COMPUTO ALEX ZAMBRANO SAN JUAN BOSCO 1 1.1 QUE ES ACCESS Y UNA BASE DE DATOS Antes de entrar a estudiar el tema de ACCESS, debemos saber que ACCESS, Access es una herramienta de administracin de bases de datos, diseada por Microsoft, para trabajar bajo el Sistema Operativo Windows. Debemos, antes que nada, entender que es una base de datos. Es por esto que para poder utilizar la informacin de una manera mecanizada o rutinaria, lo primero que se debe hacer es organizar los datos de una manera fcil y sencilla para poder tener acceso a ellos de una manera rpida y eficaz. Tradicionalmente para manejar informacin se hacan unos programas a los cuales se le ingresaban datos y permita su actualizacin, consulta y listados de datos. El termino de BASE DE DATOS aparece por primera vez al comienzo de los aos 60, para expresar un conjunto de datos relacionados entre s, que estn estructurados de forma que pueden accederse o llegar a ellos de forma automtica e independientemente al programa que se maneje. (No hay que olvidar que base de datos tambin podra ser manual, una carpeta con informacin de hojas de vida es una base de datos, lo que pasa es que no es lo suficientemente eficaz o automatizada). La base de datos se puede definir como una coleccin de datos y objetos relacionados con un tema o propsito determinado. Por ejemplo, los datos completos de los empleados de una empresa, de los productos del inventario de un almacn, los de las casas registradas en una inmobiliaria, o de los huspedes registrados en un hotel. Se puede deducir, por lo tanto, que casi todas las empresas necesitan almacenar la informacin que manejan de una manera organizada, y una base de datos es la herramienta ptima para este fin.
COMPUTO ALEX ZAMBRANO SAN JUAN BOSCO 2 Toda base de datos est formada por uno o varios bloques de informacin llamados TABLAS.
FIG 1.1 TABLA
UNA TABLA ES LA ESTRUCTURA FUNDAMENTAL DE UNA BASE DE DATOS. Es un objeto que almacena datos en filas y en columnas. Las filas se denominan registros y las columnas campos. Los datos almacenados en una tabla se refieren a un tema determinado dentro de la base de datos, por ejemplo, en una BASE DE DATOS DE UNA BIBLIOTECA, una tabla estar constituida por la informacin acerca de los LIBROS que hay en la biblioteca, otra tabla tendr informacin sobre los USUARIOS, otra sobre los AUTORES, etc. El xito de un buen diseo de base de datos est determinado por lo consistentes y lgicas que sean las tablas que implementemos. Cada TABLA est conformada por un conjunto de REGISTROS. Un registro es la unidad elemental de informacin de la tabla o archivo (en el archivador de secretaria acadmica, un registro seria una ficha de matricula). Un REGISTRO es toda la informacin que se refiere a un mismo tem (cosa, persona o tema), en el ejemplo de la biblioteca, cada registro se referir a un libro con informacin como el nombre del libro, autor, editorial, ao de impresin, etc. (son las filas). FIG 1.2 REGISTRO DE UNA TABLA
Cada registro estar conformado por uno o ms elementos llamados CAMPOS, cada campo es un tipo de dato perteneciente al ITEM (Cosa, persona o tema) o clase de dato que est almacenado en un registro y por lo tanto la unidad fundamental de un registro. En el ejemplo de la biblioteca, un campo seria el nombre del libro, otro el autor, etc. PAGINA- 3 -CAPITULO 1 ACCESS 2007
1.2 BASE DE DATOS RELACIONALES Quiz el problema fundamental que suele plantearse al hacer una base de datos real, formada por varias tablas, es la repeticin de datos, es decir campos repetidos en diferentes tablas(redundancia), lo cual va a dificultar su funcionamiento, es decir: Actualizacin Insercin Modificacin Eliminacin Consulta. Para resolver estos problemas es necesario que exista integracin entre las diferentes tablas y que este controlada la repeticin de datos, as surgen los llamados sistemas de gestin de base de datos relacionales que, en el caso de los computadores estn concebidos como un conjunto de programas de propsito general que permite controlar el acceso y la utilizacin de las bases de datos de forma que satisfagan las necesidades del usuario (programas de usuario) y que acten con independencia de los datos y con ella las llamadas BASE DE DATOS RELACIONALES que pueden resolver, mejor que otras organizaciones, las dificultades de redundancia y no integracin de los datos. En este tipo de base de datos se suprimen las jerarquas entre campos, pudindose utilizar cualquiera de ellos como clave de acceso.
COMPUTO ALEX ZAMBRANO SAN JUAN BOSCO 4 Las principales ventajas de las bases de datos relacionales son: Actan sobre todas las tablas Se pueden utilizar consultas complejas que utilizan varias tablas de forma simple. Fciles de utilizar (la organizacin fsica de los datos es independiente de su tratamiento lgico). 1.3 CARACTERSTICAS DE LAS BASES DE DATOS RELACIONALES Para que la estructura de la tabla cumpla las leyes de la teora relacionales deben satisfacer las siguientes condiciones: Todos los registros de la tabla deben tener el mismo nmero de campos, aunque alguno de ellos este vaci, deben ser registros de longitud fija. Cada campo tiene un nombre o etiqueta que hay que definir previamente a su utilizacin. No obstante, una vez creado el archivo se podrn ampliar o disminuir el nmero de campos. La base de datos estar formada por muchas tablas, una por cada tipo de registro o tem necesario, en el ejemplo de una biblioteca, se podran definir tablas para LIBRO, AUTOR, NACIONALIDAD, PROFESIN. Dentro de una tabla cada nombre de campo debe ser distinto, por ejemplo en la base de datos de biblioteca, puede haber un campo autor 1, autor 2; pero no puede haber dos campos con el nombre autor, pues cuando nos refiramos al campo autor, no sabra cual utilizar. Los registros de una misma tabla tiene que diferenciarse, al menos, en el contenido de alguno de sus campos, no pueden haber 2 registros idnticos. Los registros de una tabla pueden estar dispuestos en cualquier orden. El contenido de cada campo est delimitado por un rango de valores posibles, en la base de datos de biblioteca, el campo de ao de edicin no puede haber MIL, ni cualquier otro carcter alfabtico, e incluso ningn ao mayor que 2011, por no estar dentro del rango posible. Permite la creacin de nuevas tablas a partir de las ya existentes, relacionando campos de distintas tablas anteriores. Esta condicin es la esencia de las bases de datos relacionales, formando lo que se llama un archivo virtual (temporal en memoria). 1.4 CLAVE PRIMARIA Se recomienda, aunque no es imprescindible, que todas las tablas tengan alguna columna o grupo de columnas especificadas como CLAVE PRIMARIA de la tabla. La CLAVE primaria es un campo (o campos) que nunca puede contener valores nulos y que tiene un valor nico para cada registro o fila de la tabla. La clave primaria tiene un valor nico diferente para cada fila de una tabla de modo que no hay dos filas o registros de la tabla con claves primarias iguales. 1.5 CLAVE SECUNDARIA (EXTERNA O FORNEA) Las claves secundarias, al igual que las primarias aumentan la integridad (seguridad) de las bases de datos, una clave secundaria es una columna o grupo de columnas, cuyo valor sea igual al de alguna clave primaria en otra tabla. PAGINA- 5 -CAPITULO 1 ACCESS 2007
COMPUTO ALEX ZAMBRANO SAN JUAN BOSCO 5 Una tabla puede contener ms de una clave secundaria, si est relacionada con ms de una tabla adicional. Para ver todo lo anterior, miremos este pequeo ejemplo: Dentro de la base de datos del colegio, tomemos 3 de las posibles TABLAS. TABLA: ALUMNOS + ACUDIENTES + CURSOS Miremos las tablas: CODIGO NOMBRE APELLIDOS EDAD C.CURSO C.ACUD C.MAT 080309 JUAN CARLOS SAAVEDRA GALINDO 12 0803 080309-1 080301 080310 PEDRO SAAVEDRA GALINDO 13 0901 080309-1 080301 080201 MIGUEL CASTILLO MENDOZA 13 0802 080201-1 080301 090323 MANUEL YELA BETANCOURT 14 0903 090323-1 080301 TABLA No 1: ALUMNO C.ACUD NOMBRE APELLIDO CEDULA TELEFONO DIRECCIN EMPRESA 080309-1 JUAN SAAVEDRA 16.789.365 5589877 CRA 3 NO 23- 78 Carvajal 070309-1 MIGUEL URIBE 16.568.236 7789565 CRA 12 NO 23-89 Comerciante 080201-1 JOSE CASTILLO 16.325.369 5523256 DIAG 6 No 23-89 Noel 090323-1 ANTONIO YELA 16.258.478 2236588 Tran 3 no 45- 89 carulla TABLA No 2: ACUDIENTES COD. CURSO CURSO DIRECTOR ASESOR No ALUMNOS 0803 8C ALBERTO PORTILLA JUAN CARLOS PATIO 35 0901 9A CRISTINA ORDOEZ JUAN DAVID MORALES 39 0902 9B MIGUEL OREJUELA LEONOR DURAN 41 0903 9C ANTONIO CAMARGO MARIA DOMINGUEZ 43 TABLA No 3: CURSOS PAGINA- 6 -CAPITULO 1 ACCESS 2007
SI OBSERVAMOS LA CLAVE PRIMARIAS SON: CODIGO CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA ALUMNO C.ACUD CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA ACUDIENTE COD.CURSO CLAVE PRIMARIA DE LA TABLA CURSO
CLAVES SECUNDARIAS: C.ACUD (en la tabla alumno) CLAVE SECUNDARIA PARA RELACIONAR LA TABLA ALUMNOS CON LA TABLA ACUDIENTE COD.CURSO (en la tabla alumno) CLAVE SECUNDARIA PARA RELACIONAR LA TABLA ALUMNO CON LA TABLA CURSO Adems de lo visto, en Access se pueden trabajar otros conceptos, como: Consultas Una consulta es la accin a travs de la cual se puede localizar informacin contenida en una base de datos. Formularios Un formulario es un formato usado para adicionar, modificar o consultar informacin bajo criterios personalizados por el usuario. Informes Un informe es usado para imprimir los registros almacenados en una base de datos, utilizando un formato personalizado por el usuario. Los informes permiten agrupar registros, mostrar totales para los grupos o para el informe completo, etc. Macros y mdulos. Una macro es una lista de acciones diseadas por el usuario y que Access realiza en forma automtica. Se puede interpretar como un comando, que al ejecutarlo, desarrolla una serie de acciones en un orden especfico automticamente. Un mdulo es una coleccin de uno o ms procedimientos de Access Basic (el lenguaje de programacin de Access), desarrollados al programar una aplicacin en Access.