Manual de procedimientos

Vease: en http://es.wikipedia.org/wiki/Manual_de_procedimientos Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizaci n de las !unciones de una unidad administrativa" o de dos mas de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. ambien el manual de procedimientos contiene una descripcin precisa de como deben desarrollarse las actividades de cada empresa. !a de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. " la #ora de implantar, por ejemplo una $S%, &sta exige ' procedimientos obligatorios como son(

#ratamiento de $o %on!ormidades &uditor'a (nterna )istema de Me*ora %ontrol de la documentaci n. Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. &u+ilian en la inducci n del puesto , al adiestramiento , capacitacin del personal ,a que describen en !orma detallada las actividades de cada puesto. )irve para el an-lisis o revisin de los procedimientos de un sistema. (nterviene en la consulta de todo el personal. .ue se desee emprender tareas de simpli!icaci n de traba*o como an-lisis de tiempos" delegaci n de autoridad" etc. /ara establecer un sistema de in!ormaci n o bien modi!icar el ,a e+istente. /ara uni!ormar , controlar el cumplimiento de las rutinas de traba*o , evitar su alteraci n arbitraria. 0etermina en !orma mas sencilla las responsabilidades por !allas o errores. 1acilita las labores de auditoria" evaluaci n del control interno , su evaluaci n. &umenta la e!iciencia de los empleados" indic-ndoles lo que deben hacer , cmo deben hacerlo. &,uda a la coordinaci n de actividades , evitar duplicidades. %onstru,e una base para el an-lisis posterior del traba*o , el me*oramiento de los sistemas" procedimientos , m2todos. Conformacin Del Manual (03$#(1(%&%(4$.3ste documento debe incorporar la siguiente in!ormaci n: 5ogotipo de la organizaci n. $ombre o!icial de la organizaci n. 0enominaci n , e+tensi n. 0e corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. 5ugar , !echa de elaboraci n. $6mero de revisi n 7en su caso8. Unidades responsables de su elaboraci n" revisi n ,/o autorizaci n. %lave de la !orma. 3n primer t9rmino" las siglas de la organizaci n" en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la !orma ," por 6ltimo" el n6mero de la !orma. 3ntre las siglas , el n6mero debe colocarse un guin o diagonal.

 :$0(%3 ; %;$#3$(0;. <elaci n de los cap'tulos , p=ginas correspondientes que !orman parte del documento. /<>5;?; @/; ($#<;0U%%(4$. 3+posici n sobre el documento" su contenido" ob*eto" =reas de aplicaci n e importancia de su revisi n , actualizacin. /uede incluir un mensa*e de la m-+ima autoridad de las =reas comprendidas en el manual. ;AB3#(V;) 03 5;) /<;%30(M(3$#;). 3+plicaci n del prop sito que se pretende cumplir con los procedimientos. 5os ob*etivos son uni!ormar , controlar el cumplimiento de las rutinas de traba*o , evitar su alteraci n arbitrariaC simpli!icar la responsabilidad por !allas o erroresC !acilitar las labores de auditoriaC !acilitar las labores de auditoria" la evaluaci n del control interno , su vigilanciaC que tanto los empleados como sus *e!es conozcan si el traba*o se est- realizando adecuadamenteC reducir los costos al aumentar la e!iciencia general" adem-s de otras venta*as adicionales. &<3&) 03 &/5(%&%(4$ @/; &5%&$%3 03 5;) /<;%30(M(3$#;). 3s!era de acci n que cubren los procedimientos. 0entro de la administraci n pDblica !ederal los procedimientos han sido clasi!icados" atendiendo al -mbito de aplicaci n , a sus alcances" en: procedimientos macroadministrativos , procedimientos mesoadministrativos o sectoriales. <3)/;$)&A53). Unidades administrativas ,/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus !ases /;5:#(%&) ; $;<M&) 03 ;/3<&%(4$. 3n esta secci n se inclu,en los criterios o lineamientos generales de acci n que se determinan en !orma e+pl'cita para !acilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. &dem-s deber-n contemplarse todas las normas de operaci n que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operaci n de los procedimientos. & continuaci n se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: )e de!inir-n per!ectamente las pol'ticas ,/o normas que circunscriben el marco general de actuaci n del personal" a e!ecto de que est2 no incurra en !allas. 5os lineamientos se elaboran clara , concisamente" a !in de que sean comprendidos incluso por personas no !amiliarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. 0eber-n ser lo su!icientemente e+pl'citas para evitar la continua consulta a los niveles *er-rquicos superiores. %;$%3/#; 7)8. /alabras o t2rminos de car-cter t2cnico que se emplean en el procedimiento" las cuales" por su signi!icado o grado de especializaci n requieren de ma,or in!ormaci n o ampliaci n de su signi!icado" para hacer m-s accesible al usuario la consulta del manual. /<;%30(M(3$#; 7descripci n de las operaciones8. /resentaci n por escrito" en !orma narrativa , secuencial" de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento" e+plicando en qu2 consisten" cu-ndo" c mo" d nde" con qu2" , cu-nto tiempo se hacen" seEalando los responsables de llevarlas a cabo. %uando la descripci n del procedimiento es general" , por lo mismo comprende varias -reas" debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operaci n. )i se trata de una descripci n detallada dentro de una unidad administrativa" tiene que indicarse el puesto responsable de cada operaci n. 3s conveniente codi!icar las operaciones para simpli!icar su comprensi n e identi!icaci n" aun en los casos de varias opciones en una misma operaci n. 1;<MU5&<(; 03 (M/<3);). 1ormas impresas que se utilizan en un procedimiento" las cuales se intercalan dentro del mismo o se ad*untan como ap2ndices. 3n la descripci n de las operaciones que impliquen su uso" debe hacerse re!erencia espec'!ica de 2stas" empleando para

ello nDmeros indicadores que permitan asociarlas en !orma concreta. #ambi2n se pueden adicionar instructivos para su llenado. 0(&?<&M&) 03 15UB;. <epresentaci n gr-!ica de la sucesi n en que se realizan las operaciones de un procedimiento ,/o el recorrido de !ormas o materiales" en donde se muestran las unidades administrativas 7procedimiento general8" o los puestos que intervienen 7procedimiento detallado8" en cada operaci n descrita. &dem-s" suelen hacer menci n del equipo o recursos utilizados en cada caso. 5os diagramas representados en !orma sencilla , accesible en el manual" brinda una descripci n clara de las operaciones" lo que !acilita su comprensi n. /ara este e!ecto" es aconse*able el empleo de s'mbolos ,/o gr-!icos simpli!icados. ?5;)&<(; 03 #F<M($;). 5ista de conceptos de car-cter t2cnico relacionados con el contenido , t2cnicas de elaboraci n de los manuales de procedimientos" que sirven de apo,o para su uso o consulta. /rocedimiento general para la elaboraci n de manuales administrativos %omplementando al manual de procedimientos" est-n las instrucciones de traba*o que completan o detallan los procedimientos" ,a que se utilizan para documentar procesos espec'!icos. ;tras normas" como son las normas que e+igen di!erentes procedimientos en !unci n del sector en el que se est2 implantandoC &gencias de Via*es" Goteles" ;!icinas de (n!ormaci n #ur'stica" %onvention Aureau" etc." ,a que e+iste una norma espec'!ica para cada uno de los sectoresC en contraposici n tenemos la norma (); que es igual para todas las empresas que quieran implantarla" sea cual sea su actividad. DISE ! DE" P#!$EC%!. 5a tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisi n " toda vez que los datos tienen que asentarse con la ma,or e+actitud posible para no generar con!usi n en la interpretaci n de su contenido por parte de quien los consulta. 3s por ello que se debe poner mucha atenci n en todas , cada una de sus etapas de integraci n" delineando un pro,ecto en el que se consiguen todos los requerimientos" !ases , procedimientos que !undamentan la e*ecuci n del traba*o. <3)/;$)&A53)./ara iniciar los traba*os que conducen a la integraci n de un manual" es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducci n de las acciones en diversas personas" sino que debe designarse a un coordinador" au+iliado por un equipo t2cnico" al que se le debe encomendar la conducci n del pro,ecto en sus !ases de diseEo" implantaci n , actualizaci n. 0e esta manera se logra homogeneidad en el contenido , presentaci n de la in!ormaci n. /or lo que respecta a las caracter'sticas del equipo t2cnico" es conveniente que sea personal con un buen mane*o de las relaciones humanas , que conozca a la organizaci n en lo que concierne a sus ob*etivos" estructura" !unciones , personal. /ara este tipo de traba*o" una organizaci n puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos , la e+periencia necesarios para llevarlo a cabo. /or la naturaleza de sus !unciones puede encargarlo al titular de la unidad de me*oramiento administrativo 7en caso de contar con este mecanismo8. &simismo" puede contratar los servicios de consultores e+ternos. 035(M(#&%(4$ 035 U$(V3<); 03 3)#U0(;.5os responsables de e!ectuar los manuales administrativos de una organizaci n tienen que de!inir , delimitar su universo de traba*o para estar en posibilidad de actuar en 2l. /ara ello es necesario que se realice un estudio preliminar. 3ste paso es indispensable para conocer en !orma global las !unciones , actividades que se realizan en el -rea o -reas donde se va a actuar. %on base en 2l se puede de!inir la estrategia global para el levantamiento de in!ormaci n" identi!icando las !uentes de la misma" actividades por realizar" magnitud , alcances del pro,ecto" instrumentos requeridos para el traba*o , en general" prever las acciones , estimar los recursos necesarios para e!ectuar el estudio.

H%u-ndo se haceI 0espu2s de obtener respuestas claras , precisas para cada una de las preguntas anteriores" las mismas deben someterse" a su vez" a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta Hpor qu2I. 5as nuevas respuestas que se obtengan dar-n la pauta para !ormular el manual , las medidas de me*oramiento administrativ esto !ue realizadom pr roberto carlo salas padilla despues de salir de clases