Cdigo: U-IN-12.002.

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MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: LIQUIDAR RDENES CONTRACTUALES Y CONTRATOS

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PROCESO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

SUBPROCESO: REALIZAR SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

INSTRUCTIVO: LIQUIDAR RDENES CONTRACTUALES Y CONTRATOS

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MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA INSTRUCTIVO: LIQUIDAR RDENES CONTRACTUALES Y CONTRATOS

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PROCESO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

SUBPROCESO: REALIZAR SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN CONTRACTUAL

1.

INFORMACIN GENERAL DEL INSTRUCTIVO

OBJETIVO: Adelantar las actividades orientadas a dar por terminada, a travs de un acta de liquidacin bilateral o de una resolucin de liquidacin unilateral, la relacin contractual entre las partes y determinar si stas se encuentran a paz y salvo o existen obligaciones pendientes entre ellas.

ALCANCE: Inicia verificando la terminacin del plazo de ejecucin contractual o la necesidad de finalizar anticipadamente la relacin contractual, y finaliza con la remisin del acta de liquidacin bilateral, de la resolucin de liquidacin unilateral o de la resolucin que resuelve el recurso de reposicin a las reas de Presupuesto y Tesorera. Este instructivo aplica para rdenes contractuales y contratos de tracto sucesivo, o para aquellos que terminen de manera anormal o anticipada. Aplica para los interventores y supervisores de rdenes contractuales o contratos y para las reas de Contratacin en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales.

DEFINICIONES: 1. Contrato de Tracto Sucesivo: Aqul que impone a las partes prestaciones sucesivas, y que no se puede cumplir sino mediante el transcurso del tiempo. 2. Medio escrito: Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a travs de oficios, memorandos, fax, correo electrnico y otras formas, que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor pblico de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario. 3. Recurso de reposicin: Medio de impugnacin que posee el administrado para que el mismo funcionario o entidad administrativa que profiri la providencia definitiva, aclare, modifique o revoque el acto administrativo. Las condiciones, oportunidad y requisitos de presentacin estn regulados en los artculos 50 a 52 del Cdigo Contencioso Administrativo. 4. Unidades especiales: Unidades de gestin especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organizacin propia y administracin de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN.

CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quin ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Sern objeto de liquidacin por las partes contratantes, las rdenes contractuales y los contratos cuya ejecucin sea de tracto sucesivo y los dems que as lo requieran. 3. Las rdenes contractuales mnimas de corta duracin no requerirn acta de liquidacin. 4. La liquidacin se efectuar de comn acuerdo entre las partes, dentro del trmino fijado en el pliego de condiciones o, en su defecto, a ms tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalizacin de la orden contractual o contrato. 5. Tambin proceder la liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo en casos de liquidacin anticipada por mutuo consentimiento de las partes o cumplimiento del objeto antes del plazo pactado. En estos casos, deber presentarse la solicitud de liquidacin al ordenador del gasto antes de la fecha pactada para culminar la ejecucin contractual.

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6. Cuando el contratista, habiendo sido requerido, no se presente a la liquidacin de comn acuerdo dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la extincin de la relacin contractual, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre el contenido de la misma, la liquidacin ser practicada directa y unilateralmente por la Universidad y se adoptar por acto administrativo motivado susceptible del recurso de reposicin. 7. El acta de liquidacin es el nico documento legal para anular saldos presupuestales o para acordar reconocimientos pendientes a favor de las partes, una vez finalizado el plazo pactado.

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL INSTRUCTIVO

Este instructivo relaciona cada una de las tareas que se deben seguir para llevar a cabo la liquidacin de rdenes contractuales y contratos:
(Para ir a revisar cada uno de los tipos de liquidacin de rdenes contractuales y contratos, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre de la liquidacin y oprimir la tecla control)

Liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo

Liquidacin unilateral

1. Liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo

Para adelantar una liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo, el interventor y/o supervisor deber tener en cuenta:

1. Elaborar el proyecto de acta de liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo

El interventor y/o supervisor de la orden contractual o contrato objeto de liquidacin, proyectar un borrador del acta de liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo en la cual se realice una descripcin detallada de la ejecucin de la orden contractual o contrato, teniendo especial cuidado en referenciar el nivel de cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales desde el punto de vista tcnico y presupuestal, con el objetivo de determinar si existen saldos a favor del contratista o de la Universidad Nacional de Colombia. Igualmente deber contener la informacin general tal como objeto, plazo, valor, forma de pago, adiciones, prrrogas, modificaciones, suspensiones si a ello hubo lugar . Modelo Acta de liquidacin de mutuo acuerdo.

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2. Remitir proyecto de acta de liquidacin al rea de Contratacin

El interventor y/o supervisor de la orden contractual o contrato objeto de liquidacin deber remitir el proyecto de acta de liquidacin al rea de Contratacin para la revisin respectiva y las observaciones y correcciones que se consideren pertinentes.

El rea de Contratacin hizo observaciones y/o correcciones?

S: Elaborar el proyecto de acta de liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo, ir a la actividad 1. No: Remitir para firma del contratista y del interventor y/o supervisor.

3. Remitir al contratista el acta de liquidacin por mutuo acuerdo:

El interventor o supervisor de la orden contractual o contrato objeto de liquidacin, remitir por medio escrito el proyecto de acta de liquidacin de mutuo acuerdo, para la revisin y/o formulacin de observaciones y/o firma del contratista, estableciendo un plazo perentorio para su respuesta. Del envo del proyecto de acta y del recibo de la respuesta del contratista, deber dejarse constancia escrita (Fax, correo electrnico o radicacin fsica).

El contratista suscribi el acta de liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo dentro del plazo establecido?
S: Remitir acta de liquidacin al rea de Contratacin, ir a la actividad 4 No: Seguir las actividades previstas para la liquidacin unilateral

4. Remitir acta de liquidacin al rea de Contratacin.

Una vez se encuentre debidamente suscrita por el contratista y por el interventor y/o supervisor, el interventor y/o supervisor deber remitir el original del acta de liquidacin al rea de Contratacin para la revisin respectiva.

El rea de Contratacin hizo observaciones y/o correcciones?

S: Elaborar el proyecto de acta de liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo, ir a la actividad 1. No: Remitir para firma del ordenador del gasto.

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5. Aprobar el acta y firma por parte del ordenador del gasto.

El Jefe del rea de Contratacin deber verificar el contenido del acta suscrito por el supervisor y/o interventor y el contratista, aprobarla, remitirla para firma del ordenador del gasto y, posteriormente, fijar la fecha en que se perfecciona el documento.

El ordenador del gasto suscribe el acta?

S: Remitir copia a las reas de Tesorera y Presupuesto, y archivar original, ir a la actividad 6 No: Elaborar el proyecto de acta de liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo, ir a la actividad 1.

6. Remitir copia a las reas de Tesorera y Presupuesto, y archivar original

Suscrita el acta de liquidacin por las tres partes, el original deber ser archivado en el expediente contractual en el rea de Contratacin, y remitirse copia de la misma, si es del caso, a las reas de Presupuesto (para anulacin de saldos) y/o de Tesorera (para pagos pendientes).

2. Liquidacin unilateral

LIQUIDACIN UNILATERAL 1.

Remitir al contratista el acta de liquidacin por mutuo acuerdo:

El interventor o supervisor de la orden contractual o contrato objeto de liquidacin, remitir por medio escrito el proyecto de acta de liquidacin de mutuo acuerdo, para la revisin y/o formulacin de observaciones y/o firma del contratista, estableciendo un plazo perentorio para su respuesta. Del envo del proyecto de acta y del recibo de la respuesta del contratista, deber dejar constancia escrita (Fax, correo electrnico o radicacin fsica). El contratista suscribi el acta de liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo dentro del plazo establecido? S: Seguir las actividades previstas para la liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo

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No: Ir a la actividad 2

2. Solicitar liquidacin unilateral

Si, agotado el plazo estipulado en la comunicacin, el contratista no se present para la suscripcin del acta de liquidacin bilateral o de mutuo acuerdo de la orden contractual o contrato, o se present pero se encuentra en desacuerdo con el proyecto de acta remitido y no accede a firmarla, el interventor y/o supervisor solicitar por escrito al ordenador del gasto, la liquidacin unilateral, anexando todos los soportes escritos que permitan identificar que el contratista fue informado por la Universidad del contenido del acta y del plazo previsto para su suscripcin. Anexar los informes de ejecucin presentados por el contratista durante el desarrollo de la orden contractual y/o contrato y un informe final de interventora o supervisin. La Universidad deber adelantar la liquidacin unilateral, mximo dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del trmino para la liquidacin por mutuo acuerdo.

3. Elaborar proyecto de resolucin de liquidacin unilateral

El interventor y/o supervisor de la orden contractual o contrato objeto de liquidacin, con el acompaamiento del rea de Contratacin y de la Oficina Jurdica Nacional o de la respectiva Sede, proyectar un borrador de la resolucin de liquidacin unilateral para firma del ordenador del gasto Dicha resolucin deber contener, por lo menos: a. Datos generales de la orden contractual o contrato: objeto, plazo, valor, forma de pago, adiciones, prrrogas, modificaciones, suspensiones y garantas si a ello hubo lugar. b. Descripcin detallada de la ejecucin de la orden o contrato. c. Porcentaje o grado de cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales desde el punto de vista tcnico y presupuestal. d. Identificacin de saldos a favor del contratista o de la Universidad Nacional de Colombia, si los hubiere. En el proyecto de resolucin deber quedar estipulado que el contratista cuenta con cinco (5) das hbiles siguientes a la fecha de la notificacin para interponer recurso de reposicin. Ver Modelo de resolucin de terminacin y liquidacin unilateral

4. Remitir al rea de Contratacin.

El interventor o supervisor deber remitir el proyecto de resolucin de liquidacin unilateral al rea de Contratacin para la revisin respectiva.

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El rea de Contratacin hizo observaciones y/o correcciones?

S: Elaborar proyecto de resolucin de liquidacin unilateral, ir a la actividad 3. No: Remitir para firma del ordenador del gasto.

5. Aprobacin de la resolucin y firma por parte del ordenador del gasto.

El Jefe del rea de Contratacin deber verificar el contenido de la resolucin, aprobarla, remitirla para firma del ordenador del gasto y, posteriormente, fijar la fecha en que se perfecciona el documento.

El ordenador del gasto suscribi la resolucin?

S: Notificar al contratista de la resolucin de liquidacin unilateral, ir a la actividad 6. No: Solicitar liquidacin unilateral, ir a la actividad 2.

6. Notificar al contratista de la resolucin de liquidacin unilateral:

El Jefe del rea de Contratacin remitir a la Secretara General o de la respectiva Sede, copia de la Resolucin de la liquidacin unilateral y de la orden contractual o contrato, para que se notifique al contratista por escrito y en los trminos legales, sobre la expedicin del acto administrativo. Una copia de los soportes de envo de la notificacin y del recibo del contratista deber reposar en el expediente contractual. El contratista interpuso recurso de reposicin a la resolucin de liquidacin unilateral? S: Revisar y elaborar proyecto de resolucin que resuelve el recurso de reposicin, ir a la actividad 7. No: Si, una vez culminado el plazo estipulado en la notificacin (5 das hbiles), el contratista no interpone recurso alguno, la resolucin de liquidacin unilateral quedar en firme. Remitir copia a las reas de Tesorera y Presupuesto, y archivar original, ir al numeral 11

7. Revisar y elaborar proyecto de resolucin que resuelve el recurso de reposicin

El interventor y/o supervisor de la orden contractual o contrato, con el acompaamiento del rea de Contratacin y de la Oficina Jurdica Nacional o de la respectiva Sede, revisar el recurso de reposicin y elaborar el proyecto de resolucin que resuelve el recurso de reposicin. La Universidad contar con un trmino mximo de dos (2) meses para dar respuesta a dicho recurso.

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8. Remitir al rea de Contratacin

El interventor y/o supervisor remitir el proyecto de Resolucin que resuelve el recurso de reposicin al rea de Contratacin para la revisin respectiva.

El rea de Contratacin hizo observaciones y/o correcciones?

S: Elaborar proyecto de resolucin de liquidacin unilateral, ir a la actividad 3 No: Remitir para firma del ordenador del gasto.

9. Aprobar la resolucin y firma por parte del ordenador del gasto

El Jefe del rea de Contratacin deber verificar el contenido de la resolucin , aprobarla, remitirla para firma del ordenador del gasto y, posteriormente, fijar la fecha en que se perfecciona el documento.

El ordenador del gasto suscribi la resolucin?

S: Notificar al contratista de la resolucin que resuelve el recurso de reposicin, ir a la actividad 10. No: Revisar y elaborar proyecto de resolucin que resuelve el recurso de reposicin, ir a la actividad 7.

10. Notificar al contratista de la resolucin que resuelve el recurso de reposicin

El Jefe del rea de Contratacin remitir a la Secretara General o de la respectiva Sede, copia de la Resolucin por la cual se resuelve el recurso de reposicin, para que se notifique al contratista por escrito y en los trminos legales, sobre la expedicin del acto administrativo. Una copia de los soportes de envo de la notificacin y del recibo del contratista deber reposar en el expediente contractual. Resuelto el recurso de reposicin se agota la va gubernativa, no procede recurso alguno y deber darse estricto cumplimiento a lo ordenado en el acto administrativo.

11. Remitir copia a las reas de Tesorera y Presupuesto, y archivar original

El rea de Contratacin deber archivar el original de la Resolucin en el expediente contractual en el rea de Contratacin, y remitir copia de la misma, si es del caso, a las reas de Presupuesto (para anulacin de saldos) y/o de Tesorera (para pagos pendientes).

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ELABOR

Ana Lucia Angulo Julio Cesar Morales

REVIS

CARGO

Jefe de Divisin Nacional de Servicios Administrativos Jefe de Contratacin Nivel Nacional

CARGO

Ana Lucia Angulo, Liliana Daz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura Mara Crdenas Paulsen. Jefe de Divisin Nacional de Servicios Administrativos, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa Noviembre 09 de 2010

APROB

ngela Mara Gonzlez Lozada

CARGO

Gerente Nacional Financiera y Administrativa

FECHA

Noviembre 09 de 2010

FECHA

FECHA

Febrero 24 de 2011