VIII LATINCORR 2012 (INTME-011-LATC2012)

MODELO DE AUDITORA INTERNA AL SISTEMA DE GESTIN DE INTEGRIDAD DE ACTIVOS ESTTICOS APLICADO EN LA VPR DE ECOPETROL S.A. David Ernesto Castellanos*, Miguel Mateus**, Ludwig Lpez** *Corporacin CIMA**Ecopetrol S.A. Para los campos de produccin de petrleo operados por Ecopetrol S.A. se estableci un Modelo de Gestin de Integridad Mecnica de Activos Estticos (MGIAE), sin embargo, exista la necesidad de verificar el nivel de incorporacin y aplicacin de la estrategia corporativa en los diferentes campos, por lo tanto, se dise y ejecut un programa de auditoras internas con el fin de asegurar que el modelo de gestin aplicado estuviera acorde con los procedimientos establecidos y dentro de los parmetros de eficiente, eficaz y fiable. El modelo de auditora interna calific cuantitativamente el nivel de aseguramiento y sostenibilidad de los pilares estructurales del MGIAE, a travs de preguntas con calificacin numrica, las cuales fueron establecidas a partir de una revisin del estado del arte en gestin de integridad de activos y el juicio de los expertos del grupo de integridad mecnica de Ecopetrol S.A. El programa de auditoras se aplic a los diferentes campos de produccin durante el ao 2009; los auditores fueron profesionales de integridad de campos diferentes a los auditados, lo cual, fortaleci el aseguramiento del conocimiento dentro de la organizacin. El presente modelo cuantitativo permite llevar una trazabilidad del proceso en el tiempo y comparar el nivel de aseguramiento y sostenibilidad del MGIAE en los diferentes campos de produccin; otra de las cualidades este modelo de auditora, es el establecimiento de fortalezas, as como el hallazgo de acciones de mejora y recomendaciones tanto genricas, como particulares, que alimenten la mejora continua del MGIAE.

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INTRODUCCIN. Las auditoras internas al programa de integridad, tienen como objetivo asegurar que el Modelo de Gestin de Integridad de Activos Estticos (MGIAE) sea llevado a cabo en conformidad con los procedimientos establecidos buscando su incorporacin de manera eficiente, eficaz y fiable. El desarrollo del modelo de auditora comprendi desde la etapa de concepcin y diseo, hasta la aplicacin y sostenibilidad del proceso; por lo que se contempl el hacer seguimiento y cierre de las oportunidades de mejora halladas as como la potencializacin de las fortalezas encontradas. La auditora al MGIAE se aplic en los diferentes campos de produccin de la Vicepresidencia de Produccin de Ecopetrol S.A. (VPR), durante el ao 2009, los auditores fueron profesionales de integridad de campos de produccin diferentes a los auditados, permitiendo el intercambio de experiencias, lecciones aprendidas y el aseguramiento del conocimiento dentro de la organizacin. El diseo de la auditora est enfocado a garantizar la trazabilidad en el tiempo y comparar los niveles de aseguramiento y sostenibilidad del MGIAE; los resultados permiten establecer el nivel de sostenibilidad del proceso en los diferentes campos de produccin operados por Ecopetrol S.A. METODOLOGA En la etapa de concepcin del modelo de auditora se estableci como estrategia, evaluar cada uno de los pilares que se encuentran intrnsecos dentro del Modelo Gestin de Activos Estticos, ver Figura 1, verificando la eficiencia, eficacia y fiabilidad en la aplicacin de los procedimientos establecidos.

Figura 1. Elementos de verificacin en la auditora al programa de integridad mecnica.

VIII LATINCORR 2012 (INTME-011-LATC2012) A partir de una revisin del estado del arte en Gestin de Integridad de Activos y el juic io de los expertos del grupo de integridad mecnica de Ecopetrol S.A., se establecieron los objetivos especficos en cada uno de los pilares del MGIAE; se seleccionaron las preguntas enfocndolas a la consecucin de los objetivos especficos, los cuales para cada pilar son: 1. Pilar Organizacional Poltica: Identificar la interiorizacin y compromiso de los lineamientos corporativos relacionados con el MGIAE. Estructura Organizacional: Analizar pertinencia de la estructura organizacional con los requerimientos del MGIAE. Estrategia: Validar que los procesos de gestin favorezcan el cumplimiento y eficacia del MGIAE. Documentacin: Identificar la documentacin y su cobertura en el registro y gestin de las actividades del MGIAE. Competencias: Analizar si se cuenta con profesionales calificados y con un plan de desarrollo para cumplir requerimientos presentes y futuros. Aseguramiento del conocimiento: Verificar la continuidad del MGIAE en funcin de los procesos, independiente de las personas. 2. Pilar Tcnico Aseguramiento de la informacin: Identificar la aplicacin de requerimientos, aseguramiento, disponibilidad y anlisis de la informacin. Evaluacin del riesgo: Verificar que los planes de accin se deriven de los anlisis de riesgos. Plan de accin: Verificar la priorizacin en la ejecucin de los planes de accin en funcin del riesgo. Incorporacin Tecnolgica: Verificar la incorporacin de la investigacin y transferencia de tecnologa para la solucin de los problemas del MGIAE. 3. Pilar de Mejora Continua Seguimiento y desempeo: Verificar existencia, comportamiento y efectividad de indicadores. Identificar acciones y/o procesos que retroalimentan los indicadores. Sostenibilidad: Establecer que existan procesos o condiciones que avalen que el programa se encuentra en la etapa de sostenibilidad. El proceso de ejecucin de las auditoras se realiz siguiendo un diagrama de flujo, el cual es presentado en la Tabla 1. En la primera parte de la planeacin, est la determinacin del cronograma de la auditora, el cual se desarrolla teniendo en cuenta las siguientes premisas establecidas en consenso con el juicio de expertos de integridad de Ecopetrol S.A.: Los grupos de auditores estn conformados por dos personas (un auditor lder y otro de apoyo), los cuales perteneces al grupo de integridad y son de diferentes campos a los auditados.

VIII LATINCORR 2012 (INTME-011-LATC2012) Para iniciar el proceso de las auditoras, inicialmente se tomar un campo como piloto para analizar la aplicabilidad y realizar las respectivas modificaciones a que haya lugar en las plantillas de evaluacin, posteriormente esta metodologa se extrapolar a todos los campos de la compaa donde se est implementando el MGIAE.
DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD Lder por gerencia del MGIAE, con el apoy o de los prof esionales de integridad de la superintendencia. OBSERVACIN Documentar el f ormato respectiv o y env iarlo a la Direccin de Auditora Interna.

PROCESO

PLANEACIN

Requerimiento de auditoria interna al modelo GIAE Plan de auditoria interna al modelo

Auditor lder de MGIAE.

Elaborar y acordar con el auditado el Plan de Auditora; Elaborar y aprobar las Listas de Verif icacin para la Auditora. Llev ar a cabo la reunin de inicio: Presentacin del equipo auditor. Presentacin de la auditora. Realizar trazabilidad del modelo a equipos Documentar la auditoria en el f ormato de v erif icacin. Presentar inf orme de la auditora.

Auditor lder de MGIAE. Auditor lder de MGIAE.

Reunion de cierre

Auditor lder de MGIAE.

Desarrollo Seguimiento a equipos crticos Desarrollo de entrevistas

Reunion de apertura

Auditor lder de MGIAE. Se deben identif icar las opciones de mejoramiento clav es y de may or impacto para el proceso. Se realizar ev aluacin tanto a la auditora como tal como a los auditores.

Lder por gerencia del MGIAE.

SEGUIMIENTO A DESARROLLO OPORTUNIDADES

Informe de auditora Plan de seguimiento a oportunidades

Lder por gerencia del MGIAE, con el apoy o de los prof esionales de integridad de la superintendencia.

Auditor lder de MGIAE.

Entrega a archiv o de copias de la auditora cumpliendo lineamientos de gestin documental.

EVALUACION DE LA AUDITORIA

Lder por gerencia del MGIAE, con el apoy o de los prof esionales de integridad de la superintendencia.

El seguimiento se debe reportar al grupo de integridad de la VPR.

CIERRE

Tabla 1. Diagrama del flujo del procedimiento de auditora al programa de integridad de Ecopetrol S.A. Durante el desarrollo de las auditoras se realiza una reunin de apertura en la cual se expone el alcance, los objetivos, el procedimiento de realizacin y el cronograma de ejecucin. Las entrevistas a diferentes cargos, se realizan a travs de una lista de verificacin, la cual contempla los cargos especficos a los cuales se les realizan las diferentes preguntas de la lista de verificacin tal como se esquematiza en la Figura 2.

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Figura 2. Ejecucin de la metodologa de auditora al programa de integridad A cada una de las preguntas de la lista de verificacin se le asign una calificacin de acuerdo con los niveles establecidos en la Tabla 2, la cual est en correspondencia con los criterios definidos por el juicio de expertos. CALIFICACIN 4 3 2 1 SIGNIFICADO EFECTIVO IMPLEMENTADO DOCUMENTADO DEFICIENTE CORRECTIVOS No requiere Opciones de mejora para lograr/mejorar la eficacia Requiere acciones claras e inmediatas Debe construir/reconstruir en el tema

Tabla 2. Nivel de calificacin para cada una de las respuestas de la lista de verificacin. La calificacin para cada uno de los pilares del MGIAE se normaliz en un valor de 10, la cantidad de preguntas formuladas por cada tema y subtema se indican en la Tabla 3. Tabla 3. Nmero de preguntas por pilar para la auditora al MGIAE. PILAR SUBTEMA N DE CUESTIONARIOS Poltica Estructura organizacional Estrategia ORGANIZACIN Documentacin Competencias Aseguramiento del conocimiento Aseguramiento de la informacin Evaluacin del riesgo TCNICA Planes de accin Incorporacin tecnolgica Indicadores de desempeo SOSTENIBILIDAD Sostenibilidad 4 5 9 4 2 6 9 5 5 4 9 5

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Las oportunidades de mejora (aspectos con calificacin normalizada menor a 9), fortalezas (aspectos con calificacin normalizada mayor a 9) y recomendaciones se presentan en la reunin de cierre de la auditora. La identificacin y seguimiento a las oportunidades de mejora se realiza de la siguiente forma: Luego de identificar un elemento con baja calificacin o con existencia de oportunidad de mejora, se define la causa bsica utilizando procedimientos corporativos, como los son el anlisis de causa raz o la metodologa de espina de pescado. Cada oportunidad debe estar estructurada especificando las actividades, responsabilidades, fecha y meta. Cada rea auditada, realiza la estructuracin, contemplando el plan de seguimiento. La estructuracin del plan de seguimiento a oportunidades no debe sobrepasar los 40 das hbiles despus de haber sido entregado formalmente el informe de auditora. El plazo en la ejecucin de las acciones de mejora definidas no debe superar el ao a partir de la definicin del plan. Al final del proceso se realiza una evaluacin de la auditora, cuyo objetivo es el de determinar los beneficios obtenidos con la ejecucin de la auditora e identificar los elementos para realizar acciones de mejora del proceso de auditora. En el cierre de la auditoria se hace entrega formal de la documentacin que soporta el trabajo de la auditora. El auditor lder entrega copias de todos los formatos y evidencias, cumpliendo con los lineamientos de gestin documental corporativos vigentes de Ecopetrol S.A. El seguimiento de las oportunidades de mejora es coordinado por la el grupo de integridad de la Vicepresidencia de Produccin, siendo responsabilidad de cada gerencia, el seguimiento y tratamiento de las oportunidades de mejora resultante de las auditoras. RESULTADO DE LA AUDITORIA AL MGIAE

Los resultados generales de la auditora, dejaron en evidencia el compromiso de la organizacin hacia la mejora continua del MGIAE, el cual, est orientado a la proteccin de la vida, el ambiente y lograr una operacin segura y confiable. Realizado un anlisis de los subelementos valorados en la auditora, se identifican picos de tendencias los cuales evidencian fortalezas y opciones de mejoramiento tanto genricas como particulares de los diferentes campos. En la Figura 3, se refleja opciones de mejoramiento en la estrategia y el aseguramiento del conocimiento; de igual manera el programa presenta fortaleza en la estructura organizacional, competencias del personal implicado y la evaluacin de riesgo.

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Figura 3. Tendencias de fortalezas y opciones de mejoramiento de los diferentes elementos evaluados en la auditoria MGIAE. FORTALEZAS: La estructura organizacional est alineada con el tema de integridad, para lo cual ha previsto el recurso humano y el econmico. Los presupuestos destinados para estas actividades son priorizados de acuerdo con los requerimientos establecidos por el nivel de riesgo. Los planes de accin contienen las especificaciones tcnicas fundamentales y adecuadas y se exigen requisitos de calidad y personal idneo para la realizacin de las actividades. Fue evidente en todos los niveles de la organizacin que se analizan los incidentes ambientales para revisar/adecuar la estrategia de su control. Se hace seguimiento sistemtico a la ejecuc in oportuna de las actividades planeadas. Se evidenci seguimiento sistemtico a los problemas de corrosin y la eficacia del control mediante tratamiento qumico. OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO: El concepto tcnico de Integridad mecnica es difuso para los funcionarios externos al equipo de Integridad. No se ha abordado claramente el tema de Aseguramiento del conocimiento en Integridad. El aseguramiento de la informacin debe mejorar a travs del anlisis de resultados y de limitaciones tcnicas. Fue poco evidente la interaccin con personal de produccin y mantenimiento para el anlisis de los problemas de integridad del campo. El manejo del riesgo puede ser mejorado registrando y analizando las amenazas, as como mejorando el manejo del cambio y en el registro de acciones temporales.

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No se tienen formulados indicadores en los mandos medios, los cuales son indispensables para priorizar y monitorear formalmente. CONCLUSIONES El programa de auditoras permiti verificar la interiorizacin del modelo de manera prctica rpida y eficaz. La estructura de realizacin de las auditoras internas, permiti el aseguramiento del conocimiento del MGIAE, dentro de la organizacin, a la vez que se comparte de manera participativa las historias de xito de cada una de las superintendencias. Este programa de auditoras se presenta como una alternativa innovadora que permite la obtencin de una medicin cuantitativa de aplicacin de los modelos de integridad en los campos de produccin. Uno de los principales aportes de la auditora interna al programa de integridad, es su foco hacia la bsqueda de oportunidades para el fortalecimiento de los procesos. AGRADECIMIENTOS A todas las personas e instituciones que de una u otra manera contribuyeron para el desarrollo del programa de auditora a la implementacin del programa de integridad de los campos de produccin de Ecopetrol S.A. BIBLIOGRAFA ICONTEC, Norma ISO 9001 v2000. Numeral 8.2.2 API RP 580 Application of Risk Based Inspection Methodology in the production and Petrochemical industry API 581 :2008 : PART 2 ANNEX 2A API 1160 :2001 : Managing System Integrity for Hazardous Liquid Pipelines 13.5 AUDITS Center For Chemical Process Safety CCPS of American institute of chemical engineers, Guidelines For Mechanical Integrity System, 2006, pg 231-233 NTC-ISO 9001:2000 NTC-ISO 14001:2004 NTC-ISO 19011:2002 NTC-OSHAS 18001:2007 PAS 55:2008 British Standard Asset Management