COMBINAR CORRESPONDENCIA Ejercicio 1: Reconocer los documentos Lista de destinatarios 1. Abra el archivo Lista de contratos de la carpeta Lab10.

2. 3.

Observe que esta lista contiene datos acerca de clientes que estn solicitando servicios de televisin por cable (20 clientes). Este archivo es nuestra Lista de destinatarios. En la lista de destinatarios no debe realizar ningn proceso de combinacin, as que para evitar confusiones debe cerrar este documento.

Documento principal Ahora, abra el archivo Solicitud de servicio de la carpeta Lab10. Este documento contiene el texto estndar que se debe mostrar en todas las cartas. El proceso de combinar correspondencia se realiza desde este documento. Ejercicio 2: Combinar correspondencia Debe iniciar el proceso en el documento principal Crear el documento principal. 1. Haga clic en la ficha Correspondencia. 2. Ubique el comando Iniciar combinacin de correspondencia y seleccione el tipo de documento, en nuestro caso ser Cartas. Conectar el documento con los Destinatarios. Aqu debe indicar la ubicacin y el nombre de su lista de destinatarios. 1. Haga clic en Seleccionar destinatarios y elija Usar lista existente 2. En esta ventana, ubique la carpeta Lab10 y seleccione el documento Tabla de contratos. Haga clic en Abrir. 3. Para ver los datos de los Destinatarios, haga clic en el comando Editar lista de destinatarios. El resultado es una ventana tal como la imagen:

4. Haga clic en Aceptar para regresar al documento principal.

Agregar campos de combinacin a los documento. Ahora, debe indicar en qu posicin se mostrarn los datos de los destinatarios. Estos datos son considerados como Campos de combinacin.

5.

En el documento de Word, lleve el cursor a la celda a la derecha del texto Cliente y en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en el comando Insertar campo combinado

6.

Seleccione el campo Cliente. Word inserta el campo de combinacin Cliente:

7. Lleve el cursor debajo del texto Nro. de contrato e inserte el campo Contrato. Realice un procedimiento similar con los dems campos. El documento de Word se debe mostrar cmo:

8. Los crculos rojos indican los campos de combinacin insertados.

Vista previa

9. Activar el comando Vista Previa 10. Para cambiar entre los dems registros, use los botones Siguiente y Anterior (observe la imagen)

11. Realice el procedimiento para ir al registro 10. Se debe mostrar al cliente Alter Paredes Torres. 12. Luego, cambie al registro 1 (Manuel Leyva Daz) y finalmente vaya al registro 2 (Elsy Herrera Prez). Finalizar la combinacin Este ltimo paso se van a generar las 20 cartas (una para cada destinatario).

1.

En el grupo Finalizar, haga clic en el comando Finaliza y combinar Para generar las cartas, use el comando Editar documentos individuales. Elija la opcin Todos y haga clic en Aceptar. Observe que se ha generado un nuevo documento llamado Cartas1 (vea la barra de ttulo), el cual tiene 20 pginas (observe la barra de estado). Guarde el documento resultante como Demo01. Luego, cierre este documento.

2. 3. 4.

5.

6. Guarde el documento principal (no lo cierre).

Ejercicio 3: Opciones de consulta Cuando se usa la combinacin de correspondencia, se combinan con todos los registros de la lista de destinatarios. En este ejercicio se generarn cartas de acuerdo a criterios especficos, por ejemplo slo a los registros del servicio Bsico o a aquellos que requieran ms de 5 televisores. Caso 1: Se desea generar cartas slo a los clientes cuyo servicio es Econmico 1. En el documento principal del ejercicio anterior, haga clic en la ficha Correspondencia. 2. Haga clic en el comando Editar lista de destinatarios. 3. Ahora, haga clic sobre el ttulo Servicios y elija Econmico 4. Observe que ahora se muestran slo los registros de este servicio. Haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en el comando Finaliza y combinar y elija Editar documentos individuales. Observe que se han generado 11 cartas 6. Guarde el resultado como Caso1 y cierre el documento resultante. Caso 2: Se desea generar cartas slo a los clientes que tengan ms de 2 televisores. Desactive el filtro anterior: 1. En el documento principal del ejercicio anterior, haga clic en la ficha Correspondencia. 2. Haga clic en el comando Editar lista de destinatarios. 3. Ahora, haga clic sobre el ttulo Servicios y elija Todos.

7. Gracias a esto, el filtro anterior (que el servicio sea Econmico) se desactiva.

Aplicar un nuevo filtro: 1. En el cuadro donde se muestra los Destinatarios, haga clic en el campo TV y elija Avanzado. 2. En esta ventana, indique el criterio solicitado:

3. 4. 5. 6.

Luego, haga clic en Aceptar. Haga clic en el comando Finaliza y combinar y elija Editar documentos individuales. Se deben generar 14 cartas. Guarde el resultado como Caso2 y cirrelo. Luego, haga clic en el comando Editar lista de destinatarios.

8. En el campo TV elija la opcin Todos.

Ejercicio 4: Campo Sientoncessino Este campo permite incluir un texto personalizado a la carta si es que se cumple una determinada condicin. Caso 3: se desea combinar la carta con TODOS los registros de su lista. Los clientes que tengan ms de 2 televisores deben mostrar como Recargo el texto USA 10 en otro caso debe mostrar Sin Recargos 1. Debe estar en el documento principal del ejercicio anterior. 2. Si tuviera filtros aplicados debe desactivarlos. 3. Lleve el cursor a la posicin donde desea insertar el texto, en nuestro caso a la celda a la derecha del Recargo. 4. En el grupo Escribir e insertar campos, ubique el comando Reglas y elija Sientoncessino 5. En este cuadro, tiene que establecer la condicin (ms de 2 televisores) y el texto (USA 10 y Sin recargo) 6.

Haga clic en Aceptar. Para ver el cdigo insertado use: ALT + F9 8. El cdigo que se muestra es: {IF {MERGEFIELD TV} >2 USA 10 Sin recargo } 9. Pulse ALT + F9 para ocultar el cdigo. 10. Haga clic en el comando Finalizar y combinar y elija Editar documentos individuales. 11. Se han generado 20 cartas. Observe que donde hay ms de 2 Televisores, se muestra el texto USA 10 12. Guarde el resultado como Caso3 y cierre TODOS sus documentos. Ejercicio 5: Combinar sobres En nuestro ejemplo, se ver la combinacin de la Tabla de Contratos con el Sobre10. 1. 2. En un documento en blanco, haga clic en la ficha Correspondencia. Seleccione el comando Iniciar combinacin de correspondencia y elija Sobres Se muestra una ventana para configurar el tipo de sobre a usar. En nuestro caso, elija el Sobre 10

7.

3.

4. 5.

Clic en Aceptar. Ahora, haga clic en Seleccionar destinatarios y elija Usar lista existente.

6. En esta ventana, ubique la carpeta Lab10 y seleccione el documento Tabla de contratos. Haga clic en Abrir. 7. Inserte el campo Cliente y Contrato en el rea de direccin (vea la imagen). El sobre debe tener la siguiente apariencia:
rea de direccin

8. Haga clic en el comando Finaliza y combinar y elija Editar documentos individuales. 9. Se han generado 20 sobres. 10. Guarde el resultado como Sobres1 y cierre TODOS sus documentos.

Ejercicio 4: Combinar con etiquetas Al igual que con los sobres, para combinar con etiquetas, es necesario iniciar el proceso en un documento en blanco. 1. En un documento en blanco, haga clic en la ficha Correspondencia. 2. Seleccione el comando Iniciar combinacin de correspondencia y elija Etiquetas 3. Se muestra una ventana para configurar el tipo de etiqueta. Cambie la marca de etiqueta a Avery A4/A5 y seleccione el modelo L7159.

4. Clic en Aceptar. 5. Ahora, haga clic en Seleccionar destinatarios y elija Usar lista existente. 6. En esta ventana, ubique la carpeta Lab10 y seleccione el documento Tabla de contratos. Haga clic en Abrir. 7. Inserte el campo Cliente y Contrato. El resultado debe ser como.:.

8. Para que los cambios se apliquen a todas las etiquetas, haga clic en el comando Actualizar etiquetas.

Actualizar etiquetas

9. Haga clic en el comando Finaliza y combinar y elija Editar documentos individuales. 10. Se han generado un documento con 20 etiquetas. 11. Guarde el resultado como Etiquetas1 y cierre TODOS los documentos.
LABORATORIOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA Iniciando el laboratorio combinar correspondencia Para este caso trabajaremos con los archivos siguientes:

1. Solicitud de servicio 2. Tabla de contraltos Ejercicio 1: Realizar las siguientes prcticas de laboratorio o Ejercicio a: Combinar la carta con los contratos emitidos el 10 de enero. Guarde el resultado como EjerA (Resultado: Deben mostrarse 4 cartas). o Ejercicio b: Combine su carta con los registros que soliciten el servicio Premium. Guarde el resultado como EjerB (Resultado: Deben mostrarse 10 cartas). o Ejercicio c: realice el procedimiento para combinar la carta, pero slo debe incluir los contratos emitidos a partir del 15 de enero.

Guarde el resultado como EjerC (Resultado: Deben mostrarse 9 cartas). o Ejercicio d: combine la carta con los clientes del servicio Econmico que tengan ms de 2 televisores para instalar. Guarde el resultado como EjerD. (Resultado: Deben mostrarse 6 cartas). o Ejercicio e: combine la carta con todos los contratos cuya fecha se encuentre del 12 al 15 de enero del 2007. Guarde el resultado como EjerE. (Resultado: Deben mostrarse 8 cartas).
Campo Sientoncessino Usando el mismo documento principal del ejercicio anterior, inserte el campo Sientoncessino para resolver los siguientes casos:

Ejercicio f: En el cuadro OBS debe mostrar el texto: Incluye canales 69, Tv Shok y CineCanal. Este texto se debe mostrar slo a los contratos del servicio Premium. o Escriba el cdigo generado? ................................................................... o Complete la combinacin. Guarde el documento como EjerF Ejercicio g: debajo del texto OBS, escriba PD. Luego, realice el procedimiento necesario para que se muestren el texto 32 canales para el servicio Bsico y 100 canales para el servicio Econmico o Cul es el cdigo generado? ................................................................... o Complete la combinacin. Guarde el resultado como EjerG Ejercicio h: realice el procedimiento para combinar la Tabla de contratos con el sobre Carta USA. El diseo del sobre debe incluir el Cliente, el Contrato y el Servicio. o Guarde el resultado como EjerH Ejercicio i: Luego, realice el procedimiento para combinar la Tabla de contratos con la etiqueta J8671 Frontal de video. Modifique el diseo para lograr un resultado como:

Sobres y etiquetas

o Guarde el resultado Como EjerL.