PRCTICA DIRECTA 1. Actividades asignadas por el jefe inmediato. 1.

1 Redaccin de documentos Redaccin de Oficios Durante sta etapa de la prctica administrativa, uno de los principales objetivos era realizar funciones propias de un administrador, por lo que la redaccin de documentos no poda quedar exenta en este proceso. Cualquier informe o peticin que se haca a la direccin departamental de educacin, era a travs de oficios; las respuestas a determinados asuntos, se hacan a travs de dichos escritos. Los oficios redactados en la institucin tambin eran dirigidos a los establecimientos, personas particulares (directores, maestros, etc.) y otras entidades, para informarles u ordenarles sobre determinada situacin. Redaccin de Circulares. Por naturaleza, una de las funciones de la Coordinacin, es organizar y proporcionar informacin a todas las dependencias del distrito; por lo que las circulares juegan un papel muy importante en este proceso. El practicante tuvo la oportunidad de redactar varios de estos escritos, con el motivo de hacer recordatorios sobre reuniones, informar sobre el cumplimiento de alguna normativa o trasladar informacin de cualquier ndole, generalmente dichos documentos eran dirigidos a las dependencias inferiores, es decir a los subordinados y nunca a las dependencias superiores. Redaccin de Resoluciones Siendo la Coordinacin, una institucin encargada de dar solucin a determinadas situaciones, esPRCTICA DIRECTA 1. Actividades asignadas por el jefe inmediato. 1.1 Redaccin de documentos Redaccin de Oficios Durante sta etapa de la prctica administrativa, uno de los principales objetivos era realizar funciones propias de un administrador, por lo que la redaccin de documentos no poda quedar exenta en este proceso. Cualquier informe o peticin que se hacia a la direccin departamental de educacin, era a travs de oficios; las respuestas a determinados asuntos, se hacan a travs de dichos escritos. Los oficios redactados en la institucin tambin eran dirigidos a los establecimientos, personas particulares (directores, maestros, etc.) y otras entidades, para informarles u ordenarles sobre determinada situacin. Redaccin de Circulares. Por naturaleza, una de las funciones de la Coordinacin, es organizar y proporcionar informacin a todas las dependencias del distrito; por lo que las circulares juegan un papel muy importante en este proceso. El practicante tuvo la oportunidad de redactar varios de estos escritos, con el motivo de hacer recordatorios sobre reuniones, informar sobre el cumplimiento de alguna normativa o trasladar informacin de cualquier ndole, generalmente dichos documentos eran dirigidos a las dependencias inferiores, es decir a los subordinados y nunca a las dependencias superiores. Redaccin de Resoluciones Siendo la Coordinacin, una institucin encargada de dar solucin a determinadas situaciones, esSiempre que se necesita llevar a cobo determinada labor, capacitacin o reunin; es de mucha importancia la redaccin de una agenda de trabajo, esto con el fin de tener presente todo lo que se va desarrollar durante la duracin de la misma, de la misma manera contribuye con el orden de las actividades que se desarrollarn. En el proceso de la prctica, se tuvo la responsabilidad de organizar y redactar agendas de trabajo, juntamente con la persona encargada del proyecto a desarrollarse. Esto permiti tener una visin especfica del trabajo ordenado y organizado, para una mayor eficiencia. 1.2 Recepcin de papelera. Recepcin de informes, asistencia y estadstica de los establecimientos En el distrito que tiene a su cargo la coordinacin de El Tejar, cada establecimiento debe entregar mensualmente un registro de estadstica, asistencia e informes del avance obtenido por los maestros que laboran bajo el rengln 021. La recepcin de dicha documentacin se realiza durante los primeros cinco das del siguiente mes; durante el tiempo que dur la practica directa, se tuvo la oportunidad de llevar un registro de toda esa papelera, verificar que establecimientos cumplan con lo requerido e informar de quienes incumplan. Recibida ya la documentacin, se realizaba un paquete adjuntando un oficio que estableca la entrega de dicha papelera a la direccin departamental de educacin. Recepcin de oficios, circulares, memorandos y otros documentos de la direccin departamental de educacin y otros establecimientos. Generalmente, toda la informacin que se Siempre que se necesita llevar a cobo determinada labor, capacitacin o reunin; es de mucha importancia la redaccin de una agenda de trabajo, esto con el fin de tener presente todo lo que se va desarrollar durante la

duracin de la misma, de la misma manera contribuye con el orden de las actividades que se desarrollarn. En el proceso de la prctica, se tuvo la responsabilidad de organizar y redactar agendas de trabajo, juntamente con la persona encargada del proyecto a desarrollarse. Esto permiti tener una visin especfica del trabajo ordenado y organizado, para una mayor eficiencia. 1.2 Recepcin de papelera. Recepcin de informes, asistencia y estadstica de los establecimientos En el distrito que tiene a su cargo la coordinacin de El Tejar, cada establecimiento debe entregar mensualmente un registro de estadstica, asistencia e informes del avance obtenido por los maestros que laboran bajo el rengln 021. La recepcin de dicha documentacin se realiza durante los primeros cinco das del siguiente mes; durante el tiempo que dur la practica directa, se tuvo la oportunidad de llevar un registro de toda esa papelera, verificar que establecimientos cumplan con lo requerido e informar de quienes incumplan. Recibida ya la documentacin, se realizaba un paquete adjuntando un oficio que estableca la entrega de dicha papelera a la direccin departamental de educacin. Recepcin de oficios, circulares, memorandos y otros documentos de la direccin departamental de educacin y otros establecimientos. Generalmente, toda la informacin que se capacitacin o dar informes sobre determinado proceso educativo. Cada vez que alguien llegaba a dejar alguna solicitud o invitacin, en ausencia de la coordinadora, se deba firmar de recibido y despus de la consulta respectiva y verificando si poda o no asistir, se redactaba la respuesta correspondiente. 1.3 Revisin de documentos Revisin de expedientes de los alumnos graduandos Durante la estancia en la coordinacin como alumno practicante, se tuvo la oportunidad de revisar varios documentos: la revisin de los expedientes de los alumnos graduandos del ciclo bsico y diversificado del nivel medio de educacin, consista en verificar que la papelera estuviera completa, la certificacin de nacimiento fuera original, el nombre y cdigo de cada estudiante estuviera escrito correctamente, los certificados de estudio no fueran errados y contaran con las notas y sellos correspondientes, en caso de recuperaciones, cerciorarse que la nota fuera la correcta y que contara con las firmas y sellos correspondientes. Todas las observaciones del caso se hacan a travs de anotaciones en la ficha de registro al inicio de cada expediente. Revisin de papelera de excursiones Cuando un establecimiento organiza una excursin educativa, necesita presentar la papelera correspondiente para su revisin y aprobacin. Era responsabilidad del practicante verificar que el expediente presentado a la coordinacin estuviera completo, deba contar con la solicitud dirigida a la coordinacin, especificando quienes y a donde se dirigan, para su aprobacin, plan especifico de las actividades a desarrollar y los responsables, croquis y carta de aprobacin del lugar que visitaban, papelera completa del servicio de trasporte (licencia y cdula del conductor, tarjeta de circulacin y seguro del bus) nmina de maestros y los permisos firmados por los padres de familia de los estudiantes que iban a viajar. Despus de contar con toda la papelera requerida se redactaba una providencia dirigida a la direccin departamental, donde constaba la revisin del expediente y el cumplimiento de lo requerido, para su legal autorizacin. Revisin de expedientes de maestros Cada determinado tiempo, MINEDUC a travs de las direcciones departamentales de educacin y las coordinaciones educativas, solicita los expedientes de los maestros, para la actualizacin de datos. Durante la recepcin de dicha papelera, se tuvo la oportunidad de revisar que el expediente estuviera completo, generalmente los errores eran comunes y se deba verificar que las copias fueran legibles, el carn de NIT deba ir firmado al reverso y los nombres remarcados en los contratos y nombramientos. Despus de la recepcin y revisin, los expedientes, se enviaban a la direccin departamental de educacin para ser entregados a la dependencia correspondiente. 1.4 Actividades Varias. Durante el desarrollo de la etapa de la prctica directa, se tuvo la oportunidad de realizar varias actividades administrativas, enumerar una por una es una labor muy difcil, sin embargo existen tareas que por su importancia, es importante mencionarlas en

este informe: se colabor en la recepcin y se apoy con el consolidado de Estadstica Inicial 2010, definitivamente una tarea minuciosa que requiere de mucha atencin para llevarla acabo con xito. Se colabor con la confrontacin de documentos cada vez que era necesario, se razonaban las copias y se comprobaba que realmente existiera un documento original que constara la validacin de las fotocopias. Se realizaron tambin varios listados de maestros y escuelas, se clasificaron establecimientos de acuerdo a niveles, jornadas y dependencia. Los maestros presupuestados formaron parte de un listado y los que trabajan por contrato formaron parte de otro; se introdujo a la computadora los datos de los maestros y establecimientos del distrito. Entre otras actividades. 1.5 Organizacin de archivo y papelera La organizacin del archivo de la institucin es una actividad que contribuye notablemente al desarrollo del proceso administrativo, tarea encomendada por la autoridad superior al alumno practicante. Se archivaban todos los documentos enviados y recibidos. Se llevaba un registro detallado de cada uno de ellos y se describa la naturaleza del escrito. Se identificaron las cajas, folders, cartapacios, archivos y estanteras, para un mejor orden. Se clasific papelera segn su contenido y la fecha de su edicin. Entre la documentacin organizada, se pede mencionar: cuadros prim de diferentes aos, estadstica inicial y final de fechas anteriores, expedientes de maestros y maestras, fichas de informacin de profesores y establecimientos, libros de texto, guas de docentes, entre otros. 1.6 Proporcionarinformacin y documentos a los usuarios del servicio. Esta actividad consisti en atender de forma eficiente a los usuarios del servicio, por la labor que desempea dicha institucin, diariamente posee informacin importante para los establecimientos, directores, maestros, alumnos, comisiones y otros. Se le encomend al alumno practicante, velar porque la informacin se le diera a quien correspondiera en el tiempo preciso. Exista un cartapacio en donde se almacenaba toda la informacin, se le entregaba una copia a quienes se deba y se anotaba en un registro auxiliar. Se colabor con el recuento y entrega de tarjetas de calificaciones a todos los establecimientos de nivel primario y pre primario del distrito, guas de docentes, formatos, acuerdos emitidos por el MINEDUC, oficios, circulares, invitaciones y todos aquellos escritos que brindaban informacin a los miembros de la comunidad educativa del sector privado y pblico del distrito. Todo ello con el fin de realizar un trabajo de calidad. 1.7 Visita a los establecimientos del distrito. En repetidas ocasiones se visitaron establecimientos como: el Instituto Nacional de Educacin Bsica con Orientacin Industrial, el Instituto Nacional de Educacin Diversificada, la Escuela Oficial Urbana Mixta Miguel Sulecio Morales JV, entre otras, cumpliendo as con la tarea de supervisin educativa; todo esto con el fin de verificar que se cumpla con lo establecido por el MINEDUC en cuanto a polticas educativas se refiere, solucionar conflictos y brindar la ayuda necesaria para contribuir con el desarrollo del proceso educativo integral de la niez y juventud de la comunidad. 2. Actividades ejecutadas por iniciativa propia Diseo de formatos Para la realizacin de un buen ejercicio administrativo, es necesaria la utilizacin de instrumentos que permitan la facilidad de recopilar informacin y llevar un registro de la misma. De all es que surge la utilizacin de formatos y fichas de informacin, para diferentes situaciones. Se disearon formatos para recolectar informacin cuando se hacan visitas a los centros educativos, se realiz una ficha de informacin para el director del establecimiento, una para aplicarla en el aula con un maestro de grado y otra donde se recopilaba informacin general de la institucin. De la misma forma se disearon varios formatos para llevar un control y registro de la entrega de informes, estadstica y asistencia mensual de los establecimientos, tambin para llevar un control de los documentos recibidos y entregados por la institucin. Manejo de equipo de computo Hoy en da la computacin abarca un campo muy amplio y se ha implementado la globalizacin tecnolgica para la realizacin de casi todas las actividades administrativas. Es por eso que no podemos quedarnos exentos de todo ello. Durante

la estada en la coordinacin como alumno practicante, se cont con la oportunidad de manejar el recurso tecnolgico, todos los documentos se realizaban a travs del equipo de computo e impresoras, as mismo se proporcionaba informacin digital a quienes lo requeran, se actualizaba el antivirus y se le daba el mantenimiento y la limpieza necesaria para preservar y conservar el recurso. Atencin al pblico Uno de los aspectos de suma importancia, sino lo ms importante en una institucin de esta naturaleza, es el servicio y la atencin que se le da al pblico. Cuando alguien visita determinada entidad, lo hace con el fin de ser bien atendido y recibir la informacin que necesita. En diferentes ocasiones la demanda de servicio era demasiada y se tornaba difcil prestarle la atencin merecida a los usuarios, pero siempre se trat de servir bien a las personas, ayudarles a resolver conflictos que presentaban, brindarle la informacin que necesitaban y sobre todo atenderles con cordialidad, amabilidad y respeto. Apoyo en capacitaciones impartidas por la licenciada En repetidas ocasiones la coordinadora era convocada o invitada a dar alguna capacitacin sobre determinado tema. Por lo que el alumno practicante deba brindar el apoyo necesario para realizar con xito dicha actividad. El apoyo consista en la preparacin y utilizacin del material audiovisual (caonera, computadora, retro proyectores, etc.), asistir en la entrega de algn material (folletos, trifoliares, hojas, etc.) que se le brindaba a los asistentes, ayudar a desarrollar la agenda de trabajo y repartir informacin digital a travs de memorias USB, entre otras actividades. Organizacin de los archivos electrnicos La coordinacin educativa, cuenta con un amplio archivo digital, que permite que el oficio administrativo se desarrolle de manera eficiente y con mayor facilidad. Por iniciativa propia se procedi a la organizacin de todo el archivo electrnico de la siguiente manera. Se clasificaron todas las carpetas y documentos por ao escolar, informacin de establecimientos educativos por nivel y jornada, papelera que por su naturaleza era de suma importancia, fichas informativas de todo el distrito y la seleccin de formatos e informacin importante que deba brindrsele a los establecimientos educativos. Se cre una carpeta digital para cada establecimiento con el fin de llevar un mejor control de los mismos. Todo esto con el propsito de mejorar la labor administrativa de la institucin. Elaboracin de cuadros de control y asistencia administrativa Se procedi a la elaboracin de cuadros de control y registros administrativos, entre los cuales se puede mencionar: Un cuadro de control con el nombre de cada uno de los establecimientos del distrito, cdigo, direccin y nmero telefnico. As mismo se realiz una agenda telefnica con el nombre de todos los maestros que pertenecan a alguna comisin magisterial, esto con el fin de comunicarles sobre determinada situacin y mantenerse en contacto para planificar diversas actividades del sector. De la misma manera se procedi a la implementacin de un listado de maestros por establecimiento, con toda la informacin necesaria de cada uno de ellos. Tambin se elaboraron cuadros de registro de los establecimientos, para llevar un control detallado sobre la entrega o recepcin de papelera requerida, durante el presente ciclo escolar, entre otros. Llamar a los establecimientos para complementar informacin necesaria 2. Actividades ejecutadas por iniciativa propia Diseo de formatos Para la realizacin de un buen ejercicio administrativo, es necesaria la utilizacin de instrumentos que permitan la facilidad de recopilar informacin y llevar un registro de la misma. De all es que surge la utilizacin de formatos y fichas de informacin, para diferentes situaciones. Se disearon formatos para recolectar informacin cuando se hacan visitas a los centros educativos, se realiz una ficha de informacin para el director del establecimiento, una para aplicarla en el aula con un maestro de grado y otra donde se recopilaba informacin general de la institucin. De la misma forma se disearon varios formatos para llevar un control y registro de la entrega de informes, estadstica y asistencia mensual de los establecimientos, tambin para llevar un control de los documentos recibidos y entregados por la institucin. Manejo de equipo de computo Hoy en da la computacin abarca un campo muy amplio y se ha implementado la globalizacin tecnolgica para la realizacin de casi todas las actividades administrativas. Es por eso que no podemos quedarnos exentos de todo ello. Durante la estada en la coordinacin como alumno practicante, se cont con la oportunidad de manejar el recurso tecnolgico, todos los documentos se realizaban a travs del equipo de computo e impresoras,

as mismo se proporcionaba informacin digital a quienes lo requeran, se actualizaba el antivirus y se le daba el mantenimiento y la limpieza necesaria para preservar y conservar el recurso. Atencin al pblico Uno de los aspectos de suma importancia, sino lo ms importante en una institucin de esta naturaleza, es el servicio y la atencin que se le da al pblico. Cuando alguien visita determinada entidad, lo hace con el fin de ser bien atendido y recibir la informacin que necesita. En diferentes ocasiones la demanda de servicio era demasiada y se tornaba difcil prestarle la atencin merecida a los usuarios, pero siempre se trat de servir bien a las personas, ayudarles a resolver conflictos que presentaban, brindarle la informacin que necesitaban y sobre todo atenderles con cordialidad, amabilidad y respeto. Apoyo en capacitaciones impartidas por la licenciada En repetidas ocasiones la coordinadora era convocada o invitada a dar alguna capacitacin sobre determinado tema. Por lo que el alumno practicante deba brindar el apoyo necesario para realizar con xito dicha actividad. El apoyo consista en la preparacin y utilizacin del material audiovisual (caonera, computadora, retro proyectores, etc.), asistir en la entrega de algn material (folletos, trifoliares, hojas, etc.) que se le brindaba a los asistentes, ayudar a desarrollar la agenda de trabajo y repartir informacin digital a travs de memorias USB, entre otras actividades. Organizacin de los archivos electrnicos La coordinacin educativa, cuenta con un amplio archivo digital, que permite que el oficio administrativo se desarrolle de manera eficiente y con mayor facilidad. Por iniciativa propia se procedi a la organizacin de todo el archivo electrnico de la siguiente manera. Se clasificaron todas las carpetas y documentos por ao escolar, informacin de establecimientos educativos por nivel y jornada, papelera que por su naturaleza era de suma importancia, fichas informativas de todo el distrito y la seleccin de formatos e informacin importante que deba brindrsele a los establecimientos educativos. Se cre una carpeta digital para cada establecimiento con el fin de llevar un mejor control de los mismos. Todo esto con el propsito de mejorar la labor administrativa de la institucin. Elaboracin de cuadros de control y asistencia administrativa Se procedi a la elaboracin de cuadros de control y registros administrativos, entre los cuales se puede mencionar: Un cuadro de control con el nombre de cada uno de los establecimientos del distrito, cdigo, direccin y nmero telefnico. As mismo se realiz una agenda telefnica con el nombre de todos los maestros que pertenecan a alguna comisin magisterial, esto con el fin de comunicarles sobre determinada situacin y mantenerse en contacto para planificar diversas actividades del sector. De la misma manera se procedi a la implementacin de un listado de maestros por establecimiento, con toda la informacin necesaria de cada uno de ellos. Tambin se elaboraron cuadros de registro de los establecimientos, para llevar un control detallado sobre la entrega o recepcin de papelera requerida, durante el presente ciclo escolar, entre otros. Llamar a los establecimientos para complementar informacin necesaria En diversas ocasiones la direccin departamental de educacin solicitaba determinada papelera, (expedientes, informes, listados de maestros, etc.) era tarea de los miembros de la coordinacin, trasladar la informacin a los establecimientos para la entrega de lo requerido. Sin embargo muchas veces la papelera era rechazada porque la informacin era incompleta o por falta de alguna firma o documento, entonces se recurra a llamar por va telefnica a los establecimientos o a los maestros responsables para complementar los paquetes solicitados. Ya que de no hacerlo, se veran afectados los trmites de diversas gestiones que perjudicaran a la poblacin educativa del distrito. Realizacin de solicitudes a la municipalidad, para recibir algunos servicios Durante el tiempo que se estuvo en la institucin, se diagnosticaron varios problemas y falta de recursos que limitaban un mejor funcionamiento de la entidad misma. Para contrarrestar dichas limitantes se realizaron varias solicitudes a la municipalidad del lugar, pidiendo su colaboracin en cuanto a la donacin de mobiliario y equipo, implementacin del servicio de internet en la oficina, colaboracin en cuanto a sacar copias gratuitas en la fotocopiadoras de la municipalidad, reparacin del techo de la institucin, entre otras. De todas las solicitudes realizadas se logro el apoyo con el proyecto de reparacin del techo, el cambio de lmparas en la oficina y la donacin de fotocopias a la coordinacin. Limpieza de oficina e identificacin de ambientes. Por la ubicacin del local donde funciona, la coordinacin se ve afectada en gran manera por el polvo que se introduce a la oficina, por lo que se requiere de estar sacudiendo y limpiando constantemente. Se sabe que un lugar limpio y ordenado crea un ambiente agradable para el desarrollo de cualquier ejercicio. Era prioridad, mantener limpio el lugar, se identificaron algunas estanteras, archivos y ambientes para una mejor organizacin, se crearon rincones de

limpieza y cajas para depositar la basura. Tambin se implement un espacio para almacenar el papel que no era utilizado ya, con el fin de reciclarlo, contribuyendo as a la limpieza de la oficina y a la conservacin del medio ambiente 3. Logro de los Objetivos de la Etapa de la Prctica Directa. En cuanto al logro de los objetivos trazados durante esta etapa, afortunadamente se puede decir que se alcanz un gran porcentaje de los mismos, ya que todas las actividades planificadas para el desarrollo del ejercicio profesional en el rea tcnicoadministrativo, fueron realizadas exitosamente. Se adquirieron nuevos conocimientos y se desarrollaron habilidades dentro del campo de la administracin, en relacin con otras instituciones. Se coordinaron actividades en donde se puso en prctica la teora adquirida en el transcurso de la carrera profesional y se ejecutaron proyectos que sin duda alguna sern de gran beneficio tanto para la institucin, como para el alumno practicante.