Comunicacin en la empresa

Relaciones Pblicas e Imagen Corporativa

Importancia de la comunicacin empresarial

Como imagen de la empresa hacia sus pblicos.

Como mejoramiento del clima organizacional.

Como diseminador de la cultura empresarial. Como reductor de los conflictos laborales.

Comunicacin Descendente

Tipos de comunicacin organizacional

Comunicacin Ascendente

Comunicacin Horizontal

Comunicacin Descendente
Tcnicas para mejorarla
a) Obtener la informacin necesaria. b) Desarrollar una actitud positiva hacia la comunicacin. c) Desarrollar y mantener la confianza de los subordinados. d) Desarrollar un plan de comunicacin
TRAMPAS DE LA ACTIVIDAD
Situacin en la que el personal contina realizando actividades que alguna vez tuvieron objetivos claros, pero con el tiempo, dicha persona trabaja sin saber claramente hacia donde van encaminados.

Comunicacin Descendente
a) Obtener la informacin necesaria
Responder preguntas para evitar perder credibilidad. Saber a quien referirse para solicitar informacin.

Comunicacin Descendente
b) Desarrollar una actitud positiva hacia la comunicacin
Compartir informacin con los subordinados.

Retroalimentar inquietudes.
Informar lo que se espera de ellos.

Comunicacin Descendente
c) Desarrollar y mantener la confianza de los subordinados
Conocer sus necesidades y darles importancia. Responder a sus cuestionamientos. Ser recto y justo. Mantenerlos informados sobre la empresa.

Comunicacin Descendente
d) Desarrollar un plan de comunicacin
Principales necesidades de comunicacin
Instrucciones de trabajo peridicas Retroalimentacin del desempeo Noticias oportunas y nuevas

Comunicacin Ascendente
Importancia
Brinda retroalimentacin de los niveles mas bajos sobre la informacin descendente. Permite medir el clima organizacional. Motiva la participacin del empleado en la toma de decisiones. Ayuda a diagnosticar las malas interpretaciones. Incrementa la aceptacin de decisiones ejecutivas por la cercana con el empleado.

Comunicacin Ascendente
Tcnicas para mejorarla
a) b) c) Reuniones peridicas con los subordinados. Mantener una poltica de puertas abiertas. Trasponer los lmites de la oficina gerencial. Cartas de los empleados. Fomentar la participacin de grupos sociales. Estimular las encuestas de actitud. Estimular las encuestas de actitud.

d) e) f)
g)

Comunicacin Ascendente
Dificultades a) Filtros puestos por el subordinado.
Solo envan mensajes que mejoren su posicin.

b) Salto de niveles.
Establecimiento de polticas claras que la eviten.

Comunicacin Ascendente
Dificultades c) Malas suposiciones.
Informacin incompleta.

d) Necesidad de respuesta.
Respuestas rpidas a fin de evitar el cierre de los canales de comunicacin.

Comunicacin Horizontal
Se presenta entre Miembros del mismo departamento. Miembros de distintos departamentos. Miembros de staff.

Comunicacin Horizontal
Cuando fomentarla
a) Cuando se requiera coordinacin entre equipos.

b) Para brindar apoyo emocional y social a los empleados.

Comunicacin Horizontal
Dificultades
a. Competencia desleal. b. Especializacin de las personas o departamentos.

c.

Ocultamiento o control excesivo de la informacin

Comunicacin Formal

Cul es la comunicacin FORMAL?

Por escrito
Segn los canales establecidos

Comunicacin FORMAL
VENTAJAS
Evita las interpretaciones y los malos entendidos. Su distribucin es mas sencilla y eficiente. Es poco costosa. Puede ser almacenada y consultada.

DESVENTAJAS
Requiere inversin de tiempo. No pueden saltarse los canales de comunicacin.

Principales herramientas organizacionales de comunicacin formal

Papales oficiales. Boletines de informacin. Hojas informativas. Peridicos y revistas empresariales. Informes sobre empleados.

Principales herramientas organizacionales de comunicacin formal

Papeles oficiales.
Incluye comunicacin como instrucciones, regulaciones de la oficina, manuales de funcionamiento, memorandos, organigramas, etc.

Es decir toda informacin relacionada al funcionamiento dela empresa.

Principales herramientas organizacionales de comunicacin formal

Boletines de informacin.
Se catalogan con un hbrido entre los documentos oficiales y las hojas informativas. Su propsito es diseminar la informacin de manera inmediata.
Es sencillo, corto, contiene solo hechos.

Principales herramientas organizacionales de comunicacin formal

Hojas informativas.
Son sencillas y de carcter local. Son ideales para informar lo que sucede en un determinado grupo de inters. Son fciles de producir y a muy bajo costo.

Suelen tener una frecuencia de emisin.

Principales herramientas organizacionales de comunicacin formal

Peridicos y revistas empresariales.
Es la evolucin de una hoja informativa; este surge cuando la empresa es lo suficientemente grande. Este proporciona un medio regular de informacin sobre la marcha de la compaa, sus planes, puntos de inters, avisos clasificados, deportes, humor, entre otros.

Principales herramientas organizacionales de comunicacin formal

Informes sobre empleados.
Es un documento abreviado con el reporte anual de resultados de la empresa. No genera grandes costos y es da muchos rendimientos por el efecto que ocasiona en los empleados.

Comunicacin Informal

Cul es la comunicacin INFORMAL?

De forma verbal
No sigue los canales establecidos

Contenidos de la comunicacin informal

Noticias: Anuncios de sucesos recientes que contiene fundamento, pero que no han sido confirmados por una fuente digna de crdito.

Contenidos de la comunicacin informal

Comentarios: Interpretaciones de noticias, de informaciones o de textos.

Contenidos de la comunicacin informal

Rumores: Daina para la comunicacin de una empresa, ya que por lo general es ambigua, carece de fundamentos y en su difusin las personas que los transmiten, filtran y seleccionarn aquellos sucesos que mas impacto le causaron.

Causas del surgimiento de la comunicacin informal

Nerviosismo e inseguridad en el ambiente empresarial. Falta de informacin proporcionada por los canales formales. Inters emocional o personal en una situacin, sobre la que no se ha dado informacin. Necesidad de entrar en contacto con el resto de la gente.

Caractersticas de la comunicacin informal

Brinda retroalimentacin del desempeo. Traduce las ordenes formales en un lenguaje mas accesible. Hace saber extraoficialmente mensajes de relevancia (informacin que no se desea difundir oficialmente) Rpida y flexible. Incompleta, por lo que puede provocar malos entendidos.

Cmo reaccionar ante la comunicacin INFORMAL?

Para evitarla
Difundir informacin de manera oficial, clara y completa.

Para aprovecharla
Estar al tanto de ella, para conocer inquietudes del personal y vaco de informacin.

El Rumor
Es la forma de comunicacin informal que se da sin fundamento o evidencia formal y es trasmitida por canales informales. CAUSAS DEL RUMOR

Inters por la situacin. La ambigedad, lo incierto y/o confuso. Falta de informacin.

El Rumor
ESTRATEGIAS DE ATAQUE AL RUMOR
Reducir las causas del rumor, es decir, la ambigedad. Mejorar las formas de comunicacin formal. Atencin de donde se desarrolla el rumor.