Microsoft Project

Planificacin y Control de Proyectos

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MICROSOFT PROJECT 2007
1. Microsoft Project 2007 es un programa desarrollado para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes o cronogramas, asignacin de recursos a tareas y realizar el seguimiento al progreso de un proyecto.

Cmo utilizar Project:

a) Desplegamos el Botn INICIO. b) Vamos hasta la opcin PROGRAMAS. c) Seleccionamos MICROSOFT PROJECT., y se abre la siguiente pantalla:

Pantalla inicial de Project 2007

Barra de Ttulo Barra de Men Barras de Herramientas

Gua de Proyectos Barra de Tareas Barra de Vistas Tabla de Entrada Diagrama de Gantt

Apertura de un Archivo de Proyecto.

Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT PROJECT, si queremos abrir un archivo existente, tenemos que desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Abrir o pulsar el icono de la barra de herramientas que me permite abrir los archivos. En la ventana abrir, elegiremos dnde est el archivo que queremos abrir, en el cuadro Buscar en, y despus seleccionaremos el archivo en cuestin y pulsaremos el botn Abrir.
Elaborado por: Ing. Dorimar Delpino E-mail: cursosparaingenieros@gmail.com Telfonos: 0412-647.92.98 / 0424-454.14.46

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Visualizacin del Proyecto en Vistas
Cuando trabajamos en Project 2007, podemos elegir la forma en la que deseamos ver e introducir informacin en nuestro proyecto. Por defecto la vista que siempre aparece es la de Diagrama de Gantt, en la que a la izquierda se muestra la tabla de entrada de informacin y a la derecha, el diagrama de Gantt, mencionado en la primera parte, que organiza las tareas previstas en una escala temporal. Podemos seleccionar hasta 26 vistas que nos ofrece Project a travs del Men Ver y elegir la opcin Barra de Vistas o de la Barra de Vistas situada a la izquierda de la ventana de aplicacin de Project.

PLANIFICACIN DE UN PROYECTO NUEVO

Como ya hemos indicado en apartados anteriores, a la hora de programar un proyecto con PROJECT 2007 tenemos que tener muy claro cules son las tareas a realizar, el tiempo total del proyecto y de cada una de las tareas y los recursos con los que contamos.

1. Elegir el modo de programacin

Proyecto Informacin del Proyecto Programar a partir de:

2. Configuracin bsica
Luego de actualizar la informacin del proyecto, el siguiente paso es la configuracin del calendario bsico inicial del proyecto utilizando el men: HERRAMIENTAS OPCIONES CALENDARIO Ajustar la informacin correspondiente como la hora de entrada, hora e salida y la semana la semana comienza el lunes. El resto de la informacin se actualizar mas adelante.

3. Definicin del proyecto y de los perodos laborales

En este paso debemos utilizar el men del panel de tareas y lo aprenderemos realizando el siguiente ejemplo: Definir el proyecto: Comienzo: 25 de junio. Definir perodos laborales Definir das y horario de trabaja Calendario laboral (das festivos) Jornadas laborales Definir un calendario adicional (medio tiempo) 3 Elaborado por: Ing. Dorimar Delpino
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4. Escribir las siguientes tareas y sus duraciones:
Tras haber determinado cul es el tiempo de inicio y algunas propiedades del proyecto ya podemos comenzar a introducir las tareas a realizar y la duracin de las mismas. Las duraciones las vamos escribiendo en la columna duracin. Estas duraciones las podemos especificar en perodo laborable (limitado por las horas del da y el nmero de das en los que los recursos trabajan) o tiempo transcurrido (que incluye perodos laborables y no laborables basados en un da de 24 horas y en una semana de 7 das). Como duracin predeterminada aparece 1 da, si queremos modificarla simplemente tenemos que introducir el nmero, referente a la cantidad de tiempo, y la unidad del mismo siguiendo el siguiente esquema: m h d s ms Nro. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 minuto hora da semana mes Duracin 3 sem 3 sem 3 sem 1 mes 1 mes 5 das 1 mes 2 sem 8 das 6 das 12 das 1 da 4

Nombre de la tarea Bsqueda de Informacin En Internet En biblioteca Captulo 1 Captulo 2 Revisin y correccin Trabajo de campo Anlisis del trabajo de campo Redaccin de conclusiones del TC Revisin y correccin Redaccin de conclusiones y recomendaciones Entrega de los tomos
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5. Definir los Captulos:
Para definir los captulos del proyecto utilizamos el siguiente botn de la barra de herramientas: continuacin: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 . Para el ejercicio anterior, definir los captulos como se muestra a

Planificacin de Tesis de Grado

Bsqueda de Informacin Intercambio de ideas con el tutor En Internet En biblioteca Redaccin y revisin Captulo 1 Captulo 2 Revisin y correccin Trabajo de campo Recoleccin de Informacin Anlisis del trabajo de campo Redaccin y revisin de conclusiones Redaccin de conclusiones del TC Revisin y correccin Redaccin de conclusiones y recomendaciones Entrega de los tomos

5 das 3 sem 3 sem 1 mes 1 mes 5 das 1 mes 2 sem 8 das 6 das 12 das 1 da

6. Vincular las tareas

Establecer los vnculos o relaciones entre las tareas (BOTN VINCULAR)

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7. Ajustar la Escala Temporal
Como explicamos anteriormente en el apartado del Diagrama de Gantt, podemos ver la duracin de las tareas y del proyecto en general en la escala temporal (principal y secundaria) que aparece en el mismo.

8. Configurar el Encabezado y pie de pgina

Para completar el formato bsico del proyecto debemos configurar el encabezado y pie de pgina: Hacer la una vista preliminar Botn CONFIGURAR PAGINA Configurar el Encabezado Configurar el pie de pgina

9. Formato de las barras de tareas:

Men formato Estilos de Barra

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DEPENDENCIA ENTRE LAS TAREAS (VNCULOS)
Cuando en un principio elaboramos la lista de tareas, stas se disponen d tal forma que pueden indicar el orden de sucesin de las mismas, pero en cuanto al momento de comenzar, todas estn, por defecto, preparadas para empezar al mismo tiempo. PROJECT 2007 puede crear dependencias entre tareas de forma que se pueda diferenciar si dos tareas comienzan al mismo tiempo o una comienza al finalizar otra. La tarea que tiene que comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar se llama predecesora y la tarea que depende de sta se llama sucesora. La dependencia de tareas reduce o alarga la duracin de la planificacin del proyecto, veamos en qu consisten los cuatro tipos de dependencias y cmo afectan a esa duracin: 1. Dependencia Fin a comienzo: Es la ms utilizada. El final de una tarea marca el principio de otra. Aumenta la duracin del proyecto. A B 2. Dependencia Comienzo a comienzo: Las tareas comienzan a la vez. Reduce la duracin ya que las tareas se solapan. A B 3. Dependencia Fin a fin: Las tareas finalizan a la vez. Reducen la duracin. A B 4. Dependencia Comienzo a fin: Es la menos utilizada ya que el principio de una tarea marca el final de otra. A B

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Identificacin del Camino Crtico
El camino crtico lo forman las tareas que determinan la duracin total de un proyecto. Tareas crticas son aquellas que no tienen margen de demora, es decir, que no pueden sufrir ningn cambio en su fecha de inicio sin que tenga repercusin en la duracin total del proyecto. Ver ms vistas Gantt Detallado 2.

LOS RECURSOS DE UN PROYECTO.

Los Recursos son las personas, equipos y materiales que sern utilizados en un proyecto. Project concentra su atencin en dos aspectos de los recursos: disponibilidad y costos. Personas (Recurso humano) Trabajo Tipos de Recursos Materiales Costo Equipos

CONFIGURAR LOS RECURSOS EN PROJECT

ETAPA #1: Describir los Recursos.
Para describir los recursos debemos visualizar la vista Hoja de Recursos en la cual por cada recurso debemos describir las siguientes columnas:

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1. Nombre del recurso: describe el nombre del recurso. 2. Tipo: en la versin de Project 2007 los recursos pueden ser de tipo trabajo, material o costo 3. Etiqueta de material: aqu debemos indicar en que unidades se mide dicho material, por ejemplo: el papel por resma, los cartuchos de tinta por unidad, los lpices por docena. Etc. 4. Iniciales: representan las siglas del recurso Grupo: identifica a que grupo de trabajo pertenece: compras, planificacin, administracin, gerencia, etc. Capacidad mxima: representa la cantidad de tiempo, en porcentaje que este recurso estar disponible para este proyecto. Tasa estndar: se refiere a una cuota de pago por unidad de tiempo que se mantendr a lo largo de la tarea a la cual fue asignado dicho recurso, por ejemplo: 5.000 Bs. /hora, 28.000 Bs. /semana o 20.000 Bs. /da y generalmente es aplicado a personas o alquiler de equipos. En el caso de materiales, representa el costo de este recurso por unidad de medida: 15.000 Bs. /resma, etc. Tasa horas/extra: representa el costo del recurso por horas extra y solo se coloca en recursos de tipo trabajo: personas o equipos. Costo/uso: es un costo nico que se acredita a este recurso y se debe cancelar segn se indique en la columna acumular. Acumular: Indica cmo se cancelar el costo/uso y puede ser: al comienzo, Al final o por prorrateo Calendario: Se debe indicar cuando el recurso tiene un horario laboral diferente al horario estndar. Cdigo: se utiliza si tenemos codificados los recursos.

ETAPA #2: Asignacin de los Recursos a las tareas.

Cuando asignamos un recurso a una tarea se crea una correspondencia entre el recurso y la tarea generando as los costos correspondientes. Existen varias formas de hacerlo: 1. Entrando en la informacin de la tarea (doble clic en la tarea) 2. Entrando en el formulario de tarea (men Ventana-Dividir)

ETAPA #3: Optimizar los Recursos:

Organizar la asignacin de los recursos de manera que no exista ningn recurso sobre-asignado ni sub-asignado.
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SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO.
El seguimiento de un proyecto consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto tales como, qu trabajo hizo alguien, cundo se realiz el trabajo y cul fue su costo, a esos detalles se les denomina Valores Reales. 1. Guardar la Lnea Base: Para comenzar ha realizar el seguimiento debemos guardar el plan original del proyecto denominado Lnea Base. Una lnea base es como una foto fija del plan original y sirve como punto de referencia para examinar la evolucin de lo planificado versus lo realmente ejecutado. 2. Actualizar: a. Porcentajes completados b. Fechas y duraciones reales: i. Fecha de comienzo real ii. Fecha de final real iii. Duracin real

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