EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

1.7 Tipos de Costos

Tipos de costos (ABC)

ALIMENTOS BEBIDAS CIGARROS Y PUROS OTROS (TIENDA, PERIODICOS, REVISTAS)

Alimentos
ABARROTES: Industrializados y listos para ser procesados (atn, duraznos en almbar, frijoles enlatados, salsa catsup, leche condensada, mayonesa, harina) AVES: Pollo, pato, avestruz, pavo, faisn y codorniz CARNICOS: Carnes provenientes de ganado vacuno, ovino y porcino. ESPECIAS: Hojas tallos, frutos, semillas y polvos que se utilizan para perfeccionar sabores y aromas. FRUTAS, VERDURAS, LEGUMINOSAS: Productos provenientes del campo (papaya, pia, uvas, pltanos, sandias, kiwi, meln, lima) LACTEOS: Lo relacionado con leche y derivados. PASTAS: Productos elaborados a base de harinas y aguas (fideos, espagueti, macarrones, ravioles) PESCADOS Y MARISCOS: Productos del mar (mero, tilapia, langostinos, pulpo, ostiones)

Bebidas
Todos los productos que se surten desde la barra:
REFRESCOS/SODAS: bebidas no alcohlicas, agua natural, aguas carbonatadas, aguas de sabor CERVEZA: envasadas o en barril. LICORES NACIONALES E IMPORTADOS: brandis, rones, tequilas, licores de hierbas y frutos, ginebras, vodkas VINOS: Bebidas de baja graduacin alcohlica, elaboradas a base de uva.

Costos en el ramo de AyB

COMPRAS

ALMACN

TRANSFERENCIAS

COCINA

BARRA

CAJA

VENTAS

Mitos sobre el control de costos (1)

EL CONTROL DE COSTOS AFECTARA LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS: Al aplicar las tcnicas se mejora la rotacin de los productos, frescura y calidad. LOS EMPLEADOS SON CULPABLES DE LOS COSTOS ALTOS: Generalmente los sobre-costos se deben al exceso de produccin o problemas con proveedores EL CONTROL DE COSTOS AFECTARA LA CANTIDAD EN PLATILLOS Y BEBIDAS: Se pretende que las cantidades sean las exactas de acuerdo a las recetas. ES MUY COSTOSO EL CONTROL DE COSTOS: Su costo es minino comparado con los beneficios que se obtienen. SE REQUIERE CONTRATAR MAS PERSONAL PARA LLEVAR LOS CONTROLES: Al tener orden se obtiene una mejor eficiencia de los trabajadores. EL PERSONAL NO TIENE LA CAPACIDAD DE LLEVAR CONTROLES: Basta saber con contar, sumar y restar para llevarlos. EL COSTO QUE ACTUALMENTE TENEMOS ES EL IDEAL: Siempre pueden obtenerse mejores niveles de eficiencia y optimizar el costo.

Mitos sobre el control de costos (2)

LOS RESTAURANTES QUE MANEJAN CONTROL DE COSTOS CAEN EN EXCESO DE PAPELEOS: El personal en las diferentes reas solo debe destinar 15 minutos para el llenado de controles. AL CUIDAR LOS GASTOS Y COSTOS DE DESCUIDA EL NEGOCIO: El cliente disfrutara de mejores servicios. Una mayor rentabilidad generara recursos para destinarlos al mejoramiento de los servicios y de las instalaciones. PARA BAJAR LOS COSTOS, LO MAS SIMPLE ES SUBIR LOS PRECIOS: Debe ser la ultima alternativa ya que los clientes no deben absorber nuestras ineficiencias. PARA FIJAR EL PRECIO DE ALGUN PLATILLO SOLO BASTA MULTIPLICAR SU COSTO POR TRES Y AGREGAR EL IVA: Pensar as provocar que algunos platillos no se desplacen por ser caros y otros solo se vendan no por su calidad sino por su precio. Tanto la competencia y la popularidad deben tomarse en cuenta. CUALQUIER LIBRO DE COSTOS ES BUENO: La naturaleza de los restaurantes es muy diferente a la de las industrias. LA BASURA ES SOLO ESO: Al revisar la basura e interpretarla podremos identificar procesos mal ejecutados, excesos de compras y mermas no justificadas.

CONCLUYENDO: EL CONTROL DE COSTOS AYUDA A INCREMENTAR LAS UTILIDADES.

Los sobre-costos (1)

Se entiende por sobre-costo todos los recursos materiales y monetarios que se utilicen de mas. Sus principales causas son:
SELECCIN DEL PROVEEDOR: Precios mas altos, presentacin de los productos inadecuada, no es honrado, no es puntual, varia la calidad de la mercanca recibida. PEDIDO DE LA MERCANCIA: No se consideran las necesidades a corto plazo, la caducidad de los productos, la presentacin y los tiempos de entrega. Se pide de mas por miedo a que falten. RECEPCION DE LA MERCANCIA: No se entrega el peso facturado, no proporcionan la calidad establecida, no surten en el horario preestablecido, no entregan la presentacin solicitada, no entregan productos facturados, la factura no cumple con requisitos fiscales. NO SE ACOMODA ADECUADAMENTE LA MERCANCIA: Especialmente la que requiere permanecer en lugares frescos o congelar o refrigerar; no se colocan en lugares seguros los productos de alto costo. TEMPERATURAS DE REFRIGERACION/CONGELACION: No tener los refrigeradores y congeladores a las temperaturas adecuadas; mayores gastos de energa elctrica; se pueden ocasionar problemas operativos.

Los sobre-costos (2)

FALTA DE CONTROL EN EL ALMACEN: No restringir el acceso al almacn no llevar un control y registro interno a donde se surte mercanca. FALTA DE CONTROL EN AREAS DE PRODUCCION: No se lleva un registro de las cantidades producidas, existencias iniciales y finales y adems no se comparan con las ventas. EXCESO O FALTA DE PRODUCCION: Cuando se produce de mas o de menos, ya que los excesos se traducen en mermas y faltantes y afectan la imagen del establecimiento, afectando las ventas y los costos. ERRORES EN LAS TOMAS DE ORDENES A LOS CLIENTES: Cuando no se toma la orden con claridad puede haber devoluciones y cancelaciones, adems del desprestigio que ello implica. COBRO AL CLIENTE: Si no hay orden en el registro de comandas y la elaboracin de las cuentas para el cliente puede suceder que se cobren platillos no consumidos y viceversa, ocasionando desprestigio.

Conciliacin de costos
Es poco eficiente sumar las compras de alimentos, bebidas y cigarros y despus compararlas contra las ventas. Es necesario cuantificar el costo de cada departamento por separado. El estado de conciliacin de costos es un reporte financiero, dinmico, a un periodo determinado, donde se muestran el estado de los inventarios, de las compras y las salidas controladas (cortesas, alimentos de personal y mermas) y cuyo fin es calcular el costo global del restaurante y cuantificar los sobre-costos por departamento.

Conciliacin de Alimentos
Se trata del departamento mas difcil de controlar:
Trabaja mas personal El valor de los materiales en conjunto es mas alto Es fcil que stos se descompongan o no se vendan Hay mucho movimiento

Conciliacin de costos de Alimentos

RESTAURANTE CHATEAUX 1525 CONCILIACION DE COSTOS DE ALIMENTOS CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009
INVENTARIO INICIAL ALMACEN COCINA + COMPRAS DE ALIMENTOS - INVENTARIO FINAL ALMACEN COCINA = SUB-COSTO BRUTO + BEBIDAS PARA PREPARAR ALIMENTOS - ALIMENTOS PARA PREPARAR BEBIDAS = COSTO BRUTO - CREDITOS AL COSTO COMIDA DE PERSONAL COMIDA DE EJECUTIVOS CORTESIAS A CLIENTES = COSTO NETO / VENTAS DEL MES = PORCENTAJE DE COSTO NETO - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO x VENTAS DEL MES = SOBRE-COSTO - MERMAS = SOBRE-COSTO NETO 12,000.00 8,000.00 4,000.00 102,000.00 5,000.00 4,000.00 105,000.00 2,000.00 1,000.00 106,000.00 2,500.00 1,200.00 800.00 101,500.00 250,000.00 40.6% 35.0% 5.6% 250,000.00 14,000.00 1,300.00 4,500.00 9,000.00

12,700.00

Conciliacin de costos de Bebidas

RESTAURANTE CHATEAUX 1525 CONCILIACION DE COSTOS DE BEBIDAS CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009
INVENTARIO INICIAL ALMACEN BARRA + COMPRAS DE BEBIDAS - INVENTARIO FINAL ALMACEN BARRA = SUB-COSTO BRUTO - BEBIDAS PARA PREPARAR ALIMENTOS + ALIMENTOS PARA PREPARAR BEBIDAS = COSTO BRUTO - CREDITOS AL COSTO BEBIDAS DE EJECUTIVOS CORTESIAS A CLIENTES = COSTO NETO / VENTAS DEL MES = PORCENTAJE DE COSTO NETO - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO x VENTAS DEL MES = SOBRE-COSTO - MERMAS = SOBRE-COSTO NETO 4,000.00 2,000.00 5,000.00 2,000.00 300.00 1,200.00 38,500.00 100,000.00 38.5% 25.0% 13.5% 100,000.00 13,500.00 80.00 13,420.00 41,000.00 2,000.00 1,000.00 40,000.00 1,500.00 42,000.00 7,000.00 6,000.00

Costo Global
RESTAURANTE CHATEAUX 1525 CONCILIACION DE COSTOS DE ALIMENTOS CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009
INVENTARIO INICIAL ALMACEN COCINA, BARRA, CAJA + COMPRAS - INVENTARIO FINAL ALMACEN COCINA, BARRA, CAJA = COSTO BRUTO - CREDITOS AL COSTO ALIMENTOS DE EMPLEADOS ALIMENTOS Y BEBIDAS DE EJECUTIVOS CORTESIAS A CLIENTES = COSTO NETO / VENTAS DEL MES = PORCENTAJE DE COSTO NETO - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO x VENTAS DEL MES = SOBRE-COSTO - MERMAS = SOBRE-COSTO NETO 19,200.00 12,400.00 6,800.00 146,350.00 17,700.00 10,800.00 6,900.00 147,850.00 2,500.00 1,500.00 2,035.00 141,815.00 352,100.00 40.277% 32.249% 8.028% 352,100.00 28,266.27 1,380.00 6,035.00

26,886.27

Conciliacin de costos de Cigarros

RESTAURANTE CHATEAUX 1525 CONCILIACION DE COSTOS DE CIGARROS CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009
INVENTARIO INICIAL ALMACEN BARRA + COMPRAS DE BEBIDAS - INVENTARIO FINAL ALMACEN BARRA = COSTO BRUTO - CREDITOS AL COSTO CORTESIAS A CLIENTES = COSTO NETO / VENTAS DEL MES = PORCENTAJE DE COSTO NETO - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO x VENTAS DEL MES = SOBRE-COSTO - MERMAS = SOBRE-COSTO NETO 400.00 800.00 800.00 900.00 35.00 1,815.00 2,100.00 86.4% 50.0% 36.4% 2,100.00 765.00 765.00 1,850.00 35.00 2,350.00 1,700.00 1,200.00

Anlisis del Costo Bruto

COSTO BRUTO 2,500.00 1,500.00 2,035.00 1,380.00 28,266.27 113,548.73 147,850.00 ANALISIS DEL COSTO BRUTO ALIMENTOS DE EMPLEADOS ALIMENTOS Y BEBIDAS DE EJECUTIVOS CORTESIAS A CLIENTES MERMAS (no se suman, ya estan en el costo) SOBRE-COSTO COSTO OPTIMO (NUMERICO) SUMAS IGUALES

147,850.00

El costo ptimo
El costo ptimo representa el nivel mas bajo posible de costo, si la preparacin de cualquier bebida o platillo se apega totalmente a la receta y que no existan fugas ni mermas.
MUY UTILIZADOS PERO NO LO MAS SANO ALIMENTOS BEBIDAS OTROS TOTAL 35% 20% 50% 30%

Calculo del costo ptimo

Es conveniente calcular el costo de los alimentos, bebidas y dems, al menos cada seis meses cuando la inflacin sea de un digito y trimestralmente cuando sea de dos dgitos. EJEMPLO:
PLATILLO
SOPA DE FRIJOL POLLO PARMESANO FLAN TOTAL COSTO UNIDADES UNITARIO 354 450 150 954 3.00 25.00 4.00 PRECIO DE COSTO VENTA VENTA PORCENTAJE UNITARIO 1,062.00 15.00 5,310.00 20.00% 11,250.00 65.00 29,250.00 38.46% 600.00 18.00 2,700.00 22.22% 12,912.00 37,260.00 34.65%

Anlisis del sobre-costo

Para analizarlos primero hay que separarlos entre los que se conoce su origen y los que no.
SOBRE-COSTO MERMAS SOBRE-COSTO NETO 28,273.00 1,380.00 26,893.00

Despus continuar con el anlisis de los dems rubros partiendo del mas importante.
CONCEPTO
ALIMENTOS BEBIDAS OTROS TOTAL COSTO NETO 101,500.00 38,500.00 1,815.00 141,815.00 COSTO OPTIMO 87,500.00 25,000.00 1,050.00 113,550.00 SOBRE-COSTO PARTIPACION 14,000.00 49.5% 13,500.00 47.8% 765.00 2.7% 28,265.00 100%

Controles internos de produccin

Se trata de una serie de formatos que deben elaborarse a diario en las reas de alimentos, bebidas, cigarros, puros, artculos de limpieza y mantelera y que sirven para conocer el destino de la produccin y en su caso detectar diferencias. CONCEPTO: Nombre del insumo EI: Inventario inicial al iniciar turno ENT: Cantidad que entro EF: Inventario final al terminar el turno CONS: Consumo MERMA: Platillos rechazados. Ingrediente echado a perder CORT: Si el platillo de cortesa tenia este ingrediente VENTA: Todos los platillos que contienen este ingrediente DIF: Todos los ingredientes o platillos que faltan y se desconoce su destino

Ejemplo de control de crnicos

Estados iniciales
CONCEPTO POLLO FILETE PORTER HOUSE PESCADO INICIAL 4,000 g 6,300 g 4 pz 2 pz FINAL 4,400 g 7,100 g 2 pz 0 pz

Ventas

Control interno para bebidas y cigarros

En el caso de las bebidas el control es prcticamente el mismo, considerando: Que en el almacn se controlan por botella y en la barra por copa o porcin. El rendimiento de las botellas depende de su capacidad:
Un litro 24 copas 750 ml 18 copas 500 ml 12 copas

Es muy poco comn que se reporten mermas. Medir el inventario de botellas requiere practica o se puede contar con reglas que tengan las medidas marcadas de cada copa.

En cuanto a los cigarros:

Prcticamente no hay mermas

Planeacin de la produccin
Una de las tcnicas utilizadas por los restaurantes es la planeacin de la produccin. Sirve para aquellos productos que deben consumirse frescos y el mismo da. Utiliza un mtodo estadstico muy sencillo. Permite producir los alimentos en cantidades suficientes, tomando como referencia los mismos das de semanas anteriores.

Pasos para la planeacin de la produccin

Registrar diariamente el consumo del producto. Suprimir el da mas alto y el mas bajo de cada da de la semana. Calcular la suma de todos los consumos de cada da de la semana. Dividir el resultado entre el numero de das registrados. Multiplicar el promedio resultante por un factor de seguridad. Se recomienda un 15%. Redondear y ajustar al rendimiento de la receta.

Formato para la planeacin de la produccin

Se debe tener criterio suficiente para modificar la produccin en funcin de los cambios en la demanda, en los precios, en la preferencia de los consumidores y en las temporadas. Planear la produccin ayuda, entre otras cosas, a disminuir los sobrantes de cada da y por tanto los costos.

Principales causas de las mermas

Errores en el acomodo de la mercanca Exceso de compras Mala calidad en las compras No revisar o recibir adecuadamente la mercanca No establecer una poltica de compras, presentaciones y pesos No rotar adecuadamente la mercanca Falta de capacitacin o supervisin en cocina en cuanto a la preparacin de las materias primas y los platillos Falta de capacitacin o supervisin en cocina en cuanto a la preparacin de las bebidas No contar con espacios o las instalaciones adecuadas Problemas de temperatura en los refrigeradores y congeladores Problemas de temperatura en las mesas fra y caliente No contar con los empaques y depsitos adecuados Exceso de produccin de platillos o preparaciones No utilizar los recortes producidos en frutas, verduras y crnicos No establecer polticas de procesamiento de las materias primas No reciclar productos como galletas, pan y mermeladas individualmente empacadas Falta de promocin de platillos rezagados Errores en la fijacin de precios Exceso de produccin de jugos naturales y preparaciones en la barra. Errores al descongelar alimentos empacados Excesos en la compra de pan y tortillas Colocar porciones excesivas de pan, tortillas, salsas, mantequilla, pat y guarniciones Errores en la toma de ordenes/comandas

Todos los casos se pueden solucionar

Con capacitacin y supervisin al personal e todas las reas Con polticas y procedimientos adecuados de compras, procesamiento, rotacin y acomodo Contando con el equipo de cocina, barra y almacn Planeando la produccin Con buenas polticas de precios Con un buen diseo del men Con un buen anlisis de la basura Promocionando artculos rezagados Revisando y supervisando la produccin Con un buen sistema de comandas, toma de orden y ventas Proponiendo soluciones viables, rentables y factibles que no afecten la operacin

Revisin de los centros de produccin

Una de las funciones mas importantes de los gerentes en los restaurantes es revisar diariamente la produccin tanto de la cocina como en la barra:

Verificar las temperaturas de los refrigeradores y congeladores Verificar el estado de las mercancas Detectar faltantes de productos y materias primas Probar todos los alimentos Verificar la limpieza de todas las reas Revisar los controles Verificar la presentacin del personal

Rastreo de diferencias
ALMACEN: La forma de detectar un faltante en almacn es cuando se levanta el inventario (ver paginas 109-110). COCINA: En la cocina es donde normalmente se detectan mas sobre-costos y se detectan por medio de los controles internos (ver pagina 112) BARRA: Aparentemente es mas sencillo, ya que casi todas las materias primas no son perecederas, casi no se requiere preparacin y las porciones son mas estandarizadas. Sin embargo, los productos que contienen alcohol son muy atractivos para los empleados (ver paginas 114-115). OTROS: Para estos hay que revisar su consumo peridicamente (ver pagina 116).

Costeo de platillos y bebidas

Costear una receta es muy sencillo, hay que conocer los ingredientes y su precio de compra.

Clculo del precio de venta

Si los costos han aumentado y el precio mximo admitido por los clientes, el rango para fijar el precio se reduce. Fijar el precio ligeramente mayor al admitido por los comensales significa no vender o etiquetar al establecimiento como caro. Si lo fijamos por debajo del costo del platillo, perdemos. El precio de venta deber ser lo suficientemente alto para absorber los costos y generar un margen bruto suficiente tambin, para cubrir los gastos, impuestos y por supuesto generar utilidades. Si fijamos el precio por debajo del rango, la cantidad de comensales aumentara, si lo fijamos en los puntos mas altos del rango disminuir sensiblemente. LEY DE LA OFERTA Y LA DEMANDA. Los precios con costos unitarios mas altos, deben tener menos utilidad, los mas bajos mayor utilidad, para lograr un equilibrio. Siempre considerar los precios de la competencia para platillos similares, para establecer un rango adecuado.