Definicin de anlisis de puesto

El anlisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en trminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recoleccin, evaluacin y organizacin de informacin sobre un puesto de trabajo determinado

Situaciones donde se necesita o recomienda el anlisis de puesto:

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administracin a pensar en la necesidad de realizar un anlisis de puesto como los siguientes: Cuando se funda la organizacin Cuando se crea nuevos puestos Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologas o procedimientos Cuando se va a actualizar el sistema de compensacin y de salarios de una empresa

Igualmente, si se presenta los siguientes sntomas es necesario que la administracin considere evaluar la implementacin de un proceso de anlisis de puesto. Los empleados se quejan de que no saben qu tareas especficas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictosvy malentendidos. .La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen,lo que provoca duplicacin de esfuerzos y conflictos ocasionales. La contratacin y seleccin son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias. La mano de obra no est adecuadamente capacitada. La productividad general de la organizacin no resulta aceptable para la administracin. La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realizar un adecuado anlisis de puesto se obtendr descripciones de puestos bien preparadoos y realizados lo que ayuda a la administracin a satisfacer sus necesidades en aspectos crticos de poltica de personal, corno remuneraciones, contratacin y seleccin,diseo organizacional, evaluacin del desempeo y la planificacin de la mano de obra.

Datos que se renen en el anlisis de puesto

La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de anlisis de puesto como los siguientes: Actividades del trabajo Actividades y procesos del trabajo. Registros de las actividades Procedimientos utilizados. Responsabilidad personal. Actividades orientadas al trabajador Comportamiento humano, como acciones fsicas y la comunicaci6n en el trabajo.

Movimientos elementales para el anlisis de mtodos. Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo Tangibles e intangibles relacionados con el puesto Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar. Habilidades requeridas Desempeo del trabajo Anlisis de error. Normas de trabajo. Medicin del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea. Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos) Condiciones fsicas de trabajo. Requerimientos personales para el puesto Identidad del puesto dentro de la estructura de la organizacin

Beneficios para los gerentes de departamentos

Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad Permite realizar una mejor seleccin del personal Facilita efectuar una evaluacin objetiva de sus subalternos.

Beneficios para los empleados

Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto. Puede ser utilizado como una gua para su autodesarrollo

Elegir el administrador del programa de anlisis de puesto

El administrador del programa instituye procedimientos, confecciona modelos, dirige la reunin de datos, verifica la marcha y se asegura del cumplimiento del calendario de ejecucin. Puede ser el gerente de recursos humanos o algn otro. Sus funciones ms importantes consisten en eliminar superposiciones en las descripciones, asegurar que stas estn redactadas en un estilo uniforme, dirigir los mtodos de revisin, correccin y aprobacin, y cerciorarse de que los proyectos de descripciones lleguen a ser textos definitivos. Por esto, quien sea nombrado administrador del programa debe estar familiarizado con la compaa, sus unidades de trabajo y divisiones funcionales. Debe ser respetado por todos, desde los administradores superiores a los supervisores de lnea.El administrador del programa y los supervisores de lnea deben tener una meta comn y confianza mutua. Algunas compaas se valen de unconsultor externo para presentar un nuevo programa de descripcin de puestos.Se los emplea en medida diferente, que a veces va hasta la total responsabilidad por la preparacin del manual definitivo de descripciones de puestos de la empresa. Algunas compaas contratan al consultor para que acte como asesor del administrador. Puede fijar rumbos, compartir sus experiencias, sugerir mtodos o proporcionar aquellos servicios crticos de que carece la compaa. Aumenta la pericia del administrador del programa durante su evolucin.

Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos

Esa compuesta por seis pasos que son:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Asegurar, para su xito, que el apoyo de la administracin superior sea visible. Identificar los puestos que es necesario analizar. Escoger el mtodo que se utilizar para la obtencin de los datos Reunir y organizar la informacin obtenida Revisar la informacin con los participantes Desarrollar una descripcin y especificacin de puesto

A continuacin se explicar cada uno de los pasos en el proceso de obtencin de informacin para el anlsisi de puesto:

Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos

1. Apoyo visible de la administracin superior

Para asegurar el xito de un programa de descripcin de puestos, es necesario que resulte visible el apoyo de la administracin superior. Los altos ejecutivos deben comunicar sus deseos acerca del programa, as como lo que esperan de los gerentessubalternos y supervisores. Cuanto ms amplia sea la participacin deadministradores y supervisores en la preparacin del programa, ms importante ser esta comunicacin. El presidentede la compaa u otro alto ejecutivo a cargo debe hacer un anuncio oficial, una declaracin normativa, dirigida a los que habrn de verse afectados. El anuncio oficial debe contener elementos como: La razn fundamental para realizar este anlisis. La persona o grupo que se encargar de su preparacin y ejecucin. Las unidades de organizacin que abarca el programa. El calendario para la puesta en vigor. Qu se esperar de los empleados y administradores durante el desarrollo del programa

2. Identificar los puestos que es necesario analizar.

Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir, tambin sera til el anlisis de puesto anterior

El organigrama es una grfica que muestra el esqueleto de la estructura organizacional y donde se presenta el ttulo de la posicin y a travs de lneas conectoras quien reporta a quien, y quien est a cargo de qu departamento.

3. Escoger el mtodo que se utilizar

Se puede utilizar cualquiera de los mtodos que se describen a continuacin :

La entrevista La observacin de puesto Cuestionario de puesto Bitcora del empleado Combinacin

5.2. ANLISIS DE PUESTOS

Proceso de investigacin mediante el cual se determinan las tareas que componen el puesto, as como los conocimientos y caractersticas que debe reunir una persona para que la pueda desempear adecuadamente. BENEFICIOS DEL ANLISIS DE PUESTOS: PARA LA EMPRESA: - Seala las lagunas que existen en la organizacin del trabajo y el encadenamiento de los puestos y funciones. - Es una de las bases para un sistema tcnico de ascensos. - Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo. - Fija responsabilidades en la ejecucin del trabajo. PARA LOS SUPERVISORES: - Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla. - Les da conocimiento preciso y concreto de las operaciones permitiendo distribuir mejor el trabajo. - Permite buscar al trabajador ms apto para cada puesto. PARA EL TRABAJADOR: - Le hace conocer con precisin lo que debe hacer. - Le seala con claridad su responsabilidad. - Le ayuda a conocer si est laborando bien - Impide que sus funciones invadan el campo de otros. - Le seala sus fallas y aciertos. PARA EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS: - Proporciona la informacin para reclutar y seleccionar el personal. - Permite colocar al trabajador en el puesto adecuado. - Es una base para el entrenamiento del personal.

- Es la base para un sistema de valuacin de puestos. - Permite calificar la eficiencia o el desempeo del trabajador. ETAPAS DEL PROCESO DE ANLISIS DE PUESTOS ACTIVIDADES PREVIAS: - Solicitar autorizacin de la gerencia. - Acuerdo con el sindicato. - Difusin a los trabajadores - Preparacin de analistas. DEFINICIN DE LA TERMINOLOGA: - Puesto: conjunto de actividades, responsabilidades, cualidades y condiciones que forman una unidad de trabajo especfica e impersonal. - Descripcin genrica: es una indicacin de los aspectos ms sobresalientes del puesto que sirven para darse una idea lo ms clara posible de lo que se hace en el puesto. - Descripcin analtica: es un relato detallado de las operaciones que forman el puesto, clasificndolas generalmente en operaciones de rutina, operaciones peridicas y operaciones eventuales. - Anlisis de puestos: es un proceso metodolgico de investigacin en el que se determinan las actividades y los requerimientos de un puesto. - Especificacin del puesto: esto se refiere a las cualidades o requisitos que debe reunir una persona para desempear correctamente el puesto. - Condiciones de trabajo: es el medio circundante que rodea al trabajador. RECOLECCIN DE LA INFORMACIN: - Cuestionario - Entrevista - Observacin - Reportes de supervisores -Reportes de actividades del trabajador DESCRIPCIN: Son las caractersticas y actividades del puesto. Su contenido es el siguiente: a) Encabezado: - titulo del puesto - nombre o clave del puesto - ubicacin del puesto - especificaciones de la(s) mquina(s) herramienta(s) empleada(s) - jerarqua y contactos dentro y fuera de la empresa - puestos superior e inferior - puestos de mayor afinidad

- nmero de trabajadores que desempean el puesto - nombre y firma del analista y del supervisor inmediato del puesto - fecha de anlisis b) Descripcin genrica: Consiste en una explicacin del conjunto de las actividades del puesto consideradas como UN TODO. c) Descripcin especfica: Consiste en una exposicin detallada de todas y cada una de las operaciones y/o actividades que realice el trabajador. ESPECIFICACIONES: Son los requisitos mnimos para que el puesto sea eficientemente desempeado. Existen varios factores a considerar; los ms comunes son: - Habilidad. Experiencia, conocimientos, iniciativa, etc. - Responsabilidad. En equipo, en informacin, en personal, en valores, etc. - Condiciones de trabajo. Riesgo, lugar de trabajo insalubre, iluminacin, etc. - Esfuerzo. Fsico y mental. PERFIL DEL PUESTO: - edad - sexo - escolaridad - experiencia (en aos) -rasgos psicolgicos y fsicos PRESENTACIN DE LA PROPUESTA E INFORME FINAL: - Propuesta: ndice Introduccin Objetivo del anlisis Programa de actividades (4 etapas): Oficio de autorizacin Calendarizacin de las actividades -Informe final: Cartula ndice Introduccin Metodologa: Tcnicas de recopilacin Anlisis

Limitaciones Catlogo de puestos