GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE #8 EXCEL 2007

Tema: Resumen: TABLAS DINAMICAS Construccin de Tablas Dinmicas.

Accin # Haga lo que se indica Destaca el resultado de una accin. Lea y observe. <Tecla> Nombre de tecla <Tecla1>+<Tecla2> Presione tecla1 y sin soltar presione tecla2 Arrastrar Dar clic sobre un elemento, y sin soltar botn, mover Mouse hacia otra posicin.

Introduccin
Una tabla dinmica es una hoja de clculo interactiva que resume rpidamente grandes cantidades de datos usando el formato y los mtodos de clculo que usted elija. Una tabla dinmica proporciona una manera sencilla de mostrar y analizar informacin resumida acerca de los datos ya creados en EXCEL o en otra aplicacin. Preparacin de los datos A continuacin se muestran los datos correspondientes a transacciones realizadas por una empresa dedicada a impartir cursos de capacitacin en distintas comunas del pas. Los datos muestran el CODIGO CURSO como el cdigo identificador de cada curso. Se especifica el MES en el cual se hizo el curso, el cdigo de la COMUNA donde se dict, el NRO ALUMNOS inscritos, el costo de la matricula, sealado como COSTO POR ALUMNO y los INGRESOS BRUTOS obtenidos.

ACCION 1

Transcriba u obtenga los datos mostrados en la imagen de arriba.

Ejemplos de Tablas Dinmicas Observe la siguiente imagen (IMAGEN 1). Ella muestra el total de INGRESOS BRUTOS por COMUNA Efectivamente, se puede comprobar que para la COMUNA 1, se han sumado los valores 253356, 186585, 286335 y 314350 (filas 2 a 5 de la imagen de arriba). De forma similar ocurre para las siguientes comunas. Esta imagen corresponde a una tabla dinmica obtenida desde los datos anteriores que calcula la suma de los ingresos brutos por comuna.

Material Docente de los profesores Eduardo y Leopoldo Meza Honorato. Prohibida su reproduccin sin la autorizacin de sus autores

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La imagen inferior (IMAGEN 2), muestra los mismos resultados anteriores, esta vez desagregados por mes.

Observe que, bajo la COLUMNA TOTAL GENERAL, aparecen los mismos resultados parciales por cada comuna. Y que la FILA TOTAL GENERAL, nos permite ver los resultados mensuales. Es la misma tabla dinmica anterior a la cual se le han agregado los meses. Finalmente, la imagen inferior (IMAGEN 3) muestra la misma operacin anterior, pero solo referido al CODIGO CURSO A100

Es una nueva modificacin de la tabla dinmica, esta vez agregando una suerte de filtro para ver los datos referidos a un solo tem. Fundamentos de Tablas Dinmicas Una tabla dinmica se construye en base a los CAMPOS que se muestran en los datos (Encabezados de columnas). Los campos pueden ser colocados en alguna de las siguientes AREAS de la TABLA DIBNAMICA: ROTULOS DE FILA (para definir contenido de las filas de la tabla dinmica), ROTULOS DE COLUMNA (para definir contenido de las columnas de la tabla dinmica) VALORES o DATOS (para definir la operacin a realizar sobre uno o ms campos de la tabla dinmica) PGINA o FILTRO DE INFORME (para establecer un filtro general sobre la tabla dinmica). La siguiente figura muestra la estructura general de una tabla dinmica.

Rtulos de pgina o filtro de Informe

Rtulos de columnas rea columnas

Rtulos de fila rea fila

Valores o Datos

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Creacin de una tabla dinmica. Crearemos una tabla dinmica para obtener los totales de ingresos brutos por columna (Imagen 1).

ACCION 2

Seleccione alguna celda que contenga datos (por ejemplo la celda B4)...

ACCION 3

Desde la FICHA INSERTAR, en el GRUPO TABLAS, de clic sobre el botn Insertar Tabla dinmica

Aparece la ventana Crear tabla dinmica... Esta ventana le permite especificar el origen de los datos y la ubicacin de la tabla dinmica... Bajo el titulo Seleccione los datos que desea analizar, en la opcin Seleccione una tabla o rango, se especifica el rango donde se encuentran los datos Puesto que inici este proceso detenido dentro de los datos, Excel determina la regin donde estos se encuentran y aparece el rango de los datos. Bajo el titulo Elija dnde desea colocar el informa de tabla dinmica, se especifica donde debe aparecer la tabla dinmica. Esto puede ser: en una nueva hoja o en alguna ya existente

Crearemos la tabla en una nueva hoja de clculo

ACCION 4

De clic en el botn Aceptar

Aparece una nueva hoja de clculo, similar a la figura de ms abajo. Se destacan los siguientes elementos: A la izquierda, dentro de la hoja de clculo, la TABLA DINAMICA VACIA. (Esta es la tabla dinmica) A la derecha, el PANEL LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA. (Estos son los elementos necesarios para disear la tabla dinmica). Este panel aparece cuando la tabla dinmica esta seleccionada o el puntero est detenido sobre algn elemento de la tabla dinmica.

Campos obtenidos desde los datos.

Tabla dinmica vaca

rea de las columnas de la tabla dinmica

rea Filtro o pgina de la tabla rea filas de la tabla dinmica

rea valores de la tabla dinmica

Para colocar los campos en las distintas reas de la tabla dinmica, desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA, se arrastran los campos hasta el rea deseada.

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(Recuerde, arrastrar significa, dar un clic sobre el elemento, luego, SIN SOLTAR el botn del mouse, llevar el puntero hacia la posicin de destino)

Definicin del rea FILAS de la tabla dinmica Puesto que se necesitan las COMUNAS en el rea fila de la tabla dinmica

ACCION 5

Arrastre el campo COMUNA hasta el rea Rtulos de fila

Ver como, en la tabla dinmica, aparecen los rtulos de la fila. De la siguiente forma:

Definicin del rea Valores de la tabla dinmica Seguidamente, se necesita que, por cada COMUNA, se sumen los valores correspondientes a INGRESOS BRUTOS. Puesto que se trata de una operacin (SUMA) que afecta a un campo (INGRESOS BRUTOS), se debe arrastrar este campo hacia el rea valores de la tabla dinmica

ACCION 6

Arrastre el campo INGRESOS BRUTOS hacia el rea Valores

Ahora la tabla dinmica incorpora los totales por Ingresos Brutos por Comuna Con la operacin anterior hemos concluido la estructura operativa de la tabla dinmica Veremos cmo mejorar su apariencia Modificar la apariencia de la Tabla Dinmica La tabla tiene una apariencia similar a la figura inferior

Ser ms descriptivo si reemplazamos la frase Rtulos de fila y Suma de INGRESOS BRUTOS por ttulos que describan ms adecuadamente los elementos que aqu se representan. Evidentemente, deseamos que en vez de Rotulo de fila aparezca Comuna y, en reemplazo de Suma de INGRESOS BRUTOS aparezca Total

ACCION 7 ACCION 8
Del mismo modo

En la Tabla Dinmica, seleccione la celda que contiene el titulo Rtulos de Fila Desde la barra de formulas, reemplace por la palabra Comunas.

ACCION 9 ACCION 10

En la Tabla Dinmica, seleccione la celda que contiene el titulo Suma de INGR ESOS BRUTOS Desde la Barra de formulas, reemplace por la palabra: Total

Establecer el formato de los nmeros. Puestos que los datos numricos corresponden a valores en pesos, ser ms adecuado que estos aparezcan en formato moneda Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA

ACCION 11 ACCION 12

Desde el rea Valores, despliegue el men correspondiente al campo Total Seleccione la opcin Configuracin de campo de valor

Aparece la ventana Configuracin de campo de valor Desde esta ventana es posible: En el cuadro Nombre personalizado, dar un nombre personalizado al campo. En la etiqueta RESUMIR POR En el cuadro Resumir campo de valor por, se especifica o modifica la operacin que se realiza (en nuestro caso tenemos la operacin SUMA sobre el campo Ingresos brutos. Mas abajo, en el botn Formato de nmero se establece el formato con el cual aparecern los nmeros en el rea valor de la tabla dinmica

ACCION 13 ACCION 14 ACCION 15 ACCION 16

De clic en el botn Formato de nmero

Aparece la ventana Formato de celdas que le permitir modificar el formato de los nmeros Seleccione formato Moneda, sin decimales. De clic en el botn Aceptar, para concluir el formato de los nmeros De clic en el botn Aceptar para concluir la configuracin del campo valor.

Ahora los nmeros aparecen con formato moneda sin decimales

Agregar columnas a una Tabla Dinmica Habr notado que la caracterstica ms notable de esta herramienta es la posibilidad de ir viendo los resultados en la medida que se construye la tabla. A continuacin desagregaremos los totales por mes para construir una tabla similar a la que se muestra en la Imagen 2. Haremos esta operacin sobre la misma tabla dinmica que estamos trabajando.

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Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA

ACCION 17

Arrastre el campo MES hasta el rea Rotulo de columna

Inmediatamente, la tabla dinmica se actualiza agregando el campo MES mostrando el detalle mensual por comuna Similar a la imagen inferior.

De la misma forma anterior, reemplazaremos la frase Rtulos de columna por Meses

ACCION 18 ACCION 19

En la Tabla Dinmica, seleccione la celda que contiene el titulo Rtulos de C olumna Desde la barra de formulas, reemplace por la palabra: Meses.

Forma de visualizar los datos Los datos que usamos corresponden a cursos realizados. Tal como estn la tabla no es posible apreciar el impacto que cada curso tiene sobre los ingresos generales. Veremos tres formas de visualizar el detalle de cada curso. 1. Como un detalle de las comunas. 2. Como un detalle de los meses 3. Como un filtro aplicable a la Tabla Dinmica Agregar ms filas al rea Filas Para agregar ms campos al rea de filas, simplemente se agregan a esta rea Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA

ACCION 20

Arrastre el campo CODIGO CURSO a continuacin del campo COMUNA en el rea Rotulo de Fila

Inmediatamente, la tabla dinmica se actualiza agregando el campo CODIGO CURSO. Ahora se muestra por cada comuna el detalle de los cursos realizados Similar a la imagen inferior.

Al dar clic en los botones (-) que aparecen junto al numero de cada comuna, es posible ocultar el detalle de los cursos.

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Cambiar un campo desde el rea fila al rea columna Para desplazar un campo de un rea hacia otra, basta arrastrarlo desde el rea donde se encuentra hasta el rea de destino. Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA

ACCION 21

Arrastre el campo CODIGO CURSO desde el rea Rtulos de Fila, a continuacin del campo MES, en el rea Rotulo de Columna

Inmediatamente, la tabla dinmica se actualiza agregando el campo CODIGO CURSO en las columnas. Ahora se muestra por cada mes el detalle de los cursos realizados Similar a la imagen inferior.

Al dar clic en los botones (-) que aparecen junto a cada mes, es posible ocultar el detalle de los cursos. Crear un campo de filtro Tambin es posible tener uno varios campos de filtro, que muestren una tabla en base a una parte de los datos. Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA

ACCION 22

Arrastre el campo CODIGO CURSO desde el rea Rtulos de Columna, al rea Filtro de Informe.

Inmediatamente, la tabla dinmica se actualiza. Aparece en la parte superior una lista desplegable con todos los cursos dictados que permite establecer un filtro sobre los datos a procesar Similar a la imagen inferior.

Al seleccionar una curso desde esta lista desplegable, la tabla dinmica se actualiza mostrando solo los datos correspondientes a al curso seleccionado.

ACCION 23

Desde la lista desplegable, seleccione el curso: A100

Inmediatamente, la tabla dinmica se actualiza mostrando todos los datos en base al curso seleccionado. Quitar el filtro. Para quitar un filtro, simplemente seleccione, desde la lista desplegable, la opcin (Todas)

ACCION 24

Desde la lista desplegable, seleccione la opcin: (Todas)

Inmediatamente, la tabla dinmica se actualiza mostrando todos los datos.

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OBSERVE QUE JUNTO AL ROTULO DE FILA COMUNAS Y JUNTO AL ROTULO DE COLUMNA MESES TAMBIN APARECEN LISTAS DESPLEGABLES. DESDE ELLAS TAMBIN ES POSIBLE FILTRAR LOS DATOS QUE SE DESEAN VER. Por ejemplo, suponga que solo interesa ver las comunas 1, 4 y 8

ACCION 25 ACCION 26 ACCION 27

En la tabla dinmica, desde el rotulo de la fila COMUNAS, despliegue la lista Similar a un filtro, deje seleccionadas solo las columnas 1, 4 y 8. De clic en el botn Aceptar

Ahora la tabla dinmica muestra los datos referidos a las comunas seleccionadas. Vista porcentual Puesto que los datos que se muestran en la tabla dinmica, corresponden a valores parciales de los totales mostrados en la ultima columna o fila de la tabla dinmica. Se pueden visualizar estos como porcentajes del total. Veamos la forma de hacer esto. Esto se hace desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA

ACCION 28 ACCION 29

Desde el rea Valores, despliegue el men correspondiente al campo Total Seleccione la opcin Configuracin de campo de valor

Aparece la ventana Configuracin de campo de valor

ACCION 30 ACCION 31 ACCION 32

De clic en la etiqueta MOSTRAR VALORES COMO Despliegue el cuadro Mostrar valores como, seleccione la opcin % de la fila De clic en el botn Aceptar

Los datos aparecen como porcentajes. Similar a la imagen inferior.

OBSERVE QUE EL 100% APARECE EN LA COLUMNA DEL TOTAL GENERAL. ESTO SIGNIFICA QUE LOS PORCENTAJES ESTN REFERIDOS A CADA UNA DE LAS COMUNAS. Es decir, el 17,93% que aparece bajo el mes de enero, referido a la comuna 1, debe interpretarse como sigue: Del los ingresos brutos recaudado por cursos realizados en la comuna 1, el 17,93% fue recaudado en el mes de enero Vemoslo de otra manera. Desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA

ACCION 33 ACCION 34

Desde el rea Valores, despliegue el men correspondiente al campo Total Seleccione la opcin Configuracin de campo de valor

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Aparece la ventana Configuracin de campo de valor

ACCION 35 ACCION 36 ACCION 37

De clic en la etiqueta MOSTRAR VALORES COMO Despliegue el cuadro Mostrar valores como, seleccione la opcin % de la columna De clic en el botn Aceptar

Los datos aparecen como porcentajes. Similar a la imagen inferior.

OBSERVE QUE EL 100% APARECE EN LA FILA DEL TOTAL GENERAL. ESTO SIGNIFICA QUE LOS PORCENTAJES ESTN REFERIDOS A CADA UNO DE LOS MESES. Es decir: Del los ingresos brutos recaudados durante el mes de Enero, el 27,11% se obtuvo en la comuna 1 Del mismo modo pueden establecerse porcentajes sobre el total general. Desde el panel LISTA DE CAMPOS DE TABLA DINAMICA

ACCION 38 ACCION 39

Desde el rea Valores, despliegue el men correspondiente al campo Total Seleccione la opcin Configuracin de campo de valor

Aparece la ventana Configuracin de campo de valor

ACCION 40 ACCION 41 ACCION 42

De clic en la etiqueta MOSTRAR VALORES COMO Despliegue el cuadro Mostrar valores como, seleccione la opcin % del total De clic en el botn Aceptar

Los datos aparecen como porcentajes. Similar a la imagen inferior.

En este caso Del total de ingresos brutos recaudados en las comunas 1, 4 y 8, durante los meses de Enero, Marzo, Abril Mayo y Junio, el 7,46% se obtuvo en la comuna 1 durante el mes de Enero Finalmente Esta gua provee una visin general sobre la forma de operar de las tablas dinmicas. La utilidad de estas reside en su capacidad de resumir grandes volmenes de datos mostrando inmediatamente los resultados. Otras caractersticas de las tablas dinmicas pueden ser aprendidas revisando las opciones disponibles en la cinta de opciones. No deje de revisarlas y aprender por si mismo.