Sesión # 5

Gestión de las Comunicaciones

 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

• Es el área de conocimiento
que incluye los procesos para
lograr una adecuada
generación, recolección,
almacenamiento,
recuperación y entrega de la
información necesaria para el
proyecto.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

• “La información
efectiva y oportuna es
clave para alcanzar Cliente Patrocinador
una comunicación
exitosa en el
proyecto”.
Gerente de
proyecto

Otros interesados
Equipo de proyecto

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

 Procesos de la Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto

1. Planificación de
las comunicaciones
Determinar necesidades 2. Distribución de
de información de los la información
interesados y definir
como satisfacerlas. Entregar la 3. Información del
información en forma rendimiento
efectiva y oportuna.
Recoger y entregar 4. Gestión de los
información sobre el
rendimiento.
interesados
Satisfacer las
necesidades de los
interesados y resolver
las discrepancias con
ellos.

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 Consideraciones para una comunicación
efectiva y oportuna
1. Modelo básico de comunicación

Medio

Emisor Mensajes Receptor

(codifica - (decodifica -
decodifica) codifica)

Caso: Voxiva

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 Consideraciones para una comunicación
efectiva y oportuna
2. Medio de 3. Mensaje (estilo de
4. Receptor
comunicación redacción)

¿oral o escrita? ¿formal o informal? ¿es la persona

correcta?
¿breve o extenso?

¿incluir información
complementaria?
¿con qué medio? ¿con copia a
terceros?

Caso: ONP
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 Consideraciones para una comunicación
efectiva y oportuna
5. Técnicas de 6. Técnicas de
presentación gestión de reuniones
• Apoyo del lenguaje corporal. • Agenda de reunión.
• Acta de reunión.
• Gestión de discrepancias y
conflictos.
•Apoyo de una presentación
electrónica.

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 Proceso 1: Planificación de las
comunicaciones

• Este proceso nos permitirá conocer quien necesita

qué información, cuando la necesitará, cuando le
será suministrada y por quién.

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 Proceso 1: Planificación de las
comunicaciones
1. Análisis de requisitos de comunicaciones
• Se consolidan los requisitos de información, considerando
el tipo de información, su valor para el proyecto, quiénes
serán los emisores y receptores y en qué momento se va a
proporcionar la información.
Información Importancia Emisor Receptor Frecuencia

Estado del proyecto Alta Gerente del Proyecto Patrocinador Quincenal

Monitoreo de Alta Gerente del Proyecto Equipo del proyecto Semanal

riesgos, problemas y
cambios
Negociación de Media Líder técnico Clientes Semanal
nuevos
requerimientos

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 Proceso 1: Planificación de las
comunicaciones
2. Tecnología de las comunicaciones
• Se determina la tecnología de comunicación que es necesaria para
transmitir la información entre los interesados del proyecto. Ej.
Reuniones, presentaciones, memorandos, actas de reuniones, base de
datos compartidas, web interna, correo electrónico, etc.

Información Importancia Emisor Receptor Frecuencia Medio

(tecnología)
Estado del Alta Gerente del Patrocinador Quincenal Presentación
proyecto Proyecto con diapositivas

Monitoreo de Alta Gerente del Equipo del Semanal Reunión

riesgos, Proyecto proyecto
problemas y
cambios
Negociación de Media Líder técnico Clientes Semanal Mensajería
nuevos electrónica
requerimientos

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

 Proceso 2: Distribución de la información

• Este proceso permite poner la información

necesaria a disposición de los interesados en el
proyecto, de manera oportuna y efectiva.

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 Proceso 2: Distribución de la información
1. Habilidades de comunicación

 Escrita  Interna
 Oral  Externa

 Formal  Vertical
 Informal  Horizontal

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 Proceso 2: Distribución de la información
2. Sistemas de recopilación y recuperación de
información

Sistemas manuales Bases de datos

de archivo electrónicas

Información

Sistemas de manejo
de la documentación Sistemas de apoyo a
técnica la gestión de proyectos

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 Proceso 2: Distribución de la información
3. Métodos de distribución de información

 Medios físicos: reuniones,

documentos impresos y archivos
físicos.
se distribuye por
Información
 Medios tecnológicos: bases de
datos, portales web, telefonía, fax,
correo electrónico, entre otros.

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 Proceso 2: Distribución de la información

4. Proceso de lecciones aprendidas

Consiste en identificar los éxitos y fracasos del proyecto, e incluye
recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los
proyectos.

Las lecciones aprendidas permiten:

 Actualizar la base de conocimiento de buenas prácticas.
 Alimentar el sistema de gestión del conocimiento.
 Mejorar el proceso general de gestión de proyectos.

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 Proceso 3: Información del rendimiento

• Este proceso permite informar sobre el estado del alcance,

del cronograma, los costos y la calidad. Adicionalmente,
también puede requerirse información sobre los riesgos y
adquisiciones.

“Curso de Gestión de Proyectos para Universitarios”

 Proceso 3: Información del rendimiento

• “Los informes de rendimiento presentan los resultados en

comparación con la línea base establecida en el plan del
proyecto. Normalmente se presentan a través de gráficas
estadísticas o de valor ganado”.
Progreso

2/3 del tiempo – 1/4 del

progreso

Tiempo
Curva del síndrome del estudiante

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 Proceso 4: Gestión de los interesados

• Este proceso permite satisfacer las necesidades de los interesados en

el proyecto y resolver las discrepancias con ellos. Todo ello nos
ayudará a que el proyecto no se desvíe de su curso, a que mejore el
trabajo en equipo y a evitar que el proyecto sea interrumpido.

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 Proceso 4: Gestión de los interesados

• “Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar
y resolver discrepancias”.

• “Las discrepancias no resueltas pueden ser una importante fuente de

conflictos y retrasos en el proyecto”.

• “De ser necesario se debe documentar y mantener un registro de

discrepancias”.

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