Teora de Sistemas 2.

El cierre del proyecto incluye la aceptacin oficial del proyecto y la finalizacin del mismo. Las actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la documentacin de todo lo aprendido a lo largo de la ejecucin del proyecto.

Se realiza a travs de reuniones (videoconferencias) con el cliente, donde se levanta el acta de recepcin del proyecto y condiciones de garantas.

Ms all de la ejecucin de los cambios en el proyecto, el cambio normalmente es necesario documentarlo para mostrar lo que de hecho se construye. Por lo tanto, el propietario por lo general requiere de un acta final para mostrar todos los cambios o, ms concretamente, cualquier cambio que modifica la parte tangible de la obra terminada.
El registro se hace en el pliego de clusulas administrativas , por lo general, pero no necesariamente se limita a ello, tambin se debe de reflejar en el diseo de los dibujos.

En esta ltima fase se incluyen dos procesos: Cierre de los contratos de adquisiciones o compras. Cierre del proyecto que deber cerrarse una vez se hayan cerrado los anteriores.

Este proceso tiene por objeto cerrar cada contrato de compra del proyecto y sirve de apoyo al proceso final de cerrar el proyecto (Close Project) ya que implica verificar que se ha realizado la totalidad del trabajo y est conforme a lo especificado en el contrato y el documento de requisitos.

En este proceso: Se cierran todos los flecos. Se verifica que todo el trabajo realizado y los entregables han sido aceptados por el comprador. Se cierran las reclamaciones todava abiertas. Se pagan las certificaciones finales de cada uno de los contratos del proyecto.

El comprador enva una comunicacin formal de que considera el contrato cerrado. Algunas obligaciones quedarn pendientes como la devolucin de la fianza correspondiente al perodo de garanta tras el cierre del contrato.

Aunque el contrato acabe con reclamaciones (claims) o denuncias judiciales, el project manager debe igualmente cerrar el contrato para asegurarse de que todas las responsabilidades y obligaciones de la compaa han sido atendidas. Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio despus del cierre y se tratarn de acuerdo a lo recogido en los trminos y condiciones del propio contrato. Conviene no confundir el cierre administrativo que se refiere al proyecto, con el cierre contractual que se refiere el contrato de adquisicin. En un proyecto con varios contratos de compras, el cierre administrativo del proyecto no podr realizarse hasta que todos los contratos de adquisicin estn cerrados.

Este proceso tiene por objetivo aceptar formalmente el producto o servicio del proveedor y cerrar adecuadamente el contrato. Busca documentar los acuerdos y la documentacin asociada al contrato para un uso futuro.

Plan de Direccin de Proyecto: Este plan engloba el resto de Planes Subsidiarios de gestin del alcance, de gestin de los riesgos del proyecto y tambin el de gestin de las adquisiciones del proyecto en el que se habrn reflejado los pasos para un correcto cierre de los contratos de compras. Documentacin de la Adquisicin: En el cierre se recopila, clasifica y archiva toda la documentacin del contrato de compra.

SALIDAS DEL CIERRE DE PROYECTO:

Adquisiciones Cerradas: Confirmado que todo el trabajo se ha finalizado de manera correcta y satisfactoria, comprobado que el servicio, o bien entregado, es el que se haba solicitado y cumple todos los requerimientos establecidos en el contrato y satisface las necesidades expresadas por el comprador, y que ste proporciona al vendedor una notificacin formal de que el contrato ha sido completado.

Un proyecto comienza con un contrato y acaba con la confirmacin de que el alcance, trminos y condiciones del contrato se han cumplido. Esta ltima es una de las actividades de este proceso de Cierre del Proyecto (Close Project). Conviene no olvidar ninguna de las siguientes actividades indicadas por PMBOK para cerrar correctamente el proyecto: Confirmar que se ha realizado todo el trabajo recogido en la EDT y con los requerimientos establecidos, Que se han cerrado todos los contratos de compras, Que se ha recibido la aceptacin formal del producto o servicio por parte del cliente, Que se ha realizado el informe final, se ha actualizado la documentacin "as-built" de todos los documentos y planes, Que se han identificado, documentado, archivado y distribuido las lecciones aprendidas en el proyecto, y Que se liberan los recursos para otros proyectos.

Muchas Gracias.
Grupo 5.