Pas: Argentina Legislacin: El Manual de Procedimientos de Auditora de Gestin de Empresas y Sociedades del Estado Fecha: No disponible

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE GESTION DE EMPRESAS Y SOCIEDADES DEL ESTADO.

INDICE INTRODUCCION PREMISAS BASICAS SECCION 1 CONCEPTOS GENERALES 1. 2. 2.1. 2.2. TIPOS DE AUDITORIAS AUDITORIA DE GESTION CONCEPTO DE GESTION CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION 2.2.1. Eficacia 2.2.2. Eficiencia 2.2.3. Economa

2.3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTION. 2.4. CRITERIOS 2.5. CONTROL INTERNO Y DE GESTION 2.5.1. Concepto 2.5.2. Objetivos 2.5.3. Herramientas de Control Interno 2.6. 2.7. MARCO LEGAL OPORTUNIDAD

SECCION II - MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION 1. INTRODUCCION 1.1 OBJETIVO 1.1.1. 1.1.2. ESQUEMA BASICO UTILIZACION DEL MANUAL Legal Sustancial

1.2 1.3

1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 2. 2.1 2.2

Obligatoriedad Flexibilidad Responsabilidad

PROCEDIMIENTOS RELATIVOS AL TRABAJO DE CAMPO ORGANIZACION ADMINISTRATIVA 2.1.1 Determinacin de Objetivos 2.1.2. Recursos Humanos PLANEAMIENTO 2.2.1 Estudio Preliminar 2.2.1.1. Recopilacin de Antecedentes 2.2.1.1.1 Entrevista con la Mxima Autoridad del Ente 2.2.1.1.2 Otras entrevistas 2.2.1.1.3 Consulta de Documentacin e informacin 2.2.1.1.4 Ficha de Organizacin 2.2.1.2 Determinacin de Objetivos 2.2.1.2.1 Conceptos 2.2.1.2.2 Caractersticas 2.2.1.2.3 Enunciacin 2.2.1.3 Enfoque y Orientacin del Examen 2.2.1.4 Planificacin Global de Recursos 2.2.2 Estudio General 2.2.2.1 Conocimientos de la Entidad 2.2.2.1.1 Entrevistas con Ejecutivos de Lnea y Empleados 2.2.2.1.2 Verificacin Ocular 2.2.2.1.3 Otras Fuentes de Informacin: 2.2.2.2 Evaluacin Sistema Control Interno y de Gestin 2.2.2.3 Anlisis 2.2.2.4 Determinacin de Areas Crticas 2.2.2.5 Informe de Diagnstico General 2.2.2.6 Determinacin del Alcance del Examen Estudio Especfico 2.2.3.1 Conocimiento de las Areas Crticas 2.2.3.2 Evaluacin del Sistema de Control Interno de Gestin 2.2.3.3 Programa de Auditora 2.2.3.3.1 Concepto 2.2.3.3.2 Contenido del Programa

2.2.3

2.3

MEDICION DEL RENDIMIENTO 2.3.1 Indicadores de Rendimiento 2.3.1.1 Indicadores Cuantitativos 2.3.1.1.1 Indicadores de Volumen de Trabajo: 2.3.1.1.2 Indicadores de Eficiencia 2.3.1.1.3 Indicadores de Economa 2.3.1.1.4 Indicadores de Efectividad 2.3.1.2 Indicadores Cualitativos: 2.3.2 2.3.3 Normas de Rendimiento (Criterios) Recoleccin de Datos del Rendimiento Real 2.3.3.1 Indicadores Cuantitativos 2.3.3.2 Indicadores Cualitativos Anlisis y Evaluacin de Evidencias 2.3.4.1 Tipos de Evidencias 2.3.4.2 Prueba de Evidencias Diagnstico y Pronstico

2.3.4

2.3.5

2.3.5.1 2.3.5.2 2.3.5.3 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4. 4.1

Diagnstico Reconmendaciones Pronstico

CONTROL DE LA AUDITORIA Normas de Supervisin Objetivos del Control del Trabajo Tcnicas de Control Anlisis de Desvos Medidas Correctivas Control de Resultado Final CARACTERISTICAS DE LOS INFORMES INFORME DE AVANCE 4.1.1 Objetivo 4.1.2 Periodicidad 4.1.3 Contenido 4.1.4 Presentacin 4.1.5 Distribucin INFORME DE DIAGNOSTICO GENERAL 4.2.1 Objetivo 4.2.2 Contenido 4.2.3 Presentacin 4.2.4 Distribucin INFORME FINAL 4.3.1 Informe Extenso 4.3.1.1 Objetivo 4.3.1.2 Contenido 4.3.1.3 Presentacin 4.3.1.4 Distribucin 4.3.2 Informe Ejecutivo 4.3.2.1 Objetivo 4.3.2.2 Contenido 4.3.2.3 Presentacin 4.3.2.4 Distribucin

4.2

4.3

5.

SEGUIMIENTO

ANEXO I PAPELES DE TRABAJO 1. CONSIDERACIONES GENERALES 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 3. 3.1 Propiedad Perodo de guarda Acceso NORMALIZACION Recomendaciones Contenido LEGAJOS Ordenamiento

3.2

Legajo Permanente 3.2.1 Objetivo 3.2.2 Contenido Legajo transitorio 3.3.1 Objetivo 3.3.2 Contenido Legajo Resumen 3.4.1 Objetivo 3.4.2 Contenido Codificacin 3.5.1 Codificacin del Legajo Transitorio 3.5.2 Codificacin del Legajo Permanente 3.5.3 Codificacin del Legajo Resumen

3.3

3.4

3.5

MODELOS DE FORMULARIOS ANEXO II CUESTIONARIOS 1. 2. 3. 3.1 1. 2. 3. 4. 4.1 4.2 4.3 5. 6. 3.2 7. CONCEPTO CRITERIOS DE AUDITORIA TIPOS DE CUESTIONARIOS Evaluacin Global de la Organizacin Area Administracin y Finanzas Area Recursos Humanos Area Comercializacin Area Produccin Operaciones Industrias Mantenimiento Industrias Operaciones Servicios Area Compras, Contratos y Almacenes Area Proyectos de Inversin Cuestionarios Comunes al Resto de las Areas Area .. Xxxxxx

INTRODUCCION El objeto especfico de este manual apunta a normalizar una metodologa de trabajo y a brindar una ayuda eminentemente prctica al profesional al servicio de Auditora General de la Nacin - AGN - al que se encomiendan tareas de Auditora de Gestin. Lejos de pretender un completo desarrollo terico del tema, se describen en la primera parte algunos aspectos conceptuales bsicos, dando especial nfasis en la segunda, al manual propiamente dicho. PREMISAS BASICAS 1 Las siguientes premisas subyacen en estas normas y fueron consideradas en su desarrollo. El trmino auditora es aplicable tanto a las auditoras contables como las de gestin en los trminos que se definen y describen en este manual. Los funcionarios pblicos tienen la responsabilidad de asignar los recursos con eficiencia, economa y eficacia a fin de lograr los propsitos para los cuales se suministraron estos recursos. Esta responsabilidad comprende a todos los recursos, ya sea confiados a los funcionarios pblicos por los propios electores o por otros niveles de gobierno. Los funcionarios pblicos son responsables ante el pblico y ante otros niveles y ramas de gobierno por los recursos suministrados para financiar programas y servicios gubernamentales a su cargo. En consecuencia, estn obligados a presentar informes apropiados a quienes deben rendir cuentas de su gestin. Los funcionarios pblicos son responsables de establecer y de mantener un sistema eficaz de control interno para garantizar que se alcancen metas y objetivos apropiados, que se salvaguarden los recursos, que se cumplan las leyes y los reglamentos aplicables y que se obtenga, conserve y revele razonablemente informacin confiable. Los funcionarios pblicos son responsables de observar las leyes y reglamentos aplicables. Esta responsabilidad implica determinar las disposiciones legales que deban cumplir las entidades pblicas y sus funcionarios e implantar sistemas para facilitar el cumplimiento de esas disposiciones. La auditora contable es una parte importante del proceso de rendicin de cuentas ya que permite emitir una opinin independiente respecto a silos estados financieros de una entidad presentan razonablemente los resultados de las operaciones financieras y si otra informacin financiera se presenta conforme a criterios establecidos o declarados expresamente. La auditora de gestin es tambin una parte importante del proceso de rendicin de cuentas, puesto que conduce a una opinin independiente acerca del grado en que los funcionarios pblicos cumplen sus responsabilidades con lealtad, eficiencia y eficacia. A menos que lo impidan restricciones legales o consideraciones ticas, las entidades auditadas o los organismos fiscalizadores debern poner los informes de auditora a disposicin del pblico y de los otros niveles de gobierno que hayan suministrado los

recursos. Distintos niveles del gobierno comparten intereses comunes en muchos programas. En aqullos de asistencia financiera gubernamental, es frecuente que los intereses de los distintos niveles de gobierno no puedan aislarse porque los recursos empleados se han mancomunado. En consecuencia, las auditoras que se practiquen a programas de asistencia financiera en que intervengan intereses y fondos de varios niveles de gobierno debern planearse de tal modo que, en la medida de lo posible se satisfagan las necesidades que tenga cada nivel de gobierno participante en relacin con el proceso de rendicin de cuentas. La cooperacin por parte del gobierno nacional, provincial y municipal en la auditora de programas de inters comn minimizar la duplicacin del esfuerzo de auditora y beneficiar a todos los interesados, en un enfoque prctico en la auditora de operaciones intergubernamentales. Los auditores podrn apoyarse en el trabajo de otros, hasta donde sea factible una vez que hayan comprobado que se efectu con la independencia, capacidad y eficiencia necesarias mediante la aplicacin de pruebas apropiadas o otros mtodos aceptables.

SECCION 1 CONCEPTOS GENERALES

1. TIPOS DE AUDITORIAS De acuerdo a los requerimientos legales, AGN practica los siguientes tipos de auditora: Auditora Contable: Es el examen de informacin contable - financiera por parte de una tercera persona, distinta de la que la prepar, con la intencin de emitir una opinin sobre su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la confiabilidad de tal informacin. Auditora de Gestin: Es el examen de planes, programas, proyectos y operaciones de una organizacin o entidad pblica, a fin de medir e informar sobre el logro de los objetivos previstos, la utilizacin de los recursos pblicos en forma econmica y eficiente, y la fidelidad con que los responsables cumplen con las normas jurdicas involucradas en cada caso. Auditora Integrada: Es una actividad abarcativa de la auditora contable y de gestin.

2. 2.1.

AUDITORIA DE GESTION CONCEPTO DE GESTION La gestin es un proceso de coordinacin de los recursos disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas precisos. La gestin comprende todas las actividades organizacionales que implican: El establecimiento de metas y objetivos. El anlisis de los recursos disponibles. La apropiacin econmica de los mismos. La evaluacin de su cumplimiento y desempeo institucional. Una adecuada operacin que garantice el funcionamiento de la organizacin.3

2.2.

CONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTION La Auditora de Gestin fue definida en el punto 1-TIPOS-. Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economa estn indisolublemente asociados a esta clase de auditora.

2.2.1. Eficacia Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en trminos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por lo tanto que la organizacin cuente con una planificacin detallada, con sistemas de informacin e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situacin en un momento determinado y los desvos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difcilmente podr medirse la eficacia. 2.2.2. Eficiencia Se refiere a la relacin entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Una operacin eficiente produce el mximo de producto para una cantidad dada de insumos o requiere del mnimo de insumos para una calidad y cantidad de producto determinada. El objetivo es incrementar la productividad. 2.2.3. Economa El concepto de economa evala silos resultados se estn obteniendo a los costos alternativos ms balos posibles. Est referido a los trminos y condiciones bajo los cuales los entes adquieren recursos humanos y materiales. Una operacin econmica requiere que esos recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al ms bajo costo. 2.3. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE GESTION En las Auditoras de Gestin anuales, que abarcan todas las reas crticas, AGN define como objetivos los siguientes: Establecer el grado en que el ente y sus servidores han cumplido adecuadamente los deberes y atribuciones que les han sido asignados. Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera econmica, eficiente y eficaz. Determinar silos objetivos y metas propuestas han sido logrados. Determinar si se estn llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o actividades legalmente autorizados. Proporcionar una base para mejorar la asignacin de recursos y la administracin de stos por parte del ente. Mejorar la calidad de la informacin sobre los resultados de la administracin del ente que se encuentra a disposicin de los formuladores de polticas, legisladores y de la comunidad en general.

Alentar a la administracin de la entidad para que produzca procesos tendientes a brindar informacin sobre la economa, eficiencia y eficacia, desarrollando metas y objetivos especficos y mensurables. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones gubernamentales, como as tambin de los planes, normas y procedimientos establecidos. Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos. Auditar y emitir opinin sobre la memoria y los estados contables financieros, como as tambin sobre el grado de cumplimiento de los planes de accin y presupuesto de las empresas y sociedades del estado.

2.4.

CRITERIOS En las Auditoras de Gestin, a diferencia de las Auditorias Contables, no existen normas de aplicacin general, tales como las Normas de Auditora vigentes para la revisin de los estados contables. Se hace necesario en consecuencia definir criterios de auditora de gestin, es decir normas razonables que permitan comparar y evaluar condiciones existentes. De hecho, la Ley 24.156 de Administracin Financiera determina en el inciso d) del artculo 119 que AGN deber Formular criterios de Control y Auditora..

2.5.

CONTROL INTERNO Y DE GESTION 2.5.1. Concepto El sistema de control interno es un instrumento de gestin que comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos adoptados dentro de una entidad para salvaguardar su patrimonio, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y propender al cumplimiento de las metas y objetivos programados. El concepto de control interno abarca todo el conjunto de mecanismos y procedimientos establecidos por los organismos para asegurar la regularidad, la eficiencia y la eficacia de sus operaciones y actividades. 2.5.2. Objetivos Proteger activos y salvaguardar los bienes del ente. Garantizar la razonabilidad y confiabilidad de la informacin contable y la integridad de los sistemas de informacin. Asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable.

Promover la eficiencia operativa. Fomentar la adhesin a la poltica administrativa establecida. Garantizar el cumplimiento de metas y objetivos programados.6

2.5.3. Herramientas de Control Interno 2.6. Organigramas Manuales de funciones Manuales o normas de procedimiento Matriz de autorizaciones

MARCO LEGAL La Ley No. 24.156 de Administracin Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional confiere a AGN el marco legal para efectuar las Auditoras de Gestin. El artculo 11 7, cuarto prrafo determina que El control externo posterior del Congreso de la Nacin, ser ejercido por la AGN. En especial, el art. 11 8, inciso b) establece que AGN debe Realizar auditoras.... de gestin, exmenes especiales de las jurisdicciones y de las entidades bajo su control.... El inciso g) del mismo artculo ratifica y amplia el concepto del siguiente modo: Realizar exmenes especiales de actos y contratos de significacin econmica....

2.7.

OPORTUNIDAD AGN realizar las auditorias a que se refiere el articulo 11 8 de la Ley 24.1 56, de acuerdo a una planificacin institucional que bsicamente sealar las reas de control y los recursos a comprometer en cada una de ellas, definidas sobre la base de los conceptos de importancia, significatividad y riesgo.7

SECCION II MANUAL DE AUDITORIA DE GESTION

1. 1.1. INTRODUCCION OBJETIVO 1.1.1. Legal El presente manual de Auditora de Gestin se emite dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 24.156 de Administracin Financiera en su art. 11 9. 1.1.2. Sustancial Normalizar los procedimientos y mtodos de trabajo en el tema. Facilitar las tareas especficas de los equipos auditores y de la supervisin. Acotar los tiempos de planificacin, ejecucin y supervisin de los trabajos con el objeto de maximizar la utilizacin y eficiencia de los recursos humanos y materiales. Capacitar a los equipos de trabajo.

1.2.

ESQUEMA BASICO En la confeccin de este manual se prioriz detallar las tareas y actividades en orden cronolgico. Sin embargo, por razones metodolgicas el esquema incluye: PROCEDIMIENTOS RELATIVOS AL TRABAJO DE CAMPO PROCEDIMIENTOS RELATIVOS A LA SUPERVISION DE LA AUDITORIA CARACTERISTICAS DE LOS INFORMES SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES ANEXOS Papeles de trabajo Cuestionarios Tablero de comando

1.3.

UTIUZACION DEL MANUAL 1.3.1. Obligatoriedad Este manual es de utilizacin y aplicacin obligatoria en todas las auditoras de gestin que realice AGN, sean stas efectuadas tanto con recursos propios como contratados. 1.3.2. Flexibilidad Los procedimientos y tareas aqu normatizados revisten el carcter de trabajos mnimos a cumplir por los equipos auditores. Sin embargo, en funcin de las caractersticas del ente y de las funciones especficas encomendadas, la supervisin podr flexibilizar y ampliar las normas aludidas cuando necesidades operativas as lo justifiquen. 1.3.3. Responsabilidad Ser responsabilidad de los Supervisores y Coordinadores de la A.G.N. la adecuada aplicacin del manual.

2. 2.1.

PROCEDIMIENTOS RELATIVOS AL TRABAJO DE CAMPO ORGANIZACION ADMIMSTRATIVA 2.1.1. Determinacin de Objetivos Definido el Plan Institucional de Auditora, las Gerencias correspondientes asignarn las tareas a los distintos Supervisores de Gestin. Estos debern efectuar la primera determinacin de objetivos, los cuales debern fijarse en funcin del: Tiempo: ordinario anual. un perodo de tiempo mayor o menor al ao.

Areas involucradas: total. un rea especfica.

Exmenes especiales de actos y contratos de significacin econmica. Definidos los objetivos con acuerdo de la Gerencia de Area, debern presupuestarse los recursos humanos y materia les necesarios en cada caso e instrumentar la tarea en Formulario Nro.1 - Presupuesto de Auditora. Este deber archiva rse en el legajo transitorio.

2.1.2. Recursos humanos. A partir de los datos disponibles en AGN relativos a recursos humanos (propios y contratados) el Gerente de Area y el Supervisor seleccionarn al encargado de coordinar la Auditora de Gestin a realizar. En el caso de contratar estudios o consultoras, aprobarn el coordinador propuesto. En la seleccin del profesional o del estudio, se tendr en cuenta la capacitacin, la pericia, idoneidad, experiencia e independencia necesarios para cumplir con la tarea. El Supervisor y el Coordinador seleccionado, siempre a partir de los datos de recursos humanos mencionados, completarn el equipo de tareas, siguiendo pautas similares a las indicadas en el punto anterior, aplicadas de acuerdo a las funciones programadas para cada integrante. Se completar luego el Formulario 2 - Equipo Auditor, en el que se dejar constancia de los nombres elegidos y de las responsabilidades de cada uno de los miembros. Este deber archivarse en el legajo transitorio de la Auditora. 2.2. PLANEAMIENTO El planeamiento es una actividad eminentemente dinmica. Se planifica, se analizan los desvos y se ajusta en todo el proceso de auditora. Al inicio mismo de la tarea ya ha existido una planificacin (ver punto 2.1.1.) realizada por el Supervisor. En las etapas siguientes se establecen los procedimientos de una planificacin ms detallada que abarca desde el Estudio Preliminar hasta el Estudio Especfico. Todos los procedimientos que se indican posteriormente parten del supuesto de una auditora realizada por auditores externos que no conocen la entidad y que adems no muestran ninguna preferencia por un rea en particular para ser auditada. Si se tratara de auditoras recurrentes, habr etapas de menor intensidad o simplemente de tareas de actualizacin de la informacin existente. Si el objetivo fuera analizar un rea especfica, los procedimientos de auditora debern con centrarse en la misma, en cuanto sean aplicables, eliminando los aspectos generales no aplicables. 2.2.1. Estudio Preliminar El motivo de esta etapa es obtener un Conocimiento general del objeto de la organizacin, de sus principales caractersticas y del medio externo en que se desenvuelve, con el fin de reformular el Presupuesto de Auditora, originalmente elaborado por la supervisin. Para ello se debern desarrollar los siguientes procedimientos.

2.2.1.1.

Recopilacin de Antecedentes Para la recopilacin de antecedentes debern utilizarse las tcnicas siguientes:

2.2.1.1.1.

Entrevista con la Mxima Autoridad del Ente Es la primera actividad que deber realizar el equipo de auditoria y est dirigida a obtener informacin general sobre la organizacin y el contexto en que se desenvuelve. Para ello se preparar el Formularlo Nro. 9 - Gua de Puntos a tratar en la entrevista, sin olvidar incluir como importantes la modalidad de relacin con las distintas jefaturas y la solicitud de colaboracin de todos los niveles de la organizacin o ente. El Gerente del Area, el Supervisor y el Coordinador debern asistir a la reunin y entregarn a la mxima autoridad una nota oficial de presentacin, firmada por el Gerente General del Area, en la que conste: Objetivo de la Auditora. Nombres y apellidos del Gerente, Supervisor y Coordinador. Solicitud de colaboracin a la organizacin.

Deber entregarse tambin, en la reunin el Formulario Nro. 4 - Solicitud de Datos Bsicos de la Organizacin - que se explcita en el punto siguiente. Terminada la reunin, se confeccionar el Formulario Nro. 3 Minuta de entrevista, donde se volcarn los aspectos relevantes de la misma. De ser factible, la minuta de la entrevista deber ser consensuada y firmada por el entrevistado. Este documento, al igual que copia de la nota de presentacin y la gua a que se hizo referencia en este punto, se archivarn en el legajo transitorio. 2.2.1.1.2. Otras Entrevistas En esta etapa, se efectuarn entrevistas con: Niveles inmediatos inferiores al de la mxima autoridad (vicepresidente, directores o similares). Sndicos (SINDICATURA GENERAL DE LA NACION SIGEN).

En forma previa a la reunin, se preparar un Formulario Nro. 9 - Gua de Puntos a tratar en la entrevista, con el objetivo de

obtener informacin adicional del rea especfica del funcionario entrevistado. Las preguntas debern orientarse en ese sentido debiendo adems acordarse en la misma el nombre de los funcionarios de lnea con que se tratarn los temas con mayor detalle. Terminada la reunin, se confeccionar un Formulario Nro. 3 - Minuta de Entrevista, donde se volcarn los aspectos relevantes de la misma. De ser factible, la minuta de la entrevista deber ser consensuada y firmada por el entrevistado. Este documento, al igual que la gua a que se hizo referencia en este punto, se archivar en el legajo transitorio. 2.2.7.1.3. Consulta de Documentacin e Informacin Deber consultarse, adems, toda la informacin, no incluida en los puntos anteriores, que se considere de inters para completar el conocimiento preliminar de la organizacin, tal como, actas del directorio, revistas especializadas, informes de auditoria anteriores, legislacin vinculada, etc. Deber cumplimentarse el Formulario Nro. 6Documentacin Consultada e Informacin Obtenida, donde se dejar constancia de la documentacin adicional consultada y de la informacin relevante obtenida de la misma. Todas las notas y pedidos, debern contener una fecha estimada de respuesta. De no obtenerse respuesta en ese lapso, se reiterar la solicitud hasta su cumplimiento. 2.2.1.1.4. Ficha de la Organizacin Con la informacin obtenida a partir del Formulario Nro. 4, entrevistas y cuestionarios, se completar el Formulario Nro. 5 - Ficha de la Organizacin, el que tendr por destino el legajo permanente. Idntico archivo se asignar al Formulario Nro. 4 y a los antecedentes obtenidos. 2.2.1.2. 2.2.1.2.1. Determinacin de Objetivos Conceptos En esta fase, el coordinador de la auditoria deber contestarse, entre otras, las siguientes preguntas, en funcin del objetivo definido por AGN y las caractersticas de la auditoria: qu es posible satisfacer y cun factible es la realizacin de la auditora? qu se va a buscar concretamente (OBJETIVOS Y ALCANCE)?

qu recursos debe estar en condiciones de proporcionar el ente auditado y en qu momento? cules son las fechas tentativas de iniciacin y terminacin del trabajo? existen restricciones tcnico - polticas?

Bsicamente debe determinarse qu necesidades deben satisfacerse y cmo estos propsitos se harn operativos. Los objetivos deben expresarse de manera que identifiquen aquellos elementos de hallazgos que deban desarrollarse en el informe (P.ej. el objetivo puede ser slo definir el nivel de gestin alcanzado, o un paso ms adelante, si ste fue satisfactorio, o cules fueron las causas de los desvos y si finalmente se efectuarn recomendaciones). Se deber considerar tambin el tiempo y recursos disponibles que se asignen, los cuales pueden definir qu actividades se tendrn en cuenta y con qu profundidad y detalle se las evaluar. Asimismo la disponibilidad de datos (con cules se podr contar; si se obtendrn en forma oportuna, cul ser la dificultad en conseguirlos, etc.) puede definir: qu periodo debe ser incluido. si ser posible su proyeccin. qu nivel de validacin se necesitar para documentar la existencia de un problema y su causa. qu comparaciones se harn.

Establecer los objetivos significa determinar el campo de accin que abarcar la auditora. 2.2.1.2.2. Caractersticas Cada objetivo debe reunir las siguientes caractersticas, segn define AGN: Alcanzable: Ser tal que pueda lograrse materialmente, tomando en cuenta las facultades, recursos, atributos y todo otro factor que pueda incidir en su obtencin. Especfico: est buscando. Indicar clara e inequvocamente qu se

Apropiado: Tendr relacin con el propsito fundamental del trabajo de auditora. Comunicable: intervinientes. Ser comprensible para todos los

2.2.1.2.3.

Enunciacin Todos los objetivos se detallarn, por orden de prioridades, en Formulario 11. - Objetivos de Auditora, con archivo en el Legajo Transitorio, determinndose especficamente para cada uno: SUJETO (Quin?)

Hay que determinar el sujeto de la auditora (la administracin total o slo un rea o parte de un rea, todo un sistema o un subsistema, etc.). OBJETO (Qu?) (la gestin

Qu aspecto de la gestin se incluir presupuestaria o slo el rea financiera, etc.).

PERIODO BAJO EXAMEN (En qu perodo?)

Se detallar el perodo bajo examen. 2.2.1.3. Enfoque y Orientacin del Examen. El enfoque y orientacin de la auditora determina que la investigacin debe ceirse en su mbito de accin a los objetivos trazados. Este manual est estructurado con un enfoque de auditora que prioriza todas las reas (crticas) de la organizacin. Debern ajustarse los procedimientos a los objetivos que se tracen en cada auditora y en funcin de ello definir el enfoque y alcance de la auditora. Siempre queda abierta la posibilidad de modificar la orientacin de la auditora, si al finalizar la etapa de estudio general, se evidenciara la necesidad de investigar ciertas reas crticas con mayor intensidad que otras. Los objetivos definidos entre el Gerente del Area, el Supervisor y el Coordinador de la tarea y el alcance de la auditora debern incluirse por este ltimo en el Formulario Nro. 7- Planificacin Global de Recursos. 2.2.1.4. Planificacin Global de Recursos El Coordinador una vez que tabul, proces y analiz toda la informacin, disear los lineamientos generales del trabajo,

proyectar el tiempo estimado de duracin, la cantidad y caractersticas del personal a utilizar y el costo aproximado. Se fijarn los lmites de la auditora, es decir qu aspectos sern incluidos en la auditora y cuales no. Toda esta informacin se volcar en el Formulario Nro. 7 Planificacin Global de Recursos. El mismo ser presentado al Supervisor, el cual lo evaluar y efectuar los ajustes que estime necesarios. Finalmente, una vez aprobado por el Gerente del Area de Auditora, se podr iniciar la labor. 2.2.2. Estudio General El objetivo de esta etapa es poder definir las reas crticas o estratgicas, en las cuales se deber profundizar el examen, para llegar luego a determinar las causas de los problemas y situaciones conflictivas detectadas. Se busca conocer el sistema de administracin aplicado, los principales susbsistemas de organizacin, sus conductas y la forma como contribuyen al logro de los objetivos totales, los sistemas de control existentes y toda otra informacin til para la Auditora. 2.2.2.1. Conocimiento de la Entidad Se profundizar en el conocimiento de la informacin general ya recopilada para definir el marco de accin, con el objeto de obtener la siguiente informacin de detalle: objetivos operativos de la organizacin y sus principales unidades polticas generales y de cada rea estrategias y tcticas en uso utilizacin de ndices de gestin nombre y caractersticas de sus principales ejecutivos estructura formal de la organizacin estructura informal y caractersticas del personal de la organizacin estado de la relacin entre el personal y la gerencia estructura de los sistemas de informacin y de comunicaciones productos y servicios que fabrica y/o comercializa canales de distribucin volmenes de produccin y/o de compras y ventas por productos y servicios mrgenes de contribucin ubicacin geogrfica de las plantas clasificacin y ubicacin de los clientes caractersticas del mercado y naturaleza de la competencia nivel de inventarios tipos de procesamiento de la informacin utilizada

sistemas de autorizaciones por nivel nivel y estructura del endeudamiento proyectos de inversin y ran king caractersticas del proceso productivo caractersticas de la tecnologa en uso fuentes de materias primas e insumos contexto en el que se desenvuelve el ente toda otra informacin relevante

Para realizar esta tarea el auditor deber aplicar las tcnicas que seguidamente se indican. Debe destacarse que estos modos de actuar (tcnicas) del auditor son importantes, puesto que permitirn obtener informacin para sustentar con evidencias suficientes y pruebas autnticas, la opinin o juicio sobre alguna materia objeto de anlisis o investigacin. El auditor debe observar en forma directa la marcha del ente auditado. Para ello realizar: 2.2.2.1.1. Entrevistas con Ejecutivos de Lnea y Empleados. Tal como se defini en el punto 2.2.1.1.3., al realizar las entrevistas con los principales niveles de la organizacin, se convinieron los funcionarios de lnea con los cuales se tomara contacto para obtener mayor informacin del ente. El Coordinador deber preparar anticipadamente el plan de entrevistas a efectuar. Se programarn primero las entrevistas de primer nivel de lnea, puesto que con los funcionarios de esa jerarqua se definirn los que siguen en la pirmide organizativa. Cada una de ellas, siguiendo el orden jerrquico, deber ser planificada, dejando constancia de la planificacin (personal a entrevistar; rea de responsabilidad, da y hora prevista y realizada) en el Formularlo Nro. 8-Plan de entrevistas. En forma previa a la reunin, se preparar un Formulario Nro. 9- Gua de Puntos a tratar en la entrevista, con el objeto de obtener informacin adicional del rea especfica del funcionario entrevistado. Las preguntas debern orientarse en ese sentido, debiendo adems relevarse en la reunin el nombre de los responsables de lnea, dependientes del entrevistado, con quienes se tratarn los temas con mayor detalle. A medida que se vaya descendiendo en la pirmide, la informacin a solicitar ser de mayor detalle. El Coordinador, en funcin de su experiencia y grado de informacin necesaria, definir en cada oportunidad en qu nivel se cortarn las entrevistas. En lo posible, debern concurrir a las entrevistas dos auditores,

con el objeto que uno de ellos sea el encargado de tomar nota y el otro de efectuar las preguntas. De ser factible, la minuta de la entrevista deber ser consensuada y firmada por el entrevistado. Terminadas las reuniones, se confeccionar un Formulario Nro.3 - Minuta de entrevistaL donde se volcarn los aspectos relevantes de las mismas. Este documento, al igual que la gua a que se hizo referencia en este punto, se archivar en el legajo transitorio. 2.2.2.1.2. Verificacin Ocular Se utilizar esta tcnica para visualizar los procesos productivos, los productos, las plantas productivas, computadoras, como asimismo para corroborar la existencia de los bienes. Deber confeccionarse una minuta de las verificaciones in situ. 2.2.2.1.3. Otras Fuentes de Informacin: Debern revisarse y profundizarse otras fuentes, tales como: leyes y reglamentos especficos actas de directorio, juntas o comits revisin de escrituras manuales de organizacin y procedimientos manuales de funciones o descriptivos de cargos organigramas informacin del rea de recursos humanos o relaciones industriales memorias y balances informes de costos informes de gestin informes de cumplimiento de metas o ejecucin presupuestal. informes de auditora interna (UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA - UAI - y SIGEN) informes de auditora anteriores de AGN informes de la Comisin Fiscalizadora

En Formulario Nro. 6- Documentacin Consultada e Informacin Obtenida, se dejar constancia de la documentacin analizada y de la informacin relevante obtenida de la misma, ajustando y completando la Ficha de la Organizacin - Formulario Nro. 5 - de ser necesario.

2.2.2.2.

Evaluacin Sistema Control Interno y de Gestin

Las Normas de Auditora Externa de la AGN, establecen en su captulo lVe-1 - CONTROL INTERNO que: El auditor deber relevar y evaluar el sistema de control interno del ente auditado, con el objeto de medir el grado de eficiencia de los sistemas de control para determinar el nivel de confianza de tales sistemas y,consecuentemente, identificar eventuales deficiencias de relevancia que requieran un mayor alcance de las pruebas a efectuar El relevamiento y evaluacin del sistema de control interno se referir al: Sistema de control interno administrativo: Esto es verificar la existencia de mtodos y procedimientos que aseguren: Confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin, tanto operativa como contable, evalundose tambin los medios utilizados para identificarla, controlarla, clasificarla y comunicarla. Proteccin de activos, revisando los mecanismos de control, establecidos al efecto y - en su caso - aplicando los procedimientos que se consideren necesarios para satisfacerse de la existencia de dichos mecanismos.

Sistema de control de gestin: Esto es verificar la existencia de mtodos y procedimientos que aseguren o promuevan: El uso eficiente y econmico de los recursos, evaluando la optimizacin de los mismos en los trminos del objetivo al que son aplicados. El cumplimiento de objetivos y metas de operaciones o programas, revisando los mismos con el fin de comprobar que los resultados sean coherentes con los establecidos y si se cumplen de acuerdo a lo planeado. El cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, polticas, planes, normas y procedimientos, que posean o puedan tener influencia significativa sobre las operaciones y/o informes del ente.

Debemos recordar que ste es un manual de Auditora de Gestin, que constituye slo una parte de la auditora integral que efecta la AGN. En el caso que se estuviera efectuando una auditora integral, el Coordinador de la Auditora deber, especialmente en este tema, distribuir y coordinar las tareas de evaluacin del control entre el personal asignado a la Auditora de Gestin y a la Auditora Contable. A tal fin deber asignar a la parte del equipo destinado a la Auditora Contable las funciones correspondientes a la evaluacin de los sistemas de control administrativo. Los resultados de la evaluacin, como asimismo una breve resea del sistema y mtodos contables

debern ser brindados al equipo de Auditora de Gestin. La verificacin del cumplimiento legal, deber ser distribuido por el Coordinador entre ambos equipos; el resto corresponder al equipo de Auditora de Gestin. El control de gestin se apoya en una efectiva planificacin y en un sistema de informacin integrado en el proceso decisional. La evaluacin del control de gestin significa examinar la existencia y funcionamiento de estos elementos. Los principales aspectos a tener en cuenta por el equipo de auditora son: Existencia de un sistema de planificacin y sus principales caractersticas. Existencia de un sistema informacin y sus principales caractersticas. Implementacin de los dos sistemas anteriores por niveles. Existencia de un sistema de control cuyas herramientas permitan evaluar la gestin por reas claves de la organizacin. Grado de integracin del sistema de control de gestin en uso y los elementos de que se compone. Uso de indicadores de comportamiento cuantitativo y cualitativo de la gestin. Caractersticas del proceso de toma de decisiones y su relacin con el control y la planificacin. Controles establecidos acerca de toda la informacin que circula por la entidad (recopilacin, proceso, anlisis y comunicacin). Adecuacin de la estructura formal a los objetivos operativos de la organizacin o ente. Flexibilidad en el diseo de la estructura de la organizacin. Procedimientos formales implantados para asegurar la integracin y coordinacin entre las distintas unidades organizativas. Subordinacin de estos procedimientos a los objetivos y polticas del ente. Existencia de un sistema de presupuesto y de un sistema de control presupuestario que cubra todas las reas de importancia. Evaluacin del plan de accin, objetivos y metas. Evaluacin de proyectos de inversin y ranking. Existencia de sistemas de costos que permitan determinar la contribucin de cada producto a las utilidades, valuacin de inventarios y ayudar a determinar precios de venta Existencia de Manual de Funciones y de Descripcin de Cargos. Implantacin de polticas y programas coherentes de seleccin, capacitacin y evaluacin de personal. La existencia de la UAI incorporada al organismo y si est integrada; si existen programas que incluyan la evaluacin de la gestin administrativa, de conocimientos de los mencionados programas y de su aplicacin; si alguna otra rea efecta la evaluacin de la gestin administrativa de no hacerlo la UAI. Si no

 2.2.2.3.

existe la UAI, quin efecta la Auditora Interna. Informes de la UAI o semejante, observaciones efectuadas, solucin de las mismas y en qu tiempo. Observaciones pendientes. Informes de la SIGEN, observaciones efectuadas, solucin de las mismas y en qu tiempo. Observaciones pendientes. Informes de la Comisin Fiscalizadora y minutas de reuniones con los Sndicos. Informes del rea de Organizacin y Mtodos o semejan te. Observaciones efectuadas, solucin de las mismas y en qu tiempo. Observaciones pendientes. Hallazgos, deficiencias y recomendaciones de las ltimas auditoras.

Anlisis Una vez recopilada toda la informacin anteriormente indicada, deber comprobarse silos controles funcionan y logran sus objetivos, para lo cual debern realizarse pruebas consistentes en la revisin de determinadas operaciones, observando el funcionamiento directo del sistema. Para cada rea deber compararse la realidad observada con los requisitos mnimos de calidad que aseguren un adecuado control de ellas. Debern observarse las desviaciones, respecto a los principios de control, en particular y de administracin y organizacin en general y ponderarse la importancia relativa de esas desviaciones respecto de la gestin total del ente. Es fundamental que todo el relevamiento del control interno quede adecuadamente documentado en los papeles de trabajo. Tanto en la elaboracin de las entrevistas, observaciones oculares y recopilacin de informacin deber procurarse cubrir toda la informacin anteriormente indicada con el objetivo de completar el Cuestionario de Evaluacin Global de la Organizacin, ampliando o ajustando el mismo de acuerdo a las caractersticas del ente. De esta manera se tendr una visin amplia de la organizacin, sealando los subsistemas que fallan en el control y consiguientemente en la gestin.

2.2.2.4.

Determinacin de Areas Crticas En base a toda la informacin obtenida y al anlisis efectuado, el auditor determinar en forma jerarquizada las reas, subreas o actividades crticas, en las cuales deber profundizar el anlisis. Los principales antecedentes a considerar para determinar las reas o actividades crticas son: El resultado de la evaluacin del control interno administrativo y de gestin. El inters derivado de:

requerimientos del Congreso. requerimientos de AGN. requerimientos de los directivos del ente. Importancia relativa de cada rea, en cuanto a la naturaleza de sus operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra. Los resultados de otras auditoras. Los juicios que adicional mente se haya formado el auditor respecto de la calidad de la administracin.

Se determina a priori para el examen anual como reas o actividades crticas que deben estudiarse y reportarse en los informes anuales las siguientes: ADMINISTRACION Y FINANZAS COMPRAS Y CONTRATOS RECURSOS HUMANOS PRO DUCCION COMERCIALIZACION 1NFORMATICA A las reas crticas citadas, se agregarn otras reas o actividades determinadas de acuerdo a los procedimientos precedentes y todas se documentarn en el Formulario Nro. 10 Areas Crticas, ordenadas de acuerdo a su criticidad. Se indicar adems en el formulario las principales razones por las cuales se las determin como rea o actividad crtica y su orden de prioridad. El documento antes mencionado se archivar en el Legajo Transitorio. 2.2.2.5. informe de Diagnstico General El Coordinador, en base a la informacin obtenida y documentada en la Ficha de La Organizacin, Cuestionario de Evaluacin Global y en el formulario de Areas Crticas, presentar un Informe de Diagnstico General, cuyas caractersticas y contenido se indican en INFORMES, punto 4.2. El objetivo del mismo es brindar un breve resumen de las caractersticas de la organizacin y de las principales reas y actividades que se consideran crticas, a los efectos de encarar la profundizacin del anlisis en las etapas siguientes y la reformulacin de la Planificacin Global de Recursos. 2.2.2.6. Determinacin del Alcance del Examen El Coordinador conjuntamente con el Supervisor efectuarn, de estimarlo necesario, de acuerdo a las reas y actividades crticas determinadas y sus prioridades, modificaciones al alcance del examen y a la Planificacin Global de Recursos; stas se registrarn en otro Formulario Nro. 7-Planificacin Global de Recursos, colocando en el

campo observaciones: VERSION 2: Fecha: DD/MMIM. Debe tenerse en cuenta que el enfoque del planeamiento efectuado es el correspondiente a una auditora que se realiza por primera vez. En el caso de auditoras recurrentes el examen preliminar y el general se desarrollarn simultneamente, teniendo por objetivo actualizar la informacin de la Ficha de la Organizacin, Cuestionario Global y detectar si nuevas reas o actividades crticas se han presentado. La documentacin a analizar corresponder a la del ejercicio que se est examinando. Aprobada la Planificacin Global de Recursos por el Gerente del Area correspondiente, se iniciar la etapa de estudio especfico. 2.2.3. Estudio Especfico En esta etapa, la ltima del planeamiento, se busca identificar los problemas de las reas crticas y sus posibles causas, finalizando la misma con el diseo de un programa de auditora a tal fin. 2.2.3.1. Conocimiento de las Areas Crticas En la etapa de estudio general se gen era un conocimiento global de la organizacin y se determinan las reas y actividades crticas. El objetivo en esta fase es profundizar el estudio de cada una de las reas o actividades definidas como crticas. Con ese propsito deber obtenerse informacin acerca de las caractersticas internas de cada una de ellas y de las externas que influyen significativamente sobre las mismas. Para determinar la criticidad del rea deber desarrollarse un Sistema de Medicin del Rendimiento (ver punto 2.3). Como herramientas desarrollarse: para alcanzar el fin propuesto debern

Criterios de Auditora (Normas de rendimiento): Es decir un modelo que rena las caracterstica de una gestin considerada eficiente, econmica y eficaz. Para cada una de las reas o actividades crticas, debern establecerse criterios. Generales: Son comunes a todas las reas y responden a principios generales de administracin. Especficos: Adems de formular criterios generales, se debern confeccionar aqullos especialmente aplicables a

las reas, actividades, servicios o contratos bajo examen. Cuestionarios: Se confeccionarn de modo tal de verificar el grado de cumplimiento de los criterios establecidos. De hecho, cada criterio generar una o ms preguntas especficas.

Los criterios se documentarn en Formulario 12- Criterios de Auditora. Estos y los Cuestionarios Comunes al Resto de Otras Areas, se archivarn en el legajo transitorio respectivamente, con archivo en el Legajo Transitorio. (Ver Anexos II - Cuestionarios Areas Crticas - Cuestionarios Comunes al Resto de la Areas). 2.2.3.2. Evaluacin del Sistema de Control Interno y de Gestin En esta etapa se persigue reafirmar el carcter crtico del rea, determinada como tal en punto 2.2.2.4., buscando seleccionar problemas de inters para el examen. Para ello se utilizarn los Cuestionarios Comunes a Otras Areas confeccionados y se los comparar con los Criterios de Auditora (Formulario 1 2), con el fin de precisar todos aquellos factores que atenten contra la eficacia, eficiencia y economa del rea. Debern ponderarse los Criterios de Auditora, en funcin a la importancia relativa de los mismos en el total del rea. Asimismo se dar una valoracin a las respuestas del cuestionario. Con ambas valoraciones se determinarn los aspectos crticos especficos dentro de las reas crticas. Para cada rea crtica se completar un Formulario Nro. 13 - Problemas Especficos, con la ponderacin efectuada a cada uno de los problemas que ameritan examen. 2.2.3.3. 2.2.3.3.1. Programa de Auditoria Concepto Como ltima fase de la etapa de planeamiento, se deber confeccionar el Programa de Auditora, el que tiene por objeto reunir evidencias suficientes, pertinentes y vlidas para sustentar los juicios a emitir respecto a la materia sometida a examen. El PROGRAMA DE AUDITORIA servir de gua de evaluacin de los problemas seleccionados en la fase anterior y en la determinacin de sus posibles causas y efectos. La realizacin del programa de auditora es de fundamental importancia para el Supervisor y Coordinador de la Auditora pues constituye una evidencia del planeamiento realizado y de

los procedimientos previstos. Representa adems un elemento de control del cumplimiento del mismo. El Coordinador deber realizar un programa detallado describiendo minuciosamente la forma prctica de aplicar los procedimientos y tcnicas de auditora a los efectos de la ejecucin por parte de los auditores integrantes del equipo. El programa de Auditora se trabajar como una unidad denominada programa. Este se dividir en unidades menores llamadas subprogramas y cada uno de stos su vez en actividades. Esta subdivisin depender de la dimensin de la Auditora. Si se encarara un sola actividad podr no efectuarse ninguna subdivisin. En la auditora anual, cada rea crtica se considerar un subprograma, debiendo stos a su vez subdividirse en actividades, segn la diferenciacin de los problemas especficos a resolver. En la confeccin del programa de auditora se deber completar el Formulario Nro. -15 - Programa de Auditora. 2.2.3.3.2. 2.2.3.3.2.1. Contenido del Programa A nivel de cada actividad, el programa deber especificar: Antecedentes Es lo que da origen a la Auditora. Se consignar: En la Auditora Anual: Programa Anual Institucional de Auditora - Examen Preliminar y General En Auditora especficas: Se mencionar el Memo de Gerencia recibido por el Supervisor que da origen a la auditora, Presupuesto de Auditora, Planificacin Global de Recursos e informacin anexa.

2.2.3.3.2.2.

Objetivos Se reformularn los objetivos y su determinacin a este nivel estar en relacin directa a los problemas especficos detallados en el Formulario 13. En su definicin se tendr en cuenta: Qu problema especfico se considerar? Cul ser el perodo considerado? A qu rea o subrea corresponde?

Se deber confeccionar otro Formulario Nro. 11 - Objetivos de Auditora, colocando en el campo observaciones VERSIN 2 - fecha DD/MM/AA. Los datos de este formulario

se usarn para completar este campo del Programa de Auditora. 2.2.3.3.2.3. Alcance Debern indicarse todas las restricciones conocidas al examen a efectuar. Se fijar en el mismo los lmites de la auditora, es decir qu aspectos sern incluidos en la auditora y cules no, indicando si se trabajar con informacin contable auditada, extracontable, con estimaciones, con datos proyectados, etc. A medida que avance el programa de trabajo, el alcance del programa puede variar, de acuerdo a la cantidad y tipo de evidencias que el auditor necesita obtener para llegar a emitir opiniones debidamente fundadas. 2.2.3.3.2.4. Criterios A partir del Formulario 1 2, se volcarn slo los criterios que dieron lugar a la generacin de los problemas especficos enunciados en los objetivos del programa de auditora. 2.2.3.3.2.5. Procedimientos Se debern utilizar los criterios y las respuestas a los Cuestionarios de Evaluacin Global (reas predefinidas como crticas) y Comunes al Resto de las Areas (para las otras), como referencia para orientar los procedimientos de auditoria en la bsqueda de respuestas a los interrogantes fundamentales que el rea o problema en estudio plantea. Deber efectuarse una descripcin detallada de todos los procedimientos a efectuar en cada actividad, indicando especficamente si se trata de entrevistas, repaso de antecedentes, exmenes, clculos, anlisis, comparaciones, etc. Para cada procedimiento se indicar: Cul es el lmite de tiempo para realizar cada paso, que perodo se analizar, cul es la secuencia de cada procedimiento y su relacin con otros (cules se pueden realizar simultneamente y cules requieren la finalizacin de uno para comenzar el otro) Lugar, sede, divisin, etc., en el cual se realizar el trabajo. Deber indicarse documentacin a utilizar y se referenciar el papel de trabajo a emplear.

2.2.3.3.2.6.

Recursos Cada procedimiento deber tener asignado un tiempo (horas hombre) y la/s persona/s que lo ejecutarn. Se debern sacar totales de horas/hombre por actividad, subprograma y proyecto, dividido por mes o perodo, segn se considere necesario.

2.2.3.3.2.7.

Cronograma Con la informacin indicada se prepara un resumen (Formulario 14 3/4) en el cual constar: Total de horas previstas por actividad, subprograma y programa con una distribucin mensual y fecha de inicio y finalizacin, indicando resultados esperados. Total de horas previstas por cada auditor afectado, dividido por mes.

El Gerente del Area y el Supervisor, mediante sus firmas, dejarn constancia en el mismo de su aprobacin en forma previa a la iniciacin de la ejecucin. 2.3. MEDICION DEL RENDIMIENTO La etapa final es ejecutar los procedimientos del programa de auditora tendiendo a lograr evidencias, que permitan medir el xito o no de una gestin. Para ello el Coordinador de la auditora deber establecer un sistema de medicin del rendimiento, siempre que pudiera contar con informacin consistente y oportuna. Dicho sistema estar formado por los siguientes componentes principales: 2.3.1. Indicadores de Rendimiento Son factores cualitativos y cuantitativos que proporcionan al ente o al auditor un indicio sobre el grado de eficiencia, economa y efectividad de la ejecucin de las operaciones. Pueden ser: 2.3.1.1. 2.3.1.1.1. Indicadores Cuantitativos Indicadores de Volumen de Trabajo: Estos proveen una descripcin de la actividad. Se obtienen en la etapa de conocimiento de la organizacin y ayudan a brindar una idea de la dimensin del ente, rea o actividad que se est

auditando. Se utilizan al informar los resultados en el captulo antecedentes del informe. No miden ningn rendimiento. 2.3.1.7.2. Indicadores de Eficiencia Estos relacionan volmenes de trabajo con los recursos. Se orientan hacia los costos y los beneficios. Estos son indicadores de rendimiento, pues se refieren a oportunidades para producir los mismos servicios a un menor costo o producir ms servicios por el mismo costo. 2.3.1.1.3. Indicadores de Economa Relacionan los precios pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con respecto a un precio testigo, de mercado o predeterminado (precio de un presupuesto oficial). 2.3.1.1.4. Indicadores de Efectividad Miden el grado de cumplimiento de las metas de la actividad considerada. Se orientan hacia los resultados. 2.3.1.2. Indicadores Cualitativos: Estos no miden numricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los principios generales de una sana administracin. 2.3.2. Normas de Rendimiento (Criterios) Se refieren a mediciones cuantitativas y cualitativas de cul es el nivel que se considera como deseado o esperado, de una actividad. Estos se determinaron cuando se elaboraron los criterios de auditora. Se destaca la conveniencia de tratar de obtener la aprobacin del ente auditado sobre las normas de rendimiento que se apliquen. Si ello no ocurre, en el informe deber indicarse tal situacin, las opiniones del ente auditado y los fundamentos de la norma aplicada por parte del auditor. Las fuentes de estos indicadores son: Leyes, reglamentos o contratos Presupuesto y Plan de accin (metas de la administracin) Estadsticas y prcticas empresarias Indicadores de rendimiento de grupos de entidades similares Indicadores de rendimiento histricos Principios generales de sana administracin

2.3.3. Recoleccin de Datos del Rendimiento Real. 2.3.3.1. indicadores Cuantitativos Lo primero que deber determinar el Coordinador de la Auditora es si el ente auditado ha desarrollado un Sistema de Medicin del Rendimiento tablero de Comando). Si la Administracin del ente no ha desarrollado dicho sistema, deber realizarlo el auditor. Para ello deber desarrollar una batera de indicadores de gestin, debiendo decidir: Qu datos reunir? A tal fin utilizar los indicadores definidos como generales para cada una de las reas crticas y analizar cuales indicadores especficos agregar. Toda esta informacin surge del proceso de conocimiento y familiarizacin de la organizacin, a partir del cual se ha obtenido informacin sobre cules son los indicadores especficos ms adecuados al ente. Cmo reunirlos? Utilizar el: Formulario Nro. 15 - Recoleccin de Datos para Indicadores de Gestin y Formulario Nro. 16- Clculo de Indicadores de Gestin Cmo asegurar su confiabilidad? Deber recolectar los datos que brinde el personal de la organizacin. Este control quedar documentado en las - Guas Pruebas sustantivas para Control de Indicadores de Gestin. Se busca asegurar la veracidad y confiabilidad de los antecedentes reunidos y confirmar que la informacin obtenida responda a la realidad de la organizacin o rea en estudio, debiendo el Coordinador definir el nivel de verificacin que se estimar necesario. Por ejemplo, someter a la opinin de los integrantes del equipo de auditora la recoleccin de los datos y el clculo de los indicadores de gestin. Si la Administracin del ente ha desarrollado un sistema de indicadores, el Coordinador determinar si incluye todos los indicadores necesarios, debiendo documentarse los datos incluidos, los clculos y las pruebas sustantivas, en los formularios respectivos. Deber asentarse en los papeles de trabajo (Formulario Nro. 16) cules indicadores no se consideran necesarios para la auditora de gestin sealando los motivos. Adems si existieran indicadores que no se consideraran tiles para la gestin, se informar tal situacin al ente auditado, solicitando su opinin. La Coordinacin de la auditora deber insistir para que el ente adopte un tablero de comando que incluya como mnimo todos los indicadores de rendimiento determinados por la auditora. En el informe final se indicarn los adoptados por la organizacin y cuales fueron elaborados por la auditora.11

2.3.3.2. Indicadores Cualitativos La informacin se obtiene a partir de los Cuestionarios Comunes al Resto de las Areas y/o reas crticas. 2.3.4. Anlisis y Evaluacin de Evidencias Una vez determinadas las desviaciones cualitativas o cuantitativas respecto de los criterios o normas, deber mediante el trabajo de campo, analizar y evaluar las evidencias para desarrollar los hallazgos. 2.3.4.1. Tipos de Evidencias La evidencia puede categorizarse como: Evidencia fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes y/o sucesos. La evidencia de esa naturaleza puede presentarse en forma de memorandos (donde se resuman los resultados de la inspeccin o de otra observacin), fotografas, grficas, mapas o muestras materiales. Evidencia Documental: Consiste en informacin elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de administracin relacionados con su desempeo. Evidencia Testimonial: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditora debern corroborarse siempre que sea posible mediante evidencia adicional. Tambin ser necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informante no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran slo un conocimiento parcial del rea auditada. Evidencia analtica: Comprende clculos, comparaciones, razonamiento y separacin de informacin en sus componentes.

2.3.4.2. Prueba de Evidencias El Auditor responsable de cada hallazgo utilizar el Formulario Nro. 17-Evaluacin de Evidencias. Este formulario deber ser verificado por el Coordinador y posteriormente por el Supervisor. En el mismo, para cada hallazgo, (favorable o desfavorable, positivo o negativo) deber consignarse cada una de las pruebas obtenidas, verificando que cumplan con las siguientes condiciones: Suficiencia del trabajo realizado. Son suficientes las evidencias reunidas para sustentar los hallazgos, conclusiones y cualquier

recomendacin?. El auditor deber recolectar hechos reales, adecuados y convincentes, de tal manera que una persona prudente pueda llegar a la misma conclusin a la cual l lleg. Cuando sea conveniente se podrn emplear mtodos estadsticos para probar la suficiencia. Confiabilidad de los antecedentes reunidos: Los antecedentes debern ser vlidos, es decir que reflejen la situacin real del ente o rea. La evidencia debe merecer la confianza del auditor y representar el mejor dato disponible. De no ser as deber buscarse evidencia adicional.

Las siguientes presunciones son tiles al juzgar la confiabilidad de la evidencia. Sin embargo, estas presunciones no deben ser consideradas suficientes en si mismas para determinar la confiabilidad. La evidencia captada de una fuente independiente es mas confiable que la obtenida o recibida de la organizacin auditada. La evidencia captada bajo un buen sistema de control interno es ms confiable que la obtenida donde tal control es dbil, insatisfactorio o inexistente. La evidencia captada a travs de examen fsico, observacin, cmputos e inspeccin es ms confiable que la obtenida indirectamente. Los documentos originales son ms confiables que las copias. La evidencia testimonial obtenida bajo condiciones donde las personas pueden hablar libremente es ms creble que la evidencia testimonial obtenida bajo condiciones comprometedoras (por ejemplo, donde las personas pueden ser intimidadas). Relevancia entre antecedentes reunidos y materia bajo anlisis: Es la relacin entre la evidencia y su uso. La informacin que se utilice par demostrar o refutar un hecho, ser relevante si guarda una relacin lgica y patente con ese hecho. Si no lo hace ser irrelevante y por consiguiente no deber incluirse como evidencia. Los auditores debern, cuando lo consideren til, obtener de los funcionarios de la entidad auditada descripciones escritas, denominadas cartas de representacin, con respecto a la relevancia y confiabilidad de la evidencia que obtienen. Cuando los datos procesados por computadora sean una parte importante o integral de la auditora y la confiabilidad de los datos sea crucial para el logro de los objetivos de la auditora, es necesario que los auditores queden satisfechos de que los datos son relevantes y confiables.

2.3.5. Diagnstico y Pronstico 2.3.5.1. Diagnstico La evidencia y hallazgos reunidos en la fase anterior, analizados y evaluados, permiten al auditor tener un panorama preciso de la realidad auditada y poder, en consecuencia, emitir un diagnstico. Los hallazgos responden a la pregunta crtica de cun bien o no est funcionando una actividad. Esto significa que el Coordinador deber comparar el rendimiento real con las normas para determinar el nivel de eficiencia, eficacia y economa de la gestin. Todos los hallazgos negativos y positivos detectados deben tener cabida en el diagnstico, determinndose las causas que los determinaron. Para facilitar la redaccin posterior del informe, deber confeccionarse el Formulario Nro. 18 - Desarrollo de Hallazgos y Evaluacin de indicadores. En el mismo deber consignarse para cada hallazgo: Condicin: Es el nivel real del rendimiento obtenido.

Criterio: Es el nivel deseado, esperado o planificado del rendimiento, vale decir la norma de rendimiento. Causa: Los factores determinantes de la variacin del rendimiento (favorable o desfavorable). Efecto: El impacto de la variacin en el rendimiento, medido en unidades monetarias, cuando sea posible. Recomendacin: ver punto 2.3.5.2. Opinin del ente auditado: Es un elemento til para ratificar o rectificar las apreciaciones del diagnstico. Asimismo permite al ente auditado formular sus descargos. 2.3.5.2. Recomendaciones En base a la documentacin anterior el Auditor responsable llenar el campo recomendaciones del Formulario 18 de cada hallazgo, proponiendo las mismas al Coordinador. Mediante stas se intentar superar los problemas encontrados, evitar problemas futuros y sus consecuencias, con la finalidad de que la entidad auditada adopte las medidas recomendadas. Las recomendaciones deben enfocar aspectos significativos de la organizacin y de su gestin, adems ser tcnica y financieramente factibles de aplicar en los entes, de acuerdo a sus propias caractersticas.

2.3.5.3. Pronstico Los seniors responsables de cada hallazgo consultarn a los afectados por las observaciones, salvo caso de fraudes detectados o malversaciones de fondos, solicitando su opinin sobre los hallazgos y recomendaciones formuladas, consignndose en el Formulario Nro.1 8. El Supervisor y el Coordinador debern discutir el borrador del informe con los mximos niveles de cada rea, en reuniones, a las cuales deber concurrir el personal a cargo de los sectores involucrados por las observaciones o recomendaciones. De esta manera se asegurarn de no haber omitido ningn antecedente o dejado sin considerar determinada evidencia. Adems, tratarn de obtener informacin sobre la evolucin del marco externo que ms afecte a la organizacin a mediano y largo plazo, con el objetivo de proyectar las principales variables que ella maneja (pronstico) a fin de confirmar, modificar o descartar determinadas recomendaciones. De los resultados de cada reunin se confeccionar una minuta que deber estar firmada por los participantes. 3. CONTROL DE LA AUDITORIA 3.1. Normas de Supervisin La norma bsica en la Auditora de Gestin es que el personal est apropiadamente supervisado. Es responsabilidad del Supervisor y del Coordinador encargarse de que el personal que est involucrado en la concrecin de los objetivos de la auditora reciba orientacin y supervisin adecuada para asegurar que el trabajo de auditora sea realizado apropiadamente y los objetivos de la auditora sean logrados. La manera ms eficaz de asegurar la calidad y acelerar el avance de la auditora encomendada es ejercitando la supervisin apropiada desde el inicio de la planificacin hasta la conclusin del trabajo de auditora y el informe. La supervisin agrega un juicio maduro al trabajo realizado por personal menos experimentado. Asignar y utilizar personal es importante para el satisfactorio logro de los objetivos. Debido a que las habilidades y los conocimientos varan entre los auditores, las asignaciones de trabajo deben estar a la altura de las habilidades. El Supervisor y el Coordinador debern quedar satisfechos de que los miembros del personal entiendan claramente las tareas asignadas antes de comenzar el trabajo. El personal deber ser informado no solamente de qu trabajo debe hacer y cmo tiene que proceder sino tambin de por qu debe realizarse el trabajo y qu es lo que se espera que el trabajo logre. Con el personal experimentado, el rol de los Coordinadores puede ser ms general. Ellos pueden delinear el alcance del trabajo y

dejar los detalles para los asistentes. Con un personal menos experimentado, el Coordinador puede tener que asegurarse de realizar muchos detalles y especificar al personal cmo llevar a cabo la recoleccin de datos especficos y tcnicas de anlisis. La responsabilidad de la ejecucin de la auditora reside en el equipo o unidad de auditora. Siendo responsable directo el Coordinador de la Auditora, es l quien debe supervisar da a da el cumplimiento de los planes, presupuestos, programas y cronogramas y proponer al Supervisor los ajustes a los mismos, sugiriendo las adecuaciones en los recursos humanos y materiales. El Supervisor y el Coordinador debern controlar el cumplimiento de los programas, aprobar los ajustes a los mismos y requerir del Gerente las autorizaciones correspondientes. Ambos debern controlar la correcta ejecucin de los programas revisando la preparacin de los papeles de trabajo, asentando tal verificacin en las cartulas de cada legajo, en los cuales se archivarn los papeles respectivos, como asimismo, en los papeles de trabajo verificados. 3.2. Objetivos del Control del Trabajo Evaluar los desvos a los criterios que se hayan detectado. Optimizar la coordinacin y las relaciones humanas entre equipo interdisciplinario. Analizar permanentemente los avances del programa, dificultades surgidas. Evaluar las situaciones relevantes que se hayan detectado. Asegurar que las evidencias obtenidas sean evaluadas por criterio y experiencia suficiente, con el objeto que los juicios emitan sean razonables. los integrantes del solucionando las un profesional con que en definitiva se

3.3.

Tcnicas de Control El control de los equipos de trabajo se realizar mediante: CONTROL CUANTITATIVO Se con trola el cumplimiento, en relacin al tiempo de cada etapa y fase del trabajo. Para ello se comparar el avance: en horas realizadas en cada etapa, con las horas previstas. del trabajo, con las fechas previstas para logros especficos.

En la Planificacin Global de Recursos y en el Programa de Auditora se establecan fechas especficas de conclusin de determinadas tareas. En este sentido se establece como puntos mnimos de control, en cada etapa, a los que seguidamente se marcan con una flecha: PLANEAMIENTO

ESTUDIO PRELIMINAR PLANIFICACION GLOBAL DE RECURSOS ESTUDIO GENERAL INFORME DE DIAGNOSTICO GENERAL PLANIFICACION GLOBAL DE RECURSOS - 2DA.VERSION ESTUDIO ESPECIFICO PROGRAMA DE AUDITORIA Y CRONOGRAMA DE TAREAS EXAMEN. MEDICION DEL RENDIMIENTO

EVALUACIN DE EVIDENCIAS - REVIS ION DE LOS ARCHIVOS DE AUDITORIAS (LEGAJOS)-PAPELES DE TRABAJO INFORME BORRADOR DE INFORME DE AUDITORIA INFORME DE AUDITORA SEGUIMIENTO VERIFICACION DE LA PUESTA RECOMENDACIONES FORMULADAS

EN

MARCHA

DE

LAS

El Coordinador quincenalmente o en las fechas previstas especficamente como puntos mnimos de control deber completar el Formulario Nro. 19- Control Avance Programa Auditora, en el que se detallar el total de horas previstas en cada etapa, el realizado y los desvos. Conjuntamente con esta informacin el Coordinador informar quincenalmente la distribucin del tiempo de trabajo real de cada integrante del equipo de auditora en cada actividad/subprograma/programa. Si los recursos fueran contratados por hora, deber adjuntarse a dicha informacin los Formularios Nros. 20- Partes Diarios de Asistencia correspondiente a la quincena considerada. Al concluir cada etapa, el Coordinador deber informar tal situacin en el INFORME DE AVANCE del perodo correspondiente, comparndose las horas estimadas con las reales, indicando tal situacin en el diagrama de avance de tareas (Barras horizontales o diagrama de Gantt). CONTROL CUALITATIVO El objetivo es controlar el avance y calidad de la labor desarrollada. Debe evaluarse peridicamente el cumplimiento de las normas de auditora y el respaldo con que cuentan las observaciones que se formulan de acuerdo al programa de auditora realizado. Las revisiones de supervisin del trabajo de auditora y del informe debern ser oportunas y determinar:

si operan conforme al Manual de Auditora de Gestin. si siguen los procedimientos establecidos en el programa de auditora, a no ser que est justificado y autorizado el desvo. si el trabajo de auditora ha sido realizado con debido cuidado profesional. Si los papeles de trabajo apoyan adecuadamente los hallazgos y conclusiones y si proveen datos suficientes para preparar el informe. Si los objetivos de auditora son satisfechos.

Las revisiones de supervisin del trabajo realizado debern ser documentadas en papeles de trabajo. Otras tcnicas de control que se aplicarn sern: REUNIONES DE EQUIPO Se realizarn reuniones en las fechas previstas como puntos mnimos de control. En las mismas intervendrn todos los integrantes de la unidad de auditora que est trabajando en el ente auditado y tendr por objeto informar el grado de avance del trabajo. Cada integrante expondr los hallazgos tentativos, para evaluar si corresponde modificar los programas de auditora y obtener la aprobacin de la modificacin al alcance inicial de la misma. El Coordinador confeccionar una minuta por cada reunin con los resultados obtenidos en ellas. En los casos que fuera necesario modificar el alcance del trabajo o hubiese que solicitar mayores recursos para alcanzar las fechas previstas, informar los resultados de la misma al supervisor. BORRADOR DEL INFORME FINAL POR ETAPA Se redactar un informe, a medida que se vaya concluyendo cada una de las etapas del trabajo de campo, en relacin a cada hallazgo tentativo y sus conclusiones. De esta manera se podr determinar anticipadamente si fuera necesario realizar trabajos adicionales para obtener mayor informacin. 3.4. Anlisis de Desvos La normas, tcnicas y procedimientos de control informados tienen por finalidad detectar los desvos que se produzcan oportunamente, con el objeto de evaluar los mismos en trminos del impacto que producirn en el cumplimiento de los planes y objetivos de la auditora. En el Formulario Nro. 19 - Control Avance del Programa de Auditora, el Coordinador informar al Supervisor las causas, la justificacin de las mismas y si es factible recuperar el atraso con los recursos existentes o si debern realizarse ajustes cambiando la asignacin de los mismos o reforzarse con nuevos recursos. 3.5. Medidas Correctivas La supervisin del cumplimiento de las fechas previstas en los puntos mnimos de control es fundamental puesto que determinan los hitos ms importantes en cada fase

y en los cuales un desvo puede afectar el proyecto total. En consecuencia, el Coordinador y el Supervisor debern enfatizar la atencin sobre estas fechas, para tomar las acciones correctivas en el momento oportuno. El control cuantitativo del grado de avance puede indicarnos, en el caso de desviaciones en exceso del presupuesto de tiempo, la necesidad de tomar medidas correctivas ten dientes a: modificar el alcance del trabajo. asignar mas auditores para cumplir el trabajo en los plazos previstos.

La existencia de un proceso de retroalimentacin (planificacin - ejecucin - control reprogramacin), permitir decisiones oportunas y pertinentes de los hechos que se pretenden corregir. El supervisor evaluar los desvos y propondr las medidas correctivas en un memo al Gerente. Una vez aprobado por este ltimo, se debern ajustar los planes, programas y cronogramas para que sean consistentes con las nuevas decisiones. 3.6. Control del Resultado Final Es el control de calidad a que se somete el producto terminado antes de hacerlo pblico. El punto de control est en la etapa del borrador del informe final, en el cual se efecta una evaluacin de las evidencias reunidas, observaciones planteadas, recursos insumidos y recomendaciones sugeridas. El Coordinador deber preguntarse, reunido con su equipo de auditores, si estn satisfechos con el resultado final que van a entregar y si hay todava oportunidades de mejorarlo. Se deber evaluar la eficacia y eficiencia de la auditora realizada, en trminos del cumplimiento de los objetivos fijados y de los recursos utilizados, con respecto a los planificados. Los resultados de la/s reunin/es debern volcarse en una minuta firmada por todos los participantes. Copia de la misma ser remitida al Supervisor y Gerente. 4. CARACTERISTICAS DE LOS INFORMES Se detallan en este punto los distintos tipos de informe a emitir por la coordinacin de la Auditora indicando para cada uno de ellos su objetivo, contenido, presentacin y distribucin. Los informes de Auditora de Gestin tienen caractersticas distintas del informe tradicional de Auditora Contable. Las auditorias de Gestin cubren una amplia gama de metas y objetivos, como resultado de lo cual es necesario normalizar, en lo posible, la estructura de los mismos. Otra importante caracterstica de los informes de auditora de gestin es la ausencia en los mismos de cualquier opinin global respecto a los resultados de la auditora o la

actividad examinada. Excepto en muy raras circunstancias en las que se hayan aceptado normas de rendimiento tan generales que representen una base indiscutible para llegar a una opinin sobre operaciones globales, debera esperarse que el informe de auditora de gestin se limite nicamente a las observaciones de hallazgos referentes a las situaciones encontradas durante la auditora. 4.1. INFORME DE AVANCE 4.1.1. Objetivo Es un informe de tipo administrativo que emite el coordinador con el objetivo de posibilitar una adecuada supervisin y efectuar oportunamente los ajustes que se estimen pertinentes. Los informes de avance, en general, se emitirn comparando un plan o presupuesto con las tareas realizadas en el terreno. Inicialmente con el Presupuesto de Auditora (Formulario 1), a partir de la finalizacin de la etapa de Estudio Preliminar, con la Planificacin Global de Recursos (Formulario 7) y desde la etapa de Medicin de Rendimientos con el Programa de Auditora (Formulario 14). En trminos generales el informe se emitir teniendo en cuenta el ltimo plan en vigencia. 4.1.2. Periodicidad Los informes de avance se emitirn con periodicidad quincenal, aunque de acuerdo a cada caso la supervisin podr ampliar o disminuir ese lapso. El segundo da hbil siguiente al vencimiento de la quincena vencer el plazo para la presentacin de este tipo de informe. 4.1.3. Contenido DATOS FIJOS Indicarn organizacin, Nro. de Informe, perodo considerado, Coordinador, etapa de auditora y toda la informacin del gnero que surgir del llenado del Formulario Nro.21 - Modelo de Informe de Avance. INFORMACION DE AVANCE Los informes de avance contendrn a nivel de proyecto un detalle de las actividades programadas, el avance en la quincena o perodo estipulado y el avance total a la fecha a la cual est referido. Se utilizar en el cumplimiento de este punto diagramas de avance de tareas (Barras horizontales o Gantt). OTRA INFORMACION RELEVANTE Se indicar a continuacin cualquier otro dato o informacin

considerada de inters por el Coordinador para el desarrollo de la auditora. 4.1.4. Presentacin En la presentacin se seguirn los lineamientos indicados en el Formulario Nro. 21. 4.1.5. Distribucin El destinatario de los informes de avance ser en todos los casos el supervisor a cargo de la auditora. 4.2. INFORME DE DIAGNOSTICO GENER4L El coordinador, como conclusin de la etapa de Estudio General y en base a la informacin obtenida y documentada en la Ficha de la Organizacin, Cuestionario de Evaluacin Global y a las Areas Crticas detectadas deber elaborar un Informe de Diagnstico General. 4.2.1. Objetivo El objetivo del mismo es brindar un breve resumen de las caractersticas de la organizacin y de las principales reas y actividades que se consideran crticas, a los efectos de encarar la profundizacin del anlisis en las etapas siguientes y la reformulacin de la Planificacin Global de Recursos. 4.2.2. Contenido DATOS FIJOS

Indicar: Organizacin, Nro. de Informe, perodo considerado, Coordinador, etapa de auditora y toda la informacin del gnero. OBJETIVO

Se indicarn los objetivos detallados en Formularlo 11 - Objetivos de Auditora, ltima versin. PERIODO BAJO EXAMEN

Se consignar el perodo bajo examen establecido en punto 2.2.1.2.3

ENFOQUE Y ORIENTACION DEL EXAMEN

Se extraer del Formulario Nro. 7 - Planificacin Global de Recursos.

ALCANCE

Se extraer del Formulario Nro. 6 - Planificacin Global de Recursos INFORMACION ESPECIFICA

El cuerpo del informe contendr fundamentalmente informacin conceptual y conclusiones del anlisis. Es conveniente que los detalles analticos se muestren como anexos. Como mnimo el informe deber incluir como informacin especfica: Plan de accin y presupuesto: Descripcin del mecanismo de formulacin, elevacin, aprobacin, ejecucin y seguimiento. Anlisis de los principales rubros de ingresos, egresos a la fecha del informe y revisin comparativa con aos anteriores. Anlisis del negocio: Se dar una idea global del negocio. Se explicitarn las actividades rentables y aqullas que requieren subsidios, ya sean internos o derivados de la Administracin Central, siempre de acuerdo con la informacin disponible a la fecha del informe. Areas crticas: Se extractarn del Formulario Nro.1O y se explicar su funcionamiento. Se sugerir la profundizacin del anlisis de las subreas y actividades que se hayan detectado como crticas (con problemas actuales o potenciales). Sistemas de Informacin Gerencial: Se detallarn los sistemas de informacin gerencial de que dispone el ente. En particular interesa precisar si existe un sistema de informacin gerencial en base a datos contables y extra contables que facilite la toma de decisiones de la alta gerencia y permita la auditora interna y externa de la gestin empresaria. ASPECTOS POSITIVOS

Se dejar expresa constancia de los aspectos positivos relevantes hallados hasta el momento. ANEXOS Y CUADROS

Mostrarn la informacin de detalle, incluyendo tablas, grficos y otra informacin del gnero. Los grficos y tablas indicarn la fuente de la informacin, indicando Gerencia y nombre de la Organizacin. Si se tratara de publicaciones se incluir volumen y fecha de publicacin.

4.2.3.

Presentacin En la presentacin se seguirn los mismos requerimientos generales del informe final, pero no incluir informe ejecutivo alguno.

4.2.4.

Distribucin El informe tendr por destinatario principal el Gerente del Area y el Supervisor de la Auditora.

4.3.

INFORME FINAL Como resultado de las tareas de auditora de gestin se emitirn al finalizar la misma dos informes: uno sinttico o ejecutivo y otro con mayor grado de desagregacin denominado extenso.

4.3.1.

Informe Extenso 4.3.1.1. Objetivo Dar cuenta detallada de los resultados obtenidos en las tareas de auditora planificadas. 4.3.1.2. Contenido PROPOSITO

Describe porqu se efectu la auditora y se obtiene de la ltima versin del Programa de Auditora. ALCANCE

Se sealar con precisin el mbito sometido a la evaluacin (toda la organizacin, un rea, una actividad, un contrato, etc.) y la muestra analizada.

Se consignarn adems las razones que hayan podido impedir una plena y libre realizacin de la tarea. Se indicar asimismo el tipo de informacin utilizada (contable, extracontable, estadstica, proyectada, etc.) METODOLOGIA

Se efectuar una descripcin general de la metodologa utilizada para realizar el examen. ANTECEDENTES

En esta seccin se describe el ente, organizacin, proyecto o actividad auditada. Deber limitarse nicamente a la informacin necesaria para comprender los hallazgos y recomendaciones presentados en el informe. INFORMACION ESPECIFICA

Deben dejarse establecidos los hechos y circunstancias que caracterizan la situacin en estudio (hallazgos) y sus aspectos positivos y negativos, latentes y evidentes. Esta seccin contendr fundamentalmente informacin conceptual y conclusiones del anlisis. Es conveniente que los detalles analticos se muestren como anexos. Como mnimo el informe deber incluir como informacin especfica: Plan de accin y presupuesto: Anlisis de los principales rubros de recursos y gastos a la fecha del informe y comparativo con aos anteriores. Cuantificacin de metas y objetivos incluidos en el Plan de Accin. Anlisis del negocio: Por excepcin, modificaciones relevantes al informe general. si hay

Areas crticas seleccionadas: Se extractarn del Formulario Nro.1 O y se explicar su funcionamiento, problemas detectados, los problemas comprobables, la evidencia recolectada, pruebas desarrolladas, comentarios resultantes y conclusiones alcanzadas. En el anlisis realizado se utilizarn los indicadores cuantitativos y cualitativos. Sistemas de informacin gerencial: Se detallarn los sistemas de informacin gerencial de que dispone el ente y se evaluar su funcionamiento. Indicadores de rendimiento: En caso de existir un sistema de informacin gerencial, se requiere analizar la confiabilidad y oportunidad de los datos de base, as como tambin los indicadores seleccionados. En el informe se consignar el resultado de los indicadores de rendimiento de las reas crticas. En caso contrario, el equipo incluir un conjunto de indicadores de las reas crticas. Se informar la opinin del ente auditado respecto a los indicadores utilizados, en el caso de no compartir la inclusin de determinados ratios.

HALLAZGOS, CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

Se obtendr la informacin del Formulario 18Desarrollo de Hallazgos. Se indicar para cada hallazgo la condicin, criterio, causa, efecto o conclusin y la recomendacin que resulta del hallazgo. La conclusin es el resultado obtenido como consecuencia del anlisis de cada hallazgo especfico. El informe deber contener conclusiones cuando los objetivos de auditoria lo requieren. Las conclusiones debern formularse explcitamente y no dejar que sean deducidas por los lectores.17 Las recomendaciones son medidas que a juicio del grupo de auditora permitirn al ente lograr ms eficaz, econmica y eficientemente sus objetivos, solucionando sus actuales problemas, previendo otros y aprovechando al mximo las posibilidades que el medio externo y sus propios recursos le ofrecen. La recomendacin puede significar la necesidad de una accin o sugerir una mayor profundizacin del anlisis. PUNTO DE AUDITADA VISTA DE LA ENTIDAD

Se incorporar una sucinta opinin de la entidad auditada (Ver Formulario 18 y minutas de reuniones). ANEXOS

A continuacin del cuerpo del informe se incluirn antecedentes ms detallados del estudio, cuadros estadsticos y grficos que ayuden a clarificar y dar mayor informacin. La informacin en formatos de grficos o tablas contar con citas de la fuente de informacin. En caso de tratarse de una publicacin informe peridico se citar el volumen y la fecha de publicacin. La tabla o grfico deber ser explicada en sus aspectos significativos.

4.3.1.3. Presentacin

El informe se iniciar con una cartula, Formularlo Nro. 22, que indique el ttulo del informe, ente auditado, perodo bajo examen y el nombre y funcin de cada uno de los integrantes del equipo auditor. El informe final, en su versin definitiva se presentar por duplicado, a espacio simple entre lneas, con los siguientes mrgenes: DERECHO IZQUIERDO SUPERIOR INFERIOR 2,5 cm. 3,0 cm. 3,0 cm. 2,5 cm.

Se utilizar papel carta, tipo A4, con hojas numeradas y adecuadamente anillado. La presentacin de cada informe se acompaar con una versin en diskettes de 3 , baja densidad y escrito en procesador de texto Word versin 4.0 o superior. Contendr adems un ndice con detalle de las secciones principales y de los anexos, con los correspondientes nmeros de pginas. El informe se cerrar con la firma y sello del Coordinador. 4.3.1.4. Distribucin El informe tendr por destinatario principal el Gerente del Area y el Supervisor de la auditora. Previo a la aprobacin de aquellos, silo indicaran expresamente, se preparar una copia d para el mximo responsable de la organizacin auditada. 4.3.2. Informe Ejecutivo 4.3.2.1. Objetivo El informe ejecutivo representa una sntesis de los principales resultados de la auditora. Este sumario debe contener slo los puntos bsicos del informe extenso. 4.3.2.2. Contenido PROPOSITO, ALCANCE Y METODOLOGIA

Esta seccin describir porqu se efectu la auditora, el alcance de las actividades revisadas y una descripcin general de la metodologa utilizada para realizar el

examen. ANTECEDENTES

En esta seccin se describe la organizacin auditada. Deber limitarse nicamente a la informacin necesaria para comprender los hallazgos y recomendaciones presentados en el informe. HALLAZGOS, CONCLUSIONES RECOMENDACIONES Y

Se obtendr la informacin del Formulario 18Desarrollo de Hallazgos. Se indicar para cada hallazgo la condicin, criterio, causa, efecto o conclusin y la recomendacin que resulta del hallazgo. La conclusin es el resultado obtenido como consecuencia del anlisis de cada hallazgo especifico. El informe deber contener conclusiones cuando los objetivos de auditoria lo requieren. Las conclusiones debern formularse explcitamente y no dejar que sean deducidas por los lectores. La recomendacin puede significar la necesidad de una accin o sugerir una mayor profundizacin del anlisis. PUNTO DE AUDITADA VISTA DE LA ENTIDAD

Se incorporar una sucinta opinin de la entidad auditada (Ver Formulario 18 y Minutas de Reuniones). ANEXOS

Se recomienda que este informe no contenga anexos. 4.3.2.3. Presentacin Este informe no deber superar las cinco pginas. En la presentacin se seguirn los requerimientos generales del informe extenso. 4.3.2.4. Distribucin El informe tendr por destinatario principal el Gerente del Area y el Supervisor de la Auditora. Luego de aprobados por stos1 se preparar una copia para el mximo responsable de la organizacin mismos

auditada. 5. SEGUIMIENTO Dentro de los tres meses de emitido el informe el Gerente del Area deber verificar: Si las responsables directos de las reas de los entes auditados, sobre los cuales se emitieron recomendaciones, han tomado conocimiento de las mismas. De ser as, verificar si se tomaron en cuenta las medidas para implementar las recomendaciones. En caso contrario, se solicitar a los responsables directos y al superior inmediato que informe los motivos para que ello no ocurriera. El Gerente emitir un memo al Gerente General del Area de AGN informando el estado de las recomendaciones efectuadas. El Gerente General del Area, mediante nota, informar tal situacin a las mximas autoridades del ente auditado, junto con las explicaciones brindadas por el responsable directo y su superior inmediato.

ANEXO 1 PAPELES DE TRABAJO 1

1.

CONSIDERACIONES GENERALES Auditora General de la Nacin hace referencia expresa al tema Papeles de Trabajo en las Normas de Auditora Externa de la AGN, remitindonos a ellas en todos los casos especficamente no tratados en este manual. Los papeles de trabajo. son el nexo entre el trabajo de campo y el informe de auditora y debern contener la evidencia para apoyar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe. En trminos generales, los papeles de trabajo debern: Contener el programa de auditora original (Form. Nro. 14) y las sucesivas modificaciones al mismo. Contener ndices y referencias cruzadas relacionados con el programa de auditoria. Ser fechados y firmados por quien los prepara. Ser revisados por el Coordinador (esa revisin deber estar tambin documentada en los papeles de trabajo) Ser completos y precisos para que sirvan de apoyo a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones y para permitir demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. Ser comprensibles sin explicaciones orales. Deben ser tambin completos y no obstante, concisos. Cualquiera que los use debe poder rpidamente determinar su propsito, fuentes de datos, la naturaleza, el alcance del trabajo realizado y las conclusiones de quien los prepar. Si bien la brevedad es importante, la claridad y la necesidad de que los papeles de trabajo sean completos no debern ser sacrificadas, simplemente para ahorrar tiempo o papel. Ser tan legibles y limpios como sea posible. De otro modo los papeles de trabajo pueden perder su valor como evidencia. Estar limitados a los asuntos que sean significativos y relevantes para los objetivos de la tarea. Contener expresin clara del propsito de los mismos, para asegurar que la informacin acumulada est apropiadamente relacionada con los objetivos e informes de auditora. Propiedad Los papeles de trabajo que surjan como resultado de la tarea efectuada por el

1.1.

auditor, son de propiedad de la AGN. 1.2. Perodo de guarda Los informes emitidos, papeles de trabajo y documentacin respaldatoria se conservarn por el plazo que fijen las normas legales y/o profesionales. 1.3. Acceso Slo las personas autorizadas por el Supervisor de Auditora de la organizacin auditada tendrn acceso a los papeles de trabajo. Los documentos correspondientes a la auditora vigente, sern accesibles al personal del equipo de auditora. 2. NORMALIZAClON Debido al carcter multidisciplinario de la Auditora de Gestin y a la necesidad de estandarizar el uso de los papeles de trabajo, en el Manual de Auditora de Gestin se han establecido los diferentes formularios a utilizar en el desarrollo del trabajo, cuyos modelos se presentan en la ltima parte de este anexo. 2.1. Recomendaciones Para la confeccin de los papeles de trabajo deber tenerse en cuenta: Que los modelos de formularios son de utilizacin obligatoria. En caso de requerir mayor extensin que los espacios previstos en el documento, podrn utilizarse varios formularios del mismo tipo o utilizando el mismo diseo del documento, agregar ms espacios de acuerdo a la necesidad especfica. No debe haber papeles de dimensiones inferiores al tamao A4 (210 mm. x 297 mm.). Los ms pequeos se pegarn en hojas de ese tipo y los ms grandes se doblarn adecuadamente. Los papeles deben ser limpios, para lo cual: Debern estar escritos en forma legible Debern escribirse con lpiz tipo medio Deber utilizarse lpices rojos para marcas de chequeos y smbolos; Deber emplearse regla (una lnea para subtotales y doble lnea para totales); No deber incluirse mucha informacin en una sola pgina;

Deben ser exactos. Para ello los auditores debern asegurarse que las cantidades usadas y los totales sean correctos. Las anotaciones se harn en lpiz negro. Los cdigos, tanto al pie de las planillas (margen inferior derecho) como en las referencias y en los textos, deben ser hechos en rojo. Deben explicar todos los smbolos usados. La leyenda o clave de los smbolos

usados deber aparecer en el trabajo realizado del papel de trabajo. Si hay varias hojas, la explicacin de los smbolos debe efectuarse en una sola hoja. Los nombres y apellidos y razones sociales deben estar correctamente escritos. Debe tratar de dejarse un espacio en blanco al final de la pgina para comentarios del revisor (esto es aplicable en la ltima hoja cuando hay ms de una en el anlisis). La cifra final debe concordar con la cifra en el resumen del papel de trabajo y que debe hacer referencia cruzada al respecto. Deben indicar claramente el alcance de las pruebas efectuadas. Se deben escribir las observaciones teniendo cuidado de diferenciar opiniones y explicaciones recibidas de funcionarios del ente auditado. Estas ltimas figurarn en NOTAS. Preferentemente se debern confeccionar las planillas de trabajo utilizando computadoras personales y en estos casos es conveniente prever controles automticos verticales y horizontales. Todo importe que tenga una relacin y est explicado en otra planilla de los papeles1 estar referenciado con la misma y viceversa. Se debe utilizar al mximo el trabajo del cliente, ya sea: utilizando planillas, ya preparadas por su personal o pidiendo su colaboracin, en todos los casos posibles.

Durante el desarrollo de la auditora se deber confeccionar un Memo de Puntos Pendientes. Es decir, que los integrantes del equipo prepararn una relacin de los puntos que no pueden resolver. Estos puntos debern ser verificados por el Coordinador, para asegurar que sean todos resueltos, antes de finalizar la auditora. Al confeccionar los papeles de trabajo el auditor no debe: Seguir ciegamente los papeles de trabajo de auditoras anteriores; sin embargo deber evitar efectuar cambios, a menos que exista una clara razn para ello. Preparar cdulas o planillas que pueden ser hechas por el ente auditado. Escribir en el reverso de una hoja de trabajo. Dejar puntos o preguntas pendientes en sus papeles de trabajo, a menos que stos representen partidas preparadas para la resolucin por el auditor encargado. Tachar puntos o preguntas sin explicar las razones. Dejar smbolo alguno sin identificar, excepto los de verificaciones aritmticas. Hacer transcripciones o anlisis detallados donde sea suficiente un resumen.

 2.2.

Disponer de los papeles de trabajo para uso personal fuera de AGN (ver punto 1.1 Propiedad) Descuidar los papeles de trabajo. Cuando interrumpa o finalice la jornada, todos los papeles de trabajo deben guardarse bajo llave.

Contenido Las planillas analticas y sintticas, cuestionarlos y guas de auditoras realizadas manualmente o a travs de computadoras, formarn parte de los papeles de trabajo, debiendo indicarse en las mismas siempre los siguientes datos bsicos: EN EL ENCABEZADO DE CADA HOJA: AGN ORGANIZACIN AUDITADA AUDITORIA DE GESTION Y PERIODO CUBIERTO TITULO O PROPOSITO DE LA PLANILLA REFERENCIA O NUMERO DE LA PLANILLA (ngulo superior derecho)

ADEMAS, EN EL ENCABEZADO DE LA PRIMERA HOJA: PROGRAMA SUBPROGRAMA ACTIVIDAD

AL FINAL DE LA ULTIMA HOJA FIRMA Y ACLARACION de quienes realizaron, supervisaron y aprobaron el papel de trabajo y las fechas respectivas. Si algn miembro del equipo modifica total o parcialmente algn papel ya confeccionado, deber dejar constancia con su firma y fecha de tal modificacin. Todos los papeles de trabajo debern contener como mnimo: 1. 2. 3. 4. Objetivo detallado del mismo y/o la referencia al paso del programa de auditora. Concepto o descripcin del tema especfico que se est auditan do. Descripcin del trabajo realizado y sus resultados. Observaciones

Cada paso del trabajo hecho debe ordenarse segn la secuencia que corresponda. Para el ordenamiento se utilizar numeracin arbiga. La indicacin del trabajo hecho deber ser concisa y clara, detallando al mximo los procedimientos de auditora aplicados, an aqullos que puedan parecer elementales e innecesarios. Los tildes que se utilicen en la comparacin y/o verificacin durante el procedimiento debern aclararse en este ttulo. Al margen derecho de cada explicacin del trabajo hecho, se dejarn dos columnas libres para observaciones del encargado de trabajo, coordinado; supervisor y/o gerente. Las observaciones deben ser claras y concretas. Cada observacin estar fundada en por lo menos un ejemplo prctico, para sustentar los comentarios contenidos en los informes, Los rumores no tienen cabida en nuestros papeles de trabajo, salvo que: sean indicativos de una situacin de malestar existente en la organizacin. haya sido el fundamento de trabajo extraordinario realizado. en opinin del encargado, debera dar lugar a trabajo adicional, en nuestro prximo examen.

En todos los casos de anotaciones de observaciones, se dejarn dos columnas a la derecha de las mismas. Estas son necesarias para que el encargado del trabajo, coordinador y/o supervisor anoten: sus comentarios destino dado a las observaciones.

Los ayudantes anotarn sus observaciones en todos los casos en las planillas correspondientes a cada tema parcial analizado. Si se trata de observaciones sobre procedimientos que afecten a varios temas analizados, las anotarn en una planilla especial que se colocar a continuacin de la planilla resumen del tema completo analizado. El encargado del trabajo deber anotar su opinin al margen de cada observacin de los ayudantes. A las que considere importantes las anotar en la seccin de las que requieren la atencin del coordinador y/o supervisor y las referenciar con las de los ayudantes. Notas. En este captulo se anotarn aclaraciones que, por su naturaleza, no corresponden ser incluidas en Trabajo realizado y/o Observaciones. Fuente de documentacin utilizada. Debe indicarse claramente el origen de los datos (registro desde el cual se prepar la planilla o cargo del empleado que proporcion la informacin, cuenta del Mayor o referencia a los libros, del asiento original, nmero de comprobante, etc. u opiniones o informacin

5. 6.

suministrada por parte del ente auditado, bibliografa tcnica, etc.). En el caso de que las planillas fueran preparadas por personal del ente auditado, deber indicarse en el papel de trabajo preparado por el cliente (PPC) 7. 8. 9. 3. 3.1. Base de seleccin, en caso de corresponder Referencias cruzadas apropiadas con otras planillas pertinentes. Fecha del da de su terminacin (en la ltima foja).

LEGAJOS Ordenamiento Las evidencias obtenidas debern agruparse y archivarse en grupos de documentacin denominados LEGAJOS Cada legajo deber estar encabezado con un ndice del contenido del mismo (documentacin contenida y fojas) y una cartula que identificar cada cuerpo del legajo. Si el trabajo fuese muy voluminoso deber separarse en dos o ms cuerpos, segn sea necesario, debiendo contener cada uno, como mximo, 100 hojas de papeles de trabajo. En aquellos casos que se confeccionen varios cuerpos se dar nmero a cada uno, indicando a su vez en todos el nmero total que compone el trabajo (suponiendo que fueran cinco cuerpos se indicar en la cartula -Legajo 1/5-y as sucesivamente en todos). Esto permite conocer en cualquier momento, la exacta dimensin del trabajo. Los papeles de trabajo se clasificarn para ser archivados en tres legajos principales, cada uno de ellos con una numeracin independiente: LEGAJO PERMANENTE LEGAJO TRANSITORIO LEGAJO RESUMEN

3.2. Legajo Permanente 3.2.1. Objetivo En el mismo se incluye informacin que tiene carcter de utilidad permanente y que ser consultada en futuras revisiones. 3.2.2. Contenido El legajo permanente incluir el siguiente tipo de documentacin: 1. ANTECEDENTES DEL NEGOCIO: Informacin sobre la historia de la organizacin, tipo de explotacin, circunstancias

econmicas y estructuras administrativo - financieras. Se incluir en este grupo: Formulario Nro. 4 - Solicitud de antecedentes de datos bsicos de la organizacin. Formulario Nro. 5 - Ficha de la organizacin. Fotocopia de la documentacin aportada por el ente auditado (adems de los Formularios Nro.6 - Documentacin consultada e informacin obtenida). Estructura orgnica y organigrama.

2. DESCRIPCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Se incluir en este grupo: Cuestionario de evaluacin global de la organizacin, con las respuestas, la evaluacin del sistema de informacin y control gerencial y documentacin adjunta. Descripcin del sistema contable. Plan y manual de cuentas contable financiero - patrimonial y presupuestal. Cursogramas o descripcin de los principales circuitos.

3. FUNCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA Responsabilidades. Estructura organizativa. Personal integrante y capacitacin. Planes de trabajo. Disposicin de creacin de la Unidad de Auditora Interna. Normas y disposiciones de control interno emitidas por la organizacin y/o SIG EN.

4. ASPECTOS LEGALES Y SOCIETARIOS Leyes, decretos y/o actas constitutivas del ente. Estatutos. Ttulos de propiedad. Contratos relevantes y/o con efectos plurianuales (de compra y/o venta). Convenios colectivos de trabajo. Leyes, decretos y convenios vinculados con la organizacin auditada Deber incluirse un detalle de todas disposiciones existentes ordenadas cronolgicamente, con un ndice que indique el Nro. de ley, decreto o disposicin, fecha de publicacin y breve descripcin del contenido. Slo debern permanecer las normas vigentes.

5. ASPECTOS FINANCIEROS

Informacin general sobre el ente. Acuerdos de prstamos a largo plazo. Lneas de crdito.

6. TABLERO DE COMANDO Debern incluirse los indicadores cuantitativos de gestin definidos como de control permanente, correspondientes a los tres ltimos aos anteriores al vigente. Anualmente se reemplazar el ms antiguo, por el ms reciente. 7. OTROS Correspondencia importante con el ente y memorandos de inters permanente. Actas de reuniones de accionistas, directorio, comit de auditora, etc. de inters permanente. Disposiciones impositivas importantes. Copias de informes especiales.

El legajo permanente deber ser anualmente revisado, incorporando a un archivo de documentacin Inactiva aquella informacin que perdi actualidad. Este archivo se agregar al legajo transitorio del ao anterior. 3.3. Legajo transitorio 3.3.1. Objetivo La finalidad del legajo transitorio es agrupar los papeles de trabajo de carcter corriente. Deber incorporar la documentacin de planificacin de la auditora y las pruebas, evidencias y conclusiones obtenidas durante la ejecucin del programa de auditora del ao en curso. 3.3.2. Contenido Se dividir en diferentes secciones: 1. INFORMACION DE PLANIFICACION Y SUPERVISION DEL EXAMEN:

En esta seccin se incorporarn los papeles de trabajo correspondientes a las actividades de planificacin1 supervisin y administrativas de la auditora del ao en curso. Incluir los siguientes formularios: Formulario Nro. 1 Formulario Nro. 2 Formulario Nro. 7 Presupuesto de auditora Equipo auditor Planificacin global de recursos

Formulario Nro. 8 Formulario Nro. 9 Formulario Nro. 10 Formulario Nro. 11 Formulario Nro. 12 Formulario Nro. 14 Formulario Nro. 19 Formulario Nro. 20

Nota de presentacin Plan de entrevistas Gua de puntos Areas criticas Objetivos de auditora Criterios de auditora Programa de auditora Control de avance programa Partes diarios de asistencia Puntos pendientes

2. INFORMACION GENERAL Anlisis de estados financieros en su conjunto Planillas de Estados Financieros Comparativos Planillas de Anlisis vertical y horizontal de los estados financieros Indicadores econmico - financiero - patrimoniales (agregar copia al tablero de comando) Tablas y grficos

Hechos Posteriores

Incluir las evidencias de los hechos y circunstancias producidas con posterioridad a la fecha de cierre de la informacin y hasta la emisin del informe, que afecten significativamente los datos de gestin bajo examen. Contingencias

Se documentarn potenciales riesgos, que pueden surgir de las entrevistas, anlisis legales u otra informacin, que afecte la informacin de gestin analizada. Resmenes de actas, registros legales y estatutos Agrupa el resumen de aspectos legales del ejercicio que se est auditando, con la finalidad de evaluar el efectos de los mismos sobre la gestin e informacin que se est analizando. Se documentar mediante los Formularios Nro. 6 - Documentacin consultada e informacin obtenida y en el caso que se estime necesario, fotocopia de los documentos analizados. 3. SECCIONES ESPECIFICAS POR SUBPROGRAMA Se deber incluir para cada uno de los subprogramas la siguiente informacin: Documentacin de la tarea de auditora
Gua de Puntos Minuta de entrevistas

Formulario Nro. 9 Formulario Nro. 3

Formulario Nro. 1 3 Formulario Nro. 1 7

Cuestionarios de evaluacin Problemas especficos Evaluacin de evidencias Planillas o listados llaves y de detalle para temas especficos

Copia del programa de auditora:

Considerar slo los pasos correspondientes a cada subprograma, con referencia cruzada a los papeles de trabalo, inicialados por la persona que realiz el trabalo y la fecha de finalizacin. Cualquier exceso de tiempo ser documentado, referenciado a la documentacin resumen de auditora, donde se expresarn los motivos del cambio. Conclusiones

Debern ser conclusiones especficas relativas a cada hallazgo, documentadas en el Formulario Nro. 18 - Desarrollo de Hallazgos Notas y observaciones

Los papeles de trabajo debern resumir los temas significativos de cada subprograma relacionados principalmente con: Debilidades en el control, su efecto en el enfoque de auditora y referencia al informe donde fueron notificadas a los funcionarios del ente auditado las fallas de control y las recomendaciones Cambios en las normas contables y sus efectos en la informacin contable para gestin. Incertidumbres significativas, incluyendo litigios pendientes y partidas dudosas, que afecten la informacin de gestin. Limitaciones al alcance. Resumen de errores en la informacin de gestin no ajustados por el ente y sus efectos.

4. PLAN DE ACCION Y PRESUPUESTO Plan de accin y presupuesto del ejercicio Plan de accin y presupuesto del ejercicio anterior Planilla de anlisis vertical y horizontal del presupuesto Tablas y grficos

5. TABLERO DE COMANDO Informes de gestin e indicadores del ente auditado

 6.

Formulario Nro. 15 - Recoleccin de datos para indicadores de gestin Formulario Nro. 1 6 - Clculos de indicadores de gestin Gua pruebas sustantivas para indicadores de gestin Listado de indicadores tablero de comando (agregar copia a legajo permanente) Tablas y grficos 1

ABC DE COSTOS Y GASTOS - MATRIZ DE INSUMO PRODUCTO Informes de costos y gastos Planilla de anlisis vertical y horizontal de los costos y gastos Planilla de clasificacin de los costos y gastos en variables y fijos Planilla Matriz de insumo-producto y coeficientes directos Tablas y grficos PUNTO DE EQUILIBRIO Planillas de determinacin del punto de equilibrio Grficos

7.

3.4.

Legajo Resumen 3.4.1. Objetivo 3.4.2. Contenido 1. 2. INFORMES Informes de avance Informe de diagnstico general Informes parciales s/ subprogramas o actividades Informe final extenso Informe final ejecutivo CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y OPINIONES DEL ENTE AUDITADO Resumir las conclusiones y decisiones significativas alcanzadas durante el examen. Agrupar los informes realizados. Brindar una visin global de la ejecucin y finalizacin de la auditora.

Este resumen debe referenciarse a las notas del legajo transitorio donde el problema es puntualizado. Incluir un resumen de errores en la

informacin de gestin no ajustados por el ente y sus efectos. 3. RESUMEN DE TEMAS RELEVANTES

Sntesis de los temas significativos que surgieron durante el trabajo de la auditora, documentados en el legajo transitorio y referenciados al mismo, relativos a: 4. Modificaciones relevantes en el negocio del ente. Desvos significativos en los indicadores de gestin. Cambios en las normas contables y sus efectos en la informacin contable para gestin. Incertidumbres significativas, incluyendo litigios pendientes y partidas dudosas, que afecten la informacin de gestin. Limitaciones al alcance. Hechos posteriores. CARTAS A ASESORES LEGALES

Consultas legales y sus respuestas, referenciados con los papeles de trabajo del legajo transitorio. 5. PLANILLA DE TIEMPO

Resumen que indique las horas realmente empleadas versus las programadas, identificando los individuos y los subprogramas en los cuales se utilizaron, referenciadas al Legajo de Planificacin y Control. 3.5. Codificacin En la codificacin de los papeles de trabajo se seguir un sistema alfanumrico de identificacin. Constar de un sector fijo, alfanumrico, que identificar el legajo y tema, y un sector variable, numrico que indicar el nmero de hoja y el total de hojas del tema. La parte alfabtica del sector fijo coincide con la inicial del legajo respectivo, es decir, que se ha seleccionado la letra P para el legajo permanente, la T para el transitorio y 1 R para el resumen. Para identificar el tema especfico se utilizar numeracin correlativa. SECTOR FIJO (Alfanumrico) P 1 Leg. Perman. Tema SECTOR VARIABLE (Num.) 1 1 No. Hoja Total Hojas

Los cdigos fijos se colocarn sobre cada foja utilizada al comenzar el trabajo. Cuando la tarea sea completada, d continuacin de cada cdigo fijo se colocar la numeracin correlativa correspondiente a cada foja utilizada. En la ltima foja se colocarn las conclusiones del punto especfico. Cuando se realicen referenciaciones cruzadas, se harn colocando los cdigos fijos y

utilizando lpiz rojo, para su rpida individualizacin y poder completarlas con los numeracin variable cuando se termine la tarea. 3.5.1. Codificacin del Legajo Transitorio Especficamente, dentro del Legajo Transitorio, se ha predeterminado la codificacin de los siguientes sectores fijos: T.1. INFORMAClON DE PLANIFICAClON Y SUPERVISION DEL EXAMEN DEL AO EN CURSO T:2. INFORMAClON GENERAL T.2.2. Anlisis de estados financieros en su conjunto T.2.2. Hechos posteriores T.2.3. Contingencias T2.4. Resmenes de actas, registros legales y estatutos T3. T4. T5. T6. T7. T8. T9. PLAN DE ACCION Y PRESUPUESTO TABLERO DE COMANDO ABC de COSTOS Y GASTOS - MATRIZ DE INSUMO PRODUCTO PUNTO DE EQUILIBRIO ADMINISTRACION YFINANZAS INFORMA TICA COMPRAS Y CONTRATACIONES

T.10. PRODUCCION T.11. COMERCIALIZAClON T.12. RECURSOS HUMANOS T.13. OTRAS AREAS CRITICAS (Colocar el Nombre) T.14. OTRAS AREAS CRITIRCAS (Colocar el Nombre) T.15. OTRAS AREAS CRITIRCAS (Colocar el Nombre) T.16. OTRAS AREAS CRITIRCAS (Colocar el Nombre) 1.17. OTRAS AREAS CRITIRCAS (Colocar el Nombre)

T.18. OTRAS AREAS CRITIRCAS (Colocar el Nombre) T.19. OTRAS AREAS CRITIRCAS (Colocar el Nombre) T.20. OTRAS AREAS CRITIRCAS (Colocar el Nombre) T.30. Secciones especficas por subprograma (Colocar el nombre) T.31. Secciones especficas por subprograma (Colocar el nombre) T.32. Secciones especficas por subprograma (Colocar el nombre) T.33. Secciones especficas por subprograma (Colocar el nombre) T.34. Secciones especficas por subprograma (Colocar el nombre) T.35. Secciones especficas por subprograma (Colocar el nombre) T.36. Secciones especficas por subprograma (Colocar el nombre) T.... Secciones especficas por subprograma (Colocar el nombre) Deber respetarse la codificacin predeterminada en los casos anteriores. Si a posteriori surgieran algunas otras reas con problemas especficos considerados importantes, dichas reas se agregarn a partir del nmero 21 en adelante y hasta en nmero 29. Los subprogramas que no se refieran a determinadas reas crticas, se codificarn a partir del nmero 30. 3.5.2. Codificacin del Legajo Permanente Especficamente, dentro del Legajo Permanente, se ha predeterminado la codificacin de los siguientes sectores fijos: P.1. P.2. ANTECEDENTES DEL NEGOCIO DESCRIPCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

P.3. FUNCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA P.4. P.5. ASPECTOS LEGALES Y SOCIETARIOS ASPECTOS FINANCIEROS.

P.6.

TABLERO DE COMANDO

P.7. .....................(OTROS) 3.5.3. Codificacin del Legajo Resumen El Legajo Resumen incluir las siguientes codificaciones fijas: R. 1. INFORMES R.1.1. R.1.2. R.1.3. R.1.4. R.1.5. R.2. R.3. R.4. R.5. R.6. Informes de avance Informe de diagnstico general Informes parciales s/ subprogramas o actividades Informe final extenso Informe final ejecutivo RESUMEN DE CONCLUSIONES, OPINIONES DEL ENTE AUDITADO RESUMEN DE TEMAS RELEVANTES CARTAS DE ASESORES LEGALES PLANILLA DE TIEMPO .....................(OTROS) RECOMENDACIONES Y