DOCUMENTACIN Y PLANEACION Documentacin del proyecto: Los documentos que hacen parte de la formulacin y evaluacin de un proyecto, deben corresponder

a una organizacin secuencial y coherente donde se pueda observar cada uno de los componentes que integran el proyecto, por ello es importante que todas aquellas informaciones que se consideren importantes y necesarias para sustentar la formulacin y la evaluacin deben estar disponibles para quienes aceptan invertir (aportes de socios), conceder un crdito para la financiacin (organismos de crdito), los responsables de realizar la ejecucin del proyecto, como tambin quienes estarn encargados de ejecutar la labor de seguimiento y control. En esta etapa se debe conocer en especial los documentos de la formulacin, pues con stos es que se va a realizar el control y seguimiento, y donde se puede confrontar lo establecido en la planificacin como lo que se est ejecutando y los recursos que fueron destinados para cada tarea o proceso. Los documentos que deben ser revisados y confrontados bsicamente corresponde a: Documento de formulacin o informe del procesos de formulacin que debe contener los siguientes componentes: nombre claro del proyecto (portada); responsables de la formulacin y rea o persona responsable de la gestin del proyecto; la introduccin u orientacin de lo que corresponde el proyecto; los objetivos del proyecto (generales y especficos), la justificacin del proyecto; el estudio de mercado; el estudio tcnico; el estudio organizacional y legal cuando el proyecto no hace parte de una empresa ya operando, el estudio econmico (componente financiero); las conclusiones de la formulacin. Documento de la evaluacin econmica o informe de evaluacin Resumen ejecutivo del proyecto Los anexos ( cartas de intencin o acuerdos)

Qu documentos deben ser revisados y analizados? Como proceso previo al inicio de la fase de seguimiento y control, se debe conocer de forma amplia y profunda los siguientes documentos que son la base para comparar los avances o resultados del seguimiento:

Estudio tcnico, donde se requiere conocer: caractersticas fsicas del bien o servicio, procesos de produccin o de prestacin del servicio, requerimientos de insumos, materias primas, mano de obra directa y mano de obra indirecta, cantidad y especificaciones tcnicas de equipos, maquinaria, herramientas, e instalaciones, costos de produccin unitarios, programa de produccin, tamao y localizacin del proyecto. El estudio financiero, debe conocer los presupuestos de inversiones, ingresos, egresos, estados financieros como balance general, estado de perdidas y ganancias o de resultados, cronograma de inversiones, financiamiento como fuentes, montos y proceso de tramite de crdito si lo hubiera. Cronograma de actividades. As pues, la revisin de la documentacin y soportes del proyecto, es la primera actividad que debe realizarse para detectar posibles desfases, asegurar que la empresa mantiene y dispone de los recursos necesarios para realizar los trabajos en las condiciones que fueron planeados.

El plan de accin La planeacin para el seguimiento y control, es un componente fundamental en el desarrollo de cualquier actividad humana, y de ella depende gran parte del xito de un proyecto o negocio empresarial. Por lo tanto sta debe estar presente en todas las fases, especialmente en la formulacin. Esto no impide que en cada fase deba realizarse un proceso de planeacin centrado en el objeto bsico de la misma, por consiguiente la planeacin en la fase de seguimiento y control, debe apuntar a mantener una relacin directa con el cronograma de actividades formulado para la ejecucin del proyecto. El plan de accin debe responder en forma concreta a los siguientes interrogantes: Qu se lograr con el proyecto? Qu metas se determinan y con que indicadores se medirn? Para qu fechas estn programadas? Cules son las fuentes de verificacin? Qu actividades estn programadas, para que fechas y quienes son los

responsables? Qu recursos de persona, insumos y equipos se requieren? A cunto asciende el costo de cada actividad y de su totalidad? Quines son los responsables por el logro, seguimiento y evaluacin de las metas?

La realizacin del seguimiento y control requiere de establecer un programa de actividades y tareas que faciliten la observacin, la verificacin y la evaluacin de los resultados o avances logrados en la ejecucin. El responsable debe realizar bsicamente tres actividades distintas: organizar y planificar, supervisar y controlar y corregir. Estas actividades deben ser aplicadas a los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos y financieros disponibles, al tiempo disponible y al costo estimado. Es importante recordar en la planificacin lo que ella significa y como se elabora. La planeacin define los objetivos y determina los medios para alcanzarlos, orienta el curso de la actuacin ms objetiva, procurando la disminucin del riesgo. Los instrumentos de planeacin para el seguimiento son: manual de interventoras, planillas, programas de visitas, actas de reuniones e informes.
Referente para el seguimiento Plan operativo: llamado tambin plan de proyecto, sirve de gua para las actividades concretas que deben ejecutarse para la obtencin de los objetivos, teniendo en cuenta las condiciones del entorno del proyecto y las modificaciones que se han podido experimentar. Cronograma de realizacin: es un instrumento que facilita ordenar las actividades en el tiempo, una vez terminada la realizacin de todos los estudios tcnicos. El cronograma es por tanto, el modo de concretar la programacin utilizando un flujo grama

El programa debe contemplar la gestin da a da, la cual implica la realizacin de actividades de supervisin, control y de correccin de desviaciones, en las cuales se debe identificar las variaciones de los usos de los recursos, las causas y establecer los mecanismos de correccin, que determinan las siguientes acciones: Medir y evaluar el progreso de los trabajos Identificar las desviaciones sobre el cronograma o plan operativo Evaluar el impacto de las desviaciones sobre los objetivos del proyecto. Proponer acciones correctivas que soluciones las desviaciones Corregir o ajustar la planificacin del resto del proyecto.