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DICCIONARIO TERMINOS DE PROCUREMENT

Presentamos el glosario de trminos de procurement que son usados frecuentemente en textos relacionados con el tema. Aggregation (Agregamiento) Combinacin del poder de compra en categoras especificas del gasto entre varias unidades de negocio de una compaa o entre varias compaas a fin de obtener y asegurar mejores precios y acuerdos de servicio con los suplidores (usualmente requiere un compromiso basado en volmenes de compra). Best Practice Process(Proceso de Mejores Practicas) Optimizacin de los procesos de negocio para asegurar que el mximo valor puedes ser alcanzado por la Organizacin mientras se mitiga el riesgo y se minimiza el desperdicio. Business Process Outsourcing (BPO) (Tercerizacin de Procesos de Negocio) Tercerizacin de las funciones o procesos de negocio tales como Procurement-compras mediante una entidad externa a la Organizacin. En estos contratos, el proveedor de servicios de compras es responsable por el desempeo y manejo de las funciones y procesos tercerizados en nombre del cliente. A fin de calificar bajo esta definicin, los contratos de BPO deben involucrar al proveedor tomando la responsabilidad total del proceso de negocio y no solamente suministrando aplicaciones informticas o servicios para facilitar el proceso. Buying Categories (Categoras de Compras) Las diferentes reas del gasto estn divididas en dos grandes categoras: Materiales Indirectos (o no-estratgico) tales como suministro de oficinas, repuestos de maquinaria, que son requeridos para la operacin de un negocio y Materiales Directos (o estratgicos) tales como materias primas que son intrnsecos a la elaboracin del producto o parte del servicio de la compaa (usualmente incluido en el costo de los bienes) Buyer & Supplier e-Enablement (Aplicacin electrnica de Comprador & Proveedor) El proceso de habilitar compradores y proveedores para que ocupen comercio electrnico. Esto podra incluir el e-Procurement permite a los desarrollo de catlogos electrnicos y la integracin electrnica de procesos de negocio entre compradores y proveedores. Este link generalmente olvidado entre el e-Sourcing y el realizacin de contratos Category Management (Manejo de Categoras del Gasto) Es el monitoreo continuo de los gastos y el desempeo de los proveedores, la inteligencia del mercado y cambios legislativos relevantes en categoras especificas del gasto con el objetivo de conducir los costos y el desempeo de los proveedores hacia la mejora. Tambin algunas veces este trmino se refiere al manejo de la relacin con el proveedor o el manejo de las mercancas o productos compradores, adquirir bienes o servicios basados en contratos negociados y es un elemento clave para la

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_____________________________________________________________________www.brokinsa.com Compliance (Cumplimiento) Es el grado en el cual los compradores adquieren bienes o servicios de una Compaa preferida acuerdos negociados con el proveedor versus Fuentes de suministro alternas. A fin de llevar a cabo ahorros en la fuente de suministro, las compaas deben direccionar un alto nivel de cumplimiento (tambin conocido como adopcin). La habilitacin entre el comprador y el Proveedor es clave para manejar un alto nivel de cumplimiento eSourcing (Ubicacin Electrnica de Fuente de Suministro) Herramientas electrnicas que automatizan, expeditan y optimizan los beneficios el proceso de ubicacin estratgica de la fuente de suministro. Estas herramientas incluyen las RFI (requerimiento de informacin de los compradores a los proveedores) e RFQ (requerimiento de cotizacin de precios) e RFPs (requerimiento de propuesta formal) Subastas reversas (herramienta de negociacin en lnea) y Optimizacin de Licitaciones (soporte a la decisin) eProcurement (Proveedura Electrnica) Herramientas electrnicas que brindan soporte y

expeditan mediante la automatizacin el proceso transaccional de compras. Mediante el e-Procurement, los compradores buscan catlogos electrnicos (e-Catlogos) para encontrar productos requeridos, colocar requisiciones, rutear las aprobaciones y enviar a los Proveedores para satisfacer los requerimientos. Algunas herramientas de e-Procurement brindan soporte en el procesamiento de facturas y pagos a proveedor. eSourcing Enablement (Aplicacin de Ubicacin de Fuente de Suministro Electrnica) El

proceso de habilitar compradores y proveedores para controlar las herramientas electrnicas a fin de brindar soporte al proceso de ubicacin de la fuente de suministro. Esto puede involucrar implementacin de tecnologa y procesos de negocio y manejo del cambio organizacional. Outsourcing (Tercerizacin) La asignacin a un especialista externo de la responsabilidad de

direccin para todos o para algunos aspectos seleccionados del proceso de Procurement. Procurement (Proveedura) Es la unidad gerencial de negocio que asegura la identificacin,

ubicacin de fuente de suministro, acceso y manejo de recursos externos que una Organizacin necesita o puede necesitar para cumplir con sus objetivos estratgicos. Procurement se refiere al proceso de manejo de actividades asociadas a las necesidades de una compaa para aprovisionarse los bienes y servicios requeridos ya sea para manufacturar un producto (gastos directos) o para operar la Organizacin (gastos indirectos). Actividades especficas en Procurement pueden involucrar la definicin de cuales mercancas o servicios son los mejores, escoger a los proveedores correctos y apropiados, negociar los mejores precios y otorgar contratos para asegurarse que la cantidad correcta de productos o servicios sean recibidos en el tiempo apropiado. Para llevar a cabo estas actividades de forma exitosa, los Gerentes de Compras, Compradores y Agentes de Compras estudian los registros de ventas y los niveles de inventario actuales, identifican proveedores locales y extranjeros y mantienen de cambios que afectan el suministro y la demanda de los productos y materiales para los cuales son responsables

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_____________________________________________________________________www.brokinsa.com Procurement BPO (Tercerizacin del Proceso de Procurement) Es la transferencia del manejo y ejecucin de una o mas actividades de Procurement o de un subsegmento de procurement o la tercerizacin del rea de Procurement-compras a un Proveedor externo de servicios. El proveedor del BPO es parte de la estructura de toma de decisiones que rodea la actividad de procurement tercerizada. Mtricos de desempeo estn atados primordialmente al servicio al cliente y el valor estratgico del negocio. El valor estratgico de negocio es reconocido a travs de los resultados tales como la capacidad de obtener ahorros, incremento en la productividad, transformacin del negocio y/o mejora en el valor a los accionistas. Procurement Savings (Ahorros provenientes de Proveedura) Existe ahorros en dinero

constante y sonante y ahorros suavizados. Los primeros son ahorros que impactan a una Compaa en sus costos. Este tipo de ahorros de procurement involucra un proceso de tres fases: identificacin de las oportunidades de ahorro durante la fase de ubicacin de fuente de suministro, realizacin de ahorros durante la fase transaccional y la mejora continua en los ahorros en una base continua atravs del Manejo de Categoras del Gasto y otras actividades. Ahorros suaves pueden ser mejoras en el proceso, ahorros de tiempo u otras ganancias en eficiencia. Procurement Services Provider (Proveedor de Servicios de Proveedura) Son compaas

especializadas en el rea de Procurement las cuales se enfocan en ayudar a las Organizaciones a implementar mejoras en diferentes reas de Procurement y lograr ahorros a travs del uso de expertos en procesos y categoras Purchasing (Compras) La parte transaccional y el procesamiento de una Orden de Compra. Esta

actividad toma lugar despus del proceso formal de ubicacin de la fuente de suministro (siempre y cuando haya sido llevada a cabo) y comienza con la colocacion de una requisicin, la cual despus de haber sido aprobada, se transforma en una Orden de Compra para ser enviada al Proveedor. Luego de ser completado esta Orden por parte del Proveedor, el Comprador recibe una factura con la cual Paga al Proveedor. Spend Analysis (Anlisis del Gasto) Es un proceso donde las compaias categorizan y evaluan los gastos historicos (en la mercancia/ categoria de compra o nivel de articulo) a fin de identificar areas del Gasto Corporativo que pueden implicar oportunidades de ahorro. El anlisis del Gato y la Visibilidad del Gasto tambin se han convertido en una parte importante ya que constituyen un vehiculo para asegurar que las practicas de Procurement cumplen con los requerimientos de Sarbanes-Oxley Strategic Sourcing (Ubicacin de Fuente de Suministro Estratgica) El proceso formal de

seleccin de un Proveedor para suministro de un producto o servicio particular que es adquirido por una Compaa de forma rutinaria. Este proceso incluye la definicin de las especificaciones y requerimientos de un producto o servicio, la identificacin de proveedores calificados, negociacin de los precios, servicio, entregas y terminos de pago y la seleccin del Proveedor. El resultado final del Sourcing Estratgico es un Contrato negociado con un Proveedor preferido.

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_____________________________________________________________________www.brokinsa.com Total Cost of Ownership ( Costo Total de Posesin) Es el valo de los Costos totales de la vida del bien para informar a quienes toman las decisiones (y para efectos de presupuesto) Esto incluir todos los atributos y costos asociados con un servicio o bien a travs de su vida total de uso.

Brokinsa S.A. de C.V. El Salvador C.A. http://www.brokinsa.com info@brokinsa.com

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