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Recomendaciones de mejoramiento de condiciones laborales Almacenamiento de papel: Si almacena el papel de la forma correcta, se evitan problemas de impresin.

Utilice las siguientes directrices: Para obtener los mejores resultados, guarde el papel en un lugar con una temperatura aproximada de 21C (70F) y humedad relativa del 40%. Es preferible guardar las cajas de papel en una estantera o pal, que en el suelo directamente. Si guarda paquetes individuales de papel fuera de su caja original, compruebe que estn sobre una superficie plana y que los bordes y esquinas no se arruguen. No coloque nada sobre los paquetes del papel. 1.5.4 ARCHIVADORES 1.5.4.1 Se recomienda que la altura mxima de los archivadores sea de 1.20 m con el fin de facilitar el acceso a la informacin por parte de todos los funcionarios. (basado en tablas antropomtricas de la poblacin latinoamericana) 1.5.4.2 La profundidad de estos debe corresponder al alcance mximo realizado por una mujer percentl 5que corresponde a 0.61 m. (basado en tablas antropomtricas de la poblacin latinoamericana) 1.4 TEMPERATURA Y HUMEDAD 1.4.1 La temperatura ambiente ideal recomendada cuando se trabaja sentado o se realiza una actividad moderada es 20 a 22 C. Lo anterior, para tenerlo en cuenta especialmente cuando trabajen varias personas en una misma oficina o en oficinas que cuenten con sistemas de aire acondicionado. (La ergonoma en el trabajo) Espacios Las puertas de entrada y salida de las oficinas deben ser de mnimo 1 m de ancho, de manera que se garantice el fcil acceso y salida de personas en situacin de discapacidad que utilicen silla de ruedas. Su apertura debe ser hacia afuera con el fin de facilitar la evacuacin en caso de emergencia. 1.5.12 Teniendo en cuenta que las oficinas se encuentran en una misma rea separadas por modulares, se recomienda tener en cuenta dos salidas de emergencia hacia los pasillos, con la capacidad suficiente para evacuar las personas que all se encuentren. Para lo anterior, adems se recomienda tener en cuenta los lineamientos de seguridad para el diseo de rutas de evacuacin y salidas de emergencia en edificaciones. 1.5.6 Todos los pasillos de circulacin deben tener como mnimo 1 m de ancho. (Resolucin 2400/1979) ILUMINACION 1.1.1 La iluminacin debe ser natural y artificial, teniendo en cuenta que la distribucin de ventanas, claraboyas y dems, debe ser de tal forma que no lleguen los rayos solares en forma directa sobre la superficie de trabajo, pudiendo causar deslumbramientos o aumento de la

temperatura ambiente de tal manera que genere disconfort. Para las oficinas donde este inconveniente no pueda obviarse se tendr en cuenta la instalacin de pelculas o de vidrios difusores. (resolucin 2400 de 1979) 1.1.2 En caso que no sea suficiente el uso de pelculas o vidrios difusores, en las ventanas se deben instalar elementos de proteccin regulables como persianas verticales que impidan tanto el deslumbramiento como el exceso de calor provocado por los rayos solares. (NTP 242) 1.1.3 La iluminacin natural por medio de ventanas es importante ya que esto ayuda a disminuir la fatiga visual que se presenta en los trabajos con VDT. (Mondelo, Gregori, De Pedro, Gmez, 2002). 1.5.24 Como mnimo las oficinas debern contar con extintores solkaflam para reas cercanas a equipos elctricos o electrnicos, as como multipropsito para incendios de tipo A (madera, papel, etc..) B (inflamables) y C (elctricos), ubicados principalmente en los pasillos. Si es viable y teniendo en cuenta que la carga combustible por el uso de modulares se aumenta se sugiere la instalacin de sistemas automticos para el control de incendios escogiendo el agente extintor de acuerdo a la carga combustible y a los materiales y equipos ubicados en las Oficinas. Se recomienda, que esto sea diseado y ejecutado por personal experto en el tema. (Res. 2400/1979) 1.5.25 Los extintores deben ubicarse de tal forma que cubran un radio mxima de 15 metros o protegiendo un rea de 200 m2 de oficinas. De igual forma se colocaran en las proximidades de los lugares de mayor riesgo, como pueden ser las zonas de archivo en las oficinas y en sitios que se encuentren libres de todo obstculo. (Res. 2400/1979)

En el artculo 26 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se establece que es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. Para ello el Archivo General de la Nacin ha regulado un formato nico de inventario documental. En el Acuerdo AGN 042 de 2002. Artculo Sptimo: Inventario documental, se establece que las entidades de la Administracin Pblica adoptarn el Formato nico de Inventario documental, con los siguientes ttulos. Entidad remitente: Nombre de la entidad responsable de la documentacin que se va a transferir. Entidad productora: Razn social de la entidad que produce o produjo los documentos.

Unidad administrativa: Nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora. Oficina Productora: Colocar el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de entidades. Hoja ___ de ___: Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se registrar el total de hojas del inventario. Registro de entrada: Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes, da). En NT se anotar el nmero de la transferencia. Nmero de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental. Cdigo: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados. Nombre de la Serie, Subseries o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogneos. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto los documentos que guarden relacin con la misma funcin. Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. Ejemplo: 1950-1960. Unidad de conservacin: Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. No. de folios: Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita.

Soporte: Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos: microfilmes (M), videos (V), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc. Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentacin registra un alto, medio, bajo o ningn ndice de consulta; se tendrn en cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina.As mismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras), qumico (oxidacin de tintas) y/o biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores). Elaborado por: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario. Entregado por: Nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, as como el lugar y la fecha de entrega. Recibido por: Nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable derecibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi. Archivonorma recomienda: Utilizar cajas archivadoras Nos.: 12, adecuada para flderes tamao oficio; 20y 24, ideales para archivar flderes colgantes, que soportan hasta cuatro cajas apiladas verticalmente.