Instrumentos de Gestión de Las Contrataciones: Capítulo 1 Del Módulo 2

CursoGestinEstratgicadelasComprasPblicas
Captulo1delMdulo2
InstrumentosdeGestindelasContrataciones
Docentes AlbertoMoralesSantivaez IrisPachecoClaros MarinaElizabethTaboadaTiman
NDICE I. InstrumentosdeGestinparalasContratacionesPblicas 1. ElPlaneamientoEstratgicodelEstado A. Importancia B. ElPlanEstratgicodeDesarrolloNacional(PLADES) C. ElPlanEstratgicoSectorialMultianual(PESEM) D. LosPlanesdeDesarrolloConcertados(PDC) E. ElPlanEstratgicoInstitucional(PEI) 2. LaPlanificacinOperativaencadaentidadpblica A. ElPlanOperativoInstitucional(POI) B. EnlaceconelPEI C. ContenidodelPOI D. rganoresponsable E. FormulacinyAprobacin F. Evaluacin 3. Elfinanciamientodelosplanesinstitucionales A. Importancia B. PresupuestoInstitucionaldeApertura(PIA) C. EnlaceconelPOIyelsubsistemadecontratacin D. Nocionespresupuestariasbsicas E. ContenidodelPresupuesto F. rganoresponsable G. Fasesdelprocesopresupuestario 4. PlanAnualdeContrataciones(PAC) A. Fasesdelproceso,definicinyfinalidaddelPAC B. EnlaceconelPIAyelPOI C. rganoresponsable D. FormulacinyAprobacin E. Contenido F. ModificacindelPAC G. Evaluacin
Introduccin Enelao2002,atravsdelaLeyN27658,LeyMarcodeModernizacindelaGestin del Estado, el Estado Peruano reconoci la necesidad de mejorar la gestin pblica y construir un Estado democrtico, descentralizado y al servicio del ciudadano, declarandosugestinenprocesodemodernizacin. A fines del ao 2007 como un paso adelante en este proceso de modernizacin se aprob la Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo. En el Ttulo V de dicha normasereconocelapresenciadeoncesistemasadministrativosenelEstado. Todo sistema administrativo est conformado por principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos que un organismo rector dispone con el objetivo de regular el usoeficientedelosrecursospblicosparaelcumplimientodelosserviciosdelEstado. Entre los principales sistemas tenemos los siguientes: Planeamiento Estratgico (bajo la rectora del Centro Nacional de Planeamiento Estratgico), Presupuesto, Inversin Pblica y Tesorera (los cuales estn a cargo de Direcciones Especializadas del Ministerio de Economa y Finanzas), Abastecimiento (subsistema de contratacin regidoporelOSCE)yControl(regidoporlaContraloraGeneraldelaRepblica). La evolucin de dichos sistemas en los ltimos aos y la coordinacin entre sus rganos rectores ha contribuido a armonizar la gestin administrativa del Estado. Sin embargo, para generar un mayor aporte a la modernizacin del sector pblico se requiere confluir esfuerzos a nivel interinstitucional a travs de la planificacin estratgicaconcertadaydemecanismosquepromuevanelcontroldelasaccionesdel Estado. El presente captulo nos dar a conocer los sistemas administrativos de Planeamiento, Presupuesto y su vinculacin al subsistema de contrataciones a travs delagestindelPlanAnualdeContrataciones(PAC). El primer Subcaptulo tratar el Planeamiento Estratgico del Estado, el cual promueve una visin de desarrollo nacional compartida y encamina los esfuerzos de largo plazo hacia objetivos comunes. Aqu sern presentados los objetivos de desarrollo nacional, los instrumentos de planificacin segn el mbito del nivel de gobierno(nacional,regionalolocal)yelcontenidodelPlanEstratgicoInstitucional.
Posteriormente, en el Subcaptulo Planificacin Operativa de cada Entidad pblica se muestra cmo se implementan progresivamente dichos objetivos en el corto plazo, segn el mbito de competencia de cada entidad. En este punto se aborda la oportunidad y el procedimiento para la formulacin, aprobacin y evaluacin del POI, entreotros. La implementacin de las actividades y tareas del POI generan costos directos e indirectos, para lo cual se requiere del financiamiento respectivo a travs del Presupuesto Institucional de Apertura, el cual es tratado en el Subcaptulo Tres: financiamiento de los planes institucionales. El proceso presupuestario pasa por cinco fasesypresentaunenlacealPOIyalPACatravsdelasmetaspresupuestarias. Resultaimportanteconocerlainterrelacinexistenteentredichossistemas,loscuales definenlosprocesosdecontratacinpblica.Entalsentido,elltimosubcaptuloPlan Anual de Contrataciones, se muestra el procedimiento a travs del cual cada Entidad debe programar los bienes, servicios y obras necesarios para el cumplimiento de sus metas y objetivos trazados, la oportunidad de su elaboracin, su contenido, modificaciones,entreotros.
1. PlaneamientoEstratgicodelEstado A. Importancia El sistema de planeamiento estratgico promueve la prospectiva del Estado, la anticipacin del futuro, no slo amparados en el crecimiento coyuntural sino con objetivos claros de desarrollo, los cuales sern alcanzados con el esfuerzo permanente del pas en seguir una direccin nica, una visin compartida. En este contexto, el planeamiento estratgico permite articular la visin y objetivos de desarrollo nacional de largo plazo con los planes de mediano y corto plazo en los distintos niveles de gobierno (nacional, regional y local) y sectores de intervencin (salud, educacin,produccin,otros). Este sistema estuvo regido por el Instituto Nacional de Planificacin hasta fines de los aos 90 en que dicho organismo fue desactivado, luego de lo cual se puede afirmar que se perdi todo lo avanzado. Cada entidad desarrollsusplanessininsertarseenloqueelsectorrequeraymenosen lo que el pas necesitaba. La mayora de organismos funcionaba con una mirada endgena, perdiendo el enfoque en el servicio al ciudadano. Posteriormente, la Direccin General de Programacin Multianual (DGPM) del Ministerio de Economa y Finanzas, rectora del Sistema Nacional de Inversin Pblica, asumi funciones de planeamiento y emiti algunas directivas. Actualmente, la planificacin estratgica del sector pblico se encuentra regulada a travs del Decreto Legislativo N 1088, Ley del Sistema Nacional de Planeamiento Estratgico y del Centro Nacional de PlaneamientoEstratgico. El Centro Nacional de Planeamiento Estratgico (CEPLAN) es la autoridad tcniconormativa responsable de su correcto funcionamiento. A la fecha, haelaboradoelPlanEstratgicodeDesarrolloNacionalconelconsensode las fuerzas polticas, tcnicas, del sector privado y de la sociedad civil organizada.Dichoplan,elmximoinstrumentodeplanificacindelEstado, ha sido elevado a la Presidencia del Consejo de Ministros para su aprobacin.
B. ElPlanEstratgicodeDesarrolloNacional(PLADES) El PLADES contiene la definicin concertada de una visin de futuro compartida y las principales polticas para guiar la toma de decisiones pblicas y privadas al 2021, basadas en el Acuerdo Nacional, a travs de seisobjetivosestratgicosdedesarrollo: 1. Plena vigencia de los derechos fundamentales y de la dignidad de las personas: que todo peruano tenga la misma oportunidad de desplegar sus capacidadesparaalcanzarsulibertadplena. 2. Igualdad de oportunidades y acceso a los servicios: educacin alineada a las necesidades del crecimiento econmico; pasar del asistencialismo al desarrolloproductivo. 3. Estado eficiente y descentralizado, al servicio de los ciudadanos y del desarrollo: promocin de la participacin ciudadana, revalorizacin del funcionariopblico,transparenciadegestin. 4. Economa competitiva con alto empleo y productividad: diversificacin econmica basada en manufactura de alto valor agregado y nivel tecnolgico. 5. Desarrollo regional equilibrado e infraestructura adecuada: centros pobladosplanificadosysuficienteinfraestructuraeconmicayproductiva. 6. Aprovechamiento sostenible de los recursos naturales: adaptacin al cambioclimtico,recursosconservadosysostenibles. Estos objetivos generales se subdividen en una serie de objetivos especficos, a los cuales contribuyen varias entidades de diferentes sectoresonivelesdegobierno. El siguiente cuadro muestra los objetivos estratgicos especficos correspondientes a cada objetivo general de desarrollo nacional as como lossectoresdeGobiernoinvolucrados:
Cada objetivo especfico cuenta con lineamientos estratgicos, algunos de los cualesconformarn programas estratgicos o proyectos de inversin. Tal como lohasealado,elCEPLANelaboraruninstrumentoprogramticodelPLADESa fin de precisar el financiamiento, la programacin, los roles de cada Entidad e indicadoresdeimpactoparalosprimeroscincoaosdesuejecucin.
C. ElPlanEstratgicoSectorialMultianual(PESEM) Utilizando como ruta los objetivos estratgicos generales y especficos de carcter nacional establecidos en el PLADES, en el mbito del nivel de Gobierno Nacional, cada Ministerio elabora su Plan Estratgico Sectorial Multianual (PESEM) para un periodo de cinco aos, el mismo que contiene el diagnstico del sector, la misin, la visin y los objetivos especficos del sector. Para tal efecto, el Ministerio coordina con los organismos pblicos adscritos a su sector, a fin de alinear e insertar sus polticas a los fines sectoriales. Actualmente, el proceso de elaboracin del PESEM se encuentra regulado por una Directiva emitida hace varios aos atrs por la DGPM. El ltimo PESEM se encuentra trazado para el periodo 20072011. Por tal motivo, el CEPLAN tiene un amplio trabajo de regulacin, sobre todo en generar tcnicasparaeldesarrollodeplanesintersectoriales. D. LosPlanesdeDesarrolloConcertado(PDC) A partir de los objetivos trazados por cada sector (salud, educacin, otros), en el mbito de las funciones otorgadas por la Ley de Bases de la Descentralizacin, cada gobierno subnacional como instancia de desarrollo geogrficoelaborasuPlandeDesarrolloConcertado. Una de las caractersticas principales de estos planes radica en que su formulacin involucra la participacin y el compromiso de la sociedad civil y del sector privado de la zona geogrfica: es un proceso concertado que otorgalegitimidaddemocrticaalEstado.Portanto,promuevelaviabilidad poltica,tcnicayfinancieradelosprogramasyproyectosquecontiene. CadareginelaboraelPlandeDesarrolloRegionalConcertado(PDRC)para un periodo de cinco aos, el cual contiene el diagnstico territorial, la visin, los objetivos sociales y econmicos y las estrategias que implementarndeacuerdoasurealidad. EnbasealPDRC,enelmbitodelniveldeGobiernoLocal,conformadopor las municipalidades, cada alcalda provincial de la regin elabora su Plan
de Desarrollo Provincial Concertado (PDPC). Asimismo, alineado al PDPC, cada alcalda distrital de la provincia elabora su Plan de Desarrollo Distrital Concertado(PDDC). Actualmente, se cuenta con un Instructivo elaborado en el ao 2005 por la Direccin General de Presupuesto Pblico del MEF, el cual establece las pautas metodolgicas para la elaboracin de los PDC. Al respecto, el CEPLANtieneunampliotrabajoderegulacin. Como se puede apreciar, existe una natural y necesaria vinculacin desde el PLADES, pasando por el PESEM hasta llegar a los PDC para poder viabilizarlosobjetivostrazados.Sinoseefectaestaarticulacinyasuvez no se mantiene en la planificacin de corto plazo, los objetivos del PLADES nopodrancumplirseylavisindepasal2021noseramsqueunsueo. A manera de resumen, en el siguiente grfico presentamos la articulacin existenteentrelosplanesantessealados:
E. PlanEstratgicoInstitucional(PEI) Cualquieraseaelniveldegobierno,anivelinstitucionalcadaorganismopblico adscritoaundeterminadoSectoro instanciadeGobiernoSubnacional,elabora su Plan Estratgico Institucional (PEI), con la participacin activa de sus unidades orgnicas, el mismo que debe estar alineado con el PESEM o PDC, segn sea el caso. En el PEI se traza la ruta que la Entidad debe seguir en el mediano plazo; es decir su visin, los objetivos que pretende lograr, as como lasestrategiasparasucumplimiento. El PEI se traza para cinco aos y contiene los cambios a lograr en la poblacin objetivoqueatiendeelorganismo.Cuentaconlossiguientescomponentes: Misinyvisin:endndeestyadndequierellegarlainstitucin. Ejes y objetivos estratgicos: cules son las reas que debe desarrollar, alineadasalosplanescorrespondientes. Estrategias:culeslamejorformadealcanzardichosobjetivos. Tcticas: qu acciones son prioritarias y en qu horizonte temporal se ejecutarn. Indicadores de impacto: son ratios que permiten medir el avance del resultadoesperado. 2. LaplanificacinoperativaencadaEntidadpblica La planificacin operativa permite, como su nombre lo indica, otorgarle operatividad a los planes estratgicos institucionales. La mayora de las entidades pblicas se esfuerza en elaborar y aprobar su PEI pero no logra concretarlo debido a que en el corto plazo no existen instructivos para dicho propsito; por tal motivo es frecuente que cada unidad orgnica registre como actividades anuales nicamente las funciones que por norma se le han otorgado,sinunavisindemejoraderesultados. Al respecto, resulta relevante incluir en el POI las tcticas que tengan relacin conlosobjetivosestratgicos,paralocuallasOficinasdePlaneamientodecada entidad estn llamadas a brindar el asesoramiento respectivo para una
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adecuada planificacin. De esta forma, el presupuesto solicitado ao a ao dejaradetenerelcarcterinercialquelocaracteriza. A. ElPlanOperativoInstitucional(POI) El POI es un instrumento de gestin de corto plazo cuya finalidad es determinar cules sern las lneas de accin estratgica que dentro del ao debe desarrollar una entidad para ir concretando los objetivos trazados en el PEI, con la finalidad de alinear y organizar sus esfuerzos y recursos. Asimismo, contiene las actividades de carcter permanente de la Entidad, esdecir,aqullasdecarcterfuncional. B. EnlaceconelPEI(PEI) En base al PEI, el titular de la Entidad define los objetivos institucionales para el ao y su orden de importancia conforme a una escala de prioridades. Sobre la base de las tcticas previstas en el PEI y de la evaluacin del ltimo POI ejecutado, cada unidad orgnica deber definir quactividades,tareasyaccioneslecorrespondedesarrollarenelao. C. ContenidodelPOI ObjetivosinstitucionalesalineadosconelPEIysuescaladeprioridades. Actividades, tareas y acciones: relacin de actividades de carcter estratgico y/o permanente que cada unidad orgnica debe ejecutar en elao. Las actividades ms representativas con enfoque en resultados para la poblacinobjetivosernconsideradascomometaspresupuestarias. Unidaddemedida:cmosemedirelavancedecadaactividad. Cantidad:metaaalcanzarenelaoporcadaactividad. Cronograma de ejecucin: cantidad mensual a ejecutar segn la capacidadfinancieradelaentidad.Seelaboraenlafasedeaprobacin. Presupuesto requerido: costo total para la cobertura de las actividades previstas por cada unidad orgnica en recursos humanos, bienes y servicios,adquisicindeactivos. D. rganoResponsable
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Cada unidad orgnica (rgano) de la Entidad elabora su correspondiente plan operativo, mientras que la Oficina de Planificacin o la que realice las funciones como tal en la institucin, es responsable de su consolidacin, revisindelaalineacinconelPEI,seguimientoyevaluacin. E. Formulacinyaprobacin Su elaboracin da origen a la programacin y formulacin del Presupuesto Institucional. En tal sentido, el proyecto de POI se elabora nueve meses antes de iniciado el ejercicio anual. Sin embargo, se aprueba en forma posterior a la aprobacin del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) debido a que, segn el nivel de financiamiento autorizado a la Entidad, deber ajustarse la cantidad de metas que se piensa ejecutar en el ao por cada unidad orgnica, utilizando como herramienta laescala de prioridades delosobjetivosqueeltitulardelaEntidadhayaestablecido. El POI es aprobado por la autoridad que indica el Reglamento de OrganizacinyFunciones(ROF)Institucional. F. Evaluacin No obstante que el POI no cuenta con directivas propias, la Ley Anual de Presupuesto seala que, de acuerdo al nivel de cumplimiento obtenido en las metas trazadas por cada rea usuaria, la Entidad podr disponer el incremento o la reduccin de recursos a la unidad orgnica responsable de dichoresultado. La ejecucin del POI es reportada por cada unidad orgnica a la Oficina de Planificacin o la que realice las funciones de tal en la institucin. Usualmente se evala en forma trimestral aunque algunas entidades lo hacenenformamensual. Antes del mes de diciembre, la Oficina de Planificacin deber hacer un corte y evaluar el POI para determinar las actividades que quedarn pendientes de ejecucin al cierre del ao y aquellas que se encuentren en proceso de ejecucin contractual, que generarn costos en el siguiente ejercicio anual. En coordinacin con la Oficina de Presupuesto y las
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unidades orgnicas deber definir qu actividades programadas para el siguiente ao no son prioritarias para retirarles el financiamiento y poder cubrir las actividades pendientes que pasan al presupuesto del siguiente ao. Le corresponde al CEPLAN elaborar el instructivo de formulacin, aprobacin y evaluacin del POI como instrumento de nivel operativo de gestin, a fin de hacer un adecuado seguimiento del avance a corto plazo delosplanesestratgicos. Importante

Las metas presupuestarias son las clulas a partir de las cuales se realizan las asignaciones de gasto. Vinculan el Plan Operativo con el Presupuesto Institucional.
3. Elfinanciamientodelosplanesinstitucionales A. Importancia Uno de los sistemas administrativos ms importantes y completos est constituido por el Sistema Nacional de Presupuesto, cuya finalidad es conducir el proceso presupuestario de todas las entidades. Su rectora se encuentra a cargodelaDireccinNacionaldePresupuestoPblico(DNPP)delMinisteriode EconomayFinanzas. Normativamente se rige por la Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, las leyes anuales de presupuesto y las directivas que emite la DNPPparalasfasesdeprogramacin,formulacin,ejecucinyevaluacin. Cuentaconquinceprincipiosregulatorios,entreloscualesdestacan: Equilibriopresupuestal:losingresosdebenserequivalentesalosgastos. Especialidad cualitativa, es decir, que el gasto debe destinarse a la finalidad paralacualseautoriz. Universalidadyunidad:laentidadsesujetaalaLeyAnualdePresupuesto, Integridad:sedeberegistrartodoingresoygastodelaentidad. 13
Anualidad:suvigenciacoincideconelaofiscal.
B. ElPresupuestoInstitucionaldeApertura(PIA) El PIA es un instrumento de gestin de corto plazo para el logro de resultados a favor de la poblacin a travs de la prestacin de servicios con eficacia y eficiencia. Permite mostrar las principales lneas de accin, los gastos a atenderduranteelao,ascomoelfinanciamientocorrespondiente. En el transcurso del ao, el PIA sufre modificaciones sea por la incorporacin de mayores recursos o por su reprogramacin interna, luego de lo cual recibe ladenominacindePresupuestoinstitucionalModificado(PIM). C. EnlaceconelPOIyelsubsistemadecontratacindelEstado ElPIAeselreflejofinancierodelPlanOperativoInstitucional,muestralasmetas presupuestarias de cada unidad orgnica y su costo. Al respecto, dado que existe una asignacin inercial de recursos en cada Entidad, se ha introducido la tcnica del presupuesto por resultados, que promueve una visin integrada entreelplaneamientoyelpresupuesto. En relacin a las contrataciones, la Oficina de Presupuesto evala y otorga la certificacin de disponibilidad presupuestal que garantiza la existencia de recursos para cubrir el pago por las prestaciones de los contratos que se efectendentrodelejercicioanual. D. Nocionespresupuestariasbsicas Fuentes de financiamiento: Son los tipos de ingreso con que cuenta la entidad. Son cinco: Recursos Ordinarios, Recursos Directamente Recaudados, Donaciones y Transferencias, Recursos Determinados y RecursosporOperacionesOficialesdeCrdito. Genrica del gasto: constituyen grandes agrupaciones de gasto, segn naturaleza. Estn conformadas por las subgenricas y especficas de gasto, aprobadasporelMEF. Clasificador Funcional Programtico (CFP): estructura que agrupa las principales lneas de accin del Estado en tres niveles (Funcin, Programa y
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Subprograma) para llevar el control de los costos del cumplimiento de sus funciones,objetivosymetas. Actividad o Proyecto: es una desagregacin amplificada del CFP que recoge los resultados a los que debe llegar cada entidad, se subdivide en componentes y metas presupuestarias. El MEF asigna oficialmente los recursospresupuestariosenestenivelpresupuestario. Meta presupuestaria: es la clula bsica para la asignacin del gasto de la Entidad que vincula al PIA con el POI, al contar con un componente fsico y unofinanciero. Modificacin presupuestaria: es la variacin del presupuesto asignado para unmejorcumplimientodelasmetas.Puedeserdedostipos: o A nivel institucional, la cual implica la variacin del presupuesto global delaEntidad. o A nivel funcional programtico, es decir, la recomposicin del presupuestoasignadoalaEntidad,entreactividadesyproyectos. Presupuesto por resultados: Es una metodologa que se incorpora progresivamente al proceso presupuestario para asegurar una visin integrada de la planificacin y el presupuesto, en la cadena insumos producto resultado, integrando sectores y niveles de gobierno. Cuenta contresinstrumentos: o Los programas estratgicos, que se disean para enfrentar un problema de carcter nacional cuya solucin involucra a ms de una entidad y/o niveldegobiernoparaobtenerresultados. o Los programas Institucionales, cuya intervencin es para dar solucin al problemadeunapoblacineinvolucransloaunaEntidad. o Lasevaluacionesindependientes,cuyoobjetivoeselanlisisdepolticas encurso,paraevaluarsueficienciaeimpactoenlapoblacinobjetivo.
E. ContenidodelPresupuesto
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Incluye las fuentes de financiamiento de la entidad, las genricas del gasto que se ejecutarn por cada actividad o proyecto y la estructura funcional programtica.
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MODELO DE:
F. rganoresponsable La oficina de presupuesto o la que realice sus funciones en la Entidad es responsabledeconducirelprocesopresupuestariodelaentidad. G. Fasesdelprocesopresupuestario Comprende cinco fases: programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin.Acontinuacinsereseacadaunadeellas:
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i) Programacin: Se inicia nueve meses antes del ao que se programar, en la cual se efecta la evaluacin del avance del POI. Se propone las metas presupuestarias para el ao, se determina la demanda global de gastos (recursoshumanos,bienesyservicios,activos)ylaestimacindelosfondos pblicos disponibles. Se recomienda que la Entidad elabore un instructivo internoqueorganicedichoproceso. ii) Formulacin: Se procesa el trabajo de programacin, se determina la estructura funcional programtica, las metas presupuestarias y se registra las cadenas de ingreso y de gasto del presupuesto. Una vez formulado, eel presupuesto es remitido a la Direccin General de Presupuesto Pblico del MEF para su anlisis, evaluacin y consolidacin a nivel de cada sector, regin o localidad en el proyecto de Presupuesto General de la Repblica. EsteproyectoseremiteenelmesdeagostoalaComisindePresupuestoy Cuenta General de la Repblica del Congreso y en noviembre se debate en elPlenodelCongreso. iii) Aprobacin: una vez aprobada y publicada la Ley Anual de Presupuesto paraelSectorPblico,lamismaquecontienelosrecursosotorgadosacada Pliego Presupuestal, cada entidad aprueba su Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) y efecta la programacin mensual de los ingresos y gastos, considerando las necesidades mensuales segn el cronograma previsto en elPOI. Si se hubiesen efectuado recortes al proyecto de presupuesto presentado, se revisar las cifras de gastos asignadas a cada cadena funcional programtica y se contrastar con las actuales demandas de gasto. Se ajustarelpresupuestodistribuyndolosegnlasnuevasnecesidadesypor consiguiente, las metas presupuestarias a cumplir, teniendo en consideracin la escala de prioridad de los objetivos institucionales. Luego, el titular de la Entidad aprobar el PIA en un plazo que vence el 31 de diciembredelaoanterior,segnlanormativa. iv)Ejecucin:paraelaofiscalautorizado,cadaentidadpercibelosingresosy efectalosgastosporsusobligacionesdepago. Laejecucinpresupuestalcomprendelassiguientesetapas:
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1 Certificacin presupuestal, para garantizar la existencia de recursosdisponiblesparaelpagoalosproveedores. 2 Programacin trimestral de pagos, que es la previsin de los pagos a ser atendidos durante el trimestre por cada cadena de gasto y meta. Es efectuada por las reas de logstica y recursos humanos, segn su mbito de competencia y procesada por la OficinadePresupuesto. 3 Calendariomensualdepagos,esunaetapadeajustemensualde los pagos previstos, se elabora y aprueba los primeros das del mesmedianteResolucin. 4 Ejecucin,queeslaaccinacargodelaunidadejecutora(oficina de administracin y finanzas), a travs las siguientes etapas secuenciales: Elcompromiso,eslaetapadegastoenlacualluegodela firma del contrato se efecta la reserva de los recursos paraelposteriorpagoalproveedor. Devengado, es la etapa del gasto que se registra cuando el proveedor ha efectuado las prestaciones pactadas, ha facturadoylaentidadhaotorgadosuconformidad. Pago, etapa en la cual se concreta el desembolso de recursos de la entidad, extinguiendo de forma parcial o totallaobligacindepago. v) Evaluacin: en forma semestral se efecta la medicin de los avances obtenidos en las metas presupuestarias y el consumo financiero de fondos pblicos. Al finalizar el ao tambin se evala el avance de los indicadores dedesempeo. 4. ElPlanAnualdeContrataciones(PAC) A. DefinicinyfinalidaddelPAC Definicin ElPlanAnualdeContratacioneseselinstrumentodegestinlogsticaquesirve para programar, difundir y evaluar la atencin de las necesidades de bienes, servicios y obras que una entidad requiere para el cumplimiento de sus fines,
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cuyos procesos de seleccin se encuentran financiados y sern convocados duranteelaofiscal. Todoprocesodecontratacinpblicapasaporlassiguientesfases: 1 Programacinyactospreparatorios,quecomprendelaplanificacinde las necesidades, la aprobacin del Plan Anual de Contrataciones, la formacin del expediente de contratacin, la designacin del comit especial,laelaboracindelasbasesysuaprobacin. 2 Proceso de seleccin, que se inicia con la convocatoria del proceso de seleccin especfico, contina con el registro de participantes, la presentacin de consultas, su absolucin, la presentacin de observaciones y su absolucin, la integracin de las bases, la presentacin de propuestas, la evaluacin de las mismas, el otorgamientodelabuenaproysuconsentimiento. 3 Ejecucin contractual, que se inicia con la suscripcin del contrato y comprende la prestacin del servicio, la adquisicin del bien o la ejecucin de la obra (en que pueden ocurrir ampliaciones de plazo, adicionales, reducciones de contrato, aplicacin de penalidades, entre otros)hastasuconformidadoliquidacinyelpagocorrespondiente. LaelaboracinyaprobacindelPACdainicioalafasedeprogramacinyactos preparatorios,bajosancindenulidad. Finalidades Programar: A travs de este documento las instituciones pblicas determinanqubienes,serviciosyobrasnecesitan,enqucantidadesy para cundo van a contratarlos. Esta informacin resulta bsica para programarlosrecursosfinancierosenformaoportuna. Difundir: La puesta en conocimiento de este documento en forma oportuna facilita a los futuros participantes del proceso de seleccin la programacin de sus ventas al Estado, negociar con sus propios proveedores y organizar sus compras y el financiamiento. En otras palabras, les da la posibilidad de prepararse con suficiente anticipacin para presentar ofertas ms competitivas. De esta manera se promueve la transparencia ante la ciudadana, una sana y libre competencia y las mejorescondicionesdecompraparaelEstado.
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Evaluar: Permite dar a conocer el estado de avance de la programacin (procesosdeseleccinretrasados,concluidosexitosamente,cancelados, anulados o en ejecucin). De esta manera hace posible cuantificar y calificar peridicamente los resultados, estableciendo las causas de las contrataciones no realizadas, adoptando las medidas correctivas o replicandolasbuenasprcticas.
B. EnlaceconelPIAyelPOI ParapoderincluirunprocesodeseleccinenelPAC,elfinanciamientodedicho gasto a realizarse durante el ao fiscal debe estar previsto en el presupuesto institucional.Encasodequelacontratacinsupereelaofiscal,seconsiderar enlaprogramacinyformulacindelpresupuestodelaosiguiente. De otro lado, la programacin del PAC debe alinearse a la oportunidad en la cual las unidades orgnicas requieren que un determinado bien, prestacin de servicioounaobraseejecuten.Enesesentido,eldesarrollodelosprocesosde seleccin dentro del plazo previsto es determinante para el apoyo en el avance delasmetasinstitucionales,entrminosdeoportunidad. Una inadecuada formulacin del PAC genera deficiencias a lo largo del proceso de contratacin y produce efectos negativos a la Entidad pblica. Si queremos obtener buenos resultados es sumamente importante que el PAC se interrelacione con otros instrumentos de gestin institucional, tales como el PlanOperativoInstitucionalyelpresupuestoinstitucional. C. rganoresponsable El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, previsto en sus documentos de organizacin y funciones es el responsable de formular, ejecutar,revisar,evaluaryactualizarelPAC.(Art.6delRLCE) D. FormulacinyAprobacindelPAC El proceso de elaboracin del PAC pasa por dos grandes etapas concurrentes a las fases de programacin y formulacin del presupuesto Institucional y a la de aprobacinpresupuestal 1 ,locualseexplicaacontinuacin:
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Deacuerdoconelartculo6delReglamentodeContratacionesdelEstado.
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FasedeformulacindelPAC En esta fase, que se realiza nueve meses antes del inicio del ao al que correspondeelPAC,eltitulardelaEntidadsealarlosplazosinternospara que las unidades orgnicas determinen las necesidades de bienes y servicios que requerirn para cumplir con las actividades previstas en el proyectodePOIdelaoparaelqueseestprogramando. Las unidades orgnicas propondrn, a travs de un cuadro de necesidades, los bienes, servicios y obras que requieren durante el ao, para lo cual harnusodelCatlogonicodeBienes,ServiciosyObras.LINK El rea de almacn proporcionar los datos histricos sobre la cantidad de bienes de uso permanente utilizados en un ao mvil por las unidades orgnicas (reas usuarias o dependencias administrativas de la Entidad), y sobre cuya base se determinar la cantidad de bienes a adquirir. Para el caso de los servicios bsicos, el rgano encargado de las contrataciones (OEC)eselqueharlaproyeccinenfuncindelconsumohistrico. Al OEC le corresponde consolidar y ajustar los cuadros de necesidades de lasunidadesorgnicasyvalorizarloscostosdelosbienes,serviciosyobras. Para ello verifica los ltimos precios histricos de las compras, cotiza precios, consulta compras similares en el SEACE, entre otras acciones, a fin dedarleselvalormonetariorespectivo. Teniendo en cuenta que dichos precios estn valorizados nueve meses antes de la ejecucin del gasto, se aadir al precio obtenido el porcentaje de inflacin o la diferencia por el tipo de cambio del ao siguiente, segn los indicadores macroeconmicos establecidos en el Marco Macroeconmico Multianual que para cada ao elabora el MEF, aprueba el ConsejodeMinistrosyquesepublicaafinesdemayoenlaseccinNormas LegalesdeldiariooficialElPeruano. Una vez valorizados los requerimientos incluidos en los cuadros de necesidades,esteserremitidoalreadepresupuestoparaqueleotorgue el financiamiento respectivo, de acuerdo a las metas previstas y con las proyecciones de ingresos que por cada fuente de financiamiento cuente la Entidad. Si el gasto proyectado fuese mayor al nivel de ingresos, se
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someter a los ajustes necesarios de acuerdo a la escala de prioridades de losobjetivosestablecidaporeltitulardelaEntidad. EnelsiguienteesquemasepuedevisualizarlaprimeraetapadelPAC:
FasedeaprobacindelPAC AlaprobarselaLeyAnualdePresupuesto,afinesdenoviembreypublicada en diciembre del ao anterior, el proyecto de presupuesto de la Entidad puede haber sido recortado, generando un menor financiamiento de los procesos de seleccin previstos. Es as que mientras a nivel presupuestal se ingresaalafasedeaprobacin,aniveldelPACtambin. El rgano encargado de las contrataciones (OEC) debe efectuar un corte al Plan Anual de Contrataciones del ao en curso, a fin de evaluarlo y determinar qu procesos de seleccin no han sido convocados, cules fueron declarados desiertos o nulos, y aquellos en curso pero con retraso, debido a que su ejecucin contractual tendr repercusin en el siguiente ao,siempreycuandopersistalanecesidad.
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En tal sentido, en esta etapa coordinar con la Oficina de Planificacin, la Oficina de Presupuesto y la Unidad Orgnica para decidir su financiamiento e inclusin en el POI, PIA y PAC con cargo a dejar de financiar otros gastos previstosenlafasedeFormulacin. ElReglamentodelaLey deContratacionesotorgahasta15dashbilesuna vez aprobado el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) para que el titulardelaentidadapruebeelPAC(facultaddelegableporescrito)y5das hbilesadicionalesparasupublicacinenelSEACEyenlapginaWebdela Entidad. El PAC aprobado deber estar a disposicin de los interesados y ser publicado en el portal institucional de la Entidad, pudiendo ser adquirido porlosinteresadosalcostodereproduccin.
Importante
El rea de presupuesto, en coordinacin con las reas de planeamiento y de contrataciones, reserva los requerimientos no financiados para su atencin en unamejoroportunidadvacrditosuplementario,saldodebalance,entreotros.
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E. Contenido
Seexigeelsiguientecontenidomnimo: 1. Objeto de contratacin: Se debe determinar correctamente si se trata de un bien, servicio, consultora de obras u obra; a fin de no confundir el tipo deprocesodeseleccinquesegenerar. Ejemplo: Cuando solicitamos una consultora de obras, el objeto de contratacin es servicios, especficamente el de consultora de obras, pero en muchos casos se consigna el objeto Obras, previsto nicamente para la ejecucin de obras; entonces en vez de determinar un Concurso Pblico, se determinaunaLicitacinPblica,siendoesteprocesonulo. En caso de que la contratacin involucre bienes y servicios el objeto del proceso se definir en el mayor valor que estos representen. Ejemplo: si una entidad requiere efectuar cambios de tabiqueras de drywall debido al mal estado de la infraestructura, tenemos una combinacin de bienes y servicios para su atencin. Se verificar cul de ambos tiene mayor peso para definir el objeto de la contratacin as como la partida especfica de gasto que corresponda para la posterior emisin de la certificacin presupuestal. 2. Descripcin del bien, servicio u obra: Permite al proveedor conocer la sntesis del requerimiento de contratacin especfico de la Entidad, consideraelcdigodelCatlogonicodeBienes,ServiciosyObrasquems se aproxime al requerimiento. Si el proceso ser por tems, se registrarn cada uno de los tems del proceso programado que componen la compra. Asimismo, se indicar la cantidad y la unidad de medida del objeto de contratacin. 3. Valor estimado: Se consigna la valorizacin estimada del objeto de contratacin. 4. Tipo de proceso: Segn el objeto de contratacin y el valor estimado del requerimiento, para lo cual se revisan los montos previstos en la Ley Anual dePresupuesto.Asimismo,sedeterminalamodalidaddeseleccin. 5. Fuente de financiamiento: Se consigna el origen de los fondos que financian la contratacin, segn lo establecido en el Presupuesto Institucional. 25
6. Indicareltipodemonedadelvalorestimadoyeltipodecambiovigente. 7. Nivel de centralizacin o desconcentracin de la facultad de contratar: Se indica si el requerimiento se efectuar por compra corporativa o por encargo y la unidad encargada de la contratacin. Asimismo, se consignar laubicacingeogrficadedichaentidad,aniveldedepartamento,provincia ydistrito. 8. Fecha prevista de la convocatoria: Se registra la fecha de convocatoria del proceso de seleccin, teniendo en consideracin el plazo del proceso de seleccinylafechaenqueelreausuariarequiereelproducto. Asimismo, contamos con los siguientes campos en el formato del PAC 2 a ser utilizadosencasoserequiera: 9 Registrarelprecedente,sielprocesoprovienedelaoanterior. 9 Registrarlosantecedentessedeberdetallarunadescripcinreferencial. 9 Registrar otras observaciones que se considere importante informar o relevar. ElPACdebeincluirtodaslascontratacionesconindependenciadelrgimenque las regule. Ejm: convenios internacionales, compras en el extranjero. No debe incluir las contrataciones iguales o menores a 3 Unidades Impositivas Tributarias (UIT), salvo que se trate de bienes y servicios incluidos en el Catlogo de Convenios Marco. No ser obligatorio incluir las adjudicaciones de menor cuanta no programables, es decir aquellas cuyo requerimiento surja despusdehaberseaprobadoelPAC. El PAC puede incluir procesos de seleccin cuyos contratos correspondan al siguiente ao, siempre que la previsin presupuestal se encuentre garantizada en las fases de programacin y de formulacin del Presupuesto, por el Jefe de laOficinadeAdministracinoelquehagasusveces. F. ModificacindelPlanAnual 3
2
ElformatodelPACpuedeservistoydescargadodelapginawebdelSEACEwww.seace.gob.pe
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La normativa de contrataciones contempla dos supuestos para la modificacin delPAC:lavariacinenlaasignacinpresupuestalqueinfluyaenlacantidadde procesos de seleccin a financiar y cuando el valor referencial vare en ms del 25%elvalorestimadoycambieeltipodeprocesodeseleccin. En el transcurso del ao, el PAC puede ser modificado de acuerdo con la asignacin presupuestal. Por ejemplo, si las proyecciones de ingresos de la Entidad sufren alguna variacin sustancial, esto influir en la cantidad de los procesos de seleccin que puedan ser atendidos. Por tanto, se excluirn o incluirn procesos segn sea el caso. Por ejemplo, es posible que la entidad reciba un presupuesto adicional por Donaciones y Transferencias, en ese caso, losnuevosprocesosdeseleccinquecorrespondanejecutardebenincluirseen elPAC. Si, por el contrario, no se contase con mayor presupuesto y el titular de la Entidaddeterminasequealgunasmetaspresupuestariastenganmspesoenla institucin, se reprogramarn las actividades del Plan Operativo Institucional. Por tanto, en algunas unidades orgnicas se incrementarn los gastos y otras los vern reducirse, en consecuencia se genera la inclusin o exclusin de procesosenelPAC. El segundo supuesto es aquel en el cual el valor referencial del requerimiento vare en ms del 25% del valor estimado y el nuevo monto corresponda a otro tipo de proceso de seleccin; se deber incluir en el PAC el nuevo proceso de seleccin y excluir el inicialmente previsto. Por ejemplo, si en el PAC se incluy una Adjudicacin Directa Pblica (ADP) pero al momento de determinarse el valor referencial, este es superior en 25% al valor inicialmente estimado y adems, corresponde a una Licitacin Pblica (LP); en este supuesto, deber excluirselaADPinicialmenteprogramadaeincluirselaLP. Importante Toda modificacin del PAC debe realizarse de acuerdo al procedimiento establecido para su aprobacin y contenido. Es decir, debe ser aprobada por el titular de la Entidad y publicarse en el SEACE en el plazo establecido. Asimismo, es necesario mantener actualizado el PAC en la pgina web de la Entidad y ante el pblico usuario, bajo responsabilidad del titular de la Entidad.
3
Art.9delReglamentodelaLeydeContratacionesdelEstado.
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G. Evaluacin El titular de la Entidad evaluar semestralmente la ejecucin del PAC, sin perjuicio de las evaluaciones peridicas que cada Entidad considere necesario realizar. Al respecto, el OEC elevar un informe pormenorizado que evale los procesos de seleccin programados y no convocados del semestre, considerandolossiguientesaspectos: Causas de retraso en la determinacin de los trminos de referencia del requerimiento. Causasderetrasoenelestudiodeposibilidadesqueofreceelmercado. Causas de retraso en la emisin de la certificacin de disponibilidad presupuestal. Causasderetrasoenlaaprobacindeexpedientesdecontratacin. Retrasoenladesignacindecomitespecial. Causasderetrasoenlaelaboracindelasbasesy/oaprobacindebases.
Asimismo, deber evaluar los procesos de seleccin culminados para determinar: Retrasosduranteelprocesodeseleccin. Causasderetrasoparalafirmadecontratos. Ahorrosobtenidosenlabuenapro,enrelacinalvalorreferencial. Normas de control interno implementadas (retroalimentacin/seguimiento deprocesos). DadoqueelretrasoenlaejecucindelPACrepercuteenelavancedelasmetas y objetivos previstos en el POI, la oficina de planificacin determinar las necesidades no atendidas que tuvieron impacto en dicho avance. Como resultado del anlisis, el titular de la Entidad podr adoptar las medidas correctivas pertinentes y dispondr el deslinde de responsabilidades y la sancinquecorresponda,deserelcaso. Importante ElPACcomoinstrumentodegestinparalaprogramacin,elmonitoreoy la evaluacin de las contrataciones, repercute en los resultados de la gestin. Su evaluacin semestral permite corregir errores y mejorar los procesos internos.
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CONCLUSIONESDELCAPTULO Los sistemas administrativos atraviesan por un proceso de modernizacin que nosretaaestarpermanentementeactualizadosenlasherramientasdegestin delaadministracinpblica. A lo largo del captulo hemos podido apreciar la interrelacin de tres de dichos sistemas administrativos: el de planeamiento, de presupuesto y el de abastecimiento. Si dichos sistemas se manejan en forma aislada no conducen a buenos resultados,hayunainterrelacinpermanentequenodebeserprdidadevista porelfuncionariopblico. Lacontratacinpblicaesunpequeoperopoderosoengranajedelprocesode gestin pblica que mover el motor de la ejecucin del Plan de Desarrollo Nacional. El CEPLAN como rgano rector del Sistema Nacional de Planeamiento Estratgico tiene el reto de elaborar el plan programtico del PLADES as como losinstructivosparalosnivelesysectoresdegobierno.
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Instrumentos de Gestión de Las Contrataciones: Capítulo 1 Del Módulo 2

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