INACAP SANTIAGO - SUR Sistemas de Informacin I Seccin 326.

Semestre Otoo 2010 Analista Programador

DOCENTE:Armando Muoz SECCION:326 INTEGRANTES:Claudio Daz Marcelo Gonzlez FECHA:02 Julio del 2010

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INDICE
Contenido Pgina

1. Introduccin.. 2. Aspecto inicial de la empresa... Presentacin de la empresa..

i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. Estructura Organizacional Personal. Objetivos de la empresa............ Fortalezas.. Debilidades... Amenazas.. Oportunidades... Posicin de la empresa en el mercado.. Competencia. Clientes. Proveedores..

3 4 4
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Tecnologa... Descripcin del proceso productivo o servicio Inversiones... Informtica en la empresa 3. Situacin inicial del Proyecto...
i. Descripcin del proyecto (Descripcin del problema/Solucin Planteada).. ii. Estudio de factibilidad.. Factibilidad tcnica.. Factibilidad legal.. Factibilidad operacional... Factibilidad financiera. Fortalezas del proyecto. Debilidades del proyecto.. Amenazas del proyecto. Oportunidades del proyecto..

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iii. iv. v. vi.

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4. Control del sistema (Carta Gantt).

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INTRODUCCION

El querer optimizar trabajos y rutinas siempre ha sido un desafo, con todo lo que ello implica, desde que se piensa la idea, hasta que el sistema esta operativo y todos los usuarios capacitados para poder utilizarlo, en ese momento es cuando se comienzan a optimizar los procesos, los tiempos se reducen, las tareas se simplifican y la documentacin correspondiente se agiliza y ordena. La institucin elegida es el INE (Instituto nacional de estadsticas) y el proyecto que desarrollaremos consiste en un sistema administrador de documentacin. Debido al alto trfico de documentos que esta organizacin maneja haciendo estadsticas, censos, etc., seria muy til un sistema de estas caractersticas, para mantener de manera mas organizada la documentacin que se maneja. En el siguiente informe se detallara todo el proceso de creacin del proyecto, empezando por conocer la historia y a la vez detalles interesantes del Instituto Nacional de Estadsticas, hasta llegar a la creacin del proyecto que se desarrollara.

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1.

ASPECTOS DE LA EMPRESA

Presentacin de la empresa El INE en la Historia

El Instituto Nacional de Estadsticas es uno de los organismos pblicos con mayor trayectoria en el pas. Desde 1843 se cuenta en su quehacer numerosos Censos, encuestas y estudios de la realidad nacional. En la actualidad, el INE ha ampliado las reas de trabajo, entregando al pas ms de 70 indicadores de calidad, en una diversidad temtica: empleo, precios, poblacin, cultura, seguridad ciudadana, economa y muchos otros.

Primeros Pasos
Antes de la constitucin de la Repblica de Chile, en 1778-1779 se realiz el primer Censo de carcter general, bajo el mandato del Gobernador espaol Agustn de Juregui y realizado por el Obispado de Santiago en un empadronamiento desde el desierto de Atacama hasta el ro Maule. La base fueron los curatos y se clasificaba segn: clases, estados y castas. Los habitantes eran denominados almas y se diferenciaban en soldados, cristianos, infieles espaoles, mestizos, negros e indios de paz y de guerra. El segundo Censo se hizo en la administracin del gobernador Ambrosio O Higgins en 1791, usando libros parroquiales. Durante La Colonia se contaba con un sistema estadstico muy simple, basado en la informacin de instituciones gubernamentales o eclesisticas. Ellas registraban rentas, gastos, la deuda pblica, importaciones, exportaciones, produccin de oro, plata y cobre, entre otras. Tambin se llevaba un registro de bautismos, entierros y casamientos. En el gobierno de Manuel Bulnes, el 27 de marzo de 1843 se dict un decreto que creaba una Oficina de Estadstica, dependiente del Ministerio del Interior con el objetivo de proporcionar un exacto conocimiento de las condiciones actuales del pas en general y de cada una de las provincias y departamentos que los componen en particular. En 1847 se promulg definitivamente la ley y la oficina estaba integrada inicialmente por cuatro personas del Ministerio.
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En julio de 1843 dictan la Ley de Censos, en el gobierno del Presidente Manuel Bulnes y se instaura un plazo de diez aos para la realizacin regular de Censos de Poblacin.

Cruzando el umbral del siglo XX

En 1928 se ampliaron las estadsticas nacionales y por primera vez se realizaron censos de Industria y comercio. En el mismo ao, se elabor el primer ndice de Precios al Consumidor (IPC), construido en base a una encuesta sobre consumo de productos y servicios entre las familias de 68 empleados de la oficina de Santiago y consider 43 artculos. En 1970 el organismo cambi de nombre. La Direccin de Estadstica y Censos pas a llamarse Instituto Nacional de Estadsticas (INE). En las dcadas posteriores sigui desarrollando diversos tipos de estadsticas nacionales. Se realizaron censos de poblacin, de vivienda, agropecuarios, de industrias manufactureras y se gener una extensa cartografa, detallada a nivel de manzanas en zonas urbanas y de localidades pobladas en zonas rurales. La entrega del ndice de Precios al Consumidor (IPC) se consolid de manera mensual. Actualmente el INE es el organismo rector del Sistema Estadstico Nacional (SEN), que integra a los principales productores y usuarios de este tipo de informacin. Su finalidad es coordinar y mejorar la pertinencia de la produccin estadstica, intercambiar puntos de vista y normar estndares comunes. En febrero de 2006 el INE ingres como observador al Comit Estadstico de la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmico (OCDE), lo que demuestra el esfuerzo permanente de la institucin por lograr altos estndares de calidad en sus indicadores.

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i.

Estructura Organizacional

ii. Personal
El equipo de personas que trabajan en el Instituto Nacional de Estadsticas se ha incrementado paulatinamente para responder a las necesidades estadsticas del pas. Funcionarios de Planta, a Contrata y Honorarios de todo el pas apoyan esta labor.

iii. Objetivos de la empresa Misin institucional

El INE, es el organismo tcnico e independiente que produce, analiza y difunde las estadsticas oficiales y pblicas de Chile. Proporciona informacin econmica, social, demogrfica, medioambiental y censal de manera
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transparente y accesible, con la finalidad que los agentes pblicos, privados, investigadores y ciudadanos tomen decisiones informadas y as fortalecer una sociedad abierta y democrtica.

Visin institucional
En el ao 2012 el INE ser una organizacin que poseer estndares de calidad y transparencia comparables a las mejores prcticas de los pases pertenecientes a la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmico (OCDE), tanto en el desarrollo de su capital humano como en la cobertura de sus productos y servicios.

iv. Fortalezas Las fortalezas del INE, estn dadas por su larga trayectoria, por haber logrado un nivel tcnico que le ha permitido ser reconocido y avalado por organizaciones internacionales como la OCDE, adems de su presencia a nivel nacional teniendo presencia en las 15 regiones del pas y 8 sedes provinciales. v. Debilidades Las debilidades del INE tienen que ver con problemas en la modernizacin e integracin temprana de tecnologas que apoyen la gestin dando como resultado un mix de soluciones no integradas que pudiera estar generando redundancia de procesos o procesos de traspaso de informacin extra. vi. Amenazas Las amenazas a las que se pueden enfrentar un organismo tcnico del estado como es el INE tienen que ver con el cuestionamiento de los resultados y metodologa aplicadas para obtenerlos y con la posibilidad de creacin del algn estamento que cumpla funciones similares por parte del estado.

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vii. Oportunidades Gracias al reciente reconocimiento del INE por parte de la OCDE y el ingreso de Chile a dicha organizacin, el INE ver generarse una abanico de oportunidades tanto en la valides de sus estudios como en torno a una creciente autonoma institucional. viii. Posicin de la empresa en el mercado Indudablemente el INE tiene un lugar preponderante de liderazgo en el rea de las estadsticas en Chile, por el hecho de ser el organismo oficial de las estadsticas y ente rector de las metodologas estadsticas en cuanto a los estudios a realizarse para el estado. ix. Competencia El Instituto Nacional de Estadsticas no tiene competencia, ya que es la nica organizacin en realizar este tipo de tareas. x. Clientes El principal y nico cliente es el estado, que en sus distintos estamentos ministerios, subsecretarias, e institutos demandan estudios estadsticos, a fin de poder conocer con certeza la realidad nacional y disear planes de intervencin. xi. Proveedores El INE est sujeto a la normativa que especifica que los proveedores deben ser elegidos mediante licitacin pblica a travs del sistema Chilecompras.
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B)

Tecnologa

Dentro de la institucin existen distintas implementaciones tecnolgicas, basadas en bases de datos de distinta ndole y soporte, con arquitecturas cliente-servidor, tanto a nivel interno como externo, a travs del uso de formularios web para la captura de datos. C) Descripcin del proceso productivo o servicio El servicio brindado por el INE es la produccin de estadsticas a nivel nacional referente a las distintas reas de accin e intervencin estatal, siendo algunos de los indicadores mas emblemticos el IPC (ndice de Precios al Consumidor), Encuesta de ndice de Remuneraciones, Encuesta del Empleo, La ENIA, y los Censos de poblacin. D) Inversiones El INE no posee inversiones propias, al ser un ente estatal las inversiones y su presupuesto est ligado a la ley de presupuesto general de la nacin.
E)

Informtica en la empresa.

El INE cuenta con un departamento de informtica, constituido por un rea de soporte, un rea de desarrollo, y otra de explotacin y sistemas crticos, los que soportan una red de rea extendida a nivel nacional y la integracin de los distintos sistemas que van desde software estadstico, la ofimtica, intranet, sistema de sueldos, registro de asistencia, hasta sistemas de informacin geogrfica

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2.

SITUACION INICIAL DEL PROYECTO

Descripcin del proyecto (Descripcin del problema/Solucin Planteada)

El procedimiento de trabajo de la oficina de partes del instituto nacional de estadsticas se compone de recibir documentacin y correspondencia, clasificarla, copiar, emitir y enviar documentos, y registrar cada movimiento que estos presenten. Los inconvenientes y problemas que se presentan con el uso del sistema actual son diversos, pero el principal problema comienza por que toda la actividad se desarrolla de forma manual, el ms mnimo error en la documentacin o en el manejo de esta, desencadena problemas y retrasos para los procesos dependientes. En la actualidad se utilizan maletas de transporte de correspondencia, software GEA para la gestin de correos, planillas Excel para diversos usos, como para el despacho de valijas, para la enumeracin y fechar los oficios, inclusive algunos documentos se deben escanear e ingresar a una biblioteca virtual. El proyecto en el cual se trabajara, consistir en un Sistema de control de documentacin (SCD) para la oficina de partes. En la institucin a la cual esta destinado el proyecto, el INE, hace un par de aos atrs que se requiere desarrollar un sistema con estas caractersticas, debido al alto trfico de documentos que circulan, relacionados con la alta demanda de informacin con la que se trabaja. El proyecto consistir en un software que lleve el control de la documentacin existente, el seguimiento respectivo para cada documento, cada documento contara con su cdigo y nmero de folio, con el cual se podr conocer el lugar fsico de almacenaje del documento original, se implementara un sistema que permita imprimir cualquier documento que se necesite, el respaldo en la biblioteca virtual se realizara de forma mas rpida y eficiente, minimizando recursos y tiempo. Se propone como solucin la implementacin de una base de datos donde se consolide el manejo de los registros de entrada y salida de documentacin gestionando en base formularios el ingreso de la misma.
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Estudio de factibilidad.

La factibilidad de disear el SCD para la oficina de partes del Instituto Nacional de Estadsticas es un recurso que mejora la gran mayora de los servicios que operan en el INE y no solo los servicios informticos, de apoyo operacional y de documentacin, adems de la valoracin tecnolgica y de equipamiento que posee la Institucin.

Factibilidad Tcnica.

La factibilidad tcnica de las soluciones propuestas tiene tres puntos claves, seguridad y tecnologa: Se puede decir que este proyecto tiene la finalidad de maximizar el uso de tecnologas, como lo son las redes tanto intranet, como el uso de Internet, y este como un enlace desde y hacia los operarios, funcionarios, clientes, etc. La propuesta es factible de instaurar, y su diferencia estara centrada en un problema de costos, ms que en un problema de implementacin. La herramienta software elaborada para el sistema ser de un uso claro y sencillo, por lo que su ideacin y construccin no involucrar una problemtica mayor que la requerida para este tipo de aplicaciones. La implementacin de la base de datos ser un proceso ms complicado, dado el desorden de los datos, donde muchos datos existentes debern ser ingresados en largos procesos de digitacin.

Factibilidad legal.

El proyecto debe ajustarse a la normativa interna del INE, entindase como el Estatuto Administrativo y la Ley de Secreto Estadstico, el cual se podr
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garantizar mediante un sistema de autentificacin a travs de usuario y contrasea.

Factibilidad operacional

Las operaciones nuevas que surgen del proceso de implementacin del sistema no entorpecern el actual proceso de administracin, y una vez instaurado el sistema la mejora de los procesos administrativos, as como de sus tiempos de ejecucin no presentaran problemtica a las operaciones de la empresa. La capacitacin del personal se realizar en lapso de tiempo de 1 mes, por la sencillez de operacin del sistema, ya que una vez instaurado el sistema no ser necesario largos procesos de digitacin, ya que los ingresos de registros se realizaran mediante insercin de cdigos predefinidos para toda la documentacin existente. Por lo tanto la factibilidad operacional supera con creces la expectacin que se tiene respecto a la usabilidad y simplicidad del software.

Factibilidad Financiera

Sujeta a la disponibilidad presupuestaria de la Subdireccin administrativa INE ao 2010, el que depende del plan anual presupuestario del servicio, lo cual implica que podra ser incorporado en el presupuesto del ao 2011.

Fortalezas del proyecto

procesos y documentacin. al cambio y al querer innovar. Mejora en los tiempos de espera. Menor cantidad de errores en los Los trabajadores estn muy expectantes
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Compromiso de los trabajadores con su trabajo y el proceso al ser mas gil habr mayor incentivo.

Debilidades del proyecto

funcione. Gerentes muy poco convencidos de que

Amenazas del proyecto

- Nuevos software que realicen la misma funcin, pero a un costo menor. Oportunidades del proyecto
de espera de los procesos de documentacin, puede ser vendido a otras empresas del rubro.

- El proyecto al ser eficaz y rentable en el tiempo, reduciendo los tiempos

3. TOMA DE REQUERIMIENTOS
Para la toma de requerimientos se emplearon dos mtodos, el primero fue minuta de reuniones, la cual se desarrollo con el gerente de operaciones. El segundo mtodo utilizado fue entrevista, se entrevisto a todos los operarios de la oficina de partes del INE y los resultados fueron los siguientes. Se necesita un desarrollar un software que realice las siguientes tareas. Reciba y registre la documentacin oficial regional interna del INE. Que permita clasificar y asignar estados de tramitacin a la documentacin que es derivada a los distintos departamentos de la institucin y a aquellos que son emanados desde los mismos. Que permita clasificar las rutas de entrega de la correspondencia con sus respectivos comprobantes de entrega. Que permita organizar las carpetas de entrega de correspondencia de los distintos departamentos.
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La implementacin deber recuperar y mantener la informacin existente actualmente en planillas de clculo y bases de dato Access. Que permita enumerar y fechar oficios mediante cdigo de barras. Agregar documentos escaneados a los ya existentes. Que permita agregar documentos a una biblioteca virtual. Que permita agregar firma digital a los documentos (en el caso que sea necesario y solo por la persona encargada) El sistema debe tener la capacidad de generar informes de estado, y estadsticas de envo y tiempo de tramitacin de la documentacin.

4. a.

Anlisis Metodologa aplicada para la toma de requerimiento Encuesta aplicada a cada uno de los operadores del sistema. Minuta de reuniones realizada con el jefe de oficina de partes y el jefe de gestin administrativa.
b.

Eleccin y fundamentacin del paradigma de desarrollo

El paradigma de desarrollo escogido es el complemento de entrega por etapas y prototipado evolutivo, debido a que cada uno de los mbitos del sistema se llevan de forma separada e inconexa, se ira desarrollando e integrando paulatinamente cada uno de los formularios de registro con su respectivo prototipado, facilitando as la capacitacin de los usuarios y la aceptacin del sistema por estos.

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5.

Diseo del Sistema.

a.

Modelamiento UML i. Diagramas de Comportamiento

1.

Diagrama de Clases

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2.

Diagrama de actividades

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3.

Diagrama de casos de uso

Envio:

Nombre de caso de uso: Envio de documentacion Autor: Descripcion: Actores: departamento interno - operador - SCD organismo externo Pre-condicion: usuario logueado coneccion con la base de datos Flujo normal: 1. recibe el documento del departamento interno 2. operador valida el documento 3. se registra el docuemento en SCD 4. se genera guia de entrega 5. el documento se envia al destinatario 6. se archiva guia de entrega

Flujo alternativo: Prof. Armando Muoz Tamponi

1. se devuelve el documento al departamento externo - 17 -

Universidad Tecnolgica de Chile INACAP rea Informtica y Telecomunicaciones Sistemas de la Informacin I por no estar correctamente emitido Post-condicion: 1. se graban movimientos en el SCD

Recepcion:

Nombre de caso de uso: Recepcion de documentacion Autor: Descripcion: Actores: departamento interno - operador - SCD organismo externo Pre-condicion: usuario logueado coneccion con la base de datos Flujo normal: 1. recibe el documento del organismo externo 2. se registra el docuemento en SCD 3. se genera guia de entrega interna. 4. el documento se envia al destinatario 5. se archiva guia de entrega 6. se genera minuta.

Flujo alternativo:

Post-condicion: Prof. Armando Muoz Tamponi

1. se graban movimientos en el SCD - 18 -

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4.

Diagrama de estados

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6.

Conclusin Con el cambio de metodologa de trabajo e implementacin del nuevo sistema se garantiza centralizacin de los datos, disponibilidad de estos para ser consultados, validacin automtica de los mismos, entrega de informes, automatizacin de procesos (generacin automtica de guas y reportes), obteniendo una mejora en las interfaces de ingreso, reduccin de margen de error, disminucin de los tiempo de bsqueda, y alta disponibilidad de los datos.

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7.

Anexo Minuta Reunin.

Minuta de reuniones:
Datos Generales
Fecha Lugar Autor Objetivos Invitados 25-06-2010 Hora Inicio 10 : 30 Hora Trmino 11 : 30 Instituto Nacional de Estadsticas Marcelo Gonzlez Barriga Revisin de resultado toma de requerimientos Cristian Parra - INE Hector Ortega - INE Claudio Diaz -SCD Marcelo Gonzlez - SCD

Los invitados debern enviar su conformidad o comentarios a la presente minuta antes de 48 horas. En caso de no recibir respuestas, la presente se dar por aceptada.

1 Temas tratados Describirlos sin mencionar conclusiones. Identificar iniciales de los relatores con sus declaraciones importantes.

1 2 3

5 6 7 8 9

Entrega de resultados toma de requerimientos (encuesta a operadores del sistema oficina de partes Se solicita informacin acerca de la infraestructura disponible para alojamiento del sistema y plataforma a utilizar en el desarrollo Se discute forma de acceso al sistema y la necesidad de disponibilidad de los datos en lnea para consulta, la posible implementacin de un sistema de log-in y establecimiento de privilegios diferenciado para los usuarios y operadores del sistema Se solicita por parte del INE, calendarizacin de etapas de implementacin y costeo del sistema, el cual solo ser posible de determinar una vez se obtenga la informacin en cuanto a la plataforma a utilizar Se sugiere por parte del INE la factibilidad de que el sistema este basado en internet (formularios web)

2 Conclusiones Describir en base a los temas previamente identificados. No mencionar los compromisos y acuerdos

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1

INE toma conciencia de la necesidad de cambiar la forma en que el registro y seguimiento del envo de correspondencia es llevado actualmente y de las mejoras que ofrece el sistema ofrecido.

2 3 4 5 6 3 Acuerdos # Acuerdo 1 2 3 4 3 Mencionar slo acuerdos tomados en reunin. Incluir fecha y lugar de prxima reunin.

Se acuerda creacin de un prototipo basado en formularios access de prueba para el ingreso de juzgados

4 Nuevos Compromisos Siempre poner en contexto de la persona responsable y slo los compromisos Nuevos. # Compromiso Responsable Fecha Comp romis o

INE se compromete a tener respuesta del departamento de informtica en lo referente a plataforma y disponibilidad de servidores para finales del mes de Julio

2 3 5 Compromisos Pendientes # Compromiso Siempre poner en contexto de la persona responsable. Responsable Fecha Comp romis o

6 Compromisos Terminados Siempre poner en contexto de la persona responsable con las fechas en que se cumpli el compromiso. # Compromiso Responsable Fecha Fecha Com prom iso 1 Entrega de resultados del levantamiento de requerimientos Marcelo Gonzlez 7 Declaraciones Declaracin Sin Declaraciones

Ter mi no

# 1

Emisor

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8 Alertas Identificar los riesgos u obstculos que presente el proyecto. Slo los vigentes. # Alerta 1 Sin Alertas

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Formularios encuesta toma de requerimientos Oficina de Partes INE.

(Muestra del total)

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8.

Bibliografia.

Pgina web del Instituto Nacional de Estadsticas www.ine.cl

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