FASE CONTROL VISUAL - SHEIKETSU Conceptos previos CONTROL VISUAL.- Distinguir fcilmente una situacin normal de otra anormal.

. Normal en cuanto existen normas visibles para todos. Y establecer cmo actuar para corregir las desviaciones de la norma. Implantar las 5S puede ser sencillo, lo difcil es mantener esa situacin de forma permanente. Para ello es preciso poder detectar fcil y rpidamente cualquier desviacin o cambio que se produzca, aunque sea pequeo. Se trata de establecer mecanismos de deteccin de anomalas de forma que cualquiera las pueda percibir. El Control Visual es una forma eficaz de hacer aflorar las anomalas para que todos comprendan lo que est ocurriendo en el rea de trabajo, de forma que les sea ms fcil a todas las personas respetar las normas estipuladas. Consiste en establecer sistemas visuales que permitan gestionar fcilmente el nivel alcanzado en organizacin, orden y limpieza. QUE CUALQUIERA PUEDA APRECIAR A SIMPLE VISTA LA ORGANIZACIN, EL ORDEN Y LA LIMPIEZA. Distinguir una situacin normal de otra anormal mediante normas sencillas y visibles para todos. Previamente necesitaremos: o o o o Conocer los elementos a controlar. Establecer la diferencia entre normalidad y anormalidad. Idear mecanismos que permitan el Control Visual. Indicar las acciones correctas en caso de anormalidad.

El Control Visual ayuda a mantener las fases anteriores, de forma que podemos hablar de: o Organizacin visual. o Orden visual. o Limpieza visual. ESTANDARIZAR.- Significa establecer una norma que define una situacin de funcionamiento normal que sirve de referente de actuacin. Problemas por la falta de Control Visual: o Se desconoce si aparecen nuevos materiales innecesarios.

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o Se desconoce si estn todos los elementos necesarios o si falta alguno. o Se desconoce si los elementos necesarios estn ubicados en el lugar correcto. o Se desconoce si existe ms o menos cantidad de la necesaria. o Se desconoce si los procedimientos de limpieza se cumplen. o Se desconoce si se dispone de todos los medios de limpieza. o Se desconoce si los medios de limpieza estn en su sitio. o Se desconoce si los indicadores estn por encima o por debajo de los valores adecuados. o En definitiva, no se puede distinguir de un vistazo la diferencia entre normalidad y anormalidad, lo cual hace ms difcil evitar la vuelta atrs. Caractersticas: o Que se vea fcilmente. o Instalada en los elementos. o Fciles de interpretar. Tcnicas que se pueden utilizar, con imaginacin y creatividad: o o o o o o Mapas. Colores. Etiquetas. Indicadores de lmites. Marcas y smbolos. Luces y sonidos.

Se precisa conocer muy bien los elementos e idear un mecanismo de control visual. Para reconocer con rapidez situaciones inapropiadas, estableciendo el modo de actuar para corregirlas. Sistemas: o o o o o o o Mximos y mnimos. Reposicin. Orden de ubicacin. Indicadores y sealizaciones. Destino (saber quin lo tiene). Colores. Falta (hueco para indicar que falta algo).

El propsito de esta cuarta fase es, en consecuencia, hacer visible y obvio para todos las situaciones anmalas y otros problemas que permanecen ocultos en las empresas. En otras palabras: hacer visible el desperdicio.

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Primer paso: Planificar la fase. Planificar la fase es establecer el calendario y preparar la reunin, es decir: o Completar la planificacin. o Establecer el Orden del Da de la reunin. Es importante que todos los miembros del equipo lean previamente la carpeta a fin de que se sensibilicen sobre la necesidad y los beneficios de la aplicacin del Control Visual, as como fomentar la creatividad necesaria para ejecutar esta fase. Deben conocer: o Qu es el Control Visual y su propsito. o Cmo afecta la falta de Control Visual a la actividad diaria. o Qu son los estndares (ejemplos de la vida diaria ajena a la empresa, ejemplos de experiencias de inters, ejemplos de dispositivos y tcnicas, ejemplos para aplicar en la propia rea). o Cmo comportarse ante una situacin anormal. Preparar la reunin supone fijarse en el rea en aquello que es susceptible de ser controlado visualmente y en qu tcnicas pueden aplicarse. Y esa es tarea de todos los miembros del equipo. Especficamente el facilitador redactar el orden del da y lo enviar, realizar borradores de la planificacin de la fase, de la ficha de interpretacin, del listado de control visual y del plan de ejecucin de las acciones. Convendr asegurarse de que se ha terminado de completar la identificacin y eliminacin de las fuentes de suciedad, de los lugares difciles de limpiar, de las piezas deterioradas o daadas y de los apaos, en caso contrario habr que acabarlo.

Segundo paso: Reunin de consenso. La reunin de consenso es el lugar y modo de marcar las pautas para ejecutar la fase y elaborar las plantillas: o Marcar las pautas para ejecutar la fase y elaborar la ficha de interpretacin. o Elaborar la lista de Control Visual. o Realizar el Plan de accin. o Elaborar el acta de la sesin.

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 En la reunin hay que identificar los elementos a controlar visualmente. Para ello nos apoyamos en dos plantillas: o Ficha de interpretacin, donde se justifica las necesidades de control y se concreta el tipo de control. o Listado de Control Visual, en el que especificamos cada elemento que se debe controlar y qu tipo de control se le aplica. Ejemplo de elementos a controlar
Indicadores reas. Servicios o dependencias. Nombres de personas. Carteles de ubicacin o avisos. Alarmas de peligro. Salidas de emergencia. Falta de papel en la fotocopiadora. Papel. Consumibles: bolgrafos, lapiceros, gomas, etiquetas. Modelos de documentos. Papel oficial. Repuestos de grapas, clics, etc. Papel. Carpetas y capetillas. Papel oficial. Tinta, tner, etc. De cajas archivadoras. De carpetas. Ordenadores. Fotocopiadoras. Medios de transporte de materiales. Puntos de inspeccin de procedimientos de limpieza. Seguridad e higiene. Productos peligrosos.

Indicadores luminosos y sonoros Orden y niveles de existencias

Orden y cantidad

Posiciones Ubicacin

Indicaciones

Para qu se hace el Control Visual: o o o o o o Para evitar errores humanos. Para alertar del peligro de manipulacin. Para ayudar en la ubicacin correcta de las cosas. Para facilitar la localizacin de las cosas. Para identificar los lugares a mantener (prevencin). Para explicar instrucciones y valores de funcionamiento.

Las mayores dificultades pueden provenir de:

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o Identificar los elementos susceptibles de controlar visualmente, no dejndose llevar por la tendencia a infravalorar el beneficio de su control. o Prestar atencin al mnimo detalle, preguntndose creativamente cmo se puede asegurar todo. o Fijar los estndares (normas y criterios). La casustica particular y la variedad de posibilidades inducen a no querer fijarlos. Convivir con la ambigedad es ms cmodo, pero mucho ms peligroso. La reflexin que realicemos servir para definir cmo vamos a conseguir que cualquier desviacin de la norma sea visible inmediatamente para todos, es decir: o Disear los dispositivos de control visual que necesitamos. o Establecer los estndares de funcionamiento pendientes. La definicin del tipo de control visual ir acompaada de un plano o un croquis si fuera necesario. Las principales caractersticas que deben reunir los dispositivos de Control Visual son: o Que pueda verse fcilmente a distancia, sin necesidad de buscarlo, de lo contrario perdera su propsito. o Que est instalada directamente en los elementos a controlar. o Que sean fciles de interpretar correctamente por cualquiera: intuitivos. Utilizando el lenguaje universal de cdigos y signos. o Que cualquiera pueda tomar las acciones correctoras necesarias. Las tcnicas de Control Visual que se pueden utilizar, dependern de la imaginacin y creatividad del grupo, que buscar las que mejor se adapten al caso particular: o Mapas instalados en el rea para facilitar la localizacin de determinados elementos. o Colores variados siguiendo un cdigo universal o pactado en el grupo. o Etiquetas de papel o de plstico que indiquen avisos, seales, productos, instrucciones, direcciones, etc. o Indicadores de lmites pintados o sealados con luces. o Marcas y smbolos en los elementos o en las paredes y suelos. o Luces y sonidos que alerten o avisen de situaciones, por ejemplo las peligrosas. EJEMPLOS DE CONTROL VISUAL MXIMOS / MNIMOS

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 En la vida diaria: o Las indicaciones de mximo y mnimo en los depsitos de aceite, agua, lquido de frenos en el motor de los coches. En el taller: o Las indicaciones de mximo y mnimo convencionales en los depsitos de lquidos. o Seales pintadas de mximos y mnimos en aparatos de medicin (manmetros, termmetros, etc.). o Etiquetas colgando de los materiales consumibles. o Etiqueta pegada al ltimo o penltimo producto de la fila. En la oficina: o Cartulina para el papel de la fotocopiadora y su llenado completo. o Etiquetas colgando de los materiales de oficina. o Etiqueta pegada al ltimo o penltimo bolgrafo de la fila. INDICADORES / SEALIZACIONES En la vida diaria: o Los semforos y seales de trfico (verticales y horizontales). o Las lneas pintadas en el suelo de los garajes, cuntos coches cabran si no las hubiera? o En los aviones, los indicadores de no fumar, abrocharse los cinturones, servicio ocupado. o La luz de reserva de gasolina, intermitente o cualquier otra indicacin del cuadro de mando de los coches. o Las luces de los ascensores cuando tienen sobrecarga de peso, estn ocupados, tienen la puerta abierta. o La lnea en el suelo delante de las ventanillas de los bancos. En el taller: o Las seales de direccin para los carros. o Los carteles indicadores de obligaciones o peligros. En la oficina: o Los carteles indicadores de despachos o lugares. MARCA EN LA UBICACIN

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 En la vida diaria: o La etiqueta con la fecha de caducidad en los alimentos. o La etiqueta que cambia de color si se ha roto la cadena de fro, en los alimentos frescos y congelados. En el taller: o Letras con pintura en el suelo. o Dibujo del contorno de las herramientas en un cuadro. o Instrucciones plastificadas y fijas en la mquina. En la oficina: o Etiquetas en las carpetas. o Chapas en los armarios. o Listados de materiales existentes en el cajn. DESTINO En la vida diaria: o Los carteles de las paradas de los autobuses urbanos. o Los carteles de edificios tursticos. En el taller: o Pintura en el suelo indicando la ubicacin de una mquina. o Dibujo del contorno de una mquina. o Seales verticales de indicacin de determinados productos. En la oficina: o Etiquetas en las estanteras. o Fotografas de cmo deben estar los materiales colocados. IDENTIFICACIN POR COLORES En la vida diaria: o En las gasolineras, cada tipo de gasolina es de un color: verde para sin plomo, roja para sper y negra para diesel. o El color "cangrejo" de la piel cuando le est dando demasiado el sol. En el taller:

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o Pintura en el suelo amarilla y negra indicando zona peligrosa. o Tubos pintados de diferentes colores segn el material que conducen. o Contenedores de variados colores segn su contenido. En la oficina: o Etiquetas de colores en las carpetas y armarios. o Etiquetas de colores en materiales de oficina (grapadoras, taladros, tijeras) segn sean de una u otra rea.

ENTRADAS Y SALIDAS En la vida diaria: o En las puertas de las grandes superficies se entra por un lado y se sale por otro. o En los autobuses urbanos hay puertas de entrada y puertas de salida. En el taller: o Contenedores para materiales que salen (productos elaborados) y materiales que entran (materias primas). En la oficina: o Bandejas de documentacin de entrada y salida. o Bandejas para el correo que llega y el correo que se debe enviar.

Tercer paso: Ejecutar las acciones. Ejecutar la accin implicar completar las listas y actuar. Bsicamente: Sacar fotos del antes. Ejecutar los criterios de la ficha de interpretacin de Control Visual y completar la lista. o Realizar las acciones acordadas. o Proponer y realizar acciones de mejora. o Sacar fotos del despus. o o

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 Ahora se trata de implantar todos los dispositivos definidos en la reunin de consenso utilizando la ficha de interpretacin de Control Visual y la lista de elementos a controlar visualmente. Para ello se establece el plan de accin al que habr que aadir un responsable de la ejecucin, otro de realizar el seguimiento y el plazo establecido para llevarlo a cabo. Segn se vayan implantando los dispositivos de control se irn realizando las fotografas del "despus". Es conveniente hacer una foto por cada una de las acciones realizadas, servirn de referencia y formacin para las prximas reas en las que vayamos a implantar la metodologa.

Cuarto paso: Procedimentar y controlar. En este paso se trata de fijar los criterios futuros y rellenar las fichas de control. Principalmente deberemos: o Fijar los criterios futuros de Control Visual. o Completar la ficha de control. o Actualizar el Panel. Implantar los criterios futuros de Control Visual implica preparar procedimientos claros que: o Aseguren el conocimiento de los controles, de forma que cualquier trabajador consultando el procedimiento se aclare de cmo debe actuar. o Permitan recuperar rpidamente las condiciones de trabajo normales en caso de anomalas, siguiendo los pasos que se indiquen en el procedimiento. o Consoliden la continuidad y eficacia del Control Visual. En cada procedimiento se describir de forma clara: o El elemento que debe controlarse. o Un esquema, croquis o plano que muestre cmo es la situacin normal de dicho elemento. o La accin correctora en caso de anomala. Estos procedimientos deben estar al alcance de los trabajadores del rea de forma que sean fcilmente consultables.

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 La ficha de control debe contemplar la previsin de ejecucin de las acciones correctoras previstas en el procedimiento. Por ltimo es muy conveniente establecer indicadores para verificar el grado de implantacin de Control Visual, por ejemplo utilizando una grfica de doble entrada en la que se visualice el nmero de puntos de Control Visual realizados por semanas o meses, o bien su contrario, el nmero de elementos sin controlar visualmente que restan a lo largo de las semanas o meses.

Paso a la siguiente fase. Antes de pasar a la siguiente fase, debemos verificar el grado de ejecucin de las principales actividades de la fase de Control Visual. Contestando positivamente a todas y cada una de la siguientes preguntas: o o o o o o Han sido informados y formados los miembros del rea? Se ha analizado cmo deben ser controlados visualmente los elementos del rea? Se han establecido criterios de control visual en la ficha de interpretacin? Se han ejecutado e implantado, al menos el 75%, de las acciones previstas? Se han elaborado procedimientos de Control Visual para mantenerlos en el futuro? Se ha expuesto en el Panel la informacin recogida?

En el caso de que exista alguna respuesta negativa, debemos volver a cumplir lo que falte antes de proceder a la fase de Disciplina y Hbito.

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