TRABAJO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Presentado por: Andrs Mora Rodolfo Molina Albert Redondo Luis Padilla

Presentado a: Mar a !lara Barros Del"adillo

Grupo: #$AD

Tema: Pro%e&to de auditoria ad'inistrati(a )!OOLE!*ERA+ Fecha: No(ie'bre ,-.,$##

UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL !ARIBE ADMINISTRA!ION DE EMPRESAS BARRAN/UILLA.!OLOMBIA ,$##

PROCESO ADMINISTRATIVO DEL AREA

!OOPERATIVA DE PRODU!TORES DE LE!*E DE LA !OSTA ATL0NTI!A LTDA1 . !OOLE!*ERA NIT 2-$1#$#12-3., DOMICILIO: !alle #34#5.66 TEL FONO: 736-677 SITIO !E": 8881&oole&9era1&o' O"#ETO SOCIAL !OOLE!*ERA es una &oo:erati(a 'ultia&ti(a &onstituida el #5 de abril de #-77 :or un :e;ue<o "ru:o de "anaderos del de:arta'ento del Atl=nti&o del &ual to'> su no'bre ini&ial )!oo:erati(a de Produ&tores de Le&9e de la !osta Atl=nti&a Ltda+1 Su do'i&ilio :rin&i:al es la &iudad de Barran;uilla1 Es una &oo:erati(a &a:tadora? :rodu&tora % &o'er&iali@adora de l=&teos? solu&iones ali'enti&ias % :rodu&tos afines al se&tor a"ro:e&uario1 MISI$N So'os una &oo:erati(a &a:tadora? :rodu&tora % &o'er&iali@adora de l=&teos? solu&iones ali'enti&ias % :rodu&tos afines al se&tor a"ro:e&uario1 TrabaAa'os &on altos est=ndares de &alidad? so:ortados &on te&nolo" a de :unta % &on un talento 9u'ano id>neo % &o':ro'etido? :ara ofre&er un :ortafolio de :rodu&tos atra&ti(o % &re&iente a nuestros &onsu'idores na&ionales e interna&ionales1 Bunda'entados en los :rin&i:ios &oo:erati(os? trabaAa'os dentro de un 'ar&o ti&o % &o':ro'iso e':resarial % a'biental? :ara lo"rar el bienestar % la sostenibilidad de la or"ani@a&i>n? siendo &o':etiti(a? &reando (alor % ser(i&ios :ara nuestros &oo:erados? trabaAadores % &o'unidad en "eneral1 VISI$N Ser en el ,$#C re&ono&idos % :osi&ionados &o'o la e':resa l der en el 'er&ado de l=&teos? solu&iones ali'enti&ias % :rodu&tos afines al se&tor a"ro:e&uario en el !aribe &olo'biano? entre"ando :rodu&tos a&ordes a las ne&esidades del &liente % a':liando su :ortafolio de 'er&ado? de tal 'anera ;ue &ontribu%a al desarrollo de la industria na&ional % lo"re la sostenibilidad de la or"ani@a&i>n1 POLITICAS DE CALIDAD Pro&esar % &o'er&iali@ar :rodu&tos l=&teos ;ue satisfa"an % su:eren las ne&esidades de nuestros &lientes? &u':liendo los linea'ientos le"ales (i"entes ;ue "aranti&en la ino&uidad de nuestros :rodu&tos? 'ediante el desarrollo de una &ultura de &alidad ;ue lo"re inte"rar (alores &o'oD :rodu&ti(idad? res:e&to? trabaAo en e;ui:o? 'eAora &ontinua % lidera@"o1

O%&et'(os de Ca)'dad

* Pro&esar % &o'er&iali@ar :rodu&tos l=&teos ;ue satisfa"an las ne&esidades de nuestros &lientes1 . !u':lir los linea'ientos le"ales rela&ionados &on la ino&uidad de los :rodu&tos1 Desarrollo de una &ultura de &alidad1

Cert'+'cac'ones de Coo)echera

Cert'+'cac',n de) P)an -ACCP de )a ).nea de producc',n de )eche en po)(o / Se))o de ca)'dad de producto ICONTEC0 Leche en po)(o entera / descremada NTC 1234 La &ertifi&a&i>n INVIMA en *A!!P E*A!!P. *a@ard Anal%sis and !riti&al !ontrol PointsF? An=lisis de Peli"ros % Puntos !r ti&os de !ontrol en la l nea de :rodu&&i>n de le&9e en :ol(o entera % des&re'a? si"nifi&a ;ue su siste'a de Gesti>n de &alidad e ino&uidad tiene el sello de !alidad I!ONTE! &ertifi&ando el &u':li'iento &on la NT! #$751 Este siste'a :re(enti(o :ara el an=lisis de :eli"ros % :untos &r ti&os de &ontrol :re(iene la o&urren&ia de :eli"ros f si&os? ;u 'i&os % biol>"i&os a lo lar"o de la &adena :rodu&ti(a? desde el re&ibo de la 'ateria :ri'a 9asta la entre"a al &onsu'idor final1 Esta &ertifi&a&i>n I!ONTE! es un re&ono&i'iento a la &alidad % el &o':ro'iso de su infraestru&tura? do&u'enta&i>n % &a:a&ita&i>n? ade'=s de tener i':ortantes i':li&a&iones en lo ;ue a &o'er&iali@a&i>n se refiere? :or;ue le abre la :osibilidad de lle"ar :or :ri'era (e@ a 'er&ados interna&ionales1 El &o':ro'iso de !oole&9era &on la se"uridad ali'entaria % la satisfa&&i>n del &liente son uno 'is'o1 CONSTIT5CION DE LA SOCIEDAD0 SOCIOS 6 CAPITAL Para (in&ularse a la &oo:erati(a en &alidad de aso&iado? el :rin&i:al re;uisito es ser :ro:ietario de :redios % el "anado? so'etindose a las nor'as estable&idas en el estatuto1 *a&en :arte de !oole&9eraD Una Asa'blea General inte"rada :or sus #1,$$ aso&iados? ;ue re:resentan el Gobierno Su:re'o de la !oo:erati(a % ;uienes eli"en &ada dos a<os a sus re:resentantes en la ad'inistra&i>n de la !oo:erati(aD !onseAo de Ad'inistra&i>n % Junta de Vi"ilan&ia1

VALORES -onest'dad: So'os nte"ros? &o9erentes % Austos entre lo ;ue :ensa'os? 9a&e'os? de&i'os % senti'os? en'ar&ados en las le%es de nuestra so&iedad1 Lea)tad: Esta'os &o':ro'etidos &on nuestros &lientes? &olaboradores? in(ersionistas % el :a s1 Respeto mutuo: So'os res:etuosos? a'ables? &ordiales % &olaboradores1 #ust'c'a: A&tua'os de 'anera ti&a % &on seriedad? &on la &on(i&&i>n de entre"ar sie':re lo 'eAor? &u':li'os &on lo :ro'etido al ofre&er los 'eAores :rodu&tos % ser(i&ios a un :re&io Austo % ra@onable1 PRINCIPIOS Nuestros :rodu&tos son nutri'entos % satisfa&en las ne&esidades ali'enti&ias % &al>ri&as de for'a ori"inal? "aranti@ando est=ndares de eH&elente &alidad1 En !oole&9era trabaAa'os &on &alidad? bas=ndonos en los :rin&i:ios deD So)'dar'dad: El bienestar de todos es funda'ental en el desarrollo de nuestros aso&iados? trabaAadores? :ro(eedores % &lientes? es un &o':ro'iso :ara nosotros1 Cooperac',n: Es la esen&ia de "enerar (alor a"re"ado a nuestro :ro&eso de re&ole&&i>n? :rodu&&i>n % &o'er&iali@a&i>n1 !on el a:orte de todos los ;ue inter(ienen en los diferentes :ro&esos de La !oo:erati(a? bus&a'os el lo"ro de los obAeti(os or"ani@a&ionales1 Part'c'pac',n: !ada aso&iado tiene in&iden&ia en la to'a de de&isiones e i"ualdad de o:ortunidades? esto fortale&e nuestra esen&ia1 A/uda mutua: Es el 'odelo de nuestra &adena :rodu&ti(a? La !oo:erati(a se basa en la &olabora&i>n de todos :ara lo"rar los obAeti(os tra@ados de 'anera Austa % res:onsable1 CANALES DE DISTRI"5CI$N !oole&9era &o'er&iali@a sus :rodu&tos en todas las &iudades de la !osta Atl=nti&aD Barran;uilla? Santa Marta? !arta"ena? Valledu:ar? Monter a? Sin&eleAo? Rio9a&9a % en todos los 'uni&i:ios % :obla&iones de los 3 de:arta'entos1 Grandes Autoservicios Ol ':i&a? IHito? !arulla? Surti'aH? !arrefour? SAO? MaJro % Su:eretes1 Canal Tradicional

Nuestro lidera@"o es de'ostrado en nuestra &obertura? esta'os en todas las tiendas de barrio de nuestros de:arta'entos1 Canal Industrial Las :rin&i:ales e':resas ;ue usan nuestros :rodu&tos :ara el :ro&eso de su :rodu&&i>n sonD !olo'bina? Nutressa? Griffit9 de !olo'bia? Sa(aAon A:olo? /uala? Na&ional de !9o&olates? Al:ina? Al"arra? Al;uer a? Prol=&teos? *elados Mi'os? !asa LuJer? Galletas Noel1 Canal Institucional Los :rin&i:ales 9oteles? restaurantes? &ole"ios % uni(ersidades de la !osta Atl=nti&a? entre los &uales se en&uentranK *otel Estelar? *otel Puerta del Sol? Barran;uilla Pla@a? *otel Standford? *otel Lindor? *otel Versalle entre otros1 Ta'bin Jardines del !onfu&io % !on"elados Nena Lela1 7REA A A5DITAR: 7REA DE COMPRAS El 0REA DE !OMPRAS? es la en&ar"ada de reali@ar las ad;uisi&iones ne&esarias en el 'o'ento debido? &on la &antidad % &alidad re;uerida % a un :re&io ade&uado1 El 0REA anterior'ente estaba dele"ada a otros se&tores de la e':resa? :rin&i:al'ente al de :rodu&&i>n? no se le asi"naba la i':ortan&ia ;ue re;uiera el 'is'o1 A&tual'ente? el 0REA DE !OMPRAS es de su'a i':ortan&ia en !OOLE!*ERA es el sitio donde se arti&ulan las ne&esidades de :rodu&&i>n de la e':resa al :ro(eerla de los 'ateriales ;ue ne&esita :ara &u':lir su tarea1 PRO!ESO DE !OMPRA El !OMITI DE !OMPRAS? adAudi&a el ser(i&io a un :ro(eedor identifi&ado solo &on un &>di"o de nM'eros1 El res:onsable de esta =rea? reali@a las &oti@a&iones de los :re&ios de los :rodu&tos % lue"o de un :ro&eso de an=lisis? sele&&iona al :ro(eedor1 Genera la orden :ara notifi&ar al :ro(eedor? al &ual se le 9a adAudi&ado la &o':ra? al =rea soli&itante % al =rea de :a"os :ara el :ro&eso &orres:ondiente1 Pre(ia'ente esta re;uisi&i>n 9a sido a:robada :or el Aefe de la se&&i>n &orres:ondiente de a&uerdo a las ne&esidades de :rodu&&i>n res:e&ti(a1 El Asistente del 0rea de !o':ras? reali@a % :resenta un &uadro &o':arati(o? al !OMITI DE !OMPRAS? &onfor'ado :or el Jefe de !o':ras? el Jefe de Re&ursos *u'anos % el Gerente General1 Se ini&ia a :artir de la re;uisi&i>n en(iada :or los distintos frentes de trabaAo de la e':resa? a tra(s de un do&u'ento es&ritoK &on este do&u'ento el =rea de !o':ras ini&ia su "esti>n1

BUN!IONES

Adquisiciones: A&&i>n ;ue &onsiste en ad;uirir los insu'os? 'ateriales % e;ui:o? ne&esarios :ara el lo"ro de los obAeti(os de la e':resa? los &uales deben aAustarse a los si"uientes linea'ientosD :re&io? &alidad? &antidad? &ondi&iones de entre"a? et&1K una (e@ re&ibidas las 'er&an& as es ne&esario (erifi&ar ;ue &u':lan &on los re;uisitos antes 'en&ionados1 Guarda y Almacenaje: Es el :ro&eso de re&e:&i>n? &lasifi&a&i>n? in(entario % &ontrol de las 'er&an& as de a&uerdo a las di'ensiones de las 'is'as E:eso % 'edidasF1 Proveer a las dems reas: Una (e@ ;ue el 0rea de !o':ras? ten"a en sus bode"as todos los 'ateriales ne&esarios? es su obli"a&i>n :ro(eer a las de'=s =reas de la e':resa de estos su'inistros? de a&uerdo a las re;uisi&iones :resentadas1

O"#ETIVOS GENERAL I':lantar un siste'a de &ontrol en el al'a&n de Mtiles de trabaAo? 'obiliario % e;ui:o? 'ateria :ri'a? et&1? desde la re&e:&i>n de los 'ateriales? su re"istro? 9asta la elabora&i>n de infor'es 'ensuales de entre"a? ;ue :er'ita &ono&er &on o:ortunidad las eHisten&ias1

ESPECFIC S Ad;uirir % entre"ar en for'a o:ortuna % ade&uada las re;uisi&iones de 'aterial? 'obiliario % e;ui:o a las diferente =reas ;ue &onfor'an la e':resa1 Elaborar un &atalo"o de :ro(eedores :re(ia in(esti"a&i>n? an=lisis % e(alua&i>n de las &ara&ter sti&as % &o':orta'iento en el 'er&ado? en &uanto a la &alidad? :re&io % o:ortunidad de los bienes % ser(i&ios ;ue la e':resa ne&esita1 Estable&er los 'e&anis'os ne&esarios :ara :rote"er? &onser(ar % 'aneAar ade&uada'ente los insu'os o 'aterias :ri'as ;ue la e':resa ne&esita :ara la :rodu&&i>n1 Planear % :ro"ra'ar las ad;uisi&iones de bienes % ser(i&ios? de a&uerdo a las ne&esidades % asi"na&i>n :resu:uestal de !OOLE!*ERA

MEDIOS O ELEMENTOS DE LA PLANEACION Se tendr=n en &uenta los si"uientes ele'entosD Pro:>sito % 'isi>n estrat"i&os bien definidos Visi>n &lara % &on&reta1 ObAeti(os % 'etas bien funda'entadas Estrate"ias definidas Re"las % Pol ti&as Pro&edi'ientos estable&idos Pro"ra'as de o:era&i>n &laros1 Presu:uestos "enerosos % efi&a&es1

#ERAR85IA DEPARTAMENTAL GERENTE DE COMPRAS Res:onsable de la ad;uisi&i>n de :rodu&tos % 'ateriales ne&esarios en la e':resa :ara desarrollar su a&ti(idad nor'al en las diferentes se&&iones1 Tiene &o'o fun&ionesD BMs;ueda de :ro(eedores alternati(os ;ue :uedan su'inistrar los 'is'os :rodu&tos o 'aterias :ri'as en 'eAores &ondi&iones1 !ontrolar los :la@os de entre"a? estado de los art &ulos? re&e:&i>n % &ondi&iones de las fa&turas % entre"a de las 'is'as a &ontabilidad :ara su re"istro? :a"o % &ontabili@a&i>n1 E'itir los :edidos de &o':ra en el :la@o ade&uado :ara ;ue su re&e:&i>n se aAuste a las ne&esidades de &ada se&&i>n1 Estable&er los :ro&edi'ientos a se"uir en las a&&iones de &o':ra de la e':resa1 Mantener los &onta&tos o:ortunos &on :ro(eedores :ara anali@ar las &ara&ter sti&as de los :rodu&tos? &alidades? &ondi&iones de ser(i&io? :re&io % :a"o1 ASISTENTE DE COMPRA A:o%ar al Jefe de la se&&i>n en la Ne"o&ia&i>n &on los Pro(eedores BMs;ueda de nue(os :rodu&tos % :ro(eedores soli&itados? de a&uerdo a las instru&&iones % :edidos soli&itados1 !olaborar &on la Geren&ia de !o':ras? :ara el &u':li'iento de los obAeti(os de la e':resa1 !o':ra de 'aterias :ri'as? :re(ia autori@a&i>n del !o'it de !o':ras1 !ontrol de Sto&J '=Hi'os % ' ni'os1 Parti&i:ar en las :ruebas % &ontrol de 'uestras :ara ase"urar ;ue reMnen las &ondi&iones es:e&ifi&adas1 Presentar a sus &lientes internos las ofertas re&ibidas? 9a&iendo indi&a&iones % su"eren&ias o:ortunas sobre los :ro(eedores? o:ortunidades de &o':ra % los distintos as:e&tos de la "esti>n reali@ada1

A59ILIARES DE COMPRAS Atender de 'anera efi&a@ % efi&iente a los :edidos de las =reas1 Lle(ar :eri>di&a'ente los for'atos de re;uisi&i>n a los diferentes 'o(i'ientos1 Mantener de for'a ordenada? &lara % 9onesta los ar&9i(os del =rea1 Reali@ar un infor'e se'anal de las a&ti(idades reali@adas1

REC5RSOS

Recursos materiales: Son a;uellos bienes tan"ibles de :ro:iedad de la e':resa? tales &o'o Eedifi&ios? terrenos? instala&iones? 'a;uinaria? e;ui:os? instru'entos? 9erra'ientas? et&1K 'aterias :ri'as? 'ateriales auHiliares ;ue for'an :arte del :rodu&to? :rodu&tos en :ro&eso? :rodu&tos ter'inados? et&1F1 Recursos tcnicos: A;uellos ;ue sir(en &o'o 9erra'ientas e instru'entos auHiliares en la &oordina&i>n de los otros re&ursos Esiste'as de :rodu&&i>n? siste'as de (entas? siste'as de finan@as? siste'as ad'inistrati(os? et&1K for'ulas? :atentes? et&1F1 Recursos humanos: Son tras&endentales :ara la eHisten&ia de &ual;uier "ru:o so&ialK de ellos de:enden el 'aneAo % fun&iona'iento de los de'=s re&ursos? :ueden ser Eobreros &alifi&ados % no &alifi&adosK ofi&inistas1 &alifi&ados % no &alifi&adosK su:er(isoresK t&ni&osK eAe&uti(osK dire&toresK et&1F1 Recursos financieros: Son los ele'entos 'onetarios :ro:ios % aAenos &on ;ue &uenta una e':resa? indis:ensable? :ara la eAe&u&i>n de sus de&isiones ad'inistrati(as? % o:erati(as1 Entre los re&ursos finan&ieros :ro:ios se :ueden &itarD Dinero en efe&ti(o? A:ortes de los so&ios Ea&&ionesF? Utilidades? et&1

PREPARACION DEL PRO6ECTO DE A5DITORIA PROP5ESTA TECNICA NAT5RALE:A: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ALCANCE: 0REA DE !OMPRAS

ANTECEDENTES: En el =rea de &o':ras? se obser(aron las si"uientes fallasD A ni(el "eneral no 9ab a &laridad en los :ro:>sitos % la finalidad de las eH:e&tati(as de trabaAo1 !uando 9ab as &ar"as de :edidos eHtras? se a:elaba a &ontratar :ersonal e(entual? sin 9aber reali@ado un :ro&eso :re(io de :resele&&i>n % &a:a&ita&i>n1 Dbil &ontrol en el 'aneAo de los do&u'entos % re"istros de &o':ras de a&uerdo &on los instru&ti(os estable&idos en el siste'a de &alidad % en los 'anuales de :ro&edi'ientos1 Defi&ien&ias en la reali@a&i>n de las &oti@a&iones aso&iadas a &ada re;uisi&i>n? :ara "enerar las >rdenes de &o':ra1 De'oras en la entre"a de 'aterias :ri'as soli&itadas1

Gran :arte de las re;uisi&iones (en an in&o':letas? :or;ue se )&onsideraba+? ;ue los e':leados del =rea de &o':ras? &ono& an el resto de las es:e&ifi&a&iones del :rodu&to1 La 'a%or :arte de los e':leados del =rea? no sab an &>'o enfrentar los :roble'as % darle solu&iones? si no eHist a un Aefe a su lado1 Los 'anuales de o:era&i>n estaban desa&tuali@ados % en 'u&9as o&asiones? las refor'as % &a'bios en la o:era&i>n solo se trans'it a en for'a oral o en :eda@os de :a:el % no ;uedaba re"istrada en el 'anual1 Retrasos en el &u':li'iento de los trabaAos :or no lle"ar a tie':o las ordenes de :edido1 Se &onsideraba &o'o un 9e&9o? ;ue todas las &o'uni&a&iones o 'ensaAes en(iados? deb an ser &o':rendidos :or todo el :ersonal1 Se :erd an las re;uisi&iones "eneradas en las diferentes =reas o frentes de trabaAo asi"nados? :or un 'aneAo errado del ar&9i(o1

La a&u'ula&i>n de todas estas ;ueAas a ni(el interno estable&idas :or todas las =reas de la e':resa? dio lu"ar a un re:lantea'iento de toda la se&&i>n? &o'en@ando &on una ade&uada &a:a&ita&i>n ;ue "radual'ente se est= reali@ando :ara ;ue todos los e':leados del =rea de &o':ras1 O"#ETIVOS: Ad;uirir % entre"ar en for'a o:ortuna % ade&uada las re;uisi&iones de 'aterial? 'obiliario % e;ui:o a las diferente =reas ;ue &onfor'an la e':resa1 Elaborar un &atalo"o de :ro(eedores :re(ia in(esti"a&i>n? an=lisis % e(alua&i>n de las &ara&ter sti&as % &o':orta'iento en el 'er&ado? en &uanto a la &alidad? :re&io % o:ortunidad de los bienes % ser(i&ios ;ue la e':resa ne&esita1 Estable&er los 'e&anis'os ne&esarios :ara :rote"er? &onser(ar % 'aneAar ade&uada'ente los insu'os o 'aterias :ri'as ;ue la e':resa ne&esita :ara la :rodu&&i>n1 I':lantar un siste'a de &ontrol en el al'a&n de Mtiles de trabaAo? 'obiliario % e;ui:o? 'ateria :ri'a? et&1? desde la re&e:&i>n de los 'ateriales? su re"istro? 9asta la elabora&i>n de infor'es 'ensuales de entre"a? ;ue :er'ita &ono&er &on o:ortunidad las eHisten&ias1 Planear % :ro"ra'ar las ad;uisi&iones de bienes % ser(i&ios? de a&uerdo a las ne&esidades % asi"na&i>n :resu:uestal de !OOLE!*ERA1

ESTRATEGIA: Podr a'os 'en&ionar &o'o as:e&tos de 'odifi&a&i>n en el =rea de &o':ras? los si"uientesD !laridad en el enfo;ue ad'inistrati(o en el =rea1 Dili"en&ia'iento % a&tuali@a&i>n de la base de datos de :ro(eedores1 El :ro&eso de retroali'enta&i>n del =rea1 El :ro&eso de to'a de de&isiones1 Elabora&i>n o a&tuali@a&i>n de los &>di"os o 'anuales de :ro&edi'ientos1

La lentitud en el i':ulso de&isi(o? duradero % bien &al&ulado? de 'oderni@a&i>n de los e;ui:os o:erati(os1 Es ne&esario &rear % desarrollar una &ultura de a9orro en la e':resa? es:e&ial'ente &on los &ostos de ener" a1 MeAora'iento % &onsolida&i>n de la &o'uni&a&i>n interna % eHterna de la e':resa1

#5STIFICACI$N: Debido a lo deli&ado del :roble'aK en un esfuer@o &onAunto EGeren&ia? Re&ursos *u'anos % !o':rasF? se de&idi> desarrollar un :lan :ara el 'eAora'iento de la &o'uni&a&i>n % el &li'a or"ani@a&ional en el =rea? &on la 'o(ili@a&i>n de re&ursos ne&esarios :ara lle(ar a &abo di&9o esfuer@o1 ACCIONES: El :unto de :artida se resu'i> en tres E7F :re'isasD La efe&ti(idad % el buen rendi'iento? de:ende :lena'ente de una buena &o'uni&a&i>n or"ani@a&ional1 Un 'eAora'iento total de la &o'uni&a&i>n or"ani@a&ional en todos los ni(eles1 Lo"rar 'eAores ni(eles de &alidad? a baAos &ostos % &u':li'iento de tareas a 'enores tie':os de entre"a? %a no es una (entaAa &o':etiti(a? a9ora :asa a ser una ne&esidad b=si&a1 Para lo"rar lo :ro:uesto? es ne&esario la eHisten&ia deD Instru&&iones % :lanifi&a&i>n de las tareas en for'a &lara % &on&isa1 Infor'a&i>n a&tuali@ada relati(a a :ro&edi'ientos? :r=&ti&as % :ol ti&as1 Valora&i>n del rendi'iento de los e':leados? en :lantea'ientos obAeti(os % es:e& fi&os1 !OOLE!*ERA? se :ro:uso enton&es? desarrollar en el =rea de &o':ras? un :ro&eso de aAustes internos % 'eAora'iento? es:e&ial'ente en la &o'uni&a&i>n? :ara in&re'entar la &o':etiti(idad de la e':resa % :oder enfrentarse eHitosa'ente en el 'er&ado lo&al? re"ional? na&ional % 'undial? &u':liendo las :ol ti&as % :autas estable&idas1 REC5RSOS: AleHis Pala&io % sus asistentes1 !on el &on&urso de todos los afe&tados? se 9a reali@ado un dia"n>sti&o de la situa&i>n de la &o'uni&a&i>n en el =rea % en la or"ani@a&i>n1 Se es:era obtener un dia"n>sti&o obAeti(o? basado en una auditor a ad'inistrati(a? % no en la intui&i>n o "ustos del e;ui:o dire&ti(o1 RES5LTADOS: Se es:era ;ue el =rea de &o':ras? :ueda a &orto :la@oD To'ar de&isiones? basadas en fuentes de infor'a&i>n se"ura % &o':leta1 !ontar &on un :ersonal :rofesional ;ue reali&e su trabaAo de a&uerdo a los obAeti(os % :lanes estable&idos1

Ser un =rea &onfor'ada :or un e;ui:o 9u'ano &o':etente? &on una alta sensibilidad so&ial % en &onstante desarrollo inte"ral de sus &alidades1 Una estrate"ia de inter(en&i>n dentro de la or"ani@a&i>n 'is'a? eHa'inando las for'as a&tuales de trabaAo? las nor'as % los (alores estable&idos1

INFORMACI$N COMPLEMENTARIA: Desarrollar un 'anual de :ol ti&as % :ro&edi'ientos de &ontrol de las eHisten&ias? ;ue :er'ita &ono&er en tie':o real? el 'o'ento en ;ue deba reabaste&erse &ierto :rodu&to en el al'a&n1 Dise<ar un &i&lo de 'aneAo f si&o de los :rodu&tos? ;ue in&lu%a desde el e'bar;ue :or el :ro(eedor? trans:orte? re&e:&i>n? 9asta el al'a&enaAe % (enta o re;uisi&i>n1 Estable&er un &i&lo ad'inistrati(o de &o':ras? ;ue in&lu%a autori@a&i>n de las soli&itudes % >rdenes de &o':ra? &olo&a&i>n de las 'is'as &on el :ro(eedor sele&&ionado? re&e:&i>n de 'er&an& as? :a"o % &ontabili@a&i>n de los bienes1 BiAar unas :ol ti&as de &ontrol de &alidad en ;ue se indi&an los est=ndares? es:e&ifi&a&iones? se (alMa la &a:a&idad de los :ro(eedores % se (erifi&a el &u':li'iento de la &alidad re;uerida1

PROGRAMA DE TRA"A#O IDENTIFICACI$N AUDITORIA ADMINISTRATIVA1

RESPONSA"LE El L der de :ro%e&to ser= el se<or AleHis Pala&io Arrieta % su e;ui:o de auditor a &onfor'ado :orD !arlos Var"as? Daniela Gutirre@ % Ana A&e(edo1 7REA 0rea de !o':ras

ACTIVIDADES:

Absoluto &ontrol de in(entarios auto'ati@ados? :ara deAar a un lado los :ro"ra'as 'anuales1 A&&eso a 'ateria :ri'a en &ondi&iones &o':etiti(as % :re&ios ase;uibles1 Dete&&i>n de fallas en el se"ui'iento a los :ro(eedores? es:e&ial'ente en la identifi&a&i>n de los :ro&esos de arti&ula&i>n %No alian@as &on :ro(eedores &la(es :ara el :ro&eso :rodu&ti(o % en la (erifi&a&i>n de la &alidad de las 'aterias :ri'as entre"ada :or los :ro(eedores1 En for'a "eneral se obser(>? ;ue 'u&9os de los :roble'as de &o'uni&a&i>n del =rea? eran de &ar=&ter a&titudinal? es de&ir? de :redis:osi&i>n :ara interrela&ionarseK :or ello? es:era'os al&an@ar % lo"rar el &a'bio de a&titud % un serio &o':ro'iso? &o'o &ondi&i>n i':res&indible :ara el Hito del :ro%e&to1

DIAGNOSTICO PRELIMINAR !on los &a'bios :lanteados? las a&&iones to'adas % los &orre&ti(os estable&idosK en el =rea de &o':ras? se 9a &o'en@ado a obser(ar la si"uiente e(olu&i>n :ositi(aD Ade&ua&i>n? a&tuali@a&i>n e i':le'enta&i>n de nue(as "u as de trabaAo? fa&ilitando la :arti&i:a&i>n del :ersonal del =rea de &o':ras? en todas las eta:as de desarrollo del :ro&eso de ad;uisi&iones1 A:li&a&i>n de nue(as t&ni&as de &o'uni&a&i>n dire&ta &on los &lientes % &on las de'=s =reas o:erati(as? lo &ual :er'ite una retroali'enta&i>n? 'eAora'iento de los :rodu&tos? desarrollo de nue(os :rodu&tos? de 'anera ;ue resulten eHitosos % satisfa"an las ne&esidades % eHi"en&ias del 'er&ado1 Utili@a&i>n de nue(os indi&adores de :rodu&ti(idad % efi&ien&ia1 !a:a&ita&i>n % for'a&i>n :er'anente del :ersonal del =rea1 MeAora en el &u':li'iento de los tie':os estable&idos de entre"a1 MeAora'iento en instala&iones? 9a&indolas '=s a':lias &onfortables % se"uras1 INSTR5MENTACION RECOPILACION DE INFORMACION Se efe&tu> el le(anta'iento de un dia"n>sti&o :ara des&ubrir las difi&ultades ;ue :resentan los e':leados en el dese':e<o de su trabaAo1 La :obla&i>n obAeto de estudio en la in(esti"a&i>n fueron los e':leados del =rea de &o':ras? de la e':resa !OOLE!*ERA1 los ;ue su'an un total de ,C :ersonas1 La 'uestra es&o"ida fue i"ual a la :obla&i>n en ra@>n del nM'ero de e':leados del =rea1 El instru'ento sele&&ionado :ara la re&ole&&i>n de datos fue el &uestionario? se ad'inistr> :ersonal'ente? brindando la o:ortunidad de estable&er &onta&to &on los suAetos en estudio? :er'iti> eH:li&ar el

:ro:>sito del estudio % a':liar los te's ;ue no se en&ontraban &laros1 Se ubi&> el lu"ar donde trabaAan los suAetos en estudio? &o'o se desen(uel(en? se les :idi> o:ini>n? su"eren&ias? detalles? et&1

TECNICAS DE RECOLECCION Entre(istas? en&uestas? llu(ia de ideas? :re"untas? res:uestas1 MEDICION En el AREA DE !OMPRAS? utili@are'os di(ersos indi&adores de "esti>n? entre los &uales :ode'os se<alar los si"uientesD INDICADOR !alidad de los :edidos "enerados !antidad de ofertas re&ibidasD Dura&i>n de los in(entarios Indi&adores de e(alua&i>n de :ro(eedores Ni(el de &u':li'iento de Pro(eedoresD Tie':o de &i&lo de &o':ras Tie':o de des:a&9o de la orden de &o':raD DEFINICION 6 5TILI:ACION NM'ero % :or&entaAe de :edidos de &o':ras "eneradas sin retraso1 &orres:onde al nM'ero de ofertas o &oti@a&iones re&ibidas 1 es el nM'ero de d as en ;ue se &onsu'ir a los sto&Js dis:onibles Mo(ilidad de los in(entariosD In(entariosN !a:ital &ontable !onsiste en &al&ular el ni(el de efe&ti(idad en las entre"as de 'er&an& a tie':o ;ue trans&urre entre la soli&itud % el re&ibo de la 'er&an& a tie':o ;ue trans&urre entre ;ue se soli&ita la &o':ra de un 'aterial % se des:a&9a

PAPELES DE TRA"A#O El Plan General de la !o'uni&a&i>n Or"ani@a&ional ;uedar= :lanteado en un do&u'ento ;ue deno'inare'os )Pro&edi'iento General % !ontrol del Desarrollo Or"ani@a&ional+? 'aneAado dire&ta'ente :or la Geren&ia1 El do&u'ento ase"ura la dis:onibilidad % ubi&a&i>n de los re"la'entos? nor'as % :ro&edi'ientos (i"entes en los :untos de a:li&a&i>n? su re(isi>n :eri>di&a % su &ustodia se"ura1 Las auditor as internas son reali@adas :or :ersonal de la or"ani@a&i>n o la Auditor a eHterna ser= reali@ada :or el se<or AleHis Pala&io % sus asistentes1 Las e(alua&iones del :ersonal ser=n res:onsabilidad del 0rea de Re&ursos *u'anos1 Es ne&esario 'antener a la Dire&&i>n infor'ada res:e&to del resultado de las auditor as % del fun&iona'iento del :ro&eso en for'a :eri>di&a1 EVIDENCIA:

lue"o de anali@ar todos los :or'enores de la situa&i>n dete&tada dentro del =rea de &o':ras? :odr a'os resu'irla de la si"uiente 'aneraD Defi&ien&ias en el &ontrol de in(entarios1 De'oras en el tie':o de entre"a de 'aterias :ri'as? en los :rodu&tos? en la te&nolo" a % en la &a:a&ita&i>n de los trabaAadores1 Ballas en el se"ui'iento a los :ro(eedores1 Ballas en la utili@a&i>n de la &o'uni&a&i>n interna de la e':resa1 Lentitud en la 'oderni@a&i>n de los :ro&esos de &o'uni&a&i>n1 Mal dili"en&ia'iento de las re;uisi&iones? >rdenes de &o':ra? to'a de :edidos? falta de es:e&ifi&a&iones? et&1? a"ra(ada en al"unos &asos :or la :rdida de estos for'atos :or el 'edio utili@ado :ara en(iarlos1 E9AMEN E INVESTIGACI;N Re&orde'os ;ue los resultados de las (isitas reali@adas? nos &onduAeron a de&ir ;ue en la se&&i>n de &o':ras? no 9ab a &laridad en los :ro:>sitos % la finalidad de las eH:e&tati(as de trabaAo1 !uando 9ab as &ar"as de :edidos eHtras? se a:elaba a &ontratar :ersonal e(entual? sin 9aber reali@ado un :ro&eso :re(io de :resele&&i>n % &a:a&ita&i>nK el 'aneAo do&u'ental era dbil e inse"uro? et&1 MATRI: DOFA De%')'dades: E/UIPOS DE TRABAJOD se &ontrataba :ersonal :ara &u':lir una tarea ur"ente? en al"unos &asos se reali@aba sin lle(ar a &abo los :ro&edi'ientos indi&ados? teniendo de'oras en la entre"a1 MANUALESD :or el solo 9e&9o de ;ue era un :ersonal :ro(isional? en al"unas o&asiones se a:elaba a la eH:erien&ia sin tener en &uenta los 'anuales de :ro&edi'iento :ara re&luta'iento % &a:a&ita&i>n1 EMPRESAD ese :ersonal &ontratado :ro(isional'ente? no &ono& a ni ten a &o':ro'iso institu&ional? solo (enia a desarrollar una labor en el =rea1

Oportun'dades: *a% una buena &o'uni&a&i>n or"ani@a&ional liderada :or la Geren&ia1 Se obser(an 'eAores ni(eles de &alidad? entre"a % dina'is'o en el =rea1 !u':li'iento de tareas a 'enores tie':os de entre"a1 Instru&&iones % :lanifi&a&i>n de las tareas en for'a &lara % &on&isa1 Infor'a&i>n a&tuali@ada relati(a a :ro&edi'ientos? :r=&ti&as % :ol ti&as1 Ade&uada? e;uitati(a % Austa (alora&i>n del rendi'iento de los e':leados? en :lantea'ientos obAeti(os % es:e& fi&os1

Forta)e<as:

EDU!A!IOND todo el :ersonal del =rea de &o':ras est= 'oti(ado a obtener &o'o ' ni'o? un "rado de es&olaridad t&ni&a? afortunada'ente? entre ellos? 9a% (arios ;ue se 9an su:erado % en la a&tualidad? desarrollan una &arrera uni(ersitaria1 !OMUNI!A!IOND se reali@aron 'eAoras en los siste'as? 'edios % :ro&esos :ara ;ue la &o'uni&a&i>n sea se"ura? fluida % o:ortuna1 E/UIPOS DE TRABAJOD en &ada e;ui:o de trabaAo 9a% un l der &a:a@? &on obAeti(os &o'unes % &oordinados? diri"iendo todo su "ru:o? a una 'is'a 'eta1

Amena<as: In"reso de trabaAadores al =rea sin nin"Mn ti:o de instru&&i>n1 Pa este ti:o de a'ena@as 9a sido debida'ente? anulada % se es:era &ontar &on :ersonal &a:a&itado de a9ora en adelante1 INFORME El se<or AleHis Pala&io % sus asistentes? &o'o resultado de la Auditoria adelantada en el =rea de &o':ras? de la e':resa !OOLE!*ERA &on&e:tMan ;ueD El 0rea De !o':ras? de la e':resa !OOLE!*ERA :resenta :roble'as de &o'uni&a&i>n or"ani@a&ionalK es ne&esario bus&ar una solu&i>n r=:ida % efe&ti(a a di&9a situa&i>n :or;ue :one en "ra(e ries"o la estabilidad % su:er(i(en&ia de la e':resa1 La efi&a&ia de la &o'uni&a&i>n or"ani@a&ional en el =rea de &o':ras? es res:onsabilidad de todos los ;ue trabaAan en el =reaK en o:ini>n de los &olaboradores? se &uenta &on in&enti(os :ara un buen dese':e<o? aun;ue el salario no ne&esaria'ente for'a :arte de estos in&enti(os1 Los esfuer@os :ara 'eAorar la (ida laboral &onstitu%en tareas siste'=ti&as ;ue lle(an a &abo las or"ani@a&iones :ara :ro:or&ionar a los e':leados una o:ortunidad de 'eAorar sus :uestos % su &ontribu&i>n a la e':resa? es un a'biente de 'a%or &onfian@a % res:e&to1 Los resultados ini&iales del Plan de MeAora'iento ;ue su"eri'os deben ser entre"ados al se<or AleHis Pala&io Arrieta? dentro de los 3 d as &alendario si"uiente al re&ibo de este infor'e1 Di&9o :lan de 'eAora'iento debe &ontener las a&&iones % 'etas ;ue se reali&en de a&uerdo a las si"uientes :autasD Mantener re"ular'ente reuniones entre los e':leados del =rea % la "eren&ia1 Mantener un estilo de "esti>n a':lio % &o'uni&ati(o1 EAer&itar un fuerte lidera@"o en la "eren&ia % los Aefes in'ediatos1 Mantener un estre&9o &onta&to &on el :ersonal del =rea1 Ense<ar a las :ersonas a &o'uni&arse en for'a efi&iente1 In&re'entar las &onsultas &on el :ersonal antes de to'ar las de&isiones1 MeAorar los 'todos de &o'uni&a&i>n estable&idos en toda la e':resa en es:e&ial en el =rea de &o':ras1

Atentamente0 ALE9IS PALACIO ARRIETA Aud'tor= SEG5IMIENTO O%&et'(os Estable&er un &i&lo ad'inistrati(o de &o':ras? ;ue in&lu%a autori@a&i>n de las soli&itudes % >rdenes de &o':ra? &olo&a&i>n de las 'is'as &on el :ro(eedor sele&&ionado? re&e:&i>n de 'er&an& as? :a"o % &ontabili@a&i>n de los bienes1 BiAar unas :ol ti&as de &ontrol de &alidad en ;ue se indi&an los est=ndares? es:e&ifi&a&iones? se (alMa la &a:a&idad de los :ro(eedores % se (erifi&a el &u':li'iento de la &alidad re;uerida Acc'ones a (er'+'car Desarrollar 'anuales &on instru&&iones % :lanifi&a&i>n de las tareas en for'a &lara % &on&isa1 Lo"rar alian@as &on :ro(eedores &la(es :ara el :ro&eso :rodu&ti(o1 Mantener un eH&elente &li'a or"ani@a&ional &on infor'a&i>n a&tuali@ada relati(a a :ro&edi'ientos? :r=&ti&as % :ol ti&as1 MeAorar el tie':o de entre"a &o'o el fa&tor '=s i':ortante? as &o'o la &alidad de sus :rodu&tos? su te&nolo" a % la &a:a&idad de su "ente1 Tener un absoluto &ontrol de in(entarios auto'ati@ados1

7REA DE APLICACI$N: 7REA DE COMPRAS Periodo de reali@a&i>n Desarrollar 'anuales 5 MESES Lo"rar alian@as &on :ro(eedores1 6 MESES Mantener un eH&elente &li'a or"ani@a&ional C MESES MeAorar el tie':o de entre"a1 7 MESES In(entarios auto'ati@ados1 , MESES

Tie':o esti'ado de todas las a&ti(idadesD ,$ MESES a :artir de la fe&9a de a:roba&i>n del Plan de MeAora'iento1 RES5LTADOS O"TENIDOS !OOLE!*ERA? es:era ;ue el =rea de &o':ras? :ueda a &orto :la@oD !ontar &on un :ersonal :rofesional ;ue reali&e su trabaAo de a&uerdo a los obAeti(os % :lanes estable&idos1

Ser un =rea &onfor'ada :or un e;ui:o 9u'ano &o':etente? &on una alta sensibilidad so&ial % en &onstante desarrollo inte"ral de sus &alidades1 To'ar de&isiones? basadas en fuentes de infor'a&i>n se"ura % &o':leta1 Una estrate"ia de inter(en&i>n dentro de la or"ani@a&i>n 'is'a? eHa'inando las for'as a&tuales de trabaAo? las nor'as % los (alores estable&idos1

IMPACTO LOGRADO Ad;uirir % entre"ar en for'a o:ortuna % ade&uada las re;uisi&iones de 'aterial? 'obiliario % e;ui:o a las diferente =reas ;ue &onfor'an la e':resa1 Elaborar un &atalo"o de :ro(eedores :re(ia in(esti"a&i>n? an=lisis % e(alua&i>n de las &ara&ter sti&as % &o':orta'iento en el 'er&ado? en &uanto a la &alidad? :re&io % o:ortunidad de los bienes % ser(i&ios ;ue la e':resa ne&esita1 Estable&er los 'e&anis'os ne&esarios :ara :rote"er? &onser(ar % 'aneAar ade&uada'ente los insu'os o 'aterias :ri'as ;ue la e':resa ne&esita :ara la :rodu&&i>n1 I':lantar un siste'a de &ontrol en el al'a&n de Mtiles de trabaAo? 'obiliario % e;ui:o? 'ateria :ri'a? et&1? desde la re&e:&i>n de los 'ateriales? su re"istro? 9asta la elabora&i>n de infor'es 'ensuales de entre"a? ;ue :er'ita &ono&er &on o:ortunidad las eHisten&ias1 Planear % :ro"ra'ar las ad;uisi&iones de bienes % ser(i&ios? de a&uerdo a las ne&esidades % asi"na&i>n :resu:uestal de la e':resa1