DERECHO NOTARIAL IV Primera Parte 1.

- EL PROTOCOLO y su contenido 1- Antecedentes: El Protocolo surge de la necesidad de los hombres de materializar en un escrito la voluntad creadora de sus derechos, de materializar la prueba, de recurrir a la grabacin grfica sobre un elemento fsico que hiciera visible y perpetua su consideracin, de esa manera los hombres idearon que al emitirse la voluntad se hiciera entre solemnidades y quedara grabada grficamente sobre un objeto material impregnado de la voluntad creadora, guardador de una primera decisin del espritu, conservador de una creacin del hombre; a esa primera fuente de la gnesis del acto jurdico llamaron Protocolo. 2- Etimologa: Existen varias acepciones de la palabra Protocolo. Su etimologa poco ayuda para esclarecer cual es su sentido propio, pues hay diversidad de opiniones acerca de su origen. Puede resultar de la palabra compuesta del prefijo PROTO, procedente de la vos griega PROTOS, y el sufijo COLO o COLON, sobre cuya significacin no se ha puesto de acuerdo los autores. Segn Scriche proviene de la vos latina

COLLIUM o COLLATIO, que significa comparacin o cotejo; pero existen otras series de significaciones asignadas por otros autores. 3.-Definicin: En Guatemala, se conoce como Protocolo, al tomo empastado de los instrumentos autorizados durante un periodo de tiempo; tambin al papel sellado especial que se vende exclusivamente a los notarios para faccionar escrituras; y al conjunto de escritura que se llevan faccionadas en el ao que transcurre. La definicin legal de Protocolo se encuentra comprendida en el artculo 8 del Cdigo de Notariado, que reza: el Protocolo es la coleccin ordenada de las escrituras matrices, de las Actas de protocolacin, razones de legalizacin de firmas y documentos que el Notario registra de conformidad con esta Ley . 4.-Requisitos y Formalidades del Protocolo:
a.

a. Los instrumentos deben de redactarse en espaol, escribirse a maquina o a mano de manera legible y sin abreviaturas;

b.

b. Los instrumentos deben llevar numeracin cardinal, escribindose uno a continuacin del otro, en orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento slo debe quedar espacio para las firmas;

c.

c. El Protocolo debe llevar foliacin cardinal

escrita en cifras;
d.

d.

En el cuerpo del Instrumento las fechas, o cantidades se expresaran con

nmeros

letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, prevalece lo escrito en letras;
e.

e. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban se copian de manera textual;

f.

f.

La numeracin fiscal del Papel Sellado no interrumpirse, salvo los casos de

podr

protocolaciones, o que se hubiere terminado la serie y se inicie una nueva;

g.

g.

Los espacios en blanco que permitan

intercalaciones se llenaran con una lnea antes de que sea firmado el instrumento;
h.

h. Debe de tomarse en cuenta que son nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, sino se salvan al final, antes que el documento sea firmado. Las enmendaduras son prohibidas.

5.- Apertura y Contenido:

6 7

Apertura: El Protocolo se abre cada ao con la primera escritura que se facciona, la cual llevar siempre el nmero Uno y principiar en la primera lnea del folio inicial. No se necesita

ninguna razn de apertura, pero es obligatorio el

8 9 10

pago

de

Q.50.00

en

la

Tesorera

del

Organismo Judicial por derecho de apertura; Contenido: El Protocolo del Notario contendr: Las Escrituras Publicas o Matrices, Las Actas de Protocolacin, Las Razones de Legalizacin o cualquier documento que la Ley seale, la Razn de Cierre, el Indice y los Atestados. 6.-Cierre, Indice y Atestados: CIERRE: El protocolo debe cerrarse cada ao, el ltimo da del ao natural, pero tambin puede cerrarse en cualquier momento que el notario dejare de cartular. El cierre es mediante una razn notarial, la cual debe contener: la fecha, el nmero total de instrumentos autorizados, indicando cuantos de ellos son escrituras pblicas, el nmero de actas de protocolizacin, de razones de legalizacin, el nmero de escrituras cancelas, si lo hubieren; as como el total de folios utilizados; observaciones si fueren necesarias y la firme del notario; Modelo En la ciudad de Guatemala, el treinta y uno de diciembre de dos mil, el Infrascrito Notario MARIO

RENE MENDEZ VASQUEZ, procedo a cerrar el protocolo a mi cargo correspondiente al ao en curso, el cual consta de as: treinta instrumentos veintisiete Escrituras pblicos, divididos

Matrices, dos Acta de Protocolizacin y una Acta de Toma de Razn de Legalizacin de Firmas. Dicho protocolo consta de cuarenta y nueve folios.

INDICE: Posteriormente a la razn de cierre, debe redactarse el ndice, segn la Ley guatemalteca, este que antes de la reforma a la Ley del Timbre y Papel Sellado deba hacerse necesariamente en papel sellado; pero que ahora se hace en una hoja de papel bond a la que se deben adherir los timbres de ley (Q.1.00); y contendr en columnas separadas :
1.

1. El nmero de orden del instrumento (escritura, acta de protocolacin, o razn de legalizacin);

2. 3.

2. El lugar y fecha de su otorgamiento ; 3. Los nombres de los otorgantes, si fuere el notario, debe anotar su nombre;

4. 5.

4. El objeto del instrumento ; 5. El folio en que se inicia. ndice es permitido utilizar cifras y

En

el

abreviaturas, al final la fecha y la firma del notario, antes de suscribirlo podr hacer las

observaciones si las hubiere.

Modelo INDICE DEL PROTOCOLO DEL NOTARIA. LIBNI SUDISADAI JUAREZ LOPEZ CORRESPONDIENTE AL AO 2,000 No . LUGAR Y FECHA NOMBRE DE OTORGANTE S INSTRUMENT O FOLIOS EN QUE PRINCIPI A de 1

1 Ciudad de -Jorge Luis Promesa Guatemala Lpez Medina Compra 03/07/2,000 -Sandra Venta Mercedez Sandoval Alarcon 2 Ciudad de -Jos Rubn Identificacin Guatemala Martnez de persona 05/07/2,000 Lpez de un menor de edad 3 Ciudad de Compraventa -Hctor Guatemala de Bien Alfredo 07/07/2,000 Inmueble al Rodrguez Contado Gmez -Amilcar Ernesto Villatoro Romos quin acta como Representant e Legal Gas Metropolitan o Sociedad Annima 4 Ciudad de -Mirna Compra Guatemala Beatrz Venta de

2v

3v

4v

10/07/2,000 Espino Muz Inmueble a -Julian Arturo plazos con Rosales Vega Garanta Hipotecaria Ciudad de -Jos Compra Guatemala Francisco Venta de 12/07/2,000 Ramos Fraccin de Alvarado Inmueble -Wilson Urbano. Estuardo Lpez Morales Ciudad de -Manuel de Compra Guatemala Jess Matta Venta de 14/07/2,000 Orellana Fraccin de -Jos Roberto Inmueble Pinto Rstico Sandoval Ciudad de -Amilcar Arrendamient Guatemala Ernesto o de Bien 17/07/2,000 Villatoro Inmueble Ramos quin Urbano acta como Representant e Legal de la entidad Gas Metropolitan o Sociedad Annima quin acta a travs de su -Cesar Antonio Lpez Paz Ciudad de -Vctor Constitucin Guatemala Manuel de Sociedad 19/07/2,000 Montenegro Annima Piloa -Carlos Manuel Letona Galindo

6v

7v

11

9 Ciudad de -Alejandro Guatemala Jos 24/07/2,000 Sagastume Cordn quin acta como Representant e Legal Banco Granai & Towson -Alberto Daniel Fernndez Prez 10 Ciudad de -Alejandro Guatemala Jos 26/07/2,000 Sagastume Cordn quin acta como Representant e Legal Banco Granai & Towson -Henry Alberto Paredes Portillo

Mutuo Bancario con Garanta Fiduciaria

21

Mutuo Bancario con Garanta Hipotecario

23

En virtud de no haber autorizado ms instrumentos que los contenidos en el presente ndice, lo extiendo, sello y firmo, para agregarlo al registro notarial a mi cargo correspondiente al presente ao, contenidos en dos hojas de papel bond, a las que les adhiero los timbres fiscales correspondientes, en la Ciudad de Guatemala el treinta y uno de diciembre de dos mil. ATESTADOS:

Los atestados son los documentos que el notario agrega al final de su protocolo y tienen relacin con los instrumentos autorizados entrega y deben de constar principalmente el recibo del pago de apertura, comprobantes etc. de testimonios especiales, copias de avisos, recibos, solvencias,

7.- Empastado: Dentro de los treinta das posteriores al cierre del protocolo el Notario debe mandar a empastar su protocolo (Art. 18). El empastado puede hacerse en uno o ms tomos, dependiendo de su volumen, lo que no es permitido es empastar en un solo tomo dos o ms aos. 8.- Depsito y Guarda: El Notario no es propietario del protocolo, ya que nicamente es depositario del mismo y responsable de su conservacin. 9.- Casos en que se deposita el Protocolo: La ley menciona los casos de depsito del protocolo, algunos en forma temporal y otros en forma definitiva, siendo los siguientes:
1) 1) Por ausencia del pas por tiempo menor de

un ao;

2) 2) Por ausencia del pas por ms de un ao; 3) 3) Por inhabilitacin; 4) 4) Por entrega voluntaria; y, 5) 5) Por fallecimiento del notario. (Artculos : 23,

26, 27 y 28 del Cdigo de Notariado). 10.- Protocolo del Notario Fallecido: En este caso los albaceas, herederos, parientes, o cualquier persona que tuviera protocolos de un Notario fallecido, deben depositarlos dentro de los 30 das siguientes al fallecimiento, al Archivo General de Protocolos, si fuera en la capital; al Juez de Primera Instancia, si estuviera en una cabecera departamental; o al Alcalde, se estuviesen en un Municipio ; en esos casos, stos funcionarios deben remitirlo dentro de los ocho das siguientes del depsito al Archivo General de Protocolos. .11.- Garanta y Principios que Fundamental al Protocolo: Las garantas o principios que fundamentan el Protocolo, son las de durabilidad y seguridad. Dado que nuestro sistema notarial se concentra en el principio de que los originales o matrices deben de quedar en poder del notario, es necesario rodear y dotar, a tales documentos de una serie numerosa de seguridades. Ello permite

la expedicin de testimonios, los mismo que la comprobacin de la autenticidad de los mismos, en todos aquellos casos en que los documentos notariales sean redarguidos de falsedad. sntesis
a)

En del

la a)

existencia

fundamentacin

protocolo radica en los siguientes aspectos: Permanencia Documental en las Jurdicas: una para Estado El la Protocolo que efectiva constituye el garanta Relaciones Notarial presta

perdurabilidad de los actos jurdicos que requieren la intervencin notarial, para su completa validez y eficacia legal;
b) b)

Garanta de ejecutoriedad de los

derechos: La existencia del protocolo y por el ende de los instrumentos o actos jurdicos en l consignados pueden llegar a ser una prueba fehaciente sobre los derechos y sus relaciones jurdicas incorporadas, principalmente en aquellos casos en que la posesin de un ttulo es esencial para ejercitar o ejecutar un derecho, de tal forma que dicho derecho se haya incorporado en cierta manera al documento;
c)

c)

Autenticidad de los derechos: El desempea, una funcin

protocolo

autenticadora en el sentido de que las

reglas dificultan

legislativas y

atinentes del la

la y

formacin

conservacin

mismo

enormemente

posible

eventual suplantacin de documentos autorizados, lo mismo que la interrelacin de

d) d)

otros

entre

los

que

ya

constan

debidamente ordenados y fechados; Publicidad de los Derechos: Por publicidad, afectar porque intereses los de actos o ltimo, los protocolos cumplen una labor de negocios jurdicos que autoriza un notario suelen terceras en mejor personas que no han intervenido en su otorgamiento. consecuencia, el Constituye, protocolo el

procedimiento para que un documento est al alcance de quien tenga inters en examinarlo y hasta sacar copia del mismo, lo cual sucede frecuentemente en materia de derechos reales. 12.Prdida, destruccin y reposicin del

Protocolo: El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que es necesario reponerlo. Ante esta circunstancia el notario debe dar aviso al Juez de Primera Instancia, el cual deber instruir averiguacin y terminada la

misma

resolver

declarando

procedente

la

reposicin del protocolo y en caso de que exista delito mandar a que se inicie el respectivo procedimiento penal incluso en contra del propio notario. Al declarar procedente la reposicin el juez pedir a la Corte Suprema de Justicia copias de los testimonios especiales enviados por el notario al archivo general de protocolos. Si no existieran testimonios en el archivo se pedirn las copias o duplicados que hubieren en los registros y se citar a los otorgantes y a interesados previnindoles la presentacin de los testimonios o copias que tengan en su poder. Esta citacin se har por avisos en el Diario Oficial y otro de los de mayor circulacin. Si no fuere posible reponer todas las escrituras el Juez tendr que citar de nuevo a los interesados para consignar en actas los puntos que las escrituras contenan y en caso de desacuerdo o incomparecencia, los interesados tendrn que recurrir a un juicio en la va ordinaria. .13.- Revisin Ordinaria y Especial del Protocolo: La inspeccin y revisin del protocolo tiene por objeto comprobar si en el mismo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley. La revisin puede ser de tres clases:

a) a)

La

Inspeccin

Revisin

Ordinaria: se debe de hacer cada ao, para el efecto, el Notario est obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debindose practicar la inspeccin y revisin en su presencia.
b) b)

La

Inspeccin podr

Revisin en

Extraordinaria:

hacerse

cualquier tiempo, cuando lo ordene la Corte Suprema de Justicia.

c)

c) La Inspeccin y Revisin Especial: Es importante mencionar, que en casos de averiguacin notarial, sumaria este por es el delito, caso tambin se puede hacer la revisin de un protocolo especial.

2.- LA ESCRITURA PUBLICA: 1.- Definicin: Es la autorizada por Notario en el protocolo a su cargo, a requerimiento de parte, en la que se hacen constar negocios jurdicos y declaraciones de voluntad, obligndose sus otorgantes en los trminos pactos. 2.- Parte de que Consta
a) c) La Introduccin: Que se subdivide en:

1. 3. El encabezamiento: contiene numero

de la escritura, lugar y fecha, hora si se trata de testamento o donacin por causa de muerte, las palabras ante mi, nombre del notario autorizante y su calidad: Notario.
2. 4.

La

comparecencia: civil,

contiene

los

nombres completos de los otorgantes, edad, estado nacionalidad, de las profesin, que ocupacin u oficio y domicilio. La fe de conocimiento personas intervienen o su identificacin. Razn de haber tenido a la vista los documentos fehacientes que acrediten la representacin en nombre de otro, si fuere el caso. La intervencin de interprete y testigos de ser necesario; la declaracin de los otorgantes de encontrarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles; y la nominacin del acto o contrato.
b) d) El Cuerpo: que se subdivide en: 1. 3. En los antecedentes o exposicin

se consigna la descripcin del objeto que va a ser causa del negocio jurdico, elementos contratacin.
2. 4. Por su parte en la estipulacin o

indispensables

para

la

parte

dispositiva,

se

formula

la

declaracin de voluntad de los otorgantes que da vida al acto o negocio jurdico que desean celebrar, reconocer, modificar o extinguir. Algunos autores a esta parte de la escritura (el cuerpo) le denominan de Reservas contrato.
a.

Advertencias.

Finaliza

el

cuerpo con la aceptacin del acto o

d.

Cierre: Es cuando se da el cierre del y no debe de aparecer en

instrumento

clusulas, el notario debe de dar fe de todo lo expuesto y de todos los documentos que se han mencionado, de los tambin efectos se procede y de a la advertir legales

obligacin que tienen el sujeto activo de presentar el testimonio al respectivo registro. En el otorgamiento, parte de la conclusin, debe de darse lectura de instrumento, en caso de tratarse de donacin por causa de muerte o testamento, esta debe de hacerla el testador o quien l designe, dentro de los testigos y se concluye con la aceptacin, ratificacin y firma del instrumento. Las palabras ANTE MI, luego la firma del notario. Modelo

Intruduccin

Encabezado: TRES (3) En la ciudad de

Guatemala, el siete de julio de dos mil, ANTE MI: MARIO RENE MENDEZ VASQUEZ, Notario,
Comparecencia: comparecen por una parte

el

SEOR

HECTOR Elctrico,

ALFREDO

RODRIGUEZ de este

GOMEZ, de cuarenta ao de edad, casada, Mecnico guatemalteco, domicilio, se identifica con la cdula de vecindad nmero de orden A guin uno y nmero de registro doscientos cincuenta mil quinientos veintiuno extendida por el Alcalde Municipal de esta ciudad, a quien en el curso de este instrumento podr denominrsele LA PARTE VENDEDORA; y por la otra parte el seor ALILCAR ERNESTO VILLATORO RAMOS, de treinta y ocho aos de edad, casado, Administrador de Empresas, guatemalteco, de este domicilio, se identifica con la cdula de vecindad nmero de orden T guin veintiuno y nmero de registro ochenta y cinco mil extendida por el Alcalde Municipal de Jalapa del departamento de Jalapa, quien acta en su calidad de Gerente General y Representante Legal de la entidad GAS METROPOLITANO SOCIEDAD representacin ANONIMA, con el y acredita Notarial de su su Acta

nombramiento, autorizada en esta ciudad el cinco de febrero del presente ao, por el Notario JUAN

CARLOS GUERRA MORAN, debidamente inscrita en el Registro Mercantil General de la Repblica bajo el nmero doscientos, folio ciento, del libro treinta de Auxiliares de Comercio. Doy fe: de tener a la vista la documentacin relacionada y que la representacin que se ejercita de conformidad con la ley y mi juicio es suficiente para la celebracin del presente contrato. A quien en lo sucesivo se le me llamar LA PARTE los COMPRADORA; aseguran

comparecientes de hallarse en el pleno ejercicio de sus derechos civiles y que a travs del presente AL instrumento otorgan en contrato las de COMPRAVENTA DE BIEN INMUEBLE URBANO CONTADO, contenido clusulas escriturarias siguientes:

Cuerpo Antecedentes o exposicin: PRIMERA: ANTECEDENTES: Declara la PARTE VENDEDORA que es propietaria de la finca urbana inscrita en el Registro General de la Propiedad de la zona central al nmero diez folio diez, del libro diez de Guatemala que consiste en lote de terreno ubicado en dcima avenida dos guin ochenta y ocho de la zona diecinueve Colonia La Florida de esta Ciudad, con el rea, medidas y colindancias que consta en su respectiva inscripcin registral.

SEGUNDA: ADVERTENCIAS: De manera expresa la PARTE VENDEDORA hace constar que sobre la finca de su propiedad no pesan gravmenes, anotaciones, o limitaciones que puedan afectar los derechos de la PARTE COMPRADORA, por lo que el Notario, le advierte las responsabilidades en que incurre si lo declarado no fuere cierto o si no lo hiciere.

Parte

dispositiva:

TERCERA:

DE

LA

COMPRAVENTA: manifiesta la PARTE VENDEDORA que por el precio de CIENTO TREINTA MIL QUETZALES que recibe a su entera satisfaccin vende el inmueble identificado en la clasula primera del presente instrumento, al seor ALILCAR ERNESTO VILLATORO RAMOS, con todo cuanto de hecho y derecho le corresponde al mismo. CUARTA: DE LA ACEPTACION: en los trminos relacionado la PARTE COMPRADORA en la calidad con que acta, acepta la venta que se le hace.

Cierre: Doy fe: a) Que todo lo escrito me fue

manifestado y de su contenido, b) que tuve a la vista las cdulas de vecindad relacionadas, el Ttulo doce de propiedad del inmueble gravado consistente en testimonio de la escritura nmero autorizada en esta Ciudad el catorce de febrero mil novecientos noventa, por el Notario

MIGUEL ESTUARDO MALDONADO HERNANDEZ, c) advierto a los otorgantes los alcances legales del presente contrato, as como lo relativo a la obligacin registral y pago del impuesto al valor agregado; d) leo lo escrito a los interesados quienes enterados de su contenido, objeto, valor y dems efectos legales, lo ratifican, aceptan y firman.

3.- Reproduccin
1. 1. Testimonios: Es la copia fiel de la escritura

matriz, acta de protocolizacin o razn de legalizacin, que se expide al interesado el notario que lo autoriz o quien este facultado por la ley para hacerlo, en el Testimonio se cubre el impuesto a que esta afecto el acto o negocio que contiene. Modelo ES TESTIMONIO: De la Escritura Pblica nmero veinticinco que autorice en esta Ciudad el veinte de octubre de dos mil uno, que para entregar al Seor JORGE LUIS LOPEZ MEDINA, extiendo, numero sello y firmo en cuatro hojas, siendo las primeras tres de papel de fotocopia impresas en ambos lados, y la cuarta que es la presente en una hoja de papel

bond, hago constar que el impuesto afecto del presente formulario contrato de la se cubri mediante de Guatemala Superintendencia

Administracin

Tributaria.

veintinueve de octubre de dos mil uno.

2. 2. Testimonio Especial: Es el que expide el

notario al archivo general del protocolos, en el cual se cubre el impuesto del timbre notarial, conforme al acto o contrato que contiene.

Modelo ES TESTIMONIO ESPECIAL: De la Escritura Pblica nmero veinticinco que autorice en esta Ciudad el veinte de octubre de dos mil uno, que para entregar al Seor JORGE LUIS LOPEZ MEDINA, extiendo, numero sello y firmo en cuatro hojas, siendo las primeras tres de papel de fotocopia impresas en ambos lados, y la cuarta que es la presente en una hoja de papel bond. Guatemala veintinueve de octubre de dos mil uno.
3. 3. Copia simple legalizada: Es la copia fiel

del

de

la

escritura

matriz,

acta

de

protocolizacin o razn de legalizacin, que expide el notario a cualquier interesado, sin cubrir ms impuestos que los que corresponden por la misma (timbres fiscales y notariales, por hoja reproducida). Modelo ES COPIA SIMPLE LEGALIZADA: De la Escritura Pblica nmero veinticinco que autorice en esta Ciudad el veinte de octubre de dos mil uno, que para entregar al Seor JORGE LUIS LOPEZ MEDINA, extiendo, numero sello y firmo en cuatro hojas, siendo las primeras tres de papel de fotocopia impresas en ambos lados, y la cuarta que es la presente en una hoja de papel bond. Guatemala veintinueve de octubre de dos mil uno.