Cambio de representante legal ante IMSS

Procedimiento a seguir en el Seguro Social para comunicar esta modificacin interna de la empresa

La figura del representante legal es de gran importancia para un patrn persona moral, ya que es quien realiza todos los actos en nombre de la empresa a la que representa. Por lo anterior, cuando un patrn persona moral se inscribe como tal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), debe proporcionar, entre otros, los datos de la persona fsica que funge como su representante legal, tales como: nombre y apellidos, Registro Federal de Contribuyentes (RFC), Clave nica de Registro de Poblacin (CURP), telfono fijo y mvil y su direccin de correo electrnico, porque aqul ser quien est autorizado para realizar todos los actos inherentes a su representada frente al Instituto. Para tal efecto, es necesario que el representante legal cuente con un poder para actos de administracin donde se le faculte para realizar todos los actos frente al IMSS, tales como: altas, reingresos, modificaciones salariales y bajas de los trabajadores, de su Declaracin Anual de la Prima de Riesgos de Trabajo y todos los necesarios para el exacto cumplimiento de sus obligaciones patronales; o bien un poder general para ejercer actos de dominio, a fin de que tenga todas las facultades de dueo, tanto en lo relativo a los bienes, como para ejercer toda clase de gestiones a fin de defenderlos (art. 2554 Cdigo Civil para el DF). Adems de que el representante legal es quien debe tramitar la obtencin del:

documento de identificacin patronal, necesario para llevar a cabo cualquier gestin en las unidades administrativas del Instituto, centrales y de operacin administrativa desconcentrada o en los lugares habilitados para tal efecto (art. 14 Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliacin, Clasificacin de Empresas, Recaudacin y Fiscalizacin RACERF), y

nmero patronal de identificacin electrnica, esto es la firma electrnica y el certificado digital para poder emplear los medios electrnicos para el envo de movimientos afiliatorios: el IMSS Desde Su Empresa (IDSE) art. 5o RACERF

En este contexto, cuando el representante legal de una empresa cambia, sta debe comunicar tal situacin al IMSS dentro de los cinco das hbiles siguientes a aqul en que ocurra este hecho para a su vez efectuar la autorizacin de quien ocupar su cargo y tramitar una nueva tarjeta de identificacin patronal, firma electrnica y certificado digital, para los efectos citados (art. 16 RACERF). Por la importancia de conocer el procedimiento a seguir por el patrn para notificar el cambio de representante legal de su empresa al IMSS, as como las otras gestiones que se derivan de ello a continuacin se presenta un caso prctico. Caso prctico La asamblea de accionistas de la empresa Santana Bienes Races, SA de CV en su ltima asamblea ordinaria removi al seor Rafael Prez Prez del cargo de representante legal y nombr al seor Jos Trinidad Lpez Gmez, quien desea saber cmo: notificar su nuevo cargo al IMSS, nombrar otras personas para presentar avisos afiliatorios y tramitar la nueva firma y el certificado digital. Cambio de representante legal El seor Jos Trinidad Lpez Gmez deber acudir al departamento de Afiliacin-Vigencia de Derechos de la Subdelegacin correspondiente a su domicilio fiscal, acompaado de las personas autorizadas en el acta para efectuar actos de administracin (referentes al IMSS) y presentar los siguientes documentos:

un escrito libre que contenga los datos de identificacin de la empresa (nombre, denominacin o razn social; domicilio fiscal y Nmero de Registro Patronal NRP) y donde se: solicite la expedicin de una nueva tarjeta de identificacin patronal, indicando que tal situacin obedece al cambio de representante legal, y seale el nombre del nuevo representante legal y de las otras personas autorizadas para realizar actos de administracin (formato) poder notarial que acredite al seor Jos Trinidad Lpez Gmez como el representante legal de la empresa Santana Bienes Races, SA de CV; as como el poder donde se autorice a las otras personas para la realizacin de trmites administrativos en nombre de la empresa identificacin oficial del representante legal y de las personas autorizadas para presentar avisos afiliatorios (credencial de elector emitida por el Instituto Federal Electoral o pasaporte), y constancia de la CURP del representante legal y de las otras personas autorizadas para presentar movimientos afiliatorios

Tarjeta de identificacin patronal

Esperar la expedicin de la nueva tarjeta de identificacin patronal, misma que actualmente es del tamao de una hoja carta y en la que constan los siguientes datos:

Delegacin Subdelegacin NRP divisin clase fraccin nombre del patrn actividad domicilio lugar y fecha de expedicin nombre completo y firma del representante legal y de las dems personas autorizadas para presentar avisos afiliatorios ante el IMSS

Una vez expedida, tanto el seor Jos Trinidad Lpez Gmez (representante legal) como las otras personas que presentarn movimientos afiliatorios debern firmarla autgrafamente, para que posteriormente el personal institucional les ponga el sello del departamento de Afiliacin-Vigencia de Derechos (formato). Firma electrnica y certificado digital Acudir inmediatamente a la ventanilla de Firma Digital para solicitar la revocacin del certificado digital; para ello el seor Jos Trinidad Lpez Gmez (representante legal) deber proporcionar al personal institucional el archivo que contiene la firma electrnica y el certificado digital de la empresa (preferentemente en una memoria USB), as como el nombre de usuario y la contrasea de acceso. Cabe mencionar que en la pgina electrnica del Instituto (www.imss.gob.mx) se contempla que la revocacin del certificado digital podr hacerse va Internet o de manera presencial, y que en este ltimo supuesto, el representante legal deber exhibir la Carta de Revocacin, En el caso del ejemplo la revocacin ser presencial, porque el representante legal acudi personalmente a la Subdelegacin correspondiente, sin embargo la carta referida no ser necesaria puesto que el trmite se est efectuando enseguida de la notificacin del cambio del representante legal y de la expedicin de la nueva tarjeta de identificacin patronal. El sistema arrojar un Acuse de recibo de revocacin presencial donde constar que a partir de la fecha en que se realiza el trmite queda sin efectos el certificado digital emitido con anterioridad. El personal del Instituto le entregar al nuevo representante legal el documento referido, con el sello correspondiente del departamento de Afiliacin-Vigencia de Derechos.

Certificacin Digital IMSS Acto seguido, el personal de la ventanilla de Firma Digital generar el nuevo certificado digital, considerando los datos del seor Jos Trinidad Lpez Gmez y le proporcionar el s documento para corroborar que la informacin plasmada es correcta. Certificacin de Requerimientos Si la informacin es correcta, el personal institucional generar la Carta de Trminos y Condiciones para la Obtencin y Uso del mero Patronal de Identificacin Electrnica y Certificado Digital y se la dar a firmar al representante legal. En la misma memoria USB donde estaba el archivo del certificado y la firma se guardarn los nuevos, con los que el patrn podr enviar los movimientos afiliatorios a travs del IDSE. Consideraciones finales Si bien es cierto ni en la Ley del Seguro Social ni en sus reglamentos se prev alguna sancin aplicable ante la falta de comunicacin del cambio de representante legal, quien se encuentre en este supuesto deber cumplir con esta exigencia para asegurarse de que el nico que realice trmites ante el IMSS sea el representante legal reconocido por la compaa