Definicin e Implantacin de Metodologas de Gerencia de Proyectos

PROCESO GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

La gestin del alcance del proyecto incluye los procesos requeridos para definir y controlar el alcance del proyecto: lo que est y lo que no est incluido en el proyecto. Creando un plan de gestin del alcance que documente cmo ser definido, verificado y controlado el alcance del proyecto. Desarrollando una declaracin del alcance detallada. Subdividiendo los principales entregables del proyecto en tareas ms pequeas y componentes ms manejables. Formalizando la aceptacin del alcance del proyecto. Controlando los cambios al alcance del proyecto.

Gestin del Alcance Del Proyecto

Planeacin del Alcance

Definicin del Alcance

Verificacin del Alcance

Control del Alcance

Creacin Estructura Detallada de Trabajo

1. PLANEACIN DEL ALCANCE La planeacin del alcance es el proceso de elaborar y documentar progresivamente el trabajo del proyecto. A continuacin se presenta un esquema grfico de los insumos para la planeacin del alcance del proyecto y las salidas generadas en el proceso.
Insumos
Carta del proyecto Declaracin preliminar del alcance Ficha EBI Proyecto de Inversin Plan Contractual Plan del proyecto

Salidas

Planeacin del Alcance

Plan Gestin del alcance del proyecto

Proceso Gestion Alcance del Proyecto

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INSUMOS

Carta del Proyecto Declaracin preliminar del Alcance Ficha EBI Proyecto de Inversin Plan Contractual Plan del proyecto

Planeacin del Alcance

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3

Carta del Proyecto: Es el documento que autoriza formalmente un proyecto. Incluye las necesidades del negocio que orientan la ejecucin del proyecto y la descripcin del producto que ser entregado al terminarlo. Declaracin preliminar de Alcance: La declaracin del alcance es la base para la identificacin de los objetivos del proyecto y de los entregables del proyecto y debe ser validado con el nivel superior dentro de la estructura jerrquica del proyecto.

4
Ficha EBI: Contempla las caractersticas y funciones especificas a considerar para la entrega del producto final. Proyecto de Inversin: Proporciona una gua en el desarrollo y planeacin del alcance del proyecto. Plan Contractual: Proporciona una gua en el desarrollo y planeacin del alcance del proyecto. Plan del Proyecto: Proporciona una gua en el desarrollo y planeacin del alcance del proyecto.

1
Es importante tambin considerar otros insumos para la planeacin del alcance como los procesos organizacionales existentes (polticas, procedimientos e informacin histrica) y factores ambientales organizacionales (cultura, infraestructura, polticas de personal, condiciones del mercado). TCNICAS PARA LA PLANEACIN DEL ALCANCE 1 La gua del juicio de expertos de interesados en el proyecto y del Gerente de Proyectos, as como plantillas y formatos existentes, permiten el desarrollo del plan de gestin del alcance del proyecto.

Proceso Gestion Alcance del Proyecto

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SALIDAS

Planeacin del Alcance

Plan Gestin del Alcance del Proyecto

Plan de Gestin del Alcance del Proyecto: Este documento describe cmo ser definido, documentado, verificado, manejado y controlado el alcance del proyecto y cmo sern integrados los cambios de alcance en el proyecto. 2. DEFINICIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO Realizar una definicin detallada del alcance del proyecto es muy importante para la posterior identificacin, definicin y construccin de los entregables del proyecto. A continuacin se presenta un esquema grfico de los insumos para la definicin del alcance del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

Insumos
Carta del proyecto Declaracin preliminar del alcance Plan gestin del Alcance ` Requerimientos de Cambios aprobados

Salidas

Definicin del Alcance

Alcance del proyecto Requerimientos de ` cambios Plan gestin del Alcance actualizado

INSUMOS

Carta del proyecto Declaracin preliminar del alcance Plan de gestin del alcance Requerimientos de Cambios aprobados

Definicin del Alcance

Proceso Gestion Alcance del Proyecto

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Definicin e Implantacin de Metodologas de Gerencia de Proyectos La carta del proyecto, la declaracin preliminar del alcance y el plan de gestin del alcance fueron explicados con anterioridad. 1 Requerimientos de cambios aprobados. Los cambios aprobados pueden generar cambios en el alcance del proyecto.

TCNICAS PARA LA DEFINICIN DEL ALCANCE Los componentes constitutivos de los entregables se deben describir en trminos de resultados tangibles y verificables para facilitar la medida del desempeo. SALIDAS

Definicin del Alcance

Alcance del proyecto Requerimientos de cambios Plan gestin del Alcance actualizado

2 3 4 Alcance del Proyecto: Describe en detalle los entregables del proyecto y el

trabajo requerido para crearlos, como tambin los principales objetivos del proyecto.

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DEFINICIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO (nombre)
Descripcin del producto o servicio a prestar: Describa brevemente el producto o servicio Criterios de aceptacin del producto: Describa los criterios definidos para la aceptacin del producto Justificacin del Proyecto: Describa brevemente la justificacin del producto Descripcin Objetivos del Proyecto De Negocio De Costos De Tiempo De Calidad Tcnicos Mtrica Objetivo

Requerimientos del Proyecto Interesados Expectativas Necesidades Condiciones de Entregables Especificaciones de Entregables

Descripcin

Fase

Producto

Entregables del Proyecto Tipo Servicio

Formato y/o Documentacin

Responsable

Restricciones del Proyecto Descripcin Fase Efecto

Supuestos o premisas del Proyecto Descripcin Fase Tipo Riesgo Impacto

Observaciones y/o recomendaciones :

Elaborado por :

Proceso Gestion Alcance del Proyecto

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Definicin e Implantacin de Metodologas de Gerencia de Proyectos 7 Requerimientos de cambios. Que afecten el plan del proyecto y los planes subsidiarios pueden generarse durante la definicin del alcance del proyecto.
REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS
Fecha solicitud del cambio: Originador del cambio: Descripcin del cambio : Razn del cambio : Alta ___ Categoria del Cambio Media ___
Escriba la fecha de solicitud del cambio (DD-MM-AA) Escriba el nombre de la persona originadora del cambio Describa brevemente el requerimiento de cambio Describa brevemente las razones principales del cambio

Baja ___

Crtico ___

Nivel del Prioridad del Cambio Alto ___ Medio ___

Bajo ___

Evaluacin de los resultados del impacto del requerimiento Costos Entregables Esfuerzo de trabajo Proyecto Cronograma Otras

Trmite de autorizacin del requerimiento Aprobado Rechazado Postergado Fecha Decisin Autorizador Fecha Implementacin
aprobacin) (en caso de

Observaciones y/o recomendaciones : Elaborado Por:

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10 Plan de gestin del alcance actualizado. Puede requerir actualizaciones como resultado de la definicin del alcance.

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3. CREACIN DE LA ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO La definicin del alcance involucra la subdivisin de los principales entregables del proyecto en componentes ms pequeos y ms manejables para: Mejorar la exactitud en los estimativos de costos, duracin y recursos Definir una lnea base para la medicin y el control del desempeo Facilitar la asignacin de responsables

A continuacin se presenta un esquema grfico de los insumos para la creacin de la estructura detallada de trabajo y las salidas generadas en el proceso.
Insumos Salidas
Actualizaciones Estructura detallada de trabajo Diccionario Estructura detallada de trabajo Lnea base del alcance Requerimientos de cambios

Alcance del proyecto Plan gestin del Alcance Requerimientos de cambios

Creacin Estructura Detallada de Trabajo

INSUMOS

Alcance del proyecto Plan gestin del Alcance Requerimientos de cambios

Creacin Estructura Detallada de Trabajo

Proceso Gestion Alcance del Proyecto

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Definicin e Implantacin de Metodologas de Gerencia de Proyectos 1 El alcance del proyecto, el plan de gestin del alcance y los requerimientos de cambios ya fueron tratados con anterioridad. Es importante tambin considerar como insumos para la creacin de la estructura detallada de trabajo los factores ambientales organizacionales existentes (cultura, infraestructura, polticas de personal, condiciones del mercado). TCNICAS PARA LA CREACIN DE LA ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO 1 La descomposicin involucra subdividir los principales entregables del proyecto en subentregables ms pequeos, componentes ms manejables hasta que los entregables sean definidos con suficiente detalle para soportar el desarrollo de las actividades del proyecto

SALIDAS

Creacin Estructura Detallada de Trabajo

Actualizaciones Estructura detallada de trabajo Diccionario Estructura detallada de trabajo Lnea base del alcance Requerimientos de cambios

1 2
Actualizaciones: Como resultado de la aprobacin de requerimientos de cambios en el proceso de la creacin de la estructura detallada de trabajo, se deben actualizar el alcance del proyecto y el plan de gestin del alcance. 1 Estructura detallada de trabajo: Es una agrupacin de los componentes del proyecto orientado a los entregables que organiza y define el alcance total del proyecto.

Proceso Gestion Alcance del Proyecto

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Definicin e Implantacin de Metodologas de Gerencia de Proyectos Diccionario estructura detallada de trabajo: Las descripciones de los componentes de trabajo se recolectan en un diccionario que incluye descripciones de los paquetes de trabajo e informacin de planeacin tal como actividades del cronograma, presupuesto de costos y asignaciones de personal.
Diccionario Estructura Detallada de Trabajo
Cdigo Identificacin Componente Descripcin Componente Declaracin de trabajo Responsable Puntos de Requerimientos de Referencias Verificacin calidad tcnicas Lista de Actividades Asociados Recusos Requeridos Costos Estimados

Observaciones : Realizado por:

2 3 4

Lnea base del alcance: El alcance aprobado del proyecto junto con la respectiva estructura detallada de trabajo y el diccionario asociados, son la lnea base del alcance para el proyecto Requerimientos de cambios: La creacin de la estructura detallada de trabajo puede generar requerimientos de cambios en el alcance del proyecto y sus componentes.

4. VERIFICACIN DEL ALCANCE Consiste en la aceptacin del alcance por parte de los interesados en el proyecto. A continuacin se presenta un esquema grfico de la verificacin del alcance y las salidas generadas en el proceso.

Insumos

Salidas

Alcance del proyecto Diccionario de la estructura detallada de trabajo Plan gestin del Alcance Entregables

Verificacin Del Alcance

Entregables Acciones Correctivas Requerimientos de cambios

Proceso Gestion Alcance del Proyecto

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Definicin e Implantacin de Metodologas de Gerencia de Proyectos

INSUMOS

Alcance del proyecto Diccionario de la estructura detallada de trabajo Plan gestin del Alcance Entregables

Verificacin del Alcance

El alcance del proyecto, el diccionario de la estructura detallada de trabajo y el plan de gestin del Alcance fueron tratados con anterioridad en el presente documento. Entregables: Que hayan sido completados total o parcialmente como resultado de la definicin del alcance.
Lista de Entregables
Nombe del Entregable Fase Descripcin del Entregable
Describa brevemente las especificaciones de cada entregable

5 6

7
Criterios de Aceptacin
Identifique los criterios de aceptacin para los entregables del proyecto

Responsable
Escriba el nombre de la persona responsible de la elaboracin del entregable

Fechas de control
Realizacin
Escriba la fecha de realizacin del entregable

Revisin Calidad

Entrega

Aceptacin
Escriba la fecha mxima de aceptacin del entregable

Relacione los entregables que Identifique y relacione la fase del deben suministrarse durante proyecto en la que debe ser el proyecto considerado

Escriba la fecha de Escriba la fecha revisin de calidad mxima de entrega del entregable del entregable

Observaciones : Realizado por:

8
TCNICAS PARA LA VERIFICACIN DEL ALCANCE 1 2 SALIDAS Las revisiones, auditorias y/o seguimientos incluyen actividades como realizar mediciones, exploraciones y pruebas para determinar si los resultados estn conformes a los requerimientos.

Verificacin del Alcance

Entregables Acciones Correctivas Requerimientos de cambios

Entregables: El proceso de verificacin del alcance documenta los entregables que han sido aceptados.

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Definicin e Implantacin de Metodologas de Gerencia de Proyectos 1 Acciones correctivas: Que deban seguirse como resultado de la verificacin del alcance del proyecto. Requerimientos de cambios: Que resulten de la verificacin del alcance deben ser documentados y procesados. 5. CONTROL DEL ALCANCE El control de cambios del alcance tiene que ver con influenciar los factores que crean los cambios del alcance para asegurar que los cambios son acordados, determinar que el alcance ha cambiado y administrar los cambios cuando ocurran. A continuacin se presenta un esquema grfico de los insumos para el control del alcance del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

Insumos
Alcance del proyecto Diccionario de la estructura detallada de trabajo Plan gestin del Alcance Reportes de desempeo Requerimientos de cambios aprobados

Salidas
Actualizaciones

Control del Alcance

Recomendaciones Acciones correctivas Requerimientos de cambios

INSUMOS

Alcance del proyecto Diccionario de la estructura detallada de trabajo Plan gestin del Alcance Reportes de desempeo Requerimientos de cambios aprobados

Control del Alcance

El alcance del proyecto, el diccionario de la estructura detallada de trabajo y el plan de gestin del alcance fueron explicados con anterioridad en el presente documento. 2 3 Reportes de desempeo: Proveen informacin sobre el desempeo del alcance, tales como los entregables provisionales que han sido entregados y los que todava no.
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Proceso Gestion Alcance del Proyecto

Definicin e Implantacin de Metodologas de Gerencia de Proyectos

Requerimientos de cambios aprobados Los cambios impactan el alcance del proyecto ya que pueden requerir expandirlo o reducirlo.

TCNICAS PARA EL CONTROL DEL ALCANCE 1 Un control de cambios del alcance define los procedimientos para los cuales se puede cambiar el alcance del proyecto. Incluye el trabajo administrativo, los sistemas de seguimiento, y los niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios.

SALIDAS

Control del Alcance

Actualizaciones Recomendaciones Acciones correctivas Requerimientos de cambios

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Actualizaciones: El control del alcance puede requerir actualizaciones sobre: Alcance del proyecto Estructura detallada de trabajo Diccionario de la Estructura detallada de trabajo Lnea base del alcance El Plan del proyecto

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Recomendaciones de Acciones correctivas. Para lograr lo que se espera del proyecto a futuro, en lnea con el plan del proyecto. Requerimientos de cambios. Los cambios en el alcance generalmente requieren ajustes a los costos, tiempos, calidad, u otros objetivos del proyecto.

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