2009-2010

COMM TEAM
AIESEC EAFIT
ACTA #: 1
Fecha y hora: Fecha: 24 Abril/2009. Hora: 6:30 pm
Reunión convocada por: July Gutiérrez
Tipo de reunión: General
Moderador: July Gutiérrez
Apuntador o secretario: Camila Jaramillo
Cronometrador:
Asistentes: Vivi Arroyave, Cristina Porras, July
Gutiérrez, Andrés Mauricio, Manuela
Arbeláez, Andrés, Moisés, Mateo,
Felipe, Cesar Mazo.
Ausentes: Con multa: Lizeth. Con excusa: Ana y
Builes.

Agenda de reunión

1. NATCO Y GLOBAL VILLAGE

2. Coordinación de medios y plan de medios
3. COMM Interna y COMM externa
4. Distribución de roles y responsabilidades
5. Organizar Team Building y COMM DAY
6. Cuadrar horario capacitaciones

Discusión
De NATCO y Global Village se acordó que nos íbamos a reunir el sábado 25 de
Abril a las 10 de la mañana y a las 4 de la tarde. Los que iban a ir a las 10 de la
mañana eran Moisés, Andrés, Manuela, July y Caro. Los que iban a ir a las 4 de la
tarde eran: Vivi Arroyave, Cesar Mazo, Andrés, Luis Fernando, Manu Arbeláez,
July, Camila Jaramillo.
También se dijo lo siguiente: Spam 1. Expectativa: Descripción: Promocionar la

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ciudad, qué vamos a hacer para promocionar Medellín. Spam 2: Expectativa:
Crear expectativa sobre el evento (NATCO) en detalle, Propuesta en medios,
Videos, Propuesta Antioquía Global: Definir la propuesta para Antioquía Global, ya
sea cultural o de liderazgo. Imagen Grupo Facebook: Diseñar una imagen para el
grupo del evento en Facebook (I Am an AIESECer con la imagen de Medellín),
Grupo en Facebook: Crear un grupo en Facebook del evento (NATCO) con
información del global, Promoción Trainees: Definir un plan para motivar a los
trainees a ser parte del Global Village, Información para el Newsletter del MC:
Enviar información.
De COMM Interna se dieron algunas reglas: no enviar más de dos veces el Spam,
No se puede enviar un Spam cuando el evento es al otro día, Mandar el Spam con
24 horas de anticipación, Tener el branding. Cuando se envíe un Spam hay que
revisar: la fecha del evento, el lugar del evento, la hora del evento y el motivo del
evento. La VP se encarga de hacer el formato. Las actividades de COMM interna
son: plataforma, newsletter, videos, Spam, cartelera, NATCO, Global Village.
De COMM Externa se dijo que las actividades son: Portafolio (ICX) visita nos
entreguen el CD, video institucional, Flickr, Twitter, Facebook, Blogs, Fotos-video
(Biblioteca), Newsletter (aliados), Branding ToolkiT: Encuesta en todas las
universidades, Actualización EAFIT, Campaña del evento, Evento Aliados.
En la distribución de Roles y responsabilidades se dijo: Cristina – Interna, Manuela
Arbeláez – Global y NATCO, Andrés Mauricio – Interna t aplicar a coordinador de
medios, Moisés – Externa, Sebas – Externa, Mateo – Externa, Luis – aplicar a
coordinador de medios o en externa, Vivi – medios o externa, Felipe – Interna,
Andrés – Interna, Camila – Interna o externa, Mazo – coordinador de externa,
Anita . Medios.
Vivi – Camaleón, Luisfer – Life, Cris – IM, Moisés – OGX, Andrés Mauricio – TM,
Cami – ICX, Mateo – Camaleón, Sebas – MGG, Pipe – OGX, Ana – Finanzas (hay
que preguntarle), Builes – Life, July – OGX, Andy – TM, Mazo – ICX.
Del COMM Day y del Team Building se dijo que es del viernes 1 de mayo al
sábado 2 de mayo. La salida es a las 2 de la tarde. Manuela y Felipe son los
organizadores del COMM Day. Andrés Mauricio y Manuela son los encargados de
las finanzas. La finca es en Guarne y la dueña de la finca es Diana López.
La primera capacitación es en el COMM Day.

Conclusiones y compromisos
Se les puso multa a las personas que no se acordaban del nombre de las
personas. Se le cobro mil pesos a July, Cami y Mauro.
Hay plazo hasta el 29 de abril para contactar a la VP del área o del PBox, el
8 de mayo hay que entregar el plan de medios, el newsletter se va a
publicar el 9 de mayo. Hay que hablar con la VP y decirle que mande la

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 información que quiera que pongamos. Los VP´s tienen plazo para mandar
la información hasta el 5 de mayo. Nosotros tenemos plazo para mandar la
información el 7 de mayo. Lo tenemos que hacer en Word, con imagen y
redactarlo, sin diseño. También hay que decirle que nos pase los
cumpleaños de marzo, abril y mayo.

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 Tareas y/o compromisos

Responsable

Deadline

Qué tarea fue asignada

La persona o las personas que la

tienen que realizar

Plazo para entregarlo

Lo primero que hay que hacer es

contactar al VP del área en la que
quedamos y decirle que nosotros
le vamos a hacer el plan de
comunicaciones.

Todos

29 de Abril

Establecer la fecha de la reunión.

Todos

Viernes 8 de mayo traer el plan

Reuniones

Todos

Hacer el plan del área o del PBox.

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Notas especiales
Quedo pendiente el Mensaje por parte de la VP para que reflexiones. Eso queda
aplazado, porque no hubo tiempo de hacerlo.

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