiones ambientales que se acometan, los cambios de prioridades de las partes interesadas o cualquier otra causa que lo justifique.
Una vez que la organizacin ya tiene definidos y documentados sus objetivos y metas ambientales siguiendo los pasos y premisas aqu indicados, se puede pasar a la prxima etapa.

Establecimiento del Gestin Ambiental

Programa

de

De este aspecto se ocupa el apartado 4.3.4 de la NC-ISO 14001, que expresa:

NORMA NC-ISO 14001: 4.3.4 Programa(s) de gestin ambiental
La organizacin establecer y mantendr uno o ms programas para lograr sus objetivos y metas. Ellos incluirn: a) la designacin de la responsabilidad por el logro de los objetivos y las metas en cada funcin y nivel pertinentes de la organizacin; b) los medios y los plazos para que ellos sean logrados. Si fuera apropiado, el programa o los programas sern enmendados para asegurar que la gestin ambiental tambin se aplicar a los proyectos relacionados con nuevos desarrollos, y con actividades, productos o servicios, nuevos o modificados.

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Debe tenerse presente que una misma organizacin puede decidir desarrollar e implementar mas de un programa para alcanzar el mismo objetivo. Similarmente puede ser posible fijar un solo programa que tenga un efecto positivo sobre varios aspectos o impactos al mismo tiempo. Dado que el objetivo esencial del Programa de Gestin Ambiental es lograr el cumplimiento de los objetivos y metas ambientales definidos en la etapa anterior, es necesario que si estos ltimos sufren cambios, se modifique dicho Programa consecuentemente. En la NC-ISO 14004 se proporciona un ejemplo de proceso iterativo para desarrollar un Programa de Gestin Ambiental. Ntese cmo debe partirse de la poltica ambiental, de ella extraer el compromiso, de ste los objetivos, a los que se asocian las metas respectivas y finalmente las acciones que les correspondan a estas ltimas. Se inserta aqu un ejemplo contentivo de un fragmento de un Programa de Gestin Ambiental, incluyendo responsables, plazos de cumplimiento y ahorros esperados.

EJEMPLO 9 FRAGMENTO DE UN PROGRAMA DE GESTIN AMBIENTAL 1. Poltica Ambiental/Compromiso: Reducir el consumo de recursos naturales. 1.1 Objetivo 1: Minimizar el consumo de agua industrial. 1.1.1 Meta 1: Reducir el consumo de agua industrial en el proceso de lavado desde 1,0 m3/tonelada de produccin hasta 0,6 m3/t para el 1998-12-31. 1.1.1.1 Accin 1: Realizar un monitoreo de los consumos de agua industrial en cada una de las secciones del proceso de lavado y preparar y presentar el informe y el plan de ahorro correspondientes.

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EJEMPLO 9 (cont.) FRAGMENTO DE UN PROGRAMA DE GESTIN AMBIENTAL Responsable: Jefe de la Planta de Lavado. Cumplimiento: 1997-10-31 1.1.1.2 Accin 2: Actualizar el plan de sustitucin de contadores de agua industrial aprobado en 1996 y concluir la instalacin de los nuevos equipos. Responsables: Jefes de Metrologa y Mantenimiento. Cumplimiento: 1998-01-01 1.1.1.3 Accin 3: Elaborar y analizar mensualmente en el Consejo de Direccin de la Empresa el informe sobre la marcha del Plan de Ahorro derivado de la Accin 1. Responsable: Jefe de la Planta de Lavado. Cumplimiento: Mensual (segn calendario de reuniones del Consejo de Direccin), a partir de febrero de 1998. Ahorro esperado: $ 2 500.00/trimestre (evaluado el 199706-30). 1.2 Objetivo 2: Reducir al mnimo posible el consumo de energa elctrica. 1.2.1 Meta 1: Reducir el consumo de energa elctrica en el rea administrativa en un 7 % para 1998-02-15 con respecto al nivel reportado en 1997-12-01. 1.2.1.1 Accin 1: Culminar el plan de instalacin de tejas traslcidas en los pasillos del Bloque A de Oficinas y eliminar los 50 bancos de lmparas acordados. Responsables: Jefe de Mantenimiento y Electricista Principal. Cumplimiento: 1998-01-01. 1.2.1.2 Accin 2: Instalar un nuevo lote de bombillos ahorradores en los pantrys y comedores de los niveles 4, 5 y 6 del Bloque B de Oficinas, en sustitucin de las lmparas actuales. Responsables: Jefe de Mantenimiento y Electricista Principal. Cumplimiento: 1998-01-20. Ahorro esperado: $ 1 200.00/mes (evaluado el 1997-0630). El ejemplo anterior puede ser suficiente para ilustrar a las organizaciones la forma en que debe conformarse un Programa de Gestin Ambiental. Si el programa elaborado est en lnea con los objetivos y metas de la organizacin; si han sido designados los responsables de cada una de las acciones y si se han precisado los recursos necesarios, la organizacin concluye la fase de PLANIFICACIN y estar en condiciones de pasar a la prxima fase de IMPLANTACIN Y OPERACIN.

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Estructura y responsabilidad El requisito sobre estructura y responsabilidad aparece en el apartado 4.4.1 de

la NC-ISO 14001: NORMA NC-ISO 14001: 4.4 Implantacin y operacin 4.4.1 Estructura y responsabilidad
Se definirn, documentarn y comunicarn roles, responsabilidades y autoridades de modo de facilitar la gestin ambiental efectiva. La direccin proveer los recursos esenciales para la implantacin y el control del sistema de gestin ambiental. Ellos incluirn recursos humanos y habilidades especializadas, tecnologa y recursos financieros. La ms alta direccin de la organizacin designar uno o ms representantes especficos de la direccin, quienes, independientemente de otras responsabilidades, tendrn roles, responsabilidades y autoridad definidos para: a) asegurar que los requisitos del sistema de gestin ambiental estn establecidos, implantados y mantenidos de acuerdo con esta norma;

b) informar sobre el desempeo del sistema de gestin ambiental a la ms alta

direccin para su revisin y como base para el mejoramiento del sistema de gestin ambiental.

La implantacin y operacin del SGA de una organizacin debe considerar los siete elementos referidos en la norma NC-ISO 14001. El primero, referido a la estructura y responsabilidad, tiene que ver con el hecho de que el xito en la implementacin del SGA depende del compromiso de todos los empleados de la organizacin, que cada uno de ellos sepa lo que debe hacer y lo que hacen los dems que le corresponda, que estn bien definidas las lneas de responsabilidad y disponibles los recursos necesarios para ello. El objetivo es, en resumen:

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Establecer un conjunto de responsabilidades de gestin y recursos suficientes para implementar y apoyar el sistema de gestin ambiental.
Es muy importante que exista una adecuada correspondencia entre el tipo de funcin o responsabilidad que se le asigne a cada cual en la organizacin y su nivel de autoridad y competencia, con el fin de implementar y mantener el SGA. La NCISO 14004 sugiere un modelo de responsabilidades ambientales que conviene ser consultado. La designacin del representante de la direccin o gerencia es clave. El aspecto de los recursos (humanos, fsicos y financieros) puede imponer limitaciones a algunas organizaciones, sobre todo a las Pequeas y Medianas Empresas (PyME), por lo que en este sentido es procedente prestar atencin a la ayuda prctica que contiene el apartado 4.3.2.1 de la NC-ISO 14004 sobre estrategias cooperativas para superar estas restricciones. Por otra parte, el precedente de tener un Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) implementado o en vas de implementacin, ofrece tambin la oportunidad de integrar sus elementos comunes con los del SGA. Por ejemplo, en una empresa mediana o pequea, el representante por la direccin para el SGC puede ser el mismo para el SGA, o en ltima instancia es conveniente que trabajen muy unidos, con el fin de que el proceso resulte lo ms racional y eficaz posible, y desprovisto de gastos y burocracia innecesarios. Este principio puede generalizarse, como sugiere la NC-ISO 14004 en su apartado 4.3.2.2. En cualquier caso la organizacin deber:

Asignar un nivel de recursos para la implantacin del SGA segn la significacin de los impactos generados por una actividad, producto o servicio y priorizar en el programa de gestin la reduccin de tales impactos y la mejora del desempeo ambiental.

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Es necesario adems que la organizacin tenga una cabal comprensin de sus beneficios y costos ambientales, dnde estos se producen, cmo incidir sobre ellos y cmo evolucionan con el tiempo y bajo qu circunstancias. Es por ello que la organizacin deber asimismo:

Desarrollar los procedimientos que permitan a la organizacin un control sobre los beneficios y costos de sus actividades ambientales.
Finalmente, si las responsabilidades y autoridades han sido bien definidas, documentadas y comunicadas, incluyendo una adecuada designacin del representante de la direccin, y adems se han dispuesto los recursos (humanos, financieros y tecnolgicos) esenciales, entonces la organizacin podr acometer el siguiente paso.

Entrenamiento, conocimiento y competencia El requisito sobre entrenamiento, conocimiento y competencia reviste una gran
importancia, pues el mismo comprende todos los niveles o funciones pertinentes de la organizacin y de su cumplimiento depende en gran medida el xito de la organizacin en la implementacin del SGA, el mismo se encuentra en el apartado 4.4.2 de la NC-ISO 14001:

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NORMA NC-ISO 14001: 4.4.2 Capacitacin, toma de conciencia y competencia

La organizacin identificar las necesidades de capacitacin. Requerir que todo el personal cuyo trabajo pueda originar un impacto significativo sobre el medio ambiente haya recibido una capacitacin apropiada. La organizacin establecer y mantendr procedimientos para hacer que sus empleados o miembros, en cada nivel o funcin pertinentes, tomen consciencia de: a) la importancia del cumplir con la poltica y los procedimientos ambientales, y con los requisitos del sistema de gestin ambiental; b) los impactos ambientales significativos, reales o potenciales, derivados de sus actividades laborales, y los beneficios ambientales de una mejora de su desempeo personal; c) sus roles y responsabilidades para lograr el cumplimiento con la poltica y los procedimientos ambientales, y con los requisitos del sistema de gestin ambiental, incluyendo los requisitos para la preparacin y las respuestas antes situaciones de emergencias; d) las consecuencias potenciales del alejamiento de los procedimientos operativos especificados. El personal que lleve a cabo tareas que puedan causar impactos ambientales significativos ser competente sobre la base de educacin, capacitacin y/o experiencia apropiadas.

Como bien expresan algunos manuales entre ellos el de la ISO ya citado existe una estrecha relacin entre el contenido de este requisito que trata sobre capacitacin, toma de conciencia y competencia y el anteriormente abordado, referido a la estructura y responsabilidad. Ello se debe a que de nada vale invertir tiempo y esfuerzos en la creacin de una estructura organizativa en la que se distribuyan las responsabilidades especficas y autoridades a cada individuo en la organizacin, si el personal no ha sido capacitado adecuadamente y no posee las habilidades necesarias para desempear sus tareas en el campo ambiental. Hay que tener en cuenta los niveles de preparacin, habilidades y experiencias necesarios en los empleados que garanticen el cumplimiento de los objetivos y metas ambientales de la organizacin. La norma NC-ISO 14004 recomienda los elementos de los programas tpicos de adiestramiento y brinda ejemplos de algunos tipos de entrenamientos ambientales que puede garantizar la organizacin. Tales programas parten de la identificacin de las necesidades de capacitacin de los empleados y concluyen con la evaluacin del entrenamiento recibido, a lo que puede aadirse las modificaciones o enmiendas del programa que deben dirigirse a llenar aquellas lagunas identificadas durante el proceso evaluativo.

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Puede ser til a la organizacin tomar como ayuda el siguiente esquema: Etapas de un programa de entrenamiento
Poltica, objetivos y metas Requisitos regulatorios Identificacin de las necesidades de entrenamiento Criterios de los jefes Auditoras internas

Calificadores de cargos

Acciones preventivas y correctivas

DESARROLLO DE UN PLAN DE ENTRENAMIENTO DIRIGIDO A

ALTA DIRECCIN TODOS LOS EMPLEADOS RESPONSABLES AMBIENTALES OTROS

...

Verificacin de la conformidad del programa de entrenamiento con los requisitos regulatorios de la organizacin

ENTRENAMIENTO A GRUPOS ESPECIALES DE EMPLEADOS

Documentacin del entrenamiento recibido

Evaluacin del entrenamiento recibido

Modificaciones y enmiendas al programa de entrenamiento

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Esta labor de capacitacin requiere disponer de un adecuado nivel de informacin. Por otra parte, en Cuba hay diversas organizaciones, adems de algunas de las citadas en el Anexo B de esta Gua, que ofertan servicios de consultora en la esfera ambiental, las cuales se relacionan en el Anexo C. Corresponde a cada organizacin elegir para ella la mejor opcin. El procedimiento para identificar las necesidades de capacitacin a las que se refiere este requisito puede incluir entrevistas, informes de los jefes de las unidades organizativas de la organizacin, o utilizar los comits o grupos de trabajo sobre gestin ambiental que pudieran existir en la misma. Debe lograrse que todos los empleados de la organizacin conozcan como mnimo la poltica ambiental, as como los objetivos y metas ambientales. El siguiente requisito de la norma NC-ISO 14001 es el referido a la comunicacin.

Comunicacin El
requisito sobre comunicacin aparece en el apartado 4.4.3 de la NC-ISO 14001: NORMA NC-ISO 14001: 4.4.3 Comunicacin
Con respecto a sus aspectos ambientales y su sistema de gestin ambiental, la organizacin establecer y mantendr procedimientos para: a) la comunicacin interna entre los diferentes niveles y funciones de la organizacin; b) recibir, documentar y responder a la comunicacin pertinente de las partes interesadas externas. La organizacin considerar procedimientos para la comunicacin externa respecto de sus aspectos ambientales significativos, y registrar su decisin.

Los procedimientos a que se refiere este requisito pueden incluir un dilogo con las partes interesadas sobre los aspectos relevantes para la organizacin desde el punto de vista ambiental. Las comunicaciones pueden llevarse a cabo asimismo a travs de llamadas telefnicas, buzones de quejas y sugerencias, informes peridicos (por ejemplo, anuales), boletines, carteles, murales, artculos en la prensa, etc.

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Estos procedimientos deben tambin incluir las comunicaciones necesarias con las autoridades pblicas (por ejemplo, las UMA del territorio donde se encuentre la organizacin) respecto a los planes de emergencia y otros aspectos relevantes. En resumen, la organizacin debe tener claro qu debe informar, a quin informar y cmo informar. A estos efectos, la norma NC-ISO 14004 ofrece ejemplos que pueden ayudar a la organizacin en la implementacin de un sistema de comunicaciones internas y externas adecuado. La comunicacin debe establecerse, siempre que sea posible, en dos sentidos. La organizacin debe informar e informarse sobre su desempeo ambiental, hacia y desde sus empleados y socios, y las partes externas interesadas que comprenden las autoridades ambientales, la poblacin circundante, los clientes, los proveedores y subcontratistas, los accionistas, los aseguradores y el pblico en general, entre otros. Puede concluirse que la organizacin debe:

Disponer de los procedimientos para las comunicaciones internas entre los diferentes niveles de la organizacin y los que contemplen el recibo, y la respuesta a las comunicaciones de las partes interesadas externas.
En aras de facilitar la exposicin en la presente Gua, a continuacin se tratan los dos prximos requisitos de la NC-ISO 14001, referidos ambos a la documentacin.

Documentacin del sistema gestin ambiental y control documentos

NC-ISO 14001:

de de

El requisito de la documentacin del SGA se aborda en el apartado 4.4.4 de la

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NORMA NC-ISO 14001: 4.4.4 Documentacin del sistema de gestin ambiental

La organizacin establecer y mantendr la informacin, en papel o en formato electrnico para: a) describir los elementos centrales del sistema de gestin ambiental y su interaccin; b) proporcionar orientacin para la documentacin relacionada.

Es recomendable para la organizacin, aunque la norma NC-ISO 14001 no lo exige en todos los casos, que todo lo relacionado con el SGA est escrito, especialmente los procedimientos, entre otras razones, porque estos ltimos constituyen la base fundamental para la realizacin de las auditoras ambientales internas, sirven como fuente valiosa de consulta y es til para la capacitacin y adiestramiento del personal. Es muy importante:

Garantizar que toda la documentacin sea legible, est fechada (con fechas de revisin en un lugar visible), sea fcilmente identificable, est organizada y accesible para todos los interesados y sea conservada durante un tiempo especificado.

El requisito del
ISO 14001:

control de documentos se trata en el apartado 4.4.5 de la NC-

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NORMA NC-ISO 14001: 4.4.5 Control de documentos

La organizacin establecer y mantendr procedimientos para controlar todos los documentos requeridos por esta norma, para asegurar que: a) puedan ser localizados; b) sean peridicamente examinados, revisados cuando sea necesario y aprobados por el personal autorizado para su adecuacin; c) las versiones vigentes de los documentos correspondientes estn disponibles en todos los puntos en los que se lleven a cabo operaciones esenciales para el funcionamiento efectivo del sistema de gestin ambiental; d) los documentos obsoletos sean retirados rpidamente de todos los puntos de edicin y uso, o asegurarse que no ocurra su utilizacin no intencional; e) todos los documentos obsoletos retenidos con finalidades legales y/o de preservacin de los conocimientos sean identificados convenientemente. La documentacin ser legible, fechada (con fechas de revisin) y fcilmente identificable, mantenida en forma ordenada y retenida por un periodo especificado. Se establecern y mantendrn procedimientos y responsabilidades concernientes a la creacin y modificacin de los distintos tipos de documentos.

Los procedimientos en particular deben cubrir, entre otros aspectos, los siguientes:

localizacin de la documentacin; comprobacin, revisin y aprobacin por el personal autorizado; disponibilidad de las versiones actualizadas en los puntos esenciales; eliminacin de los documentos obsoletos de los puntos de edicin y uso; creacin y modificacin de los documentos.
Los documentos obsoletos pueden ser conservados para propsitos legales o para mantener los registros histricos sobre el desempeo del SGA. En todos los casos los documentos pueden estar en papel o soporte informtico. La documentacin del SGA puede estar integrada con documentos de otros sistemas implementados por la organizacin y no necesariamente tiene que recogerse en forma de un manual nico. No obstante, aunque la norma NC-ISO 14001 no lo especifica, si la organizacin opta por confeccionar un manual de gestin ambiental, se recomienda que el mismo siga la siguiente estructura: 42

Introduccin de la organizacin. Poltica ambiental. Organigrama de responsabilidades. Interrelacin con otros sistemas. Enfocado a los requisitos de la norma NC-ISO 14001.

Dicho manual debe abarcar las condiciones normales y anormales de funcionamiento de la organizacin, los incidentes, accidentes y posibles situaciones de emergencia. La documentacin puede incluir:

informacin sobre los procesos; diagramas organizativos; normas internas y procedimientos operacionales; planes de emergencia del lugar.
Si la organizacin posee un SGC implementado o en vas de implementacin puede utilizar el mismo procedimiento para el control de documentos, requirindose solamente la ampliacin del alcance del mismo al tema de la gestin ambiental. Como establece la norma NC-ISO 14001 este sistema de control de documentos no debe ser complejo. Conviene enfatizar que la organizacin deber:

Asegurar que todos los procedimientos han sido implementados de forma adecuada y que los implicados en su conocimiento y aplicacin estn informados, dominan las versiones vigentes de los mismos y adems son capaces de demostrarlo.

Asimismo es conveniente insistir en que: Los documentos del SGA (poltica ambiental, objetivos y metas ambientales, programas de gestin ambiental, procedimientos operacionales, instrucciones de

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trabajo) deben ser revisados y aprobados antes de circularlos a cualquier instancia. Asegurar que dichos documentos sean actualizados peridicamente y por las personas autorizadas. Es conveniente que en cada documento se consigne el nombre de la persona que responde por su actualizacin, as como el autorizado para su distribucin. Se sugiere elaborar un lista de los documentos para su control, indicando aquellos que deben ser numerados o codificados, pudiendo existir documentos no controlados para propsitos informativos.

Control operacional

NORMA NC-ISO 14001: 4.4.6 Control operacional

La organizacin identificar aquellas operaciones y actividades que estn asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su poltica, objetivos y metas. Planificar estas actividades, incluyendo el mantenimiento, para asegurar que se realizan de acuerdo con las condiciones especificadas, mediante los puntos siguientes: a) establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situaciones en las que su ausencia podra llevar a desviaciones de la poltica, objetivos y metas ambientales; b) estipular criterios operacionales en los procedimientos; c) establecer y mantener procedimientos relacionados con los aspectos ambientales significativos identificables de bienes y servicios utilizados por la organizacin, y comunicar los procedimientos y requisitos pertinentes a los proveedores y contratistas.

El requisito sobre el control operacional aparece en el apartado 4.4.6 de la NCISO 14001, el cual establece:

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Es conveniente tener en cuenta que si la organizacin posee un SGC de acuerdo con las normas NC-ISO 9000, el control operacional ambiental puede integrarse al control de procesos, que viene a ser su equivalente en materia de calidad. Los controles operacionales a que se refiere este requisito son los procedimientos que utiliza la organizacin para ejecutar sus actividades u operaciones de acuerdo con los requisitos especificados, como es el caso del procedimiento de operacin de una planta de tratamiento de residuales o de un electrofiltro para el control de las emisiones atmosfricas. Si se tiene en cuenta, como plantea la norma NC-ISO 14001, que estos controles operacionales son los vinculados a los aspectos ambientales significativos, su identificacin por parte de la organizacin reviste una gran importancia. La norma NC-ISO 14004 en la ayuda prctica correspondiente a este requisito relaciona algunas operaciones y actividades que puede considerar la organizacin como que contribuyen a sus impactos ambientales significativos y que es conveniente resumir a continuacin:

investigacin y desarrollo; diseo e ingeniera; compras; contrataciones; manipulacin y almacenamiento de materias primas; procesos de produccin y mantenimiento; laboratorios; almacenamiento de productos; transportacin y distribucin; comercializacin y publicidad; servicio al cliente; disposicin, uso o reciclaje de productos; adquisicin, construccin o modificacin de propiedades e instalaciones.
La organizacin, en resumen, deber:

Tener identificadas y planificadas aquellas operaciones y actividades asociadas a los aspectos ambientales significativos, disponer de los procedimientos necesarios para ello y comunicarlos a proveedores y contratistas.
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El prximo requisito del SGA est referido a la preparacin y respuestas ante emergencias.

Preparacin emergencias

respuestas

ante

El requisito sobre preparacin y respuestas ante emergencias aparece recogido

en el apartado 4.4.7 de la norma NC-ISO 14001: NORMA NC-ISO 14001: 4.4.7 Preparacin y respuestas ante emergencias
La organizacin establecer y mantendr procedimientos para identificar su potencial para enfrentar y responder ante accidentes y situaciones de emergencia, y para prevenir y mitigar los impactos ambientales que puedan estar asociados con ellos. La organizacin examinar y revisar, cuando sea necesario, sus procedimientos de prevencin y respuesta ante emergencias, en particular despus de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organizacin tambin probar peridicamente tales procedimientos cuando ello sea factible.

Al abordar el examen de este requisito, lo primero que debe preguntarse la organizacin es si se encuentra preparada para enfrentar adecuadamente una situacin de emergencia ante condiciones anormales de operacin, si conoce las consecuencias ambientales de una situacin de este tipo, si sabe cmo mitigar sus impactos y si como parte de su programa de gestin ambiental se encuentran contempladas las acciones correspondientes que deberan ejecutarse. La norma NC-ISO 14004 sugiere un conjunto de aspectos que pueden incluirse en los planes de emergencia de la organizacin ante incidentes ambientales. Los procedimientos y controles para poder dar respuesta a estas situaciones potenciales de emergencia y accidentes, deben incluir, cuando sea apropiado, la consideracin de: emisiones accidentales a la atmsfera; descargas accidentales al agua y al suelo; y efectos especficos al medio ambiente y al ecosistema producto de la ocurrencia de accidentes.

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Igualmente en estos procedimientos la organizacin debe:

Tomar en cuenta los incidentes que ocurran o puedan ocurrir como consecuencia de condiciones anormales de operacin y accidentes y situaciones de emergencia potenciales.
Es muy importante para la organizacin tener designada a la (o las) persona encargada de controlar una emergencia, as como su sustituto; y que sta posea los conocimientos, habilidades y destreza necesarias para enfrentar de forma apropiada un evento de esta naturaleza. Con este requisito se concluye el apartado 4.4 de la norma NC-ISO 14001 referente a la fase de IMPLANTACIN Y OPERACIN, por lo que corresponde abordar a continuacin la fase de VERIFICACIN Y ACCIONES CORRECTIVAS.

Monitoreo y medicin
NORMA NC-ISO 14001: 4.5 Verificacin y acciones correctivas 4.5.1 Monitoreo y medicin
La organizacin establecer y mantendr procedimientos documentados para medir y monitorear en forma peridica, las caractersticas claves de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. Se incluir el registro de la informacin para seguir el desempeo, los controles operacionales pertinentes y la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organizacin. Se calibrar y mantendr en buen estado el equipamiento de medicin, y se conservarn los registros de esos procesos de acuerdo con los procedimientos de la organizacin. La organizacin establecer y mantendr un procedimiento documentado para evaluar peridicamente el cumplimiento de la legislacin y las regulaciones ambientales pertinentes.

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El requisito que trata sobre

monitoreo y medicin se contempla en el apartado 4.5.1 de la norma NC-ISO 14001: El propsito de este requisito es medir los indicadores de desempeo para determinar cmo los programas ambientales puestos en prctica por la organizacin estn cumpliendo las metas trazadas. Como podr observarse la norma NC-ISO 14001 establece que el sistema de monitoreo y medicin debe incluir las caractersticas principales y controles operacionales relacionados con los impactos ambientales significativos, as como el progreso alcanzado en el cumplimiento de los objetivos y metas ambientales de la organizacin. Debe notarse que si bien las normas NC-ISO 9000 incluyen un conjunto detallado de requisitos referidos a la calibracin, la NC-ISO 14001 slo establece que los equipos de medicin sean calibrados y mantenidos, y que los registros sean conservados. No ofrece otros detalles. Tampoco es explcita en lo referido a los requisitos para el cumplimiento de las regulaciones sobre el monitoreo. Por otra parte, la norma NC-ISO 14004 no ofrece ayuda prctica con respecto a este requisito. Son estas las razones por las cuales se ha tratado de profundizar en el tratamiento de este requisito en la presente Gua. No obstante, en Cuba existen varias organizaciones que pueden brindar servicios de consultora y asesora en materia de monitoreo y medicin del desempeo ambiental. Algunas de ellas se relacionan en el Anexo C de esta Gua. Existe asimismo una red de laboratorios a los cuales se puede recurrir para gestionar la posibilidad de solucionar los problemas que debe resolver la organizacin para la implementacin de este requisito del SGA. El hecho de que en el texto de este requisito se exprese que la medicin y el monitoreo se realizarn en forma peridica, que la calibracin se har de acuerdo con los procedimientos de la organizacin y que la evaluacin del cumplimiento de la legislacin se har mediante un procedimiento documentado y peridicamente, conduce a la organizacin a establecer procedimientos, procesos y cronogramas basados en sus propias necesidades internas. El establecimiento de un sistema de monitoreo y medicin implica un conjunto de pasos que pueden ordenarse y resumirse del siguiente modo: Seleccin de indicadores. Definicin de responsabilidades. Definicin de los procedimientos documentados. Definicin de las necesidades de calibracin. Medicin y monitoreo del desempeo ambiental. Revisin de los indicadores.

As, el primer paso y uno de los ms complejos para la organizacin es:

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Determinar con precisin qu debe ser monitoreado y medido por la organizacin.

Hay que destacar que cada organizacin tiene sus propios procesos, actividades, productos y servicios, y consecuentemente tendr un conjunto propio de indicadores para medir su desempeo ambiental. A modo de informacin, la organizacin debe conocer que la norma ISO 14031, referida a la evaluacin del desempeo ambiental, proporciona algunas indicaciones sobre el establecimiento de un sistema para la medicin del desempeo ambiental, dividiendo sta en tres reas generales: el sistema de gestin, el sistema operacional y el estado del medio ambiente. La evaluacin del SGA incluye las mediciones relativas al propio sistema, abarcando el progreso en el cumplimiento de los objetivos, la capacitacin y comunicacin, y la distribucin de recursos. Las mediciones sobre el sistema operacional comprenden las instalaciones y sistemas de la organizacin, como por ejemplo, uso de energa y materiales, gestin de residuos, impactos de los suministradores, emisiones al aire, descargas al agua, etc. Las mediciones sobre el estado del medio ambiente comprenden la calidad del aire, el agua y el suelo, y sus impactos sobre los ecosistemas. Como puede observarse, a los efectos del monitoreo y medicin del desempeo propio de la organizacin, los dos primeros conjuntos de mediciones son los de inters en este caso, y la ISO 14031 puede contribuir como documento de consulta a este objetivo, sobre todo en la etapa inicial de anlisis de los aspectos ambientales significativos. Indicadores La seleccin de los indicadores que deben ser monitoreados y medidos tendrn en cuenta un conjunto de factores, tales como: Poltica ambiental. Objetivos y metas ambientales. Aspectos ambientales significativos. Requisitos regulatorios. Controles operacionales.

Todos ellos, aspectos ya abordados en la presente Gua. Por ejemplo, a partir de los requisitos para el control operacional, la organizacin puede determinar qu parmetros dentro de sus funciones necesitan ser controlados. Ellos a su vez estn directamente relacionados con los aspectos ambientales significativos y con la poltica, objetivos y metas ambientales.

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Adems, dado que los requisitos regulatorios fueron considerados ya de conjunto con los aspectos e impactos significativos, su inclusin en el proceso de monitoreo y medicin queda asegurada por la organizacin. Asimismo, dado que las metas ya fijadas deben ser cuantificables, la organizacin puede seleccionar los indicadores de desempeo. Si se parte del hecho de que la organizacin no slo deber determinar qu medir, sino cmo medir, es conveniente asegurar que: Se dispone (o se puede desarrollar) de un mtodo confiable de medicin. El mtodo producir resultados repetibles. La efectividad del costo de la medicin respecto a la informacin que se obtendr es la adecuada. El mtodo, dentro de las alternativas posibles, es el menos costoso o el ms confiable, produciendo una informacin similar. Responsabilidades Dado que la medicin ambiental no necesariamente se efecta como parte de la prctica diaria de la organizacin, sta debe de:

Designar responsables especficos para ejecutar, analizar, compilar e informar los datos relacionados con el desempeo ambiental de la organizacin.
Procedimientos Los procedimientos documentados para medir el desempeo ambiental de la organizacin deben definir claramente lo siguiente: Qu indicadores sern monitoreados/medidos. Cul es la frecuencia del monitoreo/medicin de cada indicador. Quin es le responsable de hacerlo. Cmo sern compilados y analizados los datos. Cmo se informarn los resultados.

Es conveniente que si la organizacin posee un SGC segn las NC-ISO 9000 aplicado a las mediciones de la calidad, ste puede hacerse extensivo a las mediciones ambientales.

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Calibracin En el contexto del requisito de monitoreo y medicin es recomendable para la organizacin:

Tener un sistema de calibracin implantado para los equipos usados en el monitoreo y medicin del desempeo ambiental.
Tanto el Anexo informativo de la norma NC-ISO 14001, como la NC-ISO 14004 dan algunas orientaciones en este sentido. En este caso debe entenderse la calibracin como la medicin que debe hacerse para determinar cundo un equipo o instrumento est midiendo con la exactitud requerida. Se persigue que estas mediciones sean confiables. La organizacin podr hacer extensivo al monitoreo y medicin ambientales, cualquier sistema de calibracin que tenga implantado y funcione de manera apropiada. Este pudiera ser el caso de algunas organizaciones con SGC implantados segn las NC-ISO 9000, o bien con programas para el mantenimiento preventivo. Si estas opciones no son posibles, es decir, si la organizacin no tiene un sistema de calibracin formalmente implantado o no dispone del programa de mantenimiento apropiado, entonces deber establecerse, sin otra alternativa, un programa, o sistema de calibracin, que contemple como mnimo los siguientes pasos: 1. Identificar las mediciones que deben realizarse (aspecto ya abordado anteriormente). 2. Identificar los equipos, instrumentos, hardware y software que deben usarse para cada medicin, considerando medios de laboratorio, equipos del proceso, instrumentos convencionales, etc. 3. Identificar los mtodos de ensayo que deben utilizarse, definiendo cmo debe hacerse cada medicin en base a normas u otros procedimientos escritos. 4. Determinar la exactitud y precisin requerida o deseada para cada medicin. 5. Determinar la exactitud y precisin posibles a alcanzar considerando la capacidad del equipamiento y los mtodos a utilizar.

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6. Comparar la exactitud y precisin deseada contra la posible y hacer los cambios que se requieran. Si la deseada es mayor que la posible, existen tres opciones: Mejorar los mtodos o equipos alternativos para mejorar a su vez la confiabilidad de los datos; aceptar las condiciones actuales posibles con la limitante de que los datos son menos confiables y no deben ser usados como factores primarios en decisiones crticas; y finalmente vas alternativas para obtener la informacin necesaria usando mediciones diferentes. 7. Definir los procedimientos de calibracin. Pueden obedecer a normas u otros documentos, incluyendo responsabilidades y frecuencias. 8. Usar el sistema durante un tiempo apropiado para poder demostrar su efectividad para la organizacin. 9. Conservar los registros en papel o soporte electrnico. 10. Ejecutar las acciones correctivas necesarias si el equipo o instrumento se encuentra no apto para el uso. Aqu hay tres tipos de acciones: Ajustar o reparar el equipo; examinar la validez de los datos y desde cundo est el equipo no apto; y finalmente determinar por qu el equipo estuvo fuera de calibracin y tomar las medidas preventivas necesarias. 11. Mejorar el sistema segn sea necesario, de acuerdo con la retroalimentacin y resultados de las mediciones y calibraciones. Legislacin La norma NC-ISO 14001 tambin plantea que la organizacin debe:

Evaluar peridicamente el cumplimiento de la legislacin y las regulaciones ambientales pertinentes.

El tamao y complejidad del programa de monitoreo de la organizacin depender de la extensin de las regulaciones que les son aplicables y que ya han sido identificadas. La evaluacin del cumplimiento de la legislacin y las regulaciones ambientales puede ser llevada a cabo por dos vas: monitoreo continuo; y/o auditoras peridicas. El monitoreo de los parmetros que resultan crticos a los efectos del cumplimiento de la legislacin, forman parte del programa de monitoreo y medicin antes descrito. Estos parmetros pueden incluir efluentes, controles operacionales relacionados directamente con las emisiones reguladas, y la composicin de residuales.

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Estas auditoras peridicas (internas o externas) comparan el desempeo ambiental actual de la organizacin contra requisitos especficos (detallados) incluidos en la legislacin y otras regulaciones ambientales (por ejemplo, normas obligatorias). Incluyen por ejemplo, manipulacin de residuos, descargas al agua, emisiones al aire, etc. De modo que este tipo de auditora ambiental difiere de la auditora del SGA que se aborda ms adelante en la presente Gua. No obstante, sus etapas de ejecucin fundamentales son las mismas para todos los tipos de auditoras ambientales. Datos De acuerdo con todo lo anterior ahora la organizacin ya ha determinado las mediciones necesarias, ha establecido un sistema de calibracin para asegurar la validez de los datos, ha evaluado el estado del cumplimiento de la legislacin y las regulaciones. Qu hacer entonces con todos los datos e informaciones generados por estas acciones? La norma NC-ISO 14001 no es muy explcita en este sentido. En primer lugar esta informacin, que le permite a la organizacin tener el resultado de su desempeo ambiental, del estado de sus procedimientos operacionales, as como del cumplimiento de sus objetivos y metas ambientales, puede ser utilizada para vincular su desempeo ambiental con el desempeo financiero. Por ejemplo, la organizacin puede calcular los beneficios y ahorros alcanzados en un perodo de tiempo dado, producto de la reduccin de sus emisiones en una cuanta determinada. Sin un sistema adecuado de monitoreo y medicin esto sera muy difcil de lograr. Adems, este sistema puede ayudar a prevenir la ocurrencia de fallas, incidentes o no conformidades con los objetivos y metas ambientales. De modo que es importante para la organizacin:

Vincular directamente el sistema de monitoreo y medicin con el sistema de acciones preventivas, con el objetivo de utilizar los datos obtenidos y evitar fallas, incidentes o no conformidades ambientales.
Los datos de las mediciones pueden ser utilizados tambin para distribuir los recursos e identificar las soluciones alternativas a aplicar en determinadas reas para el mejoramiento del desempeo ambiental de la organizacin.

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Igualmente los datos sobre el desempeo ambiental pueden ser muy tiles para mantener comunicaciones adecuadas tanto interna como externamente. Por ejemplo, los empleados pueden conocer la marcha del SGA. Igualmente, las autoridades ambientales, los funcionarios del CITMA, del MINSAP, del Gobierno local, la poblacin circundante y otras partes interesadas pueden conocer los esfuerzos y resultados de la organizacin en el cumplimiento de su desempeo ambiental.

No conformidades, acciones correctivas y preventivas El requisito sobre las no conformidades, acciones correctivas y preventivas se
aborda en el apartado 4.5.2 de la norma NC-ISO 14001, el cual establece:

La norma NC-ISO 14004 ofrece cuatro elementos bsicos que la organizacin debe incluir en el establecimiento y mantenimiento de los procedimientos para investigar y corregir las no conformidades. Es recomendable que la organizacin aplique la secuencia de pasos all indicadas. NORMA NC-ISOdebe 14001: La organizacin documentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones derivados del monitoreo, las auditoras y otras revisiones del SGA e identificar las 4.5.2 No correctivas conformidades, acciones correctivas y preventivas acciones y preventivas necesarias.
La organizacin mantendr procedimientos para definir la responsabilidad Slo habra queestablecer aadir queyla organizacin debe: y la autoridad en el manejo y la investigacin de las no conformidades, tomando medidas para mitigar los impactos causados, y para iniciar y completar acciones correctivas y preventivas. Cualquier accin correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales, ser apropiada a la magnitud del problema y proporcional al impacto ambiental detectado. La organizacin implantar y registrar en los procedimientos documentados, todos los cambios que resulten de acciones correctivas y preventivas.

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Asegurar que las acciones correctivas y preventivas han sido implementadas y que existe un seguimiento sistemtico para asegurar su efectividad.

Registros El requisito sobre los registros es objeto del apartado 4.5.3 de la NC-ISO 14001
cuyo contenido es el siguiente: NORMA NC-ISO 14001: 4.5.3 Registros
La organizacin establecer y mantendr procedimientos para la identificacin, el mantenimiento y la disposicin de los registros ambientales. Estos registros incluirn datos relativos a la capacitacin y los resultados de auditoras y revisiones. Los registros ambientales sern legibles, identificables y trazables hasta la actividad, producto o servicio involucrados. Los registros se archivarn y se mantendrn actualizados de modo que se puedan recuperar de inmediato y que estn protegidos contra dao, deterioro o prdida. Se establecer y se registrar el tiempo que se conservarn. Los registros se mantendrn, como sea ms apropiado para el sistema y la organizacin, para demostrar la conformidad con los requisitos de esta norma.

Los registros ambientales tienen una importancia vital, pues constituyen una de las bases ms importantes para demostrar la conformidad con los requisitos de la norma NC-ISO 14001 y el estado del SGA. El Anexo A de la norma NC-ISO 14001 y la norma NC-ISO 14004 contienen listas de aspectos que deben comprender los registros como evidencia de la operacin continua del SGA. Dichos aspectos pueden agruparse en los referidos a la gestin, a la legislacin y a la norma NC-ISO 14001. Bastara slo aadir que es conveniente:

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Auditoras del Sistema de Gestin Ambiental El requisito referido a las auditoras del SGA aparece en el apartado 4.5.4 de la
norma NC-ISO 14001, el cual expresa: NORMA NC-ISO 14001: 4.5.4 Auditoras del sistema de gestin ambiental
La organizacin establecer y mantendr uno o ms programas y procedimientos para realizar auditoras peridicas del sistema de gestin ambiental que permitan: a) determinar si el sistema de gestin ambiental: 1) satisface las disposiciones planificadas por la gestin ambiental, incluyendo los requisitos de esta norma; 2) ha sido adecuadamente implantado y se mantiene; b) suministrar a la direccin informacin sobre los resultados de las auditoras. El programa de auditoras de la organizacin, incluyendo cualquier cronograma, se basar en la importancia ambiental de la actividad involucrada y los resultados de auditoras anteriores. Para ser abarcadores, los procedimientos de auditoras comprendern el alcance, la frecuencia y la metodologa de las auditoras, as como las responsabilidades y los requisitos para conducirlas e informar sus resultados.

Como puede observarse los objetivos de las auditoras del SGA se encuentran reflejados en el propio texto del requisito. Las auditoras pueden ser realizadas por auditores internos y/o externos a la organizacin. En cualquier caso ellos deben adoptar una posicin imparcial y objetiva y deben estar entrenados adecuadamente. La organizacin deber:

Fijar la frecuencia de auditoras segn los tipos de operaciones, los impactos ambientales signifi-cativos, los resultados del moni-toreo y la medicin y auditoras previas.

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Mantener los registros ambientales en un lugar que posea condiciones adecuadas de seguridad y conservacin, y puedan ser ubicados fcilmente.

Los informes de la auditora del SGA deben ser emitidos en correspondencia con las fechas y requisitos del plan de auditora trazado en la etapa de preparacin de la auditora. Las normas NC-ISO 14010, NC-ISO 14011 y NC-ISO 14012 contienen respectivamente los principios generales de las auditoras ambientales, el procedimiento para las auditoras de los SGA y los criterios de calificacin de los auditores ambientales. Es recomendable que la organizacin las estudie. Conviene sealar que si la organizacin posee un SGC certificado segn las NC-ISO 9000, ella puede considerar la posibilidad de utilizar los auditores de la calidad como auditores ambientales, con la condicin de que los primeros sean entrenados en los temas ambientales, ya que los principios que rigen a ambos tipos de auditoras son los mismos. La norma NC-ISO 14001, en su Anexo A, contiene un conjunto de aspectos que deben ser abordados por el programa de auditora, as como los procedimientos de auditora. Es importante para la organizacin:

Superar oportunamente las deficiencias encontradas en las auditoras del SGA y documentar las acciones que correspondan.
Con este paso concluye la fase de IMPLANTACIN Y OPERACIN.

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Revisin por la direccin En el apartado 4.6 de la norma NC-ISO 14001 aparece el requisito revisin por la
direccin, el cual expresa: NORMA NC-ISO 14001: 4.6 Revisin por la direccin
A intervalos determinados, la ms alta direccin de la organizacin revisar el sistema de gestin ambiental, de modo de asegurar su conveniencia, su adecuacin y su eficacia continuas. El proceso de revisin por la direccin asegurar que se pueda recoger toda la informacin necesaria para permitir que la direccin lleve a cabo esta evaluacin. La revisin ser documentada. La revisin por la direccin considerar la posibilidad de que sea necesario hacer modificaciones en la poltica, los objetivos y otros elementos del sistema de gestin ambiental, a la luz de los resultados de la auditora del sistema de gestin ambiental, cambios en la circunstancias y en el compromiso para el mejoramiento continuo.

En el Anexo A de la norma NC-ISO 14001, as como en el apartado 4.5.2 de la norma NC-ISO 14004 se resumen los elementos que deben comprender las revisiones por la direccin, as como algunas otras consideraciones que la organizacin debe tener en cuenta para implementar este requisito. Esto puede ser suficiente para ayudar a la organizacin en dicho empeo. Es necesario adems que se proceda a:

Implementar los resultados de la revisin por la direccin con el objetivo de asegurar el mejoramiento continuo del desempeo ambiental de la organizacin.

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Finalmente la organizacin debe estar preparada para llevar a cabo un proceso iterativo de aprendizaje derivado de las experiencias adquiridas durante el proceso de Implementacin del SGA, de sus propios aciertos y errores, y de los de otras organizaciones.

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