FICHAS DE TRABAJO SOBRE

Reuniones Efectivas
FICHA N 1

Es evidente: a esta reunin le falt planificacin

PRESENTACIN DE LA DIFICULTAD Frecuentemente los directores, gerentes o lderes de proyecto convocan reuniones motivados por una necesidad percibida, o incluso declarada, pero que no termina de estar del todo clara. Esa falta de claridad se traslada a la convocatoria: los participantes convocados no saben cul es la agenda de puntos a tratar, por lo que acuden sin una preparacin referida a las cuestiones que les competen. En estas condiciones, la reunin transcurre con una alta dosis de improvisacin. El foco se pierde con frecuencia, derivando en aspectos tangenciales, cuando no completamente ajenos a la cuestin que la motiv. El coordinador tiene grandes dificultades para traer nuevamente la atencin de los participantes al asunto de su inters particular. El corolario es una reunin que se extiende, sin perspectivas de arribar a conclusiones o a una toma de decisiones que pudiera merecer la calificacin de efectiva. Mucho menos pensar en asignar responsabilidades por acciones a emprender o resultados a alcanzar.

LA MIRADA DE CREARCONTEXTOS Una buena planificacin para una reunin de trabajo es condicin ineludible para tener pretensiones no solo de llegar a buen puerto, sino tambin para que el transcurso del encuentro sea animado y motivador para los participantes. Cuando quien tiene la responsabilidad de conducir la reunin llega al evento con las manos vacas, los dems participantes lo perciben. Rpidamente sentirn que estn a bordo de un barco que navega poco menos que a la deriva.

No es suficiente con que el coordinador tenga una cierta claridad acerca del propsito y los objetivos de la reunin. Es importante que haya dedicado un tiempo a definir claramente la agenda del encuentro, los objetivos que espera alcanzar, la dinmica, sus expectativas respecto del aporte que espera de cada uno de los participantes. Dedicar un tiempo a estas cuestiones tiene un efecto que pocas veces consideramos y que produce resultados sorprendentes: cuando ponemos a trabajar nuestras mentes y corazones en las situaciones que tenemos por delante, nuestra biologa sigue trabajando en esas cuestiones aun despus, cuando a nivel consciente estamos ocupados en otras cosas. Frecuentemente las ideas ms creativas surgen en esos espacios de tiempo cuando estamos ocupados en otras cosas. Literalmente nos toman por sorpresa. Por eso es importante que ese tiempo de preparacin previa lo tengamos con suficiente antelacin, no quince minutos antes de la reunin. En lo posible, incluso, el da anterior, o incluso desde varios das antes, dependiendo de la importancia y trascendencia de los asuntos a tratar. Adicionalmente, cuando hemos dedicado ese tiempo a la preparacin, llegado el momento tenemos mucha mayor claridad, seguridad, confianza y tranquilidad. Nos sentimos emocional e intelectualmente ms solventes para desempear el rol que nos toca, y nuestros interlocutores lo percibirn. Rpidamente aceptarn nuestra autoridad no como la de aquel que detenta un poder para doblegar voluntades de manera coercitiva, sino como la de alguien autorizado por sus pares y colegas en virtud de la responsabilidad que asumi con autntico compromiso. Algunas consideraciones a tener en cuenta en la etapa de preparacin de una reunin de trabajo: 1) Convoque solo a las personas que considera que agregarn valor participando. Ponga en la balanza cuidadosamente quines van a fortalecerse al estar presentes y/o cuya presencia har una diferencia positiva para los otros participantes, ya sea por la responsabilidad que tienen en la cuestin a decidir, por la informacin o el conocimiento que puedan aportar, o por los compromisos que elegirn asumir a partir de las decisiones que se estarn tomando en la reunin. Evite invitar a personas que probablemente tengan poco que ver con el asunto, al menos en esta instancia. Ya habr ocasin de sumarlas si se hace ms necesario en el futuro. Pocas cosas resultan ms desmotivadoras que estar en una reunin preguntndose qu estoy haciendo yo aqu?. 2) Convquelas con suficiente anticipacin. Esto tiene que ver con dos aspectos: en primer lugar, el respeto y la consideracin hacia las personas y sus agendas. Asegrese de que las personas a convocar estn disponibles y en la medida de lo posible y sin caer en demasiados rodeos, conslteles cules son sus mejores opciones. Y en segundo lugar, tiene que ver con permitirles a ellos tambin prepararse para la reunin. Todos tienen derecho a saber de qu se trata y a prepararse. Eso, por lo dems, es clave para una reunin productiva y provechosa.

3) Infrmeles la agenda de temas a tratar y, sobre todo, el aporte que espera de cada uno. A nadie le gusta llegar a una reunin sin saber de qu se trata, y mucho menos encontrarse en medio de la reunin con que se le solicita una informacin que no tiene del todo presente en ese momento. Por otro lado, los convocados se sentirn mucho ms comprometidos con la reunin si usted les hace saber explcitamente, en forma anticipada, lo que espera de ellos. Usted les estar dando el mensaje de que realmente considera importante y valioso que ellos estn all. 4) Informe a los participantes el horario de inicio y finalizacin. Esto tambin hace al respeto por las personas. Abordaremos en detalle esta cuestin en una prxima Ficha, pero aqu queremos dejar sentado que es parte de los preparativos. Todos tenemos nuestras agendas, nuestras responsabilidades y nuestras tareas a desarrollar. Resulta muy tranquilizador saber que la reunin va a comenzar a la hora indicada y, sobre todo, cul es la hora en que finalizar. Contribuye a tener la mente enfocada en la reunin, en lugar de estar mirando de reojo el reloj a cada rato.

PREGUNTA PARA REFLEXIONAR JUNTOS Las breves orientaciones y reflexiones expuestas ms arriba pretenden ser un abordaje preliminar. Los ofrecemos como un puntapi inicial para seguir pensando juntos. Le invitamos a participar en el Debate que creamos especialmente en el espacio de nuestro Grupo en LinkedIn, y as continuar enriquecindonos con las experiencias compartidas. Como punto de inicio, desde CrearContextos proponemos la siguiente pregunta: Qu podemos hacer, cuando nos toca coordinar una reunin de trabajo, para prepararnos a nosotros mismos y para ayudar a los dems participantes a llegar preparados ellos tambin?

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