Ttulo: Comunicacin y Difusin de talleres dentro del Instituto Tecnolgico de Puebla Investigadores: Becerra Hernndez Mnica Chacn Rebollar

Jos Gildardo Garca Lpez Eliosseth Ortega Martnez Susana

Julio de 2013

INDICE TENTATIVO
INTRODUCCIN ............................................................................................................................... i GENERALIDADES ........................................................................................................................... 5 CAPITULO 1.- ................................................................................................................................. 10 1.1 HISTORIA DEL INSTITUTO TECNOLGICO DE PUEBLA (ITP) ......................... 10 HISTORIA ................................................................................................................ 10 LOGOTIPO .............................................................................................................. 12 MASCOTA ............................................................................................................... 12

1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2

ITP EN LA ACTUALIDAD.............................................................................................. 13 CAMPUS .................................................................................................................. 13 MISIN..................................................................................................................... 14 VISIN ..................................................................................................................... 15 POLTICA................................................................................................................. 15 VALORES ................................................................................................................ 15

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.3

RECONOCIMIENTOS DE CALIDAD .......................................................................... 15

CAPITULO 2.- ................................................................................................................................. 17 2.1 DIFUSIN DE LAS INNOVACIONES ...................................................................... 17

2.2. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL ........................................................................ 17 2.2.1. De forma especfica la TEORA DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL .............................................................................................................. 17 2.3 SISTEMAS DE INFORMACIN ORGANIZACIONAL ........................................... 19 Sistemas a nivel operativo: ................................................................................... 19 Sistemas a nivel del conocimiento:...................................................................... 19 Sistemas a nivel administrativo: ........................................................................... 19 Sistemas a nivel estratgico: ................................................................................ 20

2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4

PROCEDIMIENTO ......................................................................................................... 22 QU ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? .......................................... 22 UTILIDAD:................................................................................................................ 22 CONFORMACIN DEL MANUAL. ...................................................................... 23 2

2.4.1 2.4.2 2.4.3

2.4.4 2.4.5

Fuentes de informacin. ........................................................................................ 26 Preparacin Del Proyecto. .................................................................................... 28

CAPITULO 3.- ................................................................................................................................. 30 3. MARCO METODOLGICO ..................................................................................................... 30 3.1 DISEO DE LA INVESTIGACIN .................................................................................... 30 3.2 ADOPCIN DE UNA TEORA........................................................................................... 30 3.3 TECNICAS ............................................................................................................................ 31 3.4 INSTRUMENTO ................................................................................................................... 31 CAPITULO 4.- ................................................................................................................................. 34 5.1 5.2 5.3 PROPUESTA DE MEJORA .......................................................................................... 43 CONCLUSIN ................................................................................................................ 44 FUENTES DE INFORMACIN .................................................................................... 46

INTRODUCCIN

Dentro de este informe de investigacin, se presentaran cuatro captulos: Marco Contextual, Marco Terico, Marco Metodolgico, y por ultimo Resultados. Como primer punto, nuestro Marco Contextual est determinado por la historia de nuestra organizacin de la cual se est realizando la investigacin, en este caso la historia corresponde a el Instituto Tecnolgico de Puebla. Se describir origen de la institucin, la historia del logotipo, la mascota, y de igual forma su misin, visin y valores. Con lo que respecta al Marco Terico, se determinara la informacin recabada de distintas fuentes la cual fue de gran utilidad para el desarrollo de la investigacin. En el Marco Metodolgico se describe el tipo de investigacin que se emple, los instrumentos que utilizamos, la muestra de la poblacin a la cual se empleara en la tcnica (la encuesta). En el ltimo captulo, Resultados se presenta las deducciones de las encuestas aplicadas, las conclusiones de los investigadores, la propuesta de mejora a la problemtica, las fuentes que se utilizaron a lo largo de la investigacin.

GENERALIDADES

Durante los cursos de induccin que se imparten en el Instituto Tecnolgico de Puebla se da a conocer a los alumnos, la informacin sobre cinco crditos complementarios necesarios para la titulacin de su carrera, los cuales se pueden liberar de distintas maneras. Sin embargo, se not que la mayora de los alumnos no tenan conocimiento de esta nueva implementacin. En la Divisin de Estudios Profesionales de la Institucin se mencion que la difusin de esta informacin se dio a travs de unas conferencias a los alumnos. En estas plticas se trataba el caso de los cinco crditos complementarios as como la obtencin de ellos; en las cuales se not el desinters de los estudiantes al inscribirse a una modalidad en especfico que estudiaremos ms adelante: Las conferencias o talleres.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La respuesta del alumnado sobre la inscripcin de los talleres,

antes

mencionados, fue regular aunque durante la imparticin de las conferencias y los mismos talleres, se not la falta de asistencia en los estudiantes; por consiguiente esta actitud desconcert a los organizadores de dicho evento, desconocan la razn por la cual se mostraba ese desinters en los alumnos.

DELIMITACIN DEL PROBLEMA

En esta investigacin nos enfocaremos al departamento de COMUNICACIN Y DIFUSIN dentro del Instituto Tecnolgico de Puebla, para la informacin de los talleres que se imparten.

OBJETIVO GENERAL:

Disear un proceso de comunicacin y difusin

en los talleres del Instituto

Tecnolgico de Puebla para generar una propuesta de mejora. OBJETIVOS ESPECFICOS:

Recopilar informacin sobre el Instituto Tecnolgico de Puebla. Recopilar informacin sobre el proceso de comunicacin y difusin. Analizar la informacin recabada. Seleccionar una tcnica para recopilar informacin de fuentes primarias. Disear el instrumento que se aplicar Determinar la poblacin y la muestra. Reproducir el instrumento de acuerdo a la muestra. Aplicar el instrumento a la muestra seleccionada. Analizar e interpretar la informacin recabada. Elaborar propuesta de mejora. Elaborar conclusiones y recomendaciones Estructurar el informe de investigacin.

JUSTIFICACIN

Con este trabajo se planea disear e implementar un mejor proceso de comunicacin y difusin de los talleres del Instituto Tecnolgico de Puebla para generar una propuesta de mejora que no solo ayudarn a liberar los algunos crditos complementarios de los alumnos, sino adems favorecen al desarrollo del intelecto de las nuevas generaciones de estudiantes, para su vida laboral. Una vez desarrollado este tema, la informacin podr difundirse entre los estudiantes como una gua para que les sirva en su futuro desarrollo profesional

La propuesta de mejora adquiere un impacto social al momento en que los beneficiados sean los estudiantes del Instituto Tecnolgico de Puebla, as al difundirse la informacin acerca de los talleres, se obtiene una mayor participacin de los alumnos, obteniendo el fin esperado.

Para el desarrollo de esta investigacin, la comunicacin y difusin de talleres dentro del Instituto Tecnolgico de Puebla, adems de contar con el departamento de Comunicacin y Difusin dentro del mismo Tecnolgico y en el cual se ubi can las mquinas de impresin para dar los avisos a la comunidad estudiantil. As mismo esta investigacin no generara un gasto elevado para la implementacin de la mejora.

Esta investigacin permite la utilizacin de diversas herramientas que ayuden a la implantacin de la mejora del departamento de Comunicacin y Difusin. En esta bsqueda es necesario tomar en cuenta los recursos que disponen el Instituto Tecnolgico de Puebla, como los peridicos murales, las diferentes cuentas de Facebook o la pgina de internet y todos aquellos materiales que el Instituto puede proporcionar
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ALCANCES Y LIMITACIONES

ALCANCES Escribir una propuesta que se aplicara en difusin y comunicacin para que los alumnos puedan tener sus crditos complementarios.

LIMITACIONES En el proceso de esta investigacin nos podemos encontrar con las limitantes de que las personas encargadas de Desarrollo Acadmico no tengan el tiempo suficiente para brindar la informacin necesaria. Asimismo tambin nos podemos encontrar con no contar con informacin suficiente para analizar el problema.

CAPITULO 1.-

1.1

HISTORIA DEL INSTITUTO TECNOLGICO DE PUEBLA (ITP)

El Instituto Tecnolgico de Puebla (ITP) o (IT Puebla) es una institucin de educacin superior tecnolgica pblica con sede en Puebla, Mxico, dependiente del Gobierno Federal a travs de la Secretara de Educacin Pblica (SEP), la Subsecretara de Educacin e Investigacin Tecnolgica (SEIT) y la Direccin General de Educacin Superior Tecnolgica (DGEST). 1.1.1 HISTORIA El instituto tecnolgico de puebla, inici sus actividades el 2 de septiembre de 1972, y a sus 40 aos de fundacin, se ha consolidado dentro de las 3 mejores instituciones de educacin superior en el estado de puebla. Comenz ofreciendo servicios educativos en los niveles medio superior y superior. En el nivel medio superior se ofrecieron estudios con las caractersticas de bivalentes: As se ofrecieron a nivel medio superior los estudios de:

Tcnico en electricidad Tcnico en mquinas-herramientas Tcnico en electrnica Tcnico en mecnica automotriz

Y en el nivel superior se ofreci:

Ingeniera industrial elctrica Ingeniera industrial mecnica

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En el ao de su fundacin tuvo una matrcula de 723 alumnos, de los cuales 578 eran del nivel medio superior y 145 del nivel superior, atendido por 74 trabajadores de la educacin. El instituto tecnolgico de puebla cuenta con una superficie de 25.6 hectreas de terreno plano.

En el ao 2000 se autoriz la apertura de la maestra en ciencias en ingeniera ambiental, as como el programa de posgrado profesionalizante correspondiente a la maestra en ingeniera industrial. Se reorient la maestra de ingeniera industrial a maestra en ingeniera. Actualmente nuestra institucin, cuenta con 7 profesores en el sistema nacional de investigadores, 8 perfiles deseables y 2 cuerpos acadmicos. El instituto tecnolgico de puebla, a lo largo de sus 40 aos de trabajo, ha generado frutos contundentes e irreversibles que podemos encontrar en cada uno de los ms de 15,500 profesionales egresados. Actualmente se cuenta con varios acuerdos de colaboracin de intercambio acadmico con universidades del extranjero, entre las que destacan el Humber College de Toronto en Canad y la Fachochschule de Wolfenbuettel en Alemania. En trminos de calidad educativa el instituto tecnolgico de puebla logra su certificacin ISO 9001:2000 en el mes de octubre del 2005, contando actualmente con 36 auditores internos en ISO 9001 en donde est incluido el equipo directivo, adems se cuenta con 7 auditores lderes certificados internacionalmente por Qsi American Inc. as como tambin cuenta con 19 auditores internos en ISO 14001:2004. nuestra institucin tiene el 100% de sus programas acadmicos acreditados y reconocidos, las 4 ingenieras acreditadas por el consejo de acreditacin para la enseanza de la ingeniera (cacei) y las dos licenciaturas con reconocimiento de nivel 1 por los comits interinstitucionales de evaluacin para la educacin superior (ciees). El 14 de agosto del presente ao, la carrera de ingeniera electrnica, obtuvo su re acreditacin por cinco aos ms, con lo que reafirma la calidad de su programa educativo.

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1.1.2 LOGOTIPO Diseado por el estudiante Jess Kasusky, de la carrera de Ingeniera Mecnica en el ao de 1973, respondiendo a un concurso para obtener la mejor propuesta para lograr la identidad institucional del naciente "Instituto Tecnolgico Regional de Puebla". En la actualidad se omite el trmino "Regional, dejando exclusivamente Instituto Tecnolgico de Puebla". Significado: La letra "P", significa el desarrollo del Estado de Puebla y el nombre del estado: "Puebla". Al interior de la "P", se muestran las carreras que se ofrecen a nivel de licenciatura. a) El engrane simboliza la carrera de Ingeniera Mecnica. b) El rayo simboliza la carrera de Ingeniera en Elctrica. c) El integrado simboliza la carrera de Ingeniera en Electrnica. d) La computadora simboliza la carrera de Licenciatura en Informtica e) La fbrica simboliza a la carrera de Ingeniera Industrial f) A- simboliza la carrera de Administracin

1.1.3 MASCOTA Cuando inici el Instituto Tecnolgico de Puebla, tambin inicio Africam Safari con el empresario Capitn Carlos Camacho, y en esos tiempos naci el primer len en Puebla, es por ello que el Instituto Tecnolgico de Puebla lo adopt como su

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mascota, difundiendo la mascota principalmente a travs de los equipos deportivos. Por lo que suelen llamarse leones del ITP o ITP leones.

1.2

ITP EN LA ACTUALIDAD

El Instituto Tecnolgico de Puebla ofrece 2 licenciaturas y 7 ingenieras:

Carreras

Lic. Informtica Lic. Administracin de Empresas Ing. Tecnologas de la Informacin y comunicacin Ing. Gestin Empresarial Ing. Logstica Ing. Electrnica Ing. Elctrica Ing. Mecnica Ing. Industrial

Posgrados:

M. C. en Ingeniera Mecnica. M. C. en Ingeniera ambiental.

1.2.1 CAMPUS El Instituto Tecnolgico de Puebla Se encuentra En Puebla, Puebla contando con una matrcula de aproximadamente 6450 alumnos, y tiene una extensin en Acajete Puebla con una matrcula de aproximadamente 150 alumnos a sus dos aos de impartir clases en dicha
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extensin. El campus cuenta con jardines y gran variedad de rboles que se encuentran en toda la institucin, cuanta aproximadamente con 60 edificios, y varios laboratorios de las ingenieras que ofrece, tambin cuenta con un edificio de idiomas con los que se llega a capacitar al alumnado con los idiomas de ingls, francs, alemn, y espaol para alumnos extranjeros. El campus al contar con 25.5 hectreas de terreno cuenta con reas deportivas como: 5 campos de ftbol con medidas reglamentarias para los alumnos 1 campo de ftbol con pasto sinttico para la seleccin de ftbol del instituto 1 cancha de ftbol rpido 1 campo de ftbol americano 1 campo de bisbol 1 alberca 1 cancha de tenis Sin contar las canchas de basquetbol y un gimnasio donde se juegan partidos oficiales de voleibol basquetbol peleas de taekwondo y otros deportes. El instituto tambin cuenta con varios departamentos como Departamento de Ingeniera Elctrica y Electrnica, Departamento de Servicios Escolares, Departamento de Sistemas y Computacin, Departamento de Desarrollo Acadmico

1.2.2 MISIN Formar lderes competitivos que respondan con creatividad y calidad a los retos cientficos y tecnolgicos de su entorno para conformar una sociedad justa y humana.

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1.2.3 VISIN Ser un Instituto Tecnolgico lder, comprometido con una Educacin Superior de Calidad para contribuir al desarrollo sostenido, sustentable y equitativo del entorno. 1.2.4 POLTICA El Instituto Tecnolgico de Puebla establece el compromiso de implementar sus procesos estratgicos, orientndolos hacia la satisfaccin de sus clientes, sustentada en Calidad del Servicio Educativo, para cumplir con sus requisitos, mediante la eficacia de un Sistema de Gestin de la Calidad y de mejora continua, conforme a la norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008. 1.2.5 VALORES Responsabilidad. Asistir puntualmente al trabajo, cumpliendo en forma eficiente y eficaz. Rendir cuentas del trabajo asignado y mejorar continuamente. Compromiso. Poner nuestro mayor esfuerzo en lo que hacemos, desarrollando nuestras capacidades y habilidades para mejorar nuestro trabajo y el de los dems. Honestidad. Ser congruente con lo que decimos y hacemos para fomentar la credibilidad y confianza. Ser autntico, ser uno mismo. Pertenencia. Sentirnos orgullosos de nuestra Institucin, reconocer la importancia del trabajo en equipo y la comunicacin que favorezca la colaboracin. Solidaridad. Ayuda en la solucin de conflictos y problemas para el bienestar social, disminuyendo las barreras que separan a las personas y a las reas Respeto. Apreciar la dignidad y capacidad de nuestros compaeros. Ser tolerantes con los dems, favorecer la comunicacin y escuchar a los dems. 1.3 RECONOCIMIENTOS DE CALIDAD

1er. Reconocimiento: 8 de noviembre del 2006. El ITP recibi de manos del Dr. Reyes Tamez el Reconocimiento por ser la primera institucin del Sistema Nacional de Educacin Superior Tecnolgica en

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lograr que el 100% de sus Programas Acadmicos estn Acreditados y Reconocidos por su Calidad. 2. Reconocimiento: 30 de agosto del 2007. El ITP recibi de manos de la Lic. Josefina Vzquez Mota la Distincin por sus resultados y ser una Institucin de Calidad y Alto Desempeo. 3er. Reconocimiento: 3 de diciembre de 2008. El ITP recibi de manos de la Lic. Josefina Vzquez Mota el Reconocimiento de Excelencia Acadmica por tener el 100% de nuestras carreras reconocidas por su calidad.

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CAPITULO 2.2.1 DIFUSIN DE LAS INNOVACIONES

Se puede decir que Rogers (2003) define la difusin como el proceso mediante el cual una innovacin es comunicada en el tiempo y difundida por determinados canales, entre los miembros de un sistema social. Esta difusin constituye un tipo especial de comunicacin, pues sus mensajes estn encargados de difundir nuevas ideas. La teora de la difusin de innovaciones propone, por lo tanto, cuatro elementos que conforman el proceso de innovacin: La innovacin misma; Los canales de comunicacin empleados para la difusin, El tiempo de difusin de la innovacin y, El sistema social donde se difunde la innovacin As mismo se har uso de esta teora para poder ayudarnos a elaborar la propuesta de mejora, y as poder tener una idea clara de qu mtodos utilizar para poder darle difusin a dicho plan. 2.2. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL 2.2.1. De forma especfica la TEORA DE LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL de Nosnik (2005). Se aplica la siguiente investigacin en los siguientes puntos. 2.2.1.1 ANALISIS-DIAGNSTICO

Investigacin del pblico, tanto objetivo como potencial. Investigacin interna, a travs de anlisis de clima laboral y evaluacin del plan de comunicacin interna. Investigacin externa, evaluacin de la imagen externa de la empresa. Investigacin de la competencia, para conocer qu es lo que nos falta ofrecer, lo que tenemos que cambiar o lo que debemos explotar.
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2.1.1.2 COMIT DE COMUNICACIN Crear un grupo de especialistas en comunicacin (el jefe o director de comunicacin de la propia empresa, un consultor externo, tcnicos, entre otros) que adems de evaluar al plan de forma peridica, buscar implementar otras estrategias para mentalizar a la empresa de la necesidad de dicho plan y de la importancia de llevarlo a cabo. 2.1.1.3 OBJETIVOS DE COMUNICACIN. Establecer las metas que se quieren conseguir a travs del plan. 2.1.1.4 ESTRATEGIAS De acuerdo a los resultados obtenidos de cada diagnstico y de acuerdo a los objetivos propuestos, proponer estrategias que ayuden al logro de los mismos. Lo dicho estudiando tambin los puntos fuertes y dbiles de cada estrategia, as como sus oportunidades de triunfo y sus amenazas. 2.1.1.5 ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES CONCRETAS Conocer lo que se quiere hacer, cmo, cundo, dnde, por qu, a travs de qu, etc. Es decir, establecimiento adems de las estrategias, circunstancias, recursos, reas implicadas y resultados previstos. 2.2.1.6 CALENDARIO Y PRESUPUESTO Fijar fechas para las acciones que se llevarn a cabo, y dar a conocer cunto costarn. 2.2.1.7 HERRAMIENTAS DE CONTROL Despus de determinado tiempo, implementar mecanismos de evaluacin y control de resultados. En los anteriores puntos se muestra que parte de la Teora son los que nos sern de utilidad al realizar la propuesta de mejora para el Instituto Tecnolgico de Puebla, al relacionarse con los objetivos especficos y al sernos de utilidad para alcanzarlos.

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2.3

SISTEMAS DE INFORMACIN ORGANIZACIONAL

Diferentes Sistemas de Informacin en la Pirmide Organizacional de una Empresa. Dado que hay intereses, especialidades y niveles diferentes en una organizacin, existen diferentes tipos de sistemas. Un sistema no solamente proporciona toda la informacin que una empresa necesita. 2.3.1 Sistemas a nivel operativo: Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de actividades y transacciones elementales de la organizacin como ventas, ingresos, depsito en efectivo, nmina, decisiones de crdito y flujo de materiales en una fbrica. Tienen como objetivo responder a las preguntas de rutina y seguir el flujo de las transacciones a travs de la organizacin. Cuntas partes hay en el inventario? Qu pas con el pago del seor Gutirrez? 2.3.2 Sistemas a nivel del conocimiento: Apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organizacin. El propsito de estos sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organizacin a controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas estn entre las aplicaciones de crecimiento ms rpidas en los negocios actuales. 2.3.3 Sistemas a nivel administrativo: Sirven a las actividades de supervisin, control, toma de decisiones, y administrativas de los gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean estos sistemas es: Van bien las cosas? Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes peridicos ms que informacin instantnea de

operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requisitos de informacin no siempre son claros.

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2.3.4 Sistemas a nivel estratgico: Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su funcin principal es compaginar los cambios del entorno externo con la capacidad organizacional existente.

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2.4

PROCEDIMIENTO

Para la realizacin de este trabajo se necesitan de la elaboracin de los manuales de procedimientos. A continuacin se enuncia su importancia y sus funciones en la empresa, el manual de procedimientos es una herramienta til para mejor el rendimiento de los empleados y controlar su eficiencia a la hora de realizar el trabajo, tambin ayuda a controlar mejor los procedimientos para revisar si es el mismo es idnea y eficiente. 2.4.1 QU ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. Resumiendo, un manual de procedimientos es el documento que contiene las instrucciones para realizar diferentes tareas o actividades dentro de un rea administrativa. En l se encuentra toda la informacin, sin distorsin alguna, ya que debe ser clara, facilita las labores de auditoria, evaluacin y control y su vigilancia. 2.4.2 UTILIDAD: Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis y revisin de un sistema.

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Sirve cuando se desea emprender tareas de simplificacin del trabajo, anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. Establecer un sistema de informacin o modificar el existente. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo.

Las utilidades de un manual de procedimientos son muchas, tiene bastantes ventajas utilizar estos manuales, ya que, afectan en el rendimiento de los empleados principalmente haciendo su trabajo ms eficiente.

2.4.3 CONFORMACIN DEL MANUAL. 2.4.3.1 Identificacin. Debe incorporar la siguiente informacin: Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin. Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso). Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo,

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el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guion o diagonal. 2.4.3.2 ndice de contenido. Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento. 2.4.3.3 Prologo y/o introduccin. Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual. 2.4.3.4 Objetivos de los procedimientos. Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales. 2.4.3.5 reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos. Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales. 2.4.3.6 Responsables. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

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2.4.3.7 Polticas o normas de operacin. En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores. 2.4.3.8 Concepto. Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. 2.4.3.9 Procedimiento. (Descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el
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puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin. 2.4.3.10 Formulario de impresos.

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma

concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado. 2.4.3.11 Diagramas de flujo.

Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas

representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados. 2.4.3.12 Glosario de trminos.

Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos 2.4.4 Fuentes de informacin. Referencia de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para la investigacin. Entre las ms representativas se pueden mencionar:

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2.4.4.1 Instituciones: Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio. Organizaciones lderes en el mismo campo de trabajo. Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio. Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organizacin que se estudia. 2.4.4.2 Archivos de la organizacin: General. De las reas de estudio. 2.4.4.3 Directivos y empleados: Personal del nivel directivo que maneja informacin valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos responde a la realidad. Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relacin con otros puntos de vista o contenido de documentos. 2.4.4.4 reas de trabajo: Niveles de la organizacin que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal. Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la organizacin. Mecanismos de informacin: Recursos computacionales que permiten el acceso a informacin interna o externa a la organizacin que sirven como soporte al estudio.

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2.4.5 Preparacin Del Proyecto. Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por: 2.4.5.1 Propuesta tcnica: Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados con anterioridad. Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar. Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas que ello reportar a la organizacin. 2.4.5.2 Objetivos: Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecucin. Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organizacin, sus productos y/ o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno. 2.4.5.3 Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en la estructura orgnica y/ o territorial. 2.4.5.4 Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollarlo. 2.4.5.5 Costo: Estimacin global y especfica de recursos financieros que demanda su ejecucin. 2.4.5.6 Estrategia: Ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y asignacin de recursos.

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2.4.5.7 Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

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CAPITULO 3.-

3. MARCO METODOLGICO

3.1 DISEO DE LA INVESTIGACIN INVESTIGACIN APLICADA: La investigacin a presentar es de tipo aplicada, ya que se implementara una propuesta de mejora basndonos en la teora antes mencionada, de Jackson, Don, D. y Watzlawick, Paul. MIXTA: Ya que se trabajara una muestra de poblacin del Instituto Tecnolgico de Puebla, se analizar las cualidades y las caractersticas del Departamento de Desarrollo Acadmico y el Departamento de

Comunicacin y Difusin. NO EXPERIMENTAL: Ya que no se puede tener control sobres las variables de la investigacin. Y adems porque se analizara una problemtica ya sucedida. METODO ANALITICO. Se aplicara este mtodo ya que se analizara el problema, se buscara informacin sobre la cantidad de personas que son encargadas dentro del departamento de Comunicacin y Difusin, sobre la elaboracin de la difusin, cules son sus mtodos para difundir la informacin a la comunidad del Instituto. Se identificara cada una de las partes que caracterizan la problemtica. Adems se identificara el procedimiento que se aplica en la difusin de informacin a los estudiantes.

3.2 ADOPCIN DE UNA TEORA Los tipos de fuentes que utilizamos fueron primarias, hicimos una serie de preguntas a la comunidad estudiantil del ITP. Se les hizo la aplicacin de una encuesta a los alumnos del Instituto que estn cursando el periodo de verano en el instituto. Se aplicaron siete preguntas
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relacionadas con la investigacin para obtener ms informacin de la problemtica y as poder obtener una propuesta de mejora.

3.3 TECNICAS La tcnica utilizada es la: encuesta. La encuesta ser aplicada a los alumnos del ITP, a los que estn cursando alguna materia en este periodo de verano, con el propsito de conocer la opinin de los estudiantes sobre la forma de difundir la informacin de los talleres impartidos en el anterior semestre.

3.4 INSTRUMENTO La muestra seleccionada se obtuvo de la siguiente frmula:

Dnde: n = el tamao de la muestra. N = tamao de la poblacin. Desviacin estndar de la poblacin que, generalmente cuando no se tiene su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5. Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. e = Lmite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su valor, suele utilizarse un valor que vara entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor que queda a criterio del encuestador.

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Por lo cual la cantidad de alumnos a los cuales vamos a hacer la encuesta son 317. A continuacin se anexa el cuestionario que se aplicara la muestra

seleccionada.se aplicara a los 317 alumnos del ITP

que estn cursando el

periodo de veranos. Esta encuesta ser aplicada por los investigadores: Mnica Becerra, Susana Ortega, Eliosseth Garca y Jos Chacn.

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CAPITULO 4.-

LAS SIGUIENTES GRAFICAS MUESTRAN LOS RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS DE UNA MUESTRA TOMADA DE 317

ESTUDIANTES DEL TOTAL DE LOS ALUMNOS QUE TOMARON VERANOS EN EL INSTITUTO TECNOLGICO DE PUEBLA.

CARRERAS
ING. IND. 49% GEST. EMP. 18% ING. LOG. 9% ING. MEC. 7% ING. ELNICA. 6% LIC. ADMN. 4% LIC. INF. 3% ING. ELICA. 2.2% TICS 1.8%

INTERPRETACIN En esta primer grafica de los 317 encuestados se da a conocer el porcentaje total de alumnos que pertenecen a las diferentes carreras del ITP, a los cuales se les aplico dicha encuesta. Aqu ntese que el mayor apoyo de los alumnos encuestados es mayoritario por los estudiantes de la carrera de Ing. Industrial y el menor por los alumnos de Tics. Esto se debe a que del total de los estudiantes del ITP, la carrera con mayor demanda y con la cantidad de alumnos ms grande es Ing. Industrial. Por lo tanto
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es por eso que de igual forma en cursos de veranos ellos an siguen siendo la mayora.

SEMESTRE
2 (11%) 3 (12%) 4 (31%) 5 (16%) 6 (13%) 7 (9%) 8 (4.5%) 9 (2%) 10 (1.5%)

INTERPRETACIN En esta grafica damos a conocer qu porcentaje pertenece a los diferentes semestres en los que se encuentran los 317 estudiantes encuestados que tomaron veranos en el ITP Como resultados vemos que la repuesta fue mayor por los alumnos de 4 semestre, ya que estos se encuentran a la mitad de su carrera y toman cursos de verano para poder adelantar en sus materias. Es notable que el menor apoyo que se recibi es de los estudiantes de 10 semestre ya que la mayora de los alumnos que van en ese semestre ya terminaron su carrera o estn por terminarla y tomaron sus ltimas materias en verano.

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PREGUNTA 1

BUENA 9% REGULAR 19% MALA 72%

INTERPRETACIN Esta grafica coloca los porcentajes de las respuestas dadas por los 317 encuestados a la siguiente pregunta: Qu opinas sobre la comunicacin y difusin de todas las actividades realizadas dentro del ITP? Al cual se respondieron: Buena Regular Mala

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El 72% de los encuestados respondieron que es mala, por lo tanto sera bueno implementar mejoras en la publicidad y en la pgina del ITP, para que los alumnos se enteren de todas las actividades. Adems de que la pgina del ITP no siempre est actualizada y sera bueno que propusieran a una persona en particular para que este dedicado a la actualizacin de dicha pgina.

PEGUNTA 2

SI 56% NO 44%

INTERPRETACIN Esta grafica coloca los porcentajes de las respuestas dadas por los 317 encuestados a la siguiente pregunta: Sabas de los talleres y cursos complementarios que se dan dentro de la institucin? Al cual se respondi: SI NO
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En esta pregunta se encuentra nuestro punto clave de investigacin, ya que de los alumnos encuestados el 56% respondi que si conoce sobre estos cursos. Entonces nuestro punto de partida seria este, que el por qu si saben de estos cursos no se inscriben y por consiguiente si se inscriben dejan de asistir. Aqu trataremos de impulsar estas actividades con una mejor publicidad y tal vez con una pgina en internet especial para estas actividades y, encontrar una forma buena para que los estudiantes se motiven a asistir a estos cursos, ya que estos tambin sirven para una complementacin en nuestra vida personal y profesional.

PREGUNTA 3

SI 69% NO 31%

INTERPRETACIN

Esta

grafica coloca los porcentajes de las respuestas dadas por los 317 encuestados a la siguiente pregunta: Sabas que estos talleres te ayudan a poder liberar una cantidad de crditos complementarios? Por lo que las opciones a responder eran: Aqu SI NO encontramos otro punto indispensable para nuestro proyecto de

investigacin. Notamos que el 69% de los encuestados saben que estos talleres te ayudan a liberar parte de los 5 crditos que debes cumplir durante tu instancia en el ITP para que puedas titularte. Entonces nuestra pregunta es el Por qu no se inscriben a dichos talleres? Se sabe que estos talleres solo son una vez a la
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semana y no interrumpen con las actividades acadmicas, incluso hay talleres de 2 horas por semana, y aun as no se inscriben. Las dems actividades ocupan ms tiempo y hay ms asistencia hacia ellas que a los talleres. Trataremos de trabajar en esto de manera incansable para saber el por qu el desinters de estos talleres y la inasistencia. Implementaremos mejora en la promocin de estos talleres para que a los alumnos les llame la atencin y una vez dentro verificar que los impartidores de los talleres hagan de ello unas actividades amenas y dinmicas.

PREGUNTA 4

SI 93%

NO 7%

INTERPRETACIN Esta grafica coloca los porcentajes de las respuestas dadas por los 317 encuestados a la siguiente pregunta: La publicidad dentro del ITP se encuentra en peridicos murales y en ciertos edificios. Crees que sea necesario implementar otra fuente de comunicacin para estas actividades? Y los mismos estudiantes encuestados nos dieron dos opciones de respuesta: SI
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NO

El 93% respondi que s es indispensable mejorar la comunicacin y difusin dentro del ITP. Aqu se tendr que trabajar con este departamento para que se averige que est pasando, y porque la gran mayora del alumnado del ITP no se entera de ciertas actividades. Hacerles saber que no es suficiente promocionar las actividades solo con carteles en peridicos murales ya que estos son muy pocos dentro de la institucin, que es necesario buscar otra forma de comunicacin y difusin.

PREGUNTA 5
REDES SOCIALES 34% PUBLICIDAD 28% ANUNCIAR DE SALON EN SALON 12% MAYOR DIFUSION 9.4% NADA 7% CORRER LAVOZ (TEL.DESCOMPUESTO) 3% COMUNICAR MEJOR LAS COSAS 2.8% NO LO SE 2.5% UN EDIFICIO DE PUROS TALLERES .7% SE LO DEJO AL CESA .3% PUES AYUDARLOS .3%

INTERPRETACIN

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Esta grafica coloca los porcentajes de las respuestas dadas por los 317 encuestados a la siguiente pregunta: Qu haras al respecto para que todo el alumnado se entere de estas actividades? Como vern esta pregunta es abierta y los propios estudiantes nos dieron sus diferentes respuestas en las cuales varios coincidieron en sus opiniones. Sus respuestas fueron: Divulgarlo y publicarlo en redes sociales (Facebook) Hacerlos saber con publicidad (carteles, folletos, revistas. Peridicos, lonas grandes, etc.) Anunciarlos de saln en saln (uno a uno) Utilizar mayor difusin (no especificaron Cmo?) No hacer NADA Correr la voz (pusieron como ejemplo de manera a telfono descompuesto) Comunicar mejor las cosas (hacen mencin de que lo hagan bien a como ya se ha venido comunicando) Que se elabore un solo edificio para dichos talleres Otros que esto debe ser tarea del CESA Y unos ms opinan que ayudando ms (haciendo referencia a darles una mano a los que ya lo hacen) Con esta pregunta nos basamos en la bsqueda de una solucin o propuesta de mejora. Ya que la mayora de los encuestados en un 34% opino que la difusin de dichos talleres sera mejor por medio de las redes sociales en su caso todos opinaron que en Facebook, ya que la mayora se encuentra en constante comunicacin por este medio electrnico. Entonces seria de una manera factible crear una pgina especializada en comunicacin y difusin de talleres complementarios que se imparten dentro del ITP, con informacin adecuada y en constante actualizacin sobre nuevos cursos, inscripciones. Profesores que impartirn el curso, etc. Como segunda opcin y con un total del 28% de los
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alumnos encuestados, opinaron que igual es indispensable hacer la comunicacin y difusin por medio de la publicidad dando como propuestas carteles, folletos, lonas, anuncios, etc.; es necesario tomarlo en cuenta pero tambin recalcar que se tendra que buscar una buena propuesta de mejora para no tratar de invertir tanto capital en esta publicidad y que pueda ser utilizada de una manera adecuada.

PREGUNTA 6

SI 27% NO 73%

INTERPRETACIN Esta grafica coloca los porcentajes de las respuestas dadas por los 317 encuestados a la siguiente pregunta:

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Sabas que dentro del ITP existe un departamento de difusin y comunicacin, y qu est ubicado en el edificio de Vinculacin? En esta pregunta contaban con solo dos opciones de respuesta: SI NO

La mayora de los encuestados en un 73% no sabe de la existencia de este departamento. Es necesario hacer una difusin al propio departamento de

difusin y comunicacin, para que de cierta forma este pueda mejorar por medio de los alumnos, para que estos mismos hagan halagos o quejas de este

departamento, y as, se trabaje de una manera adecuada. 5.1 PROPUESTA DE MEJORA

Como se pudo observar en los resultados arrojados por la encuesta, los alumnos carecen de informacin con lo que respecta a los talleres impartidos dentro del instituto. El 73% (230 alumnos) de los estudiantes encuestados desconoces que exista un departamento especializado en la comunicacin y difusin de la informacin dentro del Tecnolgico; por lo cual esto nos da una visin ms especfica para poder elaborar nuestra propuesta de mejora. Nos enfocamos ms en las distintas cuentas que le pertenecen a el ITP, dentro de la red social FACEBOOK, algunas de ellas son: INSTITUTO TECNOLGICO DE PUEBLA, ITP SERVICIOS ESCOLARES, Acerca tec itpuebla, Eventos itpuebla, Ingenieras itpuebla, Revista digital itpuebla, Divisin de Estudios Profesionales ITPuebla Coordinadores de carrera, entre otras. La mayora de estas pginas no son actualizadas con frecuencia y algunas tienen informacin desde el ao pasado. Ms de la mitad de los alumnos tienen una cuenta personal en esta red social, es por esta razn que la comunicacin puede ser mejor difundida y ms vista por los estudiantes.

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De igual forma no se dejara de publicar los carteles en los distintos peridicos murales, ya que algunos de los alumnos se enteran por este medio.

5.2

CONCLUSIN

Al realizar esta investigacin, pudimos aprender y comprender el proceso que se necesita para realizar una correcta investigacin. Desde identificar y recabar los antecedentes del problema, hasta hacer encuestas a la poblacin de la cual est relacionada la problemtica. Como se explic con anterioridad, nuestra problemtica estuvo relacionada con el ITP, con lo que respecta a la comunicacin y difusin dentro del instituto. Al realizar la investigacin, observar el departamento encargado de difundir y comunicar a la comunidad, al realizar las encuestas a los estudiantes, pudimos darnos cuenta de las deficiencias que generaban el problema. No solo la

comunidad estudiantil presentaba una falta de atencin a los carteles o a la informacin que expona el departamento antes mencionado, sino que tambin el personal que se encargaba de esta tarea, exponer y difundir la informacin de los talleres, no lo realizaba de la forma correcta. Nos percatamos de este detalle, ya que en una de las preguntas de la encuesta mencionaba si los alumnos tenan conocimiento de los talleres que se impartan en la institucin a lo cual ms del 50% de la poblacin respondi que no.

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Las encuestas fueron nuestro principal tcnica para recabar la informacin, y esto fue lo que nos arroj ms detalles a nuestra investigacin, ya que al leer las respuestas de los alumnos pudimos observar sus molestias y la opinin que tenan sobre la comunicacin y difusin de talleres dentro del ITP, de igual forma nos ayud a encontrar una solucin ms factible a la problemtica establecida. Por consiguiente analizamos otro aspecto del problema; si esta situacin se presenta en la difusin de talleres, de igual forma puede presentarse en otras actividades que sean de inters para la comunidad estudiantil y que por falta de difusin y comunicacin no se lleguen a enterar. Nuestra propuesta de mejora, como ya se hizo mencin, pudimos obtenerla gracias a la participacin de los estudiantes al responder las encuestas. Nuestra propuesta se refiere a mejorar la pgina del Tecnolgico que se encuentra en Facebook, ya que ms de la mitad de la comunidad estudiantil tiene una cuenta personal en esta red social, es de mayor concurrencia por los alumnos por lo cual de esta forma se enteraran de los talleres que se imparten en el instituto y de igual manera se informaran de la cantidad de crditos complementarios que pueden liberar al asistir a los mismos. Toda este trabajo de investigacin, para nosotros como futuros profesionistas, nos ser de mucha utilidad y apoyo ya que en nuestra futura tesis emplearemos los conocimientos adquiridos en esta materia, de igual manera en el mbito profesional al realizar una investigacin dentro de la organizacin a la cual pertenezcamos nos ayudara a plantear nuestra problemtica y darle un formato correcto a la propia investigacin.

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5.3

FUENTES DE INFORMACIN

Nosnik Ostrowiak, A., (2005). Culturas Organizacionales: su origen, consolidacin y desarrollo. Espaa: Cristina Seco.

Mcleod, Raymond, (2000). Sistemas de informacin gerencial. Mxico: Pretentice Hall Inc.

Curso de induccin 2011, Instituto Tecnolgico de Puebla. (2011). [CD ROM]. Mxico: Editorial, 1, Windows.

Rogers, Everett (1995). Teora de la Innovaciones. New York: Free Press

Manuales administrativos: Gua para su elaboracin (2008). [En lnea]. FCAUNAM. Disponible en: http://www./pdf/Metodologia%20para%20elaborar%20un%20Manual.pdf [2013, 22 de mayo].

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