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SIIGO Dejando huella...........

SIIGO Contador
Versin 5.1

PROCESO DE CAPACITACIN INTRODUCCIN Y PARMETROS


CARTILLA No 1
Diciembre 2008

1 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION .................................................................................. 4 1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PGINA WEB..................................... 4 1.1. QUE ES SIIGO ................................................................................... 4 1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES............................................................... 5 1.3. PRODUCTOS SIIGO ........................................................................... 7 1.3.1. Soluciones Empresariales.............................................................. 7 2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO........................................................................... 18 2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO ............................. 19 2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIN..................................................... 19 2.2.1. Cuando Utilizarla?...................................................................... 19 2.2.2. Cmo Utilizarla? ........................................................................ 19 2.3. ASISTENCIA VIRTUAL..................................................................... 25 2.3.1. Cuando Utilizarla?...................................................................... 25 2.3.2. Cmo Utilizarla? ........................................................................ 25 2.4 ASISTENCIA TELEFNICA ILIMITADA SERVICE CENTER ............................ 27 2.4.1. Cundo Utilizarlo? ..................................................................... 28 2.4.2. Cmo Utilizarlo? ........................................................................ 28 2.5. SERVICIO DE ATENCIN INMEDIATA VA DEXON ........................... 28 2.5.1. Que es Dexon? ............................................................................ 28 2.5.2. Como Funciona? .......................................................................... 28 2.5.3. Cules son los requerimientos? ................................................... 29 2.5.4. Proceso de Instalacin ................................................................ 29 2.6. ATENCION EN PLANTA ................................................................... 43 2.7. VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO .............................. 44 2.7.1. Cuando Utilizarlas?.................................................................... 44 2.7.2. Como Utilizarlas?....................................................................... 44 2.8. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS ................................................................................. 44 2.8.1 Cundo Utilizarlos?.................................................................... 45 2.8.2 Como Utilizarlos?....................................................................... 45 3. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION ............................ 46 3.1 MODULOS DE SIIGO ....................................................................... 46 3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MNIMOS DE MQUINA.47 3. SIIGO WINDOWS CONTADOR ......................................................... 47 4. INSTALACION DE EMPRESA............................................................... 48 4.1 PASOS PARA INSTALAR LA EMPRESA ......................................................... 48 5. PARAMETRIZACION........................................................................... 89 5.1. CREACIN DE PASES Y CIUDADES. ............................................... 89 5.2. CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS ...................... 90 5.3. DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL ...................................... 91 5.3.1. Datos Generales De La Empresa Instalada .................................. 91 5.4. DEFINICIN DE MONEDAS ............................................................. 93 5.5. REGISTRO DE CLAVES .................................................................... 95 5.6. CLAVE DE USUARIO........................................................................ 99 5.7. MULTIPLES CLAVES DE ADMINISTRADOR ...................................... 99 5.8. INTENTOS FALLIDOS ................................................................... 101 5.9. BLOQUEO DE FECHA ..................................................................... 103

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5.10. DEFINICIN DE PLAN UNICO DE CUENTAS ................................ 5.11. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MDULOS .................. 5.12. CREACIN DE TERCEROS ........................................................... 5.13. BORRADO DE NIT ...................................................................... 5.14. DEFINICION DE DOCUMENTOS .................................................. 5.14.1.TIPOS DE DOCUMENTO............................................................. 6. PARMETROS GERENTE. ............................................................... 6.1. COMPROBANTES PREFIJADOS...................................................... 6.2. COMPROBANTES PREFIJADOS...................................................... 6.3. FIJA PREFIJADOS ........................................................................ 6.4. CONCILIACION BANCARIA........................................................... 6.4.1. GENERACIN DE MOVIMIENTO. ................................................ 6.4.2. GRABA EXTRACTO BANCARIO. .................................................. 6.4.3. INTERFASES .............................................................................. 103 104 108 113 116 117 124 124 125 125 133 133 135 138

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1. INTRODUCCION Actualmente las organizaciones requieren contar con herramientas tecnolgicas que le permita optimizar y agilizar procesos y reducir costos, los cuales se ven reflejados en la gestin de las diferentes reas de la empresa. SIIGO Contador es diseado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relacin de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compaas no tendrn que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa, automticamente y al instante alimenta la informacin necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita. Es por ello que este manual le ofrece una gua a cerca del manejo y beneficios de los diferentes productos y servicios de tecnologa que Informatica y Gestion S.A. tienen a su disposicin como alternativa inmediata para la solucin de dudas e inquietudes de forma gil y oportuna. En esta sesin se establecern los parmetros iniciales del sistema, los cuales deben quedar muy bien definidos ya que son la base para obtener posteriormente unos resultados ptimos en el proceso de informacin del sistema.

1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PGINA WEB 1.1. QUE ES SIIGO

SIIGO - Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un software genrico administrativo que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administracin de negocios. Su mercado objetivo son las medianas y pequeas empresas de los sectores industrial, comercial y de servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionales DOS, WINDOWS, LINUX o REDES.

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1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES Por ser SIIGO el nico software administrativo TOTALMENTE INTEGRADO EN LINEA Y TIEMPO REAL, el sistema le ofrece las siguientes ventajas diferenciales: 14 mdulos administrativos que permiten controlar en detalle todas las reas de su empresa, ejerciendo as una gerencia integral, que disminuye la posibilidad de que en cualquier rea se presente una fuga de utilidades.

Informacin al da, que permite tomar decisiones mas acertadas al tener cifras reales y en cualquier momento; y esto slo se logra, cuando a partir de la elaboracin de los documentos se actualiza al instante la informacin de toda la empresa; es decir, que al digitar una factura, el sistema inmediatamente y de manera automtica e inteligente registra los datos en los mdulos de contabilidad, cuentas por cobrar, inventarios, ventas, presupuesto y pedidos y sin necesidad de realizar procesos engorrosos de interfases, cierres, transferencias, reprocesos o reconstrucciones de datos y se evita redigitar, conciliar datos, perder informacin al tener qu e unir o enviar saldos y lo ms importante, decidir con datos actualizados, parciales y poco confiables. Informacin exacta, que reduce considerablemente el riesgo a tomar decisiones y que solo se consigue cuando se utiliza un Software Totalmente Integrado, porque cuando la cifra se digita una sola vez, siempre los datos en las dems reas sern los mimos, pues provienen de una sola fuente de alimentacin (los documentos); es decir, que la cifra de la factura siempre ser igual a la de contabilidad, cartera, inventarios, etc. Informacin histrica, que permite analizar en cualquier momento, como ha sido el comportamiento de las cifras en los diferentes meses de ao, sin necesidad de tener que realizar procesos engorrosos de cierres de mes; adicionalmente, y

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con el fin de que la implementacin del software sea mas rpida, el sistema permite digitar datos de diferente mes y al mismo tiempo los de da a da, logrando as, que no se atrase la informacin de hoy y desatrasando la de meses anteriores. Informacin proyectada, que permite sensibilizar las cifras para evaluar el impacto de las decisiones y esto se logra con la funcionalidad de SIIGO Add-in, pues se pueden trasladar los datos contables y administrativos a Excel, y utilizar no slo su potencia de clculo y graficacin, sino tambin tener acceso a informes y grficos predefinidos.

Informacin Corporativa, que permite tener un control total de las diferentes empresas, al poder registrar, incluso en mltiples monedas, las transacciones de hasta 98 compaas y obtener la informacin de manera individual o consolidada.

Seguridad en informacin, que permite a la gerencia, restringir el acceso en las cifras de la empresa, al personal que considere no las necesita o no las debe conocer, y esto se logra al tener la opcin de manejar claves de acceso y definir mltiples mens propietarios. Facilidad de manejo, que le garantiza que en muy corto tiempo se aprende a utilizar y que ofrece resultados de manera rpida y confiable, y esto se obtiene al utilizar un software que tan solo al elaborar cualquier documento y sin que el personal requiera conocimientos avanzados en contabilidad y sistemas, le permita tener el control de su empresa. Indicadores claves de xito, que le pe rmite a la gerencia, conocer a manera d e cifras y grficas, los resultados ms relevantes de su negocio, mediante la utilizacin del mdulo EL GERENTE.

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Auditoria de Informacin, resume los informes de auditori a ms importantes que el Gerente y el Grupo Contable requiere para ejercer un eficiente control en el registro de transacciones y en el desarrollo de la gestin. 1.3. PRODUCTOS SIIGO 1.3.1. Soluciones Empresariales Por tamao de empresa SIIGO Bsico

SIIGO, Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un software genrico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versin SIIGO Windows) y WINDOWS. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET SIIGO Bsico es Monousuario

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OPCIONES: SIIGO BASICO SERVICIOS Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO COMERCIAL Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO PROVEEDORES Documentos, Contabilidad, Cuentas por Pagar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO PRODUCCION Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Distribucin de Costos, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO CAJERO Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Punto de caja, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO ofrece mdulos complementarios Cuentas por pagar Gestion de Nomina y Recursos Humanos SIIGO Add-in Balanced Scorecard Tablero de indicadores

VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO SIIGO es fcil y rpido de configurar, incluye un asistente de configuracin (WIZARD), que gua y detalla pas a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicndole el porqu de cada opcin, con el fin de que lo parmetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima. SIIGO es muy fcil de usar, incluye mens propietarios y mapa de informes SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboracin de los documentos fuente, registra y mantiene al da la informacin de todas las reas de la empresa. SIIGO Bsico integra hasta 5 mdulos en lnea y tiempo real. SIIGO cumple con las ltimas normas gubernamentales

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SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el ao contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente SIIGO permite el nivel de desagregacin de informacin al utilizar centros de costos, terceros y documentos SIIGO Bsico maneja hasta 2 empresas consolidables. SIIGO permite el diseo personalizado de documentos. SIIGO migra informacin a otros programas SIIGO utiliza mltiples claves de acceso con niveles de restriccin. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseo tan intuitivo, que le permite navegar en los mens y en los documentos de una manera fcil y sencilla Mayor nivel de seguridad en el acceso a la informacin De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden disear mens propietarios para restringir a partir de la definicin de permisos, el acceso a informacin no autorizada Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la informacin de manera ms rpida Reducir el tiempo en la digitacin y consulta En SIIGO.NET los usuarios podrn a travs de la definicin autnoma de los buscadores, encontrar la informacin de una manera mas rpida y sencilla Analizar la informacin de acuerdo a las variables que se requieran A partir de la de generacin personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podr crear nuevas variables que no estn contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numrica, de texto, etc.

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Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresin de las facturas, egresos y cualquier otro documento podr ser diseado directamente por el usuario Facilidad en la elaboracin de los documentos En una sola pantalla, el usuario podr a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboracin de cualquier documento Flexibilidad en el registro de las transacciones En SIIGO.NET los usuarios podrn definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilizacin de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de lnea Generacin personalizada de reportes A travs de mltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas Facilidad de Integracin con otros programas SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.) Facilitar la elaboracin de nuevos programas especiales El diseo de SIIGO.NET permite que la elaboracin de los programas especiales puedan ser realizados de una manera ms rpida y efectiva Caractersticas: Tiene en su empaquetamiento cinco mdulos (05) totalmente integrados. Monousuario Permite instalar hasta 2 empresas en la misma licencia. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. SIIGO VENDEDOR SIIGO, Sistema Integrado de Informacin Gerencial Operativo, es un software genrico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administracin de Negocios. SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versin SIIGO Windows) y WINDOWS. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET

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SIIGO Vendedor ofrece nueve (9) mdulos bsicos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Elaboracin de documentos Contabilidad General Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar Inventarios Ordenes de Pedidos Ventas El Inteligente El Gerente El Auditor

NOTA: EN SIIGO.NET algunos informes del Gerente y el Auditor estn incluidos; los que faltan estarn incluidos en el segundo semestre del 2008 SIIGO Vendedor ofrece mdulos complementarios Mdulos adicionales Gestin de Recaudo Gestin de Clientes Gestin de Tesorera Punto de Venta Cajero Distribuido Manufactura Gestion del Talento Humano Nomina Recursos Humanos Vt-learning (Capacitacin Virtual) Gestion de Evaluacin por Competencias Inteligencia de Negocios SIIGO Add-in Balanced Scorecard - Tablero de Indicadores - Mapa de Gestion - Mapa Estratgico - Indicator Maker

La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

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VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO SIIGO es fcil y rpido de configurar, incluye un asistente de configuracin (WIZARD), que gua y detalla pas a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicndole el porqu de cada opcin, con el fin de que lo parmetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima. SIIGO es muy fcil de usar, incluye mens propietarios y mapa de informes. SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboracin de los documentos fuente, registra y mantiene al da la informacin de todas las reas de la empresa. SIIGO Vendedor integra 9 mdulos en lnea y tiempo real. SIIGO cumple con las ltimas normas gubernamentales. SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el ao contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente. SIIGO permite el nivel de desagregacin de informacin al utilizar centros de costos, terceros y documentos. SIIGO registra todas las transacciones (excepto nmina), en Noventa y nueve (99) tipos de moneda: una (1) Local y noventa y ocho (98) Extranjeras. SIIGO Vendedor maneja hasta 5 empresas consolidables. SIIGO permite el diseo personalizado de documentos. SIIGO migra informacin a otros programas.

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SIIGO utiliza mltiples claves de acceso con niveles de restriccin. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro. SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseo tan intuitivo, que le permite navegar en los mens y en los documentos de una manera fcil y sencilla Mayor nivel de seguridad en el acceso a la informacin De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden disear mens propietarios para restringir a partir de la definicin de permisos, el acceso a informacin no autorizada Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la informacin de manera ms rpida Reducir el tiempo en la digitacin y consulta En SIIGO.NET los usuarios podrn a travs de la definicin autnoma de los buscadores, encontrar la informacin de una manera mas rpida y sencilla Analizar la informacin de acuerdo a las variables que se requieran A partir de la de generacin personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podr crear nuevas variables que no estn contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numrica, de texto, etc. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresin de las facturas, egresos y cualquier otro documento podr ser diseado directamente por el usuario Facilidad en la elaboracin de los documentos En una sola pantalla, el usuario podr a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboracin de cualquier documento Flexibilidad en el registro de las transacciones En SIIGO.NET los usuarios podrn definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilizacin de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de lnea

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Generacin personalizada de reportes A travs de mltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas Facilidad de Integracin con otros programas SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.) Facilitar la elaboracin de nuevos programas especiales El diseo de SIIGO.NET permite que la elaboracin de los programas especiales pueda ser realizada de una manera ms rpida y efectiva Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboracin de stos directamente en el computador se actualizan en lnea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad. Caractersticas: Tiene en su empaquetamiento siete mdulos (07) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes.

SIIGO Estndar SIIGO Estndar es el software administrativo cuya total integracin permite, mediante la elaboracin de todos los documentos (facturas, cheques, recibos, notas, etc.), obtener la informacin al instante y de manera confiable de todas las reas de la empresa, permitiendo as ejercer un control total sobre la compaa disminuyendo la posibilidad de que en cualquier rea se presente una fuga de utilidades. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

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Caractersticas: Tiene en su empaquetamiento catorce mdulos (14) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 98 empresas en la misma licencia. Consolida 8 empresas con movimiento y 98 con saldos en la empresa No. 99. Permite crear 9999 centros de costos y 999 subcentros de costos. Permite crear 9999 Bodegas y 999 ubicaciones en cada bodega. Manejo de moneda extranjera hasta con 99 monedas diferentes.

e- Synergy

e-Synergy es una solucin nueva basada en tecnologa Web (Internet / Intranet), la cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia global, dando a mas personas acceso a mas informacin que antes. Esto significa que cada elemento puede ser relacionado o conectado: computadores, documentos, clientes, productos, empleados y mucho ms. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

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Permite la entrada, proceso, acceso e interaccin de toda la informacin que la empresa usa en cualquier parte y a cualquier hora por empleados, socios, distribuidores, clientes y proveedores usando el buscador de una pgina Web. Por sector econmico SIIGO Produccin Adicionalmente a las funcionalidades que tiene el SIIGO Estndar, SIIGO PRODUCCION le permite a las empresas industriales conocer el costo real de un producto determinado y contabilizar automticamente los costos de produccin. Su funcionalidad bsica parte desde la formulacin de cada producto a partir de un recetario hasta obtener el costo real de los productos. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo: SIIGO Comercial

SIIGO Comercial es una herramienta de apoyo para la administracin y el control empresarial en los negocios del sector comercial; a travs de la elaboracin de documentos en el computador (facturas, cheques, recibos, etc) actualizando en lnea y tiempo real los registros de contabilidad, cartera, inventarios y ventas. SIIGO Servicios

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Software modular de SIIGO para la administracin de negocios del sector de servicios, con el cual se obtiene al momento y de manera confiable la informacin de contabilidad, cartera o proveedores partiendo de la elaboracin de documentos fuentes (facturas, cheques, recibos, etc.), ofreciendo as, todas las cifras necesarias para la toma de decisiones. Por actividad econmica SIIGO Vendedor

SIIGO Vendedor es un software completo y de fcil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. El sistema es utilizable en computadores que opere bajo sistema operacional DOS, WINDOWS, REDES y LINUX. La siguiente mismo: figura muestra la presentacin del

Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboracin de stos directamente en el computador se actualizan en lnea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad. Caractersticas: Tiene en su empaquetamiento siete mdulos (07) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas.

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Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes.

SIIGO Contador

SIIGO Contador es diseado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relacin de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compaas no tendrn que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa, automticamente y al instante alimenta la informacin necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita. La siguiente figura muestra la presentacin del mismo:

2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO. Despus de realizada la instalacin de SIIGO, terminados los procesos terico prcticos de capacitacin y solicitadas por nuestros clientes las visitas presnciales, el Departamento de Servicio al Cliente les seguir prestando permanentemente a sus

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usuarios los servicios que a continuacin describimos y a cuyos beneficios tienen derecho a travs del Contrato Anual de Mantenimiento 2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO

Informtica & Gestin, ofrece una garanta permanente de funcionamiento sobre el programa SIIGO y sus mdulos complementarios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: Que el usuario no altere ni acceda a los archivos de programas, ni a los archivos de datos por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por Informtica & Gestin. Que el usuario permita al personal de Informtica & Gestin la realizacin de las actividades propias de la visita de mantenimiento, suspendiendo temporalmente las labores y conserve en buen estado los equipos de cmputo. Que el usuario se mantenga en la ltima versin del programa, ofrecida por Informtica & Gestin y renueve permanentemente su contrato de mantenimiento.

2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIN Informtica & Gestin realiza actualizaciones de versin permanentes de acuerdo con: Los cambios en la legislacin contable y tributaria. Mejoras o sugerencias hechas por los clientes, siempre y cuando puedan ser implementadas.

2.2.1. Cuando Utilizarla? Cuando desee tener su software actualizado debe hacer uso de la garanta permanente de funcionamiento, ya que constantemente se hacen mejoras, modificaciones o inclusin de nuevas utilidades al producto que permiten un ptimo funcionamiento del mismo. As mismo se requieren las actualizaciones del software cuando se presenten cambios en las normas contables, fiscales o laborales que afecten el software. Es recomendable que las actualizaciones de SIIGO se efecten como mnimo cada tres (3) meses. 2.2.2. Cmo Utilizarla? Para efectuar la actualizacin de SIIGO debe ingresar a nuestra pgina WEB y seleccione www.siigo.com por la parte superior seccin Portales ya tiene clave pulse aqu de inmediato le Clientes, selecione la opcion solicitar su Username (Que corresponde al Serial) y Password (Que corresponde a la Clave asignada por Informtica y Gestin S.A.). Si aun no tiene la clave para ingreso al portal contctenos y solictela.

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La ltima versin de estas actualizaciones se encuentra disponible en la pgina web en dos presentaciones: Actualizacin Total: Al seleccionar esta opcin bajar todos los archivos correspondientes al programa elegido y los ltimos cambios si los tiene. Actualizacin Parcial: Al seleccionar esta opcin bajar nicamente los archivos que han tenido modificaciones posteriores a la generacin de la Actualizacin Total. Servipack SIIGO Windows: Descarga el ltimo Servipack de SIIGO Windows. Runtime SIIGO Windows Descarga el Runtime para SIIGO-Windows.

Para bajar la Actualizacin Total o los Actualizacin Parcial del programa se deben realizar los siguientes pasos:

1. Seleccione la opcin Actualizaciones:

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2. Inmediatamente habilita dos opciones. Para continuar con el proceso de actualizacin de clic en Actualizaciones:

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3. Si selecciona la opcin Actualizacin Total bajar todos los archivos correspondientes de SIIGO y los ltimos cambios si los tiene e inmediatamente le mostrara la siguiente pantalla donde debe leer las instrucciones y posteriormente clic en el botn iniciar

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4. Una vez que el sistema valida la informacin suministrada en el paso anterior, se abre la siguiente ventana, del Procedimiento para bajar la Actualizacin, en donde debe definir el modulo que desea actualizar y posteriormente clic en continuar.

5. El sistema iniciar el procesamiento de la informacin y le mostrara los archivos correspondientes para ser bajados a su disco duro, seleccione uno a uno los .zip que muestra el sistema.

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Si desea saber cmo bajar los archivos generados, consulte la opcin Cmo bajo los archivos de actualizacin a mi disco duro?

RECUERDE

Hacer copia de seguridad de su informacin (empresas) y de los archivos de programa. Cada uno de los pasos descritos anteriormente tiene recomendaciones, las cuales sugerimos leer antes de continuar. Si la opcin elegida es Actualizacin Total, se deben bajar todos los archivos de actualizacin generados por el sistema. Los archivos de actualizacin se deben copiar en cada una de las mquinas donde tenga instalado SIIGO Windows, para DOS nicamente en el servidor.

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Si usted no cuenta con servicio de Internet podr solicitar sus actualizaciones directamente en las instalaciones de Informtica y Gestin S.A. en la Carrera 18 No. 79 - 42 1er piso. El procedimiento para solicitar las actualizaciones en Informtica y Gestin S.A. es el siguiente: Traer impresa la solicitud de la actualizacin generada por el sistema en las siguientes rutas, de acuerdo al tipo de Siigo que se tenga instalado: SIIGO WINDOWS: Administracin Imprime solicitud de actualizacin SIIGO DOS: Al ingresar al programa, en el men principal, seleccionar la letra A Solicitud Actualizacin 2.3. ASISTENCIA VIRTUAL Informtica y Gestin S.A. cuenta con un portal de clientes que esta a su disposicin las veinticuatro (24) horas del da, para que pueda resolver sus dudas o inquietudes en lo referente al manejo y ejecucin de procesos en SIIGO, lo que le permitir obtener su informacin contable de forma rpida y oportuna. Medio magntico en el que desea la actualizacin. (1 CD para actualizar su SIIGO DOS o SIIGO WINDOWS, 15 Disquetes para actualizar su SIIGO DOS, UNIX o LINUX.

2.3.1. Cuando Utilizarla? La asistencia virtual se debe utilizar en el momento en el que se presenten dudas o inquietudes en la definicin de parmetros, manejo o ejecucin de procesos dentro de SIIGO. 2.3.2. Cmo Utilizarla? Para obtener acceso a la asistencia virtual se debe ingresar a la pagina WEB www.siigo.com Clientes Si ya tiene clave ingrese AQU Ingrese el usuario y la contrasea escoger la opcin Preguntas Frecuentes, donde encontrar instructivos detallados, que le ayudarn a resolver sus inquietudes. Para ingresar a la opcin de preguntas frecuentes debe seguir los procedimientos que se describen a continuacin:

1. Clientes 2. Si ya tiene clave ingrese AQU 3. Ingrese el usuario y la contrasea

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2. Escoja la opcin PREGUNTAS FRECUENTES

3. Lea el instructivo y de clic en la opcin Acceso A Preguntas Frecuentes

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4. Para realizar la bsqueda se puede por 1. Palabra Clave o por 2. Numero De Documento: Para realizar la bsqueda se debe escribir una Palabra clave que est relacionada con el tema de su inters y luego dar clic en el botn Buscar.

2.4

Asistencia Telefnica Ilimitada Service Center

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El Departamento de Servicios cuenta con un grupo de asesores especializados en la prestacin de servicio telefnico, pues tienen las suficientes destrezas para que rpidamente y de manera efectiva, puedan diagnosticar, solucionar y hacer el seguimiento necesario para que la duda y/o inconveniente sea solucionado totalmente. Para lograrlo, contamos con una planta telefnica con PBX independiente que se atiende de lunes a viernes. 2.4.1. Cundo Utilizarlo? Este es un servicio al que nuestros usuarios tienen derecho sin ningn costo adicional y que puede utilizar cada vez que tenga dudas o inconvenientes con SIIGO; el nico requisito, es que se encuentren a paz y salvo por todo concepto y que mantengan vigente su contrato de mantenimiento. 2.4.2. Cmo Utilizarlo? Como procedimiento de inicio al servicio, el usuario deber dictar el nmero del serial del programa con el fin de que el asesor pueda encontrar mas rpidamente el historial del cliente. El nmero telefnico de este servicio es: 6161818.

2.5. SERVICIO DE ATENCIN INMEDIATA VA DEXON

MANUAL DE INSTALACION DEXON 2.5.1. Que es Dexon? Dexon es un software de comunicaciones que le permite a nuestros usuarios SIIGO tener un contacto directo va MODEM o a travs de Internet con un Asesor de Informtica & Gestin S.A., sin necesidad de hacer presencia fsica, minimizando tiempo en desplazamiento. Software de comunicaciones que permite soluciones Agiles, Seguras y con Acceso Remoto. Es neceseario que en el equipo en el que se realice la conexin se tenga acceso a Internet. 2.5.2. Como Funciona? A travs de una conexin telefnica o Internet el cliente podr acceder al servidor central de servicio telefnico de Informtica y Gestin S.A., en donde el asesor que recibe la llamada estar en capacidad de conectarse con el cliente para acceder a la informacin y as poder prestar un servicio en lnea.

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2.5.3. Cules son los requerimientos? Windows 2000 en adelante Procesador 486 en adelante 64K en RAM en adelante MODEM de 56k y o salida a Internet.

2.5.4. Proceso de Instalacin 1. Si al momento de realizar esta Instalacion o Actualizacion del Agente Dexon se tiene la version del agente Dexon anterior se debe eliminar: Ingrese al Disco local C y elimine la carpeta Dexon. Eliminar por Inicio/Todos los programas/Dexon, dar click derecho sobre el icono de Configurar conexin con Siigo eliminar.

Eliminar por Panel de Control/Conexiones de Red el icono de Service Center de Siigo

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2. Despues de eliminar el agente Dexon anterior, verificamos que este creada la carpeta Dexon en el Disco local C, de lo contrario crear esta carpeta llamada DEXON.

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Copiar en la carpeta Dexon el archivo Dexon_Rs.Exe 3. Luego verificamos en el Disco local C/Carpeta Dexon que se encuentre el archvo comprimido Dexon_RS.

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4. Siguiente a este proceso se da clic derecho en el archivo comprimido, y se extrae el contenido a la carpeta Dexon.

5.

Ejecutamos el archivo Dexon_Rs. Con doble click.

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6. De inmediato aparece una ventana, en la cual se seleccionar el idioma en que se desea realizar la Instalacin del Agente Dexon.

7.

Aparecer un mensaje, en el cual el sistema confirmara que se realizara la Instalacin del Agente Dexon.

8.

Al dar continuar en el mensaje de la Instalacion del programa, se mostraran las condiciones de la licencia del programa Dexon.

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Favor leer las condiciones del licenciamiento y luego dar click al botn Si, acepto los trminos del contrato de licencia de uso para que inicie la instalacin. 9. El sistema comienza el proceso de instalacin

10. Al realizar la Instalacin del Agente Dexon, adicionalmente se debe configurar la conexin, este proceso es necesario, para la realizacin de la conexin con el service center de Siigo. El sistema arrojara una ventana en el cual nos confirmara si la conexin es por Modem o Banda Ancha.

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Si la conexion es por I.P o VPN se debe seleccionar la opcin Dispone de una conexin a Internet y luego se debe aceptar la opcion de NEXT para que el programa tome el cambio.

Si la conexin es por Modem se debe seleccionar la opcin No tiene salida de Internet y luego se debe aceptar la opcion de NEXT para que el programa tome el cambio.

13. Luego el sistema muestra los Datos de la configuracion, en el cual se refleja el nombre de la conexion, dirreccion IP, el nombre de usuario, la contrasea y el dominio de la conexion, estos datos no se deben modificar ya q se presentan inconvenientes al realizar la conexion, le indicamos que Finalize para aceptar la conexin.

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Nota: Para conexiones via Modem solo se realizan desde Bogota

Datos Para La Conexion Por Ip/Banda Ancha con el servidor de Bta

Datos Para La Conexin Por Modem con el servidor de Bta 14. Cuando termine el proceso de creacin de la conexin a Service Center Siigo el sistema muestra el mensaje La conexin fue creada correctamente!

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15. Cuando termina el proceso de instalacin muestra un mensaje que La Instalacin se termino satisfactoriamente. Le decimos que OK.

16. Posteriormente el sistema informa que es necesario reiniciar el equipo, indicamos a esta opcin y de esta manera queda Instalado Configurada la conexin.

Nota: Si al reiniciar la maquina tenia la versin anterior de Dexon debe desinstalar el programa y volver a ejecutarlo de la siguiente manera: 15. ingresando en Inicio/Todos los rogramas/Dexon/Dexon_Rs/Desinstalar Dexon_RS

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Y volver a realizar el proceso anteriormente mencionado. 16. Despus de haber realizado la Configuracin del Agente Dexon, Debemos crear el icono del acceso Directo para solicitar el servicio. Ingresamos por Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red y damos click derecho sobre el Icono de Service Center, Crear Acceso Directo.

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17. Verificamos en el escritorio que se halla creado el Acceso Directo y luego damos doble click sobre este icono para la realizacion de la conexin.

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18. El sistema crea en la parte inferior derecha un ingreso directo a Icono Service Center el cual se utiliza para solicitar el servicio despus de estar conectado con nuestro servidor.

19. Luego damos doble clic sobre el icono Azul Service Center que se encuentra en la parte inferior derecha de nuestro escritorio, tramitamos los datos como Nombre, Telfono Y Correo Electrnico y le decimos Comunicarse. (NO diligenciar en el nombre de la empresa Signos y si es el central o un distribuido indicar el nombre de la maquina o Terminal a la que corresponde)

20. Al dar clic en la opcin comunicarse el sistema muestra un mensaje el cual indica El proceso de la conexion y luego aparece un mensaje el cual dice que El incidente ya fue creado esto significa que la conexin ya ingreso en la consola de Dexon para la prestacion del Servicio.

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21. Habilita la ventana del Chat con el cual el usuario y el asesor se comunicaran va Dexon.

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Se empieza la comunicacin via Chat y Remota por la cual nuestros asesores de Servicio al Cliente prestaran un servicio eficaz.

Nota : En caso de perder la conexin via Dexon comunicarse con nuestro Call Center al 6161818 para dar solucion a este incoveniente.

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Cuadro de Configuracin Conexin Dexon Pais Colombia Ecuador Per I.P Pblica 190.24.129.67 200.93.217.162 209.45.64.6 I.P Servidor Dexon -CFG 145.14.84.7 145.14.33.130 145.14.52.2 Usuario dexon dexon dexon Contrasea dexon1 dexon01 dexon01 Dominio 076rd400dexon1 ec154dexon pe076dexon

Proceso para desconectarse de la conexin con Service Center? 1. Ingresar por Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red y damos Click derecho sobre el icono de Service Center Desconectar

2.6.

ATENCION EN PLANTA

Informtica & Gestin S.A. tiene a su disposicin a un grupo de asesores que le podrn prestar un servicio personalizado dentro de nuestras instalaciones.

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2.7. VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO

Los usuarios podrn solicitar sin costo alguno las visitas de mantenimiento para la solucin de sus inconvenientes. De acuerdo a las necesidades del cliente y en el momento que lo requiera, deber solicitar estas visitas de mantenimiento, las cuales no son acumulables de un ao a otro, es decir que si no hicieron uso de las visitas dentro del ao de mantenimiento, no se acumulan para la siguiente vigencia del contrato.

2.7.1. Cuando Utilizarlas? Las visitas podrn ser utilizadas cuando requiera efectuar actualizaciones de versin, revisin de informacin, capacitacin, limpieza de y mantenimiento de archivos, etc. l nmero de visitas que pueden solicitar, depende del producto adquirido. 2.7.2. Como Utilizarlas? Comunquese con nosotros a travs de la lnea de atencin al cliente 6161818 con un asesor del departamento telefnico y solicite la visita de mantenimiento indicando su nmero de serial, direccin, telfono y nombre del contacto. 2.8. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS

Informtica y Gestin S.A. le ofrece cursos de manejo en SIIGO sin costo adicional, para que capacite y actualice al personal de su empresa. Los cursos de Capacitacin en SIIGO se dictan en nuestras instalaciones en un total de nueve (9) sesiones de cuatro (4) horas cada una, donde dos (2) horas son tericas y dos (2) horas son prcticas. El servicio de Monitorias tienen como propsito fundamental, aclarar dudas sobre el manejo y el funcionamiento de SIIGO en las empresas usuarias. Su programacin se realiza de acuerdo a las solicitudes efectuadas por los clientes y por el anlisis de las estadsticas arrojadas por nuestro sistema de informacin, de acuerdo a las llamadas mas frecuentes que recibimos. La idea es que el usuario se identifique con un tema de inters y se inscriba. Peridicamente y con el fin de mantener a nuestros usuarios actualizados en temas de inters empresarial y/o relacionados con SIIGO, se estn dictando seminarios sobre las ltimas normas contables, tributarias o administrativas y sobre nuevas versiones de SIIGO, a las cuales podr asistir sin costo alguno, una persona designada por el cliente; la empresa deber inscribirse de acuerdo a la programacin establecida por Informtica & Gestin.

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2.8.1 Cundo Utilizarlos? Cuando ingrese nuevo personal a su empresa o quiera actualizar a los usuarios actuales de SIIGO en su empresa, puede hacer uso de los cursos de capacitacin y monitorias que ofrece permanentemente Informtica & Gestin S.A. Los cursos y las monitorias se realizan en las fechas y horas programadas por Informtica & Gestin S.A. y podrn asistir las personas designadas por el usuario.

2.8.2 Como Utilizarlos? La programacin de los cursos y monitorias estn publicados en nuestra pgina web www.siigo.com Capacitacin, donde encontrar las diferentes fechas y horarios en que se dictan los cursos. Una vez haya escogido la fecha y el horario del curso deber inscribirse con anticipacin, personal o telefnicamente en nuestro Departamento de Capacitacin, Tel. 6337150 Ext. 1104. Estos cursos y monitorias no tienen ningn costo para nuestros usuarios, siempre y cuando se encuentren a paz y salvo por todo concepto y tengan vigente su contrato de mantenimiento. Los seminarios son totalmente gratis, pero estos se programan en fechas y horas especficas que sern publicadas con anticipacin en nuestra pgina web.

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3. ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION

El objetivo principal del proceso de capacitacin consiste en mostrar al usuario el ciclo normal de una empresa en sus operaciones, interactuando de forma integrada con todos los mdulos desde el proceso de parametrizacin del software, correr todos los procesos contables y administrativos con el fin de mejorar la gestin de las empresas. 3.1 MODULOS DE SIIGO Documentos Contabilidad Cuentas por cobrar Gestin de Recaudo Cuentas por pagar Inventarios Nmina Activos fijos Presupuesto Ordenes de pedidos Ordenes de compra Ventas Gestin de clientes Tesorera

PORTAL DE CLIENTES

S E R V I C E C E N T E R

Contabilidad

Proceso de Compras Gestin de Clientes

Activos Fijos

Parmetros

Proceso de Ventas Gestin de Recaudos

Tesorera

Saldos Iniciales

Proceso de Inventarios

Procesos Automticos Y Cierres

C E R T I F I C A C I O N

Servicio Remoto DEXON

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3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MNIMOS DE MQUINA. El Sistema Integrado de informacin Gerencial Operativa SIIGO WINDOWS, opera bajo plataformas operacionales tales como: Windows 98 Segunda Edicin/ 2000 / NT / XP / Vista Novell 3. SIIGO WINDOWS CONTADOR

OBJETIVOS

Controlar la contabilizacin de los comprobantes o documentos como: facturas, recibos, egresos y notas. Obtener en forma detallada los informes que se utilizan para realizar todos los procesos automticos como prefijados, diferidos y ajustes por inflacin. Optimizar el proceso de interfase de documentos elaborados en cada empresa donde presta la asesora, con el capturador de datos.

BENEFICIOS Impresin de informes detallados de movimientos contables, acumulados de terceros y centros de costos. Liquidacin de impuestos y obtencin de informes para anlisis de informacin Evitar cargar documentos de los clientes, optimizando la utilizacin del capturador de datos. GENERALIDADES Es un software diseado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relacin de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. El Contador se puede utilizar a travs de computadores que trabajen bajo cualquier plataforma, ya sea Windows o Red. Adems de lo anterior el Contador tiene una estructura de funcionamiento muy sencilla, en donde predominan la facilidad de manejo y la total integracin. Caractersticas: Es un programa con un empaquetado de seis mdulos Trabaja monousuario y multiusuario Permite instalar hasta 98 empresas Maneja hasta 9999 centros de costo Maneja moneda extranjera (Multimoneda) Maneja capturador de datos

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4. INSTALACION DE EMPRESA El programa debe instalarse en el computador establecido por el usuario para tal fin, SIIGO permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98) en el mismo equipo, Usando los directorios con un nmero consecutivo as SIIWI01, SIIWI02,... donde se encontraran la informacin de cada una de las empresas. La instalacin de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar espacios libres, ejemplo 1,2,3,4 SIIGO permite la reinstalacin de empresas, aquellas que ya no se estn usando pueden volver a crearse con razn social, y NIT diferentes al instalado inicialmente. Los datos que debe saber antes de iniciar el proceso son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cual es el equipo que tiene el SIIGO Numero de empresa a Instalar En que unidad se instalara la empresa. Numero de serial de la empresa Nombre de la empresa a Instalar tal como aparece en Cmara y Comercio El numero de identificacin (NIT) Informacin General ( si es agente de Retenedor de IVA, Si maneja mltiples retenciones y que sistema de inventarios manera en esta empresa) 8. Maneja IVA diferencial y que plan de cuentas necesita y 9. por ultimo la fecha de corte de saldos iniciales 4.1 Pasos para instalar la empresa Ingrese a SIIGO y en el men tome la siguiente Ruta RUTA: OTROS Creacin nueva Empresa.

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Al ingresar a la opcin se presenta la siguiente ventana: a. En el campo Numero de Empresa a instalar Digite el numero de la empresa, teniendo en cuenta que debe ser consecutivo. b. La unidad Es el disco de almacenamiento donde quedara la informacin de la empresa ya que en ella esta instalada la primera empresa, si es monousuario (por ejemplo C: o D:) o multiusuario (por ejemplo F:)

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c. En la siguiente ventana Indique nuevamente el Nmero de empresa a instalar (2).

d. Nota: En caso de instalar una empresa sobre otra ya creada, es obligatorio seleccionar la opcin Corresponde a una reinstalacin para que el sistema pida la Clave del Administrador y pueda reemplazar los archivos existentes. De lo contrario se debe dejar en blanco. e. El sistema nos solicita el serial - Siigo, digite el serial de su empresa dado por Informtica & Gestin. (lo puede encontrar en el Men Ayuda Acerca de en el Men Principal.) f. El Nombre Empresa, Digite el Nombre tal como aparece en el Registro nico Tributario (RUT) o Cmara y Comercio.

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g. En la opcin Identificacin ingrese el nmero del Nit de la empresa, sin separaciones de miles y el Dgito de Verificacin se digita en la siguiente casilla

h. Para la opcin Maneja Mltiples Retenciones se debe marca cuando en el mismo documento requiero computar diferentes retenciones, adicionalmente, realiza el clculo de las mismas nicamente en los casos en que realmente procede. Nota: Lo anterior tanto para quienes estn catalogados como Auto retenedores como para quienes no lo son.

i.

Fecha corte saldos: diligencie la fecha de corte del balance inicial de saldos con la que empezara la empresa. ejemplo 2008-01-01. Nota: Si corresponde a una empresa que va a empezar operaciones la fecha es la de constitucin.

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j.

Mantiene el P.U.C.: (Plan nico de cuentas) este campo se emplea cuando deseamos mantener el Plan nico de Cuentas que el sistema tiene digitado internamente y asignar el tipo de plan de cuentas, de acuerdo a la actividad econmica de la compaa. Al marcar la opcin el sistema muestra las siguientes opciones para empresas del Sector Solidario (Cooperativas) para Entidades Prestadoras de Salud de Empresas de Servicios o Comerciales (Decreto 2650 de 1993) de Entidades Oficiales

Plan Plan Plan Plan

El sistema confirma si los datos que se registraron anteriormente estn correctos, le diremos YES y se da por finalizado el proceso de instalacin de la empresa

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IMPORTANTE Para que el sistema asuma los cambios, deber salir de la aplicacin y volver a ingresar, encontrando as la empresa que acab de instalar.

8. NUMERO DE REGISTRO El nmero de registro es una herramienta utilizada por Informtica y Gestin S.A. Para identificar cuantas de las 98 empresas se han instalado por cada licencia. Se debe hacer solicitud de nmero de registro de todas las empresas que tenga instaladas. Este tiene restriccin de tiempo para solicitar este nmero, esto quiere decir que si una vez pasados noventa das despus de la fecha de instalacin y no se ha ingresado el nmero de registro no podr seguir utilizando el programa.

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La solicitud es bastante fcil, simplemente es seleccionar la opcin Imprimir registro, con esta se debe ingresar al portal de clientes a tramite de registro y seleccionar Modulo Contador Numero de empresa instalada y digitar el nombre de la empresa tal como se instalo (Ejemplo: Maysculas, minsculas, espacios, puntos, comas, etc..) el sistema lo mostrara de forma inmediata en la pantalla o si no se tiene Internet se puede enviar la impresin a Informtica y Gestin S.A. y pasados tres das hbiles despus de enviar la solicitud podr devolver la llamada solicitando el numero del registro

Este consta de 18 posiciones numricas, se debe ingresar al programa con la fecha de saldos iniciales seleccionar la opcin Numero de Registro desde este momento en adelante el sistema para esta empresa no lo volver a mostrar el mensaje solicitando el numero de registro 9. OPCIONES DE AYUDA Los botones de ayuda que van a encontrar en el programa son:

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La ventana que el sistema nos muestra es la siguiente: 4.2. ASISTENTE DE CONFIGURACION Una vez creada la empresa y se digiten los datos de entrada (usuario, clave, ao, mes da) muestra los siguientes mensajes del asistente de configuracin.

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i.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 1: Muestra los datos generales de la

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 2: Permite realizar modificaciones a la informacin hecha en la instalacin de la empresa (1na sola vez). se debe repasar con tab. y completar los datos del responsable, identificacin y tarjeta profesional (contador o revisor fiscal). obligatorio y grabar con icono bandera o F1.

El asistente una vez modificado y guardado los cambios solicitar la creacin de una Pas y Ciudad como Mnimo, presentara el mensaje aclarativo.

Crearemos el Pas 1 y en el Nombre del pas Colombia, Ciudad 1 Nombre Ciudad BOGOTA, Cdigo DANE 11001

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El asistente mostrara las ventanas de los pases y ciudades Creadas. En estas ventanas podemos modificar o adicionar cdigos

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 4: Se debe definir el manejo de los centros y subcentros, estos se crean para administrar los informes de una manera organizada y clara como son BALANCES, ESTADOS DE RESULTADO entre otros. Se debe crear mnimo uno.

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Realicemos la apertura del centro de costos Administracin: Cdigo 1, ADMINISTRACION, Responsable GERENTE, Direccin CR 89 No 34-78, Telfono 5895678, Fax, 5895678, E-Mail gerencia@Capacitacion.com

El asistente mostrara la ventana del centro y subcentro creados. En esta ventana podemos modificar o adicionar cdigos

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 5:

ASISTENTE DE CONFIGURACION 6: Se debe completar la informacin de la empresa como lo es direccin, e-mail, ciudad, pas, cdigo pas, cdigo ciudad, % inters mora (ya por defecto trae (datos de la moneda, signo y sigla de identificacin). se debe desplazar con tab. (es obligatorio).

Completaremos la Informacin de la CIA. Direccin CR 89 No 34-78, E-Mail Capacitacion@Capacitacion.com. Ciudad BOGOTA, Telfono 5456789, Cdigo del Pas 1 (Colombia), Cdigo Ciudad 1 (Bogota), desplcese con TAB, hasta finalizar.

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 7: El asistente solicita los cdigos principales que manejara los informes para; Bodega, ubicaciones (si maneja), Centros de Costos, Subcentros (si maneja) y cual es el sistema de costeo que manejara la empresa para valorizar su costo; LINEA, PREDETERMINADO Y BATCH. Completaremos la Informacin de la CIA. De la siguiente manera Cdigo de la Bodega 1 (Principal), Cdigo Ubicacin TAB (No Manejamos Ubicaciones), Cdigo del Centro de Costos 1 (administracin), Cdigo del Subcentro de Costos TAB (No Manejamos Subcentros), y el sistema de Costeo es LINEA (Donde se maneja la causacin del costo al momento de facturar una venta o al realizar una remisin segn Procedimiento Contable del Sistema de Inventarios Permanente, mtodo de valoracin Promedio ponderado)

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 8: en el paso 8 del asistente parametrizaremos la INFORMACION TRIBUTARIA, MANEJA REFORMA TRIBUTARIA, LA CIUDAD donde aplica la reforma tributaria y si MANEJA NOMINA CON DECIMALES. Cuando hablamos de reforma tributaria, hablamos del impuesto municipal (ICA), si desea hacer la contabilizacin de la retencin de ICA en la facturacin y/o en la acusacin en el registro de Compras, marque la opcin Reforma Tributaria Municipal. Y marque la ciudad Correspondiente.

1. Realizaremos entonces la marcacin de la opcin, ya que deseamos que nuestros documentos, Factura y Registro de compras causen la Retencin de ICA 2. Seleccionaremos la Ciudad de Bogota. 3. Esta opcin aplica si el sistema maneja nomina, para nuestra empresa no tenemos instalado el modulo presione TAB para continuar sin marcarlo

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 9: en este paso del asistente parametrizaremos la Opcin EDI(Intercambio Electrnico de Datos), Con esta funcin se pueden subir los archivos de pedidos y rdenes de compra generados por EDI. Se implementa esta funcin siguiendo la gua para el desarrollo de interfaces Orden Compra / Pedidos D.96A de IBC COLOMBIA S.A. - CARVAJAL quienes emiten este estndar que cubre las necesidades de informacin de las Cadenas de Autoservicio del pas.

La Opcin Mltiples Retenciones por Documento permite manejar ms de un tipo de retencin como Retefuente, Rete IVA entre otras, dentro de un mismo documento, realiza el clculo de las mismas nicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes estn catalogados como Autoretenedores como para quienes no lo son. Nuestra compaa no maneja Intercambio Electrnico de Datos por lo tanto repasamos con TAB la opcin. En el manejo de mltiples retenciones seleccionaremos la opcin ya que la empresa solicita causar las retenciones en el documento.

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 10: en este paso se debe configurar los datos tributarios como el tipo contribuyente, tipo de persona y porcentaje de rete IVA. Para configurar estos datos necesitaremos conocer el RUT de la compaa, donde se encuentra el tipo de contribuyente, en nuestro caso seleccionaremos el Rgimen Comn, en el tipo de persona seleccionaremos Persona Jurdica. Y el Rete IVA, (Segn le Decreto 2502 del 19 de julio 2005 se reglamenta que la Retencin en la fuente en el impuesto sobre las ventas. A partir del 1 de septiembre de 2005, la tarifa de retencin en la fuente por impuesto sobre las ventas es del cincuenta por ciento (50% ) del valor del impuesto.) Este es el valor que registremos en la casilla.

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 11: Se debe configurar segn su actividad si maneja impoconsumo, fecha optimista y pesimista para tesorero y manejo de IVA diferencial.(no son obligatorios). Si su actividad requiere manejar el impuesto al tabaco y licores marque la opcin en nuestro caso no manjanos este impuesto pasamos con TAB. Para la marcacin de la fecha optimista y pesimista lo aremos si tenemos el modulo de tesorera Instalado, en nuestra empresa manejamos el modulo por lo tanto marcaremos esta casilla.

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 12: en esta parte del Configurador parametrizaremos segn sea el caso, si requiere el manejo de enva informacin a data crdito, manejo cooperativas y maneja reservas de inventario El envi de informacin a data crdito se da cuando se requiere reportar informacin a entidades de riesgo, en el caso de nuestra empresa no la marcaremos. Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, ya que permite realizar la reclasificacin de las cuentas de Clientes con base a las ltimas modificaciones del Plan de Cuentas de Cooperativas. Para nuestra empresa pasaremos con TAB, por que no somos cooperativos La opcin Manejo de reservas se marca si el proceso de facturacin lo realiza en dos o ms terminales al mismo tiempo, esto no le permitir mover unidades negativas en el inventario de acuerdo con los permisos de las claves de usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o ms, tiempo en milsimas de segundos, estimado para retornar la mercanca si no se factura.

En nuestro caso pasaremos la opcin con TAB, por solo facturamos con una Terminal.

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 13: Segn la actividad de la empresa se debe configurar el manejo de AIU, si modificaciones bodega y centros de costos y clasificaciones o se quiere elaborar documentos digitando primero la cantidad del producto. (no es obligatorio). El manejo del AIU es una figura utilizada en algunos contratos como en los contratos de construccin de obra (Propio de ingenieros civiles y arquitectos), y los servicios prestados por las cooperativas. En el caso de nuestra empresa no aplica ya que somos comerciantes. Al marcar modifica Bodega y Centros de Costos, cuando se registre en el documento Nota de Traslado se podrn modificar estos conceptos, en el ejercicio marcaremos entonces esta opcin porque modificar las bodegas con notas de traslados. Cuando digitemos un documento el sistema nos permite digitar primero la cantidad del producto si marcamos esta opcin de lo contrario lo har de la manera estndar, para nuestro ejercicio lo dejaremos sin marcar pasaremos con TAB

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 14: segn actividad econmica verificar el manejo de impuesto al deporte, manejo segunda cantidad y si quiere que salgan los documentos con el costo de la materia prima. El campo de impuestos al deporte se marca si la compaa tiene la obligacin de este impuesto, en nuestro caso no lo manejamos. En el campo maneja segunda cantidad la marcaremos si nuestros inventarios manejar productos que no hacen uso del factor de conversin debido a que no siempre la primera cantidad corresponde al mismo peso equivalente de la segunda cantidad. En nuestro caso el inventario esta dado en una sola unidad de medida, por lo tanto demos TAB para continuar. Si deseamos que el costo de la materia prima se refleje en los documentos marquemos la opcin, en nuestro caso no la marcaremos ya que no operamos materia prima, demos TAB para continuar.

CREACION DE CUENTAS CONTABLES: Se debe crear como mnimo cuentas del disponible, cxc, cxp, retencin, ingreso, egreso. Si tiene inventarios y activos fijos se deben crear las cuantas de al menos un grupo tanto de inventarios como de activos. (Obligatorio). El Catlogo de Cuentas contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases, grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Produccin o de Operacin, Cuentas de Orden y Orden por Contra, identificadas con un cdigo numrico y su respectiva denominacin, segn decreto 2650 de 1993 o de acuerdo al escogido en la instalacin de la empresa.

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El Catlogo de cuentas en SIIGO representa el eje principal de la informacin de todos los mdulos que lo componen, ya que define: 1. Niveles de Clasificacin 2. Enlaces Contabilidad - Otros Mdulos 3. Caractersticas Especiales Para crear el catalogo del plan de cuentas se debe entender su clasificacin. El catalogo de cuentas se estructura segn el decreto 2650 de 1993 en su Articulo 14 en los siguientes niveles; Clase El primer dgito. Grupo Los dos primeros dgitos. Cuenta Los cuatro primeros dgitos. Subcuenta Los seis primeros dgitos. Para SIIGO se parametriza desde el Grupo que corresponde a los dos primeros dgitos, cuenta los cuatro primeros dgitos y Subcuenta los seis primeros dgitos. SIIGO maneja tambin auxiliar que son los ocho primeros dgitos y subauxiliar los diez primeros dgitos. Con esto podemos afirmar que SIIGO maneja 5 niveles en el PUC

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1. ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS Corresponde a la estructura en la cul deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La definicin de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen segn decreto 2650 de 1993. 2. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MDULOS A travs del Plan nico de Cuentas es posible establecer enlaces del el mdulo de contabilidad con los dems mdulos de SIIGO, y de su correcta definicin depender el buen manejo del programa en forma integrada y la obtencin de informes. Los campos que definen estos enlaces son: Inventarios Activos. Esta marcacin no se habilita desde la creacin de las cuentas, ya que el sistema lo hace automticamente al utilizarlas en la creacin de las tablas de inventarios y activos fijos. Disponible. Este campo se marca para el mdulo de Gerente, para que el movimiento de la cuenta se vea reflejado en el Informe de Flujo de Caja.

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Detalles. El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es obtener listados en los mdulos de Cartera y Proveedores, lo cual aplica siempre y cuando se tengan los mdulos instalados. No detalla Por Cobrar Por Pagar Terceros. El efecto de marcar es que en la causacin o contabilizacin del movimiento el valor se acumula a nivel de cada tercero que sea asignado en el registro. No Tercero Si tercero Retencin La marcacin de una cuenta como Retencin tiene efecto en la emisin de los certificados de retencin y las bases para los mismos, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retencin. Centros de Costos. La marcacin de una cuenta a nivel de centro de costos permite obtener reportes e informes financieros por cada uno. Si el objetivo es obtener un Estado de Resultados por cada centro de costos se debe asignar esta marcacin a todas las cuentas de resultados, o si se quiere obtener un Balance General, deben ser marcadas todas las cuentas que lo constituyen, como Centro de costos.

3. TIPO DE CUENTA Y NATURALEZA Tipo de Cuenta / Naturaleza: Se debe elegir a que tipo de cuenta corresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden y Orden por Contra.) y su naturaleza (Debito y Crdito). 4. OTROS DATOS Ajustable. Corresponde a la marcacin que se le deben asignar a las cuentas que son ajustables por inflacin. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios: Paag. Aplica para todas las compaas que ajustan al paag (Porcentaje de Ajuste Ao Gravable). Acuerdo. Esta marcacin se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje diferente, generalmente aplica para empresas del estado.

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Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por inflacin. Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema posteriormente solicita la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida

Moneda Extranjera / Ajuste Ext. : Se debe hacer la asignacin de este campo si se trabaja con moneda extranjera, la marcacin se debe realizar a cada una de las cuentas que se quieran ver reflejadas en dicha moneda, Si se asigna este campo, se debe indicar si Desea ajustar extranjera, para el respectivo ajuste a la diferencia en cambio. Cuenta Alterna: Este campo esta dado para poder llevar un paralelo entre en Plan nico de Cuentas. y otro plan de cuentas u otros cdigos con los cuales se tengan que presentar informes en otro pas. Datos de Bancos: En la presente ventana, se define la informacin de los bancos en los la empresa tenga cuenta(s) a su nombre y, solo si, est obligada a presentar anualmente informacin exgeno (medios magnticos), adems la versin controla el consecutivo de cheques y mostrara la siguiente informacin:

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Cuenta de bancos: En caso que la cuenta que se est parametrizado llevar el movimiento de los mismos (ejemplo 1110XXXX) y debe aparecer en la informacin exgena. Identificacin de la Entidad: Es el Nmero de identificacin del Banco (NIT). Debe ser creado previamente por la opcin Contabilidad Administracin de Terceros Apertura como tipo de tercero Otros. Sucursal: Se indica el cdigo de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la opcin Contabilidad Administracin de Terceros Apertura, indicando que maneja sucursales, proceso que se presentar ms adelante. Cabe anotar, que si en el momento de la creacin del tercero (Banco) no se marc la opcin Maneja Sucursales, no habilitar la opcin sucursal en esta ventana. Permite el control de la numeracin tanto del cheque inicial como el final de las diferentes chequeras Parametrizaremos para el taller de Nuestra empresa la cuenta Corriente en el banco de Bogota C.Cte. No 14524545 la cual debemos parametrizar en SIIGO. Para trabajar la estructura veamos lo siguiente.

NIVEL GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR SUBAUXILIAR

CODIGO 11 1110 111005 11100501 1110050101

DESCRIPCION Disponible Bancos Moneda Nacional Banco de Bogota Cuenta Corriente No 14524545

Detalles: No detalla no se requieren informes de esta cuenta en los mdulos de CXC y/o CXPp. Terceros: No tercero no se requiere informes de esta cuenta discriminado por terceros Centros de Costos. Se marca cuando se requiere informes por centros de costos en nuestro caso requerimos informes financieros por centros de costos. Tipo de Cuenta / Naturaleza: Marque el tipo de cuenta (Activo) / Marque la naturaleza de la cuenta (Debito). Ajustable. No aplica no es una cuenta ajustable Moneda Extranjera / Ajuste Ext.: No asignaremos estos campos ya que no manejaremos moneda extranjera. Cuenta Alterna: No aplica ya que no marcamos el anterior tem Datos de Bancos: Llenaremos esta opcin, cuando hayamos creado el banco como tercero.

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1. ASISTENTE DE CONFIGURACION 15: Se debe definir si la empresa maneja los parmetros de autorretencion, definir formas de pago y actividades econmicas. para las formas de pago y actividades es necesario crear 1 obligatoriamente.

1. Maneja Autoretencin: Recordemos que cuando la compra se hace a una persona que pertenece al grupo de los Grandes contribuyentes no se le practica retencin en la fuente, puesto que estos son autoretenedores y ellos mismos son quienes deben practicarse la respectiva retencin. Por lo tanto si usted es autorretenedor lo marca de lo contrario no. 2. Este parmetro se debe establecer para el mdulo de Documentos y se debe definir una forma de pago por cada cuenta que se haya definido detallada

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por Cobrar o por Pagar, asignando un cdigo y una cuenta contable respectivamente. 3. Si defini en el campo reforma tributaria municipal que SI, se deben registrar las actividades econmicas su tarifa y cuenta de aplicacin, de las personas jurdicas y naturales con las cuales comercializa sus productos o servicios.

Crearemos las formas de pago correspondientes a: Descripcin Pagos en efectivo Clientes Nacionales Cliente de Extranjero Proveedores Nacionales Proveedores Extranjeros Entre otras Cdigo 001 002 003 101 102 Cuenta contable 110505 130505 131005 220505 221005

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 16: se debe parametrizar la actividad primaria obligatoriamente.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 17: SE DEBE PARAMETRIZAR AL MENOS 1 VENDEDOR, 1 COBRADOR Y DEFINIR 1 CLASIFICACION DE CLIENTES. (OBLIGATORIO). El sistema requiere de estos datos para poder crear los reportes que corresponden a cada uno

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Miremos el proceso de la apertura del Tercero.

Miremos el proceso de la apertura del Vendedor

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Estos datos se pueden modificar o adicionar

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Miremos el proceso de la apertura del Cobradores

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Estos datos se pueden modificar o adicionar

Miremos el proceso de la apertura de Calificaciones

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Estos datos se pueden modificar o adicionar

1. SIIGO cuenta con 16 tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la informacin de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos. En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compaa requiere para ingresar la informacin correspondiente a las transacciones comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos est identificado por una letra, que indica el tipo de documento que se est trabajando.

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Si el sistema no encuentra una tabla de inventarios creada, generara esta ventana.

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El Sistema muestra las modificaciones de las nuevas versiones en dos formatos Word o URL

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5. PARAMETRIZACION 5.1. CREACIN DE PASES Y CIUDADES.

RUTA Nuevo Men: Administracin Parmetros Parmetros Generales Registro de Ciudades RUTA Men Tipo Explorador: Parametrizacin Registro de Ciudades. Se pueden crear hasta 999 pases y 9999 ciudades, empleando cdigos numricos Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas. El Cdigo del DANE es un campo informativo nicamente y se puede parametrizar para que al digitar la ciudad aparezca el cdigo DANE.

Para grabar la ciudad y el pas a crear se debe hacer click sobre el cono la tecla de funcin F1.

, o con

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5.2.

CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS

RUTA: Contador Administracin de Centro de Costos Apertura de Centro de Costos

CENTROS DE COSTOS. Se pueden crear hasta 9999, este parmetro se define para poder llevar detallado los ingresos o los gatos por reas especificas de la compaa, de manera que se puedan tener informes financieros y movimientos detallados por cada uno. SUBCENTROS DE COSTOS. Se pueden definir hasta 999 por cada centro de costo, para poder detallar por reas mas especificas dentro de cada centro de costos.

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5.3.

DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL

. RUTA: Parmetros - Registro de Control La informacin definida dentro del registro de control corresponde a los datos que tienen efecto en los parmetros que se establezcan ms adelante o en los informes generados en cada uno de los mdulos, ya que sirve para definir la informacin correspondiente a: Los datos generales de la empresa instalada Informacin tributaria de la empresa instalada Definicin de parmetros generales del programa

5.3.1. Datos Generales De La Empresa Instalada

Los campos que se deben diligenciar son: Direccin. Tiene una longitud de cien (100) posiciones alfanumricas. En este campo se debe digitar la direccin de la empresa. Ciudad. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la empresa. Cdigo Pas y Ciudad. Asigne el cdigo que haya parametrizado en la creacin de pases y ciudades.

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Direccin. Tiene una longitud de cincuenta (50) posiciones alfanumricas. En este campo se debe digitar la direccin de la empresa E-mail. Tiene una longitud de cuarenta (40) posiciones alfanumricas. En este campo se debe digitar la direccin electrnica de la empresa. Ciudad. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la empresa. Cdigo Pas y Ciudad. Asigne el cdigo que haya parametrizado en la creacin de pases y ciudades. Telfonos. Se pueden asignar cuatro nmeros telefnicos Moneda Nacional. Coloque la descripcin de la moneda de su pas, este parmetro tiene efecto directamente en la impresin de los valores en letras en los documentos. Signo moneda. Digite el signo de la moneda, este campo afecta en la impresin del valor del cheque. Sigla Identificacin. Digite en este campo la palabra NIT o de acuerdo a la sigla utilizada en cada pas para la identificacin de la empresa. Sigla Impuesto Ventas. Digite la sigla de impuesto a las ventas IVA.

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Porcentaje Inters Mora. Ingrese la tasa efectiva mensual de inters por mora. Esta asignacin tiene efecto en el estado de cuenta impreso y circular de cobro, en el mdulo de cartera. Ayuda en lnea: Este campo se selecciona si se requiere que durante los procesos realizados en el programa, antes de ejecutarlos el sistema genere un cuadro explicativo de los mismos. Numero de Informe Diario. Asigne el nmero de autorizacin del Libro Diario de Facturacin si su compaa esta obligada a llevarlo. Se debe asignar el consecutivo de numeracin. Conversin a Moneda Extranjera: Si genera operaciones en moneda extranjera, seleccione el campo para que el sistema haga la conversin automtica y pueda tener informes en las diferentes monedas siempre que se haya alimentado la tasa de cambio diaria. Aplica rgimen de Detraccin. Este aplica para el Rgimen Tributario del Per 5.4. DEFINICIN DE MONEDAS

RUTA: Parmetros Registro de monedas

Mediante esta opcin el administrador del programa puede generar claves para cada

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uno de los usuarios. En SIIGO es posible definir hasta 99 monedas diferentes a la moneda local. Se deben parametrizar a partir del cdigo (01) el programa automticamente le da el cdigo (00) a la moneda local que este en el registro de control Pesos Mcte, permite manejar smbolo y la tasa diaria para cada tipo de moneda. El programa permite elaborar documentos contables en cualquier tipo de moneda y a su vez hace el proceso de conversin en pesos automticamente, de esta manera se podrn obtener estados de cuenta en moneda local y moneda del exterior siempre que se haya capturado la tasa de cambio diaria y se haya definido en parmetros registro de control Conversin a Extranjera. Es importante tener en cuenta que cuando se trabaja con moneda extranjera, al final del mes debe ejecutarse el proceso ajuste de Diferencia al Cambio

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5.5.

REGISTRO DE CLAVES

RUTA: Parmetros Registro de Claves Mediante esta opcin el administrador del programa puede generar claves para cada uno de los usuarios. Cuando se ingresa al Registro de Claves, aparece otra pantalla con tres opciones las cuales son: Parmetros: Es la creacin y/o modificacin de las diferentes variables que aplican para la definicin de una clave. Auditoria: Permite generar informes donde muestra las fechas y cambios de los accesos de la respectiva clave. Intentos Fallidos: Permite verificar los usuarios que han intentado ingresar al sistema con clave errada. Al seleccionar con click significa SI al dejar en blanco significa que No Autoriza utilizar este parmetro.

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Admn. Crea clave de usuario con el perfil de administrador del sistema Opciones. Las seleccionadas en la pantalla son las que maneja el Siigo Contador en asignacin de claves de usuario. Id Usuario: Se registra la Identificacin del Usuario, que es un nombre corto con el cual se identifica, tiene una longitud hasta de 8 caracteres.

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Fecha de Expiracin: Fecha en la cual el sistema solicitar cambio de clave. En el caso en que se requiera dar un tiempo ilimitado de acceso al usuario se registra la fecha en formato 9999/99/99. Das de Aviso: Lapso de das antes de su expiracin, durante los cuales el sistema avisar a travs de un mensaje el cambio de la clave. Longitud Mnima: Se puede parametrizar la longitud Mnima de la clave por usuario, permitiendo solo hasta 8 dgitos mximo. Das de Prolongacin: Nmero de das en los cuales se prolongar la vida de la clave luego de la fecha de expiracin. Obliga cambio de clave al primer ingreso: Obliga al usuario a cambiar su clave cuando ingresa por primera vez con ella al sistema. En el mantenimiento de permisos por claves, que es la ventana que aparece a continuacin, se debe dar permiso nicamente al mdulo de documentos

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Para asignar permiso sobre determinada opcin se debe seleccionar y posteriormente dar clic sobre el icono Si se quieren asignar todos los permisos que se encuentran en las opciones del men se debe dar un clic sobre el icono As como se asignan permisos tambin pueden ser suspendidos con el icono

para quitar permisos uno a uno o con el icono los permisos.

para quitar todos

Una vez se han asignado todos los permisos se guardan con el icono

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5.6. CLAVE DE USUARIO

Para la clave de usuario, el nombre del usuario y la clave sern los asignados por el Administrador del programa.

Se recomienda que inmediatamente se realice el ingreso al sistema, por la opcin Otros Cambio Clave de Usuario, sea modificada la clave.

Si es necesario cambiar la Identificacin del Usuario, el Administrador del sistema debe realizar la creacin de una nueva clave por la opcin Parmetros Registro de Claves. Importante: Si un usuario intenta ingresar con clave errada, al tercer intento fallido, el sistema lo bloquear y solo el administrador de SIIGO, lo podr activar nuevamente repasando la clave del usuario, por la opcin Parmetros Registro de Claves.

5.7.

MULTIPLES CLAVES DE ADMINISTRADOR

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En el registro de claves normal, a travs de la opcin llamada Admn., se podr marcar si la clave que se esta creando es una clave de administrador. Al seleccionar este parmetro la clave ya no es una clave de usuario normal sino que tendr los privilegios de una clave de administrador.

Una vez se termina de dar la clave del usuario creado, mostrara clave quedo creada. Por lo anterior, para poder cambiar dicha clave se realizar por la misma opcin ya Existente Ruta. Parmetros - Cambio de clave en Administracin.

Permite desbloquear la clave de ADMON en el caso que ya haya sido bloqueada. Para realizarlo debe tener una nueva clave que sea de administrador, ingresar con dicha clave al sistema.

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Ingresar a la opcin Parmetros - Cambio de clave en Administracin y cambiar clave con usuario ADMON. 5.8. INTENTOS FALLIDOS

Para verificar los usuarios que han intentado ingresar al sistema con clave errada, el sistema genera un reporte con esta informacin, en la opcin Parmetros Registro de Claves Intentos Fallidos:

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Para generarlo se debe digitar el rango de fechas en el que se desea verificar la informacin.

Este informe se puede generar impreso, en vista preliminar enviar a Excel:

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5.9.

BLOQUEO DE FECHA

RUTA: Parmetros - Bloqueo de fecha El bloqueo de fecha protege la informacin contra borrado o adicin de registros de periodos ya auditados.

Se puede desbloquear segn lo estime conveniente El administrador del programa con la tecla F9 botn mover en ceros.

5.10. DEFINICIN DE PLAN UNICO DE CUENTAS

RUTA: Contador Administracin del P.U.C. Apertura de cuentas Contables Apertura plan de cuentas El Catlogo de Cuentas contiene la relacin ordenada y clasificada de las clases, grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos, Cuentas de Orden y Orden por Contra, identificadas con un cdigo numrico y su respectiva denominacin, segn el seleccionado en la instalacin de la empresa. El

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Catlogo de cuentas en SIIGO representa el eje principal de la informacin de todos los mdulos que lo componen, ya que define: Niveles de Clasificacin Enlaces Contabilidad - Otros Mdulos Caractersticas Especiales

Niveles de clasificacin GRUPO

Corresponde a la estructura en la cul deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en relacin la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La definicin de los niveles deben estar acorde con las normas contables que existen segn el Decreto Reglamentario 2649 de 1993. NIVEL GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR SUBAUXILIAR CODIGO 11 1110 101005 11100501 1110050101 DESSCRIPCION Disponible Bancos Moneda Nacional Banco de Bogota Cuenta Corriente No 26411810

Hasta el nivel de la Subcuenta se mantiene un paralelo con el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, en cuanto a los cdigos y la descripcin, si en la instalacin de la empresa se indic Mantiene el P.U.C. SI 5.11. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MDULOS

A travs del Plan nico de Cuentas es posible establecer enlaces desde el mdulo de contabilidad con los dems mdulos de SIIGO, y de su correcta definicin depender el buen manejo del programa en forma integrada y la obtencin de informes. Los campos que definen estos enlaces son:

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Disponible. Esta opcin se marca cuando se quiere que el movimiento de las cuentas de Caja o Bancos se vea reflejado en el informe de Flujo de Efectivo del mdulo del Gerente Detalles. El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es obtener listados en los mdulos de Cartera y Proveedores. Las cuentas que se detallan son: Por Cobrar 130505, 130510, 1310, 280505 y 136595. Por Pagar 2105, 220505, 221005, 2335 y 133005.

Terceros. El efecto de marcar una cuenta como Si tercero, es para que en la causacin o contabilizacin del movimiento el valor se acumula a nivel de cada Tercero que sea asignado en el registro. La marcacin de una cuenta como Retencin tiene efecto en la emisin de los certificados de retencin y las bases para los mismos, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retencin.

Centros de Costos. La marcacin de una cuenta a nivel de centro de costos permite obtener reportes e informes financieros por cada uno. Si el objetivo es obtener un stado de Resultados por cada centro de costos se debe asignar esta marcacin a todas las cuentas de resultados, o si se quiere obtener un Balance General, deben ser marcadas todas las cuentas que lo constituyen, como Centro de costos. Ajustable. Corresponde a la marcacin que se le deben asignar a las cuentas no monetarias que son ajustables por inflacin, como por ejemplo: Inventarios,

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Propiedad planta y equipo, Diferidos y Patrimonio. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios: Paag. Se aplica para todas las compaas que ajusta al porcentaje acumulado (ajuste ao gravable). Acuerdo. Esta marcacin se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje diferente, generalmente se aplica para empresas del estado. Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por inflacin.

Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema posteriormente solicita la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida.

Moneda Extranjera / Desea ajustar Extranjera : Se debe hacer la asignacin de este campo si se trabaja con moneda extranjera, la marcacin se debe realizar a cada una de las cuentas que se quieran ver reflejadas en dicha moneda, Si se asigna este campo, se debe indicar si Desea ajustar extranjera, para el respectivo ajuste a la diferencia en cambio. Tipo de Cuenta / Naturaleza: Se debe elegir a que tipo de cuenta corresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden y Orden por Contra.) y su naturaleza (Debito y Crdito).

Cuenta alterna: Cuando alguna empresa sea filial de una matriz extranjera en donde tenga que enviar balances con el cdigo de las cuentas de la filial, se deben incluir el cdigo contable de la matriz y el nombre de esta cuenta como la tenga catalogada la sociedad matriz.

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Caracterstica: Esta opcin se marca cuando se quiere que el movimiento de las cuentas se vea reflejado en los informes tributarios del mdulo del Auditor.

Datos de los bancos: Estos datos son para los medios magnticos, en el caso del cdigo relacionado con Bancos donde solicita el acumulado por entidad financiera, razn social y Nit.

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5.12. CREACIN DE TERCEROS FOTO DEL TERCERO Para subir la foto en siigo es necesario dentro de la carpeta de siiwi01, siiwi02, siiwi03 etc Crear una carpeta con el nombre de IMGENES.

Adems dentro de esta crear una carpeta con el nombre de TERCEROS

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Dentro de esta carpeta se debe guardar la foto del tercero con las siguientes caractersticas: Debe tener un tamao de 156 X 156 Debe nombrarse con el nmero del nit respectivo con una extensin .BMP Ej: la cedula 79458539 se bebe nombrar as: 0000079458539000 .bmp

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En el momento de la creacin del tercero en siigo cuando se digita la cedula aparece la respectiva imagen.

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RUTA: Contador Administracin de terceros Apertura de terceros En esta opcin se puede hacer la creacin de la base de datos de todos los terceros: Clientes, Proveedores y Otros, asignando la marcacin respectiva. Para crear un tercero se deben diligenciar los siguientes datos: Nit. (16 posiciones numricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluir el dgito de verificacin. Numero de Identificacin del Extranjero. Este se asigna a los terceros el extranjero para ser ledo por el asistente de Medios Magnticos DIAN para reportar las transacciones realizadas con terceros del Extranjero de Con respecto aquellos cdigos que se deben reportar Nit de extranjeros, ya no es necesario que se lleve un consecutivo de cada uno de los Nits, se podrn registrar nuevamente con los nueve cuatro Ejemplo: 444444444. Maneja Sucursales / Sucursal. Cuando el mismo NIT posee diferentes direcciones de entrega (Mismo Nit, con diferentes direcciones), a continuacin preguntar el nmero de Sucursal a crear desde 001 hasta 999. Nombre. (Campo 60 posiciones alfanumricas). Este nombre debe corresponder con el NIT que se ha registrado en la cmara de comercio.

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Contacto. (Campo 50 posiciones alfanumricas) que le permitir en un momento dado establecer una persona especfica con quien comunicarse. Pas / Ciudad. Asignar al cual pertenezca el tercero. Este campo lo valida el Asistente de Medios Magnticos DIAN Activo. Con esta marcacin lo muestra en la lista de las diferentes consultas y elaboracin de comprobantes, caso contrario no lo muestra. Direccin. (Campo de 100 posiciones alfanumricas), asigne la direccin del tercero en los dos campos existentes. Telfonos Fax A.A. Digite hasta cuatro (4) nmeros telefnicos del NIT, el nmero del Fax y el Apartado Areo del Tercero. Sexo. Asigne la letra que corresponda, (E/M/F) Empresa, Masculino o Femenino, pueden ser personas Naturales o Jurdicas. Cumpleaos. Digite la fecha de nacimiento o de Constitucin si es una persona jurdica, ao de cuatro dgitos, mes de dos dgitos y da de dos dgitos, seguidos sin separaciones Tipo. Seleccione el correspondiente, NIT o Cdula. Digito Verificacin. Si en el campo anterior seleccion NIT debe asignar el dgito de verificacin para este tercero, si asign Cdula no lo exige. Clasificacin. Seleccione el correspondiente Cliente, Proveedor otros. Beneficio DIAN Retiva Compras. Se asigna a los proveedores a los cuales se les practica retencin de IVA segn el beneficio de aplicacin por el Decreto 415 del 2004 y Decreto 2502 del 2005. Clasificacin. La solicita el sistema cuando el tercero creado se marca como Cliente Proveedor

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5.13. BORRADO DE NIT Para Eliminar Nits, ya creados basta con accesar el Nit a borrar y pulsar la tecla de funcin F5 sobre el nombre, en caso de que el Nit tenga movimiento. Pero si el nit tiene un saldo no podr ser borrado y en el pie de pantalla aparecer El Nit tiene movimiento no borra MANTENIMIENTO DE TERCEROS RUTA: Contador Administracin de terceros Mantenimiento de terceros Esta opcin se utiliza para modificar en forma general o individual el movimiento de los Nits. MANTENIMIENTO GENERAL Ruta: Contador Administracin de terceros Mantenimiento de terceros General. Si desea realizar mantenimiento de Nits, trasladando todo el movimiento de un perodo especifico a un nit correcto, se realiza por mantenimiento general.

Nit Actual. Digite el Nit a Cambiar, paso seguido aparecer el nombre del tenedor de ese Nit, en caso de no existir en el pie de pantalla aparecer NIT no catalogado. Nit Nuevo. Digite el Nit Nuevo, al cual va a trasladar todo el movimiento, en caso de no existir digite el Nombre a crear (50 posiciones). Nombre. Digitar el nuevo nombre del tercero si tambin cambia la razn Social.

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Desea mantener el contacto del Nit Actual. Si se mantiene el nombre del tercero al cual se le esta realizando el mantenimiento. Ao Desde. Digitar desde donde se desea modificar el movimiento. Esta Seguro. Si los datos estn correctos seleccionarlo, caso contrario dar Esc y retomar el proceso de forma correcta. MANTENIMIENTO INDIVIDUAL Ruta: Contador Administracin de terceros Mantenimiento de terceros Individual Se utiliza en caso de haber grabado en forma incorrecta alguna secuencia el comprobante: Permite modificar la cuenta, descripcin, valor, base de retencin, Nit y nombre del tercero, estas modificaciones las toma para los certificados de retencin.

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INACTIVOS Ruta: Contador Administracin de terceros Mantenimiento de terceros Inactivos POR PROCESO. El sistema marca como Inactivos el rango de terceros seleccionado. Nmero de meses. Corresponde a la cantidad de meses que se verificaran hacia atrs, para identificar que el tercero no tenga movimiento. Rango de Terceros. Es el rango de NITS que se verificaran para hacer la marcacin. El sistema marcar automticamente los terceros que no tengan movimiento y cuyos saldos a 31 de diciembre sean ceros.

INFORME. Solicita rango de fechas y Nits a mostrar en orden alfabtico numrico en Excel.

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Muestra las modificaciones realizadas y con que usuario del sistema en que fecha y hora.

5.14. DEFINICION DE DOCUMENTOS El proceso de parametrizacin de los documentos es uno de los ejes centrales en la implementacin del programa SIIGO, ya que las definiciones hechas aqu afectaran todos y cada uno de los procesos contables. Con las definiciones que se tengan para el proceso de documentos se puede asegurar el xito en el resultado final de la implementacin, as como la obtencin de informes tiles y exactos. Dentro de la definicin de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: Tipos de documento Numeracin

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Tipo de documento: Cuenta con nueve tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la informacin de la empresa. En este listado se encuentran los principales para ingresar la informacin correspondiente a las transacciones comerciales y contables, cada uno de ellos est identificado por una letra, que indica el tipo de documento que se est trabajando. Ruta: Contador Opciones administrador Definicin de documentos

5.14.1. TIPOS DE DOCUMENTO A Ajustes x Inf. Documento que permite contabilizar los ajustes por inflacin de ctivos fijos propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y dems partidas No monetarias. Adems este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera.

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C Nota Crdito. Documento que permite tener control contable de las notas crdito bancario o tener control de las devoluciones de factura con el fin de afectar los costos de forma manual. D Nota Debito. Documento que permite tener control contable de las notas debito bancarias o tener control de las devoluciones de mercancas de la empresa hacia los proveedores. F Factura de Venta. Documento contable que permite tener control de la facturacin hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorizacin. G Comprobante de Egreso. Documento que permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores. H Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se presente cualquier tipo de situacin diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercanca, etc. J Nota de devolucin: Documento que permite tener control a las devoluciones de mercancas o devolucin de facturas. L Otros. Documento que permite tener control contable a los dems conceptos que no aparecen en este listado. Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de ao, Saldos iniciales, etc. N Nota interna. Documento que permite tener un consecutivo de las notas internas de contabilidad. O Nota de produccin: Documento que permite tener un control sobre la transformacin de materia prima a producto terminado. P Registro de compras. Documento que permite tener un control contable de las compras de servicios y compras de activos fijos o propiedad, planta y equipo. R Recibo de caja. Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por cancelacin de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes. Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarn los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarn los diferentes campos que los componen. S Nota de Remisin: Documento que permite dar salida al inventario y posteriormente va a ser facturada. T Nota de Traslado: Documento que permite mover mercanca de una bodega a otra. U- Devolucin de Compras: Documento que permite tener control sobre las devoluciones de mercancas realizadas por los proveedores

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5.14.1.1.

FACTURA DE VENTA

El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente los valores correspondientes al inventario vendido, afectando la correspondiente carga tributaria. Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilizacin por reas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripcin. La descripcin que se debe asignar es una abreviatura de la utilizacin que se le dar a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.

Estado Del Documento. De bebe marcar esta opcin si se quiere inactivar un documento el cual no se quiera volver a trabajar.

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Numeracin Inicial. Digite el nmero desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Nmero de tems. Digite el nmero mximo de tems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir mximo 300 tems. Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.

Importante. Esta opciones tiene efecto cero en el Siigo Contador debido a que el sistema las utiliza para realizar estos clculos por el modulo de Elaboracin de Documentos. Cta. Retencin Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilizacin de la retencin en la fuente al momento de grabar el registro de venta. Recuerde que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura del registro de venta para que no disminuya la base para el clculo del IVA Devuelto. Cuenta ICA Anticipo. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizar la retencin de ICA que le practiquen. Para el PUC comercial, la cuenta es 135518. Cuenta Retencin IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizar la retencin de IVA que le practiquen. Para el PUC comercial, la cuenta es 135517. Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la venta se pueden definir tres cargos y tres descuentos, los cuales hacen referencia a valores que pueden en algunas ocasiones aumentar o disminuir el valor a pagar en la compra. En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retencin en la fuente que se practique (que obligatoriamente va en la tercera casilla). En las lneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la compra fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el

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IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual ser contabilizado el valor correspondiente. Importante: Desde el campo Cuenta de Retencin descuento 3 hasta los campos de cargos y descuentos, No aplican para Siigo Contador su efecto es cero. 5.14.1.2. COMPROBANTE DE EGRESO

El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para ada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso solo se definir un tipo de recibo.

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Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 iferentes, con el fin de tener organizada la contabilizacin por reas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripcin. La descripcin que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dar a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeracin Inicial. Digite el nmero desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Nmero de tems. Digite el nmero mximo de tems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir mximo 250 tems. Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso. Cuenta Banco. Digite el cdigo de la cuenta del Banco que ms utilice para girar, este cdigo se puede modificar en la elaboracin del comprobante de egreso. 5.14.1.3. RECIBO DE CAJA

El recibo de caja se utiliza para registrar contablemente todas las entradas de dinero a la empresa, especialmente por motivo de cancelacin de facturas de clientes. Dentro los documentos tipo R se pueden definir hasta 999 diferentes, uno por cada caja, siempre que se lleven consecutivos diferentes. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso solo se definir un tipo de recibo.

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Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilizacin por reas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripcin. La descripcin que se debe asignar es una abreviatura de la utilizacin que se le dar a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeracin Inicial. Digite el nmero desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes Nmero de tems. Digite el nmero mximo de tems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir mximo 250 tems. Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso La versin 5.1 incorpora un nuevo documento conocido como TIPO U utilizado para las devoluciones en compras.

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6.

PARMETROS GERENTE.

RUTA: Parmetros Parmetros Gerente Esta opcin aplica para definir los rangos de algunas cuentas que se toman como base para generar algunos informes dentro del mdulo del gerente.

Rango de bancos. Se debe ingresar el rango de las cuentas de bancos que utilic la empresa las cuales sern utilizadas en el informe de saldos bancarios en el modulo de Gerente. Ejemplo: 111005, 112005, etc. Rango de efectivo. Se debe ingresar el rango de las cuentas de caja que utilic la empresa las cuales sern utilizadas en el informe de flujo de fondos en el modulo de Gerente. Ejemplo: 110505, 110510, etc. Factor de Conversin. Este aplica para los Siigos que tienen el modulo de inventarios el cual lee los productos que manejan factor de conversin, para el Contador No Aplica. 6.1. COMPROBANTES PREFIJADOS.

RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes prefijados Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se convierten en operaciones peridicas repetitivas. Algunas de ellas son las diferentes

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provisiones (Cartera, inventarios, activos, gastos de personal, etc.), y causaciones de gastos pagados por anticipado. Cuando se ingresa a comprobantes prefijados muestra tres opciones las cuales son:

6.2.

COMPROBANTES PREFIJADOS.

RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes prefijados Se utilizan para optimizar tareas de registros contables que para el ente se convierten en operaciones peridicas repetitivas. Algunas de ellas son las diferentes provisiones (Cartera, inventarios, activos, gastos de personal, etc.), y causaciones de gastos pagados por anticipado. Cuando se ingresa a comprobantes prefijados muestra tres opciones las cuales son: Fija. Es la parametrizacin de cada uno de los comprobantes prefijados que se van a utilizar. Imprime. Es la impresin de un listado de todos los comprobantes parametrizados. Utiliza. Es correr el proceso para realizar la respectiva causacin o contabilizacin. 6.3. FIJA PREFIJADOS

RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes prefijados Fija Cuando se ingresa por la opcin Fija parametrizacin de comprobantes prefijados se deben actualizar uno a uno los datos que solicita:

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Esta herramienta permite definir los parmetros requeridos para ejecutar mensualmente y de forma automtica la contabilizacin de un comprobante contable sin que sea necesario hacerlo manualmente o para efectuar el clculo de las provisiones de nmina como son las cesantas, intereses de cesantas, primas de servicios, vacaciones o contabilizacin de parafiscales.

Nmero de Comprobante. En este campo se debe digitar el nmero del comprante que se quiere definir para efectuar las contabilizaciones que se van a realizar de forma automtica. El programa permite crear hasta 999 comprobantes y se debe crear un comprobante por cada concepto. Ejemplo: 001 Provisin de Cesantas, 002 Prima de Servicios, 003 - Vacaciones, 004 Intereses de Cesantas, etc. Secuencia. Las secuencias permiten efectuar un registro ordenado de cada una de las contabilizaciones que se quieren efectuar o para organizar las cuentas que forman base para el clculo de cada concepto de provisin o parafiscales. As mismo permite afectar centros diferentes para una misma cuenta contable. Porcentaje /Valor. Si la contabilizacin se desea efectuar por porcentaje se debe seleccionar porcentaje y si se desea hacer por valor se debe digitar Valor. Para el caso de las provisiones de nmina o contabilizacin de los aportes parafiscales se efectan con un porcentaje, por lo que se recomienda escoger esta opcin. Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias. Saldos o Movimiento. El clculo de las provisiones de las prestaciones sociales y de los aportes parafiscales se debe efectuar sobre el movimiento de las cuentas que forman base para las provisiones y aportes parafiscales. Esta opcin nicamente aparece si se escogi la opcin Porcentaje, en caso contrario no aparecer. Despus de escoger la opcin de saldo o movimiento el programa habilita un campo en el que se debe digitar el porcentaje de clculo de provisin o aportes parafiscales. Si se escogi la opcin de Valor el programa habilitar un campo para digitar el valor que se quiere contabilizar.

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Cuenta de Clculo. En este campo se deben digitar las cuentas contables que se van a tomar como base para el clculo de las provisiones o aportes parafiscales. En este campo el programa nicamente permite digitar una cuenta, pero en el clculo de las provisiones o aportes parafiscales se toman como base varias cuentas contables. En este caso es necesario crear una nueva secuencia para las diferentes cuentas que forman base para el clculo de las provisiones o aportes parafiscales Centro de Costo. En este campo se debe digitar el cdigo del centro de costo que se quiere afectar en el clculo de las provisiones o aportes parafiscales. Si una misma cuenta de clculo afecta varios centros de costo se deben crear una nueva secuencia llamando la misma cuenta, pero afectando un centro de costo diferente. Descripcin. En este campo se debe escribir el detalle o descripcin de la contabilizacin que se est efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad. Cuenta Dbito. En este campo se debe digitar la cuenta contable del gasto de la provisin o aportes parafiscales en la que se realizar la contabilizacin, de acuerdo al clculo que efecte el programa Nit. Las provisiones se deben registrar a un nit o tercero especfico y en este caso se debe digitar el nit de la empresa. Cuenta Crdito. En este campo se debe digitar la cuenta contable del pasivo que corresponde a la provisin o aportes parafiscales. Nit: Las provisiones se deben registrar a un nit o tercero especfico y en este caso se debe digitar el nit de la empresa. RECUERDE. El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta de clculo por el porcentaje establecido en el comprobante prefijado. Para Modificar un comprobante ya creado basta con llamarlo y repasarlo aplicando las modificaciones deseadas. Para Eliminar un comprobante ya creado se llama por esta misma opcin y ubicando el cursor al frente del campo Porcentaje con el botn. UTILIZA COMPROBANTES PREFIJADOS RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes prefijados Utiliza Esta opcin permite utilizar los comprobantes que estn fijos con el fin de realizar su registro contable. Digite el Tipo de Documento, donde desea que sea actualizado el comprobante, paso seguido aparecer el nombre del documento a utilizar. Se debe crear un tipo de documento L para la contabilizacin de los comprobantes prefijados.

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Escoja desde que numero de prefijado hasta que numero fue parametrizado para hacer la contabilizacin automticamente. En caso de que el nmero digitado no se encuentre dentro de los catalogados, en el pie de pantalla aparecer Comprobante no esta, digite enter e intente nuevamente.

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COMPROBANTES DIFERIDOS RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes diferidos Comprende el conjunto de cuentas representadas en el valor de los Gastos Pagados por Anticipado y de los Cargos Diferidos en que incurre el ente econmico en el desarrollo de su actividad, que representan bienes o servicios adquiridos de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en otros perodos futuros. Son objeto de amortizacin extincin gradual correspondiente a las alcuotas mensuales resultantes del tiempo en que se considera se va a utilizar o recibir el beneficio del activo diferido segn Decreto 2650 de 1993. De acuerdo con el mismo decreto en la distribucin del Plan nico de Cuentas (P.U.C.) las cuentas que hacen parte del grupo 17 Diferidos son las siguientes y se clasifican en No Ajustables y Ajustables por Inflacin. No ajustables 1705 Gastos Pagados por Anticipado: Intereses, Honorarios, Comisiones, Seguros y Fianzas, Arrendamientos, Bodegajes, Mantenimiento de Equipos, Suscripciones 1730 Cargos por Correccin Monetaria Diferida

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Ajustables por Inflacin 1710 Cargos Diferidos: Remodelaciones; Estudios, investigaciones y proyectos; Programas para computador, ntrenamiento de personal; Publicidad, propaganda y Promocin, entre otros. 1715 Costos de Exploracin por amortizar 1720 Costos de Explotacin y desarrollo 1798 Amortizacin Acumulada Para el caso de las cuentas No Ajustables: Deben llevar la marcacin de SI Tercero y debe estar como N en Ajustable. Para el caso de las Cuentas Ajustables Deben llevar la marcacin de SI Tercero. Tanto la cuenta de activo diferido (17XXXX) como la cuenta de ajuste por inflacin (17XX99) deben estar marcadas como ajustables al diferido (D) y debe ingresarse la Cuenta Dbito del Ajuste con su respectiva contrapartida. Si no tienen dicha marcacin no se llevar a cabo el comprobante de ajuste a los diferidos (Documento tipo A) en forma automtica. Al ingresar a la opcin de Comprobantes Diferidos, el sistema ofrece las siguientes alternativas:

Fija: Escogiendo esta opcin el programa permite definir los comprobantes para los diferidos. Imprime: En esta opcin el programa permite generar una impresin de la parametrizacin de los Comprobantes Diferidos. Utiliza: Esta opcin permite ejecutar de forma automtica la amortizacin de los diferidos.

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FIJA DIFERIDOS RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes Diferidos Fija Cuando se ingresa por la opcin Fija parametrizacin de comprobantes Diferidos se deben actualizar uno a uno los datos que solicita:

Nmero Diferido. Corresponde al consecutivo que se asigna al diferido para su control. El programa permite crear hasta 999.999 comprobantes de diferidos diferentes. Descripcin. Corresponde al detalle del movimiento, el cual aparecer en el documento contable en el momento de utilizar el comprobante diferido. Fecha. Corresponde a la fecha de adquisicin del diferido y a partir de la cual desea amortizarse y/o ajustarse. Si se intentase generar el proceso contable del diferido inferior a esta fecha no genera nada ya que se valida que se realice con una fecha superior a la digitada. Valor Total: En este campo se debe digitar el valor total del diferido que se va a amortizar.

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Monto: En este campo se debe digitar la cuota o el valor que se desea amortizar mensualmente. Saldo. Cuando el diferido se inicia, el saldo equivale al mismo valor del diferido; de o contrario, corresponde al saldo pendiente por amortizar. Por otro lado, cada vez ue se ejecuta el proceso y/o se generan los comprobantes, este valor se va actualizando automticamente, reflejando el saldo pendiente a diferir. Activo. Indica si el diferido esta activo o inactivo, es decir que para aquellos diferidos que estn como No, no generar el comprobante contable ni por amortizacin ni por ajuste a la amortizacin as este tenga un saldo pendiente. Cuotas: El programa calcula de forma automtica el nmero de cuotas con las que se har la amortizacin del diferido (Valor Total / Monto = No. de Cuotas). Si se quiere cambiar el nmero de cuotas se puede hacer en este momento y el programa calcular automticamente el monto que se debe amortizar mensualmente. Saldo Ajuste Diferido: Es informativo y muestra el acumulado de los valores que por concepto de ajustes por inflacin han afectado el diferido y que aun est pendiente por amortizar. Saldo cuotas: Es informativo y muestra el nmero de cuotas que faltan por amortizar para que el diferido sea igual a cero 0. Cuenta Dbito: En este campo se debe digitar la cuenta del Gasto a la que se llevarn los registros contables correspondientes a la amortizacin del diferido. Cuenta Crdito: En este campo se debe digitar la cuenta del Activo Diferido (17XXXX) correspondiente a los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos. Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se quiere afectar, siempre y cuando, la cuenta este marcada como Centro de Costo. Nit: Si la cuenta digitada maneja terceros se debe digitar el Nit del tercero al cual se le cargar el movimiento. Cdigo de Activo: El programa solicitar un cdigo de activo si alguna de las cuentas digitadas se encuentra parametrizada en una tabla de activos fijos. No aplica para Siigo Contador. Producto Bodega Cantidad: Si alguna de las cuentas escogidas corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en alguna de las tablas de inventario, se debe digitar el cdigo del producto, la bodega y la cantidad del producto al cual se va a realizar el movimiento dbito o crdito. No aplica para Siigo Contador. Tipo de Documento Cruce Nmero Secuencia Cruce Fecha de Vencimiento: Si la cuenta digitada corresponde a una cuenta detallada por cobrar o por pagar, se debe digitar el tipo de documento (F P), escoger el nmero consecutivo del documento, escoger la secuencia y digitar la fecha de vencimiento del documento, que se quiere afectar con el movimiento. Si se quiere eliminar el comprobante de diferidos simplemente se debe digitar el

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Nmero del diferido y seleccionar el botn. UTILIZA COMPROBANTES PREFIJADOS RUTA: Contador Control de comprobantes Comprobantes Diferidos - Fija Esta opcin permite utilizar los comprobantes que estn fijos con el fin de realizar su registro contable. Digite el Tipo de Documento, donde desea que sea actualizado el comprobante, paso seguido aparecer el nombre del documento a utilizar. Se debe crear un tipo de documento L para la contabilizacin de los comprobantes prefijados.

6.4.

CONCILIACION BANCARIA

6.4.1.

GENERACIN DE MOVIMIENTO.

RUTA: Contador Conciliacin Bancaria Generacin de Movimiento En esta opcin se genera un archivo temporal el cual mantiene el movimiento de la cuenta contable y las diferencias que se encuentren con el extracto bancario. Se puede generar a nivel general o de caja, seleccione la opcin deseada.

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GENERAL RUTA: Contador Conciliacin Bancaria Generacin de Movimiento General. Genera. el sistema le reportara el movimiento de cada cuenta bancaria Mantener. Cuando ya se haya generado y cuando se haya ingresado movimiento del extracto.

Cuenta Inicial. De bancos a los cuales les desea realizar la conciliacin bancaria. Cuenta Final. De bancos a los cuales les desea realizar la conciliacin bancaria. Mes de Movimiento. Digite el nmero del mes que desee conciliar. Sistema permite generar mas cuentas para la conciliacin.

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6.4.2.

GRABA EXTRACTO BANCARIO.

RUTA: Contador Conciliacin Bancaria Grabacin de extracto Bancario Digite la informacin reportada por la entidad financiera, a travs de las siguientes opciones:

Depsito. La opcin depsito muestra las consignaciones grabadas durante el mes y el tipo de documento, numero y consecutivo con que se realizo. Pase con enter si el valor que le muestre la pantalla coincide con el extracto bancario, de lo contrario, Digite el valor del extracto, si es un valor crdito debe asignar primero el signo negativo.

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Cheque. La opcin de cheques muestra los comprobantes de egreso con su respectivo nmero de cheque y grabados durante el mes. Pase con enter si el valor que le muestre la pantalla coincide con el valor del extracto bancario, de los contrario digite el valor del extracto con el signo Menos (-), en el caso que exista diferencia entre el valor mostrado en la pantalla y el valor reportado en el extracto bancario.

Otros. Permite digitar valores correspondientes a notas debito o crdito, partidas pendientes de conciliar. Fecha de Movimiento. Digite el ao, mes y da del valor de acuerdo al reporte del extracto bancario. Valor Reportado. Segn el reportado en el extracto bancario.

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Nmero Cheque. Si corresponde a un cheque girado que no aparece en el movimiento contable.

Otros. Permite digitar valores correspondientes a notas debito o crdito, partidas pendientes de conciliar. Fecha de Movimiento. Digite el ao, mes y da del valor de acuerdo al reporte del extracto bancario. Valor Reportado. Segn el reportado en el extracto bancario. Nmero Cheque. Si corresponde a un cheque girado que no aparece en el movimiento contable.

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Modifica. Permite corregir aquellos documentos en los cuales los valores se reportaron mal, puede presentarse en depsitos y cheques.

6.4.3. INTERFASES

GENERACION DE ARCHIVOS PLANOS Con el fin de agilizar algunos de sus procedimientos, especificamos a continuacin las caractersticas de los archivos ASCII de las diferentes interfases internas que

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ofrece SIIGO, en donde se especifica la posicin inicial y final, el nombre del dato a ingresar y la longitud mxima que puede tener: ASPECTOS A TENER EN CUENTA: Los campos definidos como numricos deben ser completados con ceros a la izquierda en el caso de que su longitud sea menor o no se utilice. Ej:

En el caso de campos numricos con decimales, no es necesario escribir comas ni puntos para separar enteros. Ej:

Los campos definidos como alfanumricos deben ser completados con espacios en blanco a la derecha en el caso de que su longitud sea menor o no se utilice. Ej:

Se recomienda trabajar desde hoja electrnica: En el caso que el instructivo diga:

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Consiste en que el tamao de la celda es de una posicin. Ejemplo: Desde hoja electrnica, seleccionamos toda la celda.

Oprimir click derecho del mouse sobre la celda seleccionada y escoger la opcin que se muestra a continuacin.

Inmediatamente saldr el cuadro en donde solicitara el numero de ancho de columna, que ser el mismo numero de posiciones que me presenta el Instructivo, en el ejemplo tenemos (1).

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Inmediatamente le decimos, OK, me aparecer la hoja electrnica de la siguiente forma.

En el caso que el instructivo diga:

Ya hemos seleccionado la celda pero el sistema dice que la celda es de carcter numrico para lo cual debemos oprimir el click derecho del mouse y seleccionar la opcin que viene a continuacin

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Si se ingresa por una u otra opcin va a ir al mismo men, en donde seleccionaremos la opcin numero.

Dentro de numero o numero seleccionaremos la opcin personalizar

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Y dentro de personalizar seleccionaremos un solo cero y en la opcin tipo digitaremos con ceros el numero de posiciones numricas necesitadas para esta celda. En el ejemplo decamos 3 posiciones numricas. No olvide que si es una posicin numrica debe estar rellenada de ceros.

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Oprimimos OK cuando tengamos definido estas opciones y veremos la celda de la siguiente forma.

NOTA: Siempre se deber incluir esta opcin en las posiciones numricas. Es recomendable grabar el archivo en hoja electrnica pero cuando ya se decida grabar el formato deber hacerse de la siguiente forma: Se ingresa por la opcin de archivo y selecciona la opcin guardar como

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NOTA: Siempre se deber incluir esta opcin en las posiciones numricas. Es recomendable grabar el archivo en hoja electrnica pero cuando ya se decida grabar el formato deber hacerse de la siguiente forma: Se ingresa por la opcin de archivo y selecciona la opcin guardar como

En esta opcin se le dir que como se desea guardar el archivo y se seleccionara el archivo de formato de texto por espacios delimitados

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Se le ingresara el nombre del respectivo archivo, el cual, por recomendacin, ser corto y de una sola palabra, y se guardara en el directorio correspondiente para que pueda ser ledo por el programa, el cual vemos en la siguiente tabla. El directorio SIIWI01 en SIIGO WINDOWS equivale a la empresa a la cual se desea incluir la interfase y se encontrara en la unidad local o de red en la cual este instalado el software. El directorio SIIGO WINDOWS equivale a los archivos de programa y se encuentra en C:\Archivos de programa\Informatica y Gesion S.A\SIIGO Windows.

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El sistema guardara el archivo con extensin (*.prn) al escoger la opcin formato de texto por espacios delimitados. INTEGRA INTERFASE DE TERCEROS RUTA: Interfases Importaciones Terceros: Despus de parametrizar el archivo plano segn las indicaciones del documento Interfas.Doc se debe copiar en la carpeta Siigo Windows el archivo y ingresar por Interfases Importaciones Terceros al dar enter el sistema muestra Una vez de inicia el proceso se afecta directamente el archivo de Nits

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Se debe seleccionar si se genero un archivo o dos segn sea el caso. El sistema solicita el nombre de los archivos planos para incorporar al programa los terceros.

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Al finalizar muestra informe con los terceros que incorporo y los que no incorporo el motivo por el cual el sistema no los subi a la base de datos. Se deben realizar las correcciones respectivas y subir los terceros pendientes.

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