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La administracin por excepcin es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de informacin

y de recursos es permanente, trabajar de una manera ms eficiente. Bsicamente la idea propone que usted se concentre en lo que esta mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente.
Vamos a dar un ejemplo para ilustrar el tema: Si usted es un gerente comercial, con 20 vendedores a cargo, los cuales realizan actividades de prospeccin, visita a clientes actuales y actividades comerciales. Estos vendedores tienen a su vez unas metas cuantitativas orientadas a cumplir un presupuesto de ventas, pero a su vez a lograr una cobertura de sus clientes a travs de las visitas peridicas que realizan. Vamos a suponer que usted como gerente les impuso que semanalmente deben realizar una planeacin de las visitas a realizar, y al final de la semana deben entregar un informe de la ejecucin de las mismas. De otro lado usted solicito al rea de administracin de ventas que le enve semanalmente un informe de las ventas realizadas en el mes. Usted hubiera querido que se las enviaran del mes, acumulado ao y comparado con el ao anterior, por familias de producto y por zonas geogrficas pero le dijeron que en esa periodicidad era imposible tenerle la informacin a tiempo en ese detalle. Usted se resigna y simplemente recibe las ventas realizadas en el mes de manera semanal. En este escenario, usted planea reuniones semanales con el equipo de asesores comerciales para poder analizar la evolucin de los planes de visita y las ventas, esto le toma alrededor de 4 horas todos los lunes de cada semana. Esto ilustra algo de lo que puede estar viviendo usted o su organizacin en este momento, y ac es donde la tecnologa como herramienta de apoyo a este proceso le ayudar a controlarlo pero de una manera en la cual usted se concentre en revisar que esta fuera de este marco metodolgico que usted ha diseado. Imagnese que usted ahora cuenta con un trabajador virtual al cual usted le encomend las siguientes tareas: 1. Todos los lunes me informar acerca de los asesores comerciales que no hayan registrado un plan de visitas para la semana. 2. El mismo da me informar de los asesores que no estn realizando un cubrimiento total a sus clientes basado en las ultimas 6 semanas de visitas. 3. Diariamente a primera hora del da enviar un informe que tenga el presupuesto vs las ventas analizado por geografa, estructura comercial, estructura de productos y periodo de anlisis (acumulado ao, mes a mes y comparativo con periodos de aos anteriores) 4. Al final del da le informar sobre asesores comerciales que no han reportado la ejecucin de visitas del da Estas son las primeras tareas que usted le encomienda, pero despus se le ocurre que tambin este trabajador virtual le puede enviar informacin a cada uno de los asesores comerciales para su labor diaria de trabajo. Ac usted le solicita que les enve: 1. Listado de clientes con cartera vencida y el detalle de la facturas pendientes de pago 2. Informacin de clientes con pedidos retenidos por cartera 3. Listado de clientes a los cuales se les redujo en un 10% o ms el promedio de compra del ultimo ao 4. Informe de ejecucin presupuestal y su proyeccin para el cierre de mes.

En este momento usted decide que las reuniones semanales, las puede hacer quincenalmente y luego simplemente una vez al mes.

Creo que hasta ac, ya he ilustrado las capacidades de este trabajador virtual y creo que a usted, leyendo esto, se le empiezan a ocurrir muchas ms labores que le podra encomendar. Ahora expliquemos qu es ese trabajador virtual. Es una herramienta de software que usted instala en un servidor, con la cual puede monitorear informacin contenida en sus bases de datos y sobre la cual usted puede configurar alarmas o eventos de manera peridica o cuando una condicin de datos se genere. Este trabajador virtual se llama KnowledgeSync y es una herramienta muy til como complemento a sus bases de datos. Entre sus bondades se encuentra la automatizacin de la ejecucin y el envo de reportes de manera automtica, as como el envo de correos electrnicos, fax o publicaciones en portales web sobre informacin critica y sensible al tiempo. Informacin que conocindola de una manera oportuna, le permitir a usted tomar decisiones a tiempo sobre eventos crticos de su negocio.
Para ms informacin sobre este producto visite http://www.crmagil.com/KnowledgeSync.html Este ejemplo hipottico me ha permitido ilustrar las bondades del uso de la tecnologa para monitorear informacin sensible de su organizacin. Esto se puede llevar a otras reas de la compaa, y va depender de sus necesidades y prioridades, pero esta es una herramienta que por su naturaleza le va a permitir tener un retorno rpido de su inversin y va a poder ganar mucho en el uso de los datos actuales de sus sistemas.