REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION U.E.

N 25 DE MARZO SAN MATEO EDO ARAGUA

PROFESORA: YAJAIRA MARTINEZ

ALUMNOS.: MAURI SARMIENTO CARMEN GALINDO MICHELL BRACHO GLEIBER RODRIGUEZ

CONCEPTO DE OFICINA Una oficina es un saln destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina segn la funcin y cuntas personas trabajarn dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendr su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto ltimo han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la prdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la prdida de secretos de la compaa. Un tipo de oficina intermedia es el cubculo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separacin y la seguridad acstica.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA OFICINA

Espacio Fsico: es el rea destinada a ubicar en ella al personal administrativo, esta delimitada y separada de los espacio fsicos donde se realizan otras funciones de la empresa. Recursos Humanos: son todas las personas que prestan sus servicios, que trabajan dentro de esa oficina, son el recurso primordial y indispensable para que el trabajo se lleve a cabo. Dotacin: esta conformado por los elementos que se requieren para realizar el trabajo: escritorio, telfono, computadora, y un archivo.

FINALIDAD DE LA OFICINA DENTRO DE LA EMPRESA El administrador financiero debe asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales. Lo anterior se da como consecuencia de la necesidad de los rganos directivos de la empresa en buscar y cumplir los objetivos empresariales, aqu es donde realmente los encargados del rea financiera toman una gran relevancia dentro del organigrama de la organizacin, ya que son ellos los que elaboran con su gestin el futuro deseable y seleccionan las formas de hacerlo factible, haciendo que las personas que estn a su cargo funcionen como un sistema global utilizando las metodologas y herramientas necesarias para formar un grupo estratgica y tcticamente consistente que busque las metas empresariales propuestas por los altos mandos. El contraste que se presenta entre manejar y dirigir una empresa es bastante obvio, pero cuando estos se ven relacionados desde el punto de vista del crecimiento de la empresa y su posicionamiento en el mercado actual se pone de manifiesto que la perspectiva tanto del dirigente como la del administrador cambian, pues entran factores que en ocasiones pueden afectar el correcto desempeo de os factores productivos dentro del ente. Cuando los recursos son abundantes, la produccin es masiva y controlada, la demanda del producto que se ofrece al mercado es de muy alto consumo, las fuentes de financiamiento son de fcil alcance o cuando por una u otra razn la empresa se encuentra en condiciones de solucionar problemas rpidamente, es ms sencillo encaminar fuerzas para cumplir con los objetivos organizacionales, pero si por el contrario todos los factores que circundan la empresa no estn controlados de forma debida, el director y administrador se ven en la necesidad de unir fuerzas para realizar e implementar una serie de

estrategias para obtener los recursos necesarios que les permitan el adecuado desarrollo de la empresa. Su importancia se refleja en que conforme un administrador asciende en una organizacin tiene que tratar con un mayor nmero de problemas no estructurados, de manera que los altos ejecutivos deben tener un tramo menor que los administradores de niveles medios. SECRETARIA La Profesin de secretaria est orientada a realizar actividades elementales en centros privados o pblicos. ACTIVIDADES QUE REALIZAN LAS SECRETARIAS

Tramitar correspondencia, su entrada y salida. Recepcin de documentos. Atender llamadas telefnicas. Atender visitas. Archivo de documentos. Clculos elementales. Informar sobre todo lo referente al departamento del que Estar al da de la tramitacin de expedientes. Tener Poseer actualizada la agenda, de los tanto telefnica como de de las

depende.

direcciones, y de reuniones.

conocimiento

departamentos

Administraciones Pblicas con los que est ms relacionada la seccin de que dependa.

Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por

oficina,

ordenadores personales y los programas informticos que conllevan. Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

RECEPCIONISTA Un Recepcionista es un profesional que atiende a los clientes o usuarios de un edificio en una zona particular conocida como recepcin. Proporciona todo tipo de informacin y asistencia, por lo que por lo general, posee conocimientos sobre alguna de las ciencias secretariales ACTIVIDADES QUE REALIZAN LAS RECEPCIONISTAS Siendo la atencin al cliente su principal cometido, cuenta con una serie de funciones y responsabilidades que varan dependiendo del tipo de establecimiento. Principalmente proporciona informacin precisa, as como tramitar cualquier solicitud de servicio de un cliente, bien de forma presente, por telfono, correo electrnico o fax. En establecimientos tursticos, suelen hablar varios idiomas, cambiar divisa, vender prensa, excursiones, traducir documentos y elaborar guas tursticas. Asimismo, algunas empresas complementan la formacin del recepcionista proporcionndole cursos de idiomas. El hecho de cambiar divisa y vender todo tipo de extras les obliga a mantener un balance de la caja por cada cambio de turno, as como recaudar aquellas cajas que por turno horario se cierren. (bar, restaurante, chiringuito), etc.) Por la cortesa que ello conlleva, suelen mantener un control de las personas que entran y salen del establecimiento, pudiendo en cualquier momento hacer uso de cmaras de vigilancia y manejo de radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad.

Para el correcto funcionamiento del departamento de recepcin, mantienen una lista cronolgica de acontecimientos relevantes en el llamado Libro de incidencias, as como los correspondientes partes de roturas o limpiezas para los distintos departamentos a modo de proceder a su pronta reparacin. La importancia del libro de incidencias radica en que permite conocer ciertos detalles sobre hechos destacables que pueden ser consultados posteriormente para resolver quejas de clientes o incidencias mayores.

ASISTENTE DE CONTABILIDAD Es la persona que se encarga de efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la Institucin. ACTIVIDADES QUE REALIZAN LAS ASISTENES DE CONTABILIDAD Recibe, examina, clasifica, codifica y efecta el registro contable de documentos. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. Archiva documentos contables para uso y control interno. Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos. Transcribe informacin contable en un microcomputador. Revisa y verifica planillas de retencin de impuestos. Revisa y realiza la codificacin de las diferentes cuentas bancarias. Recibe los ingresos, cheques nulos y rdenes de pago asignndole el nmero de comprobante. Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados. Participa en la elaboracin de inventarios. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador.

 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada

ANEXOS