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OBJETIVO
Conocer los conceptos de la metodologa de Administracin de Proyectos Establecer los lineamientos en el uso de la prctica de Administracin de Proyectos Identificar las actividades crticas de la Administracin de Proyectos Establecer el primer nivel de competencias en Administracin de Proyectos
CONTENIDO
INTRODUCCION - Situacin Actual del Entorno - Fundamentos - Etapas de la Administracin de Proyectos - Metodologa de Administracin de Proyectos
COMPONENTES - Administracin del Alcance - Administracin de la Calidad - Administracin de los Recursos - Administracin del Tiempo - Administracin de los Riesgos - Administracin de la Comunicacin - Administracin del Adquisiciones (Contrato) - Administracin de las Finanzas - Administracin de la Integracin - Relacin con el Cliente
CONCLUSIONES - Elaboracin del Plan del Proyecto - Responsabilidades de los Lderes - Beneficios y Desventajas - Consecuencias - Web Sites
Por cada
6 nuevos sistemas de software de gran escala que son puestos en operacin, otros 2 son cancelados.
75% de los sistemas grandes tienen fallas de operacin, o no funcionan como se esperaba o no se usan.
50% de los proyectos de desarrollo de software sobrepasan su calendario en ms de la mitad del tiempo.
El
Softwares Chronic Crisis W. Wayt Gibbs Scientific American, Sept. 94
52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%. 31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados.
Creating CHAOS Jim Johnson American Programmer, July 95
FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGIA
Funciones del PMI
Alcance Recursos Riesgos Adquisiciones Integracin Calidad Calendario Comunicacin Finanzas
Experiencia
MODELO DE MADUREZ
La aplicacin de conceptos de administracin de procesos y mejora de calidad para el desarrollo y mantenimiento de sistemas
Control del proceso
(5)
(4)
(3)
Repetible
Administracin Bsica de Control
(2)
Inicial
(1)
CONCEPTOS
Proyecto
Cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio nico que tiene un plan y productos a entregar, que tiene restricciones de compromisos de tiempo, requerimientos de recursos y limitaciones de presupuesto y que puede ser definido por una serie de actividades concurrentes.
Administracin Aplicacin de conocimientos, habilidades, de Proyectos herramientas y tcnicas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requerimientos del proyecto.
N FU
N IO
ET
AP
AS
Terminar a Tiempo Dentro del Presupuesto Cumplir con Requerimientos Exceder Expectativas
O B J E T I V O S
UN PROYECTO BALANCEADO
Tiempo
Costo
Alcance
Calidad
Inicio y Arranque
Desarrollar Plan
Seguimiento y Control
700 m
EJECUCION
CIERRE
Procesos de Ejecucin Procesos de Planeacin Procesos de Iniciacin Procesos de Cierre Procesos de Control
Nivel de actividad
Inicio de la fase
Tiempo
Final de la fase
INICIO Objetivo Objetivo y y Alcance Alcance del del Proyecto Proyecto Identificar Identificar Riesgos Riesgos
Anlisis Anlisis de de Participantes Participantes
QU?
PLANEACIN
EJECUCIN
Administracin Administracin del Riesgo del Riesgo Administracin Administracin de Expectativas de Expectativas del Cliente del Cliente Administracin Administracin del Alcance del Alcance
CIERRE
WBS WBS
QUIN?
Organigrama Organigrama
CMO? CUNDO?
CUNTO?
Costo Costo
MEDICIN?
TIEMPO
6. Tiempo 5. Alcance
7. Costo
8. Calidad 9. Recursos Humanos 10. Comunicaciones 11. Riesgo 12. Adquisiciones 4. Integracin
Proceso de definicin para estructurar y subdividir el trabajo en tareas manejables. La definicin del alcance se utiliza para seleccionar el enfoque ms adecuado y estimar el costo y fecha de terminacin, evaluando el impacto de cambios potenciales del alcance en el calendario, presupuesto, requerimientos y satisfaccin del cliente.
Oportunidad de Negocio Resumen del Proyecto Definicin del Alcance Documentacin de Requerimientos WBS Solicitud de Cambio Bitcora de Cambios Forma de Pendientes Bitcora de Pendientes
Delimitar el alcance del proyecto Desarrollar el Diagrama de Descomposicin Funcional (WBS) Administrar los cambios Resolver los pendientes Identificar requerimientos especficos
Nivel 1 Proyecto
Nivel 2 Subproyecto Nivel 3 Procesos de Alto Nivel Nivel 4 Fases Nivel 5 Resumen de Elementos de Trabajo Nivel 6 Elementos de Trabajo
Proceso Procesopara parael eldesarrollo desarrollode defechas fechasmeta metade deinicio inicioyyterminacin terminacinpara paralos los elementos elementosidentificados identificadosen enla laadministracin administracinde dealcance. alcance.Estas Estasfechas fechasestn estn basadas basadasen enel elesfuerzo esfuerzorequerido requeridopara paracompletar completarlas lastareas, tareas,las lasrelaciones relaciones entre entreellas ellasyyla ladisponibilidad disponibilidadde delos losrecursos recursospara paraejecutarlas. ejecutarlas.El Elcalendario calendariose se utiliza para comunicar a los miembros del equipo y al cliente cuando se utiliza para comunicar a los miembros del equipo y al cliente cuando se realizarn realizarnlas lastareas tareasyycuando cuandoestarn estarndisponibles disponibleslos losentregables. entregables.
PLAN DE TRABAJO
WBS 1.2.1 1.2.1.DF 1.2.1.AN 1.2.1.DS 1.2.1.DSPP 1.2.1.DSPP01 1.2.1.DSPP02 1.2.1.DSPP03 1.2.1.DSPP04 1.2.1.DST A 1.2.1.DST A01 1.2.1.DST A02 1.2.1.DST A03 1.2.1.DST A04 1.2.1.DST A05 1.2.1.DSAP01 1.2.1.DSAP01 1.2.1.DSAP02 1.2.1.DSAP03 1.2.1.DSAP04 1.2.1.DSAP05 1.2.1.DSAP06 1.2.1.DSAP07 Title Upper Air Meteorology Define Analyze Design Plan/Prepare to Design Develop/Update W ork Plan Early Finish 10/27/98 4/25/97 5/23/97 1/23/98 1/22/98 1/22/98 6/10/97 6/10/97 12/30/97 8/13/97 6/9/97 6/17/97 6/25/97 8/5/97 8/13/97 1/23/98 Architecture 10/2/97 12/19/97 9/1/97 12/18/97 1/9/98 1/9/98 1/23/98 Qtr 1
1997 Qtr 2 Qtr 3
Qtr 4
Qtr 1
Qtr 4
Qtr 1
Acquire Project Resources Prepare Participants for Participation Establish Environment Design T echnical Architecture Define Impact on Current Environment Define Hardware/Software Selection Criteria Evaluate Hardware/Software Alternatives
Specify Environment Selections/Configurations Commit Technical Architecture Design Application Design Application
Design Data Storage/Management Design User Interface Design Application Logic Design Application Interfaces Design Environ Interfaces & Support Functions Commit Application Designs
La infraestructura financiera es establecida para dar soporte a la estimacin, pronsticos, presupuestos y monitoreo monetario del proyecto, asegurando que el proyecto es terminado dentro del presupuesto aprobado.
Revisin de la propuesta Implantacin del Sistema de Control Financiero Establecer el presupuesto baseline
ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD Proceso de definicin de las inspecciones y revisiones para asegurar que el proyecto est aplicando efectivamente las prcticas de administracin de proyectos, para satisfacer las necesidades para las cuales el proyecto es llevado a cabo. Proporciona los puntos de control y resultados que direccionan el enfoque continuo de despliegue y mejora de los procesos de administracin.
Planeacin de la Calidad Definir los procesos de mejora y aseguramiento de calidad Desarrollar y ejecutar los planes de prueba para el control de la calidad
Plan de Aseguramiento de Calidad Diagnstico del Proyecto Criterios de Aceptacin Criterios de Auditora de QA por fase Lista de Identificacin de Defectos del Proceso Plan de Mejora del Proceso Plan y Casos de Pruebas Reporte de Seguimiento del Plan de Pruebas
z z z z z z z z
Describe los procesos necesarios para asegurar que se realiza el uso ms efectivo del personal involucrado en el proyecto. Los miembros del equipo son entrenados, motivados y dirigidos para desempear con xito sus labores asignadas.
Estimacin de los recursos del proyecto Planeacin de los recursos humanos Monitoreo del esfuerzo Desarrollo del equipo de personal
Registro de Estimaciones Lista de Restricciones y Consideraciones Plan de Recursos Humanos Matriz de Roles y Responsabilidades
Elementos de Trabajo
Establish project team . Cre ate project workbook. De velop project plan. Establish customer relationship. Outline project scope. Set up project m anagement environment. Establish configuration ma nagement process. De term ine financial procedures. Identify project risk. Announce project. Re view project plan.
Project Ma nager R A R R R R A R R R R
Clave
R A S I C = = = = = Re spons ible for the proc ess Approv es/acc epts the deliv erables from the proc ess Supports steps in the produc tion of the deliverables Ne eds inform ation about the status and content of the deliverables Prov ides cons ultation for inputs, information, or c ontributory deliverables
ORGANIGRAMA
Supervisor
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN
Esel elproceso procesoutilizado utilizadopara paradeterminar determinarque quetipo tipode deinformacin informacinenviar, enviar,a aquien quien Es mandarla,cuando cuandoo oque quetan tanfrecuentemente frecuentementeyycomo comomanejarla manejarlao oformatearla formatearla mandarla, paraque quesea seaefectiva. efectiva.Se Sedeben debenmonitorear monitorearcontinuamente continuamentelas lasactividades actividadesde de para comunicacinpara paraasegurarse asegurarseque queel elproceso procesoest estestablecido establecidoyyes esmantenido mantenido comunicacin demanera maneraefectiva. efectiva.Su Sufoco focoprincipal principales esestablecer estableceryymantener mantenerexpectativas expectativas de comunesde delas lasprcticas prcticasde deadministracin. administracin. comunes
Desarrollar planes de comunicacin Documentar las decisiones de los proyectos Reportar el estatus del proyecto Cierre del proyecto
Mapa de Comunicacin Plan de Comunicacin Boletines de Decisiones de Negocio Bitcora de Boletines de Decisiones de Negocio Agendas Minutas Reportes de Estatus
MAPA DE COMUNICACIN
A
Federal Aviation Administration
1, 14
B
Airline Pilots Association
11
C
Customer Project Manager
E
Resource Center
D
Systems Administrator
ELEMENTOS DE COMUNICACIN
Lista de Contactos
Name Ed Martin Role EDS Project Manager Telephone (810) 556-3333 [8-447] Pager N/A Fax VME Address 1111 Anymore Street MS 987 Utica, MI 48111 U.S.A. 1111 Anymore Street MS 677 Utica, MI 48111 U.S.A. Electronic Mail EMARTI01 @ AHIPC1J SSMITH11 @ AHIPC1J (810) (810) 556-9999 236-2222 [8-447] Box 12345 (810) N/A 556-2222 [8-447] Steven Smith Customer (810) Project 556-1234 Manager [8-447] (810) 266-5195
Mapa de Comunicacin
Plan de Comunicacin
Communication Item Project Status Meeting Minutes Description Attendees, agenda, areas/presentations, persons responsible for presentations, action items, next meeting Issues ID, creation date, description, person responsible, status, status date Purpose I n For monthly project meetings Frequency and Location f Monthly o Media r V ision, m Of fice formal review of meetings from previous meeting r Paper m Audience a Project team members, customers t Responsibility Projecti leader Distribution o Origin Date n 9/1/93 Estimated Quantity and Cost a l
Issues Documentation
f Monthly o (as required) t h during project meetings f Monthly o (as required) during project meetings f o As required
a Project team m h
t e e
Projecti leader m
o b p
n 6/9/94 e r
a r o s j
Action ID, creation date, description, person responsible, status, status date
r V ision m Of fice
a Project team m
t e
Projecti leader m
o Project leader b
n 6/9/94 e r
a s
Presentations
r Formal p
m r
t te
i en
o rt
n 6/9/94 ea
a st
Identificacin y evaluacin sistemtica de los factores de riesgo de un proyecto y la planeacin subsecuente para mitigar, aceptar o transferir estos factores de riesgo. Los riesgos del proyecto son reducidos tomando acciones para prevenir el riesgo decrementando las incertidumbres o consecuencias relativas o por transferir el riesgo a un tercero. Reducir los riesgos incrementa la probabilidad de xito del proyecto.
acin Evalu ivel in de c N a c o i t f l i A Ident e d a t Lis cin os Riesg Administra de Plan sgos de Rie os a g s e i de R
EVALUACIN DE RIESGOS
Criterio de Aseguramiento de Riesgos Atributo del Proyecto Bajo Menos de 10,000 Tamao lneas de cdigo Menos de un aoEsfuerzo hombre Menos de $100,000 Costo USD Proceso de negocio Estructura bien documentado, completo y concreto Sistemas de Tecnologa hardware/software existentes; requieren de modificaciones menores o no requieren de ellas. Poco impacto a la Impacto empresa, fuera del proyecto inmediato del cliente o la proteccin a la informacin del cliente.
Medio De 10,000 a 100,000 lneas de cdigo De uno a diez aoshombre De $100,000 a $1,000,000 USD Proceso de negocio vago, incompleto, y no documentado Modificaciones mayores son requeridas para sistemas de software o hardware o ambos El impacto afecta a varias organizacions en la empresa o la proteccin de la informacin del cliente.
Alto Ms de 100,000 lneas de cdigo Ms de diez aoshombre Ms de $1,000,000 USD Proceso de negocio no definido; informacin no disponible Software en estado de arte se requieren
Puntos escenciales del proyecto dirigidos hacia la estrategia de la compaa o alto impacto en la proteccin de la informacin
ADMINISTRACIN DE LAS ADQUISICIONES (CONTRATO) Proceso para crear y determinar los procedimientos de adquisicin, utilizacin y reubicacin efectiva de los recursos (humanos y materiales) para proporcionar un servicio de calidad a los clientes. Verifican que el proveedor del servicio se adhiera al cumplimiento de los requerimientos legales, de tal forma que se reduzca la exposicin legal.
Planificacin de las adquisiciones y propuestas de solucin Seleccin de Proveedores Elaborar Convenios de Servicios y establecer Niveles de Servicio Seguimiento al cumplimiento de requisitos legales, fiscales y normativos Verificar condiciones contractuales con usuarios y proveedores
Proceso para establecer una relacin de negocios con el cliente que resulte en una sociedad, no slo en el sentido legal. Mantener una relacin de socios mejora la interaccin con el cliente en un beneficio mutuo.
3 Adquirir y analizar
la informacin sobre el negocio del cliente 3 Establecer una relacin de socios con el cliente 3 Obtener el compromiso del cliente
3 Informacin de la
industria y del negocio del cliente 3 Informacin del ambiente organizacional 3 Informacin del ambiente tecnolgico 3 Criterios de xito 3 Metodologas del cliente
Plan Inadecuado
Bajo Desempeo
Promesas Irreales
Describir los procesos necesarios para asegurar que los diversos elementos del proyectos son coordinados adecuadamente.
Plan de Calidad
Plan de Trabajo
Recursos Alcance Comunicacin Negociacin Resolucin de Problemas Hacer que sucedan las cosas Riesgos
Contrato
Calidad Liderazgo
Comunicacin
Despus de aadir
dos semanas
a la calendarizacin por retrasos inesperados, agrega otras tres semanas para inesperados retrasos inesperados.
Inicio
Planeacin
Revisar baseline
Cambio en el proyecto
No
Monitoreo y Control
Ejecucin
Cierre
INICIO Objetivo Objetivo y y Alcance Alcance del del Proyecto Proyecto Identificar Identificar Riesgos Riesgos
Anlisis Anlisis de de Participantes Participantes
QU?
PLANEACIN
EJECUCIN
Administracin Administracin del Riesgo del Riesgo Administracin Administracin de Expectativas de Expectativas del Cliente del Cliente Administracin Administracin del Alcance del Alcance
CIERRE
WBS WBS
QUIN?
Organigrama Organigrama
CMO? CUNDO?
CUNTO?
Costo Costo
MEDICIN?
TIEMPO
BENEFICIOS
Pocas sorpresas Roles y responsabilidades Eficiente calendarizacin de los recursos Control continuo del proyecto Temprana identificacin de los problemas Trabajo en equipo nfasis en la calidad Satisfaccin del cliente Mejores mrgenes de utilidad
DESVENTAJAS
Curva de aprendizaje - tiempo Asignacin de recursos dedicados Inversin
CONSECUENCIAS . . .
La decisin final
Software Engineering http://www.sei.cmu.edu/ Standish Group http://www.standishgroup.com/chaos.html Project Management Institute http://www.pmi.org Librera http://www.amazon.com Productos y Servicios http://www.itera.com.mx http://www.rational.com http://www.criticaltools.com http://office.microsoft.com/home
Muchas organizaciones concentran sus esfuerzos en arreglar los errores en vez de prevenirlos