CONTABILIDAD INTEGRAL COI. INTRODUCCION.

El sistema de contabilidad integral COI de la lnea de ASPEL fue creado especialmente para facilitarte la captura, proceso y mantenimiento de la informacin contable de la empresa. Tambin te permite la generacin de diversos reportes financieros, indispensables para la toma de decisiones. El objetivo principal de COI, es proporcionarte una herramienta que te facilite la practica contable; sin embargo los conocimientos bsicos y primordiales de la contabilidad deben ser aplicados por ti. El sistema se compone de los siguientes mdulos: Catlogo de cuentas. Plizas Balanza de comprobacin Diario general Auxiliares mensuales y anuales Reportes financieros Balanza anual y consolidacin Hoja de clculo Utileras El sistema se basa en un diseo estructural en el cual los mdulos estn correlacionados entre s. Los mens se despliegan en cascada permitiendo ver los submens que los integran y los mdulos que los anteceden. CONVENCIONES UTILIZADAS. Es conveniente distinguir entre el cursor y la barra iluminada. En una captura el cursor estar indicado por el carcter que centellea, e indica el campo o la posicin dentro del mismo donde te encuentras ubicado, con la posibilidad de escribir algn dato, a travs del teclado. La barra iluminada cambia el color de la lnea en la que te encuentres colocado, resaltando la misma, aparece en los mens de ayuda y en los de funciones, en estos casos en lugar de escribir algo solo se presiona la tecla ENTER para seleccionar una opcin o para ejecutar algn proceso. En la ayuda en lnea y en los mensajes que enve el sistema aparecern los smbolos < >, para indicar que se est haciendo referencia a una tecla en particular, por ejemplo: <ENTER>, <ESC>, <F10>, etc. Mens. Es un listado de los diferentes procesos que pueden ejecutarse en ese momento; cada opcin va precedida por un nmero. COMO SELECCIONAR LAS OPCIONES DENTRO DEL MEN. Existen varias maneras para seleccionar un opcin dentro de los mens desplegados en la pantalla. Utiliza las teclas de flechas, o la <BARRA ESPACIADORA> para recorrer todas las opciones del men, hasta llegar a la opcin deseada, y oprime la tecla <ENTER> para accesar. Teclea el nmero que aparece al lado izquierdo de la opcin y presiona la tecla <ENTER>, esto te ofrece mayor rapidez en la seleccin de la opcin a ejecutar. Presiona la tecla de acceso rpido de la operacin deseada, estas correspondern a una letra contenida 1 en el nombre de la opcin, que la diferenciara de las otras alternativas. Cuando se emplee una tecla de acceso rpido no necesitaras oprimir la tecla <ENTER>, dado que el sistema ingresara automticamente al submen o pantalla de captura correspondiente. Todos los mens tienen una alternativa numerada con un CERO equivalente a finalizar, que te permitir regresar al men anterior o terminar de operar el sistema, si te encuentras el men principal.

 TECLAS PRINCIPALES. <ENTER> o <RETURN>. Sirve para enviar la informacin tecleada a la computadora, por lo tanto est tecla se deber oprimir despus de escribir cualquier dato, tambin se utiliza para avanzar campo por campo. En algunas ocasiones el sistema pedir que oprimas la tecla <ENTER> para que el sistema realiza sus procesos. En algunos equipos la palabra <ENTER> o <RETURN> est escrita sobre la tecla, pero en otros simplemente aparece indicada con una flecha <ESC> o <F10> . Dentro del sistema es utilizada para: salir de cualquier men y regresar al men anterior. Dentro de cualquier pantalla de captura, permiten regresar al campo inicial y si te encuentras en este, sirven para regresar al men anterior. En algunos mdulos se les utiliza para dar por terminada la captura de un registro y confirmar los datos. Terminar cualquier consulta. <AVPAG> o <PGUP>. En las pantallas de captura enva el cursor al primer campo o espacio desplegado en las ventanas de ayuda y reportes, permitir regresar de pgina en pgina o de pantalla en pantalla, dentro del listado. <INSERT> . Permite agregar un espacio en blanco, en el lugar en que este posicionado el cursor; se insertarn tantos espacios en blanco como se oprima la tecla <INSERT>. <SUPR> o <DEL>. Borra el carcter que est sobre el cursor. <BACK SPACE>. Retrocede un espacio y borra el carcter inmediato a la izquierda. <FLECHA ARRIBA>, <FLECHA ABAJO>, <FLECHA IZQUIERDA> Y <FLECHA DERECHA>. Las teclas de flechas verticales sirven dentro de la captura para mover el cursor al campo anterior o posterior. En las pantallas de ayuda, sirven para avanzar o retroceder de registro en registro en las pantallas de captura, cambios o reportes, las teclas de flechas horizontales, sirven para mover el cursor un carcter hacia la derecha o hacia la izquierda; cuando se presenta el mensaje de confirmacin de la informacin, las teclas de flechas horizontales sirven para elegir la respuesta SI o NO. <INICIO> o <HOME>. En las pantallas de captura o de cambios, enva al cursor al principi o del campo, en las ventanas de consulta posiciona el cursor en el primer registro almacenado. <FIN> o >END>. Tiene una funcin contraria a la anterior, dentro de las pantallas de captura o de cambios enva al cursor un espacio despus del ultimo carcter capturado, si se trata de una ventana

de consulta, sealara el ultimo registro almacenado en el banco de datos. <BARRA ESPACIADORA>. Cuando se presentan las diferentes opciones de un men la <BARRA ESPACIADORA>, te permitir avanzar de una alternativa a otra; en las pantallas de captura de altas, cambios y emisin de reportes te servir para borrar el contenido de los campos que aceptan caracteres alfanumricos. En estos casos la tecla <SUPR> no elimina la informacin tecleada en el campo. TECLAS DE FUNCIN. Tecla <F1>. Presenta ayuda interactiva e instantnea en el momento deseado. 2 Tecla < F2>. Proporciona listado dentro de las pantallas de captura, cambios y emisin de reportes. Tecla <F3>. Equivale a contestar afirmativamente. Tecla <F4>. Esta tecla equivale a contestar NO dentro del mensaje de confirmacin de la informacin. Tecla <F5>. Se relaciona con parmetros de impresin. Tecla <F6>. Despliega el espacio disponible en el disco donde te encuentres trabajando, adems muestra la hora y fecha que se encuentre registrada en el sistema operativo de tu computadora. INSTALACIN MANUAL. Qu necesitas para la instalacin COI? Los requerimientos para la instalacin COI, son los siguientes: Computadora personal compatible con IBM. Modelo XT, AT, PS2. 512 KB en RAM como mnimo. Contar con disco duro de 1.2 MB de espacio libre. Drive de 5 o 3 Cualquier tipo de monitor. Sistema operativo Ver. 3.0 en adelante. El sistema puede ejecutar el proceso de impresin en la mayora de las impresoras de matriz de punto y lser. COI permite tambin definir tu impresora, si no esta definida dentro del sistema y la posibilidad de registrar su configuracin. Discos de instalacin: Un disco de 3 HD Un disco de 5 HD Manual de usuario. Antes de instalar el paquete, debers hacer una copia de seguridad del disco original y trabajar con ella. Ejemplo: ECRIBE TU MISMO COMO SE REALIZA LA COPIA. Para instalar tu sistema llevars a cabo los siguientes pasos: Inserta la copia del disco de instalacin de COI en la unidad de disco flexible. Cambia la unidad de lectura y escritura a la unidad de disco flexible; escribiendo lo subrayado. C:\>y presiona enter.

Ahora se ejecuta la instalacin del programa con el archivo INSTALA.EXE, desde la unidad A; escribiendo lo subrayado. 3 A:\> INSTALA Y PRESIONA ENTER. ENTONCES APARECERA LA SIGUIENTE PANTALLA: NOMBRE DE LA EMPRESA, S.A DE C.V. ASPEL INSTALA 1.3 1/OCT/94 SISTEMA AUTOMATICO DE INSTALACIN. INSTALACIN DEL SISTEMA ASPEL COI 5.03 Instalar en: Disco de programas C: \COI5_0 Directorio de datos C:\ COI5_0 \DATOS Instalacin de: EJECUCIN DE: Archivos de programas SI Traductor de archivos SI Archivos auxiliares SI Formato de impresin SI La pantalla anterior te solicita que le comuniques en que directorio deseas grabar los archivos del programa, aqu deberes indicar la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde debern grabarse dichos archivos, por ejemplo si quieres instalar COI en el disco duro de tu computadora, dentro del directorio COI_50, debers escribir lo subrayado: DIRECTORIO DE PROGRAMAS C::\COI5_0 En la versin 5.3, no es necesario crear desde un principio el directorio COI5_0, ya que el proceso de instalacin lo crear en caso de que no exista. Si el espacio libre en tu disco duro, es superior a 1.2 MB, el sistema podr instalarse sin ningn problema, pero si este espacio es menor a los 1.2 MB y continuas con el proceso de instalacin, el sistema te enviar el siguiente mensaje: NO HAY ESPACIO SUFICIENTE EN EL DISCO OPRIMA <ENTER> Y por lo tanto, no se llevar a cabo el proceso de instalacin, si acaso llegaras a sealar una unidad de disco que no existe, observaras en la pantalla el siguiente mensaje: ERROR AL ANALIZAR ESPACIO LIBRE EN DISCO. OPRIMA <ENTER> Despus del sistema requerir informacin acerca del directorio de datos, igualmente debers anotar la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde deseas grabar los archivos de datos. Despus de sealar el ltimo parmetro aparecer el siguiente mensaje: 4 ESTN CORRECTOS SUS DATOS? SI O NO. Si los directorios especificados y las respuestas a las opciones son correctas, oprime la tecla S y despus ENTER. Si alguno de los datos est esta equivocado, oprime la tecla N y despus ENTER. Esto te colocar nuevamente en el primer campo de la pantalla. Para llegar al campo donde necesitas hacer la modificacin,

utiliza la tecla ENTER o las flechas arriba y abajo. CREACIN DE ARCHIVOS. Al contestar afirmativamente a la pregunta, se iniciara el proceso de instalacin en la parte inferior izquierda de la pantalla podrs observar los archivos que estn siendo instalados, una vez terminado se presentara el siguiente mensaje: EL SISTEMA ASPEL COI 5.0 HA SIDO INSTALADO. OPRIMA <ENTER> Ahora ingresaras a COI y configuraras los parmetros de operacin una vez que has instalado el sistema, para determinar los parmetros de impresin que delimitarn la operacin del mismo; vas a continuar con las siguientes instrucciones: Ingresar al sistema cambiando primeramente de directorio desde la unidad C:>, escribiendo lo que se presenta subrayado en el ejemplo a). Y tecleando despus de la palabra subrayada COI dentro de la unidad de disco y directorio en donde se encuentra instalado el programa, ver ejemplo b). Ejemplo a) C::\> CD COI Presiona <ENTER> Ejemplo b) C::\COI> COI Presiona <ENTER> Podrs observar que aparecer la siguiente pantalla: SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL. Versin 5.03 ASPEL COI. No de serie: CERPEC*!& Derechos reservados 1993 APEMEX, S.A DE C.V. NUMERO DE EMPRESA A TRABAJAR 1 En el sistema: < F1> AYUDA GENERAL, <F9> CALCULADORA SISTEMA CONFIGURADO PARA EPSON O IBM COMPATIBLE. Ahora el sistema te pedir el nmero de empresa, para lo cual debers teclear el nmero uno y presionar <ENTER>, si el sistema te sugiere el numero uno solo presiona >ENTER>. A continuacin el sistema, te pedir la clave de acceso y tu presionaras la tecla F8, que contiene la 5 clave estandarizada para operar el programa. Esta tecla de funcin accesar automticamente la clave ASPEL 1. La siguiente pantalla, te solicita la fecha de trabajo y tu capturaras dos caracteres numricos para el mes y dos para el ao (MMAA), puedes optar por la sugerida en la pantalla o teclear otra fecha despus de indicar la fecha de trabajo el sistema enviar un mensaje: EL SISTEMA NO HA SIDO INSTALADO. DESEA INSTALARLO AHORA?: SI O NO El sistema posee dos maneras de definir los parmetros generales que orientarn el funcionamiento del sistema en su conjunto. La instalacin automtica y la instalacin manual. El proceso de instalacin, conlleva dos funciones; cuando se lleva a cabo la primera vez, es til para especificar los parmetros que orientarn en

el funcionamiento de COI y si por el contrario el sistema ha sido instalado con anterioridad, te permite la modificacin de los parmetros deacuerdo a las necesidades de la empresa sugiere que al realizar la instalacin automtica, tecleando S cuando el sistema pregunte si deseas efectuar la instalacin del sistema con todo esto podrs empezar rpidamente la operacin de COI. INSTALACIN AUTOMATICA. La ventaja de ejecutar el proceso de instalacin automtica, es la rapidez con que se lleva a cabo, pues solo necesitaras definir los parmetros bsicos para el funcionamiento del sistema, la creacin de archivos CONFIG.SYS se realizar de manera automtica cuando tu seleccionas esta opcin o presionas la tecla S, para decir que si deseas instalar el sistema; aparecer la siguiente pantalla: NOMBRE DE LA EMPRESA. S.A DE C.V. ASPEL COI5.03 OCT/95 SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL. INSTALACIN AUTOMATICA. Parmetros del sistema No de dgitos para el nivel. 14 23 32 42 50 CAPTURA DE CUENTAS CON NINGN MANEJO DE DEPARTAMENTOS SI DISCO Y DIRECTORIO DE TRABAJO C:COI5_0 DATOS NO NOTA IMPORTANTE. Es importante tomar en cuenta que si llegas a una empresa a trabajar, y en esta ya se encuentra implantado el sistema de contabilidad integral COI, puedes modificar la configuracin del sistema para adecuar los procedimientos de trabajo, esto no necesariamente significa cambiar radicalmente la 6 contabilidad en la compaa, como se ver posteriormente en este caso, entonces debers proceder de la siguiente manera desde el men principal. 8. HOJA DE CALCULO 9. UTILERIAS 0. FINALIZAR 1. PROCESOS ESPECIALES 2. CONFIGURACIN DEL SISTEMA 1.INST. AUTOMATICA 3. CONTROL DE ARCHIVOS. 2. INT. MANUAL 1. PARAM. SIS 0. FINALIZAR. 3. TABLA DE I.N.P.C TEMA. 4.RANGOS DE CUENTAS 2. CREACIN 5. CATALOGO DE DEPTOS. INDIVIDUAL 3.CREACI. DE CONFIG 4. FINALIZAR. Oprime el nmero 9 utilerias y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre est opcin y despus presiona ENTER.

 Oprime el nmero 2 configuracin del sistema y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre la opcin y presiona ENTER. Oprime ahora el nmero 2 instalacin manual, y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre est opcin y presiona ENTER. Oprime el nmero 1, parmetros del sistema y presiona ENTER o coloca la barra del cursor sobre est opcin y presiona ENTER. Entonces se desplegar la siguiente pantalla: NOMBRE DE LA EMPRESA, S.A DE C.V. ASPEL COI5.03 OCT/94 SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL. INSTALACIN MANUAL. PARAMETROS DEL SISTEMA No DE DIGITOS PARA ERL NIVEL 1 4 DEPARTAMENTOS S 2 3 AUXILAIR POR FECHA O TIPO FECHA 3 2 CONTABILIZAR EN LINEA SI 7 40 0 CAPTURA DE CUENTAS CON GUION SI TIPOS DE POLIZAS REDONDEO DE CANTIDADES A PESOS NO CAPTURA DE ALDO INICIAL SI 1 DR 7 No DE POLIZAS SECUENCIAL SI 2 IG 8 FOLIO UNICO DE POLIZAS NO 3 EG 9 ALTA AUT. DE CTAS. EN TRASPASO SI 4 10 OPERACIN MES DE AJUSTE (13) NO 5 11 MES DE CIERRRE FISCAL (MM) 12 6 12 ALTA DE CUENTAS ED POLIZAS SI DISCO DE DIRECTORIO DE TRABAJO C: \COI5_0 \DATOS Es aqu donde t debers marcar los parmetros con los que trabajar la compaa, deacuerdo a sus necesidades. DESCRIPCIN DEL SISTEMA (COI). A continuacin, se describen brevemente las caractersticas de cada uno de los mdulos que componen el sistema de contabilidad integral. ACCESO AL SISTEMA. Ingresar al sistema cambiando primeramente de directorio desde la unidad C:>, escribiendo lo que se presenta subrayado en el ejemplo a), y tecleando despus la palabra subrayada COI dentro de la unidad de disco y directorio en donde se encuentra instalado el programa, ver ejemplo b). EJEMPLO a) C:\> CD COI PRESIONA ENTER.

EJEMPLO b) C: \ COI> COI PRESIONA ENTER. Ahora el sistema te posicionar en el campo donde se registra el nmero de empresa y automticamente te indica el nmero 1 por lo cual debers oprimir ENTER, salvo que exista un 8 nmero de empresa diferente y quieras accesar a ella. A continuacin, el sistema te pedir la clave de acceso y presionars la tecla F8, que contiene la clave estandarizada para operar el programa. La siguiente pantalla, te solicita la fecha de trabajo y tu capturars dos caracteres numricos para el mes y dos para el ao (MMAA). Puedes optar por la sugerida en la pantalla o teclear otra fecha. (ver pag. 7) PARA SALIR DEL SISTEMA, SE PROCEDER DE LA SIGUIENTE MANERA: Donde quiera que te encuentres trabajando, en el momento que desees abandonar la sesin de trabajo, debers utilizar la tecla de Escape (ESC) para regresar al men principal. Inmediatamente despus accesars al mdulo de Utilerias, para guardar tu trabajo en la unidad de disco y subdirectorio que desees. Ahora podrs salir del sistema, presionando la tecla de escape (ESC), hasta llegar a visualizar el siguiente mensaje: C:\ COI> Entonces debers salir del directorio de COI y llegar al directorio raz tecleando lo subrayado. C:\ COI> CD.. Ahora la pantalla te mostrar lo siguiente: C:> EN ESTE MOMENTO ESTARS FUERA DEL PROGRAMA COI. NOTA: COMO T PUEDES OBSERVAR, AL FORMA DE ENTRAR AL SISTEMA Y LA MANERA DE ABANDONAR UNA SESIN DE TRABAJO, ES MUY SENCILLA. Es por eso que el programa de APEMEX contabilidad integral (COI), es de lo ms generalizados en el mercado. Y de ah, surge la necesidad de que el tcnico en contabilidad sea capacitado para manejar paquetera contable. CATLOGO DE CUENTAS. La implementacin de una contabilidad dentro de la empresa, se inicia con la definicin del catlogo de cuentas. Este mdulo est diseado para dar flexibilidad al usuario con el, se define el catlogo de cuentas y adems, permite hacer modificaciones en cualquier momento. El catlogo puede tener de uno a cinco niveles de cuentas, para una adecuada contabilizacin de departamentos y centros de costos. Este mdulo tambin permite consultas al catlogo y emisin de mltiples reportes. MOVIMIENTOS AL CATLOGO DE CUENTAS. El men de movimientos al catlogo de cuentas es el siguiente: 1. CATALOGO DE CUENTAS

2. PLIZAS 1. MOVIMIENTOS 9 3. BALANZA DE COMPROBACIN 2. CONSULTAS 1. ALTAS 4. DIARIO GENERAL 3.REPORTES 5. AUXILIARES MENSUALES 0.FINALIZAR 2. BAJAS 6. REPORTES FINANCIEROS 7. BALANZA ANUAL Y CONSOLIDACIN 3. CAMBIOS 8. HOJA DE CALCULO. 0. FINALIZAR ALTAS DE CUENTAS. Al seleccionar la opcin de altas el sistema te pedir la siguiente informacin: Nmero de cuenta Tipo de cuenta Descripcin Departamento ( S N) Saldo inicial Presupuesto: Mensual Anual Acumulado La posicin del cursor en pantalla, indica que el sistema est solicitando la informacin correspondiente a ese campo, la cual deber ser tecleada directamente. En nmero de cuenta y tipo de cuenta, el sistema te proporciona ayuda oprimiendo la tecla de ayuda F2. SUMARIO DE FUNCIONES PARA ALTAS DE CUENTAS. ENTER. Salta al siguiente campo. BACKSPACE. Borra caracteres uno por uno. FLECHA DERECHA. Mueve el cursor en la direccin de fin de campo. F10 O ESC. Regresa automticamente al campo inicial y si es tecleado en el campo inicial, terminar la captura. F2. ayuda en el nmero y tipo de cuenta. F7. Ayuda para el rango de cuentas. BAJA DE CUENTAS. Para poder dar de baja una cuenta es necesario que cumpla con los siguientes requisitos: Tener saldo inicial y final igual a cero. No tener cuentas dependientes a niveles bajos, es status de alta. No tener movimientos de cargo o abono en el mes. 10 Al entrar a la opcin de bajas de cuentas, el sistema preguntar: El nmero de cuenta que deseas dar de baja, si la cuenta existe el sistema te colocar en el nmero que solicites, despus te pedir la confirmacin para dar de baja la cuenta, a lo cual debers teclear la letra S y luego oprimir ENTER para que quede dada de baja la cuenta. CAMBIOS. Por medio del submen cambios, se pueden modificar todos los datos de la cuenta, excepto el nmero de cuenta, si deseas cambiar el nmero actual y despus dars de alta la nueva cuenta con el nmero correcto.

CONSULTAS AL CATLOGO DE CUENTAS. Este mdulo te auxiliara en la revisin de los conceptos que conforman tu catlogo de cuentas, as como de su clasificacin y de su tipo de cuenta; ya sea acumulativa o de detalle. Para accesar a la consulta de catlogo de cuentas, desde el men principal debes seleccionar el men de catlogo de cuentas y vers aparecer la siguiente pantalla: Catalogo de cuentas. Plizas. 1. Movimientos. Balanza de comprobacin. 2. Consultas. 1. Cuentas. Diario general. 3. Reportes. Auxiliares mensuales. 0. Finalizar. 2. Cuentas Deptos. Reportes financieros. Balanza anual y consolidacin 3. Finalizar. Hoja de calculo Utilerias. No de cuenta: ___________ 0. Finalizar. entonces podrs elegir la opcin consultas y posteriormente seleccionar la opcin cuentas finalmente el sistema integrar a la pantalla otro recuadro donde puedes escribir el nmero de cuenta que deseas consultar. Las cuentas pueden ser de: ingresos, egresos, diario o hasta nueve clasificaciones adicionales, este modulo presenta las siguientes ventajas: Incluye el nmero de pliza en forma automtica (opcional). Verifica que las cuentas afectadas existan en el catlogo de cuentas. Verifica que se cumpla la partida doble. Realiza los asientos contables a las cuentas de detalle afectadas y, posteriormente, realiza en forma automtica la acumulacin de los niveles superiores (cuentas de acumulacin). Proporciona un campo para el concepto general de pliza y otro para el auxiliar de cargo y de abono. Permite la consulta de plizas de forma gil e inmediata. Permite modificaciones inmediatas a la pliza en caso de captura de datos incorrectos. Emisin de formatos de pliza. Puede dar de alta las cuentas de detalle en ese mdulo. Permite dar de baja plizas. BALANZA DE COMPROBACIN. La balanza de comprobacin se puede obtener en el momento que lo desees, sin que se requiera un cierre o 11 corte del periodo, te proporciona los datos tradicionales de una balanza como son: nmeros de cuenta, nombre de la cuenta, saldo anterior, debe , haber, saldo actual y cuadr de cuentas. DIARIO GENERAL. Este diario general se conoce tambin como el libro diario, consiste en el listado de todas las plizas ordenadas por tipo de pliza y en orden ascendente de nmero de pliza. Al final del reporte se suman los totales de los movimientos de todas las plizas listadas, este reporte se puede emitir en cualquier momento sin

necesidad de haber terminado el periodo y no requiere de ningn proceso de clasificacin. AUXILIARES MENSUALES Y ANUALES. Los auxiliares tambin se conocen como libro mayor auxiliar. Consiste en un listado de todas las cuentas, en el mismo orden del catlogo, en cada una se menciona su nmero, descripcin y saldo inicial. Si se trata de una cuenta de detalle, se presentan tambin las plizas que la afectaron. Este reporte se puede emitir en el momento que el usuario lo desee. REPORTES FINANCIEROS. El sistema te permite emitir estados financieros estndar y estados financieros diseados por ti mismo. Estos ltimos se crean con un mdulo de emisin de formatos de reporte. Este modulo manda a impresin los siguientes reportes estndar: Estado de situacin financiera. Estado de resultados. Libro mayor. BALANZA ANUAL Y CONSOLIDACIN. Ese mdulo, te permite emitir una balanza de comprobacin mensual o de varios meses, y solo requiere que le proporciones los archivos de los meses que deseas incluir. UTILERAS. Este mdulo de utileras del sistema de contabilidad integral, te permite efectuar procesos que antes, solamente podan ser realizados por personas con conocimientos en computacin, este submen, es todo un sistema de mantenimiento, verificacin y monitoreo de la contabilidad. Las opciones con las que cuenta son las siguientes: Rectificar la integridad de los archivos y programas con verificacin de registros, cifras de control y regeneracin de ndices en caso de fallas. Procesos de operacin contable: Traspasos de saldos, creacin de nuevos meses, borrados de movimientos y pliza de cierre del mes de trabajo. REPARACIN DE INFORMACIN CONTABLE. Los insumos que requiere el sistema de contabilidad integral para poder operar son dos: El catalogo de cuentas 12 Las plizas, en ellas se incluyen los asientos contables con que se afectan dichas cuentas. Primeramente debemos de hacer un recordatorio acerca de la definicin de cuenta, la cual se puede conceptualizar de la siguiente manera: CUENTA. Documento contabilizador en el cual se registran todos los aumentos y disminuciones que sufren los diferentes grupos de activo, pasivo y capital de una empresa, movimientos que representan la historia financiera de la misma. No DE CUENTA. Se define como una clave para identificar una cuenta, esta clave es nica y puede estar compuesta por nmeros, letras o combinaciones de ambos. COI no acepta claves repetidas.

NIVELES DE CUENTA. El nmero de los caracteres que puedes utilizar para definir tu catlogo, depende tambin de la organizacin de los niveles de cuenta de la contabilidad de turno, ya que podrs disponer de hasta cinco niveles de cuenta para la definicin de tu catlogo. El primer nivel se le denomina mayor, el segundo subcuenta, el tercer subsubcuenta y auxiliar el ultimo nivel siempre se llamar de auxiliares aunque no existan niveles entre este y el nivel de mayor, puede existir una configuracin que este compuesta solo de nivel mayor y auxiliar dicho de otra manera el prrafo anterior tenemos lo siguiente El 1ro. Nivel se denomina mayor El 2do. Nivel se denomina subcuenta. El 3er. Nivel se denomina subsubcuenta. El 4. Nivel se denomina Auxiliar. Ejemplo 1: 1er. Nivel 112000000 Bancos Mayor. 2do. Nivel 112000100 BBV Subcuenta. 3er. Nivel 112000101 07815649 Auxiliar. Ejercicio: 1er. Nivel 1170000000 Deudores ____________ 2do. Nivel 1170001000 Monterrey ____________ 3er. Nivel 1170001100 Sucursal 1 ____________ 4 . Nivel 1170001110 Fundicin ____________ 5. Nivel 1170001111 Sr. Debern. ____________ Si decides utilizar cuatro niveles de cuenta o menos, podrs utilizar hasta once caracteres para definir los nmeros de cuenta y con guiones sern mximo 14. Si la contabilidad requiere de cinco niveles entonces debers tener en cuenta que COI solo te admite 10 caracteres para al definicin de dicho nmero y con guiones sern mximo 14. Ejemplos: 13 Catlogo de cuentas de 3 niveles. 1er. Nivel 112000000 Bancos Mayor. 2do. Nivel 112000100 BBV Subcuenta. 3er. Nivel 112000101 07815649 Auxiliar. Catlogo de cuentas de cinco niveles. 1er. Nivel 1170000000 Deudores Mayor. 2do. Nivel 1170001000 Monterrey Subcuenta 3re. Nivel 1170001100 Sucursal 1 Subsubcuenta 4to. Nivel 1170001110 Fundicin Subsubsubcuenta. 5to. Nivel 1170001111 Sr. Debern Auxiliar. Generalmente los nmeros de cuenta se especifican con guiones para dividir los niveles de cuentas, aunque en algunos casos se incrementa el nmero de caracteres a teclear, los guiones dan mayor claridad y facilidad de lectura para el manejo de las plizas. Cuando ests operando el sistema, debers escribir los guiones para

referirte a una cuenta en particular; de otra manera, el sistema no podr reconocer el nmero de cuenta a que haces referencia. Una ventaja adicional cuando se utilizan guiones es que se elimina la necesidad de teclear los ceros a la izquierda. Por ejemplo: la cuenta 1120003001 se puede teclear como 112031 recuerda finalmente que para que puedas utilizar guiones dentro de la definicin de tu catlogo de cuentas ser necesario que habilites el parmetro de Captura de cuentas con guin durante la instalacin automtica y/o manual. Despus de determinar la configuracin de tu catlogo de cuentas debers indicar para cada una de ellas si se trata de una cuenta acumulativa o de detalle. CUENTAS ACUMULATIVAS. Las cuentas definidas como acumulativas no se ven afectadas directamente por los movimientos de las plizas, sino que son afectadas por las cuentas de detalle de un nivel jerrquico inferior. Es decir, estas cuentas se actualizarn automticamente con los movimientos que se efecten en las cuentas que dependen de ellas, generalmente las cuentas de mayor se definen como acumulativas, paro si dentro de tu catlogo de cuentas existe una cuenta de mayor que no tiene subcuentas que dependan de ella, entonces debers definirla como una cuenta de detalle para que pueda recibir cargos y abonos directos de las plizas. No ser posible que definas una cuenta como detalle, si la cuenta de nivel jerrquico inferior ha sido definida como acumulativa. CUENTAS DE DETALLE. Las cuentas definidas como de detalle son aquellas que pueden ser afectadas a travs de plizas, las cuentas de cualquier nivel pueden definirse como cuentas de detalle, incluso algunas cuentas de mayor cuando ests no tienen subcuentas asignadas que las afecten, en ese caso sino son definidas como de detalle, no podrn efectuarse. 14 Ejemplo 1: 112000000 Bancos Acumulativa 112000100 Capital, S.A Acumulativa 112000101 56235895 Detalle Ejemplo 2: 1150000 Clientes Acumulativa 1150001 Crdito Detalle Ejemplo 3: 2120000000 Acreedores Acumulativa 2120001000 Sureste Acumulativa 2120001100 Finca Sta. Rosa Acumulativa 2120001110 Caf Acumulativa 2120001111 Exportacin Detalle

Obviamente la estructura que guarde el catlogo de cuentas depender de las necesidades de cada empresa. Para iniciar el proceso de trabajo de COI es necesario considerar que puedes lograr a travs de dos mtodos que a continuacin se describen: Mtodo de saldo inicial. Al momento de dar de alta una cuenta dentro del catlogo, existe un campo que te permite especificar el saldo inicial de la misma. Podrs capturar dicho saldo si dentro de los parmetros de configuracin del sistema activaste el parmetro de Captura de saldo inicial si decides capturar el saldo inicial debers hacerlo tanto para las cuentas de detalle como para las acumulativas. Una vez capturado el saldo inicial de todas las cunetas debers verificar que el saldo de las cuentas acumulativas, sea, la suma de los saldos iniciales de las cuentas de detalle que dependen de ellas ya que el sistema no lo hace de manera automtica, no olvides anteponer un signo negativo cuando captures saldos acreedores. NOTA. RECUERDA QUE EL TIEMPO DEBE SER TU ALIADO, NO PUEDES PERDERLO. Mtodo de pliza de apertura. Una segunda opcin, que es la ms recomendable para el inicio de las operaciones, es emplear una pliza de apertura que permita asegurar que cumpla la partida doble y al mismo tiempo, tener un documento que ampare el movimiento. Se decides optar por este segundo mtodo ser necesario que grabes tus archivos de trabajo y des de alta Exclusivamente la pliza de apertura, en el mes anterior a la fecha de arranque del sistema de esta manera, esta pliza reflejar la situacin real de las cuentas: es decir, que los saldos iniciales del primer mes aparezcan 15 como tales y no como movimientos dentro de los reportes del mes. Por ejemplo si el registro contable se inicia en Enero de 1997, la creacin de la pliza deber llevarse a cabo en Diciembre de 1996 y en ese mes registrar nicamente la pliza de apertura. Preparacin de las plizas. Dentro del sistema existen tres tipos de plizas ya definidas, de ingresos, egresos y diario. Independientemente del tipo de pliza que se utilice, cada documento deber tener los siguientes datos: Tipo de pliza. Ingresos (IG), egresos (EG), y diario (DR). Nmero consecutivo de cada tipo de pliza Fecha de pliza. Concepto general de la pliza (mximo 120 caracteres divididos en dos renglones de 60 cada uno) Movimientos de la pliza. Sin lmite de pliza. Totales de la pliza debidamente cuadrados. PLIZAS.

La captura de plizas es la nica forma de realizar forma de realizar afectaciones a las cuentas del catlogo, por lo que en este modulo se realizan todos los asientos contables de la empresa. Al seleccionar esta opcin del men principal aparecer el siguiente men de plizas: CATLOGO DE CUENTAS PLIZAS BALANZA 1. MOVIMIENTOS DIARIO G 2. CONSULTAS AUXILIAR 3. REPORTES REPORTE 4. PLIZAS DE DISCO 0. FINALIZAR. La captura de las plizas es muy sencilla ya que solo hay que vaciar los datos de la misma que este utilizando como documento fuente y el sistema se encargar de grabar y contabilizar; dependiendo de los parmetros del sistema, grabar los movimientos generados por la misma en el archivo correspondiente y actualizar los saldos a todos los niveles. NOTA: recuerda que solo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de detalle. MOVIMIENTOS. La captura de plizas se realiza seleccionando la opcin de altas en el men de movimientos. CONTABILIZACIN DE LA PLIZA. Una vez que termines de capturar todos los movimientos de la pliza, oprime F10 o ESCAPE (ESC) en el lugar correspondiente al nmero de cuenta y el sistema sumara los niveles de las cuentas, formulando cifras de control para verificar que estas fueron capturadas correctamente, as como los totales de los cargos y abonos. Si la pliza cuadra, el sistema te preguntar si estn correctos tus datos, al cual debers contestar S para gravar la pliza e inmediatamente actualizar los saldos de todas las cuentas involucradas en la pliza. O N para rechazar su captura y corregir la informacin. 16 Si la sumas de los cargos y abonos no son iguales, el sistema no permitir el registro de esa pliza y desplegar en la pantalla el siguiente mensaje: LAS SUMAS NO CUADRAN. OPRIMA <ENTER> BAJAS. Cuando eliges la opcin de bajas en el men de plizas, aparece una pantalla idntica a la de altas. Debes capturar el tipo y nmero de pliza que deseas dar de baja. CAMBIOS. Cuando eliges la opcin de cambios en el men plizas aparece una pantalla idntica a la de altas, debes capturar el tipo y nmero de pliza que deseas modificar, puedes modificar todos los datos de la pliza excepto el tipo y el nmero de la misma. CONSULTA DE PLIZAS. El modulo de consulta de plizas, presenta la pliza exactamente como fue capturada, mostrando para cada

movimiento el nmero de cuenta, el concepto del movimiento y el cargo o abono, para hacer ms fcil la consulta, primero solicita el tipo de pliza que deseas consultar y a partir de que nmero de pliza. Enseguida aparece una pantalla en la que aparece el listado con las plizas ordenadas por nmero consecutivo y de la que puedes escoger alguno con el cursor e inmediatamente despus oprimir ENTER. BALANZA DE DISCO. Este modulo del sistema, es el que permite manejar plizas grabadas de disco, por medio de el, se pueden crear plizas repetitivas para conceptos tales como renta o depreciacin, y se pueden capturar plizas generadas por otros sistemas. BALANZA DE COMPROBACIN. Por medio de este modulo, se pueden consultar o emitir reportes de la balanza de comprobacin cual presenta saldo inicial, los cargos y abonos y saldo final del mes de las cuentas que desees permitiendo la consulta y emisin dependiendo de la configuracin del sistema. Al entrar a este modulo, se presenta el siguiente men: CATALOGO DE CUENTAS POLIZAS BALANZA DE COMPROBACION DIARIO GENERAL AUXILIARES MENSUALES 1. CONSULTAS. 2. REPORTES. 3. FINALIZAR. La opcin de consultas te permite desplegar la balanza de comprobacin por la pantalla mientras que la opcin de reportes la emite por el impresor, pantalla o archivo en disco. CONSULTAS. Esta opcin te permite consultar las cuentas con o sin departamentos. En esta pantalla se introducir al nmero 17 de cuenta a partir del cual, se requiere hacer la consulta y el nivel de la balanza; ya sea de mayor o de auxiliar. REPORTES. Si tomas la opcin de reportes, el sistema te solicitar los siguientes datos: Nmero de cuenta inicial .y final Departamento (si existe). Nivel de balanza. Solo con movimientos s/n Ttulo del reporte. AUXILIARES MENSUALES Y ANUALES. El modulo de auxiliares mensuales y anuales te sirve para consultar y reportar los saldos y afectaciones a cada una de las cuentas del catlogo, ya sea de un mes o hasta de un ao completo. Este reporte es el que comnmente se denomina libro mayor auxiliar las opciones con que cuenta este modulo para la presentacin de auxiliares es el siguiente: Consulta por pantalla o reporte.

Mensual o anual. Todas las cuentas o solo aquellas con movimiento. Rango de cuentas total o parcial. Saldos histricos. Definir el corte a mayor, subcuenta, subsubcuenta, etc. Al seleccionar este modulo aparecer en la pantalla lo siguiente: Catlogo de cuentas. Plizas. Balanza de comprobacin. Diario general. Auxiliares mensuales y anuales. Reportes financieros. 1. Consultas. Balanza anual y consolidacin. 2. Reportes. 0.finalizar. Por medio de este men podrs sealar al sistema si deseas realizar consultas por pantalla o si deseas un reporte impreso. CONSULTAS. En consultas, el sistema te solicitar si deseas que los auxiliares incluyan nicamente un mes, o si deseas que comprendan varios meses hasta un ao y el rango de cuentas a considerar, de la siguiente manera: No de cuenta, desde hasta. Departamento (si existe). Periodo. REPORTES. 18 Al ingresar a este modulo, el sistema te solicitar los siguientes datos: No de cuenta. Departamento (si existe). Periodo. Corte pagina a nivel. Cuentas con saldo y/o movimientos. Folio inicial del reporte. Ttulo. REPORTES CONTABLES. Este modulo permite la emisin de reportes financieros, de manera predefinida y en formatos estndar, sin embargo el sistema te permite editar sus propios formatos, el men inicial de este modulo es el siguiente: Catalogo de cuentas. Plizas. Balanza de comprobacin. Diario general. Auxiliares mensuales y anuales. Reportes financieros. Balanza anual y cons. 1. Emisin de reportes. Hoja de calculo. 2. Edicin de reportes. 0. Finalizar. EMISIN DE REPORTES.

Este men te permite la emisin de los siguientes reportes financieros: Balance general. Estado de resultados. Reexpedicin de resultados. Libro mayor. Reportes del usuario. BALANZA ANUAL Y CONSOLIDACIN. A travs de este modulo puede realizar dos procesos que te pueden se r de utilidad para un manejo mas completo de la informacin contable, el primero te permite emitir una balanza de comprobacin que contenga informacin de varios meses, pudiendo ser de hasta de un ao, el segundo te permite consolidar varias contabilidades el men de este modulo se presenta de la siguiente manera: Catlogo de cuentas. Plizas. Balanza de comprobacin. Diario general. Auxiliares mensuales y anuales. Reportes financieros. Balanza anual. Hoja de clculo. 1. Balanza de comprobacin. Utilerias. 19 Finalizar. 2. Consolidacin. 0. Finalizar. Si eliges la opcin nmero uno podrs consultar o emitir este reporte por diversos periodos de tiempo que van desde un mes hasta un ao. La opcin de consolidacin te permitir la emisin de la balanza de comprobacin consolidada de varias contabilidades que se concentren en una sola compaa, llamada empresa de consolidacin controlada. UTILERIAS. Este modulo te permite un mantenimiento completo de los archivos contables, ya que efecta todo tipo de chequeos, regeneracin de archivos, creacin de nuevos meses y otros procesos que hacen que la operacin de ASPELCOI sea autosuficiente y completa, el men inicial de este modulo es el siguiente: 7. Balanza anual. 8. Hoja de clculo. 9. Utilerias. 1. Procesos especiales. 0. Finalizar. 2. Configuracin del sistema. 3. control de archivos. 0. Finalizar. Como puedes observar, las Utilerias estn agrupadas en diferentes mens deacuerdo a su finalidad. El men utileriascontrol de archivos, se refiere a procesos de administracin del sistema, principalmente para asegurar su integridad.

El men de procesos contables se concentra en atender los procedimientos de este tipo. El men de configuracin del sistema, ofrece opciones que te permiten dar a ASPELCOI las caractersticas que te ayudarn a manejar la contabilidad como lo requieres, en este men, se define la personalidad del sistema que te ser de mayor utilidad. En el men de Utilerias que se estudiar por separado los submens que a continuacin se mencionan: Procesos especiales. Configuracin del sistema. Control de archivos. 1 20