SUGARCRM

TUTORIAL I

IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE DATOS

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TUTORIAL I. IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE DATOS

Edita Open Alliance Software Libre

Elabora y produce Fons Formacin Zona Mediterrnia, S.L.L.

Direccin Proyecto Pere Ross Amat Paula Heller Coordinacin contenidos Francisco Gmez Coordinacin pedaggica Marta Listo Montserrat Renedo

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TUTORIAL I. IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE DATOS

Objetivo general
El usuario aprender las tcnicas de importacin de datos desde Sugarcrm y exportacin de datos desde otras aplicaciones.

Objetivos especficos
Conocer los conceptos avanzados de importacin y exportacin de datos Exportar datos desde la agenda actual Importar datos a Sugarcrm Exportar datos desde Sugarcrm

Contenidos:
1. Introduccin 2. Importacin a Sugarcrm 2.1. Consideraciones previas 2.2. Caso prctico: Importacin 3. Exportacin desde Sugarcrm 3.1. Caso prctico: exportacin

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1.

Introduccin

Crear y mantener actualizada la base de datos es esencial para fidelizar a nuestros clientes. Pero no hay que confundir un simple listado de clientes con una base de datos. Una base de datos es un conjunto de informacin organizado que permite asociar a cada registro nuevas variables que se van acumulando a lo largo de la vida del cliente y que son las que le darn valor, y gracias a las cuales se podrn realizar selecciones o segmentaciones. En este tutorial se muestra cmo importar informacin a Sugarcrm desde un soporte externo y cmo exportar informacin fuera de Sugarcrm. Ofrecemos una sencilla gua para realizar este procedimiento, conservar todos los datos y comenzar a trabajar de forma rpida y ordenada. Veremos que podremos migrar cualquier tipo de informacin acerca de nuestros Contactos, Cuentas, Oportunidades, Notas, etc. Pero, para comenzar a trabajar, la principal tarea es importar nuestra base de datos actual de Cuentas y Contactos, pues conforman los datos bsicos para comenzar a trabajar con Sugarcrm. El proceso de migracin de datos a menudo se presenta como una barrera o produce miedo al pensar que se pueda perder una informacin que se ha ido recabando durante aos. Sin embargo, en este tutorial mostraremos paso a paso cmo realizarlo sin ningn riesgo. Adems, una vez importada nuestra base de datos actual que puede encontrarse en aplicaciones como Outlook, Excel o Acces a Sugarcrm, el usuario ver cmo se presentan numerosas oportunidades de gestin de la informacin de sus clientes con las que antes no contaba. Hablamos de tener una visin clara de las necesidades y requerimientos de los clientes, una informacin imprescindible para un buen diseo del producto, la innovacin de los servicios o calcular el valor de vida del cliente, entre otras. Entre las opciones de gestin de la informacin que ofrece Sugarcrm encontramos: Acceder rpida y eficientemente a la informacin de nuestros clientes. Garantizar unos datos actualizados en cada contacto con el cliente. Actualizar o limpiar aquella informacin que innecesaria o duplicada, de manera masiva.

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Analizar rpidamente los clientes ms rentables para ofrecerles un programa de fidelizacin personalizado. Medir el valor actual de los clientes y estimar su valor futuro.

Por lo tanto, el objetivo de este tutorial ser facilitar el proceso de adopcin de la tecnologa Sugarcrm para: 1. Volcar todos los datos de nuestros clientes y la actividad de nuestra empresa en una herramienta de gestin eficaz. 2. Poder obtener esta informacin cuando la necesitemos, de modo ordenado y eficaz. En definitiva, pretendemos mostrar cmo se beneficiarn nuestros clientes y nuestra empresa.

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2.

Importacin a Sugarcrm

Importacin significa introduccin de datos dentro de Sugarcrm desde archivos externos de diferentes formatos. En este apartado veremos cmo hacerlo mediante una funcionalidad especfica del CRM, es decir, importando nuestras bases de datos existentes, directamente desde el archivo original, sin necesidad de crear los registros manualmente en Sugarcrm. Sin embargo, antes de adentrarnos en la explicacin del procedimiento, repasaremos los conceptos bsicos de diseo de bases de datos relacionales. As, entenderemos las condiciones que se deben cumplir para realizar una correcta importacin de datos. La estructura de una base de datos se realiza mediante tablas. Una tabla est formada por filas (registros) y columnas. La interseccin entre una fila y una columna se denomina celda y contiene un valor de un campo, por ejemplo el campo Cargo contiene el valor Gerente en una de sus celdas. As pues, la primera fila contiene los nombres de los campos, es decir las propiedades de las que queremos almacenar informacin. En cada una de las sucesivas filas se almacenarn los valores de cada campo.

Tabla

Columnas o Campos

Celda

Filas o registros

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En resumen, deberemos tener en cuenta los siguientes conceptos: Tabla: estructura donde almacenamos el conjunto de datos de la base de datos. Cada fila se denomina registro y es donde estn definidos los campos y sus caractersticas. Campo: unidad bsica de una base de datos que define una propiedad. Los
campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellidos, cargo.

Los nombres de campo, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamacin o corchetes. Si los campos de nuestra base de datos externa no cumplen estos requisitos, podemos tener problemas en la importacin de datos a Sugarcrm

2.1. Consideraciones previas

Antes de proceder a la importacin de datos en Sugarcrm debemos tener en cuenta algunas consideraciones. Unas son genricas y afectan a cualquier tipo de importacin de datos; otras son especficas de la importacin que nos ocupa este tutorial, la de Cuentas y Contactos.

Consideraciones generales Sugarcrm permite la importacin desde diferentes formatos, txt, csv.. Tambin permite determinar nuestro propio formato definiendo el carcter utilizado como delimitador y el codificador. Delimitador: es el carcter utilizado para separar campos. Codificador: es un carcter que se utiliza para contener la informacin de cada campo. (Se debe utilizar al inicio y al final del campo). La utilizacin de codificadores puedes ayudar a no crear confusiones en algunos campos. Por ejemplo, un formato.csv (delimitador: comas), que tenga tambin un codificador de comillas, para el caso de NOMBRE / APELLIDO: Mara Jos Lpez, quedara as: ,Mara Jos,Lpez.

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Verificar que los campos que vamos a importar existen en la base de datos de Sugarcrm, sino, deberemos crearlo antes de importar esa informacin. Por ejemplo, si en nuestra base de datos tenemos el campo horario de disponibilidad del Contacto campo que Sugarcrm no ofrece por defecto -. Se recomienda configurar dentro de Sugarcrm el juego de caracteres UFT8 o el ISO 885915 (Latn 9), por ser unos de los ms universales. Esta configuracin se realiza en el apartado MI CUENTA de cada usuario. Para que la importacin sea fcil y exitosa, deberemos preparar el archivo a importar. Veremos algunos consejos como por ejemplo no dejar espacios ni filas en blanco, separar el nombre y el apellido de los Contactos, etc. Para importar informacin desde otra aplicacin de CRM, un administrador de contactos o un archivo en Excel, primero deberemos exportar esa informacin desde el formato de origen a un archivo, recomendamos, del tipo Archivo Delimitado por Tabulaciones (.txt). Una vez finalizado este proceso, podremos volcar la informacin a Sugarcrm.

Consideraciones especficas Para que las Cuentas y los Contactos que vamos a importar queden relacionados entre s, recomendamos realizar dos archivos (.txt): .1. Uno donde mande la informacin de las Cuentas, es decir, el telfono, direccin e-mail, etc. de las Cuentas. Un segundo donde mande la informacin de los Contactos. En este caso habr una excepcin, y es que dejaremos el campo que hace referencia al nombre de la Cuenta a la que pertenece, para poderlo asociar posteriormente.

.2.

En caso de que el Contacto importado haga referencia a una Cuenta que no existe todava en Sugarcrm, el sistema la crea y la asocia automticamente a ese Contacto. Con este procedimiento slo creamos la ficha de la Cuenta, pero el nico campo que se completa de forma automtica es el nombre de la Cuenta. El resto deberemos introducirlos de forma manual, posteriormente.

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Por ello recomendamos importar primero las Cuentas; de este modo tendremos toda la informacin que vaya asociada y slo nos quedar importar la informacin de los Contactos. De modo que, una vez aclarados estos aspectos, veamos el procedimiento en detalle.

2.2. Caso prctico: Importacin

En el siguiente apartado mostraremos, con un caso prctico, cmo crear de forma masiva una lista de Contactos, como resultado de la importacin de estos registros desde un archivo Excel a Sugarcrm. Entendemos por masiva la importacin de, por ejemplo, 100 registros, de una sola vez, siguiendo unos sencillos pasos, en lugar de introducirlos manualmente, uno por uno, cumplimentando todos los campos de la ficha del registro. FairPlay es una pequea empresa que ofrece servicios de limpieza a empresas y organizaciones. Su propietario, Jaume Pallars, ha decidido adoptar Sugarcrm como herramienta de gestin, pues no consigue llevar una correcta gestin de su cartera de clientes y tampoco tiene un histrico de las incidencias que ha gestionado en cuanto a servicio post-venta. Hasta ahora, Jaume tena una base de datos muy completa de todos sus clientes en formato Excel. Pero, en tiempos de crisis, haba contratado una persona para captar clientes y necesitaba llevar un registro ms exhaustivo de esta tarea comercial, obtener estadsticas, informacin sobre las acciones comerciales ms adecuadas donde invertir sus escasos recursos, etc. El aspecto que presentaba su base de datos era el siguiente:

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A continuacin, explicamos los pasos que deber realizar Jaume para importar su base de datos. 1. Analizaremos los datos de nuestro archivo y daremos algunos consejos para estructurarlo. Comprobar que la primera fila contiene los encabezados de columna. Aunque esta accin no es imprescindible, nos ayudar a relacionar los datos de nuestra base de datos con la de Sugarcrm. Como veremos ms adelante, Sugarcrm permite relacionar los campos que nombran las columnas de nuestra base de datos con los campos que aparecen en el formulario de las Cuentas y Contactos. De este modo, cuando realicemos la importacin, nos ser mucho ms fcil asociarlos.

Comprobar que los campos coinciden con los existentes en Sugarcrm. Aunque no tengan el mismo nombre, lo importante es que podamos relacionarlos. Por ejemplo, el campo Empresa, en Sugarcrm ser Cuenta; Telefono directo ser Telefono oficina Comprobar que no haya celdas en blanco en los registros que mandan la importacion. Es decir, si importamos las Cuentas, el que manda es el nombre de la Cuenta, por tanto, no podr haber ninguna celda de esta columna en blanco. Del mismo modo, no podr haber Cuentas repetidas. Comprobar que no existen filas en blanco entre medio. Por ejemplo suele existir una fila en blanco que separa la cabecera del 1 registro. 2. Crearemos dos archivos: uno para la informacin referente a Cuentas y otra para Contactos. Al realizar esta divisin, podremos importar ms de un Conatcto por Cuenta; si lo hiciramos con un nico archivo, desde la pestaa Cuentas, slo podramos importar un Contacto por Cuenta, pues slo existe un campo para relacionar este dato.

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Archivo de Cuentas Abriremos el archivo general, por ejemplo, empresa_basededatos y haremos un Guardar Como/ empresa_basededatos_cuentas. De este modo, podremos manipular esta copia sin corromper el original. Identificaremos las columnas que contengan informacin del Contacto (Nombre, Apellidos, E-mail, Mvil, Cargo, etc.). Podramos eliminarlas, aunque ser suficiente con identificarlas y no relacionar estos campos con los del CRM (ms adelante veremos cmo funciona la asociacin de campos). En la siguiente imagen vemos las columnas de las que debemos prescindir.

Nos aseguraremos de que no existen Cuentas repetidas. Esto se da habitualmente, pues, por ejemplo, existen tres Contactos diferentes relacionados con la misma empresa. En la siguiente imagen vemos un ejemplo. Nos aseguraremos de que no existen celdas en blanco en la columna Empresa. En este caso no existen. De haberlos, deberamos cumplimentarlos con el nombre de la Cuenta, si lo sabemos; en caso contrario, con cualquier carcter que nos cubra el espacio (una letra cualquiera). Posteriormente, sin embargo, deberamos

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cumplimentarlo correctamente. Una vez preparado el archivo de Cuentas a importar, Haremos un Guardar Archivo Como Texto con Formato (Delimitado por tabulaciones) [.txt], ya que es el que menos errores produce a la hora de importar y, por lo tanto, el que recomendamos.

Archivo de Contactos Abriremos el archivo general, por ejemplo, empresa_basededatos y haremos un Guardar Como/ empresa_basededatos_contactos. De este modo, podremos manipular esta copia sin corromper el original. Prescindiremos de las columnas que contengan informacin de la Cuenta (Telefono, Web, Direccin, etc.). A excepcin de la columna del nombre de la Cuenta, pues ser el campo que nos permitir asociar los Contactos con las Cuentas. En la siguiente imagen vemos las columnas de las que debemos prescindir, marcadas en rojo.

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Nos aseguraremos de que no existen Contactos repetidos. En este caso no los hay, pero si los hubiera, deberamos eliminar la fila completa. Dado que Sugarcrm separa los campos Nombre y Apellido, deberemos importarlos tambin celdas separadas. Como vemos en la imagen, la celda Nombre del Contacto de la base de datos de Jaume contiene el nombre y el apellido del Contacto.

Para separarlos deberemos realizar los siguientes pasos: a. Insertar una columna al lado derecho de Nombre contacto, donde ubicaremos el Apellido. b. Seleccionar todas las celdas de la columna Nombre Contacto c. Hacer clic en la pestaa Datos en la barra de herramientas.

d. En el desplegable, escogemos la opcin Texto en columnas y se abrir un sencillo asistente que nos guiar en esta tarea. e. En la primera pantalla seleccionamos la opcin Delimitados y hacemos clic en Siguiente.

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f. En la segunda, marcamos la casilla Separadores/Espacio y hacemos clic en Siguiente.

g. En la ltima pantalla escogemos el tipo de contenido de la celda, en este caso General y hacemos clic en Finalizar.

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Al completar el proceso, vemos como se han separado nombre y apellido: h. Por ltimo, para acabar de hacerlo perfecto,, modificamos los campos de cabecera: en lugar de Nombre contacto (A) pondremos Nombre y en el siguiente (B), Apellido. Nos aseguraremos de que no existen celdas en blanco en la columna Nombre. En este caso no las hay. De haberlas, deberamos cumplimentarlas con el nombre del Contacto, si lo sabemos; en caso contrario, con cualquier carcter que nos cubra el espacio (una letra cualquiera). Posteriormente, correctamente. sin embargo, deberamos cumplimentarlo

Una vez preparado el archivo de Contactos a importar, haremos un Guardar Archivo Como Texto con Formato (Delimitado por tabulaciones) [.txt], del mismo modo que hemos procedido con el archivo de Cuentas, en el punto 2.1.5.

Una vez guardados los archivos en .txt de Cuentas y Contactos, seguiremos el proceso desde Sugarcrm.

3. Primero importaremos la informacin de las Cuentas. Iremos a la pestaa Cuentas/Atajos/Importar.

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Importar Paso 1: Seleccione el origen. Seleccionaremos el tipo de fichero que queremos importar, es decir, el mismo tipo con el que guardamos nuestro listado de Excel, Archivo Delimitado por Tabulaciones. Como hemos explicado con anterioridad, nos permitir tambin seleccionar el calificador si es que existe, en caso contrario dejaremos seleccionada la opcion de Ninguno. Y haremos clic en Siguiente.

Importar Paso 2: Subida de archivo. Seleccionaremos el archivo a importar. En primer lugar, como nuestro archivo tiene una primera fila de encabezados de columna marcaremos la opcin Tiene cabezera. Despus, seleccionaremos el botn Examinar para explorar nuestro sistema en busca del archivo. Y una vez localizado, haremos clic en Abrir para que el nombre se muestre en la ventana.

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Por ltimo, haremos clic en el botn Siguiente.

Importar Paso 3: Confirme los campos e importe. En este ltimo paso asociaremos cada campo importado con un campo de Sugarcrm. Las listas desplegables de la columna Campo de base de datos (1) muestran los campos de Sugarcrm. Los campos de la columna Fila de Cabecera (2), muestran los de nuestro archivo. Las columnas Fila 1 y Fila 2 (3) nos permiten comprobar qu valores vamos a importar y en qu campos se van a almacenar. Es decir, nos muestran los dos primeros registros de nuestro archivo. 1 2 3

Para asociarlos seleccionaremos el campo de 1 que coincida con el campo de 2.

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Recordemos que cada Campo de Base de Datos es vlido para una nica fila. Si queremos poner Nombre en la fila 1 y 2, tendremos un conflicto de importacin. Una vez hayamos establecido todas as relaciones entre campos importados y campos existentes en las bases de datos de Sugarcrm hacemos clic en Importar ahora. En la siguiente ventana comprobaremos que se ha efectuado correctamente la importacin de los datos. En el margen superior izquierdo vemos cuntos registros se han importado. Cuntos estaban duplicados o bien tenan ms caracteres de los permitidos y cuntos ha saltado por algn error.

En caso de que no sea as haremos clic en Deshacer ltima Importacin y volveremos al principio del proceso. Si tuviramos otras fuentes (archivos) desde las cuales importar informacin de las Cuentas, haramos clic en Importar ms. Si estamos satisfechos con el resultado de la importacin, pulsaremos Finalizado. Entonces nos encontraremos de vuelta en la pgina de inicio de Cuentas, donde podremos ver el listado de Cuentas que acabamos de importar.

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Si quisiramos modificar, aadir o borrar algn dato de alguno de los registros de una Cuenta, bastara con hacer clic en el nombre para entrar en la vista detallada, donde podramos editar el registro.

4. Ahora importaremos la informacin de los Contactos para asociarlos a las Cuentas ya importadas. Recordemos que en esta segunda importacion relacionaremos todos los campos que hacen referencia al Contacto, excepcto el nombre de la Cuenta, que aunque no hace referencia, vincular al Contacto con la Cuenta correspondiente. Los pasos que seguiremos sern los mismos que hemos realizado con las Cuentas, pero esta vez desde la pestaa Contactos/Atajos/Importar. En la siguiente imagen vemos los Contactos importados:

Como vemos, haba varios Contactos pertenecientes a la misma Cuenta, como en el caso de Industrias del Curtido S.A. y Artistes dOfici del Poble Espanyol. Al realizar la importacin como lo hemos explicado, han quedado perfectamente asociados a ellas sin necesidad de repetir registros. Para realizar una ltima comprobacin, entraremos en una de esas Cuentas y veremos si sehan asociado correctamente los Contactos, en el sub-panel Contactos.

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Como vemos, la importacin ha sido correcta.

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3.

Exportacin desde Sugarcrm

Exportar significa extraer informacin desde Sugarcrm a un archivo o soporte externo. Se pueden exportar los datos de Sugarcrm a un archivo con extensin .CSV y guardarlos en el sistema del usuario. Este tipo archivos se pueden visualizar con Microsoft Excel, Notepad o cualquier otro editor de textos. Se pueden exportar los registros seleccionados, todos los registros de la pgina, o la lista entera. Para realizar la exportacin recomendamos configurar dentro de Sugarcrm el juego de caracteres UFT8 o el ISO 885915 (Latn 9) y seleccionar la coma (,) como delimitador. Esta configuracin se realiza en el apartado MI CUENTA de cada usuario y apartado ADMIN / CONFIGURACION REGIONAL. (Es recomendable que coincida el juego de caracteres seleccionado en ambos apartados)

El archivo CSV muestra el titulo de las columnas, incluyendo el ID de registro (una larga cadena de letras y nmeros que se emplean como referencia nica para cada uno de los registros de cuenta) y otros campos que Sugarcrm usa de forma interna.

3.1. Caso prctico: Exportacin

El comercial de FairPlay desea exportar una lista de las Cuentas para guardar una copia. Veamos los pasos que deber seguir. 1. Iremos a la pestaa Cuentas/Listado de Cuentas, en Sugarcrm. 2. Marcamos el check box que precede a las Cuentas que queramos exportar o el que precede al enlace Exportar.

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3. Haremos clic en este enlace (Exportar) y se abrir un pequeo men flotante que nos ofrece tres opciones de Exportacin: Registros Seleccionados, para exportar los registros que hayamos marcado. Pgina actual, para exportar los registros que vemos en la pgina actual. Lista Completa, para exportar todos los registros de la lista (que puede ser ms larga que lo que aparece en la pgina actual). 4. Al seleccionar una de las tres opciones, se mostrar la siguiente pantalla:

5. Lo guardaremos en el mismo formato .csv, en la ubicacin que creamos conveniente. 6. A partir de ahora, seguiremos en Excel. Generalmente, ser suficiente con abrir el archivo .csv exportado desde Sugarcrm y hacer clic en Guardar como tipo de archivo Hoja de Excel (.xls). En caso de que el sistema no nos lo permita, seguiremos los pasos que explicamos a continuacin. 6.1. Abriremos una Hoja de Excel nueva. 6.2. Iremos a la barra de herramientas e importaremos los datos del archivo .csv que hemos exportado anteriormente siguiendo la opcin Datos/ Obtener datos externos/ Importar datos...

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6.3. Localizaremos el archivo en nuestro sistema local. 6.4. Una vez localizado se abrir el asistente que nos guiar para que la exportacin sea correcta. 6.4.1. En la primera pantalla escogeremos la opcin Delimitados y haremos clic en Siguiente.

6.4.2. En la siguiente pantalla, especificaremos los Separadores (coma) y el Calificador de Texto ().

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6.4.3. Por ltimo, especificaremos que tipo de texto contienen las celdas. Recomendamos elegir siempre la opcin General, de este modo, no discriminar nmeros o texto.

Una vez completado el proceso haremos clic en Finalizar, elegiremos la celda donde importaremos los datos y haremos clic en Aceptar.

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A continuacin mostramos cmo quedar el archivo que hemos exportado desde Sugarcrm:

Como podemos observar, Sugarcrm exporta todos los campos del formulario del tipo de registro (Cuentas, Contactos, Casos, etc.) que hayamos escogido. Habr muchos datos que no nos interesen, por ejemplo ID, fecha de creacin, de modificacin, etc. Por lo tanto, igual que para importar datos a Sugarcrm debamos preparar la base de datos, para exportar tambin deberemos prepararla y eliminar aquellas columnas que no nos interesen.